档案专项管理例1

对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。

一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。

二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。

在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。

（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）

档案专项管理例2

二、专项档案的收集

专项档案材料由于形成的时间、方式都不同于一般档案材料，因此对它的收集必须因时、因地制宜。

（一）确定归档范围根据前边提到的专项档案形成的四个条件，我们将需重点归档的专项档案大致确定为：学校为完成某项重要工作成立专门的工作小组，有多部门成员参与活动，在此过程中形成的各种档案材料。这一界定把那些与某个部门职责相近，习惯将其归口该部门办理的专门性工作形成的档案材料排除在外。

（二）归档责任专项工作小组成员是从各单位抽调而来的临时人员，他们在工作结束后，各回各家，档案材料如不及时整理归档很容易散失，且追溯不易。为此，工作组须指定专门的资料员负责材料的收集和移交工作，并与档案馆专管员形成互动联络机制。档案馆专管员指导专项档案材料的归档、整理、编目；工作组资料员按时登记、核对、催交、收存材料。

（三）归档时间如果是短期专项工作（如半年内），在工作结束后一个月之内移交归档；如果是长期专项工作（超过半年的），资料员每半年做一次已有材料登记，并报档案馆备案；全部材料在工作结束后一个月内移送档案馆，重要材料原件可提前进馆，平时使用复制件。

（四）归档材料质量要求工作中直接形成的档案材料必须归档原件，供参考审核的支撑材料可以是复印件。

（五）条件保障档案馆主管领导进入学校专项工作领导小组，建立重要专项工作档案跟踪督查制度。

档案专项管理例3

【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“八大员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

档案专项管理例4

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它收存员工的履历、自传、鉴定、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。在实际工作中，人事部门对个人进行业务管理和评价是以人事档案为基础，人事部门对各单位进行考察和考核干部、选拔人才、办理招聘录用、人员调动、岗位聘用变动、退休等人事工作也是以人事档案作为重要依据。科研院所是我国各类科技人才的主要集中地，是提高我国综合国力的重要领域，是实施科教兴国战略的重要阵地。近年来，科研院所的人事档案管理水平也有了一定提升，但由于公益性科研院所人员集中了高层次知识分子、人大代表、政协委员、派、留学生等人员，人员结构复杂，涉及学科范畴广，人事档案也具有门类复杂、流动性大、归档难度高等特点。

目前，全国的干部档案中普遍存在一系列的问题，特别是档案弄虚作假问题严重，影响了干部工作的严肃性和公信力。2014年6月，中组部下发《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号），2014年9月15日，中组部召开全国干部人事档案专项审核会议，在全国部署启动了干部档案专项审核工作。截至目前，该项工作已基本结束，各单位严格把关、规范操作、堵塞漏洞，力求审核结果真实、准确、可靠。通过干部人事档案的审核工作，切实提高了干部的思想觉悟，加强了干部队伍的自身建设。各单位也以此为契机，对职工的人事档案信息进行了系统地梳理与审核。通过专项审核，反映出科研院所的人事档案管理还存在一系列的问题。

一、 科研院所人事档案管理存在的问题

近几年来，各地区、各部门按照党中央、国务院关于深化干部人事制度改革的要求，积极推进事业单位人事制度改革，在实行多种形式的选人用人制度、深化职称改革、促进人才流动、搞活工资分配等方面进行了积极探索，在推进人事档案管理的网络化、信息化方面做了大量工作，取得了长足进展。但从总体上看，科研事业单位人事制度改革的进程，与社会进步与各项事业发展相比还略显滞后，主要表现在以下几个方面：

（一）人事档案管理不够严谨，管理手段落后。社会各界对人事档案的重视程度不够，使得人事档案管理在各项工作中始终处于较低的地位，部分单位的各级领导对档案管理工作投入精力不多，档案管理工作在一定程度上被边缘化，使得部分单位档案管理缺乏系统性、规范性，监督体制机制不够完善。另一方面，部分单位的档案编目不规范，管理手段落后，费时、费力、效率低，档案检索基本处于手工或者半手工状态。如在人事档案专项审核工作中，许多单位的历年年度考核表、工资核定表等不能做到及时归档，只能临时补充、收集，也延缓了工作的进程。管理的松散和手段的落后导致人事档案工作的各项问题亟待进行改革和创新。

（二）软硬件配套滞后，人员素质薄弱。软硬件基础设施和专业人才是人事档案信息化建设过程中不可缺少的基本条件和基础。在硬件方面，部分单位档案保管条件达不到国家相关要求，与整齐、规范的要求还存在一定差距。如相当比例的单位尚未设置独立的综合档案室，或部分综合档案室硬件设施老旧，设备不齐全，如采光、通风等条件不达标，或不能满足相关规定对档案室温湿度和防火条件的要求。此次干部人事档案专项审核工作要求必须安排专门独立的工作场所，工作现场要安装监控设备，很多单位的查档室不具备相关条件，或没有专门的查档室，只能临时安排工作房间，加装监控。在软件方面，人事档案管理的信息化、规范化和集成化程度不够，尚有许多单位、部门未能配套适合档案管理的专业软件。很多单位由于人员多、案卷多、职工流动性较大，使得档案的查找与整理需要浪费许多的人力、物力。

另一方面，人事档案管理人员流动性大，专业技术水平整体偏低，档案人才队伍结构不合理，具备操作技能、管理技能、信息开发技能的档案管理专业人才仍然较为缺乏。此次人事档案专项审核工作要求审核人员熟悉政策、明确标准，但在实际工作中由于审核员对人事档案管理政策不能在短时间完全吃透，审核过程中需要不断查阅书籍或向上级主管部门咨询，浪费了大量的时间。

（三）信息安全亟待引起重视。现在很多单位安装了人事档案信息软件，极大提高了工作效率，减少了档案查阅时间。但由于人事档案管理部门档案安全意识和保密意识不强、缺乏计算机及网络安全知识，加上安全意识淡薄、操作不规范、数据备份不及时等原因，也会造成信息系统的安全隐患。客观上，电脑病毒横行，黑客大肆攻击，也给档案信息安全和保密工作带来了严重威胁。

因此，传统的人事档案管理制度已经不能适应时代的发展，十分有必要建立一套现代化的科学、规范的管理模式，真正实现人事档案的高效、安全、信息化管理。

二、改进科研院所人事档案管理的对策

（一）高度重视人事档案工作。领导干部应充分认识到人事档案管理的重要性，结合中组部干部人事档案审核工作，进一步完善本单位的档案管理领导小组，加强人事档案管理的系统性和规范性，完善监督体制机制。

档案专项管理例5

根据中共广宗县委办公室关于转发《中共邢台市委办公室<关于进一步加强当前全市档案安全工作的通知>》的通知广办通〔2021〕34 号文件通知要求，我中心领导高度重视，决定立即开展进行档案网络安全管理专项防护行动工作，现将情况报告如下：

一、档案网络安全开展情况

一是对重要数据进行备份存储，移动存储设备进行加强管理等，明确了网络安全责任，强化了网络安全工作。

二是切实抓好外网和应用软件管理，确保“涉密计算机不上网，上网计算机不涉密”，严格按照保密要求处理光盘、硬盘、移动硬盘等管理、维修和销毁工作。加强对硬件安全的管理，包括防尘、防潮、防雷、防火、防盗、和电源连接等；加强计算机应用安全管理，软件管理等，确保网络安全。

二、严格制度管理

一是设备管理。系统管理员要使用好、保养好网络安全设备，为网络安全设备的稳定运行创造良好的环境，禁止任何破坏网络设备的行为。系统管理员要为设备提供稳定的电源和良好的接地，雷雨季节要注意做好防雷击工作，必要时切断电源和网络进线。任何人不得擅自更改网络设备的配置，不得擅自安装、拆卸、改变网络设备的用途，不得擅自撕毁保修封签。设备发生故障后，报告馆领导或办公室，由专业人员进行维修。

档案专项管理例6

近些年，渔业船舶档案馆就渔业船舶专项档案的管理和利用情况进行了相关调研，综合调研和反馈的信息，我们从中深切地感受到了渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性。

1.渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性

渔业船舶专项档案信息资源利用和服务的对象概括起来主要面向五方面；首先，国家、各级领导和渔业船舶专项组织部门在渔业船舶事业宏观管理和决策过程中需要全面翔实的渔业船舶专项档案信息资源为其提供参考依据；其次，有关单位和人员在从事渔业船舶科学依据已形成归档的档案本体和成果信息；国防建设中也需要相关数据为其服务；再次，今后渔业船舶专项资源的商业开采活动更需要提供基础档案数据和成果数据作为其开采依据；随着渔业船舶专项国际合作和交流活动的日益频繁，互通有无也需要提供信息交换所需的渔业船舶专项成果和综合信息。

满足以上对象所需实际正是渔业船舶专项档案管理和保管目的的具体体现。要满足以上所列对象的信息需求的唯一途径就是及时提供全面详实的档案信息资源，而实现这一途径的前提条件即是渔业船舶专项档案信息资源的高度集中，这也是实现渔业船舶专项档案信息资源共享的必备基础和前提条件。

2.前提：渔业船舶专项档案集中统一管理

由于渔业船舶专项档案形成的特殊性――跨部门、跨行业的多单位参加，加之现行档案法规相关档案归档保管规定的局限性和迟滞性，使许多渔业船舶专项档案现阶段没能由国渔业船舶行政主管部门实行集中统一管理，国家渔业船舶行政主管部门保管的主要集中在成果类的档案上，而专项调查所形成的各种依据性的原始记录等档案材料则是分散保管于各参加或依托部门的下属单位中。

由于各单位隶属关系的不同，无形中自然造成档案信息资源的相对封闭和对内、对外利用交流的信息壁垒。通过前一时期我们开展进行的渔业船舶专项档案利用情况的调研看，我们所到货点差的各单位渔业船舶专项档案的利用率普遍很低，除个别单位有合作利用和提供给外单位利用的情况外，大部分单位即使有利用也只是局限于本单位涉及专项任务或课题的人员使用，其他人员的使用同样受到很大地限制。因此，对社会和其他部门的单位和人员来说，利用渔业船舶专项档案更是难上加难，即使是国家渔业船舶行政主管部门利用渔业船舶专项档案也是甚为不便。

综合调研中各方面反馈的信息看，渔业船舶专项档案信息的社会需求并不是很少或减少而是正呈逐年上升和日益迫切的趋势，而现阶段渔业船舶专项档案的管理正有悖于此种社会需求。

渔业船舶专项档案管理和保管的目的是记录和反映渔业船舶专项事业发展的历史，及时提供作为渔业船舶专项事业发展真实记录的档案信息资源为社会所利用，在渔业船舶事业发展过程中充分发挥出渔业船舶专项档案所具有的与生俱来无可替代的查考利用和工作依据的作用。实现这一目的，关键是能随时满足渔业船舶专项档案信息资源为社会所共享利用的需求，这就要求渔业船舶专项档案管理应首先确保对其信息资源的充分拥有，即信息资源的集中统一管理，只有这样才能为渔业船舶专项档案信息资源共享提供基础和必备的条件保障。

因此，及时加强渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理，适时转变观念，顺应时展需要，实现渔业船舶专项档案信息资源的共享就成为渔业船舶专项档案现阶段管理的当务之急和必然之需。

3.可供选择的措施和步骤

要及时提供全面翔实的档案信息资源为社会所利用的前提条件即是档案信息资源的高度集中，而非现时档案管理各自为政、信息相对封闭和屏蔽的状况，这就要求渔业船舶专项档案必须实行集中统一管理，只有在此基础上才能为真正实现渔业船舶专项档案信息资源的共享利用提供保障。所以无论是从渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理和共享服务。具体可采取以下措施：

（1）适时完善和修改现行档案法规中不再适应当前经济社会发展变化和需要的相关内容，如对《科学技术档案工作条例》第二十二条进行相应修改和完善，增加“无法对档案正本进行复制的，应将档案正本送交办单位保存”的相关内容。

（2）建立渔业船舶专项档案目录中心。现阶段可由渔业船舶行政管理部门的档案主管部门协调，由各渔业船舶专项档案产出单位提供其保管的档案目录，建立统一全面的渔业船舶专项档案联合目录，在渔业船舶行政主管部门的档案管理部门形成渔业船舶专项档案目录中心，以最基础的目录信息实时或提供查询的方式进行服务。

档案专项管理例7

第二条凡本省范围内国有投资(含财政预算内、预算外专项资金)新建、扩建、改建的地方基本建设项目(包括中方控股的利用外资项目)以及国家有关部门委托本省验收的项目均适用本办法。

第三条基本建设项目档案是指在基本建设项目立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，应当归档保存的各种形式和载体的文件材料。

第四条基本建设项目档案是项目建设的真实历史记录，是项目运行、维护、管理、改扩建等工作的依据。基本建设项目档案的验收是基本建设项目竣工验收的重要组成部分。

第二章验收标准

第五条基本建设项目档案验收应达到以下标准：

(一)有运行良好的档案管理体制；

(二)文件材料形成程序规范、签署完备、制作质量良好；

(三)档案收集齐全完整；

(四)竣工图编制准确、清晰、规范；

(五)全部档案已进行系统整理，案卷质量、档案编目等符合规范化、标准化的要求；

(六)已运用计算机辅助档案管理，建立项目档案数据库；

(七)具有符合要求的档案库房和档案保护设备；

(八)在项目建设和试运行过程中积极主动提供档案利用并取得一定效果。

第三章验收组织

第六条基本建设项目验收委员会应有档案行政管理部门的代表参加，主持验收部门应当通知有关的档案行政管理部门派员参加。

第七条基本建设项目竣工验收之前要完成项目档案的收集、整理、归档工作，通过档案专项验收并办理相应的确认手续。对需要组织初步验收的大中型和省重点建设项目，档案专项验收应在初步验收之前进行。

第八条省级以上审批的地方基本建设项目由省档案局主持档案专项验收；其他项目按隶属关系由项目主管部门或省辖市档案局主持验收。

第九条档案专项验收组由省、市档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位的有关人员组成。

第四章验收申请

第十条项目建设单位应在项目竣工验收(或初步验收)前3个月向档案验收组织单位递交档案专项验收申请，并附《江苏省基本建设项目档案专项验收申报表》(一式两份，表式附后)和项目档案工作自检报告。

第十一条档案专项验收之前，项目建设单位应组织项目施工、监理单位负责人以及有关人员进行档案自检，并在此基础上形成项目档案工作自检报告。自检报告的内容主要包括：项目建设概况及项目档案管理概况；项目档案工作的管理体制；项目档案形成、积累、整理、归档和计算机辅助档案管理情况；竣工图编制情况及质量；项目档案安全保管情况；档案在项目建设和试运行中发挥作用情况；项目档案的总体评价、存在问题及解决措施。

第五章验收程序

第十二条基本建设项目档案验收工作程序如下：

(一)档案专项验收的主持单位在接到项目建设单位的档案专项验收申请后15日内，与有关单位协商，确定专项验收时间、地点及验收组成员单位；

(二)召开档案专项验收会议；

(三)有关单位按照档案专项验收会议的要求和意见进行整改；

(四)在项目竣工验收会议上对整改情况进行检查，向竣工验收委员会提出档案验收意见。

第十三条项目档案专项验收会议的主要内容：

(一)验收组织单位有关人员主持验收会议，通过档案专项验收组成员名单；

(二)听取项目建设单位汇报项目建设概况和档案自检情况；

(三)察看档案库房及设施设备，抽查项目档案；

(四)验收组成员对项目档案工作进行综合评议并形成档案专项验收意见；

(五)验收组向项目建设单位反馈验收意见。

第十四条对项目档案的专项验收，必须抽查一定比例的档案案卷。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10％的档案；数量超过1000卷但不足2000卷的，抽查15％的案卷；数量在1000卷以下的，抽查30％的案卷。

档案专项管理例8

（一）项目开工前的档案管理准备

1.配备硬件。建立档案室，添置档案柜（架）、灭火器、空调（或抽湿设备）等硬件设施。

2.成立档案管理机构。明确档案工作分管领导、主管部门、专职档案管理员，各部门设兼职档案员，形成项目档案的工作架构。

3.制定档案制度。结合工程项目具体情况，制定操作性强的档案管理制度。如建设单位制定《项目档案管理办法》、《项目档案编制实施细则》、《项目档案管理考核及奖惩办法》，确定项目档案、竣工图编制套数。各参建单位建立内部档案管理制度。建立统一的单位、分部、分项工程划分原则和施工用表、填写规范及排序要求。[1]

（二）项目施工过程中的档案管理

1.根据广东档案局、广东省交通运输档案信息管理中心相关文件要求编制上报《重大建设项目档案工作规划》和《广东省重大建设项目档案管理登记表》、《交通建设项目档案管理登记表一》。确定项目档案软件，及时进行档案软件安装、调试和项目档案编制、档案软件培训。

2.按照档案工作总体规划来部署管理实施工作。对竣工文档编制进行动态指导、检查，分阶段规范技术管理文件和工程实体资料的质量，将档案管理工作纳入工程质量管理体系中加以督导，提出档案工作管理目标，同时做好档案的信息化管理工作，定期对档案工作完成进度和质量进行考核，将考核结果予以通报，对出现的问题落实整改到位。

3.已经完成的档案要进行及时收集、整理和归档。杜绝拖沓和散漫造成档案丢失、散落。例如工程结束了而资料还散落在工地或者施工人员手中，这种现象就是档案工作的严重失职。监理单位档案管理部门的重要职责就是将档案资料与工程进展进行同步管控，这是一个重要节点。

4.做好项目档案预立卷工作。预立卷工作做得不完善会导致档案工作返工，给档案管理造成混乱和资源浪费。预立卷工作除施工、监理文件外还包括业主前期文件归档鉴定、整理等工作。

5.重视对工程施工关键工序、关键节点的现场拍照，重视竣工图的编制，并根据工程进度及时编制竣工图。

（三）项目交工验收至通车阶段的档案管理

1.对已形成的文件材料全面开展预立卷工作。施工单位须将系统化整理的项目档案（含电子版）连同案卷目录和编制说明提交监理单位审核。

2.监理单位对施工单位项目档案、案卷目录的完整性、准确性和系统性进行检查审核并形成项目档案质量审核评价报告，提交建设单位。

3.建设单位组织专家审核监理单位和施工单位提交的项目档案，并形成自检报告，同时，作为交工验收备案文件向初步设计审批单位进行备案。

4.建设单位邀请上级主管部门和专家进行项目交工验收阶段档案专项审查，根据审查后的书面评价，对不合格的档案应要求整改，确保档案的完整性和准确性。

5.督促开展交工验收文件的收集、整理、归档工作。

（四）项目通车至档案专项验收的档案管理

1.除竣工资料以及少量未完成的档案外，其余各类档案应完成符合验收和移交标准的组卷和编目。

2.各参建单位对各自档案形成文件的组卷和编目进行自检，按变更批复情况修改完善竣工图，确保竣工图和工程实际情况保持一致；业主组织对档案进行移交工作，防治人员流动后档案的挤压，重点监控竣工图的质量是否达标。

3.建设单位对经系统化整理和排列的所有案卷汇总、编制总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。[2]

4.项目档案具备档案专项验收条件后，建设单位以公文形式向上级公司提出档案专项验收申请（符合《重大建设项目档案验收办法》粤档发[2006]32号文验收条件），并组织项目档案专项验收。

（五）项目档案移交阶段

工程全部完工交付使用并经过缺陷责任保修期和竣工验收后，应完成后续文件的整理组卷。建设单位于项目通过竣工验收后三个月内，将项目档案原件（含电子版）正式移交营运管理公司及其他单位。

二、公路建设项目档案管理要点

（一）构建档案管理机构

公路工程建设项目工期从几年到十几年不等，时间长、任务重、人员庞杂、分项众多，设立一个专职档案管理机构相当重要，同时配备具有专业技术能力的专职档案管理人员和兼职档案人员，及时收集散乱的资料、文件、数据等，然后将这些海量的信息加以规范整理，采用科技手段进行归档，保证项目档案的完整性、准确性和系统性。

（二）明确建设单位和参建单位的合同关系，设立档案管理专用经费，将档案管理等纳入工程施工管理体系中，与工程款合并进行收支审核管理工作，并实施档案管理工作的奖惩机制，对按照要求完成档案管理工作的单位给予一定奖励，对档案工作做得不好，没有完成档案管理工作的单位给予惩罚。档案管理专用经费管理及奖惩目的是强制参建单位做好档案收集、整理、归档工作。[3]

档案专项管理例9

2铁路客运专线项目档案管理存在的问题

档案资料的收集，是一项持续性的工作，因为建设单位所负责的具体项目不同，参与时间存在差异，相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范，甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作，带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节，资料难以归纳整理等直接影响。铁路客运专线项目的档案管理，还存在档案制度不够健全，档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然，我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理，制定了制度标准，但是，随着时代的快速发展，以前老旧的制度标准，已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业，没有建立起企业自己的工程档案管理部门，在铁路工程的项目建设中，也没有将项目档案的建设和管理，纳入到企业建设项目中去，严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理，造成档案收集管理缺失，等到项目竣工的时候，才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证，难以在铁路工程后续的维护建设中，发挥作用。

3加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施

要加强施工企业项目档案管理，首先要从思想上，对项目档案重视起来。施工企业，要加强对企业员工的培训，改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期，就要开始筹建专门的档案收集管理部门，如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料，进行收集整理，为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源，将以往工程结束后“赶”档案现状，转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程，避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。企业内部，对于档案的收集管理，施工企业要投人相关的办公设备，要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中，根据项目档案的来源，做好项目档案的归类整理，明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度，有一定了解。对重要的项目档案，要做好备份工作。在项目档案完成之后，及时移交给对应接收档案管理部门，保证档案安全。施工企业的项目档案，内容繁杂，档案的收集整理过程中，必须要注意按照档案归纳的相关规范，做好档案条目的细化工作，便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长，如果一直等到铁路建设完成之后，才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档，工作量巨大，而且也容易出现差错。所以，铁路客运专线的建设中所产生的项目文档，可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后，对其在建设过程中，所产生的资料进行整理归档，不仅容易发现档案建设过程中存在的问题，提高项目档案的建设质量，也能大大提供竣工验收时，对项目档案验收的效率。

档案专项管理例10

在电厂建设和发展的过程中，基建项目的档案管理具有十分重要的地位。电厂基建档案记录了项目的所有建设环节，这些档案是电厂发展中的宝贵财富，对电厂后续各项工作和长远发展有着十分重要的作用。所以，要将电厂基建项目档案作为档案管理工作中的重点进行分析和对待，并开展规范的科学管理。本文主要结合广州中电荔新电力实业有限公司基本建设工程档案管理的实际情况，分析电厂基建项目档案工作的特性和存在问题，并提出具体的应对措施。

一、电厂基建项目档案工作的特性

（一）项目建设周期长、参建单位多，档案数量庞大

电厂项目建设经历的时间一般都比较长，从申请立项到竣工验收一般都要几年甚至十几年，而且参建单位多，涉及投资、勘察、设计、监理、施工、制造、调试、质监、检测等单位，因此，建设过程的各阶段都会由业主参建单位形成大量的档案资料。在时间跨度大、参建单位多的形势下，如此庞大的文件资料要收集齐全并归档，任务非常艰巨。

（二）项目专业技术水平高，对技术文件质量要求严格

电厂项目具有专业性强、技术水平高、生产安全要求高的特点，其建设过程会形成大量涉及各种专业的技术文件，包括系统图、安装图、竣工图、计算说明书、试验报告和检测报告等等，这些技术文件与项目质量和生产安全戚戚相关，非常重要，必须严格保证质量。但由于专业性强，档案管理人员没有专业能力去鉴定这类文件的质量，所以需要各类专业工程师对这类文件审核把关，从而保证工程项目的建设质量。

（三）技术文件使用频繁，档案利用价值大

与其它项目相比，电厂项目查找使用技术文件比较频繁，如安装调试设备、消除设备缺陷、查找管路问题以及技术改造等等，技术人员遇到上述问题时首先想到的办法是查找相关技术文件，通过阅读、研究和分析，进而找到问题的症结，消除缺陷或提高生产效率。在整个建设过程以及项目投产以后，该部分档案的利用率都比较高，发挥了档案使用价值，为电厂的发展起了很好的作用。

二、电厂基建项目档案管理存在的问题

（一）前中期不够重视，收集归档不齐全

1.一些领导对档案管理不够重视

一些领导对档案管理缺乏足够的认识，一般都比较重视工程建设的进度、质量和成本，没有认识到档案管理对于工程建设和电厂发展的重要性。因为重视不足，电厂基建项目的档案管理往往不仅投入资金较少，而且档案管理的手段也比较落后，缺乏健全的档案收集和应用机制，这在很大程度上影响了档案管理工作的顺利开展，导致归档不齐全。

2.缺少专业的档案管理人才

档案管理是一项十分复杂的专业工作，涉及到方方面面的内容，要求档案管理的人员在工作中除了具备必要的档案管理知识之外，还需要有一定的计算机应用能力和其他的综合能力。一些电厂基建项目的领导简单的认为档案管理就是资料的收集和分类储存，不需要多少专业知识，因而不配备足够的档案专业人才。还有一些电厂基建项目甚至没有设置专门的档案室，或者使用库房作为档案室。以上这些都在一定程度上影响了档案工作顺利开展，影响了档案的收集归档，不利于档案管理工作专业化、科学化的向前发展。

（二）参建单位拖延移交档案较普遍

大多数参建单位存在重视工程建设、轻视档案管理思想，不及时收集、归档和移交比较普遍，甚至发生档案丢失事件，这给档案工作埋下了隐患。由于参建单位人员流动大，一些人员离开时没把档案交接或移交，往往导致档案丢失，等到要向业主移交时，再进行补做，这失去了档案的原始性和真实性。因此，自工程建设开始，，就应该要求参建单位按计划移交档案。

（三）专业工程师未及时审核把关导致部分不合格技术文件已归档

电厂专业性很强，工艺技术很复杂，其基建技术文件有很多复杂的系统图、原理图、计算说明书试验报告和检测报告等等，这些技术文件是否完全符合技术规范，档案管理人员没有相应的专业知识进行判断，需要业主、监理和参建单位的专业工程师审核把关。但由于技术文件形成时专业工程师不在场，或者技术文件移交前未经专业工程审核把关，导致一部份不合格的技术文件已归档，影响了档案质量。

三、电厂基建项目档案管理的应对措施

（一）档案工作从前期抓起打牢基础

1.全面提高对基建档案重要作用的认识

基建档案是从项目立项、施工到竣工使用全过程形成的具有保存价值的文件材料，它反映了项目管理工作的真实过程，反映了项目的工程质量，是一项具有重大价值的无形资产。火力电厂具有专业技术水平很高、在高温高压高速下运行、生产安全要求很高的特点，其工程质量显得特别重要，因此其基建档案也特别重要。首先，档案验收是项目验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收；其次，基建档案能反映工程质量，档案质量好坏控制了工程项目质量，通过档案质量管理，可以提高工程项目质量；再次，基建档案具有很好的开发利用价值，项目的缺陷处理、检修维修、技术改造等都需要档案资料作依据。因此，我们要重视宣传教育，全面提高对基建档案重要作用的认识，激发参建人员做好档案工作的主动性、自觉性和积极性，打造一个全员重视档案工作的局面，为做好基建档案打下良好的基础。

2.建立健全各项规章制度

电厂基建项目一般具有投资大、技术复杂、建设时间长、参建单位多的特点，其档案是由项目法人、设计、施工、监理、调试、质量监督、生产单位等在项目建设过程中共同形成，项目法人（业主）是项目建设的组织者，对档案管理负总的责任，各参建单位按合同的规定均有各自的责任范围，因此，项目法人应组织各参建单位共同建立健全各项规章制度，奠定档案管理的制度基础。其中，项目法人负责编制的工程文件管理大纲是项目档案管理的纲领文件，一定要根据项目的特点和建设管理的实际情况编制。其次明确项目分类和归档范围十分重要，它是做好档案收集归档的基础，一定要参照国家电力部门有关标准并根据项目实际情况，认真编制项目分类、归档范围详表。总之，通过建立健全各项规章制度，为实现项目档案管理的科学化。标准化、程序华、法制化打下坚实的基础。

3.加强人员培训提高参建单位档案人员的业务水平

因为各参建单位负责建设项目大部分的档案收集与归档工作，所以参建单位档案人员的档案意识和业务水平显得非常很重要，但是由于参建单位人员流动大，其档案收集与归档容易出现人员脱节和业务不精的问题。因此，业主单位要定期对参建单位的档案人员进行培训，重点是项目分类、归档范围详表以及归档时间、归档要求方面的培训，以最快的速度提升他们的档案业务水平。同时，还要请各专业工程师给档案人员讲授项目生产工艺、设备知识和施工程序等，使档案人员对电厂项目建设过程有深入的了解，确保每道工序都收集到完整真实的记录，从而确保建设项目档案的真实性、完整性和系统性。

4.运用合同条款保障档案收集归档顺利进行

针对参建单位资料归档意识淡薄甚至资料一拖再拖的现象，业主单位在与各参建单位签订合同时，要高度重视运用合同的法律效力，在合同条款上要明确移交文件明细清单、文件份数、图纸份数、电子档案份数、移交时间等要求，并约定归档资料保证金，在档案全部按规定移交通过验收合格后才进行竣工结算。还要约定重大设备、仪器开箱验收时必须通知业主档案人员、专工和监理专工、参建单位专工一起参加，对资料不齐全、内容不真实的，不予签字验收，并退回供应商，待资料补齐后方可卸货入库等等。通过合同条款的规定，保障档案收集归档的顺利进行。

（二）建立档案工作与工程建设同步考核机制

在电厂基建项目建设管理过程中，普遍存在重视工程建设、轻视档案管理的现象。究其原因，主要是由于没有建立档案工作与工程建设同步考核的机制。在工程建设过程中，业主和参建单位对工程的投资、进度、质量和安全等非常重视，对这些工作会有详细的计划、检查、考核和奖惩，具体会细分到周、月、季度、半年和全年，因此，各单位的领导和工作人员始终对这些工作高度重视，常抓不懈，一有问题便会马上着手解决。而档案管理工作由于没有纳入与上述工作同步考核和奖惩，所以常被忽视，导致平时对档案工作既没有压力也没有动力，等到要归档移交时才应急去做，此时往往已难以收集齐全，导致档案无法达到真实、完整和系统的要求。因此建立档案工作与工程建设同步考核的机制，是保证做好档案工作的一项重要措施。

（三）确保档案管理工作与建设过程同步

1.自始至终坚持档案管理工作与建设过同步

在开展电厂基建档案管理的过程中，要确保基建档案工作与基建工程立项的同步，同时也要与基建工程的建设同步。开展电厂基建档案的管理工作要保证档案的真实和完整，首先要做的就是重视档案的积累和收集工作，将基建项目的档案管理工作前移，使得档案管理工作能够贯穿于基建项目的立项、建设以及验收等各个环节，这样才能够做到档案收集归档的真实、完整，为后期基建项目的档案利用打下良好的基础。管理中要坚决实行“三同步”和“三统一”，“三同步”是：工程一开始就与编制竣工文件同步进行；工程进行中就与竣工文件的积累、整编、审定同步进行；工程竣工时，要与提交一整套合格的竣工文件同步进行。“三统一”是：统一标准，按合同、标准、规定等的要求，建立和健全各项规章制度等，使各项运作规范化；统一管理，设置专门的文件管理机构，归口统一管理项目工程的所有文件（含党群、行政工作文件、所有工程技术文件、竣工文件），建立受控文件管理体系。“统一软件”，采用统一的软件进行计算机管理，实现信息共享，提高工作效率。

2.强化档案管理的过程控制

电厂基建项目全过程的文件资料十分重要，要确保其真实和完整，因此项目法人和参建单位要强化档案管理的过程控制，自始至终确保工程文件收集真实完整、分类组卷规范，归档符合质量标准。要做到阶段性工作完成后形成的文件，必须及时整理立卷，不得把大批文件积累到下半年或工程竣工后立卷，立卷后能归档的应及时归档。项目审批过程中所产生的文件是项目是否符合相关程序的重要依据，对后期各项工作的顺利开展意义重大，必须及时归档；在施工过程中，项目法人和各参建单位都会形成大量的图纸、文件，必须及时收集、检查和建档，尤其是对竣工图要严把质量审查关；工程竣工验收中包括对竣工档案的检查验收，一定要确保项目档案的真实、完整和系统性，确保最终通过档案验收。

3.加强对各参建单位档案管理的指导、监督、检查和控制

项目法人除了管理好自身形成的文件材料外，还要指导、监督、检查和控制好参建单位的档案管理工作，这项工作十分重要，必须高度重视，加强管理。首先，项目法人要及时编制文件管理大纲，明确各参建单位文件资料的内容和要求；其次要明确工程文件和归档资料的标准格式、数量、时间等指标，颁发各项管理工作程序和规章制度，要求各参建单位一律按程序、制度办事。第三、项目法人档案管理人员要经常深入现场进行检查、指导、监督，发现问题及时整改，确保现场文件材料符合档案管理的标准和要求。

4.严格守好档案移交验收的关口

在建设过程中，专业人员和档案人员及时参与重要档案的审核审查非常重要，是保证档案质量的一条措施。如专业技术人员参加施工图和峻工图的会审，及时检查图纸是否符合归档要求。又如档案人员参加主要设备、仪器的开箱验收，及时检查开箱资料是否完备。

项目档案的移交验收是检查档案质量的最后一关，必须严格把守，否则会功亏一篑。基建项目要高度重视此项工作，严格按管理办法进行技术审核和档案检查，按竣工档案移交验收工作程序进行验收，确保档案质量。

竣工档案验收与工程的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，重点放在初步验收阶段。在初步验收阶段，经过施工单位自检、监理单位预验收、建设单位档案验收小组初步验收三个环节，在各个环节检查发现不符合技术要求的，一律要求编制单位进行改正、补齐，问题严重者令其重做。在初步验收时，通过认真细致检查档案，评价档案资料的真实、完整和系统性。在工程竣工验收时，提交竣工档案情况专题报告，按规定报告相关内容。施工单位在工程竣工验收后一个月内，按合同要求的套数向档案归口部门移交工程档案。通过上述一系列的验收把关，确保建设项目档案的归档质量，确保档案的真实、完整和系统性，为实现顺利向相关档案馆移交打下坚实的基础。

四、结语

档案作为对电厂基建项目建设过程中重要的记录载体，是电厂在发展过程中的重要财富，能够完整、准确、系统地反映了工程建设的全貌。作为新时期的电厂档案工作者，应当牢固树立档案工作服务电厂发展的意识，不断的优化档案管理方法，提升档案管理质量，使档案管理工作严谨规范、责任落实、科学高效，能有效满足电厂建设及生产过程中查阅利用的需要，为电厂的科学发展做出应有的贡献。

【参考文献】