银行档案管理例1

二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

当前，人民银行在实施会计档案管理中，主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》，这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展，对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

(一)会计档案管理部门分散，统一管理流于形式

当前，基层人民银行在实施会计档案管理时，尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督，尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理，对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理，这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下，就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是会计档案入档不及时，存在档案遗失的风险；二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题，造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题；三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理，这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制；四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理，这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题，就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时，由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化，结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中，一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，那么在实施磁介质的调阅中，就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新，对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅，这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

(二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾，会计档案管理存在风险

为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密，中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》，对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度，与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突，这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时，就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证，基于上述分析，这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时，由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题，导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管，内部管理制度执行的不严格，就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

(三)会计档案制度制定不完善，有关会计档案监督不到位

在目前运作的会计档案管理模式中，全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言，会计档案属于其中一项最为基本的内容，但是部分人民银行在实际的会计工作检查中，普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等，对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题，实施检查的比较少，结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善，主要表现在：一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定：“事后监督产生的文档资料，由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定，基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象，造成会计监管的分散保存、多头管理，这就造成一定程度上，有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能，由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门，工作职责的侧重点不同，管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同，涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

(一)严格会计档案统一管理，明确管理部门责任划分

针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题，就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上，对档案管理部门的职责进行明确的划分，依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先，为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题，建议逐步实施“集中监督，集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管，定期对会计档案进行复制，由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档，不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次，由于档案管理涉及到多个管理部门，因此各部门要高度重视会计档案管理工作，不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习，在掌握基本规定要求的基础上，严格按照规章制度操作，严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次，规范会计档案交接、归档操作，严格会计档案查阅手续，库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际，不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订，明确自身职责，积极地将有关会计档案管理的工作落实到人，对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

(二)完善基层人民银行的制度管理，切实加大会计档案的检查力度

银行档案管理例2

根据分析与调查，因为受到相关因素的影响，银行档案保管的期限划分与自身的特点存在问题，两者并不匹配，导致不合理保管?乐亍F渲性谙喙匚南字斜砻鳎?有权机关查询、冻结，挂失登记以及补发凭单收据等均需要永久保管，但是很多情况下，有权机关的查询书并没有与财务处理相互挂钩，仅仅只能将其作为银行履行查询业务的物件或者证据，所以从银行的实际情况分析是不具备长期保存价值的。另挂失登记或者单据补发凭证属于会计凭证，其保管的时间为15年，所以无法做到永久保管；贷款或者存款的开销户记录以及申请表，按照相关规定要求，则需要装订流转，尤其在保管期限上存在双重标准，所谓，在此发展背景下，为进一步缓解其矛盾，银行会采取传统档案管理与电子档案管理相互结合的方式，虽然可以保障档案内容的有效性，但是在一定程度上却为银行人员增加了工作量。

二、电子档案管理在银行档案管理应用

（一）可降低银行档案管理的强度

从银行档案管理全局出发可以清楚的认识到电子档案管理在与传统档案管理的对比中，不仅可以减少书面书写，减少错误量，并且还可缓解存储分类的难度，所以在保管方面具有非常大的优势，尤其在无关档案销毁方面优势更加明显。从另外一个角度分析，为保证档案查阅的方便性，会计档案往往会依据业务类型加以整理与存放，但是因为管理体制不同，所以容易造成混乱，所以说混装修订虽然可以提高了档案的保存年限，但是却无法提高保存质量。

（二）符合会计电算化的要求

电算化是时展的一个趋势，但是从当前的发展趋势分析电子档案在电算化背景下应用受到限制。因为受到多年工作的影响，银行工作过分关注纸质档案，采取电子档案管理明显存在缺陷，诸多工作人员不适应，还有部分银行在发展过程中没有严格按照实际的发展情况进行规定与要求，仅仅在某一部分实施电子档案管理，这种情况下电子档案无法真正发挥其自身的作用与价值，无法扩大自身的应用范围。

（三）在银行中的应用

在当前科学技术的不断发展下，传统档案在银行中的保管已经与现实呈现出不均衡现象，如此一来则会对财务资源配置形成影响与压力。其中在银行会计档案管理中，其基本目的不仅要维护银行自身的利益，更为主要的是满足内外查询的要求。通过对相关法律环境的探究，现在所保留的纸质凭证只有债权债务关系的相关资料，尤其在银行高度电子化的发展背景下，其它的资料与内容采取电子归档能够满足基本的查询要求，从而符合保管的规章制度。然而根据分析与研究，当前银行还存有一部分纸质档案，尤其在业务的不断发展下，纸质档案的数量越来越多，造成压力。然而采取电子档案管理，便可缓解这一现象，减少库存压力。

三、电子档案管理在银行档案管理发展

银行档案管理例3

从本质上分析，所谓的电子档案是时展的产物，主要是信息技术与银行管理的相互结合，通过将声音、图像、文字相互结合形成的档案管理模式。从作用上分析，电子档案能够将银行的业务信息加以反映，并制定信息框架结构，实施分类处理。且采取电子档案管理，可以迎合时展的基本特点，对档案内容进行总结与概括，完善档案管理内容，具有十分重要的现实意义。

一、电子档案管理在银行档案管理中存在的问题

根据分析与调查，因为受到相关因素的影响，银行档案保管的期限划分与自身的特点存在问题，两者并不匹配，导致不合理保管乐亍F渲性谙喙匚南字斜砻鳎有权机关查询、冻结，挂失登记以及补发凭单收据等均需要永久保管，但是很多情况下，有权机关的查询书并没有与财务处理相互挂钩，仅仅只能将其作为银行履行查询业务的物件或者证据，所以从银行的实际情况分析是不具备长期保存价值的。另挂失登记或者单据补发凭证属于会计凭证，其保管的时间为15年，所以无法做到永久保管；贷款或者存款的开销户记录以及申请表，按照相关规定要求，则需要装订流转，尤其在保管期限上存在双重标准，所谓，在此发展背景下，为进一步缓解其矛盾，银行会采取传统档案管理与电子档案管理相互结合的方式，虽然可以保障档案内容的有效性，但是在一定程度上却为银行人员增加了工作量。

二、电子档案管理在银行档案管理应用

（一）可降低银行档案管理的强度

从银行档案管理全局出发可以清楚的认识到电子档案管理在与传统档案管理的对比中，不仅可以减少书面书写，减少错误量，并且还可缓解存储分类的难度，所以在保管方面具有非常大的优势，尤其在无关档案销毁方面优势更加明显。从另外一个角度分析，为保证档案查阅的方便性，会计档案往往会依据业务类型加以整理与存放，但是因为管理体制不同，所以容易造成混乱，所以说混装修订虽然可以提高了档案的保存年限，但是却无法提高保存质量。

（二）符合会计电算化的要求

电算化是时展的一个趋势，但是从当前的发展趋势分析电子档案在电算化背景下应用受到限制。因为受到多年工作的影响，银行工作过分关注纸质档案，采取电子档案管理明显存在缺陷，诸多工作人员不适应，还有部分银行在发展过程中没有严格按照实际的发展情况进行规定与要求，仅仅在某一部分实施电子档案管理，这种情况下电子档案无法真正发挥其自身的作用与价值，无法扩大自身的应用范围。

（三）在银行中的应用

在当前科学技术的不断发展下，传统档案在银行中的保管已经与现实呈现出不均衡现象，如此一来则会对财务资源配置形成影响与压力。其中在银行会计档案管理中，其基本目的不仅要维护银行自身的利益，更为主要的是满足内外查询的要求。通过对相关法律环境的探究，现在所保留的纸质凭证只有债权债务关系的相关资料，尤其在银行高度电子化的发展背景下，其它的资料与内容采取电子归档能够满足基本的查询要求，从而符合保管的规章制度。然而根据分析与研究，当前银行还存有一部分纸质档案，尤其在业务的不断发展下，纸质档案的数量越来越多，造成压力。然而采取电子档案管理，便可缓解这一现象，减少库存压力。

三、电子档案管理在银行档案管理发展

从属性分析在当前发展趋势下，电子档案管理成为了银行档案管理的关键所在，并且在新时期，全新档案管理理念提出之后促使银行档案管理要求逐渐与业务流程相互融合，不仅将中间环节加以简化，并且也明确了操作流程，减少各项成本，在此发展背景下，银行档案管理中电子档案管理在未来的发展需要从以下三点出发：其一是需要进一步明确档案管理的重要性，银行的业务部门在推出业务的时候需要与部门相互沟通与交流，比如涉及到会计资料的则要与会计部门相互沟通，并界定其保管期限。其二是业务部门在对各项资料进行归档的时候需要从现实出发，对其正确性以及必要性进行分析与探究，将明细列出，对归档范围加以明确，从而减少归档的数量。比如前台生成的各类业务资料，需要严格按照资料名称进行归纳与整理，分析哪一部分内容不需要进行归档，哪一部分资料需要保管，还有一点是电子数据需要满足实际的情况，避免发生重复归档的现象。其三是需要在满足会计核算基础下，要采取系统优化的方式选择节点，在档案入库之前要对资料进行分期限装订，或者依据实际的情况制定完善的规范与要求，减少银行后期的档案管理工作量，并简化档案的分拣工作，提高档案管理效率与质量。

四、结语

电子档案管理已经成为了时展的要求，也是银行档案管理中不可忽视的内容，在银行档案管理中要加大电子档案的推广力度，减少纸质档案对库房所造成的要求与压力，充分发挥出电子档案的作用与价值。

参考文献：

[1]靳伊敏.浅析电子档案管理在银行档案管理中的应用[J].科技与企业，2012，21：88.

银行档案管理例4

随着金融电子化的推进，银行档案管理越来越依赖信息系统，但档案管理系统单一化的保存功能极大地限制了银行知识管理水平的提升。为改变这一现状，大型银行利用其在资金与管理上的优势，不断推广知识管理，特别是直接引进成熟的知识管理系统，极大地提高了知识资源的开发利用率，但中小银行在资金与管理上的劣势使其在知识管理推广及知识管理系统建设方面仍处于落后局面。因此研究中小银行档案管理系统的升级问题对提升知识资源的开发利用水平具有重要意义。通过文献研究发现，对中小银行档案管理系统研究的文献不仅数量少，而且研究方向局限在普通档案管理系统的设计与应用方面，并没有关于档案管理系统升级问题的研究，致使中小银行档案管理系统的升级缺乏理论支撑。基于此，本文提出了“知识化升级”模式，知识化升级是指运用知识管理与系统集成原理对组织现有系统进行升级改造以提高知识资源利用率的过程，一方面为中小银行档案管理系统的升级提供理论支撑，另一方面为中小银行推行知识管理提供有效切入点。

一、中小银行档案管理系统知识化升级的必然性与可行性

（一）中小银行档案管理系统知识化升级的必然性分析

中小银行档案管理系统的知识化升级具有内部推力与外部拉力的双重动力。内部推力因档案管理系统对业务的支撑力不足而产生，分散于各业务部门的档案管理系统由于档案资源的封闭性，在开发利用上没有很好地开展横向协作交流，[1]仅仅发挥了档案保存的功能，没有为银行转向服务型组织提供有效支撑。外部拉力因知识管理系统对档案管理系统的比较优势产生。知识管理系统具有功能全面及互动性强等优点，可充分发掘档案资源的内在价值，而不仅仅是被动保存档案。

（二）中小银行档案管理系统知识化升级的可行性分析

1.档案与知识的内在联系是知识化升级的逻辑前提。一方面，档案具有知识属性，无论是实体档案还是电子档案均蕴含丰富知识；另一方面，知识具有多样性，档案是知识的重要子集，银行知识资源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知识管理系统。

2.档案管理与知识管理的内在联系是知识化升级的理论基础。档案管理正处于由“分布式”“实体化”向“集中式”“电子化”模式转变的阶段。“集中式”使各业务部门的档案有了横向交流的机会，“电子化”则为档案的知识挖掘提供了数据支撑，两者促使银行的档案管理模式开始转向“档案知识管理模式”。[2]档案知识管理不仅可以提升银行档案管理的知识化水平，还可以使银行逐渐形成简单的知识管理，从而在循环中不断提升银行的管理水平。

3.档案管理系统与知识管理系统的内在联系是知识化升级的技术依据。维娜?艾莉的知识“波粒二相性”理论认为知识既具有实体性，又具有过程性。传统的银行档案管理系统，侧重从实体视角管理知识，主要管理可编码化知识。但强调知识共享与创造的过程视角更加符合银行日益复杂化的业务需求，知识管理系统则为过程视角的产物。

二、中小银行档案管理系统知识化升级的基本原则

（一）坚持集成化的设计原则

银行的各项业务会产生不同类型的档案，档案管理、知识管理与业务流程管理具有密切联系，为使三者紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。[3]

（二）坚持以业务为驱动，以流程为依托

流程导向模式（BRK模型）认为档案资源对业务流程存在全过程的支持，[4]而中小银行的档案管理系统又内嵌于各个业务流程中，因此知识化升级必须坚持以业务为驱动，以流程为依托。

（三）坚持以用户为中心，以需求为导向

档案管理系统的知识化升级必须坚持以用户为中心，做好需求分析，在集成档案管理系统的基础上，逐步增加知识共享、知识推送等模块，并坚持在后期运行中不断进行系统优化。

（四）坚持以编码化为主，人性化为辅

银行业务具有高度标准化和稳定性等特点，积累了大量易于编码的显性和隐性知识，因此以知识编码化为切入点，逐步推广人性化的知识管理理念是中小银行有效实施知识管理的蓝图。

（五）坚持自主集成为主，软件外包为辅

随着集成技术的日益成熟，软件的集成成本与难度不断降低。由于资金劣势，中小银行较为可行的方式是以坚持自主集成为主，在集成各类档案管理系统的基础上，逐步添加一些简单的知识管理功能模块，特别复杂的模块则可外包给专业软件公司。

（六）坚持开放性与安全性并重

银行档案具有高度机密性，所以系统必须建立严格的权限制度规范档案开放，但知识管理的有效实施依赖于知识共享，只有充分共享各类知识资源，知识管理才会成为有源之水，因此系统升级必须坚持开放性与安全性并重。

三、中小银行档案管理系统知识化升级的路线与关键技术

中小银行具有组织层级少、人员规模小、业务种类少等特点，所以现有档案管理系统基本能支撑其业务活动，高跨度或直接引进的升级模式并不适合中小银行，因此笔者提出了渐进式的升级路线，即首先运用集成技术对现有的档案管理系统进行无缝化连接，然后根据需求分析添加相应的知识管理模块，同时逐渐推广知识管理理念，并结合系统运行中出现的问题不断改进现有系统，最终建成高效益、多功能、人性化的知识管理系统。在升级过程中，技术选择至关重要，因此笔者根据知识化升级的实际要求，总结了档案管理系统知识化升级的关键技术。具体如下： （一）中间件技术。中间件技术是最成熟的集成技术之一，广泛应用于信息系统的集成领域。中间件介于应用系统和系统软件之间，可衔接网络上应用系统的各个部分，同时屏蔽了底层操作系统的复杂性，降低了程序设计的难度。[5]

（二）Web2.0相关技术。Web2.0相较于Web1.0的优势在于更加以人为本，体现了人人参与的互联网精神，这与知识管理的分享理念十分契合，Web2.0技术可极大提升组织的隐性知识管理水平。中小银行适合采用以下技术：

1.Blog技术。Blog是一种在网络上自由个人日志的网络交流方式，其他用户可以对相关日志进行评价，从而促进知识互动。

2.Wiki技术。Wiki是一种社会互动式编写形式，不同用户可以自由编写与完善相关类目，最终形成一个可不断更新的知识目录。

3.RSS技术。RSS可以聚合多样化的信息来源，并可自动过滤无用甚至有害信息，用户可通过RSS订阅自己感兴趣的知识。

（三）J2EE技术。J2EE是Sun公司为企业级应用推出的标准平台，它把各类不同的组件、服务架构及技术的层次包含其中，使得依循各种J2EE架构的不同平台之间存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技术。PHP是由Java语言和C语言混合而成的语言，具有极强的兼容性与可扩展性，可以实现系统的跨平台操作，具有开放的源代码，易于系统的不断完善和升级。

四、中小银行档案管理系统知识化升级的具体策略

（一）普及知识管理理念

档案管理系统的知识化升级不仅是技术的升级，更是管理理念与方法的升级。因此在升级过程中，要不断宣传知识管理的理念与方法。

（二）盘点知识，评估现状

知识化升级的目的是帮助中小银行建立科学有效的知识管理体系，在系统升级之前，必须要对包含档案资源在内的知识资源进行盘点并评估组织的知识管理现状，以便有效支撑知识化升级的持续推进。

（三）统筹规划，协同推进

中小银行档案管理系统的知识化升级是需要各部门配合的系统工程，因此应建立相关领导小组负责知识化升级的统筹规划，并制定部门间的协调机制以推进知识化升级工作。

（四）突出重点，全面推进

中小银行应根据自身情况，坚持以档案管理为重点，形成良好的档案管理制度，实现组织知识的高度编码化，并以此为切入点，全面推进知识管理。

（五）增强系统柔性

档案管理系统的知识化升级是一项持续性工作，必须树立长远观念，在知识化升级过程中合理增强系统柔性，提高系统兼容性，为今后档案管理系统的持续升级打好基础。

（六）选择适合的升级技术

技术选择是知识化升级成功的重要因素，因此在选择技术时，不能仅考虑技术的先进性，还要充分结合成本、功能需求以及系统兼容性等因素，坚持以最优成本完成知识化升级。

五、档案管理系统知识化升级的发展趋势

档案管理系统的知识化升级与信息技术和档案理论的发展密切相关。一方面，由于档案管理正经历由实体管理向电子管理、知识管理的转变，所以未来的档案管理系统必将融合更多的知识管理功能；另一方面，随着大数据、云计算以及物联网等信息技术的深入发展，档案管理系统将不断融合最新的信息技术以提升其知识化水平，如可设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理；[6]在大批量电子文件的鉴定方面则可引入大数据技术以实现文件鉴定的智能化操作；通过云存储技术实现档案资源的异地存储等。

注释及参考文献：

[1]张玉芬.银行档案管理的问题与对策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐拥军.企业档案知识管理模式―基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-53.

[3]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.

银行档案管理例5

档案外包商应具有以下特征：

第一，是一种实体性管理机构；

第二，是一种社会化、集约化和专业化程度高的档案管理机构；

第三，有较大的规模，服务对象也较多；

第四，对其保管的文件只有保管权，而无所有权；

第五，是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任；

第六，可以承担文件管理咨询与培训的职能。

一、银行档案外包的背景

二战后，美国大量的文件需要归档保存，文件中心应运而生。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里，受到人们的认可。

从某种意义上讲，商业银行就是“经营风险”的金融机构，以“经营风险”为其盈利的根本手段。商业银行是否愿意承担风险，是否能够妥善控制和管理风险，将决定商业银行的经营成败。随着业务发展和竞争加剧，商业银行面临的风险也呈现出复杂多变的特征，对这些风险进行识别、分析、计量、监测并采取科学的控制手段和方法，是商业银行保持稳健经营的根本所在。健全的风险管理体系在银行可持续发展过程中具有重要的战略地位，具备领先的风险管理能力和水平，成为商业银行最重要的核心竞争力。利用先进的风险管理技术，最大限度地减少银行档案外包可能造成的损失，是商业银行档案外包风险管理目的。

二、商业银行档案外包的风险管理重点

风险是一个常用而宽泛的词汇，频繁出现在经济、政治、社会等领域。就银行风险的定义主要有以下三种：

一是风险是未来结果的不确定性（或称变化）；

二是风险是损失的可能性；

三是风险是未来结果对期望的偏离，即波动性。风险是一个明确的事前概念，反映的是损失前事物的发展状态。

从风险的定义上可以看到，风险是对未来结果的不确定性，是可能存在的损失，银行档案做为银行经营活动的历史记录，是传承银行社会记忆，再现银行历史面貌的凭证，为银行经营、管理提供信息支持，并为银行业务相伴产生的法律风险提供原始的凭证依据，其重要性不言而喻。因此，防范银行档案外包过程中可能产生的风险，是确保银行档案外包安全的首要工作，银行档案外包风险管理的重点是：

（一）档案外包风险的评估

商业银行在制定档案外包政策时，应当评估以下风险要素：

1.外包活动的战略风险、法律风险、声誉风险、合规风险、操作风险、国别风险等风险因素；

2.影响外包活动的外部因素，因外包供应商的过错而造成的服务中断或撤销而引发的风险；

3.银行对外包活动的风险管控能力；

4.外包供应商的技术能力、业务策略和业务规模、业务连续性及破产风险，风险控制能力及外包服务的集中度；

（二）外包供应商的尽职调查

1.外包供应商的主体资质、经营管理能力、经营声誉、行业地位；

2.财务稳健性、技术实力和服务质量、对银行业的熟悉程度；

3.对银行托管档案客户信息的安全性；

4.外包供应商对突发事件的应对能力；

5.外包供应商的关联关系；

（三）外包合同的审查要素

1.外包合同中的服务内容、范围、标准、期限；

2.外包服务的业务连续性安排；

3.外包服务的保密性和安全性的安排；

4.外包服务的结算、支付方式；

5.外包服务的审计和检查；

6.外包争端的解决机制；

7.外包合同或?f议变更或终止的过渡安排、违约责任；

8.外包供应商的应急管理；

三、商业银行档案外包的风险评价标准

商业银行档案在外包后，定期对档案外包商进行风险评估，做到早发现早预防。将银行档案外包风险纳入银行日常管理并持续监控、评价，就能及时发现档案外包风险，并在发现风险后及时采取有效处置措施，将损失减少到最低程度。

日常工作中可采用平衡计分卡方式设计评分标准，可按月、季、半年、年度要求进行档案外包业务检查，检查内容包括：

（一）外包供应商的评估：

1.资质：是否符合专业资质；

2.财务：收费是否合理，程序是否完善；

3.日常经营：是否出现异常；

4.及时性：是否能及时办理档案的收、取、查阅流程，在办理过程中有无差错发生；

5.差错性：资料能否及时、准准、无差错地领取、归还，不存在遗失情况；

6.沟通性：沟通是否顺畅，是否对银行服务需要的反应能迅速、及时、有效完成；

7.保密性：无违反保密原则，业务合作期间能保护好银行信息及银行商业秘密；

8.监督检查：是否能积极配合商业银行开展外包监督工作，及时报送外包工作情况；

9.违规性：是否存在违规行为，是否存在隐瞒事实，阻挡、抗拒检查、伪造、隐匿、篡改、毁灭违规证据行为。

（二）外包人员的评估

1.人员：有符合要求的档案管理人员，能够高效完成各项工作；

2.外包?I务人员能够妥善保管商业银行委托保管的各类客户资料、档案资料；

3.服从银行管理，无主观故意，通过内外勾结、恶意操作等措施规避银行风险控制措施；

4.无擅自向客户做出不实承诺行为，向客户提供虚假资料或误导性宣传；

5.无假借银行名义进行客户约谈行为，无冒用银行商誉的行为；

6.无利用职务之便，窃取客户资料等进行违反职业操守及银行管理规定的其他行为；

（三）突发事件的应急预案及演练

1.是否事先制定建立档案外包风险突发事件应急预案和机制，确保档案外包业务活动的正常经营；

2.是否建立替代方案，寻求合同项下的保险安排等措施；

3.是否定期组织外包商开展演练，建立外包业务连续性计划，确保业务活动的正常经营；

银行档案管理例6

各单位档案部门管理各门类的档案，管理半径大，风险点增多，而档案管理电子化、数字化还处于起步阶段，进展缓慢，档案转化为成果的工作机制尚未建立。要解决以上问题，必须进行档案管理模式改革，制定并实施档案工作“三步走战略”，即由“分布式保管”向“集中化管理”方向发展，再逐步提升“档案电子化管理”水平，并加快实现“多元化编研”。

从目前情况看，档案工作的发展完全取决于各级单位领导者的档案意识、重视程度和档案从业人员的各项素质。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求从业人员在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，积极实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的方能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护档案全宗的完整。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个件内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来胧去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理与利用奠定坚实的工作基础。

从松散的档案室管理向集约式的文件中心管理模式过渡需要一个过程，因此从思想上、管理方法上、专业要求上都要有个过渡阶段，才能逐渐走上正轨。档案工作是一门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。各单位只有高度重视档案工作，配备专职档案员认真做好档案管理中的每一个细节工作，扎扎实实地提高工作质量，真正提高档案现代化管理水平。

建国六十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案工作面临着种种挑战，档案室的建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动联合档案室----档案中心的推广。而99％的档案员无专业知识，在职培训教育也难跟上，专业素质亟待提高，上级档案部门亲临指导，送教下基层，也难以有效开展档案工作，而对现有档案员进行知识、能力和技术更新，是档案管理部门培训的目标，完善人才引进培育体系，吸纳优秀人才，提高档案员的创新能力，努力培养和造就一批高素质人才，保证档案工作的高效开展。

在我国现行文件由形成部门（立档单位）管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

一、档案管理体制

1．哈尔滨城区支行及郊县支行的档案向省行本级集中;由于地域所限，各二级行所属支行的档案应向二级行所在中心城市行集中。

2．建立档案管理中心：一级分行下设分行档案管理中心;在二级分行办公室内设立档案机构，在其他二级分行及以下办公室内设档案管理岗位，主要负责对接收的集中档案进行整理、接收、消毒、编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3．实施档案垂直管理。在一级分行档案管理中心下成立基层档案管理岗位（档案机构）的垂直管理模式。

二、统一规划、集中储存

规划一：选择合适地点，存储省分行集中的全部档案。

规划二：利用现有的库房及闲置房产等资源，进行档案集中用房的改、扩建工作。

三、领导重视，精心部署。

加强对档案工作的领导、监督和指导，切实解决档案工作中的实际问题，逐步实现商业银行档案规范化管理工作。

四、标准先行，整章建制，分步实施，完善制度。

五、强化管理，步入正轨，努力推动档案规范化管理工作。

六、规范操作，及时归档。

七、创新管理，扎实推进。

银行档案管理例7

1.1归档和审计各部门在业务办理过程形成的各种有保存价值或能反映业务过程的电子、纸质文件，利用扫描、识别、分类等方式整理后存入内容管理系统，便于审计和参考。

1.2电子影像管理结合银行具体的业务处理，将非结构化数据和纸质电子化后同业务管理流程结合，加强对各种资料的管理，实现非结构化数据利用和共享，支持风险控制和会计稽核。

1.3内容驱动的业务处理针对以内容作为业务办理驱动的各种银行业务，内容管理提供对关键非结构化数据的全生命周期的管理，并与其它应用系统充分集成，实现内容数据需求的实时响应或在内容管理应用体系上完成业务的全部流程。1.4Web内容管理作为信息门户的后台支持，提供来自不同应用系统、不同部门的各种应信息的存储，并支持内容前的格式转换与预处理以及后的归档。

2系统设计

本文通过以电子档案管理为中心，以内容管理为非结构化数据存储的平台，搭建一个统一视图的电子档案管理应用程序，通过档案管理平台的外部接口，把各业务系统的电子档案集成到这个平台中。电子档案管理系统提供的功能

2.1扫描录入影像扫描、质量检查(含图像优化)、要素的输入(索引项的建立)。扫描录入工作一般在业务办理/点完成。影像的扫描要求支持不同档次的扫描设备，可以兼容平板扫描仪设备、高速扫描仪设备。支持在图像质量检查前，对图像的质量优化处理，如去黑边，对比度、亮度调整、图像加批注、加水印等。批注主要在影像审批过程中使用，而水印是一个可选功能主要是防止篡改。索引要素与影像的关联。采用手工录入索引要素方式，实现影像与索引、具体业务的关联。影像扫描后存放在传输的缓存器中，需要经过质检步骤才能上传。

2.2影像传输为扫描后的图像以及相关的要素从网点传输到后端服务器提供高效、稳定、安全的传输路径。一般影像传输应该有实时和异步传输两种功能，可以支持不同的带宽。传输服务器的主要功能是未经过质检的影像数据缓存、经过质检的影像队列传输。传输服务器自身的安全性，防止未经授权的人员访问和修改传输服务中的内容。传输过程应该提供安全保障功能，要求有效防止传输密码的泄漏、防止影像在传输过程中被窃取和篡改。传输优先级控制，即在影像扫描时加入优先级选项。传输服务的监控功能，可以通过终端交易查询当前传输任务状态，管理员可以根据实际情况调整队列优先级。缓存功能，即对于已经传输到影像服务器的图像做短期缓存，即保留2至3天的备份，超出缓存期限的，传输服务器自动清除。当网点有查询需求时，先从传输服务取图像，若图像已经被批注或本地缓存已经过期，则从服务器获取。

2.3影像存储、调阅为影像数据提供存储及索引管理功能，性能要求高。为影像数据提供存储组织管理、索引维护、调阅检索等功能。影像服务器的业务要求如下：实时接受各业务办理网点上传的影像文件，并且实施存储、索引化。完成存储以及索引化后，通过调用业务系统的接口，更新业务系统中图像已到达的状态。业务系统通过影像服务提供的影像调阅接口，调阅显示业务相关的影像。同时该调阅接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服务系统属于事中系统，为保证其性能需要对历史数据进行归档。当一笔业务完成以后，由业务系统发起归档动作。

2.4工作流系统根据不同的业务特征提供业务流转功能。为构建基于档案管理系统之上的各类业务系统提供了公用的工作流管理及运行服务，用以实现作业任务在不同业务人员之间的自动调度与流转，以及通过相应的接口动态控制这一流转过程。

银行档案管理例8

摘要：

档案是经济活动的真实记录，是国家的宝贵财富，银行货款档案也不例外。因此，加强经济档案的管理，是一项非常重要的工作。本文结合我国银行中长期贷款的特点，着重从其档案的构成和价值两方面进行了探讨，认为银行中长期贷款项目档案是由合同档案、立项档案、决策档案、信贷管理档案、后评价档案及技术经济档案构成，并且就农行信贷经济档案的归档及如何管理谈些认识，对我们信贷经济档案规范化管理有重要意义。

关键词：信贷 经济档案 规范化 管理

：5400字 有中文摘要、

200元

银行档案管理例9

关键词：信贷  经济档案  规范化  管理

银行档案管理例10

一、当前银行档案管理面临的突出问题

（一）现有的档案管理粗放、占用资源较多，库房可存放面积接近饱和。全辖档案仍沿用分级分布式管理模式。截至2011年12月，仅调研一家地市级分行及所属的专用档案室最少的有6个、最多的达62个，而这些档案室存储上级收文及外来文档案占本级档案库存使用空间约11.36%。

（二）档案存放地点分散，投入严重不足。目前银行的档案采取分散保管的形式，分别存放在各级分支机构，库房不仅分散、狭小，自有与租赁并行，有很多行占用了租赁用以营业的用房面积，昂贵的库租，造成资源的非适用型浪费。从运行情况来看，档案分散管理，存在着档案存放环境、安全保管及风险隐患等问题，管理费用偏高并造成后续投入严重不足等各种问题。

（三）档案数量增长速度加快，出现严重的“档案挤人”现象。档案数量增长速度的加快，出现了“档案挤人”的现象。例如，某一级分行信用卡中心信用卡档案自2003年新业务产生以来，其每年以2.1倍的增速增长。

（四）档案人员素质参差不齐，档案电子化进程缓慢。兼职的档案人员占比达84％，专职的档案管理人员占比仅为16％,而且一般缺乏专业的档案知识，还身兼数职，投入档案工作的精力极其有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的收集、编研和开发利用。

（五）档案管理基本处于信息库的档案利用上。目前档案编研的成果仍停留在文件汇编、大事记，年鉴等基础性材料，大多为一些原始材料、统计数字和基本事实的简单罗列与堆砌，效用性、针对性、新颖性不强，知识含量不高，档案编研工作处于“初级阶段”，“编而少研，编而无研”现象突出。

二、档案管理集中化、电子化与编研深化的基本内涵与实施后的效益分析预测

（一）集中管理是科学的管理制度。档案为商业银行经营管理工作提供方针、政策依据（商业银行形成的不同门类、不同载体的档案，是银行各项业务活动的真实记录。商业银行各项经营管理工作正是从档案中了解和掌握党和国家各个时期制定的方针、政策，熟悉了解并掌握各项工作的来胧去脉，才能承上启下，保证工作的连续性。

（二）电子化管理。把档案现代化建设放在首位，将利用率最高的先行数字化，并整合档案资源。档案电子化管理又称数字化管理，与传统档案管理模式相比，实施档案电子化可以带来种种直接或潜在的效益：（1）利用者可按照一定条件在网上进行检索，查阅数字化档案文件资料，实现资源共享；（2）快速回应查阅人员查阅档案资料需要，提高利用效率，提升服务水平；（3）使用计算机快速查询档案，并且不受时间和地点限制，大大提高工作效率；（4）对新形成的有价值的文件进行电子归档后，再将纸质档案以件归档，运用条形码入库保管，可以节省约33%的库房空间；（5）通过对电子化档案数据的光盘备份并异地存储，可以提高档案保管的安全性，规避自然灾害不可抗拒所带来的风险；（6）查阅及使用档案无需再接触原件，可有效保护源文件，延长档案的寿命；（7）有利于档案的规范化管理，将密级及以上文件定“无权”查阅，确因工作之需，严格履行审批程序后，再在加密机上由专职档案员帮助查询等，提升档案管理应用水平；（8）档案电子化管理也是档案集中管理与编研工作深化的基础性条件。

（三）编研深化也就是实现档案编研的多元化。编研工作深化，首先是编研技术的多元化，由以前纯手工方式逐渐向现代化过渡，编研工作的各个环节都纳入到计算机操作和网络化管理；其次是编研工作组合的多元化，整合档案资源与立档单位信息资源、整合档案人员与各部门力量，把档案编研工作与业务工作等结合起来，尽快合成档案利用体系；再次是编研成果的多元化；三是重视挖掘档案的潜在价值。档案编研多元化可以为业务发展提供有利的支持和保障。

三、推进档案管理集中化、电子化和编研深化的措施与建议

（一）加快档案集中储存基地的建设步伐。按照总行档案集中管理的要求，省级行采取全省档案统一集中管理模式进行档案保管需要新建档案存储基地，从而彻底解决分行档案及辐射范围内占库房空间大的期限内会计存量档案进行集中存放与管理。

（二）成立档案管理中心以加强档案集中后的全方位管理。档案储存地的集中，档案管理中心的设立与档案管理专业人员的增加，为实行档案集中管理提供了条件，档案管理中心为了更好地保管档案，履行历史任务，应专门负责全系统档案业务建设、档案库房建设好，以延长档案的使用寿命、档案信息化建设、档案队伍建设和档案工作培训、检查、考核、考评、鉴定销毁等系列性工作。

（三）推进档案电子化建设进程。档案集中存储后，为原单位查找、利用带来不便，通过安装档案远程分散存放电子化档案管理系统，实现档案联网管理，加快档案的扫描工作，实现档案电子化管理，做好光盘有效备份与异地保管，以有效解决利用实物不便等问题。

（四）加快档案资源开发，实现档案编研多元化。一是创新编研方式。在以自编为主的基础上，应积极关注档案管理中心全程工作，采取与有关单位联合编研的方法，既可提高编研质量，弥补资料和经费的不足，从而加强与业务部门的沟通联系，同时也可以扩大档案管理中心的社会影响。三是深化编研内容。对那些属于档案接收范围但尚未接收入库的立档部门档案应该先收集、借阅与开发、编纂，在第一时间延伸编研工作，这样有利于弥补归完档案后再利用的滞后性，增强档案的时效性，发挥档案信息的现实作用。