档案管理概念例1

档案“泛化”现象普遍存在，但是对于“泛化”指什么，又缺乏深入的研究，而且对于“泛化”一词大多从负面进行评述。实际上，档案界耳熟能详的“大文件”、“大档案”、“大编研”就是一种档案概念的“泛化”现象，这是档案界为适应现代社会层出不穷的新现象，在原有的概念基础上加上“大”，来囊括传统概念中所没有的新现象。档案“泛化”是指现代社会对档案概念偏离传统的延伸、扩张或借用，并保持与传统档案语义的关联度。换一种角度研究已经存在的档案之“大”概念，对认清其实质非常有意义。

1 “大文件”

“大文件”的说法是在20世纪80年代，我国在引入“文件生命周期理论”时，把本土的“广义文件”论与西方“文件生命周期理论”进行对接时提出的。本来我们是用“办理完毕”和“归档”这样的环节来区分文件和档案，后来把档案对应于“文件生命周期”的非现行文件，当时也面临着“文档一体化”的实践问题，而“文件生命周期”为“文档一体化”提供了理论基础，这种合拍让“大文件”概念盛行一时。

在“文件生命周期理论”引入之前，我国本就有广义和狭义文件之说，如广义文件指“组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料”[1]。在“文件生命周期理论”本土化过程中，“大文件”被视为文件范围的扩展与文档一体化管理的同一根据。“大文件”之“大”可与“广义”互换，“大”的言下之意就不是最核心的，是拓宽外延才能包含的，是对传统档案体系中的传统文件概念的“泛化”陈述。

陈兆祦是文件生命周期理论引入我国后，大文件概念的首倡者[2]。1987年，陈兆祦从“档案概念外延的拓展”和“文件运动中的档案”两个角度来论证“档案是文件的一部分”[3]。而“广义文件”和“大文件”本是两个不同的视角，如王茂跃认为陈兆祦上述观点“涉及的只是文件范围的大小，并不能证明档案是文件的一部分”[4]；张照余认为，“广义文件”概念的引入仍不能使“档案来源于文件”的结论成立[5]。陈兆祦一定程度上混同了这两个视角，许多学者也是如此，如何嘉荪直接用文件生命周期来解释广义文件概念，认为我国的狭义文件特指现行文件，而广义文件就是贯穿于文件整个生命过程的大文件[6]；潘连根、刘东斌认为，“大文件”其实就是“广义文件”，既有包含各种载体材料的含义，也包含文件从其产生到成为档案以至消亡这一过程的含义[7]，等。

然而，不能因为引入文件生命周期理论，而使原本的“广义文件”概念面目全非，从而使“我国的档案学研究似乎变成了外国档案理论的‘传声筒’” [8]。更何况，“文件生命周期”还有翻译错误的可能，如王岚所说，“Record Life”本应译为“档案生命周期”而却译为“文件生命周期”，这使得我们的理解与英语所表达的真实含义完全相反，也导致进入中国20多年的“文件生命周期”理论，我们至今也不知道如何运用[9]。我国广义文件概念实际本为适应我国政策重心的转移从而对文件范围的拓展，用“大文件”来涵盖“广义文件”后，很多场合“大文件”概念被中国化后，也只有“广义文件”所表达的“概念范围拓展”的直观含义了。因此，我国“大文件”这种表达是粗糙的，是一种“泛化”陈述。

2 “大档案”

“大档案”也是时代产物，从名称上看，也是档案的一种“泛化”。“大档案”的思维主要来自于各种类型的档案资源的综合管理或一体化管理，努力把档案馆建设成为面向社会的开放的科学文化基地。所以，这个概念开始提出时也并不是档案范围的拓展，就犹如“大文件”开始时不是“文件”范围的拓展一样。只是后来人们脱离开实践背景，特别是学界“望文生义”，简单把“大档案”理解为“大”的档案范围，而且“大档案”显然是个名词，要用它来表明“来自于各种类型的档案资源的综合管理”这样的管理过程，由不得人不“望文生义”。随着时间的推移，恐怕后人更少知道“大档案”原是对应于“档案制度”空缺的弥补性实践建设。

“大档案”的含义如李承富等认为：“所谓‘大档案’观念，指的是以一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案为基点来考虑档案馆建设的观念”[10]；潘连根、刘东斌认为：“大档案”是将传统档案管理体制下原来分散保存在各处的专门档案，集中到地方国家综合性档案馆保存的措施 [11]。魏勤政侧重于档案概念外延的拓展，认为“大档案”实质就是要将档案做大、将档案馆做大[12]。近来，“大档案”也是与大经济、大科技、大文化相适应的名词，把档案馆变成大档案格局成为国家政策性要求 [13]。

“大档案”的实践观念，即主要把专业档案也纳入综合档案馆这样的观念已被定格为时代产物，比如“和县模式”或称“安徽档案管理模式”，其基本内容有：按重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交本级国家综合档案馆，建设国家档案资源监管新机制[14]。这种“和县模式”被认为是民生工程和构建和谐社会的根本需求，其“大档案”管理体制的提出，说明大多数专业档案还没有被纳入档案馆接收范围；换句话说，之所以用“大”档案来形容这个举措，从范畴上来讲似乎把以前不被认为是档案的纳入管理范畴之中，造成“泛化”的现象。如魏勤政所认为的“大档案”可能会导致“泛档案”现象的出现[15]；潘连根、刘东斌也否认“大档案”提法的科学性，说我们“事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案”[16]。

总的来说，《档案法》对于档案术语的范畴定义已很全面，并没有涵盖不了的内容需要用“大”档案来表达，而“大档案”实际上是为建立一个覆盖全社会的档案信息资源体系，使国家综合档案馆拓宽收集范围的弥补性做法。由于制度缺失，一部分档案没有很好地收集，所以，有这种举措从而对档案管理体制进行调整。“大档案”从档案概念范围上来讲并没有进行扩充，反倒是表现出一种档案概念“泛化”的现象。

3 “大编研”

“大编研”，是档案界对以往传统编研工作的全面扩展和纵向延伸，扩大编纂者、载体、出版形式、材料来源等。杨冬权最早提出“大编研”一词[17]，认为大编研是相对于传统的档案编研而言的，传统的档案编研实际上主要就是档案馆、室对所藏档案的编纂和公布，而“大编研”则突破了单个档案馆的视角，如收集本馆藏以外的档案进行编纂，为企业级撰写传记、为旅游景点编写名胜志等，而且，是以通俗形式的编研成果去开拓市场、争取读者或观众。

档案实践部门人士对于“大编研”的认识多如上述观点，如宋加梅认为，“大编研”是档案馆传统封闭格局的改变，积极主动地向全社会提供档案信息资源[18]；肖正德认为，“大编研”是档案编研工作发展的必然趋势，档案部门以占有丰富档案资料这一优势完全可以在史学研究领域独领[19]；许岩认为，“十一五”档案工作的最大特征之一就是更具时代意识的编研业务的发展，编研业务变得适应社会公众不同层面的需要，而档案馆与媒体的合作也逐渐形成趋势 [20]。这里须说明的是档案界的“大编研”，还都是档案界立足于档案馆自身的编研，不是指史学界的史料汇编，也不是社会人士兴起的“档案热”、档案公布、档案揭秘，如不同于北京卫视《档案》栏目中的“档案”解密等。但是，档案界和大众媒体加强合作后，也许会改变这种“大编研”的性质。

“大编研”与传统编研没有本质的不同，用“大”附加于编研之前，目的是面向市场需求、突破单个档案馆馆藏，编撰雅俗共赏的产品，这样就拓宽了传统编研工作的边界，但也会有戏说“档案”之风险，造成远离档案编研核心的“泛化”。

4 档案概念“泛化”论

“档案” 一词如今正被大量使用，很多揭秘、纪实、备忘录等书籍、电视栏目等被冠以“档案”之名，进入人们的日常生活。在我国，“国人通性，最重典籍”，重视档案的价值一直是国人共有的嗜好，并不是档案界的专利，近年来，档案脱离专业环境的日常用语化使用越来越热。

我国档案学者对于档案概念的“泛化”现象的关注，始于20世纪90年代末。黄存勋认为，我国档案界近年来相继出现了几种拓宽档案概念外延的现象[21]；谷凯波认为，“泛化”现象是“档案”一词在“社会传播过程中”存在着的种种偏差[22]；任汉中认为，“泛化”是“社会公众”缺乏对档案的深入了解造成的“档案”概念的泛化和庸俗化[23]；郭红解认为，“泛档案”现象的出现有历史必然性，它折射出社会上档案观念的嬗变和档案人开放、包容的姿态[24]；赵永强把如今社会生活中以“××档案”出现的载体统称为“泛档案”或“俗档案”，认为这些是“某活动主体在某行为过程中形成的记录或结晶体”[25]；高大伟认为，“档案泛化”并非绝对合理，但通过对它的扬弃，却给我们提供了一个让“制度档案学”勾兑些“人文”内容的方法[26]。还有如朱梁靓认为，档案泛化是“档案”大众化的过程，是公众的档案意识正在以前所未有的速度增长的结果[27]，如此等等。不过，档案泛化现象多从负面被评述，因此，被档案界提倡的档案之“大”概念没有与“泛化”现象挂钩。

档案“泛化”是概念变迁的必然表现。术语学理论认为，术语是对某一专业学科领域内概念的指称，那么，借此就可以与一般日常用语相区别，而日常用语并不涉及严格的专业概念，仅反映一般人的一个朴素的、简单的认识[28]；语义泛化则是词语在保持越来越少的原有语义特征的情况下，不断产生新的使用方式将越来越多的对象纳入自己的指谓范围[29]。因此，术语与普通日常词汇虽不同但它们可以相互转换，即术语词也有可能变成日常的普通词，人们对原术语的理解不必再借助专业概念，而是简化为一般人能理解的语词了。

档案概念的“泛化”其实也就是其“日常用语化”的过程。大多数术语使用范围很窄，一般只为该专业人员所理解和运用，只有专门化程度较低的术语，所表示的对象能为普通人所熟悉或了解，可以进入日常生活用语中，这样的术语才可能“泛化”[30]。“档案”术语正是这样专门化程度较低的术语，因此，档案术语通过转义，来形象地或简洁地代表“一事之直接的记载”、“最下层史料”、“未掺过水的史料”、“最未经文人笔所点窜”的资料、“未经过改篡而仍保存一件事真相的文书”等含义。在现代语言的发展中，专业术语的非术语化现象非常普遍，这种现象对于语言的发展是有益而无害的，因此，我们应主动接受档案术语的日常生活化使用，即“泛化”使用。

5 结论

档案界提倡的“大文件”、“大档案”、“大编研”之“大”概念，是相对于传统档案观而言的，是在社会档案意识的推动下，以概念的“泛化”方式适应变迁的现代社会。档案界之“大”概念，表达的是原有概念外延的扩展、多元化、无中心化，是既要保持“共有”的档案理念又要适应现代社会层出不穷的新现象所采取的对策。然而，“大文件”、“大档案”、“大编研”来表征中国现代化进程中的档案现象，是当下一种过渡式的描述，这种粗糙的表达也许有一天会退出历史舞台。

档案“泛化”现象的普遍存在有着深厚的社会土壤和思想渊源，泛化后的“档案”也许已经不是学术意义上的档案，但我们应正视。正视档案“泛化”现象，就是正视我国现代化进程中档案“世俗化”或日常生活化的趋向、正视后现代思潮中传统档案学的“困境”、正视信息社会档案学“去档案化”的利弊。只有正视才能解决实际问题，才能彰显我们实事求是的态度和宽广的视野。

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档案管理概念例2

Abstract：Since the early 1990s, on the physical archives concept debate has not been decided yet. Practice, physical archives concept has been recognized to varying degrees, and the physical archives management has been carried out very impressive.In such cases, I try to reflect through the physical archives concept of nature and the impact of work on the archives, initiate, try to promote standardized terminology archives building, maintain archives of academic authority and seriousness.

Keywords：Physical archives ；Reflect；Nature

1“实物档案”概念界定及其本质

1.1概念溯源及界定。“实物档案”的提法在20世纪80年代已出现，《档案时空》1988年第4期就刊载了《陶瓷实物档案的功能与特点》的文章。对“实物档案”概念的具体探讨发端于《天津档案》1991年1期的《实物档案初探》一文，至今已有20年。关于“实物档案”概念，基本上有两种表述：一种是外延的罗列，如“实物档案是指诸如奖杯、锦旗、牌匾等不同形体的档案”。［1］另一种是内涵揭示，如“实物档案是指以物质实体为载体，能够反映单位历史真实面貌的特定物品”、“以实物为载体的档案”。［2］总的来说，迄今所见关于“实物档案”的提法尚停留在事物的表面，未触及其核心本质，且在逻辑上存在相当的不合理性。

笔者以为，实物与档案在本质上是不同的两个概念。“实物”是一个笼统的概念，传统的档案（以实体存在，与以电子形式存在的档案相对应）都必定是实物，并非一切实物都可以成为档案。即使那些确有参考和凭证价值的实物，其转化为档案也是有条件的。所谓“实物档案”必须具有“档案”的内涵，即指国家机关、社会组织或个人在社会活动中产生的，以图记、文字或声像为载体的一种原始记录，且具有凭证、参考价值。但“实物档案”不具备这些属性，“实物档案”只是档案的附属物，只有附加文字说明，有保存价值的实物才能称作“档案”。

1.2本质追溯：为实物，非档案。纵观目前出现的各种研究成果，关于“实物档案”的争论至少可分为三种：肯定、否定和折中。肯定者认为：“实物档案”作为档案的一个门类应加以收集、管理；否定者认为：“实物档案”在概念、性质及实践上都是讲不通的，应该坚决否定；折中者认为：不应该简单否定或者接受，应该具体问题具体分析。［3］从实践和发展的视角来看，“实物档案”概念显示了较强的生命力，档案管理部门重视“实物档案”的收集和管理，并制定了系列相关制度，档案学术界也以开放姿态接受其存在。

从来源上看，“实物档案”的提法源于实际工作。实践中，所谓“实物档案”应同时具备三个条件：首先，实物必须具有查考价值并为了特定目的而保存下来；其次，实物必须处在一个有机联系的群体之中才能转化为档案，单一零散的实物无论其价值如何高，都不能视为档案；最后，实物要加注必要文字说明，因为实物所包含的信息，大多是由其自身的外部形态和内在含蕴来记录和表达的，且是对其来源、背景和形成过程等情况的记载。除了形成者之外，实物一般不为他人所知，因此，必须由形成者附有文字说明，才能转化为档案。从这个角度讲，实物是有条件的具有档案属性，即固化的、清晰的原始记录性，但不能称作“档案”。属性不等同内涵，正如机器人不是人一样。因此，从根本上说，实践部门所谓的“实物档案”，可以简单地概括为具有附注说明文字的实物。其本质是实物，而非档案。

2“实物档案”对档案工作的影响

“实物档案”提法的出现与流行具有一定的社会历史背景，反映了档案部门的积极探索与创新，是档案外延拓展、档案类型丰富的具体表征，对档案实践工作和档案学术研究产生了深刻影响。

2.1对档案实践工作的影响

2.1.1积极影响：增强了社会档案意识，推进档案工作积极开展。“实物档案”提法固然不宜提倡，但其源于实践部门出现的新情况，是档案实务部门对档案管理的新探索及其积极扩展职能的具体表现。基于档案管理部门对档案外延认识的深化和档案工作业务范围的扩大，“实物档案”有益弥补了档案工作内容单一、资源紧缺等不足，丰富了馆（室）藏档案结构，推进了档案工作的积极开展。对于拓展档案馆（室）职能，增强社会档案意识，促进档案工作创新具有一定借鉴价值。

2.1.2消极影响：“实物档案”概念为实践工作带来不便。若承认“实物档案”概念，则实际工作中，就应收集和管理它。但实物遍地皆是、处处都有，其结果必然导致遍地皆档案，处处都有档案，由此导致档案收集工作的“”而湮没真正的档案，增加档案工作的压力和成本。［4］随着信息技术的快速发展，电子文件将成为档案管理实践的主体，“实物档案”数字化后，其信息价值将为由其转化的电子文件（档案）所取代，其仅显示实物价值。同时，“实物档案”混淆文物和档案的概念，有悖于《档案法》和《文物法》精神。基于发展需要，档案部门势必会把属于文物、纪念品等实物纳入档案工作范畴，混淆了职能分工，由此，使档案馆与博物馆、纪念馆等部门工作产生重叠、引发混乱，将误导档案工作方向。［5］

“实物档案”的属性特征使其在分类管理上存有诸多不便，因其价值难以评定，难以界定其保管期限。其次，所谓“实物档案”轻内容，重形式，载体材料千差万别，有诸如金石档案、缣帛档案、甲骨档案等，其保护工作相当繁杂。从实践来看，“实物档案”在档案工作中实际数量并不多，仅占档案类型很小一部分，若再单列保管，势必会增加档案部门负担。档案工作的终极目标在于满足社会需求，所谓“实物档案”，其具体价值和社会作用大小不一，开发利用要求参差不齐，给档案利用工作带来了不必要的消耗，社会需求难以体现。

2.2对档案学术研究的影响

2.2.1积极影响：“实物档案”推进档案学术争鸣，深化档案学术研究。“实物档案”概念虽不规范、不科学或不成立，但围绕“实物档案”的争鸣此起彼伏，为档案学术研究和实践工作注入了新的活力。通过档案学界和实践部门对“实物档案”表象及其本质的深入探讨，不仅能促进档案学术交流与争鸣，澄清认识误区，丰富档案内涵、扩展档案外延，完善、提升档案学理论研究，也能深化理论研究与实践工作的衔接，促使档案学术研究密切联系档案实践工作，及时跟踪档案工作中出现的新情况和新问题，增强档案理论指导实践的针对性，更好地规范、指导和推进档案工作，加速档案部门的职能拓展和工作模式创新。

2.2.2消极影响：“实物档案”概念不利于档案术语的规范化、标准化。术语概念的作用，从宏观上看，在于表示每一学科研究一些什么样的问题，人们是怎样运用这些术语概念来研究问题。在实际工作和国际档案交往中，都会涉及档案术语，离不开档案术语的标准化和规范化；从微观上看，档案术语是档案学基础理论建设的重要组成部分。它的完善和发展，将进一步规范档案术语,进一步提高档案学的科学水平。一门比较成熟的学科，必然有一套区别于其他学科的基本术语。故而，术语概念是档案学成为独立学科的重要基础及开展档案事业的重要条件，也是每个国家档案业务研究的重要内容。档案术语研究贯穿于档案事业建设和发展的全过程，成为档案学者、档案工作者进行广泛而深入的业务和学术交流的必要手段。［6］

一门学科的发展，离不开实践工作的深入开展以及其基础理论和基本概念的科学性、规范性。档案学作为一门独立的学科，其生存、发展都必须建立起一套科学、规范的档案术语体系，同时，作为实践工作最经常遇到的概念也必须要求规范化。在档案术语中，已出现诸如“文书档案”、“历史档案”、“档案载体”、“档案文件”、“虚拟档案”等专指性不强、文字不简洁、词语形式不规范的概念。“实物档案”这一概念本身同样存在上述缺陷。其把实物与档案随便糅合，语意宽泛，逻辑性不强。假如，可以承认“实物档案”这个概念，就会出现档案实物等诸多不合认识规律和逻辑的概念。“实物档案”过于笼统和随意，且易使人产生误解，这些都不利于档案术语的规范化和标准化建设，给档案实践工作带来诸多不便，同时，也不利于档案研究工作的进行，妨碍了档案的国际交流和合作，将迟滞档案学科的整体发展。

3透过“实物档案”概念的反思

3.1对档案实践工作的反思。随着信息技术发展和知识经济的发展，档案工作发展面临前所未有的挑战，作为一项基础性工作，档案工作正在被“边缘化”的问题日益突出。档案工作地位需要提升，档案工作模式需要创新，档案价值需要凸显。“实物档案”应否定，但其反映了档案实践工作中新情况。其一，“实物档案”的出现与管理实践是档案管理部门积极转变思路、拓展职能，创新档案工作，增强社会档案意识，提升档案工作社会地位的重要体现。其二，“实物档案”工作，反映了档案管理部门积极探索走出档案资源建设困境，不断丰富档案资源的探索与努力。实践中，档案资源匮乏、单一是制约档案工作发展的重要因素。将具有一定信息价值和保存价值的实物收藏在档案部门，有助于档案资源体系的丰富与完善，延展档案工作领域。这突出表明，档案实践工作探索要在遵循档案工作基本规律的基础上，创新档案工作模式和加强档案资源建设，推进档案工作开展，提升档案工作价值和社会地位，同时，促进档案学术研究与理论创新。不能违反创新的内在规律，甚至误入歧途。

3.2对档案学术研究的反思。创新是档案学持续进步的不竭动力。从学术与实践的角度来看，“实物档案”提法，可能是档案学术的一种理论与实践的“创新”，但其只是档案管理部门职能拓展的一种尝试，需要实践检验是否具备理论的生命力；从检验结果和事物发展规律来看，随着档案工作的推进，技术和理论的进一步发展，“实物档案”像“机读档案”等将逐渐淡出档案理论研究的视野，成为档案工作发展的注脚。

作为一门实践性较强的学科，档案学在发展中必然遇到新情况、新问题。纵观档案学发展历程，不难发现长期存在下述问题：档案界对档案实践工作的研究，功利化、实用性特征突出。学术论证不够严谨，易赶时髦，缺乏理论性。容易追求新概念（理论）等表象，却往往忽视对不少概念（理论）的科学性、规范性及其本质内涵作深入研究和探析，概念（理论）易流于形式，严谨性、科学性不够，缺乏生命力，致使档案学理论研究深度和高度都落后于相邻的姊妹学科。正如胡鸿杰所言：从中国档案学界目前的状况看，的确存在一些学术功利化甚至学术异化的倾向。比如，急功近利、盲目跟风、东拼西凑、弄虚作假，等等。要解决此类问题，最主要的是规范档案学研究主体研究行为，同时，要在观念层面和制度层面，建立或实施有利于学科发展的学术规范；同时，辅之以必要的监督、制约机制。［7］

4结语

尽管，应该否定“实物档案”这个概念，但我们需要有一种实事求是、解放思想、与时俱进的精神。“实物档案”概念不成立，有其内在的科学依据，不能靠主观臆断。透过对“实物档案”概念的剖析和讨论，可以看出，随着时代的变化和技术的不断进步，档案领域将会出现许多新概念。其中，必有合理的，也有不合理的，我们必须本着科学、反思的精神，追本溯源、穷根究底，对其进行深入、细致的分析，在明晰其本质涵义的基础上，去伪存真、去粗取精。唯此，才能构建严密、完善档案专业术语和理论体系，维护档案学术的严肃与权威，也才能保证档案理论研究与档案业务工作紧密结合，推进档案学术创新与实践工作的协同发展。

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档案管理概念例3

本体（Ontology）属于哲学方面的概念，从哲学的角度来说，它是对客观存在的一个系统的解释或说明，关注的是客观现实的抽象本质。1993年，Gruber对此进行了新的定义，认为“本体是概念模型的明确的规范说明”。后来，Borst在此基础上对本体理论进行了完善，认为它是指共享概念模型的形式化规范说明。Studer对此进行研究与总结后提出“本体是共享概念模型明确的形式化规范说明”。“概念模型、明确、形式化、共享”是这一概念中的4大特征，它们是在计算机人工智能方面有知识表达的意思。我们将本体理论运用到数字档案管理信息系统建设中，对档案资源进行描述，并统一数据采集模式，从而实现信息资源的共享与提取。数字档案馆管理系统的主要功能包括借阅管理、档案录入、档案检索、档案备份与恢复等。

二、数字档案系统利用本体建模流程

档案管理系统中的本体是档案范畴内的专有概念，用于表示某个专门领域范围内的全部知识。领域本体是专业性范畴，可详细描述出某个学科内的关键词条与这些词条间的关系。有时描述的内容还涉及到该学科内颇有影响力的理论成果。具体来说，档案领域本体就是针对查询功能的档案领域建模的结果。通过充分挖掘将与档案有关的所有查询操作均抽象为同一组概念。档案本体对现实活动中档案的解释，是基于概念结构与抽象空间两个方面的，属于一种系统化过程。创建本体的方法不是唯一的，但能保证本体构建的正确性与完整性。本体构建流程包括四步：确定需求分析、创建共享词库、表示本体、客观评价本体。

本体中最基本的概念就是类，定义本体中的类实际上就是明确类之间的层次关系，并明确类的属性以及类之间的约束关系。对于概念层次的分析主要有3种方式：分别是自顶向下法、自底向上法、综合法。自顶向下法是指在某一领域中从最大的概念开始，逐步添加子类，从而将概念细化。自底向上法则相反，是从最小的类定义开始，逐步向上将这些相似的类组织在一起形成更大的概念。综合法是将上述两种方法结合起来运用的方法。不管采用何种方法，均是从定义类开始。比如，以档案本体为例，采用自顶向下的方法，其中，最基本的类有档案与档案信息两个。在检索档案信息时，用户可将题目、档案号、分类号、责任者、关键词等作为检索条件。因此，顶层概念就是OWL Thmg，中间层概念包括档案与档案信息，底层概念中档案对应的是档案类别，包括文学档案、历史档案、科技档案等；档案信息对应的是卷宗号、案卷编号、题名、文号、文种、密级、保管期限等信息。

三、利用Protege构建档案领域本体

根据目标客户的具体需求来建设档案管理信息，以提高档案管理的工作效率。Protege是基于面向对象的JAVA的一种开发工具，支持类、元类及属性的OKBC兼容。在利用该工具构建本体时共有4个步骤，包括需求分析、确定类与所属层次、明确属性，添加实例。在设计档案检索领域中的本体时，借助该工具生成OWL文件，达到检索目的。

档案管理概念例4

传统的数字档案馆是采用基于元数据的关键词检索方式，早已不能满足用户多元化的需求。因此，本文尝试建立一种基于本体论的数字档案馆知识检索模型。通过本体知识、分析理解、概念提取与匹配等方法，从而实现信息检索的智能化。

一、本体论概述

本体（Ontology）属于哲学方面的概念，从哲学的角度来说，它是对客观存在的一个系统的解释或说明，关注的是客观现实的抽象本质。1993年，Gruber对此进行了新的定义，认为“本体是概念模型的明确的规范说明”。后来，Borst在此基础上对本体理论进行了完善，认为它是指共享概念模型的形式化规范说明。Studer对此进行研究与总结后提出“本体是共享概念模型明确的形式化规范说明”。“概念模型、明确、形式化、共享”是这一概念中的4大特征，它们是在计算机人工智能方面有知识表达的意思。我们将本体理论运用到数字档案管理信息系统建设中，对档案资源进行描述，并统一数据采集模式，从而实现信息资源的共享与提取。数字档案馆管理系统的主要功能包括借阅管理、档案录入、档案检索、档案备份与恢复等。

二、数字档案系统利用本体建模流程

档案管理系统中的本体是档案范畴内的专有概念，用于表示某个专门领域范围内的全部知识。领域本体是专业性范畴，可详细描述出某个学科内的关键词条与这些词条间的关系。有时描述的内容还涉及到该学科内颇有影响力的理论成果。具体来说，档案领域本体就是针对查询功能的档案领域建模的结果。通过充分挖掘将与档案有关的所有查询操作均抽象为同一组概念。档案本体对现实活动中档案的解释，是基于概念结构与抽象空间两个方面的，属于一种系统化过程。创建本体的方法不是唯一的，但能保证本体构建的正确性与完整性。本体构建流程包括四步：确定需求分析、创建共享词库、表示本体、客观评价本体。

本体中最基本的概念就是类，定义本体中的类实际上就是明确类之间的层次关系，并明确类的属性以及类之间的约束关系。对于概念层次的分析主要有3种方式：分别是自顶向下法、自底向上法、综合法。自顶向下法是指在某一领域中从最大的概念开始，逐步添加子类，从而将概念细化。自底向上法则相反，是从最小的类定义开始，逐步向上将这些相似的类组织在一起形成更大的概念。综合法是将上述两种方法结合起来运用的方法。不管采用何种方法，均是从定义类开始。比如，以档案本体为例，采用自顶向下的方法，其中，最基本的类有档案与档案信息两个。在检索档案信息时，用户可将题目、档案号、分类号、责任者、关键词等作为检索条件。因此，顶层概念就是OWL Thmg，中间层概念包括档案与档案信息，底层概念中档案对应的是档案类别，包括文学档案、历史档案、科技档案等；档案信息对应的是卷宗号、案卷编号、题名、文号、文种、密级、保管期限等信息。

三、利用Protege构建档案领域本体

根据目标客户的具体需求来建设档案管理信息，以提高档案管理的工作效率。Protege是基于面向对象的JAVA的一种开发工具，支持类、元类及属性的OKBC兼容。在利用该工具构建本体时共有4个步骤，包括需求分析、确定类与所属层次、明确属性，添加实例。在设计档案检索领域中的本体时，借助该工具生成OWL文件，达到检索目的。

当需要输入实例时，必须先确定类与属性的结构。比如，要将一个有序的子类插入到已排好序的父类中，可选用数据结构算法描述其中的任何一种插入算法，包括直接插入、两路顺序插入、表插入等。若要添加实例，还需利用Individuals标签内的5个面板，涉及到的属性内容主要有类的思想、实例名称、性能复杂性等。下面，我们以直接插入为例进行阐述：Individual：直接插入排序算法。转化为具体文字描述：某个有序序列[1...，i-1]，共有i-1个元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素个数就变为i个，新序列为r[...i]。在插入时必须注意存放序列的数组不准越界，可采用顺序查找算法，在r[0]的地方设立一个“监视哨”，任何插入操作均是从“i-1”向前挨个搜索，记录能在查找过程中顺序往后移动一个位置。简而言之，排序的过程需完成的插入操作有（n-1）次。将序列中的首个元素作为最简单的有序序列，并从第二个记录开始依次添加到该序列中，直到全部记录均入到序列当中。这里的序列是采用关键字进行排序的。

四、结语

随着社会的发展，档案数字化的进程进一步加快，数字化档案建设取得了一定的成效，但仍存在不少问题。因此，本文以本体构建论为基础，利用本体的思想与方法，对档案领域的知识进行组合与整合，并通过规范的形式化语言进行描述，以进一步提高数字档案管理效率。

【参考文献】

档案管理概念例5

档案的定义，在《中华人民共和国档案法》中是这样表述的：“本法所称的档案。是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而文物，按《文物保护法》第二条规定，受国家保护的具有历史、艺术、科学价值的文物包括：古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重要意义的建筑物、遗址、纪念物；历史上各时代的珍贵艺术品、工艺美术品；反映各时代社会制度、生产、生活的代表性实物；重要的革命文献资料，具有科学、历史、艺术价值的手稿。古旧图书资料等。由以上可以看出，档案与文物是两个既有区别又有联系的概念。

“实物档案”的讨论，涉及如何认识和对待现有的档案概念。什么是档案?有人认为档案是信息载体，由于实物本身作为信息的载体存在，可以成为档案。他们不同意档案是信息记录，是实物的转化形态。他们还认为，档案具有凭证参考作用，因此具有相同作用的实物可归于档案范畴。笔者认为，这是分歧的根本所在。有人提出，“实物档案”的出现，是对档案“传统观念”的冲击，它表明目前人们对档案的认识尚不成熟，要经历一个发展过程，由此怀疑现有档案概念的合理性，并要以一个新的概念取而代之。那么现有档案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍弃?笔者认为现有的档案概念是多年来理论研究的成果，并得到档案法的确认。它对档案本质属性、构成要素及范围界定等方面的表述，理论上立得住，实践上可行，基本方面是正确的，还应继续延用。

“实物档案”的讨论。涉及实物是否属于档案家族的新成员。有人认为，“实物档案”是档案家族中很有发展前途的一个类别，至少它是档案，这是确定无疑的。肯定某个事物，莫过于给它一个确切的表述。据我们看到的材料，是有人对“实物档案”做过表述。如具有保管价值的直观物件之类，但都是含混不清。而要做到明确、令人信服是难以办到的。这正如上述，因为它的内涵无法正确揭示，它的外延也无法准确界定。由此可以说。没有明确范围和界限的概念和事物是立不住的。这样不能不使人怀疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作为信息之一的档案具有可以广泛交流的特性。但“实物档案致命的弱点是不便于交流。它虽然可以世代相传或转让，但基本上是单线的延伸，而不能像文献资料那样可以摆脱时空限制，实现多方位传播。”那么它靠什么进行交流呢，“必须转化为照片、录像或文字描述等材料”，“必须配有一定的说明和解说词”。这些看法恰好说明“实物档案”仍然是实物，而不是档案，因为它不具有档案可以广泛交流的特性。因为档案是凭借记录在不同载体上的内容和形式特征，起到凭证参考作用和进行交流传播的，它不用靠附加的因素。与之相反，需要人们加以说明、考证、研究，才能起到依据、凭证作用的，正是文物或纪念品。而其转化形式如照片、文字描述材料、说明等才是档案。

“实物档案”的讨论，涉及如何发展档案概念的问题。笔者赞成“当实践发展了，概念也应该发展。否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践”的观点。当我们对实际问题进行研究时，可以根据工作发展，不固守于概念的框架，大胆提出新的见解，形成新的概念。但这里的关键是沿着什么样的思路和方向。笔者认为。档案概念必须是科学的、合理的、可行的，即在理论上合乎档案发展规律和特点，在实践上准确适当，界限明确，易于操作。例如声像档案，作为一种新的门类，以其声像原始记录方式丰富了档案的内涵。又以其照片、影片、录音带和录像带等形态扩大了档案的外延，因而得到确认，成为共识。相反，“实物档案”是如何发展的呢，它在内涵揭示上混淆了实物的自身和它的转化记录形态的界限，没有充实新的内容。在外延扩展上，也混淆了作为文献形式存在的档案。与作为实体存在的文物、纪念物的不同，含混不清。因此。严格说来，它没有前进一步，不是发展而是混淆了概念。

“实物档案”的讨论，涉及对其实践后果的评价问题。如果承认“实物档案”存在，应当提倡收藏和管理，那么实行起来会出现什么情景呢?笔者认为，会偏离档案工作的正常运行轨道，至少有两方面值得重视。

第一，档案概念包容了“有保管价值的实物”，就使档案管理的范围扩大了。长此下去。很难想像不会去管理诸如飞机、汽车、机床、楼房……等实物。它们若都是档案，也就湮没了真正的档案。什么都是档案，遍地皆是，处处都有，也就没有必要把档案单列出来，形成档案管理体系。如此这般，不是发展档案工作，而只能导致档案工作的消亡和解体。

第二，倡导管理“实物档案”，把属于文物、纪念品的实物都扩充到我们的门下，扩大职权，实行起来，岂不是档案馆与博物馆、纪念馆的合一吗?混淆职能分工只能引起混乱，遭到反对。我们国家有档案系统，也有文物系统。两个系统在职责、任务上是有明确分工的。我们档案部门的职责是管理档案，我们再有能力也不能以管理文物、纪念品为己任。

有人会提出，既然现在的某些实物就是将来的文物，那么积累保护某些实物的重任为什么不能由文物工作者承担呢?当然这也是可以的。但是应该看到，档案工作已经深入到社会的每个角落，可以说是每个基层单位都有，而文物馆、博物馆就很少，如果在某些基层单位建立文物工作，至少是目前还不可能。同时我们还应看到。现今一家一户的实物，让任何一家文物馆(博物馆)去收集、保管，都是难以做到的。这样，根据社会分工的效能原则，就是不谈实物的档案性质，只从积累、保护文物出发，档案部门承担这一任务也是必要的，光荣的。

二、结论

1、实物与档案各属不同的范畴。人类文明的载体有两种，一是实物，一是文字符号、图表、声像之类。实物是客观存在的实体。它可以直接传递信息，如其形状、颜色、味道、方位、构造等，属直接信息，不便于传播交流。而档案，应当说也是一种实物，因为档案都要依附于一定物质载体而存在。但由于其中必须有以文字、图表、符号、声像形式记录的信息，而使它从实物中分离出来，成为一种文献形态，属于间接信息，既可以存贮，又可输出，广泛交流。

2、不能任意扩大档案馆(室)管理的实物范围。目前看档案部门管理的实物主要有两类。一是与档案有密切联系的，一同随档案接收保管的。二是受委托加以保管的。现在被称为“实物档案”的，其中有的如奖状、证书之类，可归于档案，其余则不是，而是纪念品，或未来的文物，不应列入档案家族之中。对已保管的实物，姑且称之为“实物档案”，应将其转化成照片、文字记录形式的档案，同时保管起来为好。

3、档案与文物的区别在于：档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。把握住这三个方面，并进行综合分析，档案与文物就不难区别了。

4、由档案馆(室)保管的，不一定都是档案，除档案外，还有资料、图书，以及少量实物。不具有档案属性的，尽管在档案馆(室)保管，也不能称其为档案。

档案管理概念例6

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）12007502

我国的科技档案事业在不断发展，不断前进，但是，近几年兴起一股淡化论，我国的科技档案事业发展形势堪忧，这种科技档案概念的淡化现象危害是非常大的，科技档案事业的意义占据着主要位置。我国科技档案工作所取得的成绩不可抹杀，更不能忽略，面对严峻的发展形势只有不断改革、不断创新，才能继续前行。

1 我国科技档案概念发展现状

近年来，淡化科技档案概念的文章不断被发表，虽然这一重大学术动态权威人士还没有发表评论，但是这股淡化风很早就开始出现。早在上个世纪80年代，中国人民大学创办科技档案专业、南京大学创建科技档案双学士、70年代末期郑州航空管理学院创建科技档案系，但是这些科技档案专业在90年代后期逐渐消失，不断被撤销。2003级档案学专业教育计划撤销了科技档案管理专门学科，这就意味着在世界上唯一的档案学府中的科技档案专业不再存在，这样的结果让人心痛。这不仅仅撼动着科技档案事业的发展基础，在科技档案淡化论与科技档案专业被取消这两者的结合效应下，将会导致档案学领域不再存在科技档案学，或者在科技档案工作领域中不再存在科技档案工作，这对于我国的科技档案事业是致命的打击。

2 影响我国科技档案发展的原因

2.1 盲目学习西方

与西方国家先比，尤其是美国，这些国家没有科技档案或者科技档案工作的概念，但是在事实上，西方国家存在实际意义上的科技档案和科技档案工作。以美国为例，虽然在美国，政府的四大科技报告都是以科技资料的形式展现，但在实际上属于集中和统一管理的科技档案，不论在内容还是在管理上都在科技档案的范畴。另外，美国的科技档案还大量存在于企业档案，只是不称之为科技档案，而是统一称之为企业档案或者新技术档案。美国的科技档案工作是在科技文件资料的基础上产生、发展起来的，所以重视交流并与情报交流形结合。与美国相比，我国的科技档案工作是在科技文文件记录的基础上发展起来的，所以更加重视归档以及保存。如此看来，美国存在科技档案工作。我国科技档案界一些人受到这种现象的影响而出现淡化科技档案概念的风气。

2.2 档案学管理人员的理工科基础知识欠缺

由于我国科技档案学是建立在普通档案学基础上的，并且科技档案学带有自身的特点，与普通档案学专业有一定的区别，因此，普通档案工作很难满足科技档案工作，许多普通档案学家很难从事科技档案学研究，另外，档案学专业的人才都来自普通档案学，这些人所研究的范围仅限于普通档案学。从事普通档案学研究的人对科技档案工作在理解上存在偏差，更是导致了对科技档案研究工作的减弱。

2.3 理论研究与实际操作结合差

科技档案学在档案学中是一门实践性非常强的专业，要通过大范围的实践才能掌握科技档案学。一方面，档案学研究的发展基础是依靠高校，高校的教师、教授缺少实践知识，例如，科研、生产、建设方面的实践，这就使得理论研究和实践向脱节。另一方面，科技档案人员忙于实际工作中，很少有培训、经验交流的机会，例如，调查访问、参加学术交流会议，很难在理论上形成研究力。这就使得理论研究与实际操作双向脱节，结合差，成为影响我国的科技档案学研究发展淡化的一大主要因素。

2.4 企业档案概念影响科技档案的发展

企业档案属于社会档案，是一个综合概念，由两部分组成，一部分是科技档案，一部分是文书档案。虽然档案界出现对企业档案管理理解的不同版本，但是还是要重视科技档案学的研究，并不能说企业档案管理就是科技档案管理学，代替了科技档案管理学的实际价值。

3 发展我国科技档案事业的措施

3.1 重新审视党和国家的指示与文件

要想真正促进我国科技档案事业的发展，重新审视党和国家有关科技档案工作的文件与指示是非常必要的。自1959年至前期，党中央和国务院下发有关科技档案研究的文件多达11个，之后，又大范围的召开了有关科技档案工作的会议，颁布了《科学技术工作条例》，并且国务院也转发了会议的报告。这些文件和会议，在法律意义上肯定了科技档案工作的重要性和策略。这些科学理论足以在更高层次指导科技档案工作，这需要科技档案工作者重新学习，深层次了解，用这些指示和文件重新武装我们的思想观念。

3.2 培养专业人才

为了促进科技档案管理事业的发展，要不断注入新的活力，培养专业人才。1980年《关于国家科学技术档案工作会议的报告》中就明确提出，希望党中央、省、自治区可以在大专院校设立科技档案系，或者在各个省、自治区设立中等档案专业学校，培养档案专业人才。一方面，从理工科大学生中培养科技档案人才是培养科技档案人才的另一有效途径。例如，根据统计，我国有10万左右的科技档案人员，其中本科以上学历的人超过50%，培养科技档案专门人才应该着重考虑研究生，并且是理工科生或者是专门从事科技档案学工作的本科生。另一方面，培养科技档案工作的专业人才，提高科技档案学的教材质量是一项基本条件。另外，适当选印一些参考文献，引进具有新的创意、独到见解的文章编印进去。

3.3 增加调查研究的力度

实践不是一个人的事情，科技档案工作者所能感悟的也只是一部分知识，要由点到面的系统研究科技档案学必须通过调查研究。不论是从事理论研究的工作者，例如，教师、教授，还是从事实际工作的工作者，例如，高工、档案馆人员都严进行调查研究。例如，从事科技档案研究的教授深入到三峡工程档案管理部访问、调查，聚会真正体会科技档案管理工作的的特点，激发新思想。只有经过实践和调查研究的科技档案工作人员才跟上时代的发展，成为促进科技档案发展的实用型人才。

3.4 提高交流功能

与美国相比，我国在科技档案交流方面是欠缺的，因此要加强这方面的工作。科技档案分为成果性和记录性，不能因为科技档案被纳入档案的概念之下而弱化了科技档案的成果性，科技档案工作只关注文书档案是远远不够的，必须与相关单位进行交流，更大范围的发挥科技档案成果性以及资料性的作用，并做好保密工作。

4 结束语

综上所述，科技档案概念没有理由，也不可以淡化，我国已经发展起来的科技档案事业决不能倒退，更不能取消，只有进行改革，并不断创新，才能健康发展。继续贯彻党中央、国务院关于科技档案工作的方针，提高对科技档案教育的标准，举办有关科技档案概念的学术活动，促进科技档案概念的深化。

参考文献

[1]霍振礼.科技档案概念应不能淡化[J].中国档案，2005，（05）：2930.

[2]霍振礼.也从科技文件与科技档案的关系谈起――没有理由淡化科技档案概念[J].档案学通讯，2005，（04）：2427.

[3]霍振礼，鲁梅君，乔永芝.不可淡化我国的科技档案概念和科技档案管理研究[J].档案与建设，2005，（01）：1114.

档案管理概念例7

进入数字时代以来，整个世界在激烈的竞争中不断前进，信息化的程度包括信息技术水平的提高、信息产业的发展、对信息资源的占有和利用，已经被当作衡量一个国家综合国力的一个重要尺度，也是衡量竞争能力的核心要素。因特网的快速发展和计算机功能的增强，变革信息存取方式的时机已经来到，用数字处理方法能简便地实现用模拟技术很难实现的功能，这使得“数字化”概念更易于为人们所接受。“数字网络”、“数字音频”等与数字有关的名词逐渐成为人们现代生活中的常用名词，“数字化”不仅成为一种流行，也逐渐成为一种趋势，档案馆的形式也因此发生了重大变化。适应这种变化的需求，“数字档案馆（Digital Archives）”的概念应运而生。随着技术的日臻成熟，数字化办公的日益普及，数字档案馆从理论研究中跳了出来，逐渐成为一种社会实践，我国部分中心城市已经创建了数字档案馆。鉴于此,笔者认为有必要对“数字档案馆”进行概念性的分析。

一、概念的对比

近几年来，被提出来的与档案馆未来连在一起的相关术语有很多，如电子档案馆（electronic archives）、虚拟档案馆（virtual archives）、数字档案馆（digital archives）、全球档案馆（global archives）等。

但人们在使用这几个术语时常常混淆不清，以下就是几种表述：

“电子档案馆”亦可称为“数字档案馆”、“虚拟档案馆”或“无墙档案馆”，它不是一个实体机构、一个存放地的概念，可以把它的基本含义解释为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”。①

数字档案馆（Digital Archives）实际上就是电子档案馆（Electronic Archives），它是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的一种新型档案馆。②

虚拟档案馆（Virtual Archives）,又可称为无墙档案馆（No Wall Archives），指的是一种虚拟的档案馆信息环境。③

从这些定义中不难看出，我国档案界对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、无墙档案馆等新名词的使用还是比较混乱的，常常是各个名词混同使用，因此，本文先对这几个概念进行辨析：

1. 无墙档案馆

无墙档案馆与无墙图书馆有着相类似的特征，从图书馆学中对“无墙图书馆”的定义和描述中可以看到，“无墙图书馆”这一概念是从用户感觉的角度来刻画网络化的特征，网络的信息传递方式突破了时间的限制和地理的障碍，使得用户觉得就像在使用一个没有围墙，没有借阅的时间限制的图书馆一样。在这个方面，无墙档案馆在很大程度上与之相同，这个概念主要强调了在档案信息利用上时空界限的突破。目前，无墙档案馆这一概念使用得较少。

2. 虚拟档案馆

在很多场合，“虚拟档案馆”的“虚拟（virtual）”与“虚拟实在”或者“虚拟技术”（Virtual Reality）是等同使用的。许多对虚拟档案馆的定义都以虚拟实在技术作为主要用词。实际上，虚拟档案馆应该是与实体的传统档案馆相区别而提出来的，“虚拟档案馆实际上是‘利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式’，”④是对分布于各地、各种档案信息进行动态搜寻相联结的存在。虚拟档案馆与实态档案馆是两个相对的概念，虚拟档案馆是一个动态的，开放的网络信息环境。虚拟档案馆和无墙档案馆则有相似的涵盖范围，只是它们各自强调的侧重点稍有不同。

3. 电子档案馆

电子档案馆是个使用频率相当高的名词，这种状况主要是受了“电子文件”的影响。“电子档案馆”中的“电子”主要是指作用于信息的技术性质，电子档案馆指针对有永久保存价值的电子档案进行保管、控制和利用的一种专门机构，那么，我们可以简单勾划出电子档案馆的形态：电子档案馆是存储以电子形式存在的档案，广泛提供利用的系统，其物理意义上的实体是计算机硬件设备，特别是存储设备，包括可与计算机暂时脱离的磁盘、光盘等存储设备以及与计算机相连的硬件载体，它不具有虚拟性的特征。

4. 数字档案馆

人们总是把电子化和数字化当成同一概念来使用，并不对它们进行仔细的区分，然而，从严格意义上，电子化和数字化两个概念是有区别的。在计算机科学中，电子信息包括了模拟信号和数字信号，所以，数字信号是被包含在电子信号这个概念里的，电子化的内涵大于数字化。由于数字化信息在电子化信息中所占的比重越来越大，人们已逐渐视两者为同义词。由此，大多数时候，电子档案馆和数字档案馆也被看作是同一事物。但随着技术的发展，数字信号完全有可能不再依赖电子技术，那么，更不能将它们混为一谈了。我们说，“数字档案馆”这个概念中的“数字”强调的是电子媒介上信息存在形式。数字档案馆是指依附于数字化技术，把文字、声音和图象转化为数字形式，采用数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理的存在系统。正因为这样，数字档案馆是目前应用最为广泛的一个词。

二、数字档案馆含义的界定

数字档案馆是一个正在不断发展的新概念，我们可以先对数字档案馆进行预测性的讨论，勾画出它的主要特征，应避免下定义过早导致概念的固化。

所谓数字档案馆，是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术等现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境。从广义上讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础之上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。

在图1中反映了数字档案馆的概念构成。

图1

与传统档案馆相比而言，数字档案馆具有以下主要特征：

1. 数字档案馆的文化性质没有改变

同样，数字档案馆的的文化功能依旧保持。数字档案馆的建立使得档案馆实现由完全的实体保管模式向智能管理模式的改变。在数字档案馆的环境下，档案馆将特定区域范围内的所有档案归入其管理范围，对各种各类的档案进行监督和控制，不仅包括政府机关行政档案，也包括企事业单位、私营企业、社团、甚至个人的档案，使档案馆真正成为集中统一管理具有社会价值的各类档案的文化事业机构，实现保存社会记忆的功能。因此，数字档案馆的文化性质不可能改变，也不会改变。

2. 馆藏内涵发生变化

数字档案馆所拥有的完整的的馆藏含义应该是“实体馆藏”+“虚拟馆藏”。馆藏的内涵要求数字档案馆除了收集数字形式的信息，还需要把原有馆藏的文字、声音、视频信息等都实现数字化的转化和处理，将各种信息以计算机可处理的字符编码形式或图像形式、多媒体形式存贮在计算机存储设备上。数字档案馆不可能置档案馆原有的馆藏资源而不顾。所以，从宏观的档案馆收藏内涵角度来看，馆藏一方面包括实际拥有的传统馆藏的数字化形式和各类数字格式的馆藏，即“实体馆藏”，另一方面还包括连接在数字档案馆上的外部档案信息资源，即相对的“虚拟馆藏”。数字档案馆勿须存贮庞大的数据库的备份，馆藏不再是实体意义上的集中保管。数字化的馆藏可连接成网，用户通过远程登录利用信息，极大地改变了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，可避免档案馆馆藏之间的不必要重复。

馆藏内涵的变化，使得传统档案馆的发展目标也有所不同，原有的旨在构建一个庞大的本地馆藏目标需重新考虑；馆藏的评价标准也需要重新界定，实体档案的收集质量不再是决定性因素，大量高质量的数字化档案将成为评价优劣的重要方面。

3. 服务方式的变化

传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的方式。相较之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D・比尔曼在第十三届国际档案大会辅导报告《虚拟档案》一文中所说的那样：“虚拟档案出现之时也就是用户不论到哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。”⑤借用图书馆学的用语就是，数字档案馆的服务是一种“用户驱动”的服务模式，简单的说，就是以用户为中心。而且信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，同时还能够加工各种视频、音频信息。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理、检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索则是动态的，数字档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。

4. 业务工作内容的变化

尽管数字档案馆与传统档案馆在许多任务和业务活动上都很相似，但由于其保管对象的变化，数字档案馆的业务工作几个环节也发生了变化，档案管理从手工操作逐渐向自动化转变。传统档案馆中由人工开展的编目、标引、检索、统计工作，在数字档案馆环境下，可借助计算机应用系统自动进行。从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集，只需轻敲键盘，文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆。在馆藏建设方面，数字档案馆要求选择合适的数字化信息形式的同时，还要对原有馆藏实现数字化，其工作内容包括了数据库的建立、控制和网络系统的维护。传统档案馆在利用服务业务范围方面包括了帮助用户查询档案信息及相关资料，指导用户使用档案馆信息和建立登记用户使用档案反馈情况登记；而数字档案馆除了需要实现电子检索之外，还要建立面向用户的交流界面，以便用户自主地查阅利用数字信息。另外，数字档案馆的鉴定工作有所扩充，在内容鉴定基础上又加入了技术鉴定的工作内容，对电子文件的可读性、可靠性、有无病毒感染及载体状况等方面进行技术上的检测。

5. 社会角色的变动

档案馆员社会职责的变化同社会的发展息息相关。在人类社会逐渐演变的同时，档案馆的社会角色也有所改变。20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段，人们逐渐摆脱了档案为保管而保管的社会意识，档案工作人员的自我定位从单纯意义上的保管者转向了信息的提供着。而如今，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①管理信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传递信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。

注释:

① 冯惠玲.无纸收藏――《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯.1998，（2）.

② 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.

档案管理概念例8

按照经典的档案学理论观点：“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”，读了严永官先生的《档案不可能形成在前》（《档案管理》2015年第5期）一文后，觉得很有道理。然而读了河南大学出版社2016年4月出版的刘东斌先生所著《档案直接形成论》一书后，再联系到我们档案工作中的一些现象和实际，觉得档案是有可能形成在前，而严永官先生的《档案不可能形成在前》（以下简称《严文》）一文中的观点很值得商榷。

1 《严文》将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆

《严文》认为刘东斌的档案直接形成（档案形成在前）论中将“文件”与“档案”的“‘概念’与‘事物’混为一谈”，“将‘概念’与其所指代的‘事物’相互混淆”。[1]但是，笔者认为不是刘东斌将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆，而恰恰是《严文》将“概念”与其所指代的“事物”没有理清。

“文件”与“档案”是两个不同的概念，这一点应该没有什么异议，那么，“文件”与“档案”是不是两种不同的事物，这个是有争议的，主要有两种观点：“一种事物”说和“两种事物”说。以笔者的实际档案工作来看，应该是两种事物。就以我们单位最常见的文书档案（发文档案）为例，发文档案是由发文处理签+定稿+文件印本组成，而下发的“文件”只由文件印本本身。查看和询问底稿和发文处理单是否归档保存是档案行政管理部门检查指导的重点，也正如刘东斌在其《档案直接形成论》所说的：“每到一个单位指导档案工作，看的问的最多的也是底稿和发文处理单是否归档保存。”[2]

再看《严文》的论述：“就‘档案’和‘文件’而言，虽然它们在语义上是两个不同的概念，但就其针对的具体事物而言，却又是整体的、统一的。即在被人们认为是‘文件’阶段，其草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本都被认定为是‘文件’的一个整体；而在人们出于以备日后查考需要而归档保存，成为语义上的‘档案’之后，这些草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本则又是一个作为‘档案’的整体，且留下了档案工作者在对其进行整理过程中留下的印记。”[3] “被人们认为是‘文件’阶段，其草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本都被认定为是‘文件’的一个整体”中的“文件”，显然不是真正实际上的“文件”，而是严先生心中的“文件”或者是一些档案学者认为的“文件”。如果是“文件”，正如刘东斌在其《档案直接形成论》所问：“发文处理单是文件吗？发文底稿是文件吗？发文处理单、发文（文件）、发文底稿它们是一份文件？还是三份文件？实际上，发文处理单不是文件，也不是文件的一部分，如果是文件或者是文件的一部分，为什么不与文件（发文）一同发给收文单位呢？”[4]显然是《严文》将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆。也就是说《严文》中所说的“文件”与“档案”的“概念”与其所指代的“事物”是相互混淆，而且《严文》中所说的“文件”概念和“文件”事物在在现实社会工作中是不存在的。因为，我们在实际工作中从来没有将发文处理签+定稿+下发的正式文本作为“文件”的一个整体下发去的现象。显然。刘东斌将“文件”与“档案”这两个不同的概念不同的事物清晰化了，而且更符合客观实际了。

2 档案人的“人为”与社会主体人的“人为”并不相同

《严文》认为：“人们通过对工作实践研究而产生的概念，所以人们把‘文件’与‘档案’这两个概念人为地认识为一个事物的不同阶段，这是完全符合人的认识过程的。”“‘文件’和‘档案’作为两个基本概念，难道它们在产生乃至指导实践的过程中就不会有‘人为’的因素掺杂吗？”对于这一观点，这里的“人们”或者“人”的“人为”，如果定义为社会主体人的“人为”，那么，应该说上述有些认识还算正确。但是，这里说的“人”的“人为”，其实并不是社会主体的人的“人为”，而是“档案人”的“人为”。然而，“档案人”的“人为”是不能完全代表社会主体人的“人为”。“档案”是社会主体人在社会实践活动中“人为”产生的，“档案”不都是“档案人”在其工作活动中“人为”产生的，也就是说“档案的产生与档案工作的主体――档案工作者没有关系”，“档案的产生不依赖于档案工作者（档案工作者本身活动产生的档案除外）”。[5]而《严文》中的另两段论述明确无误地说明其“档案”就是“档案人”“人为”产生的。《严文》认为：“人们出于以备日后查考需要而归档保存，成为语义上的‘档案’之后，这些草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本则又是一个作为‘档案’的整体，且留下了档案工作者在对其进行整理过程中留下的印记。”[6] “从‘文件’（还包括其他一些难以被称为文件的载体）到‘档案’也同样只是人们认识的发展，并在具体事物上留存的人们在对其进行统一整理中形成的编号等一系列印记。”[7]这不是在说“档案”是“档案人”代表社会主体的“人们出于以备日后查考需要”而选择“归档保存”整理后的产物吗？而实际上，“档案人既没有权力主观地选择指定什么是‘档案’，也没有权力代表社会主体的‘人’主观地选择指定什么是‘档案’”。[8]

另外，对于档案人的“人为”，《严文》还有矛盾的说法，一方面《严文》认为：“‘文件’和‘档案’作为两个基本概念，难道它们在产生乃至指导实践的过程中就不会有‘人为’的因素掺杂吗？” [9]另一方面《严文》又认为：“作为‘文件’和‘档案’这两个概念所指代的具体事物的本身是无法也不应该掺入人为因素的，因为一旦掺入人为因素就会使其或脱离了‘档案’的‘直接形成’‘原始记录’‘备以查考’等档案的基本属性。”[10]一方面说“档案”的产生会有“人为”的因素掺杂，并进行“整理”留下“印记”，一方面又说“档案”是产生不能掺入人为因素，否则就脱离了“档案”的“直接形成”“原始记录”，这不是自相矛盾吗？

3 《严文》分析问题的方法有些过于片面

《严文》认为刘东斌的档案直接形成（档案形成在前）论中“将事实上在同一阶段为反映同一事物整体而貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割为‘文件’与‘档案’”，“分析问题的方法片面、孤立”，“这也许就是‘档案形成在前’观之所以能提出的关键所在。”[11]但是，笔者认为不是刘东斌分析问题的方法片面、孤立，而恰恰是《严文》分析问题的方法过于片面。

“文件”与“档案”不仅是两个不同的概念，两种不同的事物，而且具有两种不同的功能和作用，两种不同的管理和使用方式。档案是记忆备忘的工具，文件是社会管理的工具。“政府机关的文件（公文）主要是为了管理管理对象的需要而产生，文件（公文）只有到了管理对象，也就是‘公文从发出之后就产生供形成单位之外’的那里才有价值，才能发挥其价值作用，才是其主要价值所在。”[12]而档案是为了其产生单位自己备查用的。文件和文件管理与档案和档案管理分别是整个社会管理系统中的两个各自独立的子系统。《严文》认为：“当人们出于某种认识需要而进行针对性的社会实践时，便需要用于统一、指挥实践行为的工具，包括这一事物产生过程中形成的草稿、修改稿、定稿等各种材料（其实‘材料’也是今人给子的称谓）和真正用于统一、指挥实践行为的工具，即今人所称的‘文件正本’。此时这一整套反映这一事物整个过程的材料，今人就统称为‘文件’。由于人们的社会活动又是连续不断以至永远的，所以为了便于记录和再现历史，就需要一种记忆的工具。于是人们将这一整套材料经过必要的整理保存成为今人所称的‘档案’。而此时的这一整套材料同样又是不可分割的，其中的文件正本是档案，而这个文件的草稿、修改稿、定稿则是其不可裂割的附件。”[13]从《严文》的论述中可以看出《严文》只是站在档案人的角度孤立地看到和分析了档案和档案管理子系统，而对文件和文件管理子系统视而不见，其分析的“文件”其实并不是文件和文件管理子系统中的“文件”，而是将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆的“文件”。因为，这里我们看不到文件在其管理系统中运行的流程，看不到“文件”是如何在其管理对象那里成为“真正用于统一、指挥实践行为的工具”而发挥其功能和作用的。看到的只是那个将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆的“文件”是如何成为“档案”的。

具体事物的客观情况到底如何呢？就以我们的实际工作实践来看，单位需要发的文件的流程，一般是将发文处理签+定稿和3份文件印本用于存档，然后，将若干份文件印本，发给有关部门执行实施。3份文件印本和发文处理签+定稿一同用于存档，就一直在档案人的视野和控制的范围内，或者说它并没有发挥“真正用于统一、指挥实践行为的工具”的作用，“真正用于统一、指挥实践行为的工具”而发挥的作用的是发给有关部门执行实施那些若干份文件印本。也就是说“文件”只有发给管理对象――有关执行部门去执行实施，才能发挥文件的功能和作用，才能实现其价值。再“比如国家人事部制发关于评聘专业职务的规定并不是为了人事部工作人员自身评职之用，而是为了给全国所有单位开展专业人员评聘职务工作之用，这个公文从发出之后就产生供形成单位之外使用的社会利用价值”。[14]也就是说，国家人事部制发的评聘专业职务规定的文件，并不是国家人事部自己用的，而是要发给管理对象用的，只有到形成单位之外――管理对象那里，才能发挥其功能和作用，才能实现其价值。而《严文》说的“这一整套反映这一事物整个过程的材料，今人就统称为‘文件’”[15]的所谓“文件”，并没有发到管理对象――有关执行部门去执行实施，也没有发挥文件的功能和作用，也没有实现其“文件”价值。没有发挥文件的功能和作用的所谓“文件”还是文件吗？由此可见，《严文》的观点有“张冠李戴”之嫌。

4 档案应该有可能形成在前

对于刘东斌的档案直接形成（档案形成在前）的观点，作为一个基层档案工作者对档案实际工作情况的观察来看，我认为档案形成在前是比较符合档案实际工作情况。

首先，从档案的实体形成的顺序来看，上文已述，档案实体是由发文处理签+定稿+文件印本组成，这个档案实体形成后，才将文件印本发给有关执行部门去执行实施。发文处理签+定稿+文件印本组成存档的档案实体明显形成在前，而文件印本发给有关执行部门去执行实施在后。而且有的文件印本一般并不是档案实体形成后的就发给有关执行部门去执行实施，有的甚至若干天以后才发给有关部门执行实施。另外，我们有的单位还规定，不管是单位办公（下转56页）（上接8页）

档案管理概念例9

（一）档案学基础理论

档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。

（二）电子文件管理

本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。

（三）企业档案管理

本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。

（四）历史档案与史学研究

档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。

（五）档案保护技术

档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。

那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.

第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.

第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.

第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.

二,档案学热点问题举要

(一)与电子文件管理有关的基础理论问题

1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.

2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:

(1)档案管理的前端控制思想;

(2)档案鉴定中的前端控制;

(3)档案集中过程中的前端控制;

(4)档案保护的前端控制;

(5)档案编目的前端控制;

(6)档案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;

(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;

(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.

3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗

4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."

5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:

(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]

(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]

(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]

(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]

(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]

6.数字档案馆的建设与发展问题.

7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.

8.电子文件的运动周期的划分问题.

(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考

1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.

2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.

3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."

4."实物档案","口述档案"概念之争.

5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.

6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.

7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.

8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.

9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".

10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".

11.档案管理体制的变革问题.

12.档案工作原则与规则的关系问题.

13.档案种类划分问题.

14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.

15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.

16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.

17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.

18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义

(三)档案学自身的基础理论问题

1.档案学研究对象的表述问题.

2.档案学的学科性质问题.

3.档案学与文书学的关系问题.

4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.

5.现代管理理论对档案学研究的影响.

(四)档案管理信息化问题

1.档案网络建设中的信息管理问题.

2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.

3.文档信息化与文档有效管理问题.

4.文档核心信息资源的开发利用问题.

5.网上档案信息的法律地位问题.

6.档案信息网络安全问题.

7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.

8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.

9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.

(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点

1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.

2.关于保管期限的标时与否的争论.

3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗

4.电子文件的集中与捕获问题.

5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.

6.归档制度的建立与完善问题.

7.档案实体分类方案的编制与应用问题.

8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.

9.成套性与客体全宗问题.

10.实体分类与信息分类问题.

11.传统著录与电子文件著录的区别问题.

12.信息社会中档案编研工作的特点问题.

(六)档案信息管理应用理论研究热点

1.公民权利与现行文件公开,保密问题.

2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.

3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.

4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战

(七)档案史学研究方面热点问题

1.档案的起源问题.

2."档案"的辞源问题.

3."信息","文件","公文"的辞源问题.

4.甲骨档案中的"贞人"问题.

5.甲骨档案的内容结构问题.

6.文书档案连锁法的重新评价问题.

7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.

8.简牍档案的发现及其史料价值问题.

9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.

(八)专门档案管理领域的热点问题

1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."

2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."

3.人事档案管理问题.

(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.

(2)建立国家人事档案中心问题.

(3)擅自建档,造档问题.

(4)擅自扣档问题.

(5)擅自弃档问题.

(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.

1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题

2.《文书档案保管期限表》的讨论.

档案管理概念例10

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。