水利工程建设档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇水利工程建设档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

1引言

近年来，政府不断加大水利工程建设投资，水利工程项目数量越来越多。特别是2014年国务院部署了分步建设完成172项重大水利工程，使我国骨干水利设施体系显著加强。日益增多的工程项目对项目管理水平提出了高要求，作为项目管理重要组成部分的档案管理工作越发重要。在“水利工程补短板，水利行业强监管”的大环境下，记录和反映建设过程的工程档案资料的意义重大，人们必须高度重视档案管理工作，促进档案管理水平走上新台阶。

2水利工程档案管理的意义和价值

2.1水利是国民经济的基础性产业之一

水是生命之源、生产之要、生态之基，是影响国计民生最大的自然资源。兴修水利、消除水害，关系到个人的生产生存和社会的发展进步。国家对水利工程建设高度重视。在节水供水重大水利工程建设方面，2018年全国水利建设投资已达6872.7亿元，172项节水供水重大水利工程已开工133项，在建工程投资规模超过10000亿元。巨大的投资规模反映了水利重要的社会性功能，承担着基础产业所赋予的任务。

2.2水利工程档案关系到水利工程的建设使用

水利工程档案是指在水利工程建设过程中直接产生的对社会和国家可以保存的文件材料，包括有价值的文字、图表、图纸、声音、影像等材料【1】。水利工程档案不仅是对水利工程建设施工时进行质量评定的凭证，而且是工程完工后对工程进行维护、检查、使用和管理的依据，对工程项目的监督和验证有着重大的作用。水利工程档案工作贯穿水利工程的决策阶段、实施阶段和使用阶段，对于水利工程的正常运转承担着基础性的保障工作。

2.3水利工程档案是参建各方维护自身利益的重要依据

水利工程通常投资规模大、建设周期长、风险隐患多、技术要求高，在长时间的施工过程中各参建单位难免会遇到合同纠纷等事宜。作为客观记录工程建设过程的档案资料，是参建各方主张自身权益，进行事故索赔和反索赔的重要依据。特别是现在建立了工程质量终身制，水利工程档案作为证据的作用将要更为凸显。

3现阶段水利工程档案管理工作中存在的问题

3.1缺乏足够认识

水利建设项目的各参建单位存在重视现场建设忽视档案资料管理的现象。水利建设工程的参建单位常常认为档案管理仅仅是资料的保留与保管，将大部分力量都投入到了解决实体工程建设所碰到的问题上，对基本的水利工程档案管理非常不重视，经常是在工程基本竣工时才召集部分人员对整个水利工程档案进行资料整理，造成档案信息错误、不准确等问题【2】。对档案管理工作的不够重视，严重阻碍了档案管理工作质量的提高，从而影响了工程建设的质量。

3.2未实现制度化管理

水利工程档案管理工作烦琐庞杂，档案整理归档不规范、资料欠缺残损等问题层出不穷，对水利工程档案管理工作质量产生了严重影响。而产生上述现象的原因很大程度上是因为档案管理体制不完善，没有可行的档案管理制度，或制定的制度仅仅是为了应付检查，内容流于形式【3】。另外，单位体系不够健全，组织分工不明确，没有有效的监督机制对制度的执行情况进行制约，从而导致对制度的执行力度不强。最终，档案管理工作松散无力，不能有效发挥对工程建设的保障性作用。

3.3管理人员业务水平不高

水利工程档案管理是一项专业性极强的工作，要求档案管理人员兼有水利工程和档案管理2个专业的业务知识。然而，目前建设单位的档案管理人员对行政档案管理比较了解，对项目建设档案管理没有经验。大部分施工、监理等参建单位均较少配备专职档案员，一般是由新参加工作的同志担任或由工程技术员兼任档案员【4】，造成水利工程档案管理混乱。

3.4基础硬件差，信息化程度不够

水利工程档案的专业性强，涉及的内容多，如水利工程图纸、变更、决算、预算、质量评定、验收等，档案资料的类型更是十分丰富，包含了文字、图纸、照片、音像等【5】，这要求在档案资料收集时，资料提供人员需要配备满足要求的摄像设备和照相设备，档案管理人员在进行资料整理时有电脑、硬盘或光盘等电子设备。另外，对于大型水利工程项目，项目周期长，产生的资料多，建设单位必须设置专门的档案室，并按照标准配齐防虫、除湿、温控和档案存放等设施设备。但是目前大多数水利工程项目对档案管理工作还是实行粗放的管理模式，硬件条件普遍不达标，进而导致档案管理信息化程度不高，没有建立信息化管理系统，限制了档案资料的使用价值和利用效率。

4加强和改进水利工程档案管理工作的对策

4.1加强对水利工程档案管理工作重要性的认识

要加强对档案管理工作的宣传教育力度。一是加强对参建单位的宣传教育力度。组织深入学习与贯彻档案管理工作相关的法律法规、部门规章及相关文件精神，让参建人员认识到档案管理工作在项目建设各个阶段的重要作用和所能发挥的社会效益和经济效益，提升参建人员，特别是档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，激发他们主动做好档案管理工作的积极性。二是加强对档案管理工作的监督检查力度。要建立完善的水利工程档案监管标准，充分利用好稽察手段，实现档案管理工作检查的常态化，用检查来督促各参建单位重视档案管理工作，把做好档案管理工作的责任层层传导，树立档案管理工作重在平时的观念。

4.2加强水利工程档案管理工作的制度化建设

水利工程建设项目投资巨大、建设周期长、参建单位多、归口部门多，因此，水利工程档案管理工作离不开完善的规章制度体系。做好档案管理工作，必须对档案管理工作和工程整体工作进行全盘考量，使其嵌入工程建设管理的活动中，做到领导和专人各负其责，相关部门配合密切，相互协调。如在堤防工程建设中，要贯彻落实业主负责制、建设监理制、招标投标制等工程管理制度，项目法人需要按照上级单位关于档案管理的相关规定对档案资料实施统一管理，设计、施工、监理必须按照项目法人的要求提交档案管理资料。在项目管理过程中，各参建单位要根据国家档案管理的规定与标准，制定符合本项目实际情况的档案管理工作制度，要通过制度文件明确人员的责任，加强配合，建立档案管理网络。与此同时，要加强档案管理人员岗位制度的建设，特别是档案资料的收集制度、档案资料的使用与管理制度等，使档案管理的收集、整理、归档、保管工作都有规可循，为工程项目建设工作服务。

4.3提高档案资料管理人员的业务素质

水利工程档案工作需要专业的人才实施，业务能力强、专业素质高的档案管理人才是确保档案管理工作顺利进行的前提条件。为达到水利工程档案整理规范化的要求，相关单位要加大人才队伍建设力度。首先，要积极组织开展形式多样的水利工程档案管理培训。培训可以采取讲座的方式，由老师授课来传授档案管理经验与技能，也可通过网络课堂、视频资料的形式，组织档案业务人员进行自学。要充分利用先进的技术手段，注重理论与实践相结合，针对不足和短板，进行有目的性的培训，提高信息技术能力和计算机操作能力。做到在学习中解决实际工作中遇到的问题，不断提高档案管理水平。其次，要重视不同地域、不同单位、类似工程项目的档案管理人员的业务交流与合作，通过相互借鉴、相互学习，可以取长补短，提升水利工程档案管理人员的业务素养，进而提高水利工程档案的管理质量。最后，档案管理人员不仅要懂得水利工程专业知识，同时还要具备档案管理知识，更要有爱岗敬业的精神。要在提高档案管理人员业务水平的同时，同步提高档案管理人员的法律意识和职业道德素养，促使档案管理人员在工作中做到主动积极、规范地对档案材料进行收集整理，确保档案管理工作的准确完整。

4.4加强水利工程档案管理工作的硬件建设,提升信息化水平

在水利工程档案管理的过程中，要注重基础硬件条件的建设，如要建设专门的档案管理室，要保持常温，要防火、防潮及防虫等，要配备专职或兼职档案管理人员，对档案室进行规范管理。同时，要在预算中为档案管理工作设立专项资金，用于采购电脑、照相机、摄像机、硬盘、光盘、档案架等设备，为水利工程档案工作提供基础性的保障。另外，随着网络信息化技术的蓬勃发展，新时期的水利工程档案管理工作必须不断进步。使用信息化的档案记录系统代替传统的纸质档案管理系统，利用现代信息化技术，结合高效的信息数据管理手段，进行电子媒介的存档，方便查阅和使用，实施科学化的企业档案信息化建设【6】。这就要求主管单位加大对信息化工作的投入。另外，还要广泛做好对档案管理信息化的普及工作，通过宣传普及，让参建各方了解到信息化的优势与便利，从而改变思想，转变观念，让信息化技术深入人心。

5结语

档案管理工作是水利工程项目建设管理工作的重要组成部分，事关工程的建设施工和运营管理。做好档案管理工作，不仅可以提高工程建设的质量和效率，而且可以为以后留下参考依据。要做好新时代的水利工程档案管理工作，就要提高对此项工作的认识，加速人才培养，建立健全管理制度，利用信息化技术，实现水利工程档案管理对各类水利工程的全覆盖，提高档案管理的价值，促进档案管理工作的不断发展。

【参考文献】

【1】倪自荣,袁兴泽,刘朝辉.水利工程建设期档案管理工作中存在的问题及其对策[J].水利科技与经济,2012,18(11):63-65.

【2】关涛.对水利工程档案管理工作的优化与提升[J].工程建设与设计,2017(9):212-213.

【3】刘盛琴.对水利工程档案资料管理工作的思考[J].科技创新导报,2017(36):167-168.

篇2

水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视，但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。同时，部分档案管理人员对工作兴趣不大，对档案业务知识了解较少，有的甚至不了解档案整理标准，对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了工作的被动性和盲目性。

对档案馆藏量、设备以及技术手段给予了足够的重视，却忽视了人的主宰作用，许多人以为档案工作就是看守文件，谁都能干，因此有的地方把仅有小学文化程度的人、其它岗位淘汰下来的人安排在档案室工作，这在一定程度上扩大了档案室的人员编制，造成人浮于事，同时制约了工作人员的积极性和创造性，不利于把档案工作搞好。

水利工程一般都是国家重点工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，没有领导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能做到的。

健章立制，确保档案管理规范化、标准化。为规范档案资料的管理，工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规，制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。

对于水利工程的建设，在基层工作的同志一般都很少参与，对其中的档案管理更是陌生。因此，工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使大型水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案转入工管单位管理使用以后，要注意从计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，减轻管理人员的工作强度，提高存档质量和工作效率。

水利工程档案的利用和管理，水利工程档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果，是国家和人民的宝贵财富，是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶。水利工程档案产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。历史地真实地反映和记录了这种智力创造和劳动的全过程，对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。因此，利用好、管理好水利工程档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是各级领导和档案部门的重要职责。

水利工程档案在工程建设和管理中的利用，水工建筑物，除了施工用的临时建筑以外，其他都是永久性建筑物。由于建筑物本身所处的自然条件的特殊性和其所担负功能的特殊性，它必须保证在长期的使用和运行当中不发生事故或少发生事故。但是，也正是由于它的这些特殊性，使其更容易受到自然条件和外力的影响，状态随时都在变化。如：由于压力水、冲磨、水质侵蚀以及设计、施工不够完善，管理运用不当，都会发生缺陷。如果在运行管理中发现问题不及时养护维修或进行加固处理，定会使缺陷加重加大，影响建筑物的安全运行，严重的会导致失事。因此，为保证水工建筑物的安全运行，充分发挥并提高其工程效益，延长工程的使用寿命，必须认真做好工程设计、施工、养护维修等工作。而工程档案是做好这些工作的必要条件，因此，它的利用率较之其他诸如房屋建筑等档案也就要高得多。

系统科学的管理好水利工程档案，只有完整、准确、系统的档案，才能满足工程建设、工程管理工作对档案利用的要求，而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证。因此，必须重视并做好档案的管理工作。

（1）领导重视档案工作是管好用好档案的关键。科技档案管理是单位科技、生产管理的重要组成部分，领导应加以重视和关注，使其在制度上、装备上、人员配备上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能和作用。

（2）制定档案管理规章制度，使档案工作纳入科技、生产管理之中，把科技档案的形成、积累、整理工作形成制度，并与个人的经济利益挂钩。即工程设计或施工或竣工，项目负责人在资料形成的过程中对资料的收集和整理负责；之后，又必须对档案进行鉴定、整理，并完整地移交档案室，凭移交单才能报销或结算差旅费、出差补贴费。档案工作人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作，一旦发现问题，及时更正。这样，使科技资料从产生和形成的那一刻起就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责。

篇3

前言

水利工程在其工程准备、建设实施、施工过程及竣工验收时会产生数量较多的文件资料，该类文件资料即水利工程档案，其载体形式十分丰富，包括文字、图片、音像制品、单据、凭证等。由于其是伴随着工程建设的过程而产生的，其内容记录了建设活动的各项内容，包括活动、业绩、施工经验、出现的各类问题及原因，能够直接反映出工程建设的具体过程。因此其的真实性、全面性、及时性对于工程在投产使用后的管理工作、日常维护、工程的扩建或者改造等，均有着较为深远的影响，因此需要对其进行科学的管理。

1 水利工程建设项目档案管理中存在的问题

由于水利工程一般规模较大，其信息资料也相对数量较多且十分繁杂，在管理中也出现了许多问题，具体有以下几点：①档案资料收集不及时、资料的全面性及真实性不佳工程的参与单位会由于各种原因在建设的过程中未完全收集相关资料或者信息，而是在竣工验收时才开始进行该项工作，或者仅仅为了应对验收才进行档案的管理事宜，资料收集不及时，会直接造成资料的不全面、完整性不佳，真实性无法保障；②人员对档案工作的意义没有深刻的认识，许多管理人员仅仅注重工程的施工质量，而认为档案管理是工程的附属工作，对其不重视，管理态度也较为随意，仅仅为了应对检查而采取突击整理的方式，给档案的管理工作造成了较大的阻碍与困难；③管理水平较低，设备落后档案管理部门的设备较为落后，计算机性能不佳，无法适应现代工程建设的发展，使得许多档案的分类、管理等存在许多漏洞，管理水平较低；④管理人员的技能素质有限许多单位由于人员配置及人力资源管理的原因，许多单位并没有配备专业的档案管理人员，由其他部门的人员进行该项工作，事实上，该类人员并不具备相关的专业知识及技能，或者对于资料并不熟悉，降低了档案整理的效率及质量[1]。

2 相应管理措施

2.1 完善档案管理制度

根据工程项目的各种情况及基本管理规律，制定出完整的档案管理制度，档案管理的各项均受到该制度的有效约束，贯穿整个档案管理的过程，包括信息的收集、整理、建立档案、分类管理、档案的使用、安全保密等。在一个工程竣工验收完毕后，即将该项目的各种档案资料归档，并建立专门的项目，使水利工程建设项目的档案管理工作逐步实现科学化、规范化，提高档案管理水平，并制定相应的监督机制，如建立专门的监督小组，对档案管理工作进行检查，或者不定期核查档案等，保障制度的落实到位，使之能够真正发挥出应有的作用[2]。

2.2 明确各个单位职责范围

水利工程项目需要在各个单位的共同努力与协调配合下才能完成，水利工程建设项目的档案也是来自于该类参与单位，因此对其的管理也需要各个单位一同参与，做好四纳入工作，完善档案管理工作的责任制度。先根据工程项目的各项信息及所属关系，将档案管理工作根据其形成的环节，包括信息收集、资料整理、核查、鉴别、归档、分类管理等，将责任细化，分别划分至行政人员、项目经理、财务人员、质量监督人员、工程技术人员、建设资料专门管理人员等各个部门工作者的工作范围，并将该责任直接收作项目经济合同书的条款内容，建立完善的档案工作责任制度，从责任机制上来提高档案管理工作的水平，保障工程档案的质量。

2.3 保持档案管理工作与工程建设工作的同步性

由于水利工程的形成特点，其是在工程建设的工作过程中产生的，且其各类信息会随着水利工程建设工作的发展而不断更新，因此在落实好水利工程档案管理工作的四纳入，保障档案信息的全面性及真实性的基础上，使工程的档案管理工作与工程的建设工作保持一致，有利于保障各类信息的及时性，为了达到上述目标，需要进行一系列的保障措施，具体有以下几种：①准备阶段的管理要求在项目进行筹备时，即应该直接提出各类文档信息材料的收集要求，并做好思想工作。在项目的设计阶段，应将相关设计图纸、计划方案等文件妥善保存；在施工监理、招标投标阶段需要将各项要求纳入合同条款或者协议内容，包括各项资料的产生、保存、积累、建档的规章制度等；②施工阶段的管理要求在施工中一般需要对施工进度、施工质量等进行检测，可以在该过程中加入各项文件材料产生情况的检查，不仅能够保障档案形成的合理性，两项工作同步进行也能提高管理工作的效率；③竣工验收后的措施项目在施工完毕后，竣工验收时，也需要将工程档案的核查编入工作范围。

2.4 引进先进管理技术

社会在不断进步，各项科学技术也在不断的更新换代，现代水利工程项目的档案管理也需要适应新的社会形势，达到使用者的要求而与时俱进的利用新型的管理技术管理各种档案资料，更加方便于档案资料的使用，使之能够快速的发挥其基本功能。档案管理部门应引进先进的管理设备，如性能优越的电脑，档案管理系统等，并开展各项工作，推行电子文件档案、缩微档案、磁介质档案等档案形式代替传统的纸质档案形式，逐步实现档案管理的电子化、信息化，并能够更好的开展档案管理工作的监督工作，规范档案的产生、收集、整理及分类等工作，并保持上述工作与电子档案的一致性，提高档案的全面性及准确性。

2.5 定期组织人员培训

在引进先进设备的同时，还需要相应的提高人员的技能素质，便于掌握相关设备及系统的操作方法，不断的提高工作效率及质量。档案管理部门应定期组织人员进行相关培训活动，如知识讲座、进修、外派学习等活动。学习的内容不仅需要涵盖档案管理工作的基本理论、计算机及管理系统的操作技巧、常见问题及注意事项，还需要包括英语学习、档案管理工作的积极及重要性，不断将管理人员的知识面扩宽、完善知识结构闭关提高其在、思想觉悟，深刻认识到自身工作的意义及作用。

3 结束语

我国现代社会的发展，国家对于公共建设事业的重视程度逐步加深，建设工程的数量及规模都有了较大的提升。水利工程建设作为其中重要的组成部分，其在建设的各个阶段均会产生的各种形式的信息资料，其即为水利工程的档案。其作为水利工程建设、投产使用、今后的管理、日常维护等活动的重要依据，对于工程质量及后期的安全使用有着重要意义，因此进行科学有效的管理措施是十分有必要的。在实际的管理工作中，管理人员需要全面把握工程的各项要素，如性质、规模、人员结构、管理水平、组织形式等，探索出适合实际工程的档案管理办法，提高管理水平，保障建设工程的质量、今后的安全使用及日常管理维护，实现更大的经济效益及社会效益。

参考文献

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Key words: water conservancy project archives management; measure;

中图分类号：G271

一、水利工程档案管理水利工程档案管理是水利工作的主要内容。在水利工程建设活动中,水利工程档案管理是形成一种文件材料,即对国家和社会有保存价值的各种载体,它也是一种依据和凭证,它能够全面反映建设竣工的真实情况,是追查事故的主要依据,它在工程中起着监督的作用,水利工程档案管理的质量直接影响着工程质量。在水利工程中,其技术含量是比较高的,质量要求也相对比较严格。水利是国民经济的基础。水利工程的基础设施基本上都属于地下工程。这就是它和别的工程不同的地方,正因为它的独特,如果出现质量问题,其追查原因比较困难和复杂,水利工程档案就是进行检查、管理、维护的重要依据。二、水利工程档案管理的重要性水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的,它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程,也是检�水利质量的重要依据,水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用,主要表现在以下几个方面:第一,在实际应用中,在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证;第二,档案在防汛抢险时起着很重要的作用,它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解,使得决策者作出更好的决策;第三,可以借助档案进行水利方面的学术研究,通过前人的真实的记载资料,得出更好的研究成果;第四,水利工程会随着实际的需要而变化,因此在对水利工程进行维护和扩建时,档案可以作为合理设计和施工的依据,既节省的时间,有节约了开支。总之有利于创造更多的经济价值;第五,档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。在水利工程建设中,水利工程档案管理是重要的工作环节之一,也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一,同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求,必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定,只有在档案管理合格的情况下,才能进行竣工验收,否则,不可进行竣工验收,水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用,如果没有建立相应的水利工程档案管理工作,那么就无人管理水利工程档案,对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用,同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此,建立水利工程档案管理工作是非常重要的,它为后人提供有效的、真实可靠的资料,促进水利工程顺利的发展。三、水利工程档案管理存在的问题1、档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革随着水利建设工程项目在投资、建设、管理等方面的变化,对工程档案的收集、管理、归档、验收提出了新的要求,尤其是计算机和网络的普及,越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输,面对无纸化办公产生的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的档案管理工作已表现出较大的滞后性和低效性,不能适应时代的要求。随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建没项目管理体制发生了重大变化,招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制。2、档案管理制度不健全,管理水平普遍较差长期以来,水利工程建设单位和责任部门重工程轻档案、未就项目档案管理工作开展过专项整治,对此项工作的宣传、指导、监督检查和管理力度不足,造成水利档案管理工作处于被动和不利的局面。有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。4、管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏水利建设工程大都在比较偏僻、艰苦的农村,工程点多线长,且施工队伍流动性大,难以形成有效的档案组织管理网络,“四同步”工作难以真正落实。从近几年参与我市水利工程项目建设的施工单位档案管理情况来看,许多施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,造成档案收集不齐全、整理不规范、分散保管现象较为普遍,在水利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。四、水利工程档案管理的应对措施1、加强水利工程档案工作的管理,促进水利工程档案管理工作全面协调发展加强对档案工作的集中统一管理,是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证,我们遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。

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1.档案管理意识淡薄

一直以来，不管是建设单位还是上级管理部门，都存在着重工程建设轻档案管理的现象，对于档案管理工作的政策制定、落实、检查等工作没有进行积极的跟进，使档案管理的工作流程形同虚设，有的档案与实际工程建设存在着较大的差距，无法与建设进度保持同步，使得档案管理工作处于被动局面。

2.档案管理制度与工程建设制度建设情况不相符

在水利工程中，各项政策逐步得到了完善，各种招投标制度、验收制度、监理制度不断得到了完善，工作内容和形式发生了一定的变化，逐步与时展步伐相结合。与此同时，档案管理的相关制度并没有得到完善，与工程建设制度存在着较大的差距，使得档案管理工作无法做到有章可循。

3.缺乏相应的人才

当前，档案管理工作逐步向着信息化、现代化的方向发展，传统的档案管理人员在综合素质上已经无法适应当前的档案管理工作。档案管理工作越来越需要复合型人才，要求管理人员既能够了解水利工程的相关知识，有拥有较强的信息技术水平，但是这样的人才数量极其稀少，建设单位也不注重对人才的培训，导致人才供不应求。

二、如何做好水利工程建设项目档案管理工作

1.加快对制度的完善

完善的制度是做好档案管理工作的基础，因此，应加快建立相关制度，才能够使档案管理工作在水利工程建设项目中发挥出积极作用。在制度建设的过程中，应组织管理人员形成制度制定小组，对当前水利工程建设项目的实际情况进行分析，对之前的档案管理制度进行研究，摒弃其中过期、落后的条款，对新形势下的制度进行补充，使档案管理工作能够与水利工程建设项目实际情况相符合。同时，应注重对制度的落实，要求所有档案管理工作人员深刻掌握规章制度，对制度中涉及到的内容进行了解，在工作中严格遵守，确保档案管理制度的落实。

2.将传统思想进行转变

为了能够实现创新工作方法的渗透，当务之急是加快思想转变，改变传统的工作思路，能够用创新思想武装自己的头脑，从而改变档案管理工作方法。因此，上级领导应高度重视创新档案管理方法，并将工作创新作为绩效考核的范畴之中，对于在工作中努力创新、加快转变的员工给予精神上和物质上的奖励。同时，应实现超前管理，在水利工程项目开展之前，就应实现对工程的资料收集，打破传统的被动管理的方法，而主动采取行为，了解水利工程建设的各个环节，确保档案管理工作的全面性和及时性。

3.加强培训，提高水平

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中图分类号：TV文献标识码：A

引言

随着社会进步和科技发展，城市规模日趋扩大，城市建设日新月异，尤其是水利工程建设也被提上了城市建设的重要议事日程。在水利工程项目建设过程中，工程的档案管理也就显得尤为重要。如何对工程档案进行规范化管理，采取有效的控制措施，确保工程档案归档完整、准确、系统，这就给档案工作者提出了新的要求。

1、水利工程建设项目档案管理的意义

水利工程建设项目所涉及的方面颇多，档案管理是水利工程建设的基础性工作，它贯穿于水利工程建设的整个流程中，主要包括记录两方面的内容。

1.1、水利工程建设中的资料

例如工程建设的流程、原材料的信息、质量分析、工程质量各阶段验收信息等。

1.2、在水利工程建设完成后试运行的资料

建立完善的档案，可以在人们需要查询相关信息时获得详细的资料，不仅在发生问题纠纷时有据可查，而且在水利工程的后续使用中遇到的维修和管理，原始档案也起着非常重要的作用。

2、水利工程建设项目档案管理存在的问题

我国的水利工程建设项目取得了较快的发展，虽然档案管理工作也取得了一定的成绩，不过仍然存在着许多的问题，下面对这些问题进行详细分析。

2.1、档案管理制度不健全

水利工程建设单位往往重视工程的施工建设工作，对文字的记录工作重视程度不够，因此在档案的管理过程中存在许多的问题，从而导致信息资料的内容不够详细，缺乏相应的重点项目，往往只是进行肤浅的描述，没有进行深入的分析，而且资料的整理也不够及时，最终使档案的管理在日常工作中表现出一定的滞后性，而这些问题的根本原因是由于管理制度不健全。

2.2、缺乏档案管理人才

在水利工程档案管理的人员构成方面，大致可以分为两类，一类是年龄较大的管理人员，通常是长期在水利工程建设中工作的人员，这部分人员专业知识水平更新较差，不擅长进行专业的档案管理，另一类是刚进入工作岗位的管理人员，这部分人员缺乏相关的经验，无法保证档案的管理质量。因此，由于水利工程建设单位缺乏相关的档案管理人才，使档案的管理工作没有很好地落实。

2.3、档案信息收集存在问题

水利工程建设项目涉及的方面很多，档案管理人员往往是利用工程负责人员送交的资料进行档案整理，没有亲自进行档案的收集，因此无法对档案信息的完整性和真实性进行辨别。

另外，档案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工过程中对档案信息的收集不够重视，这种信息收集方式很容易使收集到的信息不够全面，漏掉相关重要的问题信息。

2.4、档案管理的方式落后

当前计算机与网络技术发展迅速，计算机在各领域得到了应用，不过在水利工程的档案管理工作中，计算机的应用水平仍然不高，许多水利工程建设单位仍然采取传统的文字资料存档的方式，而且在一些应用了计算机管理的水利工程建设单位中，也仅仅是将计算机作为一个记录的工具，没有形成利用计算机进行档案管理的模式，这种落后的档案管理方式无法适应当前快速发展的信息社会。、

3、进一步完善水利工程建设项目档案管理的对策

3.1、健全管理制度

从水利工程建设单位的管理方面考虑，要进一步健全档案的管理制度，以完善的制度来约束档案管理部门的工作，建立一定的约束和激励制度，将责任落实到各管理人员的岗位上，将档案管理的工作细致化、科学化，在发现问题时可以对岗位人员进行量化考核，从而使档案管理人员能够认真遵守制度，做好档案管理工作。

3.2、加强培训，提高水平

提高档案人员的业务水平是档案管理的基本保障，发展档案事业，必须牢固树立人才是第一资源的观念，坚持以人为本，不断提高档案管理者素质，全面加强队伍建设，培养出一批热爱档案事业、具有专门知识和技能的档案人才。通过不定期组织档案人员参加水利行业组织的档案学习班及学习各种档案法律、法规，学习水利工程档案工作所需要的各种新理论、新知识、新技能，从而优化档案管理人员的知识结构，提高档案人员的档案管理业务和管理水平。在工程建设和档案管理过程中，可通过开办各类培训班或举行座谈会等多种形式，加强对档案源头单位业务的指导和监督。

3.3、制定切实可行的项目档案分类方案

全宗是我国档案管理的基本理论。制定档案分类方案应树立全新的全宗理念，应以全宗为对象进行。为了保证一个重点工程项目档案资料的系统与完整，项目法人应对该项目建设的所有文件材料进行统收统发，实行封闭管理，不得与有关机关的文件材料交叉运行，以确保该项目工程档案的完整、准确、系统和安全。项目法人在项目划分完成后，要根据单位工程、分部工程及单元工程划分的具体情况，制定出整个项目工程文件材料的归档范围、保管期限和档案分类方案。确定工程项目档案的分类方案，应按照档案集中统一管理的要求，结合工程建设实际，按工程建设过程产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别统一考虑。在确定分类方案时，要视整个项目工程为一个全宗，也就是说，工程项目的分类方案，应能包含这个工程建设项目的全部档案内容。既包括纸制载体，也包括声像档案。既包括工程建设管理方面的文件材料，也应包括工程可研、勘测、设计、施工、监理、竣工验收等建设过程中及建成后试运行等方面所产生的文件材料。每个工程项目档案的分类方案都因应其工程项目内容（大小）的不同而有所区别。同时还要考虑文件材料之间的从属关系，确保所有文件材料都能归入相应的类别中。

3.4、加强对档案管理的资金投入

在档案管理部门建立和完善健康档案的管理过程中，水利工程建设单位要进一步加强资金投入，增加相应的硬件和软件设施，使档案管理工作得以顺利开展，另外还可以设置专项资金用于奖励表现突出的人员，从而提高档案管理部门人员的工作积极性。

3.5、完善信息化管理体系，开发使用新的应用管理

软件完善信息化管理体系是当前档案管理的当务之急，实现“有体系可依，有体系必依”。当前档案管理软件使用范围比较广，但是软件通用性较差，数据的存储格式和存储形式各不相同，使用的数据库也是各不相同。虽然当前软件能够实现登陆、输入、查询、删除等主要功能，但是系统并没有解决数据交换的问题，难以将不同方面的数据统一到固定的平台实现数据共享。新型的应用管理软件应该有独立功能的数据模块实现数据之间的交流和互动，模块设计齐全，让档案管理软件和整个企业的自动化管理系统相互适应，充分利用网络技术，实现数据在以太网上面的管理。

结语

在水利工程不断发展的过程中，档案管理工作的地位将会不断加强。档案管理作为一项基础性的工作，也是水利工程建设单位最重要的工作之一，通过本文的分析可以看出，在解决各项基础性问题后，建立档案的信息化管理模式是完善档案管理的最有效途径，希望本文的分析能够对水利工程建设项目档案管理的进一步完善提供一些参考和借鉴。

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中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：

Abstract: water conservancy project files the construction and management of the water conservancy project construction as an important link, this paper based on the author's experience briefly introduced the water conservancy project files to the construction and management of the need to have the conditions and take concrete measures to consult for everybody study with.

Keywords: file management of water resources project management network data collection

21世纪以来，随着经济有了长足的发展，我国的水利水电工程迎来了蓬勃发展的机会，取得了巨大的成绩，为我国的经济发展提供了有力的能源动力，也为我国避灾减灾工程做出了极大的贡献，然而，这其中也存在着不足，由于水利水电工程基本上都是国家的专项投资，一部分水利水电施工企业做档案建设与管理的目的是应付政府及相关部门的检查，完全歪曲了进行档案建设与管理的目的和意图，这是很不对的。水利工程档案的建设与管理是水利系统科技档案中极其重要的一部分, 水利工程档案的建设与管理又是水利工程建设管理工作的重要组成部分, 发生于工程管理工作的全过程, 包括工程立项、方案论证、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理、阶段验收、竣工验收、试运行等过程。水利工程档案表现为文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式, 具有时间跨度长、参建单位多、涉及的学科与专业门类广等特点，是水利工程真实的历史纪录，是在工程建设中进行查考、研究、决策的重要依据。做好水利工程档案的建设与管理有利于我们对施工中的经验进行及时的总结，推动水利工程施工的快速发展。下面将介绍如何才能做好水利工程档案的建设与管理工作，以供大家学习参考之用。

一、项目负责人高度重视, 确保档案资料的系统性、完整性

水利工程一般都是国家重点工程, 其建设规模大、时间长、要求严, 在工程中还会创造许多新工艺、新技术, 如不及时纪录、收集、归档, 对工程建设和运

行管理将会造成不可弥补的损失。在档案管理的过程中，如果没有领导的高度重视、施工技术人员的认真负责及档案人员的勤奋敬业是不可能做到详细全面地记载施工过程, 并及时收集归档的，所以应引起项目负责人的高度重视。项目总负责人对水利工程档案的建设和管理工作负总责，加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。作为水利工程的项目负责人，重视对档案室的设置，落实专职档案人员。而专职档案管理人员应该及时的对各个职能科室的档案归档工作进行监督、检查和指导。

二、强化责任制度建设, 确保工程档案的规范有效管理

工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

水利工程建设项目的各参建单位必须明确项目档案的分管领导及各部门职责分工,建立、健全项目档案各项管理制度,将项目文件的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。在工程项目开始建设之处, 就应该按照国家档案法、水利部科学技术档案管理暂行规定并结合本项目档案管理的特点, 编制本项目详尽的档案收集、整理、分类编号、竣工图编制以及档案的利用、保管、保密等制度。只有通过制定项目档案管理制度, 统一标准与要求并加以落实, 及时指导各施工监理单位, 才能使档案收集归档有序开展, 分类整理有章可循, 才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范、保证施工技术材料纪录齐全、签署完备, 原材料质量有保证, 资料真实可靠, 竣工图与实物相符。

水利工程一般都是大型工程，其档案资料有多杂乱的特点，需要档案管理人员不断加强业务学习, 增强责任心和荣誉感,注重提高业务素质和工作能力，在这里面关键的就是用老同志带新同志的方法来加强对档案管理人员的培养，不但节约了培训费用，也有利于经验的延续。但是，在目前施工界也有不好的现象，一部分施工企业找专门的资料管理公司来做本单位的档案资料管理，这里面有有利的一面，但对于从事水利工程施工的企业来说，利大于弊，这里需要我们不要贪图小利，要为本单位的长期利益考虑，在竞争如此激烈的社会，没有自己的核心技术，即使有自己的核心技术而不能将其延续及总结更新的话，总将在竞争中处于劣势，而档案管理就是其中重要的一环。

三、系统科学的管理好水利工程档案

对档案工作实行统一集中管理是保证水利工程档案齐全与规范的重要前提，且系统科学的管理好水利工程档案，须从这几方面入手：（一）领导重视档案工作是管好、用好档案的关键。档案管理是单位施工管理的重要组成部分, 领导应加以重视和关注, 使其在制度上、装备上、人员配备上得到支持和保证, 使档案工作能真正发挥其职能和作用，所以应成立领导小组，负责统一调度全盘协调档案管理，采用组长加组员管理形式，主管领导为档案室挑选专职人员并肩负整个项目所有档案的管理，各专职档案人负责具体档案工作，如收集整理；（二）设计配套软件，利用电子计算机以对输入的档案信息进行数字化处理，按类别给其分类，根据一定标准为其编排目录，这就要求档案管理组的成员有相应地计算机操作技能；（三）规章制度是一个大公司甚至一个小机构能够顺利运行的基本保障，严格按规章制度办事，有效约束管理组成员行为，推行岗位责任制，谁出问题谁担责，通过规章制度的建立, 使档案工作纳入科技、生产管理之中, 把科技档案的形成、积累、整理工作形成制度, 并与个人的经济利益挂钩。即工程设计、施工或竣工, 项目负责人在资料形成过程中对资料的收集和整理负责； 之后, 又必须对档案进行鉴定、整理, 并完整地移交档案室。档案工作人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作, 一旦发现问题, 及时更正。这样, 使科技档案从产生和形成的那一刻起, 就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责；（四）科学管理工程档案, 对工程按性质和项目进行分类, 在任务下达时就同步进行。即由项目负责人到档案室领取工程档案号, 使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样, 不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的, 都能很快的归纳到它应在的位置, 不仅为文件资料的收集、整理,以及档案的完整性、系统性提供了保证, 同时也为归档工作打下了很好的基础。实行科学归档，档案管理部门要建立起自己的管理信誉，档案管理人员要把从事科学研究的严谨态度带到档案管理工作中来，认真检查收集到的档案资料，查看各类资料是否齐全，按照工程进度对档案进行编目编排，归纳整理中要求紧抓每个细节，不放过任何遗漏，不产生任何疏忽。（五）实现档案建设与管理的现代化是社会发展的必然趋势,引进计算机技术对档案进行自动化管理无疑是使原有管理方法和手段更上一层楼。现在由档案查询不但完全可以做到全息查询――声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与预测等方面进行智能化管理。 总结起来主要是以下几条：用计算机编制档案检索工具；用计算机进行档案检索；用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计； 所以, 档案建设与管理的现代化不仅是实现档案的存贮、加工与检索的电子化无纸化计算机化,更应该是向着数字化、网络化方向发展。

四、结束语

总之, 水利工程档案的建设与管理是水利工程施工过程中重要的一环，其建设和管理工作要顺应社会主义市场经济的新思路和新方法, 以适应管理工作和现代化生产的需要。

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中图分类号:G275文献标识码:A

文章编号:1009-2374 (2010)30-0119-02

目前,我国水电建设进入快速发展时期,不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。每时每刻都有成千上万的建设者酣战在这些工程项目上。作为水电工程建设管理重要内容的水电工程建设档案管理,是水电工程达标投产六项考核项目指标之一。为此,在做好水电工程建设的同时,必须做好水电工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。本文针对各水电开发企业在加快推进水电工程项目时,发生水电工程建设档案管理脱节等常见问题提出解决或改进的办法和措施,以供参考。

1水电工程建设档案管理的特点

一般水电工程建设项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂,所形成的档案有如下特点:

1.1数量大、种类多

水电工程建设是一个庞大的系统工程,由一个个单项或专项工程项目组成。从项目立项、核准到开工、建设,再到项目竣工,长达5～8年,甚至多达十多年。长时间所产生的文件包括勘测设计、招标投标、配套供电交通、土木工程,设备安装,管道线路铺设、装饰装修等资料,并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形式记载,形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。

1.2价值高

水电工程建设档案产生于水电工程项目建设的参建各方,在工程建设过程中,涉及质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收,以及日常管理中不可替代的重要依据,也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。

1.3综合性强

水电工程建设涉及面广,牵涉到电力、交通、水利、通讯、消防、市政、生态环境、土木工程等各个方面,使形成的水电工程建设档案专业性、综合性强。

2水电工程建设档案管理的常见问题

从上世纪80年代中期开始,在我国水电建设行业中,陆续推行项目法人制、招标投标制、合同管理制及建设监理制,开始了流域梯级水电开发建管结合等方面的探索,水电工程建设档案管理也取得了重大进步,但水电工程建设档案管理目前还存在以下问题:

2.1重工程建设,轻档案管理

为使工程项目尽快发挥效益,业主和参建单位在工程建设过程中往往只注重工程的有形建设,忽视档案资料的作用,档案管理意识淡薄,未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中,特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作,使工程档案管理与工程建设不能同步进行。

2.2档案管理规章制度不健全且执行不到位

水电工程建设档案管理点多、面广、量大,牵涉单位多,且各单位各自相互独立。由于工程建设档案管理规章制度不健全,其实施细则未及时跟上,缺乏完善的约束机制;加上档案管理不重视,造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。

2.3档案归档不及时且质量不高

水电工程建设长达数年,而档案文件的收集整理工作又具有持续性,受水电工程建设参建单位多,工期长、人员变动大等因素影响,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面,档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。

2.4档案管理人员配备不足且素质不高

因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。

2.5档案现代化管理水平不高且信息资源未共享

在实际工作中,各参建单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档,轻视电子文件的收集归档,纸质档案与电子文件档案未同步管理,工程档案信息未实现共享。

3应对水电工程建设档案管理问题的措施

3.1加大宣传力度,增强档案意识

为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时,就应对来自四面八方的参建单位及人员进行档案法律法规的宣传教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向各参建单位的现场领导宣传,以增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。

3.2完善制度,规范档案管理

一要根据国家及行业的有关法律、法规,结合水电工程建设情况完善制度,建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度,对组织体系、职责、考核,以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程,都应明确规定,实现档案管理规范统一、有章可循;二要制定水电工程建设档案管理工作约束机制,将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理,并将其纳入有关部门的职责范围,明确责任指标,严格考核;三要提高执行力,严格落实档案管理规定,实行档案工作与工程建设“三同步”,执行档案人员“三参加”,落实档案工作“四纳入”,从源头上为竣工资料的建档打好基础。

3.3加强队伍建设,提高业务素质

一方面配足档案人员,保证档案人员的相对稳定。条件允许的,应配备专业人员专门管理;条件不允许的,也要设法提高档案工作者积极性和工作热情,使其安心工作。另一方面,加强业务培训,主要包括三方面的培训:首先是档案业务、工程专业基础知识的培训,使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识,又懂得工程施工流程,从而更有利于归档工作的开展;其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训,使他们掌握档案方面的有关规定和要求,督促相关人员严格按标准执行;最后,对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导,通过“传、帮、带”的形式,提高参建各方专兼职档案人员的业务素质和专业技能。

3.4深化过程控制,实行全程跟踪

为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性,需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关,使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。为此,在启动工程时就应预先谋划,自工程立项开工前就将档案工作列入议事日程,建立健全档案管理体系,制定明确的目标和计划;在工程开工准备阶段统一标准,要求各参建单位指定分管档案工作负责人,并建立覆盖全项目档案工作管理网络,配备专职档案员,明确业主、施工及监理单位等各方的职责,并将有关档案管理制度标准和要求传达到到各参建方,以提高各方对档案工作的认识,统一标准;在工程施工阶段实时监控,在检查工程项目质量、进度时,同步检查档案资料的形成、管理情况,重点检查和指导各参建单位项目档案人员如何立卷,检查案卷质量是否符合要求,对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查;在工程竣工验收阶段,重点加强案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查,同时指导和检查竣工图制作、文件材料的质量情况,以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、装订等是否规范、标准、统一,发现问题及时整改。

3.5加强电子文件管理,开发档案信息资源

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1 水利工程档案管理

水利工程指的是防洪涝、农田灌溉、水利发电、供水围垦、生态农田水土保持、水资源保护、移民安置等工程的新建、改建、扩建、修复、加固等相关附属及配套工程的统称。水利工程的修建是为了调配和控制地下水和地表水，实现水利兴利的目的，只有做好了水利工程才能有效地控制好水流，调配好水量的分配，防止洪涝灾害，保证人们的社会生产、生态环境。水利工程技术复杂、投资大、工期长、规模大，因此形成了大量的水利工程的档案资料。对水利工程的档案资料的科学化信息化管理，提高资料的管理水平和能力，能促进工程的建设。水利工程档案就是水利工程在建设过程中形成的图纸、图表、文字、数据、声像等相关的资料文件，这些资料文件是水利工程在开展具体的规划、科研、设计、勘测、管理施工、维护、运行、抗灾等各项具体的工作的重要资料，对水利工程的顺利开展作用举足轻重，是水利工程的基础的技术资料，反映了水利工程全过程的建设，反映这个水利工程的建设情况，可以为后期水利工程的验收、运行、维修等提供相关的参考数据，因此做好水利工程的档案管理，是一项艰巨和长期的工作。

2 水利工程档案信息化管理的现状

2.1 档案管理混乱

相关的工程参建单位对水利工程的档案管理差异，导致水利工程档案管理混乱，一般情况下，一项具体的水利工程，都??有很多个参建单位来共同合作，参与完成，因此参建的单位多，相关的管理都会有差异，有些参建的单位由于公司的规模小、管理水平不到位、档案管理技术落后、没有用信息化的方式管理档案，有些参建单位甚至还在使用人工操作的方法来进行档案的登记管理工作，这些原因都会造成档案管理工作的管理混乱，这些原因也给水利工程的档案信息化管理带来了很多困难。

在很多大型的水利工程的建设中，还会出现一个工程由很多个参建单位进行分段分期实施。因此在水利工程的建设过程中，会因为不同的时段不同的区域参与管理建设的单位不同，这样在档案管理工作中也存在着很大的问题，参建单位多而杂，导致了档案管理工作的管理水平参差不齐，导致档案工作的混乱，甚至还会出现档案资料的缺失、档案信息的不完善、管理责任人不明确、管理职责不清等问题的存在。

2.2 管理方式落后，信息化管理落实不到位

很多参建单位的信息化的档案管理工作落实不到位，管理缺失，管理方法落后，而且在管理过程中，由于管理责任人不明确，管理工作人员的工作能力低，工作责任心不强，对档案管理的重要性认识不到位，因此不愿意主动去学习信息化的管理方式，导致了档案的信息化建设难以落实到位。在具体的档案管理过程中，还保留着传统的管理方式和管理思想，很多单位对档案管理工作的重要性认识不够，对政府出台的相关政策，文件上要求进行档案的信息化管理工作置若罔闻，因此导致很多档案管理工作得不到应用的重视，信息化管理工作难以落实。

2.3 管理资金投入不足，管理设施缺乏

在管理过程中，由于对管理资金的投入不足，所以导致管理设施的缺乏，管理场所简陋，存在大量管理安全隐患。由于管理的重视程度不高，所以对档案管理工作的投入不多，很多单位认为档案管理不创造经济价值，所以不予高度重视，导致信息化设备缺乏，电脑、打印机、大型扫描仪器等信息化的办公设备缺失不能满足基本的工作需要。档案室的建设比较简陋，没有使用信息化管理，纸质版的档案一旦遭到水灾、火灾、腐蚀、虫噬等灾害，就会导致这些资料无法恢复和查阅，因此应加强对档案管理方面的投入。

3 水利工程档案信息化管理的优化措施

3.1 建立健全水利工程信息化档案管理体制

水利工程档案信息化管理的优化要根据相关的制度规范要求，建立健全水利工程信息化档案管理体制，要严格地按照相关的政策规定来建立和规范信息化的档案管理工作。在建设某一个水利工程时，可以成立专门的监察和督查部门来对各个参建单位的档案的信息化管理和科学规范的管理工作进行严格的督查，对档案工作进行科学的规范化管理。

3.2 提高重视程度、培训专业的档案管理人员

很多单位的领导的思想观念落后，认为档案管理工作是一个简单的体力活，随便安排人去做就可以了，甚至是不识几个大字的都被安排了进行档案管理，所以导致了档案管理人员的综合素质不高，对档案的管理工作的重要性认识不强。因为要提高重视程度，招聘具有一定的专业技术的工作人员来从事信息化的管理工作，会使用计算机，会运用相关的软件来进行档案管理，并且对档案管理工作具有高度的工作责任心和专业的工作技能的档案管理人员，并且对档案管理人员要进行不定期的培训学习，只有通过不断提升工作技能和提高思想认识和觉悟，才能把档案管理工作做好，也才能更快更好地推动水利工程的信息化管理工作。

3.3 增加资金投入，完善管理设施

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由于电力建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理模式，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

为进一步加强对基建项目档案收集工作的监督管理，工程档案收集要贯彻“三纳入、四同步、五参加”。“三纳入”概括：将项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程建设工作计划和各项管理程序，将档案工作纳入工程建设生产、技术管理各个环节。“四同步”概括：档案收集工作与基建、生产、科研设备管理活动同步进行。“五参加”概括：档案人员参加科研成果评优、建设项目竣工验收和设备仪器定型等方面的有关会议，参加设备、重要仪器的开箱验收工作，履行签字手续并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。事前，介入在与参建单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理、消防等单位），应对项目档案的套数、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求。事中，档案人员要负责组织监督和检查有关单位档案的形成、积累、移交工作，做到边施工边整理。使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。

工程项目建设是一个动态过程，从项目的勘察、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，工程建设中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。工程建设过程不同阶段会产生大量的原始资料，如合同、协议、施工方案与施工记录、事故处理与质检材料等，这些原始资料之间的内在联系，只有当事人在当时才是最清楚的，及时收集整理比较容易。随着工程建设进程的深入，产生的文件材料越积越多，如果工程建设各阶段不能及时完成应归档文件的收集整理，对工程档案的完整、系统、准确性必将产生不利的影响。若到竣工阶段再进行文件材料的收集整理，会带来意想不到的困难，如由于时间长、管理体制变化，或工程技术人员的工作变动等，不仅给整理工作带来困难，而且对日后档案利用留下严重隐患。为解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保障措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了电力工程收集归档工作的正常有序进行。

按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查缺补漏，发现问题及时纠正错误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的所有资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组档案人员负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的给予决算付款，对验收不合格的不签字不予决算付款。近年来，我国水电建设项目通过开展达标投产活动，参建各方的质量意识、创优意识得到增强，工程建设管理和工程施工精细化水平得到进一步提高，工程建设质量有了质的提升，工程安全文明管理水平上了新的台阶，工程档案的完整性、系统性、准确性和归档的及时性、规范性得到了加强，工程整体移交质量和水平得到了明显提高，同时也锻炼和提高了水电工程建设队伍的素质，使我国水电建设进入一个崭新的阶段。实践证明，从1999年至今，经过十多年来对水电建设工程达标投产工作的开展，已显示出其强大的生命力。

1、项目前期文件管理：项目前期文件在基建工程档案中属于重要文件，它证明一个工程建设项目是否合法的有效，同时也是档案收集整理难度较大的一项工作。前期工作一结束就应按照项目申报程序进行收集和归档整理，发现问题及时查找，实践证明，在一定程度上可以保证前期文件的齐全完整归档。

2、设备招标文件管理：设备招标工作往往因为参加单位及人员多，在招标过程中形成的文件种类多（招标文件、投标文件、澄清文件、答疑、投标报价、评标报告、中标通知书），招标过程中往来文件传递较频繁，容易出现资料收集不全、签字不规范等现象。为保证文件资料的全部合格归档，档案人员应尽可能的参加招标评标工作，对整个过程中的文件资料传递实行统一管理，由于工作原因不能参加招标工作时，待招标结束后积极主动与招标部门联系办理移交。

3、施工图纸及设备图纸管理：在建设中，为保证工程用图，避免因图纸延发影响施工进度，这就需要档案人员要坚持做到当天接收，当天完成上账（台账及计算机录入）登记及分类上架保管，并于当天发放各参建单位，定期按照设计院出图计划将到图情况进行汇总报单位领导，以便领导全面掌握施工图设计进度，做好施工过程中的决策。

4、施工、设备、材料合同管理：为确保合同完整的归档，档案人员应经常与物资供应部门联系沟通合同签订情况，对已完成签订的合同及时办理移交手续，档案人员对合同的签字盖章是否完备、内容是否齐全要进行逐一检查，确保合同正本归档。