档案保管利用股例1

一、讨论股份制企业档案的含义与价值

伴着企业管理制度的革新，一般的档案资源已经不可以全部揭露企业档案在建设当今企业制度中的地位和作用，要重新看待它，建立新理念于股份制企业档案信息。公司制企业档案工作的法律环境原理上适合股份制企业。尤其是国有企业改组为股份制企业的，国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四个部门1998年3月5日制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作过显著详细规定。所以档案工作的一套标准规范也适合股份制企业。自身就是一种无形资产的企业档案，拥有无形资产的特点和效果，为企业资产的构成局部，在一般档案概论里从来没有明确过。股份制企业档案是企业各自股东一齐享有的资产和产权真实可靠的原始凭证。为保护股东资产和权利利益的主要保障，针对维护企业商业机密、知识产权和国家机密都是非常主要的。

二、完善法律法规体系，为实现于制度管理创新

颁布《档案法》之后，我国档案工作逐渐步入了“依法治档”的正轨，日渐成为一个以《档案法》为根本，由部分档案行政法规、规章构成的互相联系、互相调和的有机体系。即时，针对档案法规的研究也逐步深入。仔细施行《档案法》、《国有企业文件材料归档办法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等，经过政策和立法逐步踏入“依法治档“的正轨，逐步构成档案管理有机体系。依照法律管理股份制企业档案为保护股东资产和权益的主要保护伞，针对保护企业商业机密、知识产权及国家秘密全是非常主要的。档案管理部门应根据档案工作的法律、法规，主动探究和探索对企业档案事业本身进步有利及为各项事业有效服务的新机制、新方法，致力搞好每一方面的工作，逐渐树立起依法治档的新秩序，更好地为市场经济效力。于政治、经济体制革新逐步深入的过程里，真个社会的档案法制理念还较薄弱，尤其是企业高级管理层、监督管理企业工作的政府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制理念和企业改革进展的需求还有着一定的距离。依据股份制企业工作实际，按照企业档案“三纳入”、“四参加”、“四同步”工作根本，于档案工作加入企业发展策划和工作规划，定制档案工作规章体制。档案的交接都要进行严格的交接手续，做到传递准确、办理速度快、存档按时、保管安全，追求全面制度化管理，来保证企业档案工作的正常发展。

三、加强股份制企业的档案建设与管理

1. 完善股份制企业的档案全宗

全宗的含义：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”。绝大部分股份制企业并无独立或者明确的档案管理机构和体系，无明确的档案工作分管领导。但是股份制企业建立规则的档案全宗，更有利于股份制企业档案的治理、保管、统计和提供利用等其他工作。

2. 加大股份制企业的管理建设力度

（1）股份制企业尤其是国有控股企业的档案是国家档案的主要构成部分，档案部门应提供档案材料针对资产评估档案的建设企业。企业档案法制建设需要加大及完善。针对部分合同、协议等经营管理方面的文件同样需要特别注意，主动和证券监管部门加大交流合作，一齐开展年度档案工作认可及执法检查。特别为一类触及债权、债务，没有完成经营活动的文件，于转换机制的时候，于有关领导和部门必需提供和利用，让其能接着完成它们并将其可能引起的经营结果顾及到建设现代企业体制中股权计算中去。

（2）完善管理体制，由大股东档案机构代之收集大部分企业的行政管理档案，独自实行整理、保管、统计和提供利用的工作，因此在构建现代企业体制中要注意抓好档案资料的收集整理和归档工作。档案事务所、档案保管中心等档案中介服务机构需要加大发展和规范。监管部门和中介机构要确定企业档案信息来源的合法渠道。于产权体制革新中，要为改革服务提供多数档案。又要留意收集、管理好改革途中构成的档案。

（3）提高整体的素质，档案工作人员的素质直接联系至档案工作的质量及水平。为针对形势的进展，更好加大和完善企业档案法制建设，必需要转换机制、转变职能，打破原有管理模式，推进档案工作的现代化管理于股份制企业的档案工作。因此需积极发挥档案管理交流各类信息主渠道的优势，将科技资料、信息情报及库存档案全部统一管理，设立多功能、信息量大、信息类型多的拥有综合管理职能的档案信息中心，一部分股份制企业的档案在无约束机制时候移交接收非常困难，档案种类不完整、收集不齐全、程序不标准。所以要加快档案工作的现代化建设，加大档案工作标准化和规范化的推行力度。不仅需不断更新管理方法，让其逐渐实现现代化，过去的单一手工检索已经不适合市场经济的快速节奏，要逐步完成计算机联网；而且需跨企业建设档案信息开发运用网络，为了适应市场经济的需求，可跨企业、跨地区建设信息开发网络，可依据情形，建设目录中心，形成信息开发体系，发挥体系的整体功能。

股份制企业管理基础工作的构成结构为股份制企业档案工作，为保护股份制企业经济利益，合法权益及历史真正面目的一项主要工作，认真实行《档案法》，完善股份制企业档案工作，对于增进国民经济，科学技术和档案事业的进展，保护企业的合法权利与利益，减少企业经营风险的发生，维护投资者的合法利益。都有非常重要的意义。

参考文献:

[1]安雪红 孙晶: 浅谈股份制企业的档案管理[J].一重技术,2003(04)

[2]冯丽霞: 对股份制企业档案工作的初探[J].上海档案,1995(01)

[3]吴采明: 对股份制企业档案工作的几点思考[J].秘书之友,2001(09)

档案保管利用股例2

1.建立健全档案管理制度

档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，建立层层把关的档案管理体系，规划好档案管理的总体要求，制定好各类档案的管理办法和实施细则，并指定专业人员进行管理。另外，还要规范档案借阅手续，防止档案的损坏和流失。健全的档案管理制度规范包括：(1)立卷归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求等；(2)档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施等；(3)档案保密制度，包括档案的保密措施及对档案人员的保密要求等；(4)档案利用制度，包括利用范围、方式、要求、批准手续等；(5)档案人员岗位责任制，包括档案人员的具体职责、权限、任务、考核和奖惩措施等。建立完善的管理体制，由大股东档案机构代之收集大部分企业的行政管理档案，进行整理、保管、统计和提供利用工作，因此在构建现代企业体制中要注意抓好档案文件材料的收集整理和归档工作。档案事务所、档案保管中心等档案中介服务机构需要扩充发展和加以规范监督。监管部门和中介机构要确定企业档案信息来源的合法渠道，在产权体制改革中提供档案利用服务。还要注意收集、管理好改革过程中形成的档案。与此同时，要提高档案管理人员的整体素质，档案管理人员的素质直接关系到档案工作的质量及水平。总之，根据形势的发展，逐步建立和完善企业档案法规制度，必须转换机制、转变职能，打破原有的管理模式，推进股份制企业档案工作实现科学化、规范化、法制化。因此要积极发挥档案信息交流主渠道的优势，将科技资料、信息情报及库存档案实行统一管理，设立多功能、海量信息存储和信息类型多样的拥有综合管理职能的档案信息中心。

2.加快档案信息化建设

部分股份制企业在无约束机制时档案的移交接收非常困难，档案种类不齐全、收集不完善、程序不标准。因此要加快档案工作的现代化建设，加大档案工作标准化和规范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐渐实现现代化，改变单一的手工检索和服务方式，逐步实现计算机联网，适应市场经济的需要，建立跨企业、跨地区的档案信息开发应用网络，建设目录中心，形成信息开发体系，发挥体系的整体功能。档案管理工作的技术手段和条件是提高档案管理工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件，是档案管理工作创新的硬件基础。首先要对档案目录进行数据录入、打印装订，实现纸质目录与电子目录配套保存使用。由于历史原因，档案目录的传统装订方法采用的是手工填写、账本式装订，经过长时间的翻阅，容易造成档案目录字迹模糊、纸张破损。另外，因手工填写字迹潦草、难以辨认，给档案的开发和利用造成很大不便，给档案资料的查找带来很大困难。针对此种状况，应在档案信息系统建设中加以改进，组织人员对所有档案目录进行数据录入、校对、打印和装订工作。重新装订后的档案目录实现了纸质目录与电子目录相配套，查阅方便、准确、快捷，提高了档案利用效率，给档案的开发和利用创造了便利条件，为档案数字化管理奠定了基础。

档案保管利用股例3

一、股份制上市公司企业档案管理工作的特点

1．企业档案管理的内容不尽相同。申请上市的请示和同意上市的批准文件，上市公司招股说明书，发行可转换债券的申请、批复及相关的说明、承诺、法律意见书、资产评估报告、资信证明等文件；董事会、监事会、股东大会形成的各种文字材料；上市公司对外的各种公告、消息的正本与定稿；上市公司上报证券监管部门、交易所的文件材料，以及接受证券监管部门检查所形成的文字材料。

2．企业档案管理的工作程序差异。企业档案保存地点的多样化。根据中国证券监督管理委员会及证券交易所的规定，公司的发行公告、交易公告、发行(上市)时，报送中国证券监督管理委员会的送审材料及半年报、年报(包括附件)和其他要求的备查资料应备，于上市公司的证券部门以供投资者查阅。另外，对于股东大会、董事会、监事会的会议记录本按《公司法》要求应由公司董事会秘书保管，这些材料均是上市公司企业档案的重要组成部分。而其他企业档案仍然由原档案室负责管理，从而使得上市公司企业档案的保存地点具有多样性。

二、现有企业档案管理模式的不适应性

现有企业档案管理模式的不适应性主要是由于企业内部管理体制的变化而引起的。随着股份制改造的实施，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化。

首先，机构的设置与集团公司相比是精简的，没有独立的档案部门，原来由一个部门管理的工作落实在一个岗位上；从人员配置上是精练的，没有独立的档案管理人员。

其次，企业档案管理权限的不同。按照证监[1997]16号《上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，公司董事会、股东大会、监事会的会议记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年。这与我们传统的归档文件必须由档案管理部门保管的规定是不一致的，而作为上市公司则必须按照中国证券监督管理委员会的有关规定执行，因此，而引起的有关档案的管理权限必须根据实际情况重新界定，并制定相应的规章制度，既符合上市公司的管理规范，又利于企业档案的有效管理。

三、股份制上市公司企业档案管理新模式

首钢股份自1997年底改制成功，企业在实施有效管理的模式方面一直在进行着探索，档案管理工作也经历了从无到有，从粗线条到规范严谨，继而追求先进的阶段。首钢股份的股份制上市公司性质决定了企业的档案管理必定带有上市公司的色彩，进而形成了股份制上、市公司企业档案管理新模式，其主要特点包括如下几方面：

1．重点加强企业知识产权、经济往来档案的安全保管。企业知识产权、经济往来类档案蕴含着企业独有的经营管理运作机密，涉及企业的产权、债权债务、营销策略、核心技术。市场经济是一个充斥着激烈商业竞争的环境，企业中积累流传下来的专业技术和技巧、商标、著作权等知识产权档案的安全保管，财务账簿、凭证、文件等侵权证据档案的安全保管，以及企业经营中重大产权交易、资本运作过程当中形成的合同文书等法律文件的安全保管，维系着企业的生死存亡。

2．企业档案管理采取“集中统一管理、外委保管”的新模式。虽然按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(档发字[1998]6号)的规定，“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。”但是考虑到股份制企业在改制后精简的机构和人员难以承担按照原有职责和制度的档案管理内容，充分利用上市公司以外的档案管理资源(包括上市公司所属的集团公司原有的档案管理系统)，采用“集中统一管理，外委保管”的模式。

“集中统一管理，外委保管”模式是指上市公司内部部门对企业档案从内容上集中统一管理，对本企业所产生的有哪些档案及最终形成的档案目录必须做到心中有数；而企业档案实体的保存采用外委保管的方式，外委保管单位以上市公司所属集团公司为最佳。这样不仅可以充分利用集团公司强大的档案管理硬件和软件系统，而且从另一方面保证了集团企业档案的系统和完整性。采用这种方式，只要在上市公司内部部门中查询到的档案，必定能够在外委保管单位找到相应档案资料的实体。

3．档案管理工作创新是企业进步和发展的要求。“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”也是一个企业生存发展的源泉。企业档案管理工作是企业管理中一个不可或缺的环节，随着企业的进步和发展必然要求其档案管理工作也要及时跟进，要适应企业经营的变化，从而在档案管理工作上有创新。结合本企业档案管理实践，创新突出表现在对专题会议档案和对外投资项目档案的管理上。

(1)专题会议档案的管理。首钢股份的专题会议档案特指公司股东大会、董事会、监事会三大会议的有关会议议案、会议决议和会议决议公告等文件资料。如果按档案专业的要求，这些专题会议档案及相应的会议记录本是要保存在档案专业人员处的，但是按照{上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，有关这些会议的记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年；针对这样的特殊情况；在进行归档：时，公司专题会议的会议材料仍由档案专业部门保存，而会议记录本则由董事会秘书保存，但是档案专业人员要对会议记录本的保存情况，如记录本内容情况、记录数量、董事会秘书人员变化情况及记录本移交情况进行管理，同时在15年保存期过后，移交档案专业部门与会议材料归在一起，实际上是适当延长了记录本的保存期限。这样的做法，既满足了档案专业管理的要求，又符合中证监对上市公司信息管理的规定。

档案保管利用股例4

1.目前称为“上海石油化工股份有限公司档案馆”，若无特殊规定，其管理职能最多只能是管理和监督股份公司各机关及下属二级单位的档案和档案工作，无权管理和监督上海金山实业公司和地区的档案和档案工作.

2.从历史和现实来看，原总厂档案馆已经收藏了上海石化所有大、中型项目的基本建设档案和技术措施项目的档案材料以及原总厂机关各处室建厂以来文书档案和会计档案材料。从一个地区、一个立档单位保存档案的完整性和系统性的要求来看，今后股份公司和实业公司机关各处室的文书档案和会计档案也应统一归到档案馆为妥。

3.从发展的观点看，石化地区有发展成为上海市一个区或二级市的可能.现在已经有这么一个初具规模、具有一定保管条件的档案馆，如果仅仅保管股份公司的企业档案，不充分发挥其作用，而再去造第二个档案馆来保存其他档案，这是不大可能和不现实的，对国家和企业来说也是一种莫大的浪费.鉴于以上几方面的原因，档案馆的名称应称“上海石化档案馆”为好，可以行使其对上海石化两公司和地区所有档案和档案工作的管理和督导的职能.

二、关于档案两级节理体制问题

档案保管利用股例5

就我市而言，企业共有517家，其中民营企业经营形式在九十年代中后期开始出现，当时仅寥寥几家；近两年，随着国有企业的改制和破产，国营和集体企业在我市已所剩无几，而民营企业则达到481家；占全市企业的93%。目前其进展状况大致可分为以下三种情况：第一类，发展较早，已初具规模，比较成熟的民营企业有南城盛隆联合公司、北城西园盛康实业公司、市金银首饰厂等；第二类，制定了章程，准备发行股票的有琚湾粮油加工厂、太平草柳编制工艺厂等；第三类，正在考察学习，准备制定章程发行股票的有环城灯具厂、南城塑料厂、兴隆预制厂、鹿头轻机厂等。其中金银首饰厂属中外合资的股份制企业，仅占全市股份制企业的4.3%；由此可见，股份制企业在内地尚属起步阶段，有广阔的发展前景。目前主要形式是当地的小企业走向联合，成立较大的股份制厂家、公司等以发行股票来扩大企业的生产经营；中外合资企业在内地所占比例不大，但有发展的趋势。

2 民营企业档案管理存在的问题

从对民营企业的调查情况来看，民营企业档案管理普遍存在着许多问题。其中最为突出的是集中统一管理问题。我市481家股份制企业中建立综合档案室、设专职档案员的只有家，只占21.7%，民营企业的组成形式比较松散，例如：枣阳市北城西园盛康实业公司就是北城西园村将村办的花木公司、纸箱厂、房产开发公司、电镀厂、西城宾馆等5个企业协调起来组成的；这种松散的形式给企业档案的集中统一管理带来了诸多不便；同时企业管理者在企业成立之初急功近利，对档案工作重要性认识不够，舍不得投入人力，物力，档案东一堆，西一堆，分散在各处，无专人保管，亦无专库保存；档案“散、乱、缺、损”现象严重，档案工作难以正常开展。

其次，是档案收集不全。一个民营企业从其发起到成立，要形成大量的文件材料；包括企业的设立方案、章程、提交申请报告、企业发起人情况、招股说明书、营业执照、成立董事会、理事会、监事会、股东大会等所形成的文件材料以及其成立后在生产经营、科研、基建等一切活动中形成的文件材料都属其档案收集的范围；但股份制企业的监督机构是股东大会或监事会而不是政府，企业合资者们档案意识又比较薄弱，再加上档案工作与其它工作相比属于长远利益的事业，这样就不容易得到企业领导人和管理人员的重视；致使许多重要材料不能及时收集归档，时间一长也就散失，无处寻找，严重影响了股份制企业的进一步发展。比如：有一台商欲与北城塑料厂合资开发一个新项目，但由于厂方的档案资料残缺不全，拿不出令人信服的证据，台商迟迟难以决策，终使项目告吹。

第三，就是股份制企业的专兼职档案人员业务素质较差，不熟悉档案业务，承担不了企业董事会交给的档案管理职责，主要表现在：阅卷跨年度，组卷不分问题和类别；有的则干脆将每年的档案资料往角落里一塞了事，档案管理处于混乱状态；这些都不能适应股份制企业生产、经营和发展的需要。

3 加强民营企业档案管理的措施

3.1 大力宣传贯彻《档案法》，提高民营企业经营者和管理者的档案意识

民营企业的主要特点是企业私营、自负盈亏和自担风险。因此企业的投资者希望把企业办好，提高企业的经济效益；而档案管理的好坏，直接影响着企业的经营水平和发展后劲。我们档案部门要利用各种方式和方法大力宣传《档案法》及档案工作的意义。比如可以利用广泛散发《档案法》小册子、收集编发《档案利用效果选》等来引导他们重视档案工作。只有企业经营者的档案意识提高了，才有可能在民营企业成立之初，就把档案工作纳入民营企业管理层的议事日程；在企业中建立健全档案管理的各项规章制度，设立机构，配备人员，为企业档案的集中统一管理创造必备的条件，为企业档案工作创造良好的氛围。

3.2 多途径引导，不断推动民营企业档案工作的深入发展

一是，舆论宣传引导；二是，政策规范引导；三是，工作典型引导。《档案法》是开展各项档案工作的法律依据，面对股份制企业这一新的事物，我们要用好、用足、用活《档案法》。在实际工作中可依照其有关条款，建立档案执法监督检查通知书制度，联合股份制企业的监事会，对其档案管理工作进行督查，发现有不足之处和违法现象，比如有人将重要档案资料占为已有而不交出归档或私自销毁、更改档案等，就给违法者寄一档案执法监督检查通知书，限期改正，到期不改的，将依法追究其责任。档案法制观念的增强，对于维护历史面貌和档案资料的齐全完整等都有重要的作用。

3.3 调整业务指导方式，搞好对民营企业的业务指导工作

县级市的业务指导科一般只有三、五个人，却要担负全市众多单位以及机关档案管理、大型工程、专题活动、文书立卷等的档案业务指导任务，所以业务工作往往处于被动指导地位；面对民营企业档案，我们应调整业务指导方式，改被动指导为主动指导，采取电话咨询、主动登门、亲自动手等方式强化其业务指导，使其档案员能尽快地掌握档案业务知识，以适应工作需要；在此基础上，还要引导他们从事编研利用工作，以开发企业档案信息资源，服务企业生产经营。

档案保管利用股例6

2．现代企业制度的确立和传统档案管理的滞后，形成了一个相对的档案法规空白区目前，现代企业档案工作走进了困惑期。用一句话概括就是处于两难之中。即一方面是企业在探索新的、高效的、符合现代企业发展需要的档案管理模式上感到困惑；另一方面是档案行政管理部门在指导企业转制过程中的档案工作时感到困惑。企业转制前的管理体制的最大特点是政府把企业当作自己的下级单位或所属部门来进行管理。企业档案管理也带有这种体制的特点。在具体工作中，企业档案部门一时还难从习惯性的上下级管理关系中脱离出来，有依靠政府档案行政管理部门上门指导、坐等上级下文帮助管理的愿望。政府档案行政管理部门有继续依靠政府的权威进行发号施令的习惯，其微观管理过细的作法的转变也需要时间。这种不适应是两方面，一方面，现代企业档案部门原有的档案管理工作难以适应企业新的要求；另一方面，档案行政管理部门在管理方法上的不适应，对企业档案工作管理一时难以到位。从而使目前企业档案管理出现以下的特点：以前的档案管理体制不可因袭，新的股份制企业档案部门的摸索还未成功，政府档案行政管理部门的指导也无从下手，各方面都在摸索和等待，摸索和找出符合股份制企业的新的档案管理方式和方法。

3．关于企业转制后带来的档案法律问题的分析及解决的思路

3．1档案所有权的分化与统一思想的确立企业档案所有权的变更与分化，是随着企业改革而出现的，它影响到企业档案的归属。档案是一种特殊的文化遗产，不能将其分割为几部分，只能归一个部门所有，最终归国家所有。原来我国国有企业的档案是国家全部档案的重要组成部分，这与档案归企业所有是一致。企业转制后，股份制企业与国家的关系发生变化，档案的归属问题变得模糊不清，现行的档案法规对这种新现象缺乏针对性，使一些企业在转制时出现了档案归属问题纠纷。一种观点认为，企业转制了，企业的性质发生了变化，企业不再完全属国家所有，档案应移交到国家档案馆。另一种观点认为，档案是企业继续生存和发展必须依赖的一种重要的信息和资料，改制前的档案所有权仍属国家，但档案实体可由改制后的企业托管，这是企业发展的需要。从现实情况看，一些企业在转制时，档案采取托管方式是行得通的，也很受欢迎。如果我们硬性地规定企业档案归国家所有，那么，国家档案只能受到损失。因为企业是以追求利润为主的，对不属于自己的东西，不会投入太多的精力和财力去保管它，为了应付国家，企业不会将真正有保存价值的档案归档，而是留作自用，时间一长，这部分文件就会丢失，归档的是一些作用不大的文件，这样国家档案中有关企业这部分实际是虚的。企业档案先让企业托管50年左右（例如50年或者30年），企业对档案拥有相当长时间的所有权，企业就会建立档案保管机构，将档案保存好。50年后，企业再将这些档案依法向国家档案馆移交，这对企业档案的完整性以及保存当地经济、文化、史料都是有益的。企业档案先归企业所有，后归国家所有，这种企业档案所有权的分化与统一的思想，在工作实践中已经得到确立，应当以法律予以固定。

3．2鉴定与评估档案价值的问题企业转制前，企业档案属国家所有。企业转制后，转制前的档案既是企业的财产，也是国家的财产，这部分档案无偿地转让会造成国有资产的流失，所以，是不允许的。但有价转让，就涉及到档案价值的鉴定与评估问题。企业档案的鉴定以及与鉴定有关的档案的价值认定工作，在企业转制过程中难以开展或被忽略，这是一个值得重视的问题。企业多年来积累下来的管理经验和开拓市场占有的经验，行政管理方面的成功作法等形成的档案，都是企业的财富。然而，在企业转制过程中，这种财富没有引起注意，多数企业把它作为没有价值的信息转让了，有的将它作为设备或者基建档案的附属品无偿移交给了新的企业。有些企业虽然对此予以关注，也没有办法对档案的价值进行鉴定和评估。例如，沙隆达郑州农药有限公司在转让苯胺产品设备时，曾把设备档案无偿给了购买单位，无形中造成企业资产的流失。目前，我国还没有这方面的档案法规来规范，企业无法操作。郑州农药厂改制为沙隆达郑州农药有限公司时，就对如何评估近万卷档案的价值产生了疑难，沙隆达集团公司认为要评估档案价值，但没有行之有效的办法。由于时间紧，当时只是粗略地估算了档案的价值，离其实际价值相差甚远。我国目前的档案鉴定方法是比较原则的，它基本上是对文书档案而制定的，鉴定的目的主要在于档案的保存。企业档案保存价值的鉴定，就档案的保管目的而言，是对企业无形资产的鉴定，即只是粗略的价值。企业档案实际价值的鉴定，是将企业档案视为企业有形资产，即可以测算出实际价值的财产。企业档案的有形资产和无形资产的特性决定了鉴定工作的复杂性，国家档案管理部门应对此引起高度重视，并尽快研究解决。

3．3档案的利用、保密与控制问题社会主义市场经济条件下的现代企业之间的关系是既有竞争又有协作的关系。这种关系反映在档案管理上是控制利用与有偿协作的关系。这种利用关系与我国以计划经济管理时期的档案利用工作是有区别的。计划经济时期档案的利用是全国一盘棋，各企业以大局为重，无偿利用与相互协作。企业转制后，档案的利用情况发生了根本性的变化，以股份制企业为例，股东按投入的比例控股，这种股权的占有和分配方式的经济模式，反映在档案利用上是为企业的生存和竞争进行合理的封锁。在市场经济条件下，企业档案利用是企业间有偿利用，是属于档案信息和档案载体的技术转让的范畴。企业可通过出让或出卖技术赢利，实现企业间档案的有偿利用，这是利用工作质的转变。所以，在现代企业档案的利用上，应研究制定新的法律规定来规范企业的行为。保密是为了竞争的需要，企业档案中涉及更多的是企业的商业秘密，商业秘密是企业档案保密的重点对象。对于这个问题，我国现有的档案法则是很少涉及。对于违反企业档案商业秘密，造成企业损失的，怎样追究责任，必须研究规范。一般涉及商业秘密的行为大部分发生在企业外部的社会行为，但其实质是泄漏档案内容而造成的。对这个问题的界定是国家有关管理部门或档案行政管理部门的职责，因为企业自己所作的规定在社会中没有实际效用。

3．4调整完善档案法律法规的原则立法是执法的前提，立法的质量直接决定着执法的效果。企业转制带来的档案法律问题若不予以解决，将给档案行政执法工作带来很大的阻力和困难。因此，对有关法律、法规进行调整、完善的工作已势在必行。调整、完善档案法律、法规应把握以下原则：

3．4．1法制统一的原则法制统一是我国法制建设的基本要求，不仅要求档案法律、法规、规章要协调一致，而且达到横向相关法律的协调统一，以形成共同的行为规范和统一的执法标准。企业转制后的档案资料的归属、流向，涉及复杂的背景因素和法律关系，需要充分注意、认真研究、合理协调好与档案相关的法律法规，使它们在内容上相关衔接，有机联系，形成规范一致，互相适应的法律依据。

档案保管利用股例7

会计信息档案是人们在经济活动过程中运用会计理论和方法，通过会计实践获得反映会计主体价值运行状况的经济信息。真实的会计信息档案可以如实、客观地反映企业在过去一定时期内发生的经济业务以及企业的财务状况和经营成果;可以帮助投资者和贷款人进行合理决策;帮助政府部门进行宏观调控;帮助企业加强和改善经营管理、评估和预测未来的资金流动。所胃的会计信息档案失真，简单的说就是企业对外提供的会计信息档案严重偏离企业会计准则的规定，不能真实地反映企业实际的财务状况和经营成果的一种现象。因此，真实的会计信息档案对于企业本身，甚至对于整个国民经济都有着不可估量的作用。找出会计信息档案失真的原因，研究行之有效的防范措施，是当前会计改革的一项重要内容。造成会扛十信息档案失真的原因很多很复杂，下面列举几个主要方面的原因:

一　会计信息档案失真的原因

对这个问题的研究我们应该从会计行业所处的社会经济大环境和会计行业自身特点方面来进行分析。

(一)会计信息档案失真的外部原因

1.社会道德秩序失衡

任何经济活动和经济模式里面总是渗透着某种道德文化观念。在逐利原则的驱动下，人们忽视了对道德的修养，出现了见利忘义等行为，侵蚀着会计领地，恶化会计环境，“真账假做，假账真做”，会计信息档案严重失真，会计诚信面临危机。

2.上市公司制度存在严重缺陷

我国大多数上市公司都是由国企改制而来的，由于改制不彻底，上市公司未能建立有效的制约机制，因此，在公司治理方面存在较为突出的问题。具体表现为:①股权结构不合理，.‘一股独大”现象普遍。在股东大会上，其他股东不可能在真正意义上对大股东形成约束。②董事会、监事会存在缺陷。表现为缺乏必要机制来保障全体董事严格遵守义务，维护股东和其他相关者的利益;董事不履行诚信义务、不勤勉尽责的现象时有发生;独立的非执行董事缺乏保护中小股东权益的能力与动力;董事长的地位与作用过分突出。③上市公司与控股股东在人员、财务、资产、机构、业务上没有实现真正分开，与控股股东之间的关联交易不规范，导致上市公司被大股东操纵，从而造成控股股东损害上市公司其他股东利益。加之我国目前缺乏一套有效机制来保证信息的公开、公正和有效传递，而信息量又空前增大，且瞬息万变，这就为市场交易主体的不诚信和欺诈提供了可能。④失信成本低且处罚不妥。导致会计信息档案失真的重要外部原因是直接的利益驱动。虽然提供虚假的会计信息有风险，但会计造假带来的收益却是呈几何级数放大。因此，在利益的驱使下，企业通过提供虚假会计信息骗取投资者、债权人及国家有关管理机关的信任，并因此获得投资、贷款或减少税金支出等经济利益，企业会计人员通过制造虚假会计信息档案迎合企业负责人，骗取投资人的信任，并因此获得职务、薪金、股票升值等方面的利益。

(二)会计信息档案失真的内部原因

1.缺乏内部控制制度

制定严格的内部控制制度，能在很大程度上防范错误和舞弊，提高会计信息档案资料的可靠性。而目前我国企业的内部控制从总体上看多属于事后控制为主，这必然导致内控成本较高而收效甚微，无法有效防止会计造假事件的发生。

2.信息不对称

信息不对称是指市场经济活动主体具有不相同的信息，表现为会计信息档案的制造者与会计信息档案的使用者的信息不对称。由于会计信息档案的制造者一般是直接参与公司的运作管理，控制着企业经营活动全过程，拥有企业内部的各种信息，而会计信息档案使用者由于不直接参与企业的生产经营，只能靠会计信息档案制造者提供信息来了解企业的经营状况，这就使得会计信息档案制造者有可能为着自己机会主义的动机和欲望冒着“道德风险”进行逆向选择，违反诚信原则，提供虚假会计信息档案。

3.会计自身的特点及局限性

由于会计原则或会计标准的选择余地较大，而不同的选择又会生成不同的会计信息，这就为会计造假提供了条件，具体表现为:①业绩评价体系中会计指标设计的局限性为会计信息档案失真提供了可能。所谓会计信息档案失真在很大程度上是指会计所提供的财务报告及相关的业绩评价指标不真实，虚报了企业实际情况。而我们的业绩评价指标大多数是针对特定目标完成状况的考核与衡量，如过去用的总产值、企业利润，现在用的利润率、企业价值等指标，无一不是侧重于对企业一定期间经营成果的考核，而不问产生这种结果的程序或过程是否合理。这种过分强调结果而忽视产生过程的指导思想，诱发了会计造假行为的不断产生。②会计原则为会计信息档案失真提供了操作空间。现代财务会计以权责发生制为确认基础，从而产生了大量的应计、预提和待摊费用，会计信息档案制造者可以通过操纵应计项目确认时间来制造虚假业绩，如提前确认收人，推迟确认费用等。③会计政策为企业提供了越来越宽的选择范围。会计信息档案制造者总是在规定的范围内选择有利于自身绩效或其他会计目的的会计政策，给会计信息档案使用者提供虚假的会计信息。

二　会计信息档案失真的防范:实施五项“工程”

(一)建设会计信息档案的“龙头示范工程”:政府诚信

政府诚信，主要指政府在行政过程的诚信，包括政策的权威性、连续性和执行政策的公平、公正、公开性，特别是行政官员的言行一致性和诚心的人格的魅力fzl。就会计师行业来讲，注册会计师在审计中离不开政府提供的各种法律文件，如果这些不真实，会计师又奈何?因此，从这个意义上讲，打造会计诚信信息档案，需要加强政府诚信建设，大力弘扬实事求是的优良作风，坚持依法行政，把诚实守信贯穿于一切工作之中。财政部门是会计的主管部门，它是执行国家财经政策及财经法律的组织者，指挥者和监督者，是会计界的龙头。打造会计诚信信息档案无疑首先要建设好这一“龙头示范工程”。①加强行风建设，进一步提高财政部门对自己诚信信息重要性的认识。②采取切实措施，解决存在的某些不诚信信息档案问题。③严格把握会计从业资格证书的发放、注册登记和年检制度，定期对批准设立的会计人员继续教育培训单位的培训工作进行检查、考核和评估。④切实监督检查各个单位会计情况。

(二)建设会计信息档案的“主体工程”:企业诚信

会计信息档案在很大程度上取决于单位负责人的道德水准，主导会计行为的是单位负责人，会计信息档案的主体应是单位负责人。单位负责人个人道德修养的好坏，直接关系到单位的整体信息诚信水平。事实证明:绝大多数会计信息档案造假，虽经会计人员之手，但却是长官意志所为。因此，领导要带头开展“讲诚信”。为此，企业及企业负责人在经营理念上，须牢牢坚持诚信信息原则，在经营活动中，加大对单位员工的诚信教育力度。

(三)建设会计信息档案的“环境工程”:社会诚信

从会计信息与社会信息关联性看，构筑社会诚信信息这一“会计工程”最重要的是加强社会各行业人员规则意识的培养。要建立起一套与社会主义市场经济相适应的、以诚信信息为基础的社会主义道德规范体系;并在全社会范围内全方位、多形式地对会计人员开展持久、有效的职业道德教育，强化法律意识。会计职业道德即“敬业爱岗，熟悉法规，依法办事，客观公正，搞好服务，保守秘密”。具体包括:①正直客观立场;②公正平等意识;③独立自主人格;④会计职业判断与责任能力;⑤廉洁奉公作风。

(四)建设会计信息档案的“防御工程”:制度建设

1.建立内部控制制度

档案保管利用股例8

一、档案工作情况

近几年来,在县委、县政府的正确领导下，在县档案主管部门的大力支持下，我局着力抓好档案管理的各项基础设施建设，使档案工作步入了科学化、规范化、制度化的管理轨道，各类档案的管理、利用取得了一定的成效,2008年我局档案管理工作荣获省一级称号。

1、领导重视，组织健全。一是成立领导小组，落实责任。档案工作领导小组以分管副书记为组长，办公室主任、业务档案负责人、文书档案负责人为成员;二是明确局机关各部门档案工作负责人。局机关各个股室分别指定档案监管负责人，其职责明确，责任到人，细化到位。

2、加强制度建设，建立约束机制。自2004年机构改革以来，我局认真贯彻执行有关文件精神，结合自身实际情况，重新制定了各股室的工作职责，加大了对档案调阅工作的管理，做到调阅档案由分管领导亲自审批。同时，加强了对广大干部职工的宣传教育，增强了大家的档案意识和自觉遵守档案工作制度的自觉性。通过建立健全工作职责和档案管理制度，我局档案管理工作逐步走上了规范化的管理轨道。

3、加强硬件建设，创造必要的物质条件。为了档案的规范化管理，我局在原有设施的基础上，添置了档案柜、空调、打印复印扫描一体机、照相机、吸尘器和专用电脑，极大限度地改善了档案保管条件，为档案的管理、利用提供了良好的硬件支持。

4、加强软件建设，实行了科学、规范的管理。我局档案管理工作始终坚持高标准严要求，几年来，坚持不懈地做好以下几方面的工作：一是在档案部门的指导下，机关文书材料均按照新的归档要求进行整理。二是推行各股室业务档案资料由兼职档案员预先组卷，综合档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的待完善后再上交。文书档案方面，2007年归档文件永久类7盒，定期类7盒，其中党群类文件3盒，行政类文件6盒，业务类文件5盒;2008年归档文件永久类8盒，定期类5盒，其中党群类文件2盒，行政类文件5盒，业务类文件6盒;业务档案方面，地籍资料目前按照省国土资源厅的要求，正在建设城镇化地籍数据库，预计年底将完成“数字国土”的基础工作;三是认真落实八防措施，坚持测量并记录库房温湿度，添置防虫、防霉药剂，定期进行安全检查，发现问题及时处理;四是在正常管理的同时注重档案的开发利用，编制各类案卷目录等多种检索工具。严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立了利用效果登记簿。

5、档案工作的努力方向。我局在档案管理工作中做了一些扎实有效的基础性工作，取得了一定的成绩，但与档案工作业务规范化要求还有不少差距。我们将进一步加强领导，克服人员紧张的困难，加强档案建设。一是加大《中华人民共和国档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用，确保档案工作的顺利开展;二是抓好档案人员的政治业务培训工作，进一步提高他们的档案管理水平和实际工作能力，及时解决工作中存在的问题;三是继续做好每年的资料收集、整理、组卷、建档、保管和开发利用工作，开创档案管理工作的新局面。

二、保密工作情况

1、加强组织领导，落实工作责任。我局历来重视保密工作，成立了由局长为组长、分管领导为副组长、各股室负责人为成员的保密工作领导小组，对全系统的保密工作统一部署安排。并强调各股室，尤其是要害股室、要害部位要认真组织本股室工作人员深入学习上级文件精神，组织安排好宣传、落实，认真开展好自查活动。

2、认真开展保密工作教育和宣传。经常组织主要人员集中学习《保密法》及有关制度，采取以会代训的方式，传达保密工作会议精神，学习保密法规及文件，总结工作，布置任务，并就全局保密工作的现状及问题进行研讨，探索行之有效的保密工作方法和措施，使大家进一步明确了当前保密工作的重点、难点和工作要求，保密工作意识进一步增强，更加深入地把握了新形势下保密工作常识，提高了对保密工作的警觉性。

3、加强保密工作硬件设施的建设。各部门计算机实行专人管理，设置隔离卡，实现外网与局内网完全隔离，规范了计算机网络管理。我局局域网包括政务内网和政务外网两套网络，严格按照国家保密要求建设内、外网，每个办公室均铺设内网点，根据工作需要铺设外网点，内、外网用物理隔离卡进行物理隔离，不存在内、外网交叉接入现象。政务内网用于运行内部办公系统、基础数据和业务数据的存储管理，通过路由器和网闸接入国土资源信息专网，实现省、市、县三级国土资源信息共享和交换;在内部网络的建设方面，我局根椐上级要求，采用安全审计，内网安全管理、防火墙、物理隔离网闸等，在需要的内、外网点，使用硬盘隔离卡，有效的控制内、外网的数据隔离，保证内网资料的安全性;在内部网络管理方面，我局采用内网智能防护系统，以网络物理隔离为主，内网智能防护系统为辅的结构，对u盘、移动存储设备等进行安全管理，目前已禁止全局内网u口的使用，特殊情况须使用时，先对移动存储介质进行杀毒，以保证内部资料的安全性。内网智能防护系统我们选用××内网防护系统。通过与内网核心交换机相连，可实现用户桌面监控、管理、补丁分发、外设及接口管理、资产管理、接入管理等功能，对网络内的机密文件的使用情况，包抱文件的拷贝、删除、修改、上传、用邮件附件发送、用即时聊天软件传输等行为进行监控;限制和管理主机各种外设的使用。不存在在外网计算机中处理内部工作文件现象，并通过内网向县委办、政府办报送信息。同时，对重点部位都配置了“三铁”(铁窗、铁门、铁柜)、“四防”(防盗、防火、防潮、防鼠)。强化国家秘密载体治理，全面执行《国家秘密载体保密治理规定》，密件文件在收发、传阅、使用、保管和清退等各个环节做到登记明确、手续清楚，不擅自扩大知悉范围。加强计算机信息网络保密治理，坚持谁上网谁负责的原则有效地加强了载体的保密治理工作。

4、加强机要文件的管理，坚持双向登记制度。配备和确定了专(兼)职保密人员，逐步建立完善了保密工作制度。培训了新上岗人员，对文件及保密废资料回收销毁工作做了具体检查部署，建立了文件保密废资料登记销毁程序。及时登记、传阅、清理和回交机要文件，自查中未发现一起违法事件。

5、重要会议和重大活动的保密管理。在重要业务中要求保密工作机构进行保密治理和监督，及时组织、指导、协调开展好本单位的重大事项中的保密工作，建立健全了相关保密规章制度。在会议和活动前制定有保密工作预案，明确专人负责每次会议和活动中的保密工作，按照保密要求对参加人员范围进行了严格控制，并提出明确的保密要求，会议结束时做到了及时清场，重要会议文件印制、分发、清退、销毁等环节符合保密要求。对信息的、上网和新闻报道都严格规范的保密审查程序。

三、电子政务建设情况

实施和推行电子政务，是深化行政体制改革的一项重要举措，是促进依法行政和实施政务公开的重要途径。近几年来，在县委、县政府和上级主管部门的正确领导和大力支持下，我局高度重视国土资源电子政务建设，加强组织领导，明确目标任务，配备专业人员，加大资金技术投入，并与实际应用紧密结合，本着以建设带动应用，以应用促进发展的原则，全面推进国土资源电子政务建设。

(一)、电子政务建设基本情况

1、网络基础设施建设。我局电子政务建设工作按照全省的统一部署，投资××余万元采购了服务器、路由器、交换机、防火墙、智能防护系统等设备，按照标准新建了中心机房，完成了政务内网网络设备配置、机房设备、系统软件安装等工作，于2008年底基本建成两套并行、完全物理隔离的网络线路，分别应用于政务网与互联网，实现了省、市、县纵向网络的互连互通。

2、应用系统建设。一是电子政务平台建设。为确保在年底前全面实现电子政务应用，进行了电子政务建设前期准备工作。目前已安装电子政务平台，并对各股室人员进行了配置，现正对各股室业务流程进行摸底。二是门户网站建设。门户网站是电子政务的重要组成部分，是实现政务公开的窗口。我局门户网站于2008年正式开通，今年我们又对门户网站进行了改版。三是公文传输系统。实现了省、市、县级横向和纵向传输，局电子政务管理员能严格按照内网的应用要求，做到每天××次以上进内网查看接收文件、信息，及时做好登记备查工作。

3、制度建设。我局认真执行省、市关于信息化建设的各项制度，并根据我局的实际情况制定了《计算机应用管理办法》、《计算机机房管理规定》、《网络保密规定》、《电子政务内网管理实施细则》等制度，并在工作中把各项制度落到实处，做到制度规范，操作严谨。

(二)、存在的困难与问题

我局信息化和电子政务工作仍处于起步摸索阶段，信息化水平低，信息资源的开发利用率较差，电子政务应用领域不宽，存在着不少不足。一是一些部门认识不到位，重视程度不够;二是门户网站共建机制尚未较好建立，信息来源少，更新不及时，应用层次不高;三是部门业务系统未能有效整合，资源不能共享，产生“信息孤岛”，造成了资源浪费等现象;四是电子政务建设的资金投入力度不够，资金筹集难;五是技术力量弱，信息化专业技术队伍的建设和培养工作需要进一步加强。

(三)、下一步工作计划

1、十月份计划全面实行电子政务，业务全面网上运行。

2、十一月份计划对各相关股室电子政务应用情况进行摸底，进一步优化、完善电子政务系统建设。

3、全面推进电子政务纵向网络建设，计划把××个乡镇国土所接入电子政务网，实现乡镇电子政务应用，目前已制定乡镇国土所联网方案。

4、建设好视频会议系统，已安排视频会议场所，可容纳××人，实现在本局参加视频会议。

档案保管利用股例9

一、档案工作情况

近几年来,在县委、县政府的正确领导下，在县档案主管部门的大力支持下，我局着力抓好档案管理的各项基础设施建设，使档案工作步入了科学化、规范化、制度化的管理轨道，各类档案的管理、利用取得了一定的成效,20*年我局档案管理工作荣获省一级称号。

1、领导重视，组织健全。一是成立领导小组，落实责任。档案工作领导小组以分管副书记为组长，办公室主任、业务档案负责人、文书档案负责人为成员;二是明确局机关各部门档案工作负责人。局机关各个股室分别指定档案监管负责人，其职责明确，责任到人，细化到位。

2、加强制度建设，建立约束机制。自2004年机构改革以来，我局认真贯彻执行有关文件精神，结合自身实际情况，重新制定了各股室的工作职责，加大了对档案调阅工作的管理，做到调阅档案由分管领导亲自审批。同时，加强了对广大干部职工的宣传教育，增强了大家的档案意识和自觉遵守档案工作制度的自觉性。通过建立健全工作职责和档案管理制度，我局档案管理工作逐步走上了规范化的管理轨道。

3、加强硬件建设，创造必要的物质条件。为了档案的规范化管理，我局在原有设施的基础上，添置了档案柜、空调、打印复印扫描一体机、照相机、吸尘器和专用电脑，极大限度地改善了档案保管条件，为档案的管理、利用提供了良好的硬件支持。

4、加强软件建设，实行了科学、规范的管理。我局档案管理工作始终坚持高标准严要求，几年来，坚持不懈地做好以下几方面的工作：一是在档案部门的指导下，机关文书材料均按照新的归档要求进行整理。二是推行各股室业务档案资料由兼职档案员预先组卷，综合档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的待完善后再上交。文书档案方面，20*年归档文件永久类7盒，定期类7盒，其中党群类文件3盒，行政类文件6盒，业务类文件5盒;20*年归档文件永久类8盒，定期类5盒，其中党群类文件2盒，行政类文件5盒，业务类文件6盒;业务档案方面，地籍资料目前按照省国土资源厅的要求，正在建设城镇化地籍数据库，预计年底将完成“数字国土”的基础工作;三是认真落实八防措施，坚持测量并记录库房温湿度，添置防虫、防霉药剂，定期进行安全检查，发现问题及时处理;四是在正常管理的同时注重档案的开发利用，编制各类案卷目录等多种检索工具。严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立了利用效果登记簿。

5、档案工作的努力方向。我局在档案管理工作中做了一些扎实有效的基础性工作，取得了一定的成绩，但与档案工作业务规范化要求还有不少差距。我们将进一步加强领导，克服人员紧张的困难，加强档案建设。一是加大《中华人民共和国档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用，确保档案工作的顺利开展;二是抓好档案人员的政治业务培训工作，进一步提高他们的档案管理水平和实际工作能力，及时解决工作中存在的问题;三是继续做好每年的资料收集、整理、组卷、建档、保管和开发利用工作，开创档案管理工作的新局面。

二、保密工作情况

1、加强组织领导，落实工作责任。我局历来重视保密工作，成立了由局长为组长、分管领导为副组长、各股室负责人为成员的保密工作领导小组，对全系统的保密工作统一部署安排。并强调各股室，尤其是要害股室、要害部位要认真组织本股室工作人员深入学习上级文件精神，组织安排好宣传、落实，认真开展好自查活动。

2、认真开展保密工作教育和宣传。经常组织主要人员集中学习《保密法》及有关制度，采取以会代训的方式，传达保密工作会议精神，学习保密法规及文件，总结工作，布置任务，并就全局保密工作的现状及问题进行研讨，探索行之有效的保密工作方法和措施，使大家进一步明确了当前保密工作的重点、难点和工作要求，保密工作意识进一步增强，更加深入地把握了新形势下保密工作常识，提高了对保密工作的警觉性。

3、加强保密工作硬件设施的建设。各部门计算机实行专人管理，设置隔离卡，实现外网与局内网完全隔离，规范了计算机网络管理。我局局域网包括政务内网和政务外网两套网络，严格按照国家保密要求建设内、外网，每个办公室均铺设内网点，根据工作需要铺设外网点，内、外网用物理隔离卡进行物理隔离，不存在内、外网交叉接入现象。政务内网用于运行内部办公系统、基础数据和业务数据的存储管理，通过路由器和网闸接入国土资源信息专网，实现省、市、县三级国土资源信息共享和交换;在内部网络的建设方面，我局根椐上级要求，采用安全审计，内网安全管理、防火墙、物理隔离网闸等，在需要的内、外网点，使用硬盘隔离卡，有效的控制内、外网的数据隔离，保证内网资料的安全性;在内部网络管理方面，我局采用内网智能防护系统，以网络物理隔离为主，内网智能防护系统为辅的结构，对u盘、移动存储设备等进行安全管理，目前已禁止全局内网u口的使用，特殊情况须使用时，先对移动存储介质进行杀毒，以保证内部资料的安全性。内网智能防护系统我们选用*内网防护系统。通过与内网核心交换机相连，可实现用户桌面监控、管理、补丁分发、外设及接口管理、资产管理、接入管理等功能，对网络内的机密文件的使用情况，包抱文件的拷贝、删除、修改、上传、用邮件附件发送、用即时聊天软件传输等行为进行监控;限制和管理主机各种外设的使用。不存在在外网计算机中处理内部工作文件现象，并通过内网向县委办、政府办报送信息。同时，对重点部位都配置了“三铁”(铁窗、铁门、铁柜)、“四防”(防盗、防火、防潮、防鼠)。强化国家秘密载体治理，全面执行《国家秘密载体保密治理规定》，密件文件在收发、传阅、使用、保管和清退等各个环节做到登记明确、手续清楚，不擅自扩大知悉范围。加强计算机信息网络保密治理，坚持谁上网谁负责的原则有效地加强了载体的保密治理工作。

4、加强机要文件的管理，坚持双向登记制度。配备和确定了专(兼)职保密人员，逐步建立完善了保密工作制度。培训了新上岗人员，对文件及保密废资料回收销毁工作做了具体检查部署，建立了文件保密废资料登记销毁程序。及时登记、传阅、清理和回交机要文件，自查中未发现一起违法事件。

5、重要会议和重大活动的保密管理。在重要业务中要求保密工作机构进行保密治理和监督，及时组织、指导、协调开展好本单位的重大事项中的保密工作，建立健全了相关保密规章制度。在会议和活动前制定有保密工作预案，明确专人负责每次会议和活动中的保密工作，按照保密要求对参加人员范围进行了严格控制，并提出明确的保密要求，会议结束时做到了及时清场，重要会议文件印制、分发、清退、销毁等环节符合保密要求。对信息的、上网和新闻报道都严格规范的保密审查程序。

三、电子政务建设情况

实施和推行电子政务，是深化行政体制改革的一项重要举措，是促进依法行政和实施政务公开的重要途径。近几年来，在县委、县政府和上级主管部门的正确领导和大力支持下，我局高度重视国土资源电子政务建设，加强组织领导，明确目标任务，配备专业人员，加大资金技术投入，并与实际应用紧密结合，本着以建设带动应用，以应用促进发展的原则，全面推进国土资源电子政务建设。

(一)、电子政务建设基本情况

1、网络基础设施建设。我局电子政务建设工作按照全省的统一部署，投资*余万元采购了服务器、路由器、交换机、防火墙、智能防护系统等设备，按照标准新建了中心机房，完成了政务内网网络设备配置、机房设备、系统软件安装等工作，于20*年底基本建成两套并行、完全物理隔离的网络线路，分别应用于政务网与互联网，实现了省、市、县纵向网络的互连互通。

2、应用系统建设。一是电子政务平台建设。为确保在年底前全面实现电子政务应用，进行了电子政务建设前期准备工作。目前已安装电子政务平台，并对各股室人员进行了配置，现正对各股室业务流程进行摸底。二是门户网站建设。门户网站是电子政务的重要组成部分，是实现政务公开的窗口。我局门户网站于20*年正式开通，今年我们又对门户网站进行了改版。三是公文传输系统。实现了省、市、县级横向和纵向传输，局电子政务管理员能严格按照内网的应用要求，做到每天*次以上进内网查看接收文件、信息，及时做好登记备查工作。

3、制度建设。我局认真执行省、市关于信息化建设的各项制度，并根据我局的实际情况制定了《计算机应用管理办法》、《计算机机房管理规定》、《网络保密规定》、《电子政务内网管理实施细则》等制度，并在工作中把各项制度落到实处，做到制度规范，操作严谨。

(二)、存在的困难与问题

我局信息化和电子政务工作仍处于起步摸索阶段，信息化水平低，信息资源的开发利用率较差，电子政务应用领域不宽，存在着不少不足。一是一些部门认识不到位，重视程度不够;二是门户网站共建机制尚未较好建立，信息来源少，更新不及时，应用层次不高;三是部门业务系统未能有效整合，资源不能共享，产生“信息孤岛”，造成了资源浪费等现象;四是电子政务建设的资金投入力度不够，资金筹集难;五是技术力量弱，信息化专业技术队伍的建设和培养工作需要进一步加强。

(三)、下一步工作计划

1、十月份计划全面实行电子政务，业务全面网上运行。

2、十一月份计划对各相关股室电子政务应用情况进行摸底，进一步优化、完善电子政务系统建设。

3、全面推进电子政务纵向网络建设，计划把*个乡镇国土所接入电子政务网，实现乡镇电子政务应用，目前已制定乡镇国土所联网方案。

4、建设好视频会议系统，已安排视频会议场所，可容纳*人，实现在本局参加视频会议。

档案保管利用股例10

北京市房山区档案局从2002年开始抓小城镇建设档案和管理档案集中管理工作，经历了课题研究、抓试点、全面推开三个阶段，取得了较好效果。

一是确定管理模式。小城镇档案管理工作，必须坚持“统一领导，分级管理”的原则，在业务上接受区县档案行政管理部门的监督和指导；小城镇档案管理工作要纳入镇党委统一领导，镇机关综合档案室作为收集和集中保管并提供利用小城镇档案的主要职能部门，同时负责对镇机关各职能部门以及参与小城镇建设的有关单位（开发企业）和部门的档案业务进行监督和指导；镇所属基层有关公司单位，以及不相隶属的建设开发公司等单位形成的小城镇档案，坚持“谁形成、谁收集、谁归档”的原则，均建立档案室或档案专柜。凡一个镇由一个开发公司负责建设的，其工程竣工档案可以自己保管；凡一个镇由多个开发公司负责建设的，其工程竣工档案除向镇机关档案室移交以外，自己也要保管。

二是明确归档范围和责任。⑴镇机关或有关科室形成和留存的有关档案材料，由镇综合档案室集中保管，分类存放；⑵在一个小城镇建设中，房地产开发建设档案管理应做到，凡只有一个建设开发公司负责住宅小区建设的，其工程竣工档案由建设开发公司统一集中保管；⑶凡有多个建设开发公司负责住宅小区开发建设的，工程竣工后，除向区城建档案馆移交以外，还要向镇机关综合档案室移交一套完整的竣工档案，由镇机关档案室集中保管；⑷凡是在中心区（住宅小区以外）的市政和公共设施建设中形成的材料，工程竣工后，除向区城建档案馆移交以外，都要向镇机关综合档案室移交一套完整的竣工档案。为了确保档案移交完整，特别是要求开发公司与镇政府签订档案移交责任书。

三是制发业务标准。在反复调研的基础上，制定了《房山区小城镇档案管理办法》和《房山区小城镇档案归档范围及保管期限表》，使小城镇档案工作有了依据性、指导性的业务标准。

四是以点带面。2003年房山区正式以窦店镇为小城镇档案管理工作的试点单位，在取得经验后，两次召开现场会，全面展开小城镇档案管理工作。

五是争取领导的重视和支持。

河北省唐山市：涉农档案信息下乡、在乡

自2004年初开始，唐山市、县（市）区、镇（乡）三级档案部门统一协调，在全市开展了“涉农档案信息下乡、在乡”活动?熏深受广大农民群众的欢迎。

“涉农档案信息下乡、在乡活动”得到了各级党委、政府的高度重视和支持，各县（市）区均成立了此项工作领导小组，明确了主管领导。很多县区专门召开会议、下发档案信息下乡、在乡工作专门文件、拨专款予以支持?熏协调相关部门调拨设施设备予以帮助。

为扩大宣传，唐山市各级档案部门开辟了五条宣传渠道。即：媒体传递、上街宣传、橱窗展示、网上查询、送档上门。市及各县（市）区组织了由主管领导、相关部门和档案工作者参加的多路宣传小分队，小分队装饰车辆、携带音响、身披绶带、悬挂条幅，走向农村大集、走向贸易货栈、走向农村人员聚集场所，将印有农业和农村工作的方针政策、法律法规、农业科技知识、农产品管理销售信息的小册子、单行本、“明白纸”直接向农民发放。市和各县档案部门还根据农村种植、养殖业的不同特点，编辑整理了服务“三农”的档案资料，直接送到田间地头、暖棚土屋，为农民群众提供面对面的档案服务。

唐山市各级档案部门采取多种措施，创建了长效服务机制。以镇档案室室藏档案资料为依托，以市县“现行文件查阅中心”文件为补充，以法律、法规、政策规定为主体，以生产科技、文化知识信息资料为辅助，在镇档案室建立了为“三农”服务的涉农专题档案。编印下发《农业农村工作政策文件选编》、《涉农档案文件目录》以及《农业专家科技人员资料》，下发至全市194个基层乡镇档案室，供档案利用者查阅利用。同时，将涉农档案目录和已公开涉农文件到网上，通过网络将档案信息传播基层农户。各乡镇建立的乡镇现行文件查阅服务中心，将各级党委、政府制发的事关农民群众生产、生活以及反映本县、本乡镇特点的文化、教育、科技、旅游、名人、名产、风土人情等方面的文件资料，统一收集存放在乡镇档案室，与涉农专题档案融为一体。

河北省赵县：

探索服务农村民主政治建设的新路子

赵县是省政府命名的“农村基层民主政治建设先进单位”和国家民政部命名的“全国村民自治模范县”。在农村民主政治建设的过程中，赵县着力抓好村务公开档案，在干群之间架起一座“连心桥”。

针对围绕农村热点问题农民上访告状事件时有发生的情况，1995年，县委、县政府决定在全县实行村务公开。为确保此项工作的进行，档案工作者积极介入，采取了多种措施：一是制定《赵县村务公开标准》等文件，对公开时间、公开内容、公开阵地、公开程序以及建立村务公开档案等每项内容、每个环节都做出明确细致的规定，依据档案为公开内容把关。二是设计印制了全县统一的村务公开档案盒、“村民会议、村民代表会记录本”、“民主议政日、民主评议干部活动记录本”，并同村务公开档案归档范围、归档时间及整理标准一起发放到村，并规定每次公开后10日内各村将公开的内容、地点、时间、承办人、党员大会和村民代表会对公开内容的意见以及答复处理结果收集归档，一式三份，分别由县档案局、乡（镇）、村分别专人、专柜保管。三是强化督促检查。每次村务公开活动结束后，县档案局会同有关部门对全县281个行政村逐村进行检查，发现问题，当场指出，责令其改正，检查结束后将检查情况通报全县。

1996年，赵县规定，每年的1月10日和7月10日为村民民主自治日。每次活动档案部门都及时将群众提出的意见、建议、反映的问题及要求、活动中通过的决定、决议及村班子的承诺进行归档，提供县委、县政府两个督察室及县人大共同对落实情况进行督导检查，有效防止了村干部当场拍胸脯，事后不认账，活动日走过场。

为真正落实村民民主选举权利，在全县村委会选举工作中，利用建立选举档案来规范村委会选举程序，使每一步的选举程序都能依法进行、记录在案。在选举工作结束后，及时将选举的记录、选票、决议、布告、选举结果等建立选举档案，并且以文件的形式规范了各级选举档案的归档范围，做到了县、乡、村选举档案规范管理，为判定选举过程是否合法提供依据。

内蒙古和胜乡：创新农户建档新模式

位于内蒙古自治区五原县和胜乡地处河套平原腹地。20世纪90年代后期，为做到知民情、知地情、知乡情，全面掌握和了解农户生产、生活的真实状况，乡党委、政府1998年进行了入户摸底调查，陆续在2643户农户建档的基础上，形成一套规范的建档程序和严格的管理办法。

一是狠抓组织领导，保障农户建档工作有序开展。乡党委、政府多次召开党政联席会议，成立了由书记挂帅的建档领导小组，建立了“一个干部一个社，谁出偏差谁负责”的工作原则。全乡40名行政干部全部下派，以村定片，以人定社，层层把关，整体推开了农户建档工作。

二是狠抓宣传引导，保障农户建档的良好舆论氛围。乡党委、政府编印了农户建档宣传材料和农户档案基本常识问答，发放到每一个农户家庭；在村社公共场所、主要路段两侧醒目位置，刷写农户建档宣传标语；召开党员会、社员会，集中学习农户建档知识；对三级干部和农户户主进行系统培训；结合科技培训、普法宣传，宣讲农户建档的有关内容。

三是狠抓农户建档的项目设置，保障农户档案的齐全完整。乡党委、政府与有关部门一起设计了6套表格，分设26个大项、132个小项，将全乡劳力资源、土地条件、种养结构、经营收益、生活消费、生产投入、农户主要成员等情况纳入其中。

四是狠抓入户登记，保障农户档案资料的翔实性和数据的准确性。在表格填写、资料考证、数据审核等方面，实行专人把关，做到户主不签字不入表，包社干部不签字不汇总，包片领导不签字不立卷的举措。

五是狠抓档案内容的充实，保障农户档案的时代特征。2005年，乡党委、政府结合农村政策的调整，在原有6个表格的基础上增加了普法和依法治理情况统计表，并增减了部分统计内容，进一步丰富和充实了农户档案的内涵，体现了农户档案与时俱进的特点。

六是狠抓农户档案信息的汇集整理，保障农户档案的有效利用。根据农户档案记载的资料和数据，将全乡历年种植业、养殖业以及其他产业的农民收入、负担等汇制成分析对比表，作为党委决策和农户安排生产的重要依据。同时印发了产业安排征求意见表，征询农户意见。编印了《农户档案大事记》，汇集了《典型示范户、名人录》和《农户档案利用实例选编》，建立了以农户档案为主线的综合展览室，供广大农民学习和借鉴。

黑龙江省克山县：加强农村劳动力档案建设

新世纪开始后，克山县农村劳动力流动加速，转移频繁。为加强对农村劳动力转移工作的引导和管理，克山县从2003年起陆续在全县15个乡镇、134个村建立起农村劳动力档案。他们的做法：

一是加强领导，建立农村劳动力档案管理网络。克山县档案局建立农村劳动力档案的想法得到了领导的高度重视，县里成立了县委、县政府主要领导任组长，县档案局、农委、土地局和各乡镇主要领导为成员的农村劳动力档案工作领导小组，下发了《关于建立农村劳动力档案的通知》等有关文件，并把农村劳动力建档工作纳入乡、镇、村目标管理体系，实行一票否决。

二是广泛宣传，营造宽松的舆论氛围。针对开展农村劳动力档案工作点多、面广、难度大的情况，克山县档案局采取下发文件、召开会议、媒体宣传等多种形式进行广泛宣传和组织发动，全县上下形成了统一的共识。

三是典型引导，整体推进建档工作。

四是强化培训，提高档案干部队伍素质。采取集中培训、分别培训与巡回指导相结合的办法，利用农闲时间，对涉农部门领导、乡镇主管领导、农经站长、村支部书记和村会计等进行全方位、多层次的业务培训。三年来，累计培训人员3500多人次。

根据克山县档案局的要求，各乡镇建立了四种类别的未转移和已转移的劳动力档案。在每一类档案中都要求建立“四表”和“四册”，即劳动力资源表、劳动力转移表、劳动力技能表、农村经济人表、劳动力转移登记册、劳动技能登记册、农村经济人登记册和外出务工返乡人员登记册，对劳动力的姓名、年龄、身份证号码、家庭住址、婚姻状况、文化程度、技能特长、品德表现和健康状况进行了详细记载。全县15个乡镇都建立了农村劳动力档案网站，把劳动力技能表、劳动力转移表、劳动力资源表、农村经纪人表等内容通过网站向外公布。

江苏省无锡市北塘区：

开展农村股份经济合作制改革档案工作

北塘区是无锡市三个中心城区之一。2002年全区进行了村级经济股份制改革。区档案局及时进行研究、部署，加强对此次改革中档案工作的监督和指导。

北塘区22个行政村全部完成村级股份经济合作制改革后，区档案局制定了《北塘区各村组建股份经济合作社所形成的材料清单》，并对村档案员进行培训。

按照“规范管理、方便利用、简化高效”的原则，区档案局将这次村改的材料依据改革的阶段相应地分为类：①筹备和人口调查汇总材料；②清产核资材料；③股份量化材料；④“三会”（股东代表大会、董事会、监事会）候选人推选材料；⑤股份合作社章程和股民股权签署材料；⑥股份合作社成立预备会议，“三会”召开会议材料、选举材料；⑦农村股份合作社分红材料；⑧农村股份合作社日常工作材料。其他门类材料的分类根据有关档案业务规范进行。对于这些材料的整理，区档案局反复研究，决定打破传统模式，统一划定保管期限。

此次改制中，各村档案室将村民个人工作简历、户口迁移、婚嫁情况等详细资料收集、整理、归档，形成了完整的股民档案，使北塘区村民拥有了完全意义的个人档案，填补了村级档案空白，开拓了村级建档新领域。

山东省章丘市：村档乡管

章丘市档案局近年来倡导和推行的行政村档案由乡镇代为保管工作，受到了市、乡镇和农村广大干部群众的支持和好评，也得到了上级业务部门的肯定。这项工作的开展主要从以下几个方面着手：

1． 建好乡镇档案馆，做好代管准备。章丘市档案局将原乡镇综合档案室改建为乡镇档案馆，配备1～2名专职档案人员，行使对内保管利用档案，对外监督指导所属单位、行政村档案工作的职责。在各行政村同意的前提下，由乡镇档案馆代管其档案，乡镇记账中心产生的村级会计档案纳入代管范围。

2． 抓好试点，稳步推进。章丘市档案局首先在建立小城镇档案馆较早的普集、埠村等镇进行了“村档乡（镇）管”的试点，一方面进行广泛宣传，组织力量对各村档案进行集中整理；另一方面，调整扩大了档案库房，添置了部分必要设备，为保管好村级档案创造条件。在试点的基础上全面推开。目前，全市22个乡镇全部建立了档案馆，共代管700多个行政村的档案1．5万卷，占全部行政村总数的80％。

3． 制定规范，明确要求。章丘市档案局制定了《关于进一步完善“村档乡（镇）管”工作的意见》，对“村档乡（镇）管”工作进行了完善和规范。一是明确了村级档案属行政村所有，在行政村同意的前提下由乡镇档案馆代管，其所有权不变，各村可随时查阅本村的档案。二是明确了“村档乡（镇）管”的代管范围。乡镇档案馆主要代管各村的重要文书档案和会计档案。三是明确了移交代管档案的时间。一般在行政村保管3年后移交?穴原则上在每届村委会换届之前?雪；经济实力强、保管条件好的村，可延期代管或不实行代管；人员不稳定、保管条件差、档案安全无保障的一般在每年集中立卷后直接交乡镇档案馆代管。四是明确了村级档案查阅利用的具体手续。村民持身份证或村委会证明信可在乡镇档案馆查阅本村文书档案；查阅会计档案须2人以上持村委会证明信方可。五是明确了乡镇档案馆及其工作人员、村级档案室及村档案人员的职责，在档案的移交代管、安全保管、查阅利用、管理统计等方面提出了具体要求。

山东省寿光市：发挥农业科技档案作用

山东省寿光市是全国著名的“蔬菜之乡”。近几年来，寿光市档案局的同志走出机关，到农村、到基地宣传建立蔬菜产业档案的好处，动员菜农留下发展绿色蔬菜的第一手资料，制作了多种简便实用的表格、目录，引导基地、协会、蔬菜种植户就果菜生产管理过程中土壤消毒、施肥、浇水、杀虫、检测、销售等诸环节如实填写，并制定了蔬菜产业化档案资料的收集范围，在蔬菜基地和协会开展了蔬菜产业化档案的建档工作。

寿光市档案局成立的农业和农村档案工作小分队，常年活跃在全市975个行政村，对农业和农村档案工作进行指导。在各镇（街道）农技推广站建立了农业科技档案信息中心，技术人员利用这些档案资料定期到农村进行技术推广和业务辅导。寿光市档案局及早动手，建立和规范了蔬菜批发市场、高科技蔬菜示范园、中国寿光国际蔬菜科技博览会的档案，引导推动中北部乡镇建立了冬枣、胡萝卜、无土栽培西红柿等果菜种植技术档案。

寿光市档案局把多年来蔬菜价格档案数据，绘制成各种蔬菜的价格走势图，并到网上。开发利用高科技蔬菜示范园和基地、协会的蔬菜产业档案，对市场需求、蔬菜价格走势进行预测，对进入试验区的果菜品种进行淘汰遴选，帮助农民选择了优质品种。在省农业专家的指导下，研制了果菜条形码追溯系统，使寿光的无公害蔬菜有了专门的“身份证”。最近，档案局馆与有关基地联合对条形码进行了改进，制作了蔬菜随身档案。

寿光市档案局不断拓展档案工作的新领域。自2000年以来寿光市档案局积极参与中国寿光国际蔬菜科技博览会，配合组委会收集、整理各种门类、载体的档案资料。注册成立了寿光市蔬菜协会，局领导兼任副会长，发展会员16000多户。协会通过开发利用蔬菜产业档案信息，与大众日报农村版合作出版了“蔬菜周刊”。

湖南省双峰县：乡乡镇镇建立档案馆

20世纪90年代初撤区并乡之后，双峰县的16个区公所、64个乡镇被合并为16个乡镇。近年来，16个乡镇都建立了乡镇档案馆。

乡镇建馆主要基于以下几点考虑：一是农村机构改革为乡镇建馆提供了现实可能性。乡镇机构改革之后，乡镇干部编制增多了，管理范围扩大了，同时，作为乡镇机构改革试点县，县里有权设立乡镇档案管理机构。二是随着农村经济专业化、产业化经营规模不断扩大，农村经济大户开始注重生产经营过程中所形成的各类文件资料的积累和保存。另外，村务公开和民主管理工作的开展，对农村档案工作也提出了更高要求。三是农村社会经济形势发展，使农村档案工作面临着两个无法回避的矛盾：一个是乡镇档案工作的任务大大增加与乡镇档案工作指导力量不够的矛盾日益尖锐；另一个是群众查阅利用档案的需要增多、效率求快与查阅利用条件限制的矛盾也日益突出。

1997年双峰县档案局向县委、县政府提出了乡镇建馆可行性报告后，得到了县委、县政府的高度重视，很快作出了三年时间实现乡镇个个建馆的决定。

建馆初期，县里成立了有县委、县政府和有关部门领导参加的农村档案工作领导小组，并以县委、县政府的名义联合行文，明确了“由乡镇党委、政府批准，经县档案局验收合格，报县编委审批”的建馆程序。建立乡镇档案馆后，档案人员列入公务员编制，专职专责。档案馆的工作经费列入了乡级财政预算。档案馆的保管条件基本上都能做到办公、阅览、库房三分开，建筑面积一般在100平方米以上，还配有空调、去湿、电脑等先进设备。

在双峰县，乡镇档案工作列入了全县“两个文明建设”目标责任制，在百分制考核中占基本分2分，由县档案局组织考核评定。由县人大牵头组成有关部门参加的《档案法》行政执法检查组，对乡镇档案执法情况进行检查，发现问题，及时纠正。

西北农林科技大学：发挥农业科技档案优势

西北农林科技大学是1999年9月由7所教学与科研单位合并组建的。学校合并后组建了新的档案馆，完善、重新修订了科技档案管理办法，确保了农业科技档案收集更加齐全完整。

（一）建立提前介入制度。研究项目开题后，在课题组中设专职或兼职档案员，明确责任。同时配备资料档案柜和档案积累袋（盒），使每一个科研人员及时地把科研进程中形成的各类原始材料收集入袋。