档案全流程管理例1

在社会各个领域中，档案管理是一项非常重要的系统工作。在传统档案管理中，一般都是采用纸质档案与人工管理这两种方式。随着现代网络技术和信息技术的应用，电子档案大量使用与其复杂性也同时增加，以往的档案管理模式已经无法满足现实的需求。由于电子信息技术的快速发展和大量的电子文件的产生使用、流转、归档、保管、移交等等，于是，在电子档案管理系统设计中，流程管理得到了普遍重视与应用，并且取得了很好的效果。

一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施

（一）问题。在电子档案管理系统中，主要存在以下问题：一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等，其种类多且较为复杂，由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取，导致电子文件性能不稳定，容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高，容易被破坏，导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性，网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外，电子文件非常容易被篡改，并且毫无痕迹，导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同，电子档案载体是依赖系统，借助计算机来完成操作利用，因此不能从载体外表去判定正常与否，极易受整个系统环境等因素的影响，导致储存信息无法识读，因此影响了档案的有效利用。

（二）措施。针对电子档案管理系统问题而言，主要可以采取以下措施：一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中，设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读，按照国家相关网络安全定级规定对档案馆（室）的数字档案信息利用平台进行安全保护，并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离，以此提高档案数据库的安全性。同时，安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等，以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵，确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全，异地备份应选择地理距离相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜；异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作，以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式，以满足保存、备份和日常使用。

二、流程管理在电子档案管理系统中的应用

（一）流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出：流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动；而达文波特教授认为：流程就是一系列结构化的可测量活动的集合，并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出，两人均认为：流程是以用户（人）为导向（本），并且在输出过程中重视体现用户（人）价值。在某种程度上而言，流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。

（二）流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。

在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能，最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。

三、结束语

综上所述，随着电子档案的产生与日益增加，为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广，有效提高了档案管理的效率与利用率。为此，在建设电子档案管理系统的时候，为了确保系统的安全、有效，一定要重视流程管理的应用，从而充分发挥电子档案管理系统的作用。

参考文献

[1]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学,2013.

档案全流程管理例2

当今世界已经进入创新密集时代，知识加速涌现，技术爆炸发展，科技创新与产业变革同时迸发，历史性地聚集在一起。信息化已经成为经济社会发展的一个重要标志。

一、科技档案管理背景

随着信息化社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。档案基础业务建设的重点已经开始向信息化转移，档案信息化建设成为档案事业发展的必然趋势。同时，档案信息化建设也是档案部门进一步深化改革、推动科技进步、提高服务效率的必然选择。

二、科技档案管理信息化项目建设

（一）制度与组织机构建设。科技档案管理的信息化建设可由信息化管理部门牵头，建设信息化项目组织机构，制定信息化建设管理制度及流程、为项目建设提供制度保障、技术支持、沟通协调等支持。

项目组织机构应包括所主管领导、档案部门主管、信息部门主管、档案管理人员、信息管理人员等。

由所主管领导担任项目主管，负责信息化建设的总体规划、重大问题的解决、决策、指挥等工作;档案部门主管负责科技档案信息化规章制度的制订，档案资源的数字化、系统建设等工作的协调;信息部门主管对档案信息化建设过程中遇到的问题进行协调，档案管理人员负责数据信息的著录、收集、整理、入库、保管、利用和维护等工作;信息管理人员负责档案信息系统的软硬件的调试、升级维护、网站的维护、信息的安全与保密等工作。

（二）信息系统建设。一是科技档案信息资源的数字化。 科技档案信息资源的数字化是信息化项目建设的关键步骤，数字化程度的高低、数字化质量的好坏直接影响着信息服务质量的优劣。

档案数字化包括纸质档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化等，其中大量的工作是纸质档案的数字化。纸质档案的数字化包括两个不同层次：一是档案目录的数字化，二是档案全文的数字化。

可采用扫描录入等方式，按档案原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是经光学字符技术识别后，采用文本格式存储档案内容辅之以全文检索数据库两种不同方式。

相对于传统的手工检索工具，档案目录的数字化已经突显了极大的进步，这一点是有目共睹的，但档案目录的数字化远不是档案管理的全部内容，而档案全文的数字化能够全面、系统地显示档案管理的全部内容，在不触动档案原文的条件下，可以借助计算机网络的优势，方便快捷地查阅各类档案的详细内容，通过局域网、磁盘、阅读器等工具，即可实现异地查询、浏览及信息交流等，有效地拓宽了档案信息资料的传递空间，因此档案全文的数字化才是档案数字化管理的发展方向，也是信息化项目建设的主要内容。

档案全文的数字化不仅包括纸质文件的数字化，还应包括音像文件、数据文件的数字化。对于音像文件、数据文件，除了将其运用光盘进行复制、保存外，还应通过专业的软件进行处理，并可进行在线浏览，而不是将光盘存在库房里，需要利用时，再将光盘借出使用。

由于大多数光盘中的文件占用空间极大，所以对这部分文件的数字化工作，应好好规划其存储方式、存储地点。

二是科技档案管理工作自动化。摒弃传统的手工工作，将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里，借助计算机及系统来完成日常的管理工作，从而实现科技档案管理工作的自动化，这也是信息化系统设计的主要内容。结合文件生命周期理论与前端控制理论，文件从产生到作为档案被保存并利用，直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成。

在系统的设计中，管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容。文件生成与审批：在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能，使文件产生后，由编写者发起流程，依次经过校对、审核、直至归档的流转过程，参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成。文件的所有校审记录也在系统中自动生成，并可查看与下载。文件的整个流转过程可实时监控。

归档完成后，由科技信息档案室统一下载打印，并做后续的归档处理。该功能省去了纸质审批的繁琐，减少了纸质打印量，节约了时间，提高了工作效率，将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴。

三是科技档案管理工作流程化。在科技档案管理工作中，涉及的流程主要有文件生成流程，文件审批流程，文件分发流程、试验数据分发流程、文件更改流程、文件作废流程、全文浏览审批流程、文件借阅（调阅）流程。

文件生成过程流程化：为各类型的文件设置相应的生成流程，作者点击相应的文件类型，在文件的各模块中，输入相应的内容，即在系统中自动生成一份完整的报告。

档案借阅（调阅）流程化：包括纸质档案借阅、光盘档案借阅及会议（现场）档案调阅流程化;纸质档案借阅流程化：申请人输入相应的查询条件，检索到需要的档案条目，点击“纸质档案借阅”，填写借阅用途，发起借阅申请，系统自动进入纸质档案审批流程，依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批，审批同意后，由档案库房管理员在后台档案利用模块，根据申请的相关信息及审批情况，调用《纸质档案借阅审批表》，进行下载打印并作借阅处理。光盘档案借阅流程化：申请人输入相应的查询条件，检索到需要的光盘档案条目，点击“光盘档案借阅”，填写借阅用途，发起借阅申请，系统自动进入光盘档案审批流程，依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批，审批同意后，由档案库房管理员在后台档案利用模块，根据申请的相关信息及审批情况，调用《光盘档案借阅审批表》，进行下载打印并作借阅处理。

会议（现场）档案调阅流程化：由申请人输入相应的查询条件，检索到需要的档案条目，点击“会议（现场）档案调阅”，填写调阅用途，发起调阅申请，系统自动依次提交给申请人所在科室（即组织单位）领导、科技信息档案室领导进行审批，审批同意后，档案库房管理员即可在后台档案利用模块，根据申请信息与审批情况，调用《会议（现场）调阅档案申请表》，进行下载打印并作调阅处理。

三、前景展望

科技档案管理的信息化建设是一个系统工程，它是科技档案管理工作方式随着社会进步不断创新的过程，不可能一蹴而就。我们要不断总结信息化建设过程中的经验，不断推进信息化项目建设向前发展。

档案全流程管理例3

档案资源是目前各领域中的重要资源，随着时代变迁，档案资源的载体、保存方式、管理工作都发生了一定的变化，电子档案得到了大量的运用。很多档案馆开始将纸质档案转换成电子档案形式，再加上以电子档案形式产生的新档案不断出现，使电子档案的管理工作难度随之增大，电子档案管理系统中的流程管理也愈发受到管理人员的重视。

一、电子档案管理系统中流程管理简述

电子档案管理系统中的流程管理是一种较为科学的管理模式。这一管理模式主要是基于提升管理绩效的目的，将电子档案的输入转变成有价值的输出活动。通过流程管理，能够促进电子档案输入、输出流程的优化和规范化，以便实现对电子档案的有效管理。一般来讲，流程主要包含用户、价值、输入资源、结构、输出结果、活动等要素。为了进一步推动山东省省直单位电子档案流程管理的有效运行，山东省档案局下发了关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知（以下简称《办法》）。并规定此《办法》与2016年6月1日正式实施，有效期至2021年5月31日，要求各单位严格落实。

二、流程管理在电子档案管理系统中的运用

电子档案流程管理运用对于电子档案管理系统的建设意义重大，因而，其运用需要工作人员尤为重视。在系统的建设中，工作人员需要将更新传统业务流程作为首要任务。电子档案管理系统建设的主要内容包括档案资源收集、对纸质档案的数字化处理、开发运用电子档案等。在这几方面的流程管理中，工作人员应严格遵循《办法》规定，在档案资源收集方面，省直单位移交包括永久保管期限照片、录像、文书、录音等档案资源。保证电子档案收集内容的准确性、完整性。在纸质档案的数字化处理方面，应保证电子文件格式符合《版式电子文件长期保存格式需求》。在电子档案资源的开发利用方面，为保证其能够充分满足使用者需求，在电子档案管理系统的建设过程中，需要严格遵照人性化要求，根据使用者需求实现系统的有序建设，并随着使用者需求的变化，不断调整业务流程，实现对业务流程的进一步优化，规范电子档案资源建设。流程管理能够有效降低电子档案管理系统的建设成本和风险。在建设过程中，需要将电子档案按照《办法》要求进行安全储存，以保证电子档案的有效性以及高效的流程管理控制。例如将档号作为储存后电子档案的唯一标识符。档号按照全宗号、门类代码、保管期限、机构（问题）代码、件号的顺序依次排列组成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同时，不同类型的电子档案应按照不同的格式进行保存，例如照片类电子档案在保存时，需要采用JPEG、TIFF格式，像素数应为300万及以上。录音类电子档案在保存时，需要采用MP3、WAV格式，且其采样率应在44.1kHz及以上。同时，应利用流程管理对电子档案管理系统进行前端控制。将流程管理融入电子档案管理的各个环节中，以增强管理有效性，尽可能地减少建设成本。最后，工作人员还应结合流程管理理论，建立电子档案管理系统模型。根据模型，遵循《办法》要求，按照电子档案的种类、归档时间等，对档案进行收集，并将归档期限录入电子档案管理系统，由系统根据输入信息，对档案自行归类。随后，由档案馆组建专家小组，对档案进行鉴定，将不可公布档案、限制公布档案的界限进行明确，并由专门人员对所收集档案进行数字化处理，并对处理后的电子档案进行整理，例如按照《办法》对电子档案进行著录标引、加密等。随后，档案馆进行电子档案的开发运用，对库存信息资源解密，对拟公开的内容等进行严格的检查、筛选，避免出现不可公开电子档案被公开的情况。最后，档案馆需要设置电子档案的访问权限，做好更新维护工作以及电子档案的备份工作。同时，为了更加符合流程管理精细、高效的特点，可以将整个系统细分成电子档案形成、电子档案收集、档案鉴定、纸质档案数字化处理、编研出版、公布前筛选、数据库备份维护等七个流程。

三、结论

电子档案管理系统是档案管理的核心部分，而流程管理学能够优化档案馆业务流程，降低系统建设成本及风险，促进系统的可持续开发。因而，在当前信息技术普遍运用的形势下，为促进档案馆信息化建设，提升档案的完整性与真实性，增加档案管理的有效性，档案馆还需要积极运用流程管理，规范档案管理流程，严格控制从档案收集到档案开发运用的全过程，遵循《办法》要求，实现对电子档案的安全管理和运用，以促进档案馆的持续、健康发展。

【参考文献】

[1]陶水龙.基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案,2012,1(1):9-11.

档案全流程管理例4

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、 结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

档案全流程管理例5

1.文书档案管理工作的重视度

文书档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，文书档案管理涉及多个方面，如党工管理、行政管理、会计凭证、生产和经营材料等，因此文书档案管理也需要各个部门的配合。然而很多企业的文书档案工作得不到有关部门的重视，认为文书档案工作不是特别重要，涉及文件归档部门的相关人员也常常缺乏相关的档案知识和常识。这样的情形会导致文书档案归档不规范、文件资料不健全等问题。文书档案至关重要，文书档案包含了企业重大事情的完整记录，也囊括了企业所有制度的变化发展等重要资料。要解决信息化时代文书档案管理存在的问题，首先要从提高站位，重视文书档案开始。

2.信息化时代文书档案的流程制度

在信息化时代来临之前，文书档案在归档前后都是纸质形式存在，信息化时代后许多文书档案以电子化的形式呈现，但是相应的制度和流程还有待进一步完善。一是所有与文书档案相关的部门要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是纸质文件直接整理立卷，文件电子化后，文书档案的整理需要有适应协同办公相应的流程。二是文书档案归档不够规范，不同部门归档的文书档案质量参差不齐，有甚至出现资料不全的现象，需要制定相应完善的流程和制度来规范相应情况。

3.信息化时代下文书档案的安全性

随着企业电子办公平台办公模式的开启，各类文件更多地在信息平台及网络上留痕及传播。电子文书档案本身也具有不稳定性，电子文书档案容易被人为改动，文书档案管理人员对于借阅时是否设置有相应的安全性流程都应该具有相应的安全意识以及安全知识，严格按照操作流程和档案管理制度实施管理。再者在信息化网络时代，计算机的安全也直接决定着文书档案的安全，处理文书档案的电脑是否连接外网、是否有相应的硬件和软件的安全措施也都变得格外重要。

二、信息化时代文书档案管理的几点措施

1.增强对文书档案的重视

信息化时代下，不仅档案管理部门需要重视文书档案的管理，与文件归档相关的各个部门都需要重视文书档案管理。企事业单位的各个部门需要充分认识到文书档案管理的价值。做好文书档案工作的宣传和动员，增强对各类文书档案管理部门人员的培训和考核，优化激励机制，强化档案人员队伍的建设，从思想上重视文书档案，从根源上减少文书档案不规范的可能性。这样同时也可以增强档案管理人员的自主性和价值感，让文书档案管理人员更好地服务于档案事业。

2.加强对文书档案信息化建设的投入

信息化时代的步伐不可阻挡，企业应该加大对文书档案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不论是文书档案管理人员的配置，文书档案管理需要的网络硬件设备的资金，还是文书档案后期维护的网络升级等等，都需要相应人力与资金等各方面的投入。配置可以胜任相应岗位的文书档案人员，可以使文书档案在管理过程中规范有效，投入了相应的信息化资金，有利于现代文书档案的保存，也便于文书档案充分发挥其为民服务的作用。

档案全流程管理例6

文件、档案是记录工程项目开始、发展、结束的原始信息，是保证工程施工质量的重要依据，是推动工程建设业务流程发展的驱动器。

一、基于项目管理的工程档案管理模式

以工程项目管理的理念和原则为指导，以全过程管理理论、系统耦合和业务流程原理[1]为依据，将工程项目建设的程序与工程档案管理密切结合，构建一种工程档案管理和工程项目管理同步进行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标。

（一）工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行

实践证明，将工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行是保证工程档案质量的最佳途径，这也正是工程档案收集归档的基本要求。在一项工程各业务活动开始前，档案人员就要主动了解会产生哪些文件，制定工程项目管理流程图，以此来把握工程档案收集管理的关键阶段和薄弱环节；同时依据工程项目的进度计划，编制工程档案收集的计划，建立工程文件和建设项目实体之间紧密的联系，做好日常文件、档案收集的积累工作。在工程文件形成后，形成者要及时、认真归档，为工程档案的完整性、准确性、成套性奠定基础，从而为后续工作做好必要的准备。

（二）利用工程文件流控制和规范工程项目建设业务流程

工程档案是工程项目整个生命过程的详细记录，是工程项目成果的重要展示形式，也是工作人员成果的重要展示形式，工程档案的管理也是工程项目管理的重要内容，不同的项目建设阶段分别对应着不同的档案材料，《建设工程质量管理条例》明确要求对每个阶段产生的工程文件要进行科学的管理。在整个项目管理过程中，工程档案员要努力扮演好监察员的角色，每一批建设结束后，如果没有原始的工程记录或者不合乎标准，严禁进入工程建设的下一个阶段；如果没有合格的竣工验收文件，坚决不予验收；要求将工程文件归档的要求和标准写入合同，坚持依法治档，使工程文件成为规范工程项目建设业务流程、提高企业运作效益的驱动器。

（二）充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设献计献策

及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目献计献策，既实现了工程档案的价值，同时又实现了工程档案管理工作的目标和价值。首先工程档案工作人员要身先士卒地通过自下而上、自上而下的方式，加大宣传“人人都是工程兼职档案员”的理念，建立工程项目管理人员全员参与的网络系统，为工程档案的收集和管理赢得最为基础的保证；同时，档案工作人员不能自我边缘地守在清冷的文件办公室或者档案柜前，要变被动为主动，在科学地对工程文件进行组织、控制的同时，积极深度挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件、档案实体的控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，将静态的档案激活，让“死”档案变成“活”信息，让工程档案成为启发思维的法宝，这样一方面为企业节约了成本、提高了工作效率，完善和提高了企业业务管理水平，方可引起各方领导对档案工作的重视和支持，从而迎来档案工作的春天。

二、基于项目管理的工程档案管理系统的建构

（一）系统结构

以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立，如图1所示。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。

这一系统是网络拓扑结构，使各参建单位的项目管理系统与核心服务器之间相互连接起来。核心服务器是集网络应用资源的获取、授权、分配、构建、共享为一体的协同与集成平台，它的管理权限属于工程档案管理人员，该平台可以实现如下功能：

1.数据集成和资源的协同。在工程项目建设的过程中，各参建单位可能各自运行着不同的管理系统，且运行在不同的系统平台上，有些系统由于当时技术条件的限制和安全性的考虑，可能系统运行在独立的局域网中，这种不同平台、不同网络之间的数据资源共享和交换的问题，可以借助于异构数据网关和公共数据网关来解决。另外，对于不同来源、格式、特点性质的数据，可以根据不同用户的需求和权限，在逻辑上或物理上有机地进行集中，通过整合和共享内外部信息资源，实现各类信息资源的无缝连接，使得数据在各系统之间自由交流、共享和融合。

2.服务集成和业务协同。通过协调各参建单位不同的应用系统和数据资源，借助内建的工作流引擎，打破各单位信息之间的壁垒和屏障，将各种分散的、不规则的信息整合成“一张信息网”，使其相互紧密关联，相互协作，实现了一致化服务的目的，实现共享知识最大化的目的。同时可以通过Web服务，集成多种网络协议，利用统一的接口规范集成各种网络资源和应用，来拓展服务集成的范围。

3.安全认证。可以借助PKI数字认证系统平台，确保应用系统身份认证的唯一性和真实性，实现信息资源传输过程中的保密性、安全性、完整性。

（二）将各参建单位OA系统与档案管理系统深度关联，实现文档一体化管理

引入工作流管理系统，各参建单位根据自身的需要，使用图形化流程创建工具，通过内建的工作流引擎，如可设计的公文处理流、计划申请流、合同审核签订流、建材设备采购流、财务报账流等，定义完成整个过程需要的各种参数，使文档、任务或者信息等多个业务目标在多个系统之间自动协调进行，实现流转过程的实时监察和控制，实现业务上的协同，从而使各参建单位的OA系统和档案管理系统深度关联起来（包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联），进而使OA系统中有关信息内容按照一定的格式，实时或定时归档，并存储至档案管理系统数据库中[2]，从而实现文档一体化，一次录入，多次使用，提高了各方工作效率，如图2所示。

（三）各参建单位将符合归档要求的工程档案及时提交核心服务器

核心服务器管理人员利用自己的权限，督促各参建单位及时提交各自的档案资源于核心服务器，并对其进行验收、归档和提供利用。该系统利用工程建设程序将工程项目管理和档案管理有机结合起来，对文件从开始酝酿、产生、现行使用到永久保存整个生命周期进行了全过程管理，文件成为工程项目顺利进行的助推器，同时工程档案的准确性、完整性、成套性也得到了很好的保证。

三、基于项目管理的工程档案管理系统的主要特点及优势

（一）不再简单地将文件、档案视为工程项目建设业务活动的副产品，将工程项目管理系统与工程档案管理系统融为一体，利用异构数据网关和统一的平台将各参建单位的信息系统集成起来，支持数据适配器配置与管理（适配器用于在数据源和数据集之间交换数据）、工作流管理系统、PKI数字认证系统等，最大限度地实现了数据信息的共享和交换，简化了工程档案的收集工作，提高了工作效率和质量，并实现了对工程项目建设的有效控制和服务，可谓是集合了数据集成、服务集成、应用集成为一体的工程档案管理系统，同时实现了工程项目管理和工程档案管理的双赢。

（二）通过异构数据网关联通各参建单位独立的财务和资产系统，使建筑材料、设备采购、进度款支付、各项服务费用、财务支出等阳光透明，从而实现系统独有的财务审核和资产对账功能。另外，该系统还可提供对外数据上报接口，可以实现数据资源最大限度的共享，如可以直接生成城建档案馆所需相关数据，大大减轻了和避免了档案工作人员重复劳作的烦恼，档案人员可以有更多的精力投入到档案信息的挖掘和智能服务方面，拓宽了文件、档案服务范围，提高了服务水平，否则“如果档案事业仍然沉浸在昨日的世界里，那么档案人员的职业将烟消云散”。[3]

（三）该系统是以计划为龙头，以合同为约束，以质量控制、投资控制为目标，以进度控制为主线，在工程文件、信息、工程项目实体之间建立了紧密的联系。利用建设过程中的形成的各种文件，尤其合同对整个工程项目实施和工程档案的管理起着控制和保证作用。在签订合同时，将档案形成的数量、种类、标准和规范等写入合同，工程档案工作人员通过异构数据网关联通各项目管理单位独立的质量、进度、投资、安全控制系统，从而实现以项目工程档案为依据，对工程项目的质量、进度、投资、安全进行有效监督和控制。利用文件流来控制业务流，以业务流来促进文件流，不仅丰富和规范了工程档案自身的管理，同时完善和提高了项目各参建单位的业务管理水平。

（四）该系统为工程档案人员进行工程档案的前端、全程控制提供了便利条件，极大地增强了工程档案人员的参与意识、服务意识及效率意识，可以充分调动档案人员自身的主观能动性，有针对性地、主动提供档案信息服务，深度挖掘项目管理一线的需求、工作的发展动态、领导决策的需求等，努力做到将需要的信息在第一时间以恰当的方式送到需要的单位或个人手中；同时深度挖掘档案的信息资源，编写项目管理中各种有价值不同种类的信息产品，如设计方案库、分包商库、招投标库、合同库、材料库等，便于相似工程直接参考和调用。同时该系统建有良好的多级别、多角度信息交流和反馈平台，如电子邮件、工作日志、工作会议等，工程档案人员可以通过收集和分析用户反馈信息，实现数据信息的增值，便于进一步优化服务。

注释：

[1]刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京.中国人民大学出版社，2005：128-129.

档案全流程管理例7

项目档案验收是项目竣工验收的必备和先决条件，档案验收不合格则项目竣工验收就不能通过，做好重大投资项目档案的管理工作非常重要。

(一)现状

重大投资项目档案从形成到收集归档，需要设计、施工、监理、竣工验收等多个单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。虽然各参建单位对项目档案工作都非常重视，但是由于项目档案自身的特点及各项目组的主观因素，项目档案工作仍存在许多问题，具体表现在：

1、重大投资项目建设周期长，涉及面广，时间跨度较大与承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期短则一两年，长则可达十多年，项目档案工作一直处于运动和补充状态，再加上承建单位较多，使得项目文件很难做到及时归档，极易造成档案丢失。

2、项目建设人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。项目人员都知道红头文件很重要，但是对项目建设过程中形成的一些过程文件、随机文件则不太重视，对这部分文件的处理比较随意，常常用后即弃。

3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便，或因产权归属问题，找种种借口，拒绝移交归档。

4、档案完整性、系统性不足，档案验收不合格，影响项目竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点，以及项目建设人员对档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难，档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证，档案验收难通过等问题。

(二)问题分析

项目档案收集难、归档问题多，原因有多个方面，根本原因还在于档案人员无法对项目建设的全过程进行有效跟踪，难以对过程性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策略，建立科学、合理的全过程档案管控模型，通过对项目建设流程进行跟踪，从而对文件产生流程进行管控。

二、项目档案管控应对策略

(一)健全项目档案管理机制，理顺档案管理与项目管理的关系

在项目建设过程中，项目建设人员往往不认可档案工作也是自身本职工作，档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因，就是档案管理与项目管理的关系没有理顺，项目建设人员没有认识到档案管理本身就是整个项目管理的一部分，档案管理应当与项目建设同步进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的，其产生的档案材料都是服务于该项目本身的，因而不可能将档案工作单独分割开来，档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体，属于包含于与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度，建立项目档案工作领导责任制，指定专人管理项目档案，将项目档案工作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材料始终处于管控之中。

(二)档案部门要转变思路，提前动手主动介入，变事后收集为事前知晓和事中管控

档案工作在传统上属于工作流程的最末端，在工作层面上处于后台位置，档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件，就必须转变工作思路，提前介入到工作流程的前端。首先，在制度层面，建立项目档案备案制度，项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪，关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。其次，档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训，一方面培养他们的档案意识，另一方面使其掌握必要的档案管理技能。此外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指导，做到事中管控。

(三)认真研究项目档案的产生和流转规律，建立有序可控的文件控制体系

全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程，准确把握项目文件的产生和流转规律，做到文件运转与材料归档无缝衔接，文件在某阶段运转完毕即进入归档程序，即使归档不全，文件也可处于可追踪状态，从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图，对应地设计一个文件产生、流转和控制图，在项目建设的不同阶段跟踪相关的文件材料，做到项目建设与档案工作同步，避免文件流失。

(四)建立项目档案验收制度，赋予档案部门否决权力，加大档案工作约束力度

按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中，许多单位并未真正落实该项制度，档案部门是服务部门，对建设单位既无约束权力也无有效约束手段，除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求必须组织档案验收外，一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不配合，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项目主管部门的协同配合，借外力推动项目档案工作的发展，档案行政主管部门要转变思路，与各业务主管部门多协调沟通，在立法和制度层面上明确档案部门的权力，档案收集工作才会真正得到保证。

三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究

(一)控制思路

总体思路是前端控制，过程跟踪，全程管控。

传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。我们要打破这个模式，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，项目建设完成档案收集工作即完毕，整个建设过程文件都处于跟踪和监控当中，真正做到档案工作与项目建设同步进行。

(二)控制方法

1、前端控制：制度控制

前端控制的关键在于制度控制，即在项目起动时从顶层框架上设计出一种符合项目建设的档案管理制度，在制度上理顺关系、明确职责、规范做法，把档案工作的基本要求与工程管理的相关要求有机结合，从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。

2、法律控制：合同控制

法律控制主要是采取合同明文规定的方式，明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档案收集义务、归档的具体要求、档案工作的进度及档案工作不合格的惩罚性措施等，通过法律条文为档案工作提供刚性保障，规避拒不归档的各种借口，从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整性，从而最大限度地防止档案的流失。

3、人员控制：责任控制

人员控制主要是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工作的义务。从项目建设开始，建立对口的档案机构，组建各参建单位组成的档案管理网络，明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当从全局角度督促做好档案工作；指定的项目档案管理人员负责具体档案业务，要想方设法协调各方人员进行档案移交，从根本上保证档案的完整；设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整理的项目文件；参与设备开箱的文件管理人员应当清点检查随机文件，并及时向档案人员进行移交。

4、过程控制：环节控制

过程控制是确保项目档案齐全完整的关键，指定的项目档案管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度，从项目立项到项目竣工每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行，确保过程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项目运作流程的项目人员，项目档案管理员能够参加各种会议，动态掌握项目文件的流向，能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应的文件归档范围，协调各方人员按照归档范围及时归档文件，对于流失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环节的控制，达到对过程文件的控制，最终达到对整个项目建设的全程控制。

(三)控制模型

项目档案的管控主要从项目建设流程、项目文件产生流程和文件的管控方式三个层面来进行建模，通过梳理和优化文件管控和归档流程，建立一个流畅、有序、可追溯的文件管控模型。

参考文献：

档案全流程管理例8

1工作平台创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台：

a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。

b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。?

2流程创新?

2.1文档一体化流程概述

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”?［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。

文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：

a) 减少流程的中间环节；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳转、分流工作流程；

d) 建立循环工作流程；

e) 建立交叉、条件等工作流程。

在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。?

2.2文档一体化流程的创新点

信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。?

2.2.1文件管理阶段

a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

2.2.2档案管理阶段

a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。

b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。

c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

3管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。?

3.1信息管理

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。

在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

3.2信息工作人员管理

信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；

c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；

d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

e) 建立严格的权限管理机制；

f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

对管理职责的划分，应从多方面考虑：

a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。

b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。

c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。

4制度创新

如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《办公自动化系统?（OAK）?应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。

b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。

d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系统运行维护管理办法》。

f) 《信息系统运行安全管理办法》。

g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。

5服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

6结束语

档案全流程管理例9

固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。

正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。

二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平

（一）组织体系建设

企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。

建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。

（二）制度体系建设

要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。

要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度;与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。

（三）资源体系建设

要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。

企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。

要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理;对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。

（四）利用体系建设

项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。

要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。

要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。

要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。

（五）安全体系建设

档案全流程管理例10

中图分类号：G27文献标识码：A

一、现代企业档案管理模式分析

（一）集中管理模式

集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。

1、集中管理模式的优势

这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。

2、集中管理模式的不足

集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。

（二）分散管理模式

分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。

1、分散管理模式的优势

在分散管理模式下，企业能够对档案的归属方和责任方进行清晰划分。其优势表现在：一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。

2、分散管理模式的不足

企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。

（三）分布管理模式

分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中―分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。

1、分布管理模式的优势

分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等方面，具体体现在：一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。

2、分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。[1]

二、现代企业档案管理模式创新的切入点

（一）工作平台的切入

企业为提高自身在国内、国际的市场竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速，易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台:

一是快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与因特网邮件互通。

二是协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

三是公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

四是信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

（二）创新流程的切入

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，企业文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念“，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。

在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程;意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：一是减少流程的中间环节；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳转、分流工作流程；四是建立循环工作流程；五是建立交叉、条件等工作流程。

三、推动现代企业档案管理模式的创新的举措

（一）观念创新是创新企业档案工作的基础

创新是时代的要求，观念创新是各方面创新的基础。现在已进入信息时代，档案工作要适应新时期经济社会发展的需要，服务经济建设，服务企业发展，档案工作者就必须作为创新主体，主动迎接挑战。

档案工作的创新来自于对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想，档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开展创新实践。

（二）信息化是创新企业档案工作的重要内容

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。

（三）管理创新是创新企业档案工作的重要手段

1、采用“兵团协战”策略

充分利用国内外多方协作的机会，和同行业或跨行业企业精兵强将合作，攻克未来企业档案事业发展过程中的高新科技难关。

2、采用“优势互补”策略

利用网络的潜能，吸纳国内外企业档案信息和相关知识，建构档案信息库，利用光盘等高新技术“海量”存贮，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。

（四）创新学习是创新企业档案工作的关键

信息时代的到来，给我国档案工作既带来难得的发展机遇，又提出严峻的挑战，迫切要求用信息技术开展档案工作，以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络，如何利用计算机处理信息等信息处理技术，使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发，最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享。

（五）创新服务机制，改善服务方式

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。[2][3]

参考文献