人事档案日常管理例1

人事档案工作是人事工作的重要组成部分。笔者作为一名人事档案员，拟用最近两个人事政策实施的实例，从人事档案与档案馆藏文书档案的关系、人事档案的管理环节这两个日常档案管理的角度，表达对提升档案服务能力问题的认识。

先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣――人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。

再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？

人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。

可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。

以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。

一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。

二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的润滑剂。

三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？

一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。

人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。

收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。

人事档案日常管理例2

1.1 顺应时展的潮流的需要

人力资源管理是事业单位档案管理工作中的重要一部分，在新时期，事业单位的档案管理工作可以在很大程度上体现其人力资源的管理状况和人员的素质。尤其是在信息技术得到广泛应用的时代背景下，很多机构和单位都实现了信息技术的覆盖，事业单位的档案管理工作也不能停滞不前，要顺应时展的潮流和趋势，充分借助信息化的势力，不断优化档案管理工作，提升档案资源管理的信息化水平，同时也能提升事业单位的人力资源管理水平。

1.2 推动事业单位进一步发展的要求

档案管理工作是事业单位日常工作的重要组成部分，档案管理可以为事业单位的发展提供各种信息和数据资源的支撑。在当前，很多事业单位已经在日常的管理工作中引入了管理信息系统，基本实现了管理工作的信息化，这对事业单位的档案管理工作提出了新的要求。档案管理部门要不断优化档案管理工作，提升管理的效率和水平，进一步充实档案部门的服务功能，能够满足事业单位对信息资源筛选、分析、汇总等要求，推动事业单位的进一步发展。

1.3 提升档案管理工作成效的需求

事业单位的档案管理工作涉及到对大量历史资料、数据资料的整理和归纳，并且随着时间的推移和事业单位业务的积累，各种历史资料和数据资料的数量是非常庞大的。如果还是按照传统的档案管理方法，那么进行信息和资料的查找和分析时工作量会特别大，不仅效率低下，还难以对工作的质量提出保证。因此，及时优化档案的管理工作对于提升档案管理的质量，以及为事业单位提供科学有效的信息资源是非常有用的。

2 当前事业单位在档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理制度不够科学规范

很多事业单位在档案管理方面重视不足，没有安排专人进行负责，没有制定科学合理的管理制度。这样首先使得档案管理部门在日常的档案管理中缺乏明确的制度规范，在资料的汇总和归纳方面难以按照统一的规范和流程进行操作，进而会导致各种资料的混乱，影响事业单位对各种档案资源的正常使用。同时，档案管理部门长期处于一个边缘化的位置，没有对其进行专门的管理，也没有?x予其足够的重视，会严重影响档案管理人员工作的热情和积极性，使他们逐渐对档案管理工作开始敷衍，进而影响事业单位档案资源的质量。

2.2 档案管理人员的素质和水平不高

由于事业单位的性质以及档案管理工作本身所具有的流程多、要求严格和比较枯燥繁琐等特点，档案管理人员必须具备很强的责任意识、认真负责的工作态度和严谨踏实的工作作风。并且随着事业单位的管理工作逐步迈入了信息化的大门，档案管理人员还必须逐步提升自身应用计算机系统的技术和水平，以满足实际工作的需要。但是很多事业单位往往没有对档案管理工作予以足够的重视，在招聘档案管理人员时的考核力度不够，而且人员更换的比较频繁。加之部分档案管理人员缺乏责任意识，在工作时敷衍了事，或者对档案管理的各项内容和要求都不够明确，没有按照要求对各项信息与资源进行记录与保存。这些都体现了人员因素对于档案管理工作质量的影响，如果不能保证档案管理人员的素质和水平合格，就很难实现事业单位档案管理工作的有序发展。

2.3 档案资源的管理系统落后

信息技术的广泛应用给各行各业的发展注入了新的生机与活力，能够更充分地调动发展的潜力。随着信息化的普及以及事业单位的发展，信息技术在事业单位管理中的应用是一个必然的趋势。目前，已经有部分事业单位认识到了信息化所带来的便捷和机遇，逐步将信息化的管理系统引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事业单位固守传统的管理方法，在档案的管理工作中没有实现信息化，限制了档案管理工作的效率和质量的提升。

3 对事业单位档案管理工作进行优化的策略

3.1 逐步完善档案管理制度

首先，事业单位应该充分认识到档案管理工作的重要作用，对档案管理部门的日常工作予以足够的重视，设置专门人员对档案管理工作的质量和情况进行管理和监督。然后，要根据事业单位的实际情况以及对档案资源的使用需求来进一步明确档案管理的各种规范和要求，针对不同种类的数据和资料制定具体详细的要求，为档案管理人员的工作提供行为规范。同时，要注重不断提升档案管理人员工作的积极性和创造性，明确责任，引导其严格遵守各项档案管理工作的规范，不断提升档案管理工作的质量和水平。

3.2 加强对档案管理人员的教育和培训

可以说，档案管理人员的素质和水平直接影响着档案管理工作的质量，影响着各种档案资料和数据的科学性和准确性。因此，为了减少因管理人员素质和水平不足而给档案管理工作带来的限制，事业单位要在实际管理中注重提升档案管理人员的素质和水平。一方面，事业单位在招聘人才时要加大考核力度，引入一些经验丰富、能力较强的档案管理人员。另一方面，要不定期地对档案管理人员进行教育和培训，不断提升其工作能力和职业道德观念，逐步提升档案管理人员队伍的整体素养和水平。

3.3 实现档案管理工作的信息化

人事档案日常管理例3

1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性

由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。

2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案

人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。

3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用

对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。

1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。

2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。

3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。

人事档案日常管理例4

二、人事档案管理工作完善举措

针对人事档案管理工作中管理观念陈旧、管理方式失当的现状，笔者根据自身从事人事档案管理工作中体会和总结，浅谈一下完善管理工作的举措。1、充分重视人事档案的重要性。人事档案是个人社会履历信息的载体，为国家以及单位准确把握人力资源提供了重要参考基础，必须充分加以重视。首先，通过多种形式、利用多种渠道有效宣传，使人们意识到人事档案对于其本人的重要意义。其次，管理部门对人事档案的管理全过程实施规范化管理，充分重视。从采集资料形成文件到建档存储，都要准确的全面进行，使得档案内容在日后的调阅参考中具备利用价值。2、增强人事档案管理的责任意识人事档案的管理者必须时刻意识到，自身工作事关国家人力资源的战略布局，完备的人事档案将为我国发挥人力资源优势提供强有力的支持。首先，人事档案的建档过程中，相关管理人员必须严把资料形成中的质量关，核实录入档案的信息的准确性，坚决杜绝虚假信息写入人事档案，切实保证人事档案的可靠性、真实性以及完整性。其次，在档案的日常保管中，对于外借档案，必须及时催还，避免档案资料的丢失。最后，档案转接过程中，必须准确记录交接对象、时间、经办人以及交接单位，形成完善的交接手续，同时交接手续要有本人亲笔签字加盖单位公章。3、建立健全档案管理体系完善有效的人事档案的管理工作必须置于完善的管理制度体系框架。通过一系列与具体实际相适应的管理制度原则，辅之下级单位制定的具体的管理措施，使得日常人事档案的管理工作有章可循，做到标准化与规范化。为建立健全这样的管理体系，需做到以下两点。第一，形成完备管理章程，实现有章可依。在《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规基础上，进一步在信息时代健全必要的档案的工作制度，落实好责任制，使得档案管理工作的流程标准化，充分做好人事档案的完整性、安全性和保密性工作。第二，强化管理要求，做到有章必依。档案管理部门应该定期举办相关培训，通过再学习提高管理人员的管理水平、强化管理人员的职业责任意识以及完善操作规范。使得管理人员对档案管理工作的制度标准有清晰准确的认识，奖赏业绩优秀者，惩罚工作疏忽者。4、加快升级硬件设施随着计算机技术和互联网技术的日益普及，传统档案资料借用各类应用软件，将以电子档案的形式予以重新存档，文件档案的管理工作要适应潮流，对保管工作升级换代，不仅包括计算机硬件与相关管理软件的引进，还应包括一系列配套设施，如储存室湿度计、空调、除湿机和其他防护的设备，为此我们必须加大硬件的投资，确保文件管理的安全性。5、加强档案信息化建设应用计算机技术，建立电子档案，实现档案信息化，是加强档案管理、提高服务水平必经途径。实现档案信息化，通过人事档案的数据库的建立，使得档案业务规范化。档案信息化建设的核心就是电子档案的建立、管理与归档，借助电子档案，形成公开透明的人事信息，发挥人力资源优势。

人事档案日常管理例5

事业单位工作种类复杂多样，并且由于其工作特殊性，许多工作都需要存档记录，这就导致事业单位需要进行存档储存的资料量巨大，也为档案的整理和管理工作带来了较大的难度。当前我国事业单位的工作运行尚没有完全实现透明化运行，部分工作具有隐蔽性，因此对事业单位日常工作的检查和监督就需要通过对档案资料的检查和管理来完成，所以事业单位档案管理工作是事业单位工作项目中一个关键的环节。在现代管理概念中，档案管理的质量水平同样也能够反应事业单位的整体管理水平。因此，事业单位需要建立完善科学的档案资料管理制度，尤其是事业单位的档案管理部门一定要深刻认识到档案管理的重要性，在日常档案管理工作中一定要认真负责，因为一旦档案资料在管理过程中出现问题或违背了相关规定的话都会影响到事业单位工作的正常运行，还会给群众一种事业单位的管理存在问题的印象，由此可见事业单位档案管理的重要程度。

2.事业单位档案管理制度中存在的问题

2.1缺乏足够的档案管理意识

事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视，没有良好的档案管理意识，使得档案管理和档案监管的力度不够，并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持，甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中，这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

2.2没有建立完善的档案管理制度

目前，我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范，并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面，部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则，使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则，从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章，没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时，一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力，使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高，管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺，阻碍了档案管理工作的顺利进行。

2.3缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式，为人类的生活和工作带来了极大的便捷，近年来信息化档案管理的优势越来越加突出，他使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

2.4缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说，不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理工作视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。

3.优化事业单位档案管理制度的途径

3.1重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革，如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性，从而推动事业单位档案管理工作的发展。

3.2重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础，因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

3.3加强档案管理人员的专业培训

人事档案日常管理例6

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）07（b）-0182-01

水利工程是社会发展的基础，防汛抗旱的物质条件，水利工程管理单位（以下简称水管单位）担负着水利工程运行维护管理工作，是水利工作的基石。由于基层水管理单位是水利工程建设管理的最基本单位，对水利工程的建设管理最了解，掌握了第一手资料，作好基层水管单位的档案工作有助与真实记录水利建设管理的真实情况。基层水管单位的档案是水利部门日常管理决策的重要依据也是以后社会发展的重要基础数据，因此做好基层单位水利档案工作意义重大。

作者所在的安徽省龙河口水库管理处是厅直水管单位，是机关档案管理安徽省一级、科技事业单位档案管理国家二级，近年来单位档案管理立足为水利建设和社会经济服务，取得可喜的成效，档案工作走在全省水管单位前列。现结合龙河口水库单位情况就如何做好水管单位档案管理工作谈谈自己的认识。

1 机构和经费保障是基础

由于重建轻管等多种原因，水管单位普遍存在体制不顺、经费不足、机构臃肿等情况。龙河口库管理处人员超编，日常运行经费不足问题十分突出，机关人员和机构进行了数次精减，在机构改革和事业编制十分紧张的情况下，保留了综合档案室，设置了专职人员，明确了分管领导，职能科室都配备了兼 职档案人员，档案管理网络健全。并引入竞争机制，公开聘用学历较高、懂业务、素质高、能力强的优秀人才，通过自学和培训相结合的方式，使档案管理人员的整体素质大有提高。建立健全档案管理的各项规章制度，使档案工作有法可依、有章可循。将档案事业的发展纳入单位经济发展的规划之中，科技档案纳入科技管理，文件材料的形成、分类、整理、归档纳入档案人员和工程技术人员岗位责任制，实行了文件材料形成部门的预立卷制度。档案部门通过参加重要计划工作会议，有关办公会议和工程竣工验收等，归档文件的完整率、准确率、归档率大大提高。档案工作与科研、设计及勘察、观测等项活动实行“四同步”管理。

在单位经济十分拮据的情况下，千方百计地筹措资金，改造装修库房，添置密集架、档案柜，更新了档案装具，配备了安全防护装置，购置了计算机、复印机、扫描仪、空调器、去湿机、数码照相机、摄像机等先进技术设备。做到档案库房、办公室、调阅室“三分开”，并设有陈列展览室和资料室。

不断改善档案保管和安全防护条件。档案部门坚持“安全第一、预防为主”的方针，认真执行安全责任制，进一步完善档案安全预案，制发了安徽省《龙河口水库管理处档案安全应急处置预案》，严查不安全因素，积极整改，使档案资料得到安全保管。

2 进一步加强档案工作业务建设。

根据各类档案管理要求和规范，应对文书档案进行了重新整理、分类、组卷、编目、编号、排列，完善档案收集、接收、借阅、鉴定、销毁等各项管理制度，并据以执行。采用档案管理系统软件，对科技、文书、会计、设备档案实行计算机管理。借助扫描仪、刻录机等将单位全部声像档案实行微机管理，实现纸质文件与电子文件同步归档的双轨制。实物档案根据其本质属性或显著特性分类管理。通过局域网和办公自动化，实现公开档案的案卷目录和内部发文原件级的网上查询。档案部门实时掌握单位动态，做到单位的中心在哪里，档案工作就延伸到哪里。档案部门应坚持“安全第一、预防为主”的方针，认真执行安全责任制，进一步完善档案安全预案，严查不安全因素，积极整改，使档案资料得到安全保管。加强档案的宣传力度，加强档案管理人员的学习和培训，更新业务知识，提高专业水平.并引进竞争激励机制，使档案管理人员不断更新观念，提升服务理念。除做好以上几点还要进一步加强档案室法制和法规建设，坚持以法治档，将档案工作纳入到单位整体管理工作之中，做到各项工作有机配合，协调发展。把档案工作进一步纳入到领导者的议事日程和目标管理责任制中去，纳入到处属单位的目标责任制和档案管理人员的目标责任制中去。业务建设和开发利用同时抓，努力提高服务水平.坚持以提高“三率”为重点的业务基础建设.完善各项档案管理办法和制度。

3 做好新建工程项目档案工作

水利工程建设情况比较复杂，需要收集的资料包括：审批、立项、征地、勘察、设计、招投标文件；监理在工程实施过程中形成的文件；施工单位在工程施工过程中形成的文件；各类竣工图纸。按水利工程建设管理局组成主体一般可分为建管合一型和建管分开型两种。

（1）建管理合一型，既建成后的使用单位和水利工程的建设单位相统一。这种情况工程档案的收集管理工作相对来说简单一些，通常的作方是由单位的档案管理人员作为工程建设管理局的档案负责人，在工程建设的各个阶段全程参与建设工作，因为是本单位工程，所以档案管理人员对工程情况和流程了解，能及时跟进，资料收集全面。工程完工后交水管单位日常管理时档案工作也可实现无缝对结。

（2）建管分开型，既建成后的使用单位和水利工程的建设单位不是同一主体。一般是由上级水利主管单位批准建立工程建设管理局，完成工程建设任务后交水管单位进行日常管理，档案也是一次验收交结。因水利工程一般建设周期比较长，形成的文件类型多、量大，往往在交接时出现档案资料不全，或不规等情况，需花大量时间补充。管理单位的档案管理人员在接手后还需比较长的时间对资料进行熟悉。水管理单位档案人员在工程未完工时应提前介入建管局的档案管理工作，变被动接收为主动协助建管局做好档案工作，这时工程还在进行中，发现问题处理比较容易。这种情况的建管局人员都是各单位抽调来的，工程完成后水管理单位档案管理人员再去找资料难度可想而知。

4 日常档案收集工作注意的几点问题

（1）做好日常运行维护项目的技术档案的收集整理。日常维护项目都是一些小的工程，没有大的建设项目哪么完整的流程，技术资收集难度大。首先思想上要重视，特别是领导和施工人员，项目小但作用不小，特别是一些地下隐蔽工程如不急收集相关资料，对单位的日常运行和以后的建设发展都会带来很多麻烦。财务把关，不进行技术档案上交的不结算。

人事档案日常管理例7

根据专业人员对各大图书馆及书店等的调查结果显示可知，目前专门用于对人事档案管理研究的书籍有十部左右，其内容大部分都涉及到人事档案的概念、种类管理及其现代化等，这些都为人事档案管理理论的研究与实践发展奠定了一定的基础。下面主要从专家在探索之后对人事档案管理的研究主题和研究评述两方面展开讨论：

（一）研究主题分析

由于人们思想本质的差异性，各大学界对人事档案管理的研究也各有千秋。但是经过专研人士的总结可以看出有关该工作的研究对象主要由以下几个主体构成：第一，对人事档案管理问题与对策的研究。在对图书馆中的相关图书内容调查中发现，类似《人事档案管理概论》、《人事档案教程》的书中都对人事档案管理的现存问题以及相应的改进措施做了详细的研究，这也是该类书中出现率最高的研究模式。第二，对人事档案信息化管理的研究。现代社会随着科学技术的快速发展，计算机也非常普遍，它为人们的日常工作带来非常便利的条件。由于部门内工作人员较多、人事档案复杂混乱，当今社会管理人员已经逐渐将人事档案管理趋于信息化，以此来减轻工作的负担并提高工作效率。第三，加大对高校人事档案管理的研究。教育作为国家事业的主体，受到众多社会群体的关注。目前，从大量的论文内容可以看出，越来越多的人事档案管理报告是对各大高校人事档案管理的陈述，并提出了这些档案信息资源整合的有效方式。第四，对流动人员人事档案管理的研究。随着“村乡一体化”目标的实现，当今城市中出现了许多流动人员，许多学术人员在研究过程中着重对这些人员的档案进行了分析，提出了许多不合理的现象，希望以此来引起各部门的重视。

（二）研究评述

从上述总结可以看出，目前我国的人事档案管理工作已经取得了可喜的成就，国家相关部门的管理也日趋成熟。但是，在此过程中由于其他因素的影响，不免会出现一些令人棘手的问题影响工作的开展。我在长时间总结之后发现，这些偏差和不足主要体现在：首先，管理部门受封建思想的束缚，在对人事档案进行管理过程中“闭关锁国”的现象较为严重。工作人员只注重国内的人事档案管理方式，不能正确对待外来管理形式。其次，有些部门在工作中仅仅针对个别单位内的个别人员的档案进行分析，忽视了除个体之外其他集体人员的重要性，及不能将人事档案集中管理，使企业人员的共性问题难以解决。另外，只注重实际，缺乏理论研究的现象也较为严重。

二、人事档案管理研究趋势展望

为了使我国人事档案管理的工作得以改善，提高我国的综合能力，必须加强该工作的建设。面对上述人事档案管理中存在的不足之处，在未来的发展中，我国人事档案管理工作应该向以下几个方面改进：

人事档案日常管理例8

档案资料是律师事务所日常工作中必不可少的重要工具。为了进一步促进事务所日常工作的顺利进行，使档案资料更好地发挥其作用。本所决定对档案资料管理实行“行政部门统一管理，专人分级、分类负责”的管理制度。其具体内容如下：

一、人事档案管理

1．全所人事档案按合伙人、专职律师、实习律师、律师助理、行政辅助人员五大类，分类归档管理。

2．个人人事档案中包括本人身份证、学历证明、资格及执业证书、学习及培训情况证明、个人基本联系方式等主要资料的复印件。

3．人事档案的转入、转出手续要完备。对于新转入的人事档案，管理人员一定要按目录核查无误后才可签收。管理人员签收后应立即将资料整理规范，按类归档。

4．人事档案管理人员应定期整理相关档案，随时查漏补缺，更新档案内容，保证人事档案的完整性和准确性。

二、往来文件档案的管理

1．对于日常往来的行政管理工作文件、各级管理机关及事务所合伙人会议纪要、决议等文件，管理人员均应编号登记，送负责人批阅。负责人签署意见后于次日前送达有关人员及时办理。如属急件，管理人员应当日送达，并应履行好签收手续。

凡向上级的请示、报告及与有关单位的联系函件，均由行政部门用事务所统一专用信笺纸书写（钢笔）或用电脑打印，并经负责人签字后加盖公章才可签发，原稿按规定归档保存、备查。

2．一般往来文件负责人批阅时间不得超过三天，紧急文件不得超过一天，有关领导批阅时应签署全名。行政主管按此规定催办。

3．对需存档文件的批阅、批改、签字等均要使用钢笔、毛笔、档案圆珠笔，不得使用红笔、普通圆珠笔或铅笔。

4．对往来文件及重要资料的整理工作应按年份、日期分类归档、装订成册，分永久、长期、定期三类保管，同时编写档案目录。

5．涉及事务所机密的文件均需专门人员专门管理，不得有任何泄露情况发生。

三、查阅档案的手续

人事档案日常管理例9

干部人事档案管理工作非常枯燥且保密性很强，是一项很不引人注目的、默默无闻的工作，“局外人”常常看不到这项工作的重要性，在实际工作中对这项工作有所忽视。为改变这种不利的局面，档案工作者就更应该积极争取领导的支持，在各种场合，利用各种机会，强调档案工作的重要性，引起领导的高度重视，增强领导的档案意识，使其在多方面给予支持，积极创造便利的条件和宽松的工作环境，为档案工作排忧解难，进而推动档案事业健康发展。

2 完善管理制度

干部人事档案管理工作是一门科学，如何管好、用好，学问很多。在日常工作中要把建立健全和落实规章制度作为科学管理使用干部人事档案，维护机密安全的重要措施来抓。要紧紧围绕《干部人事档案工作目标管理考评标准》的要求，建立健全档案材料收集、鉴别、整理、安全保密、查阅借阅、档案传递、档案统计、检查核对等制度，同时还要制作《查阅、借阅登记薄》、《档案转递登记薄》、《收集材料登记薄》等台帐，做到簿册齐全，避免工作中的漏洞和随意性，使干部人事档案管理工作逐步走向制度化、规范化轨道。

3 注重资料收集

干部人事档案是反映干部职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩的真实记录，是各级党组织历史地、全面地考察了解和科学选拔任用干部的重要依据，干部人事档案资料的完整性对每个人都非常重要。所以档案管理者在干部人事档案资料的收集上，首先要坚持做到“三个必须”，即材料不齐的必须补、手续不全的必须完善、归类不准的必须调整；其次要坚持做到“四个不收”，即不见原件的复印件不收、内容填写不规范的不收、学历材料不齐全的不收、印鉴不完备的不收。只有这样才能确保干部人事档案资料的完整性。

4 严格日常管理

干部人事档案是党和国家的机密，干部人事档案是用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证。因此在干部人事档案日常管理上，要坚决按制度，按规定办理。要坚持做到“三不转”，即个人带档不转、没有调函不转，接收单位不明不转；要坚持做到“四不借”，即未经领导批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借；要坚持做到“五不查”，即非人事干部不查、无组织介绍信不查、涉及本人不查、牵扯亲属不查、未经批准不查。只有这样才能确保干部档案日常管理规范化。

5 提高队伍素质

档案工作的专业性强、要求高，要提高干部人事档案管理科学化水平，就必须提高干部人事档案管理人员素质，抓好队伍建设，坚持不懈地对档案管理人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训， 使他们完全了解档案工作的重要性，使他们热爱档案事业，做好本职工作，树立不为名，不为利、甘当无名英雄的思想和无私奉献的精神。

6 树立服务意识

档案工作本身就是一项服务性较强的工作，干部人事档案工作的宗旨就是服从和服务于干部人事工作。在领导班子换届、干部离退休、工资改革、机构改革、出国（境）政审、纪委查办案件和落实老干部政策等工作中，要坚持干部任前档案审核制度，注重运用相关的档案材料，认真核准干部档案的基本信息，主动协助有关部门落实党的干部政策，解决历史遗留问题，为配备和使用干部提供准确的基础资料，着力为干部人事工作做好服务。

人事档案日常管理例10

1 当前基层事业单位档案管理工作普遍存在的问题

1.1 档案意识不强。由于基层事业单位对档案收集、利用能力较差，加之人手不足、日常工作量较大，在日常工作中，大多数职工都存在着重视业务工作，轻视档案工作，对自身业务工作形成档案的意义和价值缺乏有效认识，不懂得利用档案的价值。

1.2 归档材料欠缺系统性，完整性。一是由于平时档案管理人员收集意识不强，导致应该形成的业务文件材料没有及时形成；二是业务科室对日常归档材料的积累和保管不够重视，一些资料散存在个人手中，致使一些已经形成并应归档的文件资料未能归档。三是档案管理人员少，流动性大，一些在岗人员不安心本职工作，直接响到档案工作质量的提高。最终造成归档材料系统性欠缺、完整性不强，案卷质量不高。

1.3 缺少专职档案人员，兼职档案管理人员交接手续不严密。以乳山市疾病预防控制中心为例，档案管理工作属于办公室职能，由于人员编制及工作量等原因，办公室只能安排一人进行专职或兼职档案管理。兼职档案管理人员的离职或调动工作岗位时，未能按要求严格执行交接程序，则必然导致档案数量、材料等问题责任不明，界限不清。

1.4 档案管理手段滞后。现阶段各基层事业单位的档案管理没有单独的计算机和档案管理软件。在手段上，查阅档案信息仍采用手工查找，档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，不仅占地面积大，使用空间也不能较理想应用。

2 提升管理手段，加强基层事业单位档案科学化管理

2.1 加强领导，强化档案意识。

基层事业单位要成立档案工作领导小组，把档案管理工作纳入重要议事日程，对档案管理过程中存在的各种问题，及时解决。将档案管理工作纳入科室考核目标，层层分解责任，责任到人，促进各科室积极配合做好档案工作，切实增强档案意识，自觉地把档案工作纳入到各项业务工作中。

2.2 提高档案服务水平、创新档案服务手段。

创新档案管理服务机制，必须打破去过那种看家守摊的传统服务方式。因此档案工作必须从完善服务措施入手，不断提高档案服务水平，创新档案服务手段，提高服务质量。提高档案服务水平实质上就是要把档案的各项服务功能挖掘和开发出来，树立全心全意为人民服务的宗旨，把为最广大人民的利益服务作为档案工作的最终落脚点，把群众满意当做标准，使广大群众真正感受到档案工作方便快捷的服务，感受到档案工作带来的便利及重要作用。

2.3 加强档案管理人员队伍建设，提高管档人员素质。

2.3.1 条件具备的基层事业单位要有专职档案管理人员，认真做好档案工作的人员配置、业务指导、安全保密等各方面的工作。要严把档案管理人员的入口关，从政治素质、业务能力等各方面进行严格要求，进行管档人员持证上岗，明确岗位职责，加强日常管理。通过档案管理人员的规范化管理，不断促进基层事业单位档案管理的科学化、制度化、规范化建设。

2.3.2 加强档案管理人员政治思想教育，使之成为能严格遵守各项规章制度，认真按照组织原则办事，具有不怕苦、不怕累、不为名、不为利的奉献精神。特别要重视对档案员进行业务培训，因为当前基层事业单位管档人员专业人员少，专业素质较低，制约档案管理工作向更高层次发展。有条件的单位可选送比较优秀的档案管理人员到专业院校进行学习，同时选调专业素质比较好的人员充实到档案管理队伍中来。