档案一体化管理例1

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

随着信息网络时代的到来，人们对于信息资源的需求发生了根本性的改变，不在满足于单一的信息资源，而是需要无空间、时间、地域、借阅限制的多元化信息服务，内容新颖、类型完整多样、来源广泛的信息。信息的网络化和数字化正在成为这个时代的发展趋势，在这种大背景下，图书馆与档案馆如何快捷、准确地为读者提供高效的服务， 进行信息资源整合、实现信息资源共享迫在眉睫。

1 图书档案一体化管理的必要性

1.1 图书档案一体化管理是时展的产物

每个图书馆、档案馆的馆藏建设各有差异，侧重点不同：有的馆藏量大而全，有的馆藏量少而精，有的侧重单一专业的图书资源，有的面对所有读者，图书范围广。由于空间、时间上的差异，图书资源不能共享，读者只能利用附近的图书资源，造成图书馆、档案馆的信息资源没有得到充分利用。解决图书馆、档案馆不同程度的侧重与局限性的最好办法就是实现文献档案资源共享，做到相互之间沟通融合共享来弥补自身的局限和不足。单一的、没有资源流通共享的图书馆、档案馆的馆藏建设已经不能满足读者对于信息多样化与深层次需求，这种现状使得图书馆和档案馆面临一个新的挑战，必须寻找到一个新的方法实现图书馆、档案馆的持续发展，满足读者在新时代背景下对于资源的需求。图书馆、档案馆的网络化资源共享平台无疑是最好的选择。构建图书档案的一体化网络，建立一个与互联网对接的平台，快速进入信息高速公路，打通信息交叉服务的隧道，才能实现信息资源全球共享，加快信息现代化建设的进程，方便读者快捷地查阅所需的信息。

1.2 图书、档案实行一体化管理是信息管理一元化的需要

随着科学技术的不断进步，学科间相互交叉、相互渗透，现代科学技术正不断的走向综合化、一体化。全球互联网广泛普及，信息传播速度的加快，信息网络化迅速发展，形成了一个巨大的信息资源库和信息资源网络系统，为信息资源的交流和共享提供了发展的技术基础。信息管理一体化的整体优势凸出，利用信息管理一体化使得图书、档案的管理更加合理，将会发挥更大优势，提高资源利用率，是学科整合的需要，通过一体化管理实现资源共享也是图书馆事业和档案事业自身的发展需求。图书馆和档案馆馆藏的特点各有不同，都具有一定的局限性，单一使用无法将满足信息时代读者对信息资源的综合化的需求，所以只有在图书档案管理上实现一体化，利用网络实现资源信息共享，才能满足当今相互渗透和交叉极为频繁的学科要求，才能满足社会进步和科学发展对图书档案管理的要求。在现代网络急速发展的大环境下，图书档案一体化管理给学科和信息提供了一个交叉整合的平台。

2 制约图书档案管理一体化的因素

2.1 管理体制相对落后，不统一

我国现行的图书、档案系统虽同出一源，但现在却分属于不同的系统，这样就形成了图书、档案部门各自为政，彼此之间缺乏联系沟通协作，形成了独门独院的现象，阻碍了信息的互通、交流和共享，制约了图书档案一体化的实施和资源共享的实现。这种管理体制也使得档案图书系统难以进行交流和实现数据共享，在这种无交流的情况下各自进行着自我建设，导致了数据和信息大量重复，造成资源配置不合理，人力、物力、财力的巨大浪费的现象出现，严重制约了数据信息资源的有效发展和合理利用，不符合科学发展的理念。

2.2 综合性人才匮乏

图书、档案的一体化管理尤为需要人才队伍的支持，它的实现需要一批具有新型知识结构、掌握多学科知识、熟悉各领域发展的高素质综合性专业人员队伍。但实际上，由于现有人才培养模式，真正精通图书管理学、档案管理学理论和实践技能的人并不多，在实践中具有这方面组织能力的人才则更为短缺，这严重制约了图书管理一体化建设的发展进程，影响了信息资源管理水平。

2.3 信息基础设施不健全

信息基础设施是实施图书、档案管理一体化必须构建的网络环境。当前，我国大部分高校的信息基础设施已初具规模，但图书馆、档案部门的信息设备还远远不够，特别是档案管理机构，多是微型计算机单机操作，有些甚至仍然靠人工手工翻阅查找。同时，校园网络带宽较窄、容量有限制约着图书、档案的一体化。图书馆信息资源服务对象仅限于全校师生，利用率相对较低，造成了信息资源的浪费，不利于图书管理资源的交流和共享。另外，由于档案资料的内容和来源与图书资源相比有很大的不同，多是信息资源内容比较专指、明确，保存形式是纸质版，导致对网络结构的存取要求不同，尚需开发专门的信息管理系统。

3 建立图书档案一体化管理的具体实施步骤

通过制定相关法律法规和行业标准来指导、调节和规范信息资源一体化的管理体制，在宏观上实现国家对档案图书一体化建设的保障和指导作用。建立图书、档案一体化管理的协调中心，确保图书档案信息资源共享的顺利进行。同时，相关管理部门应该对于图书档案一体化管理的重要性和迫切性，部门整合、人力统筹的必然性有一个宏观全面的意识；对于图书档案一体化管理的发展趋势有一个清晰的发展蓝图，转变消极态度，只有在充分认识到一体化管理的必要性时，图书档案一体化管理才能出现成效，才能有发展空间，才能推动体制和政策上的改革，加快图书档案一体化管理的步伐。加强图书、档案管理方面人才的培养，另外，也要对现已在职的图书、档案工作人员进行相关的培训，促使他们掌握图书、档案一体化管理方面的理论和实践知识，更好的落实一体化管理。

参考文献：

[1] 李丽君.高校图书、档案一体化建设与资源共享[J].兰台世界，2006（6）.

[2] 江福兰.高校图书档案一体化管理探析[J].科技情报开发与经济，2007（17）.

档案一体化管理例2

现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：

第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。

第二，持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。

第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：

第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

档案一体化管理例3

医疗行业在我国经济的飞速发展下也在日益进步，在医疗的相关活动中，为了给病情提供准确性的保障，每个医院都已经引进多台大型的设备用于治疗，从而让这些设备在病情确诊、科研探究等方面起到必不可少的作用。

一、方便管理，让资料具备完整性

基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。

（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。

（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。

二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式

医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。

三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档

因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。

四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号

因医疗设备使用管理上不断变更，有的同类设备有多台，因工作需要有些医疗设备会在不同科室间调拨使用，有些科室也会搬迁。而在整理医疗设备档案编制案卷目录时，为便于分辨查找，会在分类号内加入科室代码，经过调拨的医疗设备无法重编分类号，给案卷的查找带来了一定的困难。一般互见号设置在卷内备考表内，但有时一个基建案卷内保存几个项目的资料，互见号在备考表中查找不便，而在基建档案和设备档案卷内目录内分别设置互见号栏，把匹配的基建或设备案卷号填在栏目内，这样在查询时就可一目了然，便于分辨，缩短查找时间，提高查询的准确度。

五、结语

总而言之，基建和设备档案对医院的管理工作起着重要的作用，不但信息量大，而且具备一定的实用性，对提高医院的诊疗技术水平具有重要帮助。与此同时，医院也应当做好档案管理的基本工作，在对档案系统进行管理过程中应当遵守每一个管理流程，避免出现不必要的情况，希望能在未来的道路上为医疗行业做出贡献。

档案一体化管理例4

随着社会经济的全球化发展，我国教育与科技不仅得到了量的飞跃，也得到了质的飞跃，科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来，因此，高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展，形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈，使得人们改变了其信息需求方式，还创新了信息存储工作的模式与内容。因此，我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下，应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式，为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务，丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所，是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道，更是满足新时期社会经济的发展需求，因此，促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。

一、新时期高校图书档案管理一体化的意义

新时期发展背景下，社会对于图书档案管理工作的要求越来越高，我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求，进而延缓了学校教育事业的发展进程，因此，高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求，更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。

（一）新时期高校图书档案管理

1.高校图书管理定义

高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源，有利于教师提供自身教学素质，优化其教学模式；辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。

2.高校档案管理定义

高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理，为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础，是服务于学生、教师以及社会的工作。

（二）图书档案管理一体化

一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理，而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合，对其图书档案管理进行综合统一的管理，促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。

（三）新时期高校图书档案管理一体化的意义

1.一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本

我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性，但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象，使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理，相较于图书与档案的分散管理模式来说，一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息，实现人才资源共同使用，有助于高校缩减人力资源的使用成本，并在处理信息过程中达到事半功倍的效果；高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度，统一图书信息与档案信息的检索模式等工作，促进有效信息的共同开发与使用，为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本；网络信息化促进管理一体化的主要动力，而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制，因此，高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。

2.高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合

高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求，但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发，为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节，而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理，即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础，所以，高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率，进而提高图书档案管理工作效率。除此之外，高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点，这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用，因此，高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。

3.高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通

新时期背景下，发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快，因为高校所具有的信息资源十分有限，所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式，高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合，形成统一管理系统，将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起，以便于开发出新型信息资源，实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性，因此，高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。

二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题

新时期发展背景下，我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异，高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中，如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用，可以及时将图书档案信息反馈于全校师生，但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题，致使管理一体化发展进程缓慢：首先，高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础，而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式，相关工作人员仍然持有传统管理思维，对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻，只考虑当下情况，缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识；其次，高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展，计算机技术也得到了快速发展，新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力，而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论，但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练，就目前情况来看，我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数，所以我国高校图书档案管理工作水平较低；最后，高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面，更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施，因此，图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。

三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径

传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求，只有对传统图书档案管理进行相应创新改革，建立健全管理一体化的工作机制，才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求，共同促进新时期的可持续发展。

（一）正确认识管理一体化概念，加强工作人员创新意识。

正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在，是建设管理一体化机制的基础，因此，高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在，主动反思传统管理工作中的不足之处，积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维，为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案，并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去，以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外，高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作，进而共同推动图书档案管理一体化发展。

（二）加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。

新时期发展所带来的新型电子技术与信息网络为高校图书档案管理一体化发展提供了技术方面的支持，推动着管理一体化的发展。因此，高校应积极引进有利于图书档案管理一体化发展的硬件设施与互联网络信息技术，建设多个管理平台，健全网络平台管理机制，增加图书档案管理工作渠道的同时统一管理标准机制，保障图书档案管理的一体化发展。

（三）加强图书档案管理工作人员综合管理素质与计算机操作能力。

我国高校传统图书档案管理工作人员只需具备专业管理知识就可胜任图书档案管理这一工作，而现代化的社会发展则要求图书档案管理人员既要具备高水平的综合管理素质，又要具有熟练的计算机操作能力。因此，高校要加强对管理工作人员的管理水平培训与计算机操作培训，建设一支符合现代化社会发展的图书档案管理队伍，做好实施图书档案管理一体化的执行者，极力推动图书档案管理工作的创新发展。此外，高校在整合图书档案信息资源过程中需注重其配置的科学合理性，在不受任何因素影响前提下提高图书档案资源的可利用效率。新时期的发展要求高校必须对传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立健全图书档案管理一体化模式，但由于我国大多数高校在创新图书档案管理模式方面的发展尚未成熟，所以高校图书档案管理一体化是一项长久而艰难的任务，因此，我国高校应不畏挑战，积极解决图书档案管理一体化发展中遇到的难题，提高现代化图书档案管理的水平与效率，为全校师生提供更加全面、及时的图书文献资源与档案信息。

参考文献

[1]金娟.信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2011，（5）.

档案一体化管理例5

一、文书档案管理一体化中存在的问题

（一）管理思想上存在的问题

现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。

（二）实践理论上存在的问题

现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。

二、文书档案管理一体化的对策

将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。

（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者

文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。

（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移

文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后M行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。

（三）强化制度建设实现全过程管理

为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。

（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理

为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用

（五）通过档案业务来促进文书处理工作

通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。

（六）优化队伍结构满足人文需求

为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。

参考文献：

[1]赵艳萍.如何加强文书工作与文书档案管理工作的一体化[J].黑龙江史志，2008（11）：28-29.

档案一体化管理例6

在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。

2 档案一体化管理基础

在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。

3 文档一体化管理思路

3.1 文档应用系统设计思路

在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。

3.2 文档一体化管理的互动要求

在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

3.4 业务处理的自动性

档案一体化管理例7

引言

档案管理工作的基础是文秘工作的开展效果，二者密不可分，互有联系。应时展需求，完善文秘与档案管理一体化建设，不仅可以提高文件管理、利用的规范性，同时也可以提高办事效率等。

1.文秘工作和档案管理一体化的重要现实意义

文秘-档案一体化建设是社会发展的必然选择。一体化的含义为基于公文处理和档案管理连续及整体性角度出发，和互联网、计算机等技术以相关标准为规范建立的综合档案管理系统，这样将实现对公文档案的全过程管理，提高文秘与档案管理工作的整体性。另外，文秘工作与档案管理一体化建设意义非凡。它使档案事业的关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；通过文秘工作与档案管理的一体化建设，有助于提高文秘及档案管理工作的效率及质量，这对信息的有效管理与利用起到了积极的影响作用。

2.国内文秘工作和档案管理一体化衔接时的问题

首先，缺乏原稿文件，编号不规范。文秘及档案工作虽然有明确的办事流程，不过在归档时却是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿与修改稿，这就使得一些领导的重要批示无从显现；另外，还有部分归档的重要材料在没有复印存档的情况下进行存档，这就导致原稿字迹容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面记录和规范的附件。在实施档案管理的过程中，多数实施归档的文件缺乏印发部门、抄送单位、发放时间、主题选择等重要信息，这就提高了文件归档后进行案卷标题确定的难度。

最后，应用了错误文种，办理程序缺乏规范性。在应用文种时经常发生“意见”和“决定”不区分情况，同时“通告”、“通知”乱用现象严重，这就降低了文种应用的规范性，给公文受理单位的办公带来了阻碍，降低了工作的实际作用。另外，在公文办理中，也将长出现违规、不按照程序办事的现象，很多单位都存在越级行文、不登记印发等违规现象，这位后续的档案管理带来了负面影响。

3.文秘工作和档案管理一体化建设的对策

首先，应实现案卷质量管理标准化、规范化建设。①实施安全全面普查。一般企事业单位没有精力对综合档案室进行定点检查，并且不同部门之间的档案保管期限也存在差异，因此档案室内会遗留大量没有利用价值的文件；所以，可以运用案卷普查的方式将僵尸文件移除，提高文秘及档案管理工作的效率与效果。②改善公文质量，奠定文秘-档案管理一体化基础。企事业单位档案的原身为公文，所以工作的制作质量对之后的档案管理质量、效果由直接影响，进而也会对档案管理的规范化、标准化建设产生影响。因此要提高公文的质量，要用幅面尺寸规格统一、标准、质量好的公文用纸，采用横写横排、左侧装订的排版形式；认真检查制发公文履行签发手续的情况，是否与审批权限相符，公文标题、主送单位及抄送单位的准确性，落款、日期等；在书写公文时要保证书面干净、字迹清晰、使用不易褪色纸张，从而确保长期保存的效果。另外，要科学选择文种，做好格式、行文等的规范操作。③完善电子文件管理工作。电子文件比传统纸质文件管理更具优势，但是电子文件收到文件形式、储存条件等影响，一定要做好文件储存介质的选择才行。

其次，要完善全过程的管理工作。①要在企事业内部建立质量管理意识，为文秘工作与档案管理工作人员树立全过程质量管理意识，通过推行个人责任制的方式，提高全过程管理质量。②建立健全管理体制。文秘及档案工作的分而治之形式影响了文档一体化建设，所以要调整基础机构，建立健全规章制度。因此要建立专业部门同意处理文书、档案管理问题，对文书及档案整理、收集工作的衔接进行监督，为文档管理部门提供横纵联系、协商渠道，奠定文档一体化管理模式基础。另外，要做好文秘及档案管理员工培训工作，为其提供外出学习的机会，提高员工的综合专业业务素质，改善文档提提化管理队伍整体质量。并且要完善管理制度，严格落实公文新闻规定，严格审核公文减法制度，确保发文文件在规定权利范围之内。③要加强文档一体化管理模式硬件建设工作，积极的选购性能、品质过关的设备与工具，通过培训提高员工操作的熟练度和规范性等。

最后，要完善文秘部门的文书立卷工作。文书立卷中的文书处理时不可或缺的环节，同时文书处理可以提高档案管理的有效性、安全性、系y性、条理性。而文书立卷属于文秘工作的最终步骤，同时为档案管理的第一步，也就是文秘与档案工作的连接处。所以，各部门的文件材料应交由文秘人员进行统一管理，并基于立卷原则和方法实施文书立卷，让文件立卷常态化。除此之外，必须重视文书立卷的日常管理工作，要完善文书的分门别类管理，为日后的查找与立卷提供便利。

结束语：

综上所述，文秘及档案管理工作的一体化建设已经成为社会发展的必然选择。因此，企事业单位要积极攻克文档一体化建设中遇到的问题，早日完善文档一体化建设工作，提高公文文件管理及利用效率。

参考文献：

档案一体化管理例8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097

[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02

不置可否，图书管理模式需要紧随时代变化而锐意创新，实现图书档案一体化成为大势所趋，档案管理一体化能够充分满足读者需求，更降低了时空限制，有效提升了图书馆相关服务水平与服务质量。但是，图书档案管理一体化并不能一蹴而就，其中诸多弊病仍要解决，探究之路任重而道远。

1 明晰图书档案一体化管理的弊病所在

1.1 政策以及体制构建不完备，欠缺行业规范与标准

档案馆以及图书馆处于各自为政的现状，相互协作性偏弱，难以实现信息交换和共通，阻碍资源共享以及一体化的发展。在此背景下，引发了相当程度上的人力资源浪费现象。另外，在图书档案一体化管理环节没有统一行业标准的指导，在法律法规不完善的情况下便难以实现对于图书档案管理的具体实践。由此看来，相关管理层必须高度注重一体化建设进程，认识到图书档案管理一体化方面的制度问题。一体化管理离不开统一性行业标准的约束，但是我国在这方面工作相当欠缺，在制定适合国内图书档案管理一体化行业标准上需要进一步协调和规范。运用互联网等先进化技术，需要充分结合图书馆、档案馆的要求与特点，制定实用性、共同性原则，实现网络、数据库统一建设与管理迫在眉睫[1]。

1.2 图书档案管理一体化紧缺复合型人才

现实生活中，鉴于既有档案事业、图书管理事业与教育体制的脱节，在精通档案理论和图书管理实践技能型的人才建设上远远处于落后状况，专业人员素质水平不高会严重制约图书档案一体化、信息资源共享建设进程。当前急需培养复合型信息管理人才，诸多高等教育机构必须在学科教育中包含图书档案知识，以此同时，还要强化对于现在职图书档案管理一体化人员的培训工作，以此敦促他们提高自身专业能力，更好地为图书档案一体化管理工作的推进保驾护航。

1.3 图书档案管理实践不足

当前国内图书档案管理一体化研究中主要侧重于理论性研究，在实践方面的探究较为薄弱，尤其是相较于发达国家来说，我国在图书档案管理一体化过程中片中理论，发展水平十分落后，在管理过程中与实际情况不符的情况比比皆是。这就要求相关工作人员积极的借鉴发达国家的成功经验，立足于自身的实际情况，加强理论和实践的结合。

2 探究图书档案管理一体化的有效路径

2.1 构建管理制度，完善一体化信息平台

首要的是构建一体化管理制度，站在全局立场，紧抓信息时代顺应图书馆、档案馆两馆发展的趋势，进行各部门间整合和合理配置资源。继而，管理层需要强化重视度，提升决策可操作性、正确性，从而为图书档案管理一体化发展奠定良好基石，其中贯彻实践性与理论性结合的理念[2]。打造图书档案管理一体化信息服务平台，通讯网络技术以及计算机技术是必备前提，通过管理一体化信息服务平台实现信息利用集中、高效、高速的最佳效能，为共享信息资源创造一定的物质条件， 确保图书情报档案一体化管理提供了有效的途径。

2.2 实现统一的技术标准，加强队伍建设，提高工作人员的综合素质

网络环境下的图书档案共享与发展是互相关联的，只有二者横向联系，才能进一步实现图书、档案管理的相互交叉，使两个具有相同的工作系统在全面规划下互相协调、探寻两者互换性和交融性的结合点，从而制定出适用更广的技术标准，不断推动一体化的进程。只有进行信息共享中发挥整体合力，才能利用先进技术实现一体化管理，借助计算机网络技术与网络相连的综合信息检索查询所需信息， 实施网络化的模式可以加强档案信息资源网络共享建设[3]。一体化的管理说到底还是主要依靠人才为支撑，这就要求要注重人才的培养，尤其是培养复合型人才。转变过去人才单一、专业性不足等问题，建立一支知识面广泛、熟悉相关领域的高素质人才队伍，通过形式多样且灵活的路径探究人才培养方式，强化人才制度建设与管理，不断为图书档案管理一体化注入新活力。

3 结 语

一言以蔽之，图书档案管理一体化理应发挥双管作用，有针对性地解决制度问题、实践不足问题，不断发展一体化过程中管理水准。尽管当下图书档案管理一体化发展已取得一定成效，但是仍然任重而道远。

主要参考文献

档案一体化管理例9

进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

档案一体化管理例10

【中图分类号】G250【文献标识码】C【文章编号】1672-3783(2012)05-0027-01

信息技术革命正在改变着档案、图书、信息部门 的工作方式、服务手段。随着我国经济体制改革的不 断深入，使得国有医院不断转换经营机制，医院将逐 步成为自我经营、自负盈亏、自我约束的医院法人实 体，国有医院的管理模式也将发生重大转变。因此，作为医院管理工作的一个重要组成部分：档案、图书、 信息管理工作的改革势在必行。笔者拟对档案、图书、 信息一体化管理探讨如下：

1 传统方式的弊端

1.1 重复浪费，影响信息资源交流和共享：在计划经济体制下形成的相对独立、纵向发展的 档案、图书、信息体系，已不能满足现代化医院横向 发展的多层次信息需要。各自独立，重复建设的运作 模式，不但造成人、财、物的不必要浪费，而且影响 了医院信息管理人员对三种信息资源共同开发和同外 界的信息交流，也影响了医院管理人员和技术人员对 信息的利用。多头领导、各自为政、纵向发展的封闭 系统，不利于医院信息间的横向交流，不能满足医院 用户对信息多方面、多层次的需求，造成档案、图书、 信息资源浪费，不利于资源共享和共同开发。

1.2 独立的管理体制难以满足现代医院对信息质和量 的要求：档案、图书、信息，是有机整体。图书、情报、 档案共同具有信息性、知识性和社会性，三者之间互 相转化、相互交叉，有着非常密切的关系。但是由于历 史的原因，使三者进行了分离，各自纵向独立发展，形 成各自的特点，三者之间的差异越来越明显。随着信 息社会的到来，这种各自为政的纵向发展，就失去了横 向联系，造成医院在管理上无法统筹安排和全面规划。我国加入WT0以后，市场竞争更加激烈，医院的决策者和科技人员不但对信息的需求量增大，而且要 求信息及时、准确、广泛。然而档案、图书、信息资 料各自独立的管理体制很难满足现代医院对信息的质 和量的要求。

2 体化管理的优势

2.1 形成完整意义上的信息系统，为医院发展提供充 足的信息资源：计算机技术，特别是通信技术与网络技术正快速 地应用于文献信息的收集、加工、储存和传递，将使档 案、图书、信息部门彻底摆脱传统工作模式，其管理 与服务都将进入一个全新的境界。信息网络打破了人 们存储、检索文献信息的方式，档案、图书、信息一 体化管理为医院管理提供了更多便利条件。

档案、图书、信息一体化管理有利于研究有关信 息开发、利用的方法和途径。档案、图书、信息一体 化管理的形成便于医院实现完整意义上的信息中心，造就优势互补、整体提高的格局。

2.2 确保信息价值最充分的利用：档案、图书、信息一体化管理，使资料数量得到 增加和有效使用时间的加长，通过高速化、网络化的 技术手段，解决了信息部门馆藏结构单一，信息不全，提供速度较慢的缺点，使档案、图书、信息资料在其 有效期内，能够发挥最大的效益，能及时、准确地为领 导提供决策所需的信息。

2.3 避免不必要的浪费：建立信息中心，对原有的管理机构和人员相应地 进行撤并和精简，可节省一定的人力和财力，从而以 最小的投入获取最大的经济效益。医院档案、图书、 情报信息的一体化管理，可以避免不必要的浪费，从 而加速信息现代化的进程。

3 实现一体化管理需注意的几个问题