档案管理意义例1

中图分类号：C271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）16-0328-01

档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任。

传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作。一是资料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服务方式单调。只满足于工作需要，缺乏将工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机结合，这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，做好档案管理工作，必须立足于管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。下面，就从重要性、必要性和重要作用这三个方面对档案管理工作进行探讨。

1 做好档案管理工作的重要意义

科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式，决定着单位的商业版图和未来发展，对于实现该单位经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。

2 坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

2.1 立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好档案管理工作的基础，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效

2.2 档案管理的根本目的在于档案利用

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

3 档案工作对单位建设与发展所起的作用

3.1 技术档案的形成及作用

随着人们对档案信息所产生的作用越来越重视，只有迅速掌握信息，才能及时掌握市场和技术动态，更好地为本单位服务，（1）技术档案的形成：技术档案管理的重要任务是全面管理各级技术人员的业务技术信息及全院性技术信息，在技术档案的管理中主要将技术分为两类：一类信息主要以个人来组卷，主要内容包括：技术人员技术考核情况、技术职称变更情况、继续教育、进修、培训、发表的论文、取得的科研成果及带教情况；第二类信息以单位技术活动组卷，主要包括进修人员信息、科研成果、新项目及设备信息。（2）科技档案为现代化管理提供了可靠的依据，使单位管理在现代医学模式转变中，由单纯经验型、粗放型向科学型、集约型转变，增加了社会效益与经济效益，提高竞争实力。

3.2 充分、科学地开发利用

合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用。由于个人技术档案真实地记载和反映着一个人的技术科研经历、能力等，因此它在单位管理中对各类人员的合理分配、人才资源的合理利用及各部门结构的调整等方面发挥着重要作用，保证了人才培养、职称晋升、人才聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才、才尽其用。

参考文献：

档案管理意义例2

1、档案管理现代化的意义

1.1档案资源共享

传统的纸质档案一般只是某单位内部独自拥有，要想共享资源就必须通过“调档”，这一过程需要耗费大量的人力、物力和财力，导致档案流通速度慢、利用率低。而采用现代化档案管理，利用计算机技术和网络技术，可使档案资源信息及时传递到任何需要的部门。有了档案管理的现代化，档案利用者就可以在不同的地点随时查询所需的档案信息，而不必专程到档案馆查询，大大提高了工作效率。

1.2节省档案存储空间

传统的纸质档案一般封存在档案袋里，然后所有的档案袋均存放在相应的档案室内，而且档案一般包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工等种类，所以占用空间大，不易管理。随着存储技术的发展，现代化的档案管理可将纸质档案制成电子档案，这些电子档案被储存到光盘或硬盘中。光盘或硬盘的体积很小，容量却很大，随着科技的发展，可以预见一个几英寸大小的硬盘即可存储整个档案馆的资料信息，这样，体积庞大的纸质档案被分类储存到光盘或硬盘中，大大节省了存储空间，也节省了人力资源。

1.3方便管理和查询

传统的手工档案管理方法为整理、组卷、归档、编制检索工具和使用，这一过程均由人工来完成，工作量极大，工作周期漫长且效率低下。在日常使用过程中查询方式一般采用人工查找，使用者查询耗时长。在现代化的档案管理方式下，利用计算机硬件和软件技术对档案进行分类整理、组卷和归档，工作效率大大增加。利用人性化、多条件的检索工具使档案的检索方便、快捷，准确率极高。

2、档案现代化建设过程存在的问题

2.1观念落后

当前许多企事业单位档案管理现代化的观念落后，认为档案管理工作就是保管档案，只需做好档案进到档案室后的保密工作和保险工作，防止档案信息的泄露和丢失，因此忽视了保管前的基础性工作和档案使用过程的重要性，还有的档案现代化建设只建立在局部的信息化，例如采用计算机入库及登记技术而忽视其他环节，这些观念使档案管理现代化建设步伐缓慢。

2.2基础性工作不到位

在当前档案现代化的落实过程中，由于档案信息建设目前还没有一个标准，导致档案在收录、分类、整理等过程还部分沿袭了传统规定，无法全面实施计算机化和数字化，也导致了一定的管理混乱。由于档案现代化建设是基于计算机技术和网络技术之上的，而当前网络病毒种类越来越多，在档案的传输过程中容易带入网络病毒、木马，容易被不法分子或黑客可以利用系统的漏洞对档案数据库进行破译或恶意攻击，造成无法弥补的损失，再加上档案管理部门安全保密意识淡薄、安保软、硬件配置不到位等情况，严重影响了档案的安全保密性。

2.3档案管理人员素质不高

由于现代化档案室的档案多采用电子文件，档案从收录到使用均使用计算机来执行，故其对档案管理人员的自身素质有较高要求，除了要熟练掌握档案管理操作流程之外还要对办公自动化、网络技术、信息技术等知识有一定的掌握。而当前的档案管理人员综合素质有待提高，对档案分类不精，造成操作人员的重复操作等，浪费资源和人力。另外对管理系统操作不规范等，可能导致档案的混乱、丢失甚至损毁。

3、档案管理现代化建设的策略

3.1从思想上重视档案管理现代化建设

要实现档案管理的现代化，首先就要从观念上做出改变，只有从管理层到档案管理人员都充分重视档案管理现代化的重要性，才能从根本上推进档案管理现代化的建设。必须认识到档案在单位管理工作中的重要作用，增加现代化档案室的资金和软、硬件投入，否则档案管理现代化就仅仅是纸上谈兵。

3.2加强档案管理基础性工作

企事业单位的档案一般有计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工、科研等，档案部门在收集和整理档案过程中要对其进行科学分类，对类别不同和重要程度不同的档案要分开储存。其次要做好档案数据库建设工作，将纸质文档通过扫描件的方式存储到档案数据库内，以供计算机终端对档案文件的识别、搜索和浏览。此外，要重视档案管理软件的选择，一款好的、人性化的软件可以让操作者的工作事半功倍，会大大提高工作效率。

3.3确保档案的保密性和原真性

档案管理现代化是将原纸质文件通过电子扫描等方式存储起来，电子文件在处理过程中有可能失去档案原有的面貌，另外由于电子档案文件在网络传输过程中存在一定的风险性，所以在实际工作中要做好档案的加密工作，为防止网路攻击等对档案解密的可能，必须运用更加先进的加密技术，如采用条形码或加密狗等。为保证特别重要文件的原真性，在将档案扫描件储存至数据库之外，还应将其纸质档案存入档案室，以备不时之需。

4、结束语

综上所述，档案的现代化管理对单位的未来发展具有重大的现实意义和社会效益。因此，管理层要充分了解建设档案管理现代化的意义，根据当前所面临的问题，制定相应的对策。在实际工作中要发挥人的主观能动性，不断改进管理方法，并协调档案管理与其他事务的关系，让现代化的档案管理为各项工作提供更优质的服务。

参考文献：

档案管理意义例3

档案管理是企业管理重要的组成部分，可以为企业指明方向，让企业沿着正确的道路不断前进。员工是企业最活跃的生产要素，员工档案记录了员工的重要信息，包括出生时间、政治面貌、学历履历等，加强员工的档案管理，不仅可以为企业甄选出最佳员工，确保企业长久发展具备充足动力，鼓励员工不断进步，在谋求自身发展的同时为企业发展多贡献自己的力量。

一、职工档案管理的意义以及一些存在的问题

（一）员工对档案管理的认识不到位，不能按时提供所需的档案信息

科技是第一生产力，而发展科技的主体就是人才，所以对员工档案的管理显得至关重要。员工档案是企业人才信息的记录册，记录着企业各个时期的人才的基本情况，对于企业发展有着重要的意义。第一，它记录人才的学历、能力等情况，可以为员工的升迁提供强有力的保障；第二，它记录员工的工作业绩和表现情况，便于及时发现员工在工作中出现的问题，让企业朝着更好的方向发展；第三，档案记录了企业发展过程的方方面面，为后续企业发展策略的制定提供有力的参考，让企业保持蓬勃的发展。

然而，现如今员工对于档案管理的重要性缺乏有效、全面的认识，这就导致了档案管理工作面临了很大的阻碍。从最新的档案整理工作来看，员工基本档案信息的缺失情况特别严重，虽然补交了很多次，但依有大量基本信息无法得到有效证实。尤其是工作履历的证明材料，很多员工都没有提供强有力的证明材料，这就带来了很多问题。工作材料记录的是员工的工作情况，可以体现员工的工作能力，从中发现企业在员工管理中的优势和不足，可以让企业管理得到更好的发展，缺少这些信息，则会对企业的发展造成一定的不良影响。此外，员工的学历证明资料缺乏也十分严重，很多员工都未能提供有效的学历证明，缺少强有力的说服力。尤其是中级干部，缺乏学历说明，对领导力有一定影响。长此以往，会成为企业员工管理工作中的极大的隐患。

（二）档案信息中存在前后不一致的情况，出现虚假信息

档案的作用相当于记录册，信息必须真实可靠，否则参考价值就会大打折扣，甚至会影响高层决策的正确性，导致在员工的奖惩方面判断失误，对企业发展造成不良的影响。加强员工档案管理，不仅可以提高企业内部的凝聚力，让员工在同一个目标的指引下共同努力，促进企业的繁荣，而且能促进员工内部的竞争，使员工能力得到进一步提升，并为企业带来更大的效益。而这些目标的实现都依赖于员工提供真实有效的信息。

从档案整理的情况来看，员工提供的档案信息部分不符，出现了前后不一致的情况，尤其是出生日期，这对于退休时间会造成极大的影响。一个有凝聚力的员工团队，需要全体成员坦诚相对，求同存异，相互信任，这样才能朝着共同的目标不断前进。相反，如果档案信息有误，A杂了虚假信息，会造成员工之间不信任，导致团队间凝聚力减弱，从而影响企业文化和氛围。所以，必须加强员工档案的信息管理，确保信息的准确性和真实性。

（三）员工档案管理的日常工作未能有效落实

员工的信息在不断更新，与此对应的档案信息也必须及时更新。对员工的档案进行及时、有效的管理，可以保证企业朝着正确的轨迹继续前进，也能够及时发现问题，防患于未然。档案的管理是一项对企业的发展有着重大意义的工作，需要指派专业人员进行定期整理，确保档案管理的有效性。然而，实际情况是档案管理的日常工作完成得很不到位，很多档案信息缺失了很久却未能及时补充，而且错误不当的信息没有得到及时更正，这些都说明了员工档案管理的日常工作没有得到有效的完成。所以，加强员工档案管理，保证企业人才队伍的质量是亟待解决的事情。

二、加强员工档案管理可采取的措施

（一）加强员工对于档案管理重要性的理解，让他们从心底接受档案管理

档案要想得到有效管理，员工就必须配合，及时提供真正有效的信息，确保档案信息的完整性和正确性。而目前最大的问题就是员工没有认识到档案管理的重要意义。对此，企业要加强对员工的宣传教育，让他们明白档案管理对于企业以及对于他们自身的重要意义，这样才能使他们从心底真正接受档案管理。

员工是企业创造价值的来源，管理员工是企业工作的重中之重。首先，在加强员工对于档案管理的认识上，企业可以在日常会议中讲解档案管理的意义，加深员工对档案管理重要性的理解；其次，领导阶层必须以身作则，树立良好的榜样，这样员工才会将档案信息补充得更完整；最后，可以利用宣传册以及展板等进行宣传，让企业内部员工真正接受员工档案的管理，从而让它成为企业文化不可或缺的一部分。这样，员工才会乐意提供档案信息，从而促进员工档案管理的正规化。

（二）建立健全相应的档案管理制度，奖惩并施

企业的员工档案管理要想得到有效的发展，就必须有相应的管理制度支撑。制度的制定和实施可以让更多人规范自己的行为，及时提供档案信息，让档案管理走上正轨。企业内部如果缺乏合理有效的档案管理制度，员工也就很难认识到档案管理的重要性，这样员工提供档案信息的积极性就会被严重挫伤。对此，建立健全相应的档案管理工作，奖惩并施，对促进档案管理具有重要的意义。

员工档案管理是对员工的信息进行有效登记和整理，管理对象是员工。因此，在实施档案管理制度时，对于服从档案管理并及时上交所需信息的员工，企业要给予物质和精神奖励；对于不及时提供档案信息的员工，企业要给予警告，必要的时候给他们一些惩罚，让他们明白档案管理的重要性。在档案管理制度的调节下规范自己的行为，及时上交自己的档案信息。

（三）结合信息技术和相关法律规定，科学有效地管理员工档案

当今时代讲究法制和科学，企业的档案管理也不例外。在信息技术和法制高速发展的现在，企业必须借助科学技术和法律手段，让档案管理科学、有效地进行下去。

在信息技术的帮助下，档案管理工作不再需要大量的人工，在程序和数据库的帮助下变得井然有序。对此，企业内部要在员工档案管理上运用信息技术，对每个员工的信息及时更新、归档，建立一个完整的员工档案数据库。

此外，根据中组部干部档案管理条例规定，干部的档案信息必须收集全面，并及时更新，要在安全、保密的情况下有效保存。所以，进行档案管理的员工也必须具有良好的专业知识和技能，这样才能更好地在法律规定和信息技术的帮助下完成员工档案管理工作。

三、结语

员工是企业生产活动中最活跃的因素，只有对员工进行有效的管理，企业管理才能真正走上正轨。员工档案提供了全面的档案信息，相当于员工工作的记录册，所以必须给予足够的重视。加强员工对档案管理重要性的理解，激励更多员工为档案管理作出贡献，这样企业才能拥有一支具有超强凝聚力的人才队伍。

（作者单位为江苏京沪高速公路有限公司徐宿管理处）

档案管理意义例4

一、前言

一般而言，档案就是指在日常工作中形成的具有保存价值的历史记录，同时也是提供给领导者进行工作考察、开展科学研究的可靠资料。传统的档案管理形式是不能够满足改革发展管理工作的需求，这主要是因为所收集的资料的方法较落后、服务的形式较单一，而且进行档案管理工作仅仅地是为了满足工作的需求，没有认识到档案管理工作也应该与社会的发展以及当地的经济相结合。因此建立起科学且规范的档案管理工作是很重要的，实现档案科学且合理的管理就应该不断创新，积极借鉴优秀的档案管理工作成果，适应变化发展的社会形势，开创档案管理工作的新局面。此外，做好档案管理工作还可以充分发挥档案管理的价值，为社会的发展作出应有贡献。

二、做好档案管理工作的重要性

当前，建立起科学且规范的档案管理成为衡量一个企业经济效益和管理水平的一个重要参考指标。通常档案中详细地记录了一个单位的发展历程，为研究这个单位提供了可靠、准确的资料。在社会经济快速发展的前提下，做好档案管理工作具有重要的意义，同时还需要我们转变档案管理工作的观念，不断创新档案管理工作的手段，从而将企业的经营成果和发展状况真实地反映出来。此外，将档案管理工作与企业的经济效益有机地结合在一起，还可以提高企业的管理水平，从而实现企业的经营目标。总而言之，做好档案管理工作具有重要的意义，不但可以提高企业在市场中的竞争力，还可以促进社会的全面发展。

三、做好档案管理工作的基本要求

1、真实性。医院档案记录必须真实，这其中包括了各种档案的管理，就拿医疗设备档案管理为例，从设备的购入到设备的报废，我们都应该详细记录它的使用情况。

2、完整性。在档案记录的整个过程中，应该保持资料的完整性。

3、动态性。一般而言，动态管理是一个较复杂的过程，特别是对于那些处于使用后期的医疗设备，关于设备软件的升级、设备零件的更换等都需要详细地记录在档案中。除此以外，医疗设备档案中的资料都必须接受严格的审阅和整理，这样记录的信息才可以为使用者或者维修者提供便捷。

四、做好档案管理对医疗工作的意义

医院在社会生活中扮演着重要的角色，医院的医疗水平和服务质量关系到人民群众的安危，在一定程度上决定了医院的命脉。但是在档案管理工作中，技术档案占据着重要的地位，贯穿于医院管理的所有环节，对医疗工作具有重要的意义。

1、技术档案的形成及其作用

在如今的信息化时代，只有掌握到最及时的信息，才能够准确了解到市场信息。一般而言，医院技术档案的主要任务就是将不同的技术人员和相关的技术信息进行综合且全面的管理。通常技术档案的管理是将技术分为两种，一种信息是以个人为主，比如说对技术人员的考核、技术人员的再教育、取得的科研成果等；另一种信息是以医院的技术活动为主，比如说进修人员的基本信息、医院取得的科研成果、医院的设备状况等。

科技档案的建立为医院实现现代化管理提供了保障，同时也转变了医院以往的粗放型、单纯型的模式，向着科学型和集约型方向发展，在很大程度上提高了医院的医疗水平和服务质量，从而提高了医院在市场上的竞争力，实现了经济效益和社会效益的有机结合。以外，还要积极探索并开发科技档案，促进医学科研成果的开发和应用，从而更好地服务社会公众。

2、充分地开发并应用技术档案

不仅要充分利用科技档案所提供的信息，还应该认识到它在科研工作中的重要性以及对提高医疗水平和服务质量的作用。通常个人技术档案是对某个人的知识水平、综合能力等方面的真实反映，因此有利于医院充分地利用人力资源，实现人力资源的优化配置，真正地实现了人尽其才，同时还促进了医院的可持续发展。

由于近年来，我医院认真响应国家的号召，提了“科教兴院”的战略方针，并认真贯彻实施，充分地利用科技档案，有机地将科研管理和科研档案结合在一起，严格要求技术档案的质量，不断提高信息的覆盖面。在进行信息收集的时候，从不同的角度、不同的层次、不同的行业、不同的领域以及国内外市场方面搜集资料。同时还不断开发有效地信息，将重点放在质量较高的信息和多功能信息收集方面。除此以外，建立起良好的信息管理还可以有效地减少设备管理部门故障的发生，为医疗工作顺利开展奠定了基础和保障。

五、结语

随着现代科学技术的迅速发展，我们步入到了信息化的时代。档案管理是医院管理过程中的一个重要工作，人们也逐步认识到档案信息管理的重要性。医院档案管理工作的主要任务是为社会各界提供准确的信息，将档案管理和医院经济发展相结合还可以有效地促进医疗、科研等活动的开展。

参考文献：

[1]石文卿.《论治安管理在医院建设管理中的作用》[J].金卡工程(经济与法);2011年01期

档案管理意义例5

高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。

一、试卷档案管理存在的问题

目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。

二、规范高校试卷档案管理

1.试卷档案管理制度应该与时俱进

当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。

2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能

（1）教务系统信息的整合与利用试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。（2）试卷档案系统功能的设计与优化优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。

3.简化试卷归档程序

由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。

4.保证试卷档案的真实性

试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。5.简化试卷档案查询程序高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。

三、高校试卷档案管理的意义和重要性

高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。

参考文献：

［1］邓斐蔚，叶小泮，罗云卿，等.构建高校试卷档案管理模式的实践探讨［J］.黑龙江档案，2011（3）：33.

档案管理意义例6

1 加强档案管理工作的意义

档案管理工作是一项科学性很强的工作。一方面，从档案工作本身来看，它是一项专门的管理业务。另一方面，从特定的部门或一定机关单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。其次，从档案工作同其他工作的关系来看，它属于一项服务性的工作。档案部门管理档案是为了满足经济社会部门利用档案的需要。档案管理部门尽管开展档案研究，但是档案部门研究档案、进行编著活动，其主要目的还是为了更好地适应社会各界的需要，加强档案管理工作有着十分重要的意义。

1.1 有利于提高管理水平，增强竞争力

做好档案管理工作是一个部门或企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案管理工作做好了，一方面，为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面，有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

1.2 有利于促进依法治档

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过20多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。

1.3 有利于档案再利用

档案管理的根本目的在于档案利用，全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

2 加强档案管理工作的有效途径

2.1 公文制是推进档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是，公文字迹要牢固清晰。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.2 实施“以我为主”的立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

2.3 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

2.4 积极推进档案管理工作的创新

档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业；才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

3 档案工作者在档案管理工作时注意事项（下转第267页）

（上接第255页）3.1 增强现代化意识、市场意识和法律意识

一是，档案职业道德意识。档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。二是，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。三是，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。四是，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。五是，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

3.2 始终坚持科学文化知识学习

语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要

3.3 坚持进行各项技能培训

网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是，软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案， 2006（03）.

档案管理意义例7

这是公立档案管理机构进行档案资料收集、整理、保存的出发点和落脚点。通过对政府决策和行政管理文书的保存和研究，以此来为政府未来的决策提供参考，有利于维护政策的延续性，更为可行性调查提供重要的文献依据，避免行政手段的滥用和重复，有利于行政效率的提高。以本人供职的高邮建设档案馆为例。建设档案馆主要保存城市建设决策中的批复、各种报告、规划图纸等。这些档案具有较高的参考价值，城市建设是重大的政府行为，关乎民生。在项目实施之前需要慎重地调查研究，周密详尽地做好工程造价预算，在此基础上拟定施工计划。由于城市建设行为的结果往往是不可逆的。因此，在先期论证时，必须要查阅档案。这样一来，建设档案就具有了很高的实用性。在档案信息化实现以后，省去了繁琐的查阅、装订等环节，运用电子设备进行查阅，固然节约了成本。更重要的意义在于，增强了档案的共享性，提高了传播速度，运用效率也显著提升。多部门之间相互协调配合。对资料进行论证。彰显现代化办公理念。档案保存的时间长度、阅读清晰度和保存质量也有了根本保证。

二、为政府行政提供法制保障

依法治国的根本要义在于简政放权。在法制的框架下治国。档案在此过程中主要有以下两点作用。第一，提高行政行为的清晰度，为政府信息公开提供依据和保障。《中华人民共和国政府信息公开条例》为了保障公民依法获取行政信息，提高政府工作的透明度，促进依法行政，提高政府服务意识而制定的，2007年起执行。档案作为政府信息的重要载体，为公民监督政府、为政府建言献策提供了重要的参考依据。信息化无疑是实现这一公开的根本保证。2007年以后，各级各类政府的网站上都专门开辟了信息公开专栏，以电子信息的方式公开档案。第二，为监督完善政府决策提供保证。人民代表大会是立法监督机构，其职责中重要的一项是监督政府行使职能。党的十以来，提倡简政放权。一切政府的重大决策都要通过人大的批准。档案资料是政府行政行为的记录材料，需要提交人大进行审议，最终形成决议性文件。对政府行为的不良后果问责追责，对人大审议提供法律依据。信息化使得决策更加透明，易于传播，是大有必要的。

三、对档案管理历史价值的追问

档案资料的终极价值是什么呢？笔者认为是历史价值。一个国家、一个民族乃至一个家族、一个人都是存在于历史中的。档案资料是记录历史的材料。最终将成为子孙后代了解当今社会状况的参考。建设档案保存得是城市的记忆，诉说得是历史的变迁。因而，为城市报家底，保存城市的记忆图像，才是建设档案的终极作用。到高邮建设档案馆工作后，在高邮市政府文化高邮建设的号召下，我们恢复了一批有历史价值的建筑遗迹。如高邮州衙门遗址、老东门大街遗址、高邮二王纪念馆等。

档案管理意义例8

1.园林绿化档案的成套性

园林绿化本身是一项系统性的工程，其实施需要经历筹划、设计、验证、施工、检验以及后期维护等阶段。在这些阶段中，会有大量数据产生，而且这些数据是相互关联的、环环相扣的，下一阶段的数据对上一阶段有一定的依赖性，而上一阶段又会对下一阶段产生一定的决定作用。

2.园林绿化档案的专业性

为了保证园林绿化符合整个城市规划的理念和标准，就需要运用专业知识和经验来进行筹备、设计及施工。在这些领域，都会运用到专业技术以及专业判断。因此，记录这些活动的园林绿化档案也必然带有强烈的专业性。

3.园林绿化档案的动态性

这一特性是相对于普通档案而言的。之所以说园林绿化档案具有动态性，是因为其产生过程并非一次性的，而是后续会陆续有一定数量的档案被制作并保存。事实上，在这个过程中，原有档案会被不断调用，从而被生成新的档案，这也是其动态性的一个体现。

4.园林绿化档案的时效性

在园林绿化的过程中，所制造的“产品”不是钢筋水泥，而是出于不断变化状态中的树木、花草以及湿地等。为了对这些对象进行有效记录，就必须随时观察、研究和测试，并将结果记录在案。为了对一定生命周期的树木等进行管理，也需要档案不是过时的。因此，档案的时效性特征也就体现出来。

5.园林绿化档案的多变性

园林绿化不是做学术研究，因此，档案内容和形式也不具有固定的标准。实际上，在这个过程中，绿化的设施会随着规划的不同、设计师的理念不同以及实际环境的不同而产生丰富多样的变化。为了对这些丰富多变的工程进行记录，园林档案管理本身就不能够墨守成规，而是根据具体情形的变化而变化，这样才能够保证档案记录的真实性、完整性以及准确性。

二、园林绿化档案管理对宜居城市建设的意义

在对原理绿化档案的特点有所了解之后，我们就可以进一步分析它在宜居城市建设中的积极作用。笔者认为，其对宜居城市建设促进租用主要体现在以下几方面：

1.园林绿化档案管理对宜居城市建设的社会意义

跟其他档案类似，园林绿化档案可以对一座城市、一个区域的建设历史进行详细的记录。在信息化时代，如果没有对信息进行有效记录并加强管理，这不仅对当时的活动秩序造成消极影响，而且会对后续经验的总结产生不可挽回的损失。从这个角度来看，园林绿化档案是宜居城市建设中重要“智慧库”。在宜居城市的建设过程中，可以充分利用园林绿化档案中的记录来寻找经验和教训，从而对当前宜居城市建设应该注意的事项、可以少走的弯路进行思考，同时，它还以依据绿化档案中的有益思路进行再次完善，从而推进宜居城市建设的顺利进行，从而造福市民。可见，园林绿化档案管理的社会意义十分显著，是不容忽视的。

2.园林绿化档案管理对宜居城市建设的经济意义

宜居城市建设是一项规模大、涉及面广且投资甚巨的工程。同时，它也是一项系统性工程，园林绿化工程是其中的一个有机组成部分。园林绿化档案真实的记录了园林绿化各个环节的成本、收益，因而可以被用来作为辅助决策的重要参考。通过有效地园林绿化档案管理，可以对该环节的成本进行清晰地核算，并对其他环节（如道路建设）的成本有所侧面反映。在这个过程中，如果园林绿化档案管理不善，不仅使得该环节的成本查询变得困难，而且会对宜居城市建设的其他部分产生连锁影响。可见，在宜居城市建设的过程中，需要做好各个环节（包括园林绿化）的档案记录、收集以及整理，同时根据城市建设工程的需要做好调阅、分析和传输。这样一来，通过档案的利用，可以将宜居城市建设的整体性、系统性体现出来，从而防止浪费、节约成本并创造最佳的系统效应。

3.园林绿化档案管理可以为宜居城市建设提供工程依据

作为一项系统性的工程，为了确保宜居城市建设各个子部分良好配套，防止“重此轻彼”、“东黑西亮”等影响整体质量的情形的出现，就必须在进行整体规划、整体设计的过程中，充分考虑到细节，将每一条街道、每一个涵洞、每一个公园等都纳入到设计之中。而在这个过程中，园林绿化工程作为影响城市外观、影响市民观感、使用感受的工程，其重要性不言而喻。通过园林绿化档案管理，可以为决策者、设计值以及实施者提供具有细节性、整体性、配套性的绿化信息，从而为宜居城市建设提供可操作的工程依据。

档案管理意义例9

档案的收藏保护对于档案信息的安全性以及完整性都会有直接的影响，如果没有做好档案的保护工作，档案管理工作也不能正常开展，因此，档案的收藏保护对于档案馆的各项业务工作都具有极其重要的作用。当然仅仅做好档案的收藏保护工作，并不能充分发挥档案管理的价值，只有在保护好档案的基础上，充分开发利用档案信息，为社会提供相应的信息服务，才可以将档案的潜在价值真正的转变成现实利用价值，真正体现档案收藏保护的意义。因此档案的收藏保护以及开发利用是互为条件的，也是相互促进的。

1.档案收藏保护的重要作用

1.1有利于促进档案馆各项工作的顺利开展

对于档案馆各项工作而言，档案是最基本的条件，只有完整的收集并保存好档案，才可以顺利的开展各项业务，为社会提供档案信息服务。对于整个档案工作而言，保护档案的安全和完整是最基本的要求以及任务。其实档案保护工作的实质就是要消除一切可能会损毁档案的不利因素，包括自然的，也包括社会的。通过大量实践证明，档案馆的档案事业发展较好，而且社会服务效果良好的话，馆藏档案及里面的资料内容都比较完整、丰富，而且保存的完好程度较好。如果没有档案，想要开展各项档案管理活动只会是空话。

1.2档案真实的记录了人们的社会实践活动行为

档案并不是一般的情报资料，档案资料可以为各行各业以及各级机关机构的相关工作提供科学、有用的技术、经验等信息，而且还可作为法律凭证，也具有查考的作用。因此档案的保护、利用工作一直以来都备受党和国家的关注和重视。《档案法》中的第一条法则就明确指出制定《档案法》的基本出发点就是档案的有效保护及利用。因此，在档案管理工作中，一定要妥善保护好各种能够将真实的历史面貌反映出来的标记、字迹材料、纸张材料以及印章等，同时应该将这些资料的生存寿命尽可能延长，这样才可以在维护国家和党真实历史面貌的关键时刻提供重要的真凭实据。

1.3档案的生存时间并不是永久的

在档案收藏和保护的过程中会存在很多不利因素影响档案的永久保存。比如，就纸张字迹的档案材料来分析，我国古代以及近代的档案主要是采用传统的墨水以及手工纸写的，它们已经保存到今天已经超过几十年或者几百年，但是保存情况依然良好。根据事实研究表明，这不仅和手工纸有关，也和墨水有关，都具有良好的耐久性。然而近年来档案书写材料出现了很大改变，现在基本上都是采用酸性的机制纸，而且字迹也有很多样式，这些档案制成材料的质量并不是非常稳定，加上档案常常会需要调出查阅、复印、搬动等，这样会加剧档案的机械性破坏，不利于档案的永久保存。

2.档案收藏保护以及开发利用工作中存在的主要问题

收藏保护档案和开发利用档案是档案管理工作的主要内容和任务，也是不可分割的有机整体。因此，在档案管理工作中一定要同时抓好档案的收藏保护以及开发利用工作，但是实际的档案管理工作仍然存在诸多问题：

2.1过度强调档案的开发利用

有的档案馆在档案管理工作中，将档案的开发利用看的比其他一切都重要，忽略了档案保护工作的重要性，形成了“利用第一”的观念。存在这种工作观念的人员往往会将自己大部分的时间和精力都花费在向社会开放利用历史档案上，强调档案利用产生的实际效益，并未注重一些基础性工作，并未充分意识到档案管理工作的战略地位，也没有意识到收藏保护档案对于档案开发利用工作的重要性。

2.2并未建立健全的档案保护规章制度

目前很多档案馆并没有将收藏保护档案工作真正的落实到档案馆工作的各项业务环节中，错误的认为档案保护工作仅仅是档案库房管理人员的工作和职责，正是这种错误的认知导致在提调、整理、接收、搬动、复制、修复以及利用档案的各个环节中常常会出现档案被损坏的现象。尤其是利用档案的过程中，由于长期在不恰当的温湿度环境中堆放，霉菌、虫蚀、灰尘、光照，甚至是社会环境都会危害到档案。

3.做好档案收藏保护以及开发利用的建议

档案工作人员，尤其是档案保管人员应该时刻关注关于档案保护的最新要求，还要关注档案利用的最新发展动向。想要做到这一点，必须将档案保护工作真正落实到档案收集、储存、整理以及利用等各项档案工作中，而且应该积极研究关于档案保护的相关课题，进一步优化、加强库房管理。这就要求各级管理部门应该加强对档案保护的监督以及指导。

同时，档案管理工作人员应该掌握丰富的档案专业知识，熟练掌握档案工作的基本特点以及工作原则。比如，档案保护工作必须强调“以防为主，防治结合”，这样才可以真正有效的保障档案的安全以及完整。同时，为了延长档案的保存时间，在采用修复技术的过程中，不仅要考虑如何改善档案制成材料的质量，同时也要考虑改善材料的耐久性能。

档案管理意义例10

一、医院档案管理的现状分析

（一）档案查询效率不高。传统的档案管理偏重纸质档案管理，很多档案并没有实现电子化的管理，很多档案还是以纸质档案的形式为主，且分散存放于各个职能科室，在管理上和使用上不太方便，一旦需要查询相关档案资料，档案管理人员往往需要往返于各科室、部门进行档案调阅、核对，耗费相当多的时间和精力。而且医院对于档案管理重视程度不够，各个职能部门在档案完善、更新归档方面做得不够到位，在查询时缺失档案、残缺档案经常出现，给档案电子化管理也带来了一定困难。

（二）档案管理较为闲散。医院需要设立专门的档案室对档案进行保存，但大部分医院往往硬件条件不具备，大量的纸质档案被堆放在档案管理室内，由于时间久远，许多档案已经发黄，甚至出现霉变等现象，而这些档案一旦遭受破坏，让无从查阅甚至补办。另外，近年虚假档案的状况频频曝光，如若档案管理人员，私自修改档案的状况将难以杜绝，档案安全亦得不到有效保障。

（三）档案管理难度较大。医院档案在归档时往往整卷归档，里面包含医院职工的个人隐私，而在查询档案时，则需要将同时期的档案一块拿出，在这个过程中则可能泄露其他职工的信息，引起不必要的麻烦，无形中增加了档案管理的难度，而且每次档案查询和整理，需要手工进行登记，这在很大程度上增加了医院档案管理人员的工作量，不利于提高医院档案管理效率。

二、档案信息化在医院管理中的重要意义

医院档案管理存在的问题由来已久，信息化技术的应用和普及为医院档案管理改革提供了新思路，一些医院已经尝试实现档案信息化管理，其有效转变了医院档案管理工作中的管理方式，由人工化转换为智能化、自动化，在很大程度上减轻了医院档案管理人员在工作上承受的压力，并提高了医院档案管理的效率与质量。其具体优势如下：

（一）能够不断完善电子档案归档制度。纸质档案往往信息更新不及时，管理归档占用大量的人力物力，而采用电子档案归档制度，不仅可以让各职能部门员工参与到档案管理中来，而且方便各职能部门在领导的监督下，及时完善档案信息，并有效掌握部门内员工情况，方便员工考核、职位调动等。这样不仅可以减轻专职档案管理人员的工作强度，而且可以提高档案的利用效率，在医院建设及人力资源配置等方面发挥重要作用。

（二）便于实现医院档案管理的信息化。实现医院档案管理的网络化，建立准确完整的医院档案信息通用数据库，在允许的范围内开放这些数据库，方便医院人员自行信息查询，同时还可以利用这些数据进行有效分析、整理及统计，发现医院在人员流动、人事调整等方面存在的问题，以便及时解决，同时还可以方便医护人员形成良性竞争机制，在对比中明确自己的差距，以积极提高工作业绩。

（三）利于构建较完善的档案管理系统。健全档案信息管理系统可以有效防止人员随意更改档案信息，提高档案信息的透明度以及使用效率。医院工作人员可以通过档案信息管理系统随时查询自己的档案信息资料，一旦发现与事实不符，可以及时提交相关证明资料，更正档案信息，另外医院工作人员还可以利用档案信息对比数据，开展相关的科研工作，提高档案信息的利用效率，另外，还可以促进人才培养的公正性、合理性，推动医院的可持续发展

三、档案信息化在医院管理中的提升策略

针对医院档案信息化管理中存在的问题，现提出如下解决策略：

（一）转变医院领导档案信息化的观念。医院档案信息化建设需要大量资金投入，而医院往往将资金投入到医疗设备更新、医院建设等方面，忽视了档案管理工作。但医院档案在人才配置、凸显医院管理软实力方面的作用已越来越明显。医院领导要加强重视，从政策、资金上给以支持，以积极更新档案管理软件，实现医院档案信息化管理。

（二）要提高档案管理人员的业务水平。医院档案管理人员由于专业、学历、年龄等多方面的原因，尚不能完全适应档案信息化管理工作，甚至一些老员工还出现了抵触心理。所以，一方面要加强对在职档案管理人员的培训工作，使其不断更新知识，尽快适应新的工作环境和工作内容；另一方面，要积极引进计算机方面的专业人才，帮助健全医院档案信息化管理系统，尽快实现医院档案管理的网络化。

（三）要不断更新医院档案管理的设备。医院档案管理设备陈旧，比如有的医院档案管理科室只有一部分人配有电脑，且电脑型号老旧，与新的档案管理软件不兼容，影响了医院档案管理信息化的进程，为此，医院要为档案管理人员配置合适的电脑，以确保其能正常开展工作，同时还要定期对电脑设备进行维护，防止因电脑故障等问题导致医院档案信息泄露或丢失。

作者:崔驰 单位:秦皇岛市卫生应急调度中心

参考文献: