图书馆办公室工作例1

图书馆是高等教育院校的文献信息中心，是服务于高等教育院校进行培训教学与科技研究的学术部门。图书馆办公室是高校图书馆的行政服务及业务管理部门，肩负着后勤保障、参加决策、信息汇集、上传下达、左右协调、内外联系的工作任务，办公室工作对高校图书馆发挥着至关重要的作用。那么，做为图书馆办公室秘书务必要做好协调馆内各部门业务活动、整理汇总并妥善保管档案资料、组织馆内的工作会议、后勤服务、协调沟通内外关系、业务往来的联系与接待等综合性业务，努力提高自身综合素质与处事能力，保障高校图书馆的高效运行及创新发展。

2 图书馆办公室秘书的职能

2.1参加决策

图书馆办公室秘书身兼馆内领导之顾问与帮手的角色，身为秘书不仅要对图书馆的基础信息、馆藏信息、人事状况、规章制度等了然于胸，更应深刻的调查研究工作基层中存在的问题及反映的建议，认真汇总并分析这些问题与建议，为馆领导的决策与部署提供确凿无误的依据和资料，并协助管领导工作，为其出谋划策，全心全意做好馆领导的顾问与帮手。

2.2全面协调

图书馆办公室要发挥上传下达、左右协调、内外联系的作用，营造优良的内外部境况方能保障图书馆的每项工作稳定妥当的展开。身为图书馆办公室秘书要做好如下的协调工作，准确领悟领导的决策，协调馆内各个部门贯彻落实，并及时将决策的贯彻落实情况汇报给管领导，主动协调解决各部门在执行决策时遇到的困难和问题；在高校各个职能部门的配合与帮助下，图书馆才能够运行与发展，务必要协调好与学校各个职能部门的关系，另外，要加强与各个院系间的沟通，督促图书馆相关部门及时收录与教学及科研有关的信息，保障图书馆对高校进行教学与科研工作的便捷服务；加深与其他高校图书馆的沟通交流，采取邀请其他高校图书馆领导莅临指导或彼此交流学习的方式，加强馆际协作，实现资源共享，促进共同发展。

2.3后勤服务

图书馆的后勤服务大致包括：办公用品的采购与发放工作、办公设备与办公家具的报修、补助及福利的发放等工作，办公室秘书要为图书馆及馆内员工做好后勤保障服务工作，另外，作为一名出色的办公室秘书还要关心馆内员工的生活，想员工之所想、急员工之所急，全心全意为每位员工服务。

3 如何做好高校图书馆办公室秘书工作

3.1务须强化政治

政治决定立场与方向，政治是指引工作开展的风向标与指南针。图书馆办公室秘书要积极学习国家出台的教育政策以及党的会议精神，提升自己的政治觉悟，主动与一切歪风邪气作斗争，以“三个代表”、“科学发展观”、“中国梦”为指导思想，武装自己的头脑，与时俱进，保持较高的政治原则，充分认识高校制定的规章制度，并用规章制度约束自己的行为，提升组织纪律观念与政治觉悟，这对开展与落实具有重大的指导意义，办公室秘书担负着高校图书馆的辅助管理工作，必须本着政治原则来处理馆内业务以及对外的交流合作，一切以集体利益为首，辅佐领导做好图书馆的一切工作。

3.2不断加强学习

伴随信息技术的飞速发展，知识与信息的更新是日新月异的，身为图书馆办公室秘书要加强学习，努力提升自己的业务能力与文化修养，才能处理好图书馆内日渐庞大的各种信息。当前，高校图书馆事业繁荣发展，工作中无疑会面对一些新问题与新情况，我们要正视这些新问题与新情况，结合实际工作，制定切实可行的学习计划，不断的吸纳新知识、掌握现代化办公技能、拓宽知识面、开阔视野，解决工作中遇到的难题，才能提高工作效率，在工作中表现的如鱼得水，取得满意的工作效果。

3.3提升协调与组织能力

办公室工作对高校图书馆发挥着至关重要的作用，办公室发挥着上传下达、左右协调、内外联系的作用，那么说，协调与组织能力便是图书馆对办公室秘书的一项基本要求，需要具备驾驭全局的能力，要识大体、顾大局，总体筹划，全面照顾，还需要掌握处理人际关系的方式，要学会尊重他人、相互理解、团结友爱。在工作中综合各个部门的工作情况进行优势互补，使各个部门协调配合，促进图书馆的整体发展，并且要尽可能的排解工作中的困难，深入到各个部门调查研究，进行具有实质性的协调工作，但是务必要做到参谋不越级，管理不让位，服务不脱节，推动图书馆各项工作的稳定妥当开展。

3.4提升语言文字与沟通能力

作为高等教育院校的图书馆办公室秘书，不仅要具备图书馆专业知识，提升语言表达与文字写作能力对做好秘书工作乃是同样尤为重要的。秘书的职能要执行上传下达，很多汇报要通过文字的形式简明扼要的传递给领导，很多决策要准确无误传达到各个职能部门，如果没有丰富的语言表达能力和文字写作能力，那么将会很难胜任秘书工作。办公室秘书不仅要组织协调本馆内的工作，同时还需要与高校内各个职能部门、各个院系以及其他高校图书馆进行沟通交流，所以做为图书馆办公室秘书必须要有优秀的沟通交流能力，要时刻保持灵活的头脑与谨慎的态度，还要锻炼开朗的性格，面对沟通、交流、接待工作要彬彬有礼、热情满怀，还要不卑不亢、不屈不挠，使馆领导放心，使客人惬心。

3.5树立创新理念，加强创新意识，提升创新能力

图书馆办公室工作例2

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2012）03-0095-03

收稿日期：2011-11-11

作者简介：张扬（1983-），黄冈师范学院图书馆；龙斌（1978-），黄冈师范学院图书馆。 近年来，随着高等教育宏观管理体制改革的不断深入，地方高校在教学、科研及人才培养方面已取得了长足的进步，对图书馆各项工作也提出了更高的要求。而作为图书馆运行的神经中枢的图书馆办公室，如何发挥其职能做好这一工作，使图书馆更好地为高校教学与科研服务，为地方高校持续发展给力，是我们面临的新课题。

1 当前地方高校图书馆办公室工作职能

图书馆办公室承担着文秘、组织、协调、管理等重要工作职能，是承上启下、沟通内外的枢纽，是联系馆领导和馆员之间的桥梁和纽带，其工作大多数都是服务性的、常规性的，工作任务繁重，同时又十分琐碎、细致。具体来讲，有如下工作职能。

1.1 文秘档案工作

一是各类公文、信息的传递及信函、印章的管理与使用。对学校文件及时交与馆领导传阅并做好保密工作，对学校、馆内各类通知及时、准确传达给相关部室或人员，各类信函保管及分发，图书馆印章保管及使用登记工作。二是起草各种文字材料。要及时、准确完成各类请示、报告、总结、计划等文字材料的草拟及上报工作。三是数据统计及报表填写工作。各类业务数据的统计要规范、准确，具有连续性，按有关部门的要求及时报送全馆业务、考勤、财务等统计报表。四是对外宣传工作。及时宣传、报道图书馆各项工作任务完成情况及各类文献资源使用情况。五是各类档案归类存档。做好学校及馆内各类重要文件、报告、报表、合同、协议等材料整理及归档工作。

1.2 财务、资产管理工作

一是负责图书馆日常财务收支。协作日常财务收支管理工作，负责财务报销工作，做到账面清晰、账款相符。二是负责监督图书馆各项服务性收费工作。如丢书赔款、超期罚款、电子阅览室上机费及其他创收款。三是负责馆内各项日常用品购置、保管及分发工作。包括办公用品、劳保用品、低值易耗品、宣传、装订等。四是负责馆内固定资产申报、验收及管理工作。即全馆仪器设备的购置计划、申请报批及资产验收、分配、登记、管理。

1.3 安全、卫生及维修工作

一是督促检查卫生工作。每月定期或不定期检查一次各部室卫生，并对存在的问题及时整改。二是落实安全保卫工作。认真宣传、贯彻、落实上级部门及学校安全保卫工作的各项规定，定期检查防盗措施、消防设备、应急照明、电梯等项目\[1\]，做好安排节假日值班和安全检查工作，发现隐患及时解决。三是馆舍、设备维修工作。及时沟通，联系做好各部室上报的水、电、馆舍、门窗、仪器、设备等问题的实施。

1.4 沟通、协调与组织工作

一是各种沟通、协调工作。包括与高校图工委、兄弟高校图书馆、学校职能部门及馆内各业务部室联系、沟通，协调本馆各项工作。二是对内、对外接待。接待过程做到热情、周到、耐心。三是馆内各项会议、活动组织、筹备工作。

1.5 考勤、人事管理

一是馆员工作纪律监督工作。不定期抽查全馆人员出勤情况，督促他们遵守工作纪律，办理馆内人员请销假手续，每月据实上报考勤到学校。二是临时用工管理工作。负责馆里临时用工和勤工助学学生调整、调拨、管理工作，做到合理用工。三是馆内考核、评比工作。及时汇总并核查各类考核、评比、奖惩等材料，做好评比的组织工作。

2 当前地方高校图书馆办公室工作中存在的问题

2.1 人员编制总体偏少，整体素质不高

当前，地方高校图书馆总体存在人员缺编、学历层次不高、现代化程度不高的现状。由于人员缺编、现代化程度不高，为维持传统借阅服务，图书馆大量的人力都投入在读者服务部从事传统图书借还、上架、整架等工作，造成图书馆办公室人员紧缺；由于学历层次不高，高素质人才相对较少，地方高校图书馆自动化建设、数字资源开发、信息咨询等工作又不得不需要这部分人，造成在实际工作中，既具备图书情报专业基础知识，又接受过办公室工作培训的人员不多。办公室人员力量配备不强，在一定程度上也影响了办公室工作的整体效应。

2.2 工作的重要性没有得到充分重视

在大部分看来，图书馆办公室就是图书馆的“后勤科”，工作就是“通信员”的角色，上传下达、跑跑路，不涉及图书馆业务工作及业务知识，没有技术性、专业性。同时，地方高校图书馆主要馆领导通常身兼数职，他们一般只注重图书馆业务发展工作，认为办公室就是做一些具体的事务性工作，对图书馆管理工作没有给予、也没有精力给予足够的重视。在这种状况下，办公室工作状态懈怠，工作人员也只是做好分配的工作，工作被动。

2.3 管理体制落后、职责划分不清导致工作很难开展

地方高校图书馆没有形成科学的管理制度和有效的管理体制，责权利没有落实到具体的部室和人员，部室间相互协调、配合的意识不强，致使工作中存在相互退诿的现象。一些业务部室只做“份内”之事，涉及“中间地带”的事一律推到办公室，使得原本一些不属于办公室的事也不得不做。此外，涉及需要各业务部门落实或配合解决的问题，各部门也是各自为政，不支持、不配合，致使办公室成了矛盾堆积的地方，工作也很难开展，极大地影响了办公室工作人员的积极性。

3 改进地方高校图书馆办公室工作的对策

3.1 加强办公室“软件”建设

图书馆办公室是一个综合机构，工作的特殊性决定其既要具有较强的文字表达与处理能力、管理协调能力，又要熟悉各部室的主要工作流程，具有扎实的图书情报学专业知识。

3.1.1 加强政治理论、业务学习。结合图书馆工作的实际，多学习了解国家的大政方针及学校的重要文件精神，从思想上武装自己；利用多种方式加强图书情报、计算机等专业业务知识学习，以熟悉了解各部门各个岗位的业务工作；经常性学习公文写作、公共关系、礼仪接待等文秘方面的理论知识，通过实践增强办文、办会、办事的能力；提高自身办公自动化的技能，不断提高办公室的工作效率。

3.1.2 提高服务意识，加强职业道德修养。业务部门工作的开展离不开办公室所提供的服务，因此要加强办公室人员职业道德准则的学习，培养为馆领导、各业务部门、馆员及读者服务的意识和严谨的工作作风。工作中要摆正自己的位置，不能将自己凌驾于业务部室之上，不搬弄是非，对读者反映的资源、服务方面的需求、图书馆管理及馆员工作质量情况等应及时、准备、全面的向馆领导汇报\[2\]。同时，办公室的工作成绩通常无法直接显现出来，可能经常会人忽视，因此要培养办公室人员淡泊名利、任劳任怨、甘为人梯的默默奉献精神，才能开展好办公室的工作。

3.2 实现管理体制科学化

办公室工作繁琐、综合性强，往往无规律可循，大部分工作没有计划性，更多的是突发和临时性的，决定了办公室工作必须进行精细化管理。

3.2.1 完善图书馆层面的各项制度。坚持科学岗位责任制度、服务承诺制度、目标责任制度与责任追究制度、考核奖惩制度相结合，每一项制度要细分目标任务、人员岗位、工作流程、工作责任，明确各部室、各岗位人员的责权利，形成科学完善的图书馆精细化管理长效机制。

3.2.2 规范办公室层面的各项工作。每学期把办公室各项任务落实到具体责任人，采取定量与定性结合的方式实行目标管理。对公文资料撰写整理、信息收发、会议筹备、接待等工作实行量化管理，其他如沟通协调等工作以定性方式来衡量目标的完成情况。要求办公室人员每天做好工作日志，建立办公室日清日毕制、跟踪问效制、重要事件即报制等工作制度，对办公室人员工作态度提出具体要求，如接听电话文明礼貌、言行规范、态度热情、耐心周到等。“没有规矩, 不成方圆。”各项制度规范了，管理精细了，才能有利于办公室工作的顺利展开。

3.3 建立沟通机制

办公室的一个重要的职责是沟通协调，在工作中要起到“沟通上下、协调左右、联结内外”的枢纽作用，这就要求图书馆办公室应建立和谐有效的沟通机制，以利于工作的全面拓展。

3.3.1 发挥承上启下作用，协调馆领导与部室之间关系。承上，办公室要全面、准确地领会馆领导的意图，及时将馆领导的决策传达给各业务部室；启下，办公室要督导、检查业务部室目标任务完成情况，了解工作中的困难，并将情况及时向馆领导反馈。

3.3.2 发挥综合协调作用，协调部门与部门、人与人之间的关系。要想使各部室充分发挥职能，办公室要及时、准确了解馆内各种信息，充分发挥自己作为图书馆“管家”的作用，协调各部门的工作、馆内业务工作任务及馆员之间的关系，统一各部室行动步伐，确保图书馆工作系统运行和谐。

3.3.3 发挥对外沟通作用，协调图书馆与学校职能部门及其他高校图书馆的关系。从学校层面上，图书馆工作顺利开展，离不开学校各职能部门的配合与支持。加强文献资源建设需要密切与学校教学院系的交流与沟通，深入了解教师、学生对文献资源的实际需求情况；馆内人才引进、经费管理、设备购置、馆舍水电维修、读者教育培训、馆员福利落实都需要办公室及时与学校相关职能部门沟通。此外，地方高校图书馆工作需要得到高校图工委、部属、省属重点高校图书馆指导、支援，需要借鉴、学习其他高校图书馆先进的管理理念、服务方法和服务内容，地方高校图书馆办公室应加强与他们的沟通，促进本馆发展。

3.4 发挥团队精神

地方高校图书馆办公室工作要服从于学校及图书馆中心工作，服务于图书馆业务工作开展，很多工作处于从属的被动地位，没有了工作的自和决策的主动权\[3\]。如果办公室人员得过且过，只是被动应付日常工作，将缺乏和丧失了独立思考、解决实际问题的能力和魄力，导致图书馆整体工作难以推进。作为办公室人员，要充分发挥主观能动性，变被动为主动，及时转变观念，更新意识，树立办公室的崭新形象。同时，办公室人员之间要有合作意识，相互沟通、相互支持，形成既有分工又有协作的良好工作团队，即办公室人员在具体工作上虽然各有分工、各司其职，但遇突发、临时性的工作全体人员通力合作，全力以赴完成。此外，办公室工作要取得领导的认可和各部室的支持，也需要办公室人员具有友好协作的团队精神，树立大局观念，只有通过全体人员的扎实肯干和卓有成效的工作，才能实现图书馆办公室服务全局的总体目标，这是做好图书馆办公室工作的根本保证\[4\]。

4 结语

图书馆办公室工作是一项既简单又复杂，既笼统又具体的工作，做好并不容易。它需要办公室人员树立“服务育人”的宗旨，不断提高自身综合素质，充分发挥吃苦耐劳、无私奉献的精神和桥梁纽带作用，认真总结和探索工作中的经验和规律，才能促进图书馆工作开展。

参考文献：

\[1\] 余峰.高校图书馆办公室主任的素质与办公室职能\[J\].图书馆,2009(6):121

图书馆办公室工作例3

在建设“学习型社会”的背景下，图书馆发挥着重要作用，能够为人们学习科学文化知识提供重要指导。办公室是图书馆管理工作中的重要部门，全权负责图书馆系列计划、后勤、政策、公关等方面的工作。要提高图书馆管理效率，对办公室管理人员有着更高的要求。然而，图书馆办公室管理工作中存在诸多问题，降低了图书馆的服务效率。所以，有关人员应针对图书馆办公室管理工作的问题提出合理的建议，以推动图书馆的可持续发展进程。

一、图书馆办公室管理工作中的问题

对于图书馆办公室管理工作而言，在实际开展过程中，存在着诸多方面的不足，直接对图书馆办公室管理工作产生不良影响。首先，相关管理人员的管理意识较为薄弱，未能对图书馆办公室管理工作给予高度重视，阻碍图书馆管理进程。其次，图书馆办公室在开展管理工作中，缺乏完善的管理体制，导致管理工作无据可依，甚至办公室各部门之间处于离散的状态，对管理工作形成阻碍，增加管理难度和降低管理工作效率。再次，图书馆办公室管理人员的整体素质水平较低，不仅管理工作方式较为陈旧，而且敬业意识薄弱。最后，图书馆管理工作开展中，主要依赖管理人员，未能借助社会个人或群体的力量，其管理力量较小，不利于管理工作的深入开展。

二、图书馆办公室管理工作的建议

办公室是图书馆管理工作中的重要部门，对图书馆管理整体水平有着决定性的影响。通过对我国诸多图书馆办公室管理工作的调查分析可知，管理工作存在诸多问题，对图书馆健康可持续发展有不良影响。对此，有关人员应针对图书馆办公室管理工作而提出合理的建议，具体表现在以下方面：

（一）增强人员管理意识。图书馆办公室工作中，增强人员的管理意识尤为重要。首先，图书馆人员应全面提升自身的服务意识，为社会公众提供优质服务，如开放式服务等，以最大限度地满足社会公众的实际需求。其次，在图书馆内部营造良好的管理环境氛围，以充分发挥对人员的潜移默化作用和影响，有利于增强人员的管理意识，能为深入开展管理工作创造有利条件。可见，增强人员的管理意识具有必要性。

（二）构建完善的管理体系。长期以来，图书馆办公室管理工作虽然得以深入开展，但由于缺乏完善的管理体系，导致管理工作水平仍然相对较低，难以满足图书馆发展的需要。首先，根据图书馆管理工作实际而完善相关管理制度，使管理制度内容与图书馆发展实际相适应，为图书馆提供指导。其次，在图书馆办公室内部设立专门的管理部门，并指派专人开展组织管理工作，有助于将图书馆管理工作有效落实。最后，管理人员应加强与各部门人员之间的沟通和联系，为管理工作顺利开展奠定基础。

（三）提高管理人员素质。在图书馆办公室管理工作中，应注重提高管理人员的综合素质。首先，图书馆办公室制定完善的人才培养方案，并针对各部门人员进行分层培养，使培训工作更具指导性。例如，针对管理人员的培训工作，注重向其传授先进的思想理念，确保管理人员能够采取有效的管理方式开展管理工作。其次，对管理工作人员加强考核，确保管理人员能够有效开展各项管理工作。在图书馆办公室管理工作中，只有提高管理人员的综合能力素质，才能促进图书馆办公室管理工作深入开展。

（四）创新管理方式。新时期，图书馆办公室管理工作有必要创新管理方式。要提高图书馆办公室管理工作，仅凭借办公室人员的力量是远远不够的，还应充分调动社会人员或机构的参与热情，提高图书馆管理水平。首先，鼓励社会公众积极参与到办公室管理中，使社会公众成为管理的主体，可强化其管理意识，辅助办公室人员深入开展管理工作。其次，引导社会相关机构积极参与到办公室管理中，将先进的管理理念融入于图书馆管理中，对改变图书馆传统单一管理模式有积极作用。

三、结语

在图书馆发展中，做好图书馆办公室管理工作尤为重要，既能提升图书馆的管理水平，为其持续发展提供充足动力，又能使图书馆更好地为社会公众服务。由于图书馆办公室管理工作中存在的问题，将会降低管理效率。所以，相关人员应对其存在的问题进行深入分析，并提出切实可行的建议，如增强管理人员管理意识、构建完善的管理体系、提高管理人员的综合能力素质等。

【参考文献】

图书馆办公室工作例4

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619229

高校图书馆办公室是图书馆联系学校、社会的窗口，同时担负全馆工作的组织、协调、管理等职能，是馆长的参谋和助手。办公室的工作成效，直接反映了图书馆管理水平的高低。在此环境下，要做好高校图书馆办公室的工作，需要不断增强协调沟通能力，端正工作态度，增强服务意识，创新工作方式。

1顾全大局，全面发展

高校图书馆办公室工作人员日常工作中事无巨细都要有全局意识，将图书馆的各项工作融入到学校发展战略之中，纳入图书馆发展的整体战略之中。图书馆办公室的工作虽然有一定的流程和规律，但是实施起来非常烦琐，很容易使工作人员陷于事务性的工作而忽略全局性的工作。所以，办公室的工作人员应当及时了解学校和图书馆的发展方向、发展目标，树立全局观念，根据学校的发展规划，紧紧围绕本部门的中心工作和计划，协助馆领导抓好落实。增强工作人员的全局意识，使之站在总揽全局的高度而不是从局部利益出发考虑问题，保证办公室工作的重心始终与图书馆整体工作及学校中心工作保持一致，避免舍本逐末，一叶障目。

2增强服务意识，更新服务观念

高校图书馆办公室是行政职能部门，是馆长领导下的综合管理部门，其工作的特征就是服务，主要工作职能是基于服务而相应展开的。因此，办公室在其工作中必须强化服务意识，明确服务范围、服务内容、服务对象，而且在服务的方式、方法上要有不断的改进，使服务工作上水平、上层次。

不断创新服务意识，提高服务水平是搞好办公室工作的切入点。办公室要紧紧围绕学校的发展规划，建设图书馆办公室工作的现代化，建设一个与高校图书馆相适应的、特色突出、设施先进、功能齐全、开放文明的办公室，这是高校图书馆办公室工作的定位目标。而服务意识的创新就是基于办公室工作的定位目标，不断解放思想，实事求是，开拓思路，变被动服务为主动服务，探索新形势下做好办公室工作的新思路，寻求解决问题的新途径、新方法。先进的服务方式必须建立在规范服务行为、深化服务内容、提高服务质量、拓宽服务项目的基础上。只有在以上几个方面有所突破并扎实地开展工作，才能不断探求服务方式的更新与创新，才能凸显办公室工作的职能，为打造图书馆的核心竞争力做出自己的贡献。

图书馆办公室的每个工作人员都要各司其职，增强自身的高效服务、主动服务的意识，切忌推诿扯皮、拖拖拉拉，实现服务效果最佳化。

3更新管理理念，实现科学化管理

图书馆办公室作为馆长实施行政的职能部门、业务工作的后勤补给与辅助部门，其工作也应加强科学的管理意识。图书馆办公室在日常工作中面临头绪多而且琐碎、纷杂的文字处理工作、数据的处理工作、通信工作、安全保卫工作、设备管理工作、后勤及生活补给等工作，各项工作处理的好坏及效率直接影响图书馆整体工作的开展，因此图书馆办公室的工作需要强化管理，以提高办公室工作的有序性和高效性。科学的管理意识应当将“以人为本”作为基本的价值内涵，要通过相应的管理方式，激发每个工作人员强烈的事业心，使其工作勤奋、作风严谨、诚挚待人，从而把办公室工作目标变为群体的共同追求，在工作上形成合力，并以其过硬的工作能力得到全馆上下的广泛认同。同时，计算机等办公自动化设备为提高管理效率创造了条件，充分利用各办公自动化设备不仅可以改善办公环境，还可以减少和消灭工作人员的重复性日常事务，提高管理质量和工作效率，使工作人员能有更多的时间从事创造性工作。办公室运用计算机对各种文件、信息、数据、图表等进行高效、快速、准确的处理，及时向学校相关部门、馆领导及馆内各部门反馈信息，为领导提供决策依据，为各部门开展工作提供信息依据。所以，图书馆办公室管理理念的更新，工作的科学化，不但提高了办公室的办事效率和质量，而且也提高了图书馆整体的工作效率，推动图书馆的发展进程。

4做好沟通，处理好公共关系

图书馆办公室是校内外联系、宣传的职能部门，因此在工作中与各相关单位要做好沟通，灵活运用公关手段，处理好每一件事务，为图书馆的发展奠定基础。在瞬息万变的社会中，图书馆要不断塑造良好的自身形象、树立品牌意识。因此图书馆办公室要定期在图书馆举办多种形式的展览、辅导讲座、召开读者见面会等方式对校内全体师生做好宣传工作；密切联系校内专家、学者和历届校友，为图书馆的未来建设与发展献计献策；还要不断面向社会进行宣传，积极举行发动社会赠书、捐书活动，以此提高图书馆的知名度，促进图书馆事业的不断发展。另外，办公室人员还要在巩固原有校内外关系的基础上有所突破，要更加主动地沟通与外界的各种关系，以优质的服务、严密的组织和综合协调能力，做好各项对外工作。办公室应有意识地与同行互通经验，取长补短，互相学习，通力合作，尽可能地在对外公共关系中创造良好形象和舆论环境。

5提高专业水平，适应高校图书馆办公室工作发展的需要图书馆的专业知识是高校图书馆办公室的工作人员实现服务工作的基础，而办公室的工作的专业知识是实现服务工作的法宝。

办公室工作人员的业务知识一般涉及两大方面：一是图书馆各部门的业务知识，即文献的采集、加工、管理、传递，以至于高层次的情报服务等有关的知识。二是办公室本身的业务知识，主要是行政管理和文秘工作有关的知识。图书馆是一个学术性的服务机构，不等同于行政机关办公室的职能。而且图书馆办公室起着承上启下的作用，应当在保证原则的前提下有权作出具体的安排和某些决定。这就要求图书馆办公室人员特别是办公室主任要有一定的专业知识基础，并且对全馆的工作情况有比较全面深入的了解。在知识不断更新的今天，传统意义上的图书馆的内涵不断丰富，外延不断扩大，只有加强对新知识的学习，才能适应新的工作标准和要求，提高办事的效率，把图书馆办公室的工作做得更切实际和深入。

6协调好馆内各部门的关系，促进图书馆整体的发展对图书馆办公室来说，协调好馆内各部门的关系是图书馆办公室主要的日常工作，也是馆领导开展工作的基础。图书馆办公室的协调工作主要包括五个方面：一是要协调好馆领导之间的关系。由于馆领导在认识、个性、经历和年龄等方面的差异，特别是他们的分工及在管理活动中所处的地位不同，了解情况、看问题的角度及对工作要求不同，这就难免造成不同程度的差异性。因此，办公室工作人员应统筹平衡，及时沟通，以避免馆领导在部署、开展工作时相互撞车的现象发生，以便统一认识，共同促进工作；二是要协调好业务部门之间的关系。在平时的工作中，办公室人员要为业务部门提供工作方便，并且在自己职责范围内为他们排除工作上的困难。同时协调过程中难免发生一些事先预料不到的情况，办公室人员在不违背原则的前提下，把握尺度，做到灵活机动，同时必须实事求是，认真调查研究，耐心听取不同意见，创造性地做好部门协调工作；三是要处理好办公室内部的关系。处理各类工作和问题时，一定要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则的问题上较真，不在细微末节上纠缠；四是要处理好与学校各职能部门的关系。如人才的调出、调入要得到人事部门的同意，经费问题要靠财务部门，馆舍维护要靠后勤部门等。办公室有责任处理好与这些部门的关系，只有这样才能为图书馆创造一个良好的外部环境；五是要协调好与兄弟馆之间的关系。办公室要配合业务部门通过开展馆际间的经验交流，参观学习，加强合作，实现资源共享。

参考文献：

图书馆办公室工作例5

一、图书馆办公室工作的特点军事院校图书馆办公室工作，作为军事工作的一个重要组成部分，它的工作对象主要包括军事机关人员、教员、学员和其他非现役人员；它的工作内容主要包括会议组织服务工作、文书档案工作、人事管理工作、数据统计工作、物资管理工作、安全保卫工作、环境卫生、内外部联系、接待工作等等，这些工作可以概括为“细、杂、繁、忙”四个字。军事院校图书馆办公室工作虽然千头万绪、忙乱纷杂，但也有其自身的特点规律。主要有以下几个特点：一是辅。可以说办公室是领导的“参谋部”，对于图书馆业务工作、管理工作提出可行性、合理性的意见建议或者方案措施供领导选择，并协助领导适时催办、督办检查，对领导的工作起辅助作用。同时，为领导做出决策前，最大可能收集相关材料，提供可靠的数据信息，供领导参考。二是综合性。图书馆办公室工作涉及司、政、后、装等各个部门，服务于干部、教员、学员、工勤人员等各类人员。办公室工作必须综合考虑，整体计划，在工作末端上，要具体到每个环节、各个方向。因此，充分发挥好图书馆办公室对外沟通、内部协调、上传下达、服务推送、事务处理等方面的作用，是图书馆办公室综合管理水平的体现。这要求工作人员要有高度负责的工作态度、无私奉献的工作精神以及出色的协调综合能力，来胜任图书馆办公室工作。三是服务性。图书馆是一个服务性部门。办公室工作主要以本馆文献信息资源建设、读者服务、信息数据维护为出发点，服务读者、服务领导、服务图书馆各业务部门，做好全馆后勤保障工作，做好协调工作人员与读者之间的矛盾、读者咨询、读者投诉、协调馆际互借等方面的工作，从而促进图书馆为军事院校教学科研服务这一最终目标。四是创新性。军事图书馆办公室工作重点是协调来自各方面的综合因素，在工作中要注重情感的管理，以人为本，要在尊重、理解、关心的基础上按原则办事。工作上围绕原则讲灵活，因势而变，不墨守成规。积极地处理各种矛盾的交点，做好化解和沟通工作。

二、图书馆办公室工作的作用随着现代信息化技术在军事领域的发展和运用，战争的形态和作战理念都发生了极大的变化。作为培养军事指挥人才的“摇篮”，军事院校图书馆在办馆理念、服务内容、服务方式等方面呈现出现代化、网络化、规范化等特点，工作性质也发生了相应的变化。因此，军事院校图书馆必须适应现代战争的要求和需要，发挥好“四员”作用，更好的服务保障“打胜仗”。一是“参谋员”。辅助领导对开展业务工作、行政管理工作、财务工作、对外工作等提供文件、资料。同时，通过调查、研究、论证并广泛收集各方面的意见和建议，提出解决问题的有效建议、措施、方案供领导参考。而这些建议、措施、方案的可行性、科学性直接影响图书馆的发展。所以，发挥好“参谋员”的作用，做好领导的“谋士”，须具有敏锐的洞察能力、准确的判断能力、独立的思考能力、和勇于创新的魄力。二是“协调员”。图书馆各业务部门工作交叉，各服务窗口业务关联。因此，办公室工作对辅助领导协调全馆各业务部门之间、行政与党务之间、工作人员之间的关系起着承上启下的作用。办公室在全面协调、解决各种矛盾的过程中充分发挥桥梁纽带作用，使图书馆各部门之间和谐共存。所以，发挥好“协调员”的作用，须具有良好的人际关系和灵活的协调处理事务的能力。三是“保障员”。办公室综合性、服务性的特点决定了从事办公室工作的人员充当“保障员”这一角色，小到卫生清洁，环境绿化，消防安全，水电暖设备、电话及馆舍维修等，大到财务票据、本馆印章、档案等的管理。图书馆办公室人员要做好全馆的后勤保障，解决领导和其他工作人员的后顾之忧，就要有“全心全意为人民服务”的思想，它要求工作人员必须具有高度的责任心，端正的工作态度以及缜密细致的工作养成。四是“服务员”。办公室工作就是为全体馆员创造更好的工作条件及服务环境，有效保障图书馆服务职能的发挥，为营造良好、健康的阅读学习环境做好基础工作。对馆内各类编制人员一视同仁，为创造和谐、互助、融洽的内部环境服务。所以，做好“服务员”，须具有“三心”，互帮互助的热心、持之以恒的恒心以及关爱他人的爱心。

三、做好办公室工作应该具有的能力素质现代的军队院校图书馆办公室要求现代化的馆员与之相匹配，传统的收发文件、口头传达通知要求已经远远不能适应现在的办公室要求了。由于图书馆工作的特殊性，决定了图书馆办公室工作既要有一般办公室工作的性质和特点，又与图书馆专业有着密不可分的联系。因此，图书馆办公室工作人员应不断改进和完善自身的能力素质，积极主动发挥作用。一是较强的组织协调能力。这是对办公室工作人员最基本的能力素质要求。办公室工作人员协调沟通能力的高低，直接决定了图书馆办公室的工作效率和对外形象。要做好组织协调工作，必须掌握协调人际关系的技能，包括处理与同事之间的关系、上下级间关系、对外各单位之间关系等，要大事讲原则，小事讲风格；要有大局意识，处理问题从集体利益出发；在管理工作中懂得理解他人、尊重他人、团结他人，努力营造和谐的工作环境。而组织协调能力不是一朝一夕学习所能具备的，要求办公室工作人员必须具有相关的理论基础，同时在日常工作中注意积累人际关系、积累工作方法及经验，并逐步运用到以后的具体工作中，从而达到理论付诸实践，实践指导理论的目的，做到工作“双赢”。二是较强的业务素质。办公室工作人员应具备全面的专业知识，过硬的业务技能，是现代化图书馆工作对办公室工作提出的新要求。这不仅是对提高工作效率，改善工作质量的要求，而且还是对办公室的管理与服务进一步有序、系统、科学的要求。因此，了解和掌握采访、流通、技术甚至更高层次的情报信息服务方面的知识，是办公室工作人员必备的业务素质；熟练计算机日常操作，熟悉图书馆系统管理软件的使用及计算机和网络进行信息的获取和则是办公室人员必要的业务能力。这些方面的能力素质较之比较容易掌握，办公室工作人员可通过本单位集中的学习、参加培训以及自学实践加以熟练运用。三是强烈的服务意识。图书馆办公室工作职能是服务，它是图书馆勇往直前的保证，是图书馆生机活力的所在，是图书馆永恒的主题。这就要求办公室工作人员在平时的工作中积累经验，增强服务意识，确保把工作落实到实处，把成效做到最大。只有具有强烈的服务意识，才能确保办公室工作有序开展，图书馆工作永葆青春。图书馆通过传、帮、带，通过优秀的老同志言传身教，通过各种学习讲座，切实让办公室工作人员从思想上充分地、清楚地认识到服务的本质，只有思想上有了坚定地认识，才能确保行动上的一致性、统一性。四是强烈的职业道德。图书馆办公室工作的特点及作用要求办公室工作人员要具有奉献精神、文明意识及高效、务实、严谨的职业风格，这体现了图书馆工作的风貌，是做好图书馆办公室工作的必备条件。同时要注重政治素质的提高，通过自学阅读和体会有关的政策和文件精神，树立崇高的职业道德；通过收听收看爱岗敬业、履职尽责先进事迹报告会、英模劳模巡回报告会进一步提升职业道德的基准点、落脚点，并把这种高度的职业道德感毫不保留的投入到自己的工作中去。图书馆办公室是院校的窗口、桥梁和枢纽，它的工作是艰巨而复杂的，是一项服务性、专业性很强的工作，需要办公室工作人员具有良好的专业知识、无私的奉献精神、灵活的处事方法、开阔的视野思路，紧紧追随现代化图书馆的发展趋势，与时俱进、求真务实、踏实肯干，使军队院校图书馆办公室工作向更高的层次和水平迈进。

参考文献：

[1]马晓军.关于做好高校图书馆办公室工作的思考

[J].科技情报开发与经济，2011，（12）：57-59.

[2]郑丽.浅谈高校图书馆办公室工作人员的岗位职能和职业素养要求

图书馆办公室工作例6

中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）09-0010-02

随着信息技术的发展，图书馆已逐步从传统型向自动化图书馆或数字图书馆进行过渡和发展，高校图书馆办公室的特殊地位更加显现出来。图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，作为图书馆的职能部门承担着全馆的组织、管理、协调等工作，不仅是图书馆党政工作的得力助手，更是承上启下、联络内外、协调左右的立体联络中心，其工作内容和管理模式也随着时代的发展而变化。

一、高校图书馆办公室的性质与基本任务

高校图书馆办公室（以下简称馆办），与其他企事业单位、部门的办公室一样，是一个综合的办事机构。在图书馆党政的统一指挥领导下，在协调和促进各业务职能部门积极开展好本职工作的同时，肩负着图书馆领导的对外工作联系、对内任务布置和下达等方方面面的工作，起着上下、内外等各环节的纽带和桥梁作用。办公室的管理水平、工作效率和服务质量对图书馆各项工作的开展及其所取得的成效尤为重要。馆办的基本任务是进行馆办日常的事务工作，主要为三大块：一是数据统计工作。负责收集全馆的各类教学、科研、业务等数据信息并进行统计汇总；二是文件档案管理工作。负责全馆的来文和发文等文件档案、人事信息档案、科研信息档案、综合业务档案等信息的收集、分类、整理工作，做好保密文件的保管工作；三是提供日常服务工作。馆办既要做好对内的服务，如会议的组织安排、来人的接待工作等，还要做好对外的服务工作，如与外界的沟通联系、活动的开展等。“读者第一，服务至上”是图书馆的服务宗旨，一切以学生的成长为主，一切服务于教师的教学与科研。图书馆工作必须围绕服务于教学、服务于科研的工作重心，进行深入的调查研究，为馆领导提供各方面的信息参考，对收集的材料进行整理汇总上报馆领导，并提出初步的建议、拟出初步的方案；协助馆领导出主意、想办法；协调馆内各业务职能部门活动工作的开展；在馆领导的统一计划部署下，安排组织馆内的各类会议和公共活动，协助馆领导和各部门制定计划外用工计划及勤工俭学学生的管理，做好省内通用图书证的管理工作，积极做好对外沟通、接待工作，做好后勤服务保障工作等。

二、高校图书馆办公室承担的角色类型

高校图书馆办公室的角色按工作性质分为四种类型：

一是内务管理角色。负责图书馆馆长室及馆办的内务事务的处理，履行文件、信息的上传下达，工作事务的外联内通的职责，在图书馆党政的领导下组织安排各种会议活动。

二是咨询参谋角色。馆办的重要职责是为馆领导当好参谋助手，负责协助馆领导做好工作计划安排。在馆领导决策前，深入进行调查、研究和论证，广泛收集、系统分析、综合论证各方面的意见、问题和建议，进行分类、汇总和整理，探询问题解决的正确方法、途径和措施。通过提供真实的材料、科学的数据、准确的事实、可靠的方案，以便馆领导决策参考，对重要活动和事项草拟参考建议方案和计划。

三是协调辅助角色。负责协调和协助图书馆与学校各管理职能部门以及馆内各业务部门工作的开展。馆办工作人员应主动深入工作，细致深入地对图书馆的整体状况、服务细节、馆员和读者的需求进行了解，成为馆领导、各部室、馆员之间的桥梁和纽带。

四是服务工作角色。办公室有职责为全体馆员特别是一线馆员创造更好的工作条件及服务环境，对非事业编制的工作人员和勤工助学的学生给予更多的关心，使他（她）们能更好地服务于图书馆工作，有效保障图书馆服务职能的发挥。

三、高校图书馆办公室的工作注意事项

一要培养一支精干的管办工作人员队伍。管办人员的政治觉悟、思想修养、精神状态、待人接物方式、处理问题态度、工作作风及办事效率等，直接影响着本部门的形象。办公室工作人员首先要慎于做人，谨于行事，有一定的文化修养，熟悉图书馆业务，诚信可靠，办事细致，服务周到，敢于开拓，与时俱进。在职责分工明确的前提下，善于与人沟通合作，能将现代信息技术手段和方法应用于工作实际中。

二要善于处理行政与业务功能之间的关系。办公室工作可以概括为行政与业务两个方面。总体上办公室以业务工作为主，行政工作为业务活动的开展提供支撑和服务。业务管理工作的开展和落实，必须以行政工作做好为前提和基础。而业务工作开展所需的人、财、物的管理内容，又是行政工作所必须包含的重要内容。

三要强化信息沟通和合作交流。信息沟通是办公室协调上下、联系内外的重要工作方式和手段。（1）处理好办公室与其他业务部门的关系。办公室集行政、后勤、人事、信息等工作于一体，要特别注重处理好与业务职能部门之间的关系。要本着以指导为主、督促为辅的原则。（2）保持管办与校内相关各职能部门信息上传下达的渠道。采取多种方式使相关部门清楚地了解图书馆的作用及发展中面临的困难，以取得校内相关各职能部门的理解、支持、帮助和信任。积极配合图书馆内部各业务职能部门开展宣传、咨询、服务等活动，组织开展图书展、读书节、文献检索论坛、科技信息前沿论坛等特色校园文化活动，使读者更多地融入图书馆，了解图书馆。（3）加强与其它院校图书馆和社会化图书馆机构的交流、沟通和互访。通过“走出去，请进来”积极开展馆际之间的合作与交流，互相取长补短，共同提高，共享资源，充分发挥现代信息社会网络功能，实现馆际之间文献、信息、图书等资源的共享。另外应积极保持与各图书馆学会间的联系，以经常与他们进行沟通和交流，获得他们的政策指导与业务帮助和支持。

科技的进步来源于创新，创新是发展的源泉、灵魂和动力，图书馆办公室的工作同样如此。要正确面对和处理图书馆在发展过程中出现的新情况、新问题、新困难，需要大胆探索，勇于创新，要敢于突破传统思想观念的束缚，开拓新思路、树立新风尚、创新新方法，创造性地开展工作。突出服务意识观念，变被动工作为主动工作，变被动服务为主动服务，构建管领导、室领导、工作人员、读者四维一体的和谐环境，将图书馆的各项工作质量和服务水平再上一个新的台阶。

参考文献：

[1]温国强.图书馆办公室在基础管理中的作用[J].图书馆论坛，1995，（4）：24-25.

[2]徐炎.高校图书馆办公室工作浅议[J].高校图书馆工作，1998，（4）：57-58.

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[4]柯劲松，杜晓雄.构建和谐社会，做好协调工作，浅谈高校图书馆办公室协调工作[J].高等工程教育研究，2006（增刊）：3-4.

[5]曾井红.网络环境下高校图书馆办公室管理工作的变革[J].江西图书馆学刊，2008，（4）：44-45.

图书馆办公室工作例7

（1）被动工作，员工的责任意识不强。很多高校图书馆目前的办公室工作往往是比较混乱的，往往会出现一些因为无序导致的突发事件。办公室内的工作人员普遍责任感不强，遇事想到的总是推卸责任，只管自己的“一亩三分地”，一些不在其管辖范围内的哪怕是举手之劳的事都不愿参与，分内之事也往往敷衍了事，办事只会墨守成规，毫无创新意识可言。

（2）服务意识跟不上时代。很多员工的概念里对对内工作仅仅是简单的文件处理，发送和接收货物，对固定资产进行管理，面向读者的服务就是人工服务，这样的工作往往缺乏工作效率，服务也是被动的。

（3）缺乏研究意识。整天在图书馆办公室忙于日常事务的工作人员很少有机会学习和研究，办公室之间缺少交流，相互之间的管理经验无法得到推广。客观地讲，现状就是办公室人员的培训滞后，基本停留在只使用不培训，导致无法充分发挥办公室的职能。在知识总量不断扩大的信息化社会，越来越多的信息需要办公室接收和处理，作为办公室工作人员应该对此有所作为，主动进行学习，持续提高自身素质和科学技术能力，强化自己的语言技能，熟悉和掌握现代办公系统的各种技术手段。

（4）创新意识薄弱。很多员工不知道办公室工作如何创新，认为办公室工作的内容就是上传下达。这种观念已经不适用于现在这个社会，办公室在协调，运营，服务的过程中，容易出现忙乱现象，对于简单的问题无法做到及时的处理。缺乏独立思考，无法单独解决问题，无法充分发挥出主观能动性，员工的工作效率过于低下，不具备超前的服务意识。

2.树立创新服务意识

高校图书馆办公室的工作需要进行创新，第一点需要进行转变的就是员工对于办公室工作的认识。要不断进行创新，拥有创新意识，首先就应该对工作有一个清晰的认识，找到创新点，将服务创新由点到面，逐渐培养起来创新意识。传统的图书馆办公室认知应该被摒弃，用活跃的思维代替被动思维，树立起创新服务意识。所谓的创新意识，指的就是遵循社会和个体发展的原则引发创作意图，落实到行动上，实现体制或者手段的创新。这种工作方式是积极正面的，能够充分挖掘人的创造性，可以以活动为出发点带动内在动力，是实现创造性思维和创造力的前提。对高校图书馆办公室的工作模式进行创新，需要转变传统观念，鼓励进行独立思考，真正从解决问题出发，培养独立思考的能力，继而提高办公室人员办事能力；其次，要发挥工作人员的主观能动性，重新认识图书馆工作，懂得在日常工作中不断创新；最后，要懂得发掘业务中的创新点，将服务从点推广到面，真正提高创新意识。

3.图书馆办公室工作创新对策

（1）培养学习意识。如今这个信息飞速更新的年代，知识更迭非常迅速，作为高校办公室工作人员需要学习更多的知识，以供日常工作中所需，所以，办公室工作人员应当树立起危机意识，意识到终身学习的必要性，按照自己所处的位置有针对性地学习新的知识，努力提高自身的专业素质。此外，办公室内部也要定期组织全体馆员参与各种学习和培训，保证图书馆内部人员能够不断更新自己的知识量，更高效地完成工作。以笔者所在的图书馆为例，培训人员出去参加学习回来后应向办公室汇报学习成果，分享所学的知识和技能，能够构建起一个良好的学习氛围，从而有利于改变传统意识，办公室自己也可以组织一些基本的培训，制定简单的学习计划和学习内容，逐渐形成学习系统，建设起学习型图书馆，以提高面向教师和学生的服务质量。

（2）剔除被动观念，发挥主观能动性。办公室工作要想实现创新，首先应学会主动思考，如何提高办公室工作效率，进一步提升完成度。对办公室工作进行重新的认识和重新定位，找出内在激励因素并加以合理利用，面对复杂的工作时学会自我调整，最大限度地提高工作效率。若没有主动性，和超前的意识，纯粹靠着被动意愿去工作和服务，可想而知服务的质量和效果都不会出色。优秀的管理需要结合维护和管理层面的创新，对所有涉及管理的活动进行创新，拓展工作思路，进行组织创新，技术创新，实现有序地组织工作，系统地归纳方法，具备更加有效的信息处理能力和应变能力。

图书馆办公室工作例8

中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）12-0007-01

一、正确认识图书馆办公室的角色内涵

（一）图书馆办公室的角色类型

图书馆办公室的角色分为4种：一是学习角色。办公室人员必须对全馆各部门及其业务全面了解，因而需要具备系统的图书馆学专业知识；而办公室的行政职能又要求其必须具备一定的综合素养并保持知识结构的动态性，这样才能做到处理问题积极主动得心应手。二是服务角色。办公室有义务为全体馆员尤其是一线馆员创造良好的工作及服务环境，使之身心无虞地投入工作，有效保障图书馆服务职能的发挥。三是参谋角色。办公室人员应更好地履行上传下达、外联内通的职责，做好领导的参谋助手。四是协调角色。办公室人员须主动深入一线，深入细致地了解图书馆的整体状况服务细节、馆员和读者的需求，在馆领导、各部室、馆员之间架设一道桥梁。这是提高团队凝聚力保证图书馆服务质量的重要基础。

（二）图书馆办公室角色认知的内涵

目前，人们对图书馆办公室作用已达成共识，认为它是馆领导的参谋助手，是业务工作及行政事务兼容的综合部门，是领导借以指挥全馆运作、推动各部门搞好工作的重要渠道，是领导联系方方面面的纽带。因此，馆办人员在图书馆工作中发挥着举足轻重的作用。

图书馆办公室的角色评价则是指其所扮角色产生了积极或消极的效果，从而引发馆员及读者肯定或否定的评价。影响角色效果的所有因素都可成为被评价的对象。

（三）图书馆办公室角色认知的实际意义

研究图书馆办公室人员的角色认知，有助于正确认识办公室与图书馆的关系，以及合理分析馆办人员在本馆中的地位，从而协调好办公室与各业务部门之间的关系角色认知能帮助馆办人员对照图书馆对自己的期望值，重新认识自身价值，增强其自信心与责任感，使其正确总结自己在图书馆活动中的规律，并用角色规范指导自身行为，从而彰显图书馆办公室工作的社会意义与价值。

二、高职院校图书馆办公室的职能

（一）对外职能。1、是图书馆与校方领导沟通的渠道虽然图书馆在高校里与教学、实验室被誉为高校教育的三大支柱之一，但其真实地位与教学、实验室并不相同，这是众所周知的情况。要想让校方领导加强对图书馆的重视，就需要图书馆办公室加强与校方领导的联系，把图书馆的发展情况及时与上级沟通；2、是图书馆与其它部门沟通的桥梁图书馆在高校中的地位一直处于其它部门之下，其它部门对图书馆的工作一直不理解和误解。这就要求图书馆办公室作为图书馆对外部门，加强与其它部门的沟通，让其它部门更多的了解图书馆的工作，扭转这种错误的观点；3、是图书馆与其它兄弟院校图书馆联络与宣传的枢纽随着图书馆的发展，图书馆服务范围的扩大，对外联系也越来越广泛，对此办公室要担负与社会其它实体的联络工作。

（二）对内职能。1、做好馆长助手。同时要把基层部门的工作情况，存在的问题及时反馈给领导，供领导决策时参考；2、协调馆内各部门之间的关系。图书馆内经常会遇到由于职责分工不明确，造成处理问题的角度不同而引起矛盾，还有人员的暂时调配等，在这种情况下往往需要办公室通过人事调整进行调节；3、做好为其它部门正常开展工作的后勤服务工作。

三、加强高职院图书馆办公室建设的几点措施

（一）领导的重视与关心。院校领导要认识到图书馆办公室建设的重要性，看到图书馆办公室在图书馆中的作用，而且这是贯彻国家教委的《普通高等学校图书馆规程》的需要。重视图书馆办公室的机构设置及其人员编制工作，建设好的服务和谐的办公室。这要求院领导要在财政、人才引进方面给予重视。1、院领导要在思想上对其建设给予重视，本身不能把它的作用小看了，要看到办公室在图书馆发展中的决策作用。要在图书馆办公人才引进上给予重视，在办公室工作不是随便一个人都能做的，要有高度的信息敏感度，擅长交际、有高度的工作责任心等，只有这样才能真正做好办公室的工作，把办公室这样一个对外对内协调、沟通的作用发展出来，才能使图书馆协调发展；2、馆领导对办公室工作的重视与关心馆领导要主动向院领导提交办公室建设方案，包括办公室人员规划、职责分配、办公室的职能等详细情况，从而引起院领导对图书馆办公室建设重视。

（二）合理配置人力资源，规范办公室制度，加强办公室管理是高职图书馆发展的需要。高职图书馆办公室建设才刚刚起步，在建设过程中要注意统一规划，制度完善，人力资源的合理配置等几方面的问题。1、要制定办公室制度，对办公室的职能、责任、工作范围等各方面进行明确的规定，特别是对工作进行分类，如财务、后勤、对外联系等，针对办公室工作人员的能力进行分配，做到岗位明确，职责分明；2、制定办公室工作人员的行为规则，规范办公室工作人员行为，使办公室工作人员行为真正体现图书馆的服务精神，为图书馆的发展发挥其作用；3、合理安排工作人员的工作，对人力资源进行合理配置。图书馆办公室工作十分繁多，不可能做到一人一岗，所以有时一个人要同时负责几项事务，为了避免一事多人，一人多事，而其它人却无事可做的情况出现。

图书馆办公室工作例9

中图分类号：G46 文献标识码：A

1 高校图书馆日常管理工作的内容

（1）建立完善的图书馆管理制度。即在图书馆的日常管理过程当中建立并完善各种规章制度、业务流程和行为规范等管理制度。只有在规范化的制度管理下才能保证图书馆日常管理工作的正常运转。有了明确的制度和详细的流程，有关管理人员才能根据相关制度进行事物处理，从而有效的划定了事情处理的范围。这样使图书馆很多的专业管理工作变得容易操作，让更多的人能够处理图书馆日常管理事物。

（2）保证信息的畅通。在图书馆的日常沟通中建立快速、有效的信息反映流程。在有效掌握图书馆日常工作流程的基础上，确保管理者依据可靠的信息做出正确的决策。图书馆在保证信息的畅通方面的工作主要包括建立各类数据统计制度、档案管理等制度。

（3）保证物质供应。在图书馆日常的物质管理工作中建立完善的物资管理体系。在了解图书馆各个部门工作流程的前提上，对各部门所需要的物质进行采购和配置。图书馆在保证物质供应方面的工作主要包括图书馆运行经费管理、机器设备保养与维护、馆舍使用管理等。

2 图书馆日常管理工作的特点

图书馆日常管理工作主要有基础性强、范围广、可执行性三个特点。基础性强就是指图书馆日常管理工作是图书馆正规化、科学化管理进程中最基本的工作。只有在图书馆的管理工作中打好基础，才能进行更深入的管理。范围广指的是图书馆的日常管理工作是一个涉及面很广的工作，它贯穿图书馆日常管理工作的全过程，无论是技术服务还是读者管理都是日常管理工作的组成部分。可执行性指的是图书馆日常管理工作都是一些很细致、操作性强的工作，只有具备强烈的执行力才能把工作做好。图书馆基础管理是图书馆管理中最具体、操作性强的工作，实用性较高，如果在日常管理工作中每一件事情都是书面和口头上的汇报，没有将相关事情落实，那么图书馆的管理工作将不会得到提高。

3 图书馆办公室在日常管理中发挥重要作用的原因分析

（1）从图书馆办公室的管理职能来分析。在一般人的眼中，图书馆办公室只是单纯的收发文件的办事机构，办公室日常工作就是日常文件的收发和管理。但是，随着高校改革的发展，教学质量的提高，相关部门对图书馆管理工作愈加重视。使图书馆日常管理工作日趋专业化和复杂化。办公室的管理职能已发生了较大的转变，作为日常办公事物管理的落实机构，办公室的部门职能已经得到了较大的完善和提高。在图书馆办公室的部门职能规定中，办公室日常事物的管理职能已经提升到重要的地位。

（2）从图书馆办公室在图书馆内其他部门所处的位置来分析。在图书馆管理的部门组织结构中，最高决策者是馆长。而办公室的位置是处于馆长和其他部门之间的过渡地带，是馆长与其他部门的连接点。图书馆办公室一方面是馆长的工作信息的提供者，另一方面又是馆长思想的传达者，它是连接馆长和其他部门的枢纽。一般来说，办公室并没有对其它部门管理的权力，但是如果是在馆长的特殊授权下，办公室具有行政管理监督的权力。

（3）从图书馆办公室的日常工作性质来分析。在大多数高校的图书馆办公室职责中，除了本身应有的职能以外还兼有文秘工作、接待公关工作、人事管理工作、卫生和物资管理工作等内容，这充分的说明办公室是一个高度综合性的职能部门。图书馆办公室工作的综合职能，决定了它在图书馆日常管理工作中的重要作用。

4 办公室在日常管理中重要作用的体现（下转第229页）（上接第184页）

4.1 规章制度的建设

在图书馆的日常管理当中，规章制度是图书馆有效管理的依据。因此，办公室首先要建立并不断完善馆内管理制度。在制定有关规章制度之前，应从多个方面搜集本图书馆和其它图书馆制度管理的经验，召开专门会议征求其他人员的意见，并根据当前主要问题和以后管理需要拟定制度框架。待规章制度初步建立后，相关负责人要根据形势的发展需要对规章制度的运行情况进行检查，发现不符合实际的及时改进和完善，保证制度的先进性。否则规章制度就脱离现实工作，实用性不大。有了完善的规章制度后，就要彻底的将相关制度落实到日常管理工作当中，因此，办公室要经常深入其它工作部门检查规章制度的落实情况，保证制度的可执行性。

4.2 信息收集与交流

图书馆办公室在图书馆的组织结构中处于重要位置，它向下能有效的传达馆长思想、向上能反映各部门意见和建议，是信息反馈的核心部位。办公室在日常工作中接收到的信息很多，所以，信息的有效管理是图书馆日常工作的重要组成部分。如，收集和整理馆内的文件和资料，形成完整的文档管理体系，方便以后资料的查询。

4.3 当好馆长的参谋和助手

图书馆办公室工作例10

中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2017.05.087

美国著名学者贝克在《资源共享的未来》中写到：“今天的图书馆正生存在一个相互依赖的时代。进一步讲，每一个图书馆都必须将自己视为全国图书馆体系的一部分，必须摆脱自给自足的状态，必须发现迅速而经济地从世界图书馆体系中获取资料并传送给用户的方式，必须随时准备将自己的馆藏资料提供给世界各地的其他图书馆。”从中我们可以看出资源共享是数字信息时代图书馆的重要特征。高校图书馆办公室集行政、总务、财务管理于一身，具有一定的专业性，它与业务部门的地位平行，却不直接承接业务工作，而是协助馆领导处理全面工作，承上启下，联络内外、沟通左右的枢纽中心。数字信息时代，高校图书馆资源建设、读者服务、读者对图书馆的期待都发生了翻天覆地的变化，这必将对办公室人员的工作提出紧迫的新要求。

高校图书馆办公室人员是图书馆人力资源之一。他们要具备较宽的知识面、较强的组织管理能力和较高的人文素养、高深的专业知识，并熟悉掌握公文、新闻写作，具备档案管理、财务、调查研究能力，了解检索方法，以及掌握办公设备和计算机网络技术，将数字化、规范化的资源传递到网络，推动资源共建共享。

1高校图书馆办公室人员存在的问题

1.1管理岗位认知性差

在传统观念中，高校图书馆办公室的工作上传下达，跑跑腿，写写文章，技术含量低。有些高校甚至将一些老弱病残的职工安排在图书馆办公室，严重影响了高校图书馆的形象，也降低了工作效率。另外，高校图书馆办公室人员对自己的工作也存在认知误差。在工作中，缺乏独立思考，工作热情不高，被动应付，不能独当一面，对图书馆整体工作造成了不利影响。

1.2业务能力差

目前，我国高校图书馆办公室人员绝大部分没有接受过图书情报专业的系统学习，普遍存在专业知识结构单一、文化水平低、学历偏低、知识结构不合理。高校图书馆办公室的工作具有较强的专业性，但是高校图书馆不注重培训工作，有些办公室人员没有主动提高自己的业务能力，所以难以胜任相关工作。有的不懂文献检索方法，也不能熟练使用数据库；有的对图书分类法一无所知；有的不了解图情专业的发展动态。图书馆办公室人员的专业素养普遍不高，层次低，科研项目少。

1.3计算机技术、网络技术差

数字信息时代图书馆必然有很多数字信息处理技术被应用，在图书馆管理中也必然需要采用数字化的信息存储、处理技术。但是有些高校图书馆办公室人员只会使用WORD办公软件。他们普遍计算机网络技术低下、外语能力低等等，这与飞速发展的数字信息时代图书馆的要求存在差距。

数字信息时代要求图书馆办公室人员从服务方式、内容、态度等进行调整，全面提高他们的综合素质，显得尤其重要。

2如何提高高校图书馆办公室人员的综合素质

2.1提升个人政治思想素质

图书馆办公室具有较强的政策性，要深入理解党的政策方针，自觉与党保持一致。负责文书工作，宣传图书馆党总支的工作内容。这就需要办公室人员了解文件精神、会议背景、领导的意愿，将图书馆的活动与学校工作重点相结合。在起草文件的过程中，自觉地运用马克思基本原理分析问题，并采用思想政治教育的基本原理作为基本指导思想，保持较高的政治觉悟。另外，图书馆办公室人员要建立监管值班制度，对于网站的信息要严格审核，发现违反四项基本原则或不文明的内容要及时删除，立即记录，严重情况要追究到底。尤其，办公室人员要做好信息保密工作，登记每一次新闻公告或视频。

2.2加强业务培训

高校图书馆应针对办公室人员的知识层次、工作状况、实际需求等等，对他们进行有针对性、有方向性的培训。办公室事务繁杂，琐碎，疲于服务大家，疏于自己的业务。为了弥补业务素养的欠缺，他们应该积极主动地参加培训班和继续教育，扩大学术视野，并阅读专业书籍，关注图书馆学发展动态，关注“e线图情”、“阳光悦读”等公众微信号，提高业务能力。一般学校图书馆网页都开设馆员培训课堂，免费下载视频和课件，办公室人员同时可以通过自学弥补业务素养的欠缺。此外，办公室人员要努力提高外语水平，密切关注国内外一些著名图书馆的网站，学习图书馆管理的先进成果，借鉴其国内外的先进管理经验。

2.3培训计算机技术、网络技术

数字信息时代图书馆运用了大量高技术电子设备和电子计算机网络技术。在工作中，高校图书馆办公室人员要定期维护网页更新和删减一些过期链接。图书馆必须对办公室人员进行计算机技术、网络技术方面的培训，培训结束后，要进行考核，考核合格后才准许工作。图书馆人员必须熟练掌握Office系统、通信技术、多媒体技术和网络技术，将数字资源数字化、规范化，然后将数字统一提交到共享平台，方便用户通过计算机网络获得所需的统计数据。

3数字信息时代高校图书馆对办公室人员的素质要求

笔者结合高校图书馆办公室的工作具体内容，探讨了为了实现资源共建共享，图书馆办公室人员在面对其工作方式由传统模式转向信息资源数字化、规范化时所应具备的综合素质。

3.1良好的协调能力

保持和谐的人际关系是办公室工作的头等大事。事实上，工作中的问题根源是人际矛盾。一方面，k公室要与其他部门保持良好关系。办公室人员必须工作谨慎，心胸开阔，着装朴素端庄，举止得体，公私分明，公正地对待每一位同事。图书馆女性居多，尤其老年女性比例大，矛盾是非多，人际关系复杂，要充分利用情感上的激励机制，礼貌、友爱地与每一位同事相处。同事来办公室倾诉，要善于倾听，暂时停下手中的活，眼睛看着对方，不要插话，适当安慰对方。另一方面，办公室人员要与学生建立相互信任的关系。既要理解学生求知的渴望，又要礼貌地拒绝学生占座，并耐心地讲明原因。学生来办公室发脾气，办公室人员既要维护图书馆的利益，又要考虑学生的实际情况，妥善处理。

3.2协助馆长

高校图书馆办公室人员要协助馆长从战略的高度把握图书馆建设的前景、宏观决策，主动做馆长的左膀右臂。在馆长做决定之前，做好问题、意见的收集、汇总，分析问题，协助馆长做出正确的决策；要有开拓和创新意识，对工作出现的问题，要善于打破常规思维，突破条框。既不能越权越职，又不能推诿、逃避责任。办公室人员协助馆长工作应注意以下方面：第一、注意汇报工作的场合，分清轻重缓急。对于涉及到钱或一些新问题，需要立即请示；对于为了方便读者、紧急事件，果断处理，可以事后汇报；对于为了偷工减料或敷衍塞责的建议，立即拒绝，不必汇报。不能毫无主见，应该独当一面。第二、由于工作原因，必然接触到机密文件和他人的隐私，不可泄露秘密。第三、由于办公室杂事多，处理留言、通知、回信、存档等一切日常、重复的工作，需要把类似的工作放在一起做，并养成雷厉风行的工作作风。第四、完成领导安排的工作，及时回话；不能完成的工作，及时反馈。第五、办公室人员应有危机意识，任何事情作最坏的打算。事情往坏的方面发展才是必然趋势。举办任何活动都应该有一套备用方案和应急方案，例如，做好学生被锁书库或火灾、漏水等紧急情况的准备。总之，由于特殊的地位和使命，办公室人员要将原则性与灵活性相结合。

3.3数字化图书资产

一年一度的图书馆资产清查是办公室人员费脑力、耗时间的琐碎工作。传统的资产清查方式，重复量大，遗漏点多，成本高，耗r长。数字信息时代，图书馆资产清查、统计数据库都需要数字信息处理技术，办公室人员要掌握信息储存和传递处理技术，可以使用移动光盘、超媒体、超文本技术将信息资源集中整合，还可以构建分布式的文本信息和文本检索系统。在处理数字的过程中，高校图书馆办公室人员应采用双机备份、启动防火墙和软件杀毒等措施。

3.4共享赠书资料

图书馆接受的捐赠主要是指捐书。首先、查阅书籍内容。大部分捐赠的书都出自名家，收藏价值高，但也有一些涉及广告、、伪宗教，甚至或盗版书籍。办公室人员必须严格把关内容，杜绝此类书籍流通到书架。另外，如果收到一些没有条形码或陈旧的书籍，分类到“图书飘流”专柜。为了方便网络用户下载有关资料，采用EXCEL表格登记，既能快捷准确地统计和归纳书目，又能方便提交到信息平台，以供大家分享。

3.5创新考核与考勤

据笔者了解“通常美国图书馆界对图书馆员的工作考核有三个内容：工作业绩、业务水平与社会效益。”笔者通过网页调查发现：美国大部分高校图书馆将馆员的职称、专业、教育背景、工作地点、部门、电话、Email，甚至家庭地址都公布在网上，旨在方便师生联系馆员。目前，中国部分重点高校图书馆网页也陆续公布了馆员的少量信息。网络用户通过网络信息监督、约束馆员。2006年，笔者在美国德雷克塞尔大学学习英语认识两名负责学生工作的职工，她们因怠慢工作，被学生投诉，先后开除了。

一方面，网络化是新型图书馆的重要特征之一。读者的读书方式改变了，馆员的工作方式也随之改变了，但是图书馆考核馆员的方式没有变，即没有赋予网络读者考核、监督馆员的权力和义务。高校图书馆应该将网络作为管理手段之一，让读者通过网络监督、评价馆员，并结合下载率和服务质量等因素作为考核标准之一。

另一方面，图书馆与职工形成双赢的局面。图书馆在提倡爱岗敬业的同时，兼顾馆员的个人发展，帮助他们实现自我价值，将其学术成就与职务提升相结合，将馆员的个人价值与图书馆的发展融为一体，促使他们在贡献与满足中获得成功。图书馆结合职工实际工作情况对其进行考核，例如，服务态度、工作效率、读者满意度、图书入藏量、点击率、流通量、文献检索等方面，考核要区别工作中的共性与个性以及整体与局部的关系，要具体问题具体分析。

3.6建立电子图书馆档案

图书馆档案工作就是按照一定规律进行收集、整理、鉴定、分类、加工、分卷、保管这些原始资料并提供利用。档案工作与图书馆全馆性的活动有关，档案员要主动了解图书馆的活动，明确年度档案收集的重点，及时将活动的计划、内容、照片、报道，以及读者的互动记录，反馈的结果等材料一并存档。