档案管理机制例1

“公共管理”一词对档案管理的涵义，主要体现它是一种管理实践。管理活动具有一种基本模式，这种基本模式主要包括与组织发展目标相应的制度和机制，符合规范的工作流程，绩效评价指标和评价体系。同样地，医院档案管理活动也应遵循这种一般模式。值得重视的是，与时俱进的开放性思维，对于应对时代变革给档案管理带来的挑战，积极根据环境变化调整档案管理目标和策略，和提高医院档案管理的服务水平是至关重要的。公共管理思维下的档案管理意涵还体现在“公共性”这一概念当中。行为目标的公共价值和公共责任问题是“公共性”概念所关注的内容。所谓“公共”，涵盖了最广大的人民和最广泛的社会组织，对于一项与社会大众关系密切的事业来说，它所承担的公共职责即为它的公共产品，也就是这一事业“公共性”的直接体现。对于医院档案管理的公共性，主要是指为公民或社会组织的医疗实践提供可靠的信息和有利于公民维护其切身利益的医疗档案、医学参考信息和医疗咨询服务等。公共管理的思维体现于医院档案管理工作中，就是解决医院档案资源的全面性问题。这就需要以更开放和宽广的视野扩建医院档案资源，“把体现了文明价值变迁、社会结构和功能变化和人民自身各方面建设等成果的档案资源囊括到医院档案管理中来，以满足社会全面发展对储备档案信息资源的需要[1]；”转变医疗档案管理理念，从医疗档案管理扩大至医疗档案服务，开通更多医疗档案信息和资源获取的通道和途径，丰富医院档案管理功能的多元性，提升服务水平和管理效率。另外，应该从“公共性”这一概念出发去设计医院档案管理的理念和机制这些核心内容。这是因为，公共管理思维的模式决定了档案管理活动最基本的特性和使命是追求“公共性”，根据公众的需求决定档案管理的一系列活动，以实现公共组织档案管理应有的价值。作为最典型的一类公共组织，医院档案管理的机制选择也应遵循“公共性”这一出发点。

2公共管理范式下的医院档案管理理念

2.1公共责任理念

医院这类的公共组织是指被赋予了公共责任的组织。而公共责任被许多学者认为是政府善治的关键所在。例如，有学者认为，“公共责任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提，从某种角度上来说对公共责任的承担是一种对公共管理者的保护，如果公共管理者对公共责任置若罔闻，就会陷入自我逐利的危险。作为一种典型的公共组织，履行公共责任是医院档案管理工作的基础和前提，是促进医院档案管理水平提高的内生力量，是医院档案管理具有合法性的前提。现代医院档案管理中的公共责任，与医院传统上的档案管理相比存在着明显的不同。“这主要体现在履行责任的范围上，现代医院档案管理履行的是包括社会和人民发展在内的全面的公共责任，主要是为社会和人民服务，而传统档案管理主要履行的是政治责任，主要为政治和行政管理服务[2]。”

2.2全面发展理念

全面发展的理念是指医院的档案管理事业涵盖的方面应该尽可能广泛，应以社会各项事业的全面发展作为出发点，摒弃传统上服务于编撰史料、存档研究和行政管理的档案信息建设和档案服务工作，而是从社会全面发展的角度出发进行档案资源建设。在档案管理服务的对象上，除了传统档案管理意义上的行政管理人员或其他档案信息研究者之外，还应面向最大的人民群众。因此，现代医院公共管理范式下的档案管理工作应将服务范围延伸至社会全面发展的各项事业和最广大的人民群众，这也反映了社会主义社会的本质诉求，即以最广大人民群众的根本利益为根本出发点和最终目标。

2.3公平服务理念

公平服务理念对应着社会主义核心价值观中的公正与正义。这两个词语，是政治学和社会学等学科研究所追求的核心价值观点之一，被认为是衡量文明发展进步的重要标志，是人类社会的共同目标。这一理念所代表的价值是公平正义，这一价值的本质是公共服务均等化。当医院在进行档案信息资源开放过程中，应遵循严格的时间规定按时开放，并在最大程度上允许各类社会组织和公众按规定利用医疗档案资源。相同的政策、原则和标准是医院在提供档案管理资源时应遵循的规则，切不可差异化对待服务对象，“不允许出现可以优先利用医疗档案信息的特权群体，即便是政府部门也应与普通大众按相同的规则共享资源。档案管理者对各类服务对象的服务标准和限制规定等方面也必须是相同的，这样才能真正体现服务均等化的理念[3]。”对于特殊的档案资源且因国家规定暂时不能开放的档案资源，除国家和政府管理等特殊需求外，对其他各类组织包括中外的组织或个人应当同样采取拒绝提供服务的规定，绝不可以差异化对待中外对医疗档案资源有需求的任何组织或个人。

3医院档案管理的机制选择

3.1开放机制

所谓开放，是指医院出于某种公共性的目的对档案管理工作和档案资源的开放，“即档案管理认识与实践的开放[4]。”总之，也就是档案管理思维的开放，实践的开放即档案管理活动的开放。这种机制对于医院档案管理工作具有重要的实践意义，是促使医院档案管理理念和实践活动社会化的重要途径，可以在整个社会发展的框架之中审视医院的档案管理工作，将医院档案管理纳入到社会发展和人的发展过程之中。这样一来，医院档案管理工作就可以贴近社会变迁的线索，向更远的方向和更深的层次开拓医院档案管理的视域和落脚点，摒弃传统医院档案管理的僵化体制和思维理念，为医院档案管理工作实践开拓更广阔的天地，促进调整档案管理活动的方法和方式，确立医院档案管理合法化基点。医院的档案管理实践长期以来得不到突破发展的限制因素是它的封闭性，因为封闭性的特征，“在档案信息资源集成建设、档案资源信息输送与传播和档案服务方式和方法等方面取得的进步甚微，这主要源于医院对档案管理工作的自我封锁，直接导致了医院档案管理与社会环境变迁脱节，也无法充分利用社会资源和社会发展的成果来解决档案管理实践中的问题[5]。”

3.2互动机制

所谓医院档案管理的互动机制，是指医院档案管理社会化过程中通过与其他协作部门和档案资源使用者进行经常性的互动交流，以促进医院形成社会化的档案管理方式。从医院档案管理部门与外部相关者的关系来看，“始终处于传统的档案形成、发送和接收的原始阶段，这不符合医院档案管理现代化的发展需要。与其他社会实践部门保持良好互动和共同进步的关系才是真正符合社会事业全面发展的要求[6]。”在对互动机制的研究方面，有学者认为，在人类文明发展进步的进程中，具有“共同愿景”的社会共同价值促使人类互动协作去实现他们共同的价值目标。当前我国，社会主义核心价值观所代表的“共同愿景”为我们互动协作提供了共同的价值目标。作为公共组织中的档案管理人员，我们应该根据我国社会发展的共同价值观和共同愿景，科学地将医院档案管理工作与社会愿景相结合，确定医院档案管理的战略目标、价值追求和应当履行的社会义务。同时，建立与其他社会实践主体良性的互动关系，梳理医院档案管理在这些关系中的责任与价值定位，摒弃传统档案管理封闭性的运作模式和封闭思维，立足社会全面发展的共同目标和需要，重新审视医院档案管理在社会上存在的价值和意义，促进医院依据现实需要履行社会责任。这一机制，可以使医院这一类型的公共服务组织挣脱传统管理机制所带来的负面影响，调整医院档案资源建设的目标和各个环节，补足在档案资源服务过程中的缺陷和不足，对档案资源管理和服务的重点进行调整，整合各类服务资源和提供服务的方式，促进医院档案管理为社会全面发展服务。

3.3公众参与机制

与互动机制相比，公众参与机制是实现医院档案管理公共管理范式的具体措施。传统的档案管理是没有公众参与的，这一机制之所以应当存在，是因为公众参与是实现医院档案管理公共性和社会性的本质需要。这主要包括公众对档案管理机制的选择、对档案管理水平的评价和参与档案管理问题的解决等。公众参与对公共组织的工作过程和结果评价，是推动公共服务事业向前发展所必需的手段。医院的公共性，使对其工作的评价必须是开放的且面向最广大人民群众的。医院档案管理在建立评价标准时，不仅要包括档案资源的丰富性、服务的及时性和充分性以及管理的系统性，还必须包含和体现公众对医院档案管理实践活动的建设性的意志。另外，医院档案管理活动的评价主体，必须包含具有充分代表性和最充分的社会公众，为医院档案管理实践提供合法性基础和社会动力。“所以，医院档案管理应当从社会全面发展的角度出发，依靠社会力量大力进行全社会医疗档案信息建设和档案信息化管理建设，以建立适应社会发展的医院档案资源管理体系[7]。”另外，医院档案管理部门应与信息建设部门、其他相关机构和组织合作，更广阔地开发资源，实现医疗档案资源信息的网络获得、利用和传播，进一步提高档案资源服务的水平。

参考文献

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[4]任璐.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].管理观察，2017（32）：63-64.

档案管理机制例2

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）33-0328-01

档案管理工作在我国已经有很长的历史，而我国《档案法》以及其他相关法律条例也对档案管理工作提出了明确的规定，档案管理工作的质量直接影响着档案的正常使用以及档案为社会各项事业提供参考依据与研究素材作用的发挥。因此，做好档案管理工作是我国各级机关部门及企事业单位提高工作质量、做好工作规划以及推进社会经济与各项事业发展的重要保障，而档案管理运行机制的改革与创新是提高档案管理质量的有效措施。

一、档案管理工作运行机制的特点：

我国目前的档案管理工作运行机制是经过多次改革而最终形成的，它具有“统一领导、分级管理”的管理体制、“局馆合一”的管理模式和档案统一管理的三方面特点。

“统一领导、分级管理”的档案管理体制是以“集中统一”为基础，全国的档案由工作中央级的档案行政管理机构负责；内部事务由地方的各级党委和人民政府的档案管理机构负责。这些是依据《中华人民共和国档案法》规定的。

“局馆合一”的管理模式的形成，是在我国计划经济向市场及转变过程中，政治管理体制改革在档案管理方面的体现。将管理全国档案事务的国家档案局与负责档案保管的中央档案馆两个机构有机统一，地方各级区域内的档案管理和保管工作需要由地方各级档案管理机构分配，并且要受到中央的监督管理。

档案统一管理的体制是在1959年正式采用的，统一管理对于保障国家档案信息的真实性与安全性有着重要意义。加强对档案管理的重视以及管理措施的优化，有效解决档案管理过程中的实际问题，充分发挥档案管理工作对社会发展与经济建设的重要作用，是党和国家领导人对档案管理工作提出的明确要求。

二、现阶段档案管理工作运行机制存在的问题：

1.各级单位对档案管理工作缺乏足够的重视。

在实际的档案管理工作中，许多单位对于档案管理工作的重要性认识不足，单位领导对档案管理工作不重视，对于档案管理人员缺乏有效的监督与管理，对档案管理人员的管理能力与水平也没有进行有效的审核，导致档案管理人员工作态度不积极，档案管理工作不认真，对档案管理工作应付了事，使档案收集、整理以及利用等工作的效率与质量得不到保证，影响档案功能性的发挥。档案管理工作的质量不仅对机关单位的工作具有影响，对于企业的经营模式的优化与企业效益的提升也有着很大的影响。

2.档案管理制度不够完善

一些单位及部门在档案管理制度的建设方面仍存在着很多不足之处，档案管理制度的建设与制度的落实仍然很不完善。档案管理制度的缺陷必然造成档案管理工作流程的不健全，相关管理制度以及管理工作落实不到位，进而影响档案的收集、整理、储存以及使用等工作的质量。而一些单位部门确实建立了完整的档案管理规章制度，档案管理流程的制定也相对完善，但在档案管理的实际工作中，执行力度不足，规章制度落实不理想，这也导致了规章制度形同虚设。除此之外，对于档案管理人员也缺乏有效的管理，没有建立有效的考核机制，档案管理人员的个人素质与职业能力水平无法得到保证，档案管理工作质量掌控完全依靠管理人员的自觉性，当管理人员缺乏必要的职业能力，或是工作态度出现问题，都将导致档案管理工作质量的下降。

3.档案管理技术升级滞后，先进技术与设备利用率较低

现代化的档案管理技术对于档案管理工作效率的提升有很大的帮助，而档案管理的信息化、现代化建设也是档案管理发展的必然选择。但由于条件限制或是重视不足等原因，一些单位在档案管理技术方面还较为落后，档案管理技术的更新十分缓慢，档案管理工作的效率难以得到提升。而一些单位虽然配备了先进的档案管理设备，管理系统也进行了相应的升级，然而由于缺少掌握新技术的档案管理人员，对档案管理人员的技术培训也不到位，加之对档案管理制度与模式的更新不及时，不能与先进的档案管理技术相适应，导致了先进的管理技术与管理设备利用率较低，对于档案管理工作的质量与效率的提升作用十分有限。由此可见，档案管理技术的升级还要与管理制度与管理模式的改革共同进行。

促进档案管理工作运行机制改革与创新的有效策略：

1.提高对档案管理工作的重视。

要加强对各级部门及企事业单位领导的档案意识的教育，提高其对档案管理的重视，从而加强对单位档案管理人员的监督与管理，并对档案管理工作人员进行严格的资质审核与能力考核，确保档案管理人员各方面素质符合档案管理工作的要求。同时要由机关领导开始，自上而下的加强档案管理重要性的教育，同时建立档案管理工作责任制度体系，明确管理责任归属，在责任制度约束的同时，采取有效激励措施，提高管理人员工作积极性，从而提高档案管理的质量。

2.加强档案管理相关法律政策的制定与完善。

档案管理工作运行机制的改革离不开法律法规的有效保障，国家要进一步加强档案管理相关法律法规的制定与完善，通过健全的档案管理法律体系保障档案管理相关政策方针的有效落实，并通过法律的权威性对档案管理工作进行有效的规范，利用法律的引导与约束共同作用，促进档案管理工作运行机制的改革，并保障档案管理工作体制发展变革的科学性。

3.加强对档案管理体制的改革，结合档案管理的实际情况合理进行运行机制创新。

档案管理体制的改革与创新要充分结合各级机关及企事业单位档案管理工作的实际情况以及自身条件来进行，不能盲目追求标新立异的改革方式，要在符合国家档案管理政策规定的前提下，找到与自身条件与档案管理工作需求相适应的档案管理模式与管理体制。同时要对落后的不健全的管理体制进行有效的革新与完善，使管理体制的发展与时俱进，保障档案管理工作的质量，充分发挥档案在经济社会发展中的作用。

4.加强档案管理的信息化建设，结合信息化技术进行管理模式与管理体制的改革与创新。

档案管理的信息化是档案管理发展的必然趋势，我国档案管理的信息化建设还要进一步加强，应该充分利用信息化技术的优势，结合信息化管理技术对档案管理工作的运行机制进行创新优化，使档案管理的模式与体制更好的适应档案管理技术的发展。同时还要加强档案管理信息化设备的应用，培养与选拔出一批技术型人才加入到现代化档案管理工作中来，提高档案管理信息化设备的利用率，从而提高档案管理的效率。

5.建立健全的人才培养机制，加强创新型档案管理人才的培养。

档案管理工作运行机制的创新需要大量的创新型档案管理人才来实现，因此要加强对档案管理创新型人才的培养。我国许多高校都以开设档案管理专业的课程，档案管理专业人才培养模式也在逐步完善，为我国档案管理事业的发展输送了大量掌握现代化档案管理技术的新生力量，同时在档案管理人才培养的过程中，创新能力的培养也逐渐得到了重视，只有不断加强创新型档案管理人才的培养，才能为我国档案管理运行机制的改革与发展提供有力的人才保障，进而推进我国档案事业的发展。

档案管理机制例3

机构编制档案管理既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，要求档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力、创新理念和服务意识，改变仓库保管员的角色定位。

一是推行竞争上岗，配强档案人员。档案人员素质的高低，是制约机构编制档案管理工作水平的决定性因素。县编办选拔政治觉悟高，有较强责任心和事业心的干部从事机构编制档案管理工作，通过公平竞争、择优上岗，切实增强档案管理人员的危机感，从而激发工作热情，最大限度地发挥个人潜力，使机构编制档案管理工作充满生机与活力。

二是强化学习培训，提升业务水平。积极鼓励机构编制档案管理人员及时“充电”，定期组织参加各种档案业务培训，或到先进地区学习借鉴先进的管理经验，并邀请市、县档案馆档案管理专业人员作业务指导。同时，不断加强档案管理人员对各项机构编制业务知识的学习，促使档案人员拓宽视野，了解档案工作的最新情况及发展动态，熟练运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。

三是完善激励机制，促进工作创新。县编办健全完善了一系列鼓励创新的考核办法、奖惩制度等，激励档案人员适应新形势，抓住新机遇，提出新思路，解决新问题，打破传统的条条框框和管理模式的束缚，力争在机构编制档案管理上实现新突破。

二、提高档案材料的标准要求，是做好机构编制档案管理工作的重要保证

机构编制档案材料齐全与否、质量高低，是衡量档案管理工作水平的重要标志。为解决机构编制档案材料普遍存在材料缺漏、质量标准不高等问题，县编办从档案管理的源头出发，提前介入，在归档材料要求上念好“精、全、快”三字经。

一是对档案材料求“精”。形成的档案材料既要完整，又不能太杂，对涉及编委（办）文件、机构改革文件、党委政府对机构编制事项的审批文件、事业单位登记形成的文件、机构编制实名制管理材料、机构编制核查形成的材料等，要全部整理归档，把不在归档范围的材料尽量清除，力求简洁、明了。此外，由于种种原因，在机构编制工作中，没有形成文字资料或没有完整文字资料时，以“记事”的方式，尽最大限度进行客观地记载，并争取领导对记载的认可或审定，及时归档，起到一定的“补救”或参考作用。

二是对归档结构求“全”。在做好纸质载体归档管理工作的同时，对实物档案、声像档案和新介质档案制定具体的管理办法和归档流程，及时把散存的有价值、有特色的机构编制档案材料整理归档。县编办先后投资十万余元，配备了摄像机、扫描仪、照相机、移动硬盘、优盘、刻录光盘、录音笔等办公设施。归档门类的扩大，从根本上改变了传统档案管理中载体、内容相对单一，珍贵有价值档案资料匮乏等现象，确保了机构编制档案信息更加完整和规范。

三是对归档时间求“快”。对在归档范围内的材料一经认定立即按要求进入管理程序，迅速准确地录入机构编制档案管理软件。自形成为档案材料始，便将材料基本信息，如成文机关、日期、发文字号、文件标题、主题词等主要信息输入管理软件，同时进行临时编号，便于随时查阅和跟踪管理，防止档案材料“失踪”。

三、促进管理方式由传统向现代化转变，是提高机构编制档案管理水平的重要手段

目前，现代化的管理手段虽已被广泛应用于档案管理工作中，但多数仅限于档案目录的输入、输出或检索。为此，县编办实施了以“三化”为标志的管理新技术，大力提升了信息技术在机构编制档案管理上的应用空间。

一是档案管理实现程序化。本着简捷实用、易操作的原则，研究开发了机构编制档案管理程序。利用该程序，除进行档案目录输入、输出和检索外，还可以对档案进行分类、统计、汇总和信息的简要查询，打破了传统管理的局限。

二是库房管理实现智能化。按照库房管理智能化的要求，县编办对档案室安装配置智能控制系统，实现了对温度、湿度、消毒灭菌等设备的智能控制，提高了档案材料存放的质量。

三是档案传阅实现网络化。县编办积极提倡无纸化办公，将需要归档的文件材料扫描入电脑，利用网上办公系统，供领导和各科（局）传阅，既保证了档案材料的质量，又节省了传阅时间，提高了工作效率。

四、提升为经济社会服务水平，是加强机构编制档案管理的根本目标

档案管理不是单纯的档案整理和存放，服务经济社会发展，为领导决策提供依据是做好机构编制档案管理工作的根本目的。为此，县编办积极做好机构编制档案材料的开发利用工作，充分发挥其在服务经济社会发展中的重要作用。

一是及时做好档案解密工作。在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。县编办根据形势的发展变化，及时提出有关机构编制档案解密的建议。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案资料，及时解密，积极提供利用。纠正那种不分主次、轻重，凡是进了档案室的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批有价值的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的档案资料为经济社会发展提供有效的服务。

档案管理机制例4

在社会发展过程中，档案充当着非常重要的角色，一定要予以重视。一直以来，因为各种不确定因素与外界干扰，导致档案管理工作存在着一定的难度，相应的规章制度也不完善，在进行具体管理的时候，存在着很多的不足。针对这样的情况，一定要加强对管理机制的完善与创新，保证管理工作的全面落实。

1 更新观念，树立档案管理全员参与意识

档案管理工作不仅是办公室人员的工作，也需要各部门人员的参与，共同完成相应的管理工作。首先，一定要提高领导意识与领导责任。档案管理水平和领导重视程度有着一定的关系，所以，一定要加强领导的检查与监督，积极参与到档案管理工作当中，不仅要提供一些自身工作档案，还要加强在人力、财力、物力等方面的投入与支持。其次，档案管理办公室的工作人员一定要负起责任，加强档案建设与管理工作。档案管理办公室的工作人员一定要积极配合领导工作，加强各类档案的整理与记录，并且进行及时记录与归档，并且进行相应的编号。最后，一定要加强各部门的协调配合，组织全员进行积极的参与。在开展档案管理工作的时候，不仅是档案管理一个部门的责任，也需要其它部门的协助，这样才可以收集更多的资料信息，并且在进行整理的时候，也可以借助其它部门的力量，有效提高工作效率，促进档案管理工作的高效、合理。

2 建设以人为本激励机制

激励实质就是满足人的需求，促进人积极的开展相关工作。在制定激励机制的时候，一定要使其符合工作需求，才可以诱发人的行为动机，实现调动积极性的目标。大部分档案管理工作人员从事的工作都是一些很少让人知道的幕后工作，相关领导与管理人员一定要遵循“以人为本”的原则，关心与关注工作人员的生活、工作、思想等，真正为工作人员解决一些实际问题，尽可能维护工作人员的亲身利益，在档案部门的内部，一定要加强“尊重知识、鼓励创新、尊重人才”理念的宣传，树立良好的工作风气，尽可能调动工作人员的积极性与工作热情。除此之外，在档案管理工作中，也可以适当的引入情感激励、竞争激励、强化激励等方式，以此来促进与调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面展开，促进档案事业的可持续发展。

3 建立规章制度，全面开展档案管理

在对档案进行管理的时候，一定要制定档案保管机制，安排专门人员进行管理，保证档案的完整性与科学性；建立档案保密机制，不可以随意扩大档案的应用范围，保证档案管理人员不会泄漏档案信息；严格档案借阅机制，只有在领导批示的情况下，才可以进行档案借阅手续的办理；明确档案鉴定机制，设立鉴定小组，对档案保管年限与等级等展开相应的鉴定，同时对鉴定后需要进行销毁的档案，一定要办理相应的批准手续；设立档案移交机制，不断健全档案的移交手续与程序；设立档案立卷归档机制，保证有价值文件与相关材料的有效保存，不会出现遗失、破损的情况。在进行立卷的时候，一定要保证书面材料的规范，正确排序，明确目录与页码，同时对保管期限进行明确的划分，保证案卷装订的整齐、美观。在进行档案移交的时候，一定要保证移交目录的准确，并且进行相应的核对，签字确认。

4 强化档案部门文化建设

在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案部门凝聚力的提高，这样才可以促进档案管理工作的全面落实。在提高档案部门凝聚力的时候，不仅和物质条件有关，与文化条件、精神条件等均有一定的关系。在档案部门文化建设过程中，一定要注意以下内容：其一，加强档案部门特色文化、价值观、精神的培育；其二，树立社会主义荣辱观，建立积极、向上、健康的部门形象；其三，制定具有部门特性的目标与发展战略；其四，构建以人为本的规章制度；其五，构建档案管理工作人员参与决策的机制；其六，创建轻松、和谐的工作环境，让工作人员进行良好的沟通与交流，进而增进彼此的关系；其七，加强对档案管理工作人员的培训与教育，不断提高工作人员的专业知识水平与业务技能，促进档案管理工作的全面落实，构建档案管理长效机制，促进档案事业的可持续发展。

5 规范操作，开展标准化运行

在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案分类，严格按照档案类型开展相应的管理工作，并且规范每一个环节的操作，实现档案管理工作的标准化。在开展档案管理工作之前，一定要对档案进行鉴别与分类，保证档案资料信息的准确性与科学性，剔除一些没有价值、重复的信息，进而为档案的后续管理工作提供了便利条件。在进行规范操作的时候，一定要加强对以下内容的注意：其一，必须保证外形统一。在建立档案的时候，一定要保证其外形的统一，进行统一的装订，采用统一的纸张等，保证档案形式符合相应规范标准的要求；其二，保证检索符号的统一。在分析档案内容的时候，一定要保证其检索符号的统一、规范；其三，保证名称的统一。在进行档案装订的时候，一定要进行科学的分类，并且进行相应的命名，规范每类档案的收集范围与命名原则；其四，保证编制统一。也就是根据案卷排列的顺序进行统一的编排，比如，根据年度、项目、月份等进行案卷的编排。在档案管理工作中，只有加强对操作的规范，才可以保证相关工作的标准化完成，进而实现档案管理机制的完善与创新。

6 结束语

总而言之，档案工作在社会各领域中发挥的作用越来越突出，为了实现信息资源的有效利用与共享，一定要加强对档案管理工作的重视，并且结合以往的工作经验，制定科学、合理、高效的档案管理机制，随着社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，根据实际情况，进行一定的完善和创新，进而实现档案管理工作的全面落实，促进社会与经济的进一步发展。

参考文献

档案管理机制例5

引言

档案的记录是真实事件和信息的反映，对于机构编制管理其实就是指在机构或者企业内部的人力资源配置、部门配置、工作人员数量结果上面的配置以及组织形式的管理，其中机构编制的档案管理就是要对机构内的工作记录和信息进行管理。

一、新时期机构编制的档案管理的现状

目前许多机构编制的档案管理还一直沿用以前的管理方式，因为档案的数量比较多并且内容也十分丰富，时间跨度也比较大，而且以前的档案管理是一直处于密不透风的状态，所以难免有些档案管理会出现受潮的现象，这就导致了部分档案因为管理不善的原因而丢失。以前传统的档案大多都是用纸质的，所以保存性就不是很好。目前机构编制的档案主要存在的问题在于：1.档案编号存在不完整的现象。因为档案涉及的资料比较多，这就要求在机构编制中的工作人员要对其进行分类处理并且编上序号，这是为了以后查找起来更加方便。2.分类时标题模糊不清，有些档案没有归结于档案的具体内容，张冠李戴乱用标题，有些标题还不能够反映档案内容。3.大部分档案都缺乏卷内目录，这样查找起来就比较困难。4.档案没有标注页码，即使出现文章不连贯掉页码的现象也都不知道。5.在分类档案时，情况太混乱，有些是按照时间年限，有些是按照职能部门管辖范围分类。

二、新时期机构编制的档案管理策略

（一）提高方案管理人员的自身业务能力和素质

一个企业的机构编制的档案管理工作是一项服务类也是一项具有业务性质的工作，这就要要求机构编制档案管理的在岗人员首先自身要有较强的分类的能力，能够规范清晰地将档案归类，同时还需要有比较强的管理意识，能够比较专业和先进的服务理念，要明确档案管理工作人员不再是仓库管理人员。实施一定的竞争机制，增强档案管理人员之间的竞争，壮大管理人员队伍。因为普遍的管理人员的素质都比较低，并且在这个岗位上一些优秀的人才认为此岗位没有太大的晋升空间所以大多不愿意承担这个任务，所以就导致了现在在岗的工作人员整体的能力不强，这样会牵制整个机构编制的方案管理水平的提高。相关部门也要重视档案管理工作人员的能力培训，经过培训之后工作人员的能力就有所提高，定期开展一定的培训课程在增加工作人员自身能力的同时，也能做好管理工作。也可以选择到一些先进档案管理工作的示范区参观工作，借鉴其他地区的档案管理理念，从而丰富自己的管理经验，还可以邀请经验特别丰富的工作人员或者领导对本地区的工作提出意见或建议。定期开展相关理论知识的考核，检验工作人员掌握关于机构编制档案管理工作的知识情况。还要实时了解档案工作的最新状况和未来可能发展的方向，学习先进的技术来指导管理工作。在实际探索中不断改变管理方式来顺应时展。制定一套关于工作人员之间的激励和奖惩制度，鼓励工作人员投身和热衷于档案管理工作中，每个月或者每个年度要及时总结工作和员工的工作表现，对于表现好的员工要给予奖励，对于表现不好的员工给予一定的惩罚，有了奖惩制度的管束相关工作人员会克制一些不好的行为并且能够努力好好工作。

（二）严格要求档案管理的标准

机构编制中的档案管理要求所管理的资料要齐全和完整，要求分类的质量高。这是检验一个机构编制的档案管理水平的高低标准，那么针对于目前档案管理中的材料不完整的现状，相关部门要重点把握这些问题存在的源头。一些领导在实施新规定前期要参与干涉管理工作，让管理工作人员可以有个标准参考。对材料的管理除了要完整之外还要求要精益求精，排除一些用处不大的资料，将档案中的重点记录下来做好分类。对于没有形成完整的资料要采用“记事”的方法，通过相关部门的允许下，最大限度做好记录工作。

（三）采取现代化管理方式，促进管理方式的转变

虽然一些管理方式加入了一些现代管理的理念并且得到了广泛应用，但是有些基于档案的数量比较大，因此工作就比较繁杂。所以目前最主要的任务就是要加强现代管理的模式。比如：完整档案管理的流程、采用先进的科技技术管理、与现代网络技术相结合等。1.完整档案管理的流程。就是要在管理过程中每项工作应当明确，有一套完整的流程并且要严格按照流程完成工作，采用机构编制档案管理的相关流程和程序，这样就可以减少一些工作，并且提高工作效率。2.引进先进的科学技术完成管理工作，使整个工作更加智能化，人们只是起到辅助作用，引进可以对档案管理室进行杀菌、控制湿度和温度的环境，这样档案就减少受潮的机率。3.可以利用联网将需要归档的资料保存到网络中，如果有相关人员要提取或者查看资料可以登录查看，这样就可以减轻工作人员的工作量，能够实现网络智能化，能够大大提高工作效率。

结束语

综上所述，新时期的机构编制中的档案管理工作虽然存在一些问题，我们首先要重视这些问题的存在，才能够针对这些问题提出一些解决办法，从而能够提高管理工作的质量。

参考文献：

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[3]杨小梅.以实名制管理促机构编制档案管理信息化[J].城市建设理论研究(电子版),2013,1(6).

档案管理机制例6

档案管理工作在工作方法上坚持使用传统的管理方法，在档案的分类和归属问题上，档案管理人员的业务能力有所欠缺。在档案管理工作中有一个普遍的错误观点，认为档案管理工作工作枯燥，缺乏创造性和吸引力。这是由以在档案管理的方法上，档案管理人员缺乏创新的意识，对于现代化的操作手段没有及时的进行吸收和学习，这就造成了工作上的积极性减弱，档案管理工作的方式相对就无法实现丰富。档案管理工作应该在意识和行动上实现统一，以积极有效的工作方法的创新带动档案管理人员的业务创新实践，充分的体现档案管理工作的现代价值，为干部档案管理工作带来新的面貌。

（二）档案管理工作人员缺乏

专业素质档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。

（三）档案管理工作基础薄弱

档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。

二、干部人事档案管理人员激励机制构建

（一）加强档案管理人员职业技能培训

增强职业吸引力档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。

（二）调整薪酬分配制度

提升福利待遇档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。

（三）注重文化交流

实现人文关怀档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。

档案管理机制例7

计算机是工业化时代和信息化时代的一种必然产物，在企业档案管理过程中具有重要作用，档案管理的效率提高离不开对于信息化时代的计算机管理方式的合理应用，受限于多种影响因素，计算机档案管理依然显得有些混乱，因此笔者的主要目的就是提供计算机档案管理的理论基础，实现新的技术条件下人们对于计算机档案管理的重新认识，并且提高其管理效率，使得大量的档案管理工作变得相对简单，保证档案的完整性，这样才能为人力资源的管理等工作起到积极的促进作用。

1计算机档案管理的基本功能

1.1推动档案信息的数字化

在传统的纸质档案中，由于数量巨大，而且管理十分复杂，无论是在整理、收集上都是十分艰巨的任务，在最后的归档阶段成为最大的麻烦，复杂且容易出现错误。对于日后的查询也不是特别的方便，随着计算机的出现，计算机电子档案管理法成为一种必然，在保存上、收集上都更加方便。电子档案可以随时修改，但这一点既是优势，也是劣势。在人力资源录入上，存在错误可以及时修改，但也可能被不良人员进行暗箱操作。总之，计算机档案管理方式实现了管理的数字化和信息化，最大限度的提高了档案的使用效率，并且降低了成本支出，可以满足更多的要求，因此从整体上具有更多的优势。

1.2推动档案管理智能化

随着计算机管理的出现，档案管理过程中的大量信息得以快速处理，档案管理涉及多个方面，只有智能化的计算机管理才能推动档案管理。档案管理在各方面的需求也不断增加，采用不同的信息管理软件，只通过一次录入就可以完成档案的保存等工作，也使得大量的信息档案得以进一步的开发。智能化是档案管理的一种重要手段，也是计算机出现的一种必然现象。未来，我们要将人工管理和智能化管理结合起来，这样才能发挥其最大的作用。最后，通过智能化的建设可以实现档案信息的共享化，推动档案信息共享化。目前的档案管理水平已经实现了信息检索网络化。计算机管理融合了现今网络的特点，将物联网技术和智能终端等技术结合起来，使得其功能更加强大，使用范围更加广泛，现今的计算机档案管理已经实现了单机检验和在线检索等基本功能，资源共享更深一种简单的技术。

2影响计算机档案管理的主要因素

2.1数字档案的准确性受到挑战

计算机电子档案虽然存在一个优势，就是对于错误的档案可以随时修改，但由于档案通过一定的方式可被其他人所见，这使得正确的档案也可能被修改，出现一些档案失准的现象。并且这一现象对于当事人和对于管理人都是一种负担。同时，在计算机档案管理过程中，需要大量的人工录入、传输，目前状态下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出现错误。在这一过程中，也很容易受到来自网络的计算机病毒的侵蚀。一旦信息丢失，就很难再找回，这是电子档案丢失的主要原因，虽然档案的保存更加方便，但丢失也是一种不可避免的事情。档案的管理受到网络安全的挑战，如何能够确保计算机档案管理的安全性，使信息更加准确，则成为这一时期档案管理的主要问题。

2.2档案管理人员综合素质影响

档案管理是一项复杂的过程，并且管理人员的薪资待遇并不高，这项工作的发展空间小，因此其受欢迎程度不高。在具体的工作中，就会表现为管理不认真，管理过程散漫，存在人为的档案错误，对档案的保护也不够。使得我国档案管理虽然已经进行了多年，但管理效果并不尽如人意，而且管理观念上更新也较慢，部分管理人员缺少有档案文件缺乏“保存”和“归档”意识，还没有正确区分电子档案和纸质档案的真正区别，没有重视到如何来保存电子档案，也没有对其进行正式的归档与保存，导致信息很轻易的就被其他人获取。在原始档案和电子档案的保存上，认为原始档案需要保护，但电子档案只需要录入就算完成任务，这恰恰给档案管理带来了灾难。另一方面，在正确的输入下，可以很方便的调出需要的档案，但由于录入人员不认真，导致信息有误，这样比纸质档案更难找到。理念上的落后就会造成查找不方便等问题，因此计算机档案管理的影响因素就会成为电子信息时代档案管理的一种阻碍。

2.3档案管理标准不统一

近年来，计算机档案管理效率已经得到提高，并且还在快速的发展，凭借这一发展势头，计算机档案将成为一种全新的管理方案。但事实上，我国各个地方的档案管理并为采用统一的手段，缺乏统一的标准，对应的档案管理问题也是不断的出现。在档案开发上，就存在一个较为突出的问题，那就是档案管理部门不能提供统一的标准，在很大程度上，管理的数据库结构存在差异，档案数据格式不兼容因此很难实现统一的管理，一定程度上降低了管理效率。所谓的国家管理并未出台，也缺少相关的指导意见。档案管理的核心就是资源共享，不能实现资源共享就会使得其检索受到影响，数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的制约瓶颈。

3计算机档案管理的控制措施

3.1强化数字档案的信息基础设施建设

基础管理的加强是计算机档案管理的前提，也是目前需求解决的问题之一。加强基础管理才能确保档案信息的准确性、完整性和可靠性。也是未来计算机智能化和数字化的重要条件，管理理念上，要重视电子档案的管理，与纸质档案一样需要进一步的加强。相关部门应加大对于档案管理的重视程度，加强对于档案管理人员的培训，投入人力的同时也要投入财力，使管理人们认可档案管理。通过手工录入、扫描录入等形式，实现纸质档案向电子档案的转变，这样可以确保其准确性，并且减少工作人员的压力，为工作效率的提高奠定了基础。

3.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理

要确保计算机档案管理的规范化，就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，并且实现结构优化。另外，还需要加强对于电子档案共享平台的建立，建立多种的平台供管理者参考，推进服务机制创新，建立长效的管理机制，使档案管理能够提上日程，在这一管理方案下，我国电子档案的管理水平才会稳步上升。最后，根据档案管理需求，应遵守标准统一，并且正式管理的方式，从而推进传统的载体档案的数字化和电子化进程。对于网络管理中存在的具体的问题，还要根据互联互通的方式将纸质档案和电子档案之间的结合更加紧密，建立与完善当下计算机管理的数据库，不要忽视纸质档案的作用，而是要发挥其在电子档案转化中的作用。

3.3完善计算机档案管理制度

针对我国目前档案管理意识上存在的问题，应进一步的完善的计算机管理的工作的规章制度，包括计算机的相关资料。文档和数据上的基本数据，在计算机上的整理合归档备案。对计算机档案管理人员进行考核与评价，禁止档案管理人员泄露机房内的数据和资料，不得以任何一种方式将信息以及相关的有效文件随意传播。在涉及到网络问题上，还应该做到妥善存放，尤其是针对非本市户口人员的档案，要确保其真实性，还要进行正确的查阅。实现完全的制度化的管理方案，才能确保档案管理的高效性。

3.4强化计算机档案管理人才建设

由于计算机档案管理也是一项具有复杂性和专业性的工作，因此需要一只专业性的队伍。从学历上来看，档案管理人员的学习可以满足工作需求，但在相关的技能培训和理念转变培训上依然缺乏。应从信息技术发展角度要求管理人员，使其信息技术的掌握能力得到增强。增加档案管理人员的薪资水平，并且增加社会对这一职业的认识程度，引入更多的年轻人来加入这一行列，更好的促进档案管理的高效性。并且对相关人员进行必要的培训，使其技术水平上得到提高。也可以考虑结合本地区和外部地区的人才，形成一种团体优势，解决人才匮乏的问题。提出档案管理中的共性问题，实现共同解决。针对档案管理人才的培养上，还可以从高校内部建立档案管理等相关专业，或者开设相关的培训班，培养一批专门负责此类工作的人员，可以使档案管理工作与部门其它更有发展的工作联系在一起，给与员工更大的发展空间，使其从主观上喜欢上这份工作。

4总结

档案信息是信息系统管理中不可缺少的部分，在社会发展中占据主要的地位。在管理过程中，需要正确认识档案管理的作用，并且要关注其管理流程，提高管理技术和管理重视程度，减少电子档案管理中的问题，确保其高效性。对于管理部门来说，应致力于分析影响计算机档案的因素，并且通过各种途径来解决问题，采用计算机档案管理的统一规划，建立完善的管理制度，并且要强化计算机档案管理人才，总之要不断的改进计算机档案管理水平。

参考文献

[1]梁程琳.计算机档案管理系统的应用领域及安全维护路径思考[J].佳木斯职业学院学报，2015（08）.

[2]陈少梅.计算机档案管理的思考及实践分析[J].办公室业务，2013（11）.

[3]方金艳.计算机档案的保护方法浅析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（4）.

档案管理机制例8

党的十报告提出了“人才强国”战略，由“人才兴国”到“人才强国”的转变，表明我国已经把人力资源特别是人才建设放到了战略高度。在新的历史条件下，企业必须着眼于实施“人才强企”战略，特别是为实施“人才强企”战略并为其提供重必要的基础和条件，大力加强企业人事档案管理机制建设，推动企业人事档案管理工作不断创新。从当前我国企业人事档案管理情况来看，尽管我国企业普遍建立了企业人事档案管理制度，但在管理理念、管理制度、管理模式、管理作用等方面存在着一些不容忽视的问题，因而研究企业人事档案管理机制问题，不仅有利于提升企业人事档案管理水平，而且对于推动我国“人才强国”战略具有重要的意义。

一、我国企业人事档案管理存在的突出问题

（一）企业人事档案管理方法落后

尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。

（二）企业人事档案管理质量较低

尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。

（三）企业人事档案管理模式单一

从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。

二、我国企业人事档案管理问题的原因分析

（一）观念制约

我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。

（三）人员制约

人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。

三、完善我国企业人事档案管理机制的思路

（一）创新企业人事档案管理理念

理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。

（二）完善企业人事档案管理制度

制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。

（三）优化企业人事档案管理模式

健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。

（四）打造企业人事档案管理队伍

企业人事档案管理工作具有较强的政策性、保密性和专业性，因而必须由专业人员从事。企业要着力于加强企业人事档案管理工作，引进和培养一批既具有档案管理能力、又具有企业管理能力、更具有较强职业素质的复合型人才，特别是要加强对人事档案管理人员的教育和培训，着力提升他们的大局意识、责任意识和职业道德，真正通过人事档案管理人员素质的提升推动企业人事档案管理工作取得新成效。

四、结束语

综上所述，企业人事档案管理对企业发展和乃至国家发展都具有十分重要的意义，特别是在我国大力实施“人才强国”战略的新时期，加强企业人事档案管理更具有较大价值。尽管我国企业都高度重视人事档案管理工作，但仍然存在着不适应新形势、新任务和新要求的问题，特别是企业对人事档案管理重视不够，缺乏人事档案管理“基础性”作用的认识，企业人事档案管理质量、管理体制、管理模式等还不适应发展需要，企业必须站在“人才强企”的高度，大力加强企业人事档案管理工作，特别是要在理念创新、体制创新、制度创新、模式创新等方面狠下功夫，进一步推动企业人事档案管理步入更加科学化、规范化、效能化轨道。

参考文献：

[1]冯小蓉.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].兰台世界，2013（S4）

[2]邵金莲.论新时期企业人事档案管理的深化[J].文本民族大学学报，2007（S1）

[3]阎玉红.新时期企业人事档案管理的创新思考[J].河南科技，2013（09）

[4]葛国怀.当前企业人事档案管理存在的问题及对策[J].理论学习与探索，2012（01）

档案管理机制例9

领导重视是根本，公司领导强调“项目档案工作要与工程项目建设同步进行”，公司要求各部（室）高度重视建设项目档案工作，明确具体的分管领导，并成立由分管领导任组长，各部（室）负责人为成员的档案管理领导小组，直接负责档案工作的决策、计划、监督和检查考核工作。为确保档案工作顺利开展，公司配足配齐了档案管理所必备的设施设备，建立健全了各项档案管理规章制度。同时把建设工程档案管理纳入工程质量责任终身制，各参建单位在签订“工程质量责任承诺书”时都列有工程档案编制、移交和保管的承诺内容。公司还将档案工作与各部（室）经济责任制考核挂钩，把各参建单位对工程项目档案管理重视程度列为建设市场责任主体信用管理，切实加强对项目档案的管理，形成了行之有效的管理机制。

2合同控档，完善建设项目档案全程管理机制

项目建设涉及发改、建设、设计、施工、监理等单位，项目档案工作更是千头万绪。在各部（室）配合下，公司规定在签订设计、施工、监理等合同、协议时，设立专门条款，明确各有关责任。尤其注重对归档范围、项目档案套数（电子文件载体）、移交时间、质量等提出具体要求，以及按照有关规范完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的预整理工作。公司强调事中控制，切实抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等，检查工程原始材料是否真实、齐全、完整、准确、系统，以及质量是否规范。关于事后控制，本公司实行履约保证金制度，为确保竣工档案完整、准确和系统，一般按工程总投资3%—5%的比例从参建单位工程款中扣缴预留，待竣工文件收集齐全、编制完毕并经业主单位档案部门验收合格方予返还。此外，公司将档案移交纳入工程结算中，工程完工后，没有档案部门的档案移交签证手续不予结算、不得评优。通过合同管控，确保档案归档率、完整率和准确率达到验收要求。

3部门重档，建立项目档案管理联动机制

要使项目档案工作顺利推进，需要相关部门形成联动机制，齐抓共管，共同推动项目档案健康发展。一是公司档案部门积极主动加强与各部（室）的联系与沟通，主动作为、形成合力，全面推进工作开展。二是项目参与人员了解档案资料管理要求，公司所有成员关心文件材料形成、积累、归档的全部过程。三是对项目参与单位加强教育，提高相关工作人员的档案意识，保证建设项目前期准备、规划设计、项目实施、竣工验收和工程移交管护等各个环节的档案收集工作按照要求进行，并对所收集的文件材料进行分类、汇总、归档。

档案管理机制例10

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 075

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01

随着经济的发展和社会的进步，新时期学生档案管理工作面临着新的挑战。在新时期学生档案管理工作中，为了不断适应时代的变化，要改变过去的管理机制，坚持管理创新，提高学生档案管理工作的效率。

1 坚持在信息管理上创新

目前，部分单位的学生档案管理基本上还处于手工操作阶段，一些现代化的管理方法和手段没有很好地得到运用。传统的手工管理方法使工作人员劳动强度大，工作效率低，没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值，人事档案动态管理效果甚微。因此，要从信息资源的角度看待学生人事档案，用信息管理的方法创新学生档案工作，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现学生档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，进一步提高学生档案工作的现代化水平。

1.1 加大硬件投入力度

改善档案工作的环境和基础设施是提高工作质量的基本保证。《学生档案工作条例》对学生档案的保管提出了明确要求，对库房面积、设施及所需器材作了具体规定，这是保证档案安全和科学管理的必备条件。要创造条件，实行档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开。要配备必要设施，达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光）要求，特别是要在档案室配备空调、去湿机使库房内保持符合要求的温度和湿度。要配置统一的现代硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪、碎纸机等设备，只有硬件到位了，才能运用计算机进行学生档案日常管理，使硬件建设跃上新的台阶。

1.2 探索建立软件管理系统

逐步探索建立学生人事档案数据库系统，充分发挥信息管理更易保存、查询、修改的优势。建立学生人事档案管理系统，通过现代硬件设备进行相应的技术处理，把考察材料、任职文件、照片等转化成电子文件，上传至学生人事档案数据库系统，实现人事档案纸质与数据格式并存，减少纸质案卷因长期使用而损坏所造成的影响；建立学生信息管理系统，将学生人事档案的一些基本信息通过专门的学生人事信息软件输入，制作形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转；建立学生人事档案检索库和学生人事档案目录库，将管理范围内的学生档案号和档案目录全部录入库内，有效地提高查（借）阅学生档案的工作效率；建立学生人事档案网络化管理体系，实施学生人事档案的分级管理；逐层逐级建立学生人事档案局域网，实行学生档案的网络化管理，进一步提高学生档案工作效率和服务质量。

1.3 扩大信息采集范围

目前，学生档案信息采集大多停留在原有的基础上，远落后于时代的要求。可尝试适当扩大信息收集范围，对管理权限内的学生的基本情况、学历、学习简历、奖惩情况、年度考核情况、家庭成员、学习中的表现等信息，分为业绩档案、能力档案、认可档案、考察档案、成果档案等类别，经过严格审查，最后全部录入系统。要认真细致地做好采集、制作、分类、存储等各个环节的工作，保证数据准确、真实、规范、统一。对变动的学生信息及时进行更新维护，做到随变随改、随动随调，确保学生信息的准确性和实时性。

2 坚持在工作制度上创新

学生人事档案工作头绪多、琐碎繁杂，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。应结合学生档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，在落实中把好关口，不断提高档案工作质量和服务水平。

2.1 坚持在健全完善制度上求“全”

要编印下发学生人事档案管理制度汇编，收集有关制度及文件装订成册，使档案管理工作有章可循，逐步实现制度化。要根据有关学生人事档案工作法规与有关工作条例，结合本地实际，不断完善、修订、健全学生人事档案材料的档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范学生档案的管理提供政策依据。要针对日常管理工作需要，建立完善《学生档案查（借）阅登记簿》、《接收学生档案登记簿》、《移交学生档案材料登记簿》等各种登记簿册，为学生人事档案走上制度化和规范化的轨道奠定坚实基础。

2.2 坚持在执行制度上求“严”