档案管理规划例1

1、城市规划档案的形成

城市规划档案,是城市规划部门在各项业务活动中形成的,作为记录历史保存起来以备查考的资料,主要包括文书、图纸、各项城市建设项目报建档案等。经过档案管理人员对这些资料进行认真有序地收集、整理、分类、编目、排架,就形成了城市规划档案。

2、城市规划档案的作用

城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。

3、健全档案管理体制,创新档案管理工作

首先,健全档案管理体制。档案局高度重视档案管理工作,形成了党政领导齐抓共管、分管领导具体负责、档案室具体执行,一级抓一级、层层抓落实的工作机制。明确由办公室具体负责档案工作,设立档案室,配备专职人员负责档案室的日常工作。每年将档案工作均列入本单位的工作计划,形成年初有计划、年中有检查、年末有总结的工作格局,确保本单位的档案工作专项经费的到位。

其次,实现档案管理现代化。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。 因此,要充分利用现代化技术整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,是一种丰富的信息资源,但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,强度大,利用计算机等现代化手段整理档案,就可以收到事半功倍的效果。

最后,加强档案工作人员队伍建设,提高业务素质。 城市规划档案工作已逐渐从传统管理模式演变到计算机信息数字化管理模式,从档案的手工查询发展到网上查询。电子计算机技术在档案管理中的运用,可以使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段与先进操作管理技术都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,提高业务素质的同时还要注重计算机知识、信息文化的学习,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。每一位档案工作者都要有宽广、扎实的专业知识,通晓各类档案的管理理论和管理方法,强调档案与其他专业的渗透与联合,树立起强烈的责任感和使命感,坚持对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,扎扎实实地做好本职工作。

档案管理规划例2

中图分类号： F301.2 文献标识码： A 文章编号：

引言

规划土地管理局是国家土地规划和管理的重要监督和执行部门，该部门的业务档案管理是其主要的工作内容之一，为相关的研究人员、单位或者个人提供土地资源的使用情况资料。土地规划管理局的业务档案管理是协调和处理土地纠纷，查处违法违章案件的重要参考依据，在进行土地违法违规案件的审理中具有公正、公平、佐证的作用。实践证明，规范和完善规划土地管理部门业务档案管理工作，在国土资源的有效管理中具有举足轻重的作用。据相关的研究资料显示，新形势下的土地规划和管理局在进行业务档案管理工作中存在着一定的问题，这些问题需要认真对待，并找出解决的方案。[1]

一、规划土地管理局业务档案管理的相关介绍

规划土地管理局业务档案管理是指对于地籍、地政、资源信息、执法检查、规划等的、在空间和时间上所积累的技术和行政资料，用文字档案的形式加以保管以便于人们借阅、查询。规划土地管理局业务档案管理工作是将上述珍贵的资料，用现代科学技术手段加以规范、整合、汇编，从而方便对于这些资源的管理和使用，力求达到管理规范化、科学化，使得业务档案具有实用性和可操作性。在可能的情况下，发挥业务档案的公正、公平、佐证的功效。

二、规划土地管理局业务档案管理的重要性

档案是记述历史资料的载体，是客观存在的、静止的史志资料和文字，具有极大的参考、借鉴、收藏价值。档案资料具有重要作用，它是后人对于以往事物的考察、推定当代事物的发展变化轨迹的依据。规划土地管理局的业务档案管理工作随着国家经济发展，开发利用国土资源的工作的推进，发挥着日益显著的作用，它已经成为国土资源管理工作不可或缺的一部分。自上个世纪八十年代，我国的土地管理组织系统机构成立以来，土地规划管理的业务档案就为相关的机构和单位、个人提供了大量的真实、可信的土地资源信息，为我国的土地规划事业起到了积极的促进作用。规划土地管理局的业务档案具有实用性、科学性和可操作性，随着我国土地管理事业的发展，业务档案管理体制和规章日益完善。[2]在长期的土地规划管理工作中，对于土地资源的利用状况做了详细的记录，尤其是对于全国开展的首次土地调查、土地规划、地籍调查等资料及相关的文件都有详细、科学、真实的文字记载，对于当今的国家土地资源研究具有重要的指导意义。另外，规划土地管理局的业务档案管理对于土地纠纷案件的处理、违法侵占土地资源的查处都具有重要的法律佐证效果。

三、完善规划土地管理局业务档案管理工作的有效途径

1、提升业务档案管理意识，加强对于业务档案管理人员的培训

提升业务档案管理意识是做好档案管理工作的重要前提，只有从思想上重视业务档案管理工作的重要性，管理人员才能够以积极、严谨、认真的工作态度来正确对待档案管理工作。定期对于档案管理人员进行专业的工作技能和业务的考核，及时发现管理人员在工作意识、工作态度上的不足之处，发现其在档案管理工作中存在的问题，是提升管理人员业务水平的有效途径。因此，可以根据工作人员的具体考核水平，选择定期对于档案管理人员进行培训，增强其对于档案管理工作重要性的认识，扭转不良的工作习惯，提高工作效率，促进档案管理水平的提升。

2、依靠现代科技手段，转变档案管理工作方式

新的科学技术的发明和应用是适应人类生产、生活需要而产生的，因此，采用新技术手段，摒弃以往的落后的工作方式，是人们进行工作、生产的必然选择。采用新的技术手段能够有效的节约工作时间、提高工作效率、保障工作质量，符合社会发展需要。规划土地管理局在进行业务档案管理的过程中，可以依托科学技术，对于现有的档案管理手段和方式进行改革，以利于高效、科学的档案管理模式的推广和应用。目前，对于档案的管理手段中，较为先进的管理方式是采用电子档案管理模型。电子档案与纸质档案相比，存在着诸多的优势，例如，电子档案可以有效的节约档案保存室的空间资源，以信息存储方式保存的文献资料能够在保障文献资料的完整性的前提下，最大限度地保存纸质文献资料的内容。并且电子档案具有纸质档案所缺乏的独特优势，它可以将图像、数字、符号、图表、注解文字等综合信息显示出来。

电子档案与纸质档案相对应，采用计算机磁盘等存储设备进行资料信息的存储，将相互关联的通用电子图像文件加以集合与整编，以案卷为单位进行保存。[3]严格意义上讲，电子档案是一种虚拟档案，是与纸质档案等客观存在的实体档案相对照的，是将实体档案的信息以比特、字节的方式进行表征并使之在电脑网络上进行自由的流动，供人们自由查阅，它在很大程度上消除了实体档案对于借阅者的时间和空间的限制，实现土地信息资源的公开化、透明化。电子档案具有存储密度高、与不同的媒体相承接、查找和修改便捷等特点，因而成为当代档案管理模式的主流。

3、建立和健全业务档案管理规章制度，提高规划土地管理局的业务档案管理水平

建立健全规划土地管理局的业务档案管理制度，是为了更好的促进档案管理部门工作质量的提升。具体来讲，可以采用以下措施：

建立健全业务档案管理人员的岗位责任制，将具体的业务档案管理工作落实到具体的负责人身上。通过建立岗位责任制，相关的工作人员就会从思想意识上提高对于工作的重视程度，改变以往的责任不清，工作任务不明的档案管理工作状态。

建立健全相关的业务主管科室问责制。通过问责制的建立，可以加强相关科室的责任意识，从而在思想上提高对于档案监督及管理工作的认识。问责制的建立和实施是新时期国家行政事业单位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，应用到业务档案管理工作中，可以加强相关的责任领导的重视，从而形成自上而下的监督意识。

建立健全接待和资料查阅制度。任何形式的档案资料都是历史的记载与传承，是后人对于以往的事件的研究的重要参考资料，具有极高的科研和保存价值。规划土地管理局的业务档资料具有极高的法律功效，是解决土地纠纷的主要参考依据，因此，加强对于相关业务资料的保有和管理是非常重要的。业务的档案管理人员在进行优质服务的同时，也要注重对于资料查阅单位、个人的资格审批，以保护相关资料不被违法利用。

结语

总之，规划土地管理局业务档案的管理是一项关系国有土地资源的开发与保护，土地纠纷案件的解决与处理的法律依据，是国家进行公共工程建设、城市规划与设计、现代化建设的重要参考数据。因而，做好规划土地管理局的业务档案管理工作是十分迫切并且必要的。

参考文献

档案管理规划例3

 

按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。

所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

二、审批档案动态管理的实现

审批档案的动态管理在不同的历史时期有不同的实现方式。

1、实体完全撤并卷方式

从上世纪50年代至90年代末，审批档案的动态管理普遍采用这种方式。所谓“实体撤并卷”是撤卷与并卷的统称。在传统的档案整理原则指导下，审批档案以建设项目为保管单位进行立卷。“撤”指当原有审批结果被撤销时，将内容已被废止的档案从原案卷中撤出，进行单独保管或定期销毁；“并卷”指当不改变原有审批结果时，原档案内容及顺序不变，只是将新形成的反映变更内容的档案插入相应案卷。

实体完全撤并卷是审批档案动态管理的原始方式，即项目规划审批结果的所有变更都是通过档案实体排列方式的变化来完成的。其特点是项目成套和符合经办人员的利用习惯。规划审批的经办人员在受理一个项目的变更申请时，必须调阅该项目以往的审批结果。档案实体的撤并卷方式正好将项目全部档案集中，在提供利用上信息完整的优势非常明显。

但是，实体完全撤并卷方式也存在很多问题。一是档案实体整编工作量大。不仅档案实体有频繁的“撤”、“并卷”操作，当原有案卷内容改变后，与之相关的各种登记、目录、备考等信息都要做出相应调整。二是难以保证档案的完整。档案实体的撤并卷是以许可证为核心进行的，而如果一个项目的变更未通过许可，其文件材料的归属就成为了问题。这部分未通过许可的文件被称为过程资料，习惯上由经办人负责保存，因此遗失比较严重。随着计算机技术的发展，这一方式已逐步被淘汰。

2、“半撤并卷”方式

20世纪90年代前后，随着城市建设的不断发展，规划审批业务量越来越大，规划审批变更的情况也越来越多。档案部门为了缓解频繁的“撤并卷”压力，在计算机辅助管理条件下,对前一时期实体完全撤并卷的方式进行了改良，根据是否有行政许可结果的变更（即是否核发新的许可证）来区分是否进行并卷。如果项目或土地情况的变更经过行政审批颁发了新证书，过程完整，则新产生的文件单独立卷，不进行前期有关文件实体的并卷，只在原有证书上作注销标记，同时利用计算机建立新旧案卷间的信息关联；如果审批结果未获通过，即未核发新的许可证，则办理过程中新形成的各种函复、复函文件还必须与原项目的档案案卷进行并卷保管。

这种管理方式虽然也是以项目为单位组织案卷，但在项目内保持了许可证的相对独立性，这样既可以保证档案实体的相对稳定，同时又减少了档案整编的工作量，也基本能满足现实的利用需求。与完全撤并卷不同的是，这一方式的实施需要依赖计算机辅助管理。

3、按规划审批阶段管理方式

按规划审批阶段管理（以下简称阶段管理）方式，是2000年以后普遍采用的一种动态管理方式。它主要以信息技术为依托，不再以档案实体的变动来反映一个项目规划审批的历史变更，而是完全利用计算机的信息处理能力实现一个项目全部规划审批信息的动态关联。

阶段管理方式的特点是：1）简化整编工作。按照这种管理方式，档案部门无需再进行组卷和档案文件的撤并卷操作，实体管理稳定，避免了卷内文件目录等各种档案登记内容的频繁变更和调整。2）档案完整性得以保证。按阶段管理后，由于不再需要以许可证为核心进行案卷的组织，从源头上解决了过程资料的问题。

当然，阶段管理方式也存在一些不足。一是档案实体利用过程比较麻烦，需要在几个阶段文件中分别调取。如果实体档案利用率居高不下的话，将增加档案部门的工作压力。二是项目之间的信息关联完全靠计算机实现，一旦出现数据错误或实体排列错误，死档将难以避免。三是库房压力明显增加。按阶段管理方式将各阶段内的文件按时间流水排列，各阶段档案又不能摆放在一起，必须预留保管空间，增大了档案库房的压力。

三、当前审批档案动态管理中普遍存在的问题

现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。

1、缺乏有效控制档案完整、准确的措施

当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的,缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。

2、档案管理基础数据的重复采集

目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。

3、审批档案分散管理，难以实现规划审批业务的“一站式”服务

当前，各地审批档案的搜集范围基本局限在规划审批业务环节，但实际上在规划编制、公文流转和行政审批环节中还有一部分文件和规划审批业务的关系十分密切，是规划审批的依据性文件。由于档案类别的划分问题，这部分以公文形式存在的文件被作为机关的文书档案或其他类别的档案，与审批档案实行分别管理，而且没有与相关项目审批信息之间建立关联关系，一个项目完整的历史联系被人为地割裂。这种分散管理导致经办人在经办案件的过程中必须从不同来源查询信息，难以得到“一站式”的高效服务。

四、深化审批档案动态管理的思考

解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。

1、实行前端控制，确保审批档案的完整和准确。

档案管理规划例4

城市规划档案具有三个主要特点。首先，城市规划档案具有一定的法律权威性。城市规划档案是在相关政府部门依照城乡规划法所形成的关于建筑工程的一书两证的文件以及其他相关法律文件。这些档案汇集了几乎所有相关政府职能部门的相关意见，是土地使用和建设的重要依据，具有一定的法律权威性。在公民办理建筑物产权、产籍证等相关业务的过程中，城市规划档案可以起到法律凭证作用，这是其他的城建档案无法起到的作用。其次，城市规划档案的具有客观真实性。城市规划档案在相关文件上明确了城市建设工程的造价、功能、面积、性质、建筑单位等相关信息，是城市建设工程的最为客观和直接的反映。通过相关政府部门批复后的建筑工程是需要根据相关文件证明进行验收和监督的，只有满足规划档案要求的城市建设工程才是最为合格的。最后，城市规划档案内容具有广泛性的特点。城市规划档案的主要内容既包括兼职工程的报建、广告招牌、建筑功能，还包括规划的建设单位、建筑类型等信息，内容十分广泛。

城乡规划档案是我国长期城乡规划建设中形成的宝贵历史资料，做好城乡规划档案管理，对于推进城市化进程，促进城乡规划管理水平的不断提高有着重要的意义。

2 规划档案管理工作中存在的问题

当前城市规划档案管理工作中还存在较多的问题，主要包括：档案整理、归档的问题，档案利用率低，管理水平低下，信息水平较低，档案管理专业人才不足等。档案整理、归档的问题，规划档案在整理、归档过程中普遍存在遗漏，相关内容记录不准确，图纸缺页、破页，批复材料不健全等问题。档案利用率低，由于规划档案管理机构对规划档案的重要性重视程度不够，相关部门对于规划档案的查阅次数十分少，从而造成规划档案的利用频率、调档、查档、阅档等指标低，难以发挥档案作为工作和记载重要信息抓手的作用。管理水平不高，镇区规划档案管理水平低、分类不科学、上架不整齐、存放不规范，随意存放，没有制定规范的管理流程和调、查、阅档程序，调档、查档、阅档随意性大。信息水平较低，在镇区规划档案管理部门，特别是镇区政府部门，完全采用计算机管理档案、实现档案管理信息化操作的不多，目前依然采取传统的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制约了档案管理的效率和利用效果。.档案管理专业人才不足。新形势下，规划档案管理需要专业的档案管理人才。但当前规划档案管理工作人员大部分是业余的或者是年龄比较大的干部，年轻干部对档案管理工作不专业、不上心，不尽心，档案管理人员逐渐流失，镇区规划档案管理发展举步维艰。

3 提升规划档案管理水平的方法

3.1 坚持服务优先的理念，创新管理服务机制

城市规划档案的自身三个特点要求相关档案管理人员必须具有一定的创新精神，开拓相关服务领域，充分开发城市规划档案的作用，为整个城市的发展提供指导与依据。档案管理人员在思想观念上要与时俱进，不断学习新方法新理念，从而摒弃掉陈文旧规，改善管理方法和服务方式，加强档案管理人员的服务意识，从而积极地提供档案的重要服务性能，发挥规划档案的自身价值，为城市建设与发展提供实质性的服务。此外，档案管理工作需要简化利用手续，便于提供服务，加强检索性能的提升，最大化发挥规划档案的积极作用。

3.2 坚持科学化管理，将一切工作规范化

城市规划档案管理工作是一项综合性的管理工作，必须将各类信息载体与各类规划档案内容融为一体，进行统一的科学化管理，提升档案的管理效率，使档案管理更加的规范。在规划档案的管理过程中要加强对规划档案的保护性工作，对相关风险进行深入分析，建立相关机制，预防有关问题的出现。在归档过程对相关文件资料的破损以及确实状况进行详细记录，并深入分析，起到有效补救作用。通过科技手段你对相关资料进行备份保存，从而有效提高相关规划档案资料的使用寿命，发挥规划档案的深远作用。档案管理工作是一项目标性的管理项目，必须在充分分析城市发展的状况的基础上，最大限度地实现地梁管理，对管理目标进行剖析，全面落实相关管理目标，根据相关管理准则，做到每一项工作有章可循，使规划档案的管理实现规范化，实现现代化管理。

3.3 切实提升规划档案管理工作人员的自身素质

档案管理规划例5

中图分类号：R126文献标识码： A

引言

随着社会的快速发展，城市建设的脚步不断加快，城市规模也在不断扩大，使得城市规划的档案管理工作任务也越来越繁重，为了使档案管理工作更好地服务于城市规划管理工作，新时期就要求我们的档案管理工作人员，拿出十二分的热情将城市规划管理工作做好，不断提高自己的专业技能，跟上时展的脚步，进而有效地促进城市规划工作的展开。

一、城市规划档案的作用

城市规划档案管理是指在城市建设部门的专项工作过程中积累起来的各种与城市建设和规划有关的图纸、文档等具有参考和保存价值的资料文献。城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。

二、城市规划档案管理现代化转型的必要性

1、实现城市规划档案管理的现代化转型是规范档案管理工作的需要

现代化的城市档案管理要求相关部门制定严格的档案管理程序和执行标准，各个具体的工作环节都必须严格依照工作章程，对城市规划档案管理的开发和利用提出了更高的要求。

2、实现城市规划档案管理的现代化转型是适应社会主义市场经济的需要

我国经济社会已经处于市场经济的大环境下，在市场机制下强调的是效率和公平，过去那种依靠政府的财政支持而安于现状、不思进取的就思维已经远远不能适应新时代的发展要求，城市规划档案管理工作必须提高其工作质量和服务水平，体现出该项工作在市场经济条件下对城市建设和规划工作的有益性和不可替代的价值。

三、现阶段城市规划档案管理工作中存在的问题

1、档案管理工作人员的业务素质不高

城市档案管理工作人员往往是部队转业人员或者不懂专业档案管理知识的人员组成，业务素质普遍不高，对提高档案管理工作效率和质量的意识浅薄，甚至有些管理人员对有些档案的保密规则和档案材料的归档、装订、搜集和保存等一系列基本的工作业务都不熟悉。在有些经济欠发达的县市里，一般都不设置专门的城市规划档案管理部门，而是由其他相关部门代为管理档案，这就造成了城市规划档案管理的混乱和无序，其工作效率也是非常低下，根本无法体现城市规划档案管理工作对城市建设的智力支持功能。档案管理人员普遍缺乏工作热情，在档案管理的过程中只是单纯地保存资料和收藏资料，而没有对城市规划档案资料做进一步的分析和系统化的整理，尚未挖掘出更加具有价值的档案信息。城市规划档案管理人员的业务水平低下是制约档案管理事业发展的瓶颈，严重影响了城市规划档案管理工作效率和质量的提升。

2、城市规划档案管理的相关设施不健全

很多城市的城市规划档案管理工作部门没有健全的硬件设施，缺少档案管理必备的基本软件条件，没有专业的档案管理室或者档案管理室潮湿、阴暗，导致相关的城市规划档案发霉变质等,影响了这些档案的页面美观和文字显示效果。在一些经济欠发达的城市基本没有城市规划档案管理部门，而是将相关的档案管理工作交给建设局、文物局来处理，这极大地影响了城市档案管理工作的科学性和有效性。

3、档案管理设施落后

二十一世纪是一个信息化和网络化的时代，我国各个政府部门的电子政务建设也在如火如荼地开展起来，试图通过网络化的管理手段来提高政府部门的工作效率和为人民群众提供更加便捷的服务以提升政府的公众形象，但是在城市规划档案管理工作领域，信息化和网络化建设却没有能够有效开展起来。在一些城市和地区，城市规划档案管理部门的资料存储库房阴暗、潮湿、封闭，缺乏基本的防火、防盗措施，这样不但不利于相关档案文件的安全性保存，而且还造成了很多珍贵的档案文件的发霉、虫蛀等，严重影响了文献页面的美观性和参考性，使很多资料和文档发生了不可恢复的损害。在档案管理工作中仍然采用的是传统的手工作业的方式，管理效率低下，错误率高，使得城市规划档案管理工作在信息社会中难以发挥其应有的功能，难以适应时代的发展。

四、加强城市规划档案管理工作的措施

1、领导重视规划档案管理工作

领导重视是搞好规划档案管理工作的关键。抓好规划档案工作。需要有关领导在档案库房及相关设备等方面给予必要的保障。在办公用房相对紧张的情况下，应保证库房面积，并投入大量资金购置密集架等档案装具，设置了档案信息中心，实行集中统一管理。应责成专人将现有的规划图纸、资料等输入微机，实行微机辅助管理，使每一个规划项目、每一个规划成果形成的档案资料都方便可查。

2、提高规划档案管理人员的综合素质

要明确归档范围，严格遵守各项立卷归档制度，及时整理立卷。要努力拓宽收集渠道，保证收集材料的全面完整、真实可靠。档案管理人员要紧跟时展的步伐，要学习双方面的知识，要不断学习有关规划建设方面的法律法规并尽可能多地接触了解规划建设业务，同时要学习新形势下档案管理方面业务。要熟悉馆藏，对所管理的档案资料做到了如指掌，不断提高服务质量和服务水平。要切实抓好各环节业务工作。只有不断提高档案管理人员的综合素质，拓宽档案管理人员的知识面，才能适应工作环境，驾轻就熟地干好此项工作。

3、完善软硬件基础设施

要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。

4、实行科学管理

4.1实施综合管理

将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，在资料档案入库前就对存放环境、资料破损的实际情况等多因素进行研究分析，以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时的做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案使用的寿命。

4.2实施目标管理

结合实际，将定性管理变为定量管理，层层分解目标并逐项进行落实。

4.3标准化管理

制定相关的管理标准，让各个步骤，各道工序，各个环节都做到有章可循。现代化管理。以现代化的管理技术为指导，加强基础业务，加强保护技术，充分发挥已有设备的潜力，探索现代化管理新方法。

5、加强对城市规划档案管理的制度建设

一个严格、科学、合理的管理制度是实现档案管理工作高效运行的基础，城市规划档案管理部门应该制定更加严格的制度标准，使得工作人员的每一项具体工作都能按照章程有条不紊地进行，当工作出现问题的时候及时追究相关工作人员的个人责任，将造成的损失降低最低，促使工作人员提高对档案管理工作的责任感，对于激发其工作热情也具有积极意义。

6、实现档案管理现代化

只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。因此，要充分利用现代化技术整理档案。档案记载着丰富的信息，也汇集着大量的指示，是一种丰富的信息资源。相比其他的工作，档案管理工作者可能会更加辛劳，因为档案管理工作繁琐、复杂、重复性强，可能会相对枯燥，因此信息时代我们可以利用计算机等现代化手段整理档案，省时省力，还确保档案管理工作高效、高质量的完成。因此实行现代化的档案管理方案势在必行。同时需要我们的档案管理工作者有一定的耐心、责任心和勇于创新的精神。

结束语

我国改革开放以来经济飞速发展，与此同时各个地区的城市化发展也是日新月异。在城市建设规划的过程中产生了大量的规划资料，如何对这些不断增多的城市规划档案资料进行充分的整理归档和开发利用成为了每一个管理人员面临的课题。我国现在已经实行社会主义市场经济体制，各行各业都在不断调整着自身的管理体制以努力适应新的社会经济环境，但是城市规划档案管理由于受到种种因素的制约，使得该项工作的现代化转型工作始终得不到质的发展。

参考文献

档案管理规划例6

信息技术的发展和普及，使得各个行业都开始进行信息化的转变，城市规划中的档案管理也不例外。城市规划也开始将信息技术应用到档案管理中，以实现档案管理的信息化，从而可以更好的为城市规划和城市发展服务。而城市规划档案管理信息化的实现，还需要采取相应的有效措施，只有这样才能够保障城市规划档案管理工作的有效进行，从而使得信息化管理的开展更加的顺利。

1、城市规划档案信息化管理的必要性

城市在发展的进程中，需要进行合理的规划，科学的布局和合理的规划，能够使得城市实现长远可持续的发展。目前，我国现代城市化的进程在逐渐加快之中，这样就使得城市建设的速度也相应的加快，而在城市加快建设的同时，要想能够使得城市规划的更加合理，就需要合理的利用到档案信息，档案信息是城市进行科学规划的主要参考依据。针对档案实施有效的管理，就能够实现城市的合理和科学规划。

现阶段，随着信息技术的发展，信息化的程度逐渐提高，城市规划档案管理实现信息化也有其一定的必要性。有效的实现档案的信息化，可以使得档案信息更加的丰富，能够有效的吸收到各种城市规划的资料，从而对其进行汇总，这样就能够为数字档案馆的建设定点扎实的基础，从而使得档案管理事业可以进一步的发展。

2、城市规划档案的信息化管理内容和步骤

2.1城市规划档案信息化管理的内容

推进城市规划档案的信息化是档案馆的大势所趋，借助于信息技术，能够更加完善地改进管理手段和途径。信息化建设的内容如下所述：建立从输入、存储、管理和应用于一体的电子计算机档案管理数据库系统；使用目前日臻成熟的城市规划档案管理软件，有序推进档案管理的自动化和数字化；城市规划档案的各类信息资源需要经由严密地职能和权限划分，进而实现城市建设、规划与管理系统内的资源共享；系统需提供以网络为基础的档案信息化管理方式。

2.2城市规划档案信息化管理的步骤

①技术配置阶段，本阶段主要的任务就是紧密依照档案馆现有的信息硬件设施，根据建设的进展情况，配备电子计算机及其相关辅机器、专用电脑桌椅、光盘和服务器等。②管理必须实现正规化和标准化，若这个前提不能达到，则档案的信息化建设也就遥遥无期。③整合信息的阶段，本阶段主要与当代通讯技术、信息技术相互结合，对数字化的信息开展处理和检索，当出现安全问题时，及时组织技术员工进行专业的排查和维护，及时发现问题，实现查询的权限、范围的限制与网络技术有机结合等。

3、城市规划档案管理信息化建设的对策

3.1培养档案管理的信息化人才，提高人才的综合素质

要想使得城市规划的档案管理能够有效的实现信息化，就需要引进相应的信息化人才，对档案管理实施有效的信息化操作。就我国目前的城市规划档案管理工作人员来说，加强其综合素质的培养，构建专业的高素质管理人才队伍有其一定的必要性。档案管理部门应该加强对城市规划档案管理工作人员的培养力度，使得工作人员能够具备一定的信息化技术，并且熟悉各个方面的档案管理内容和制度，引进具备管理学以及城市学等方面知识背景的信息化人才，加强管理队伍的建设，从而使得档案管理能够有效的实现信息化。

而要想使得城市规划档案管理信息化得到有效的建设，还需要对管理人员的政治以及业务综合素质进行有效的提升，另外，还要对其服务能力进行有效的培养，从而使得档案管理的信息化人才队伍逐渐壮大，以构建高水平的城市规划档案管理信息化。

3.2加强资金投入，强化档案管理的硬件设施建设

针对档案管理要进行多项资金的投入，积极的融合市场资金以及社会辅助资金，利用充足的资金来将档案管理的信息化程度进行提升。而针对档案管理进行信息化建设的过程中，也需要合理的应用到相应的硬件设施，为了能够使得档案管理信息化水平得到提升，就需要对所采用的硬件设施进行完善和优化处理，加强城市的网络覆盖率，针对网络信息资源进行合理的保护，采用高质量的硬件系统，针对硬件系统进行跟踪维护，并且要定期对硬件设施进行保养，只有这样才能够有效的实现城市规划档案管理信息化建设。

3.3紧密依照城市规划档案的发展战略，提高管理的专业信息化

城市规划档案管理工作的开展，必须要紧跟时展的步伐，并且能够符合信息化发展的具体要求，将档案管理的职能进行合理的转换，加强档案管理与信息化建设之前的联系，实现两者的协调可持续发展。在信息化高速发展的进程中，不断的将数字技术以及计算机技术应用到城市规划档案管理中，应用网络来实现对档案信息的高度检索，提升档案信息的利用率。建构区域性的档案管理中心，针对档案信息实现高效共享，使得档案信息能够有效的被利用者所利用。切实有效的针对档案管理硬件和软件进行开发，从而使得信息化管理的程度可以大大提高。

3.4构建城市规划档案的信息化中心

城市规划档案馆推进档案信息化管理的终极目的就是提升自身的经营管理水准，进而为城市规划工作提供第一手翔实的、精准的资料，确保城市规划工作的科学性与合理性。为此，城市规划档案馆要努力成为本市规划的数据、信息存储的主力军，这也逐步成为档案部门的关键职责。

城市规划档案实现信息化的同时，也会出现由于档案自身的安全性和保密性而凸显的限制性问题，诸如此类的缺陷理应获得及时的弥补。档案馆的管理者需树立保存好档案的数据和具备管理技术同等重要的理念，在存储城市规划管理信息的同时，确保每一条数据信息的完整性和精确性，以保障信息化可以高效的实现。

4、结语

综上所述，城市规划档案管理实现信息化是城市发展和建设的必然结果。要想使得城市规划档案管理能够有效的实现信息化，就需要严格的遵守相应的管理步骤，并且了解相应的管理内容，在此基础上，积极的采取各项措施，来不断的提升档案管理的信息化水平，针对档案管理模式进行适当的改进，并积极的结合社会发展的需求，实现档案资源的高效共享，以此来保障城市现代化的长远发展。

参考文献

档案管理规划例7

2城建档案管理在城市规划中存在问题

2.1城建档案利用意识不强

城建档案伴随着城市的发展而产生，在城镇规划中发挥着重要作用。档案管理不仅在于保存，发挥档案信息价值才是档案管理工作的真谛。当下社会人们对档案利用意识较低，一定程度上影响城市现代化建设与发展。城建档案管理工作是城市现代化建设、改进以及管理的依据，在城市规划建设之前，将城建档案作为参考依据，避免及建设过程中产生不必要的浪费。由于我国城镇档案管理工作起步较晚，相关系统建设处于发展阶段，导致档案意识不强的现象产生。档案利用意识不强直接影响城镇档案作用的有效发挥，对城市规划产生一定负面影响。

2.2城建档案管理制度不健全

城建档案管理制度不健全的根本原因在于城建档案并没有形成行之有效的档案管理机构，导致档案管理的各项工作无法落实，行政执行力缺乏，档案管理组织系统与工作任务内容不符，难以形成上下统一，兼具系统性以及全面性的管理系统。基于此种管理体系，难以对城建档案管理工作进行专业的指导，使之与城市规划需求不匹配，难以发挥城建档案管理工作在城市规划中的重要作用。

2.3城建档案信息化建设落后

智慧城市的建设，对城市管理各项工作提出新要求。城建档案作为促进城市现代化发展的重要信息基础，其信息化建设的重要性不言而喻。然而在实际建设过程中，由于决策层的不重视、设备配备不到位、城建档案管理专业性、规范性以及标准化等不达标，导致城建档案管理信息化建设相对滞后。

3改进城建档案管理在城市规划中应用对策

3.1加强宣传引导，强化档案利用意识

扩大档案的影响力，使群众了解城建档案在日常生活中的重要性，以此强化群众档案利用意识，提升城建档案在城市规划中的利用率。档案是依法治国的重要基础，强化人们的档案意识是提升人们法律意识的方法之一。基于法律保证，宣传档案正确利用的重要意义，强调忽略档案利用而造成的经济损失现象，通过对比的方式强化人们的档案利用意识。在此过程中，城建档案管理部门应充分挖掘城建档案信息资源，发挥城建挡在城市规划中的作用，让人们在利用档案的过程中受益，以此强化人民的档案管理意识，促进城市档案的利用，推动城市规划建设发展。

3.2依据法律法规，健全档案管理制度

基于城建档案的重要性，我国已经出台关于城建档案管理的相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》等。城建档案管理工作在开展时应以国家相关法律法规为基础，健全城建档案管理制度，保障档案管理工作的制度化、专业化以及规范化。加大城建档案法律法规的宣传，普及城建档案的法律意识，将档案管理工作上升至法律层面，落实档案管理工作人员的责任以及工作内容，保证档案管理的专业性和完整性质。政府在这一过程中应充分发挥自身职能，强化档案管理工作的权威性，降低社会上违反城建档案法律法规现象的产生。

3.3拓宽应用渠道，完善档案信息系统

档案管理规划例8

1.1规划档案管理工作的内容

规划档案主要指建设项目选址、建设用地规划许可、建设工程规划许可、建设单体的放线、验线、建设工程管线规划、道路工程规划等规划管理过程中形成的具有利用和保存价值的技术资料、文本、图册、数据信息（光盘），电脑盘片等相关资料以及有关规划许可的证件资料及审批材料等。

1.2规划档案管理

城市规划档案管理是一项专业性较强的系统工作，对档案管理人员具有较高的要求。不仅需要档案管理人员要具有良好的职业道德素养，而且还要具有高度的责任感和乐于奉献的精神，另外还需要档案管理人员具有扎实的理论知识和工作技能，能够熟练的应用现代化的科技手段和先进的管理方法来提高档案管理水平，特别是在当前信息化社会环境下，更需要档案管理人员不断的充实自身的专业知识，优化自身的知识结构，努力提高自身的综合素质，从而更好的做好规划档案的管理工作。

1.3规划档案管理的责任和义务

作为城市规划档案，其并不是某一个部门自已的事情，其需要各个部分相互配合，做好城市规划档案的收集和整理工作，对于有价值的资料要自觉进行保存，从而统一进行归档案和保管。

1.4“一书两证”的档案管理制度

对“一书两证”的审核及发证情况做好逐项登记及按编号造册制度，年终汇总，并上报上级城市规划局进行备案。

2.做好城市规划档案的归档工作

在城市不断发展和建设过程中，城市规划项目不断增加，所生成的档案数量也越来越多，在大量的需要保管和利用的规划档案面前，给城市规划档案管理工作带来了较大的难度，所以需要采用现代化的管理手段和方法，使城市规划档案更好的发挥出自身的价值。

2.1加快规划档案管理的信息化水平

在档案管理中运用好电子计算机技术，系统的完成档案检索、登记、汇集统计等工作，使档案的运行、转换等在各个环节上与数字化办公衔接起来，这种数字化科技手段，能让档案管理在数字信息化时代充分满足信息社会对档案工作的要求。因此，档案管理工作者要系统的结合自己的岗位工作，注重计算机技术、数字信息的学习掌握，提高现代化的管理技能。

2.2利用现代化技术整理档案，做好归档

档案作为丰富的信息资源，其记录着大量有价值的信息，而对这些档案信息进行整理不仅工作量较大，而且较为繁琐。因此在当前计算机技术快速发展的情况下，在档案整理工作中充分的利用计算机不仅能够有效的提高工作效率，而且加快了档案数字化管理的进程。而且利用数字化方法进行规划档案的管理，这样对于以后档案的开发和利用带来了较大的便利，能够使规划档案更好的服务于社会。

3.加强城乡规划档案管理工作的措施

3.1加强对城市规划档案管理工作的认识

城乡规划档案主要产生于城乡规划审批管理，勘察设计，各种工程技术资料等，它的积累形成的质量将直接影响城乡经济建设对规划档案的有效利用，是城乡规划、建设、管理及工程维修、扩建、改造工作中不可缺少的依据，而且它还是解决建设纠纷的重要依据。目前，规划档案在城乡建设发展中已经占有一定的位置，而且正在被社会逐步认识和重视。从城市的发展趋势来看，规划档案的作用将尤为突出，其价值将会受到社会的普遍认可。

3.2强化档案工作人员的职业素质

档案工作人员必须培养个人职业素质，使职业素养成为一种文化习惯，通过组织管理将工作中必备的素养切实落实到岗位责任制中，发挥主观能动性，把工作推向有序、系统、计划、协调、效率、负责的工作状态。

3.3在城市规划档案管理工作中，要树立良好的服务意识

档案管理规划例9

城市规划档案在城市建设档案当中占据着非常重要的地位，城市规划档案应该具备良好的完整性规范性和系统性，同时，工作人员还要按照系统的要求进行规划和抗灾等工作。在城市规划档案管理中，很多模式已经不能顺应当今时代的发展，所以要想更好的发挥其作用，就必须要对该项工作进行创新。

1 城市规划档案的含义及特点

城市规划是在一段时期之内为了更好的实现城市各项发展为主要的目标来对城市的基本性质和发展规模及方向予以安排，比如土地的利用和城市空间的基本布置等，要想更好的提升城市规划的科学性和合理性，管理人员一定要对城市发展的基本历程有一个基本的了解，对城市规划档案就是对历史的一种非常详细的记录，它能够为规划部门的工作提供非常详细的依据。

城市规划档案的特点主要有以下三个：

（1）法律权威性。在建筑物产权证办理工作中，它主要的作用是其他的城建档案无法比拟的，在城市规划管理当中形成的工程一书两证的元件是按照相关的司法程序所形成的，它涵盖了很多部门所给出的建议和意见，它是土地开发和工程建设的一个重要的依据，所以在法律层面，城市规划档案具有较强的权威性。

（2）客观真实性。其直观的反映了建设工程的各方面情况，在批复书上有建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等等信息。

（3）内容广泛性。它包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物招牌、装修等内容。

2 城市规划档案重要地位

规划档案的种类有很多，主要有城市总体、详细、分区、控制性和修建性多种档案，在城市建设当中占据了非常关键的地位。城市规划档案在法律上是一个十分重要的依据，如果站在城市规划审批权限的角度上来说，按照我国法律法规的有关规定，国家应该采取法律法规的方式来对城市规划和审批的权限进行全面的限定，主要的目的就是对整个城市的规划和布局加以统一的管理，保证城市规划的科学性和合理性，保证规划中能够严格的按照规划的要求去实施，因此我们说城市规划档案有非常明显的权威性，它也成为了城建档案当中最为关键的一个档案类型。

3 城市规划档案管理工作存在问题

3.1 意识不强

某些城市规划部门的档案工作地位和作用的认识并没有得到统一，同时也很难得到认同，很多人都认为档案管理没有实质上的作用，这样也就出现了重视使用，不重视管理的情况，这样一来也就使得档案管理人员自身的工作积极性受到了非常不利的影响，在某种角度上来说对城市规划档案管理工作的进步和创新都产生了较为不利的影响，在这一过程中也没有形成一个非常好的氛围，一些部门的工作人员对档案并不重视，甚至将一些非常重要的档案资料当成自己的私有财产，这样也就影响到了档案材料的合理利用。

3.2 信息化建设缓慢

在信息化建设的过程中，无论是从电子政务，无论是从流程还是技术标准方面都没有采取十分有效的应对措施，此外，档案信息化的建设还没有建立一个统一的行业规范标准，很多档案内容只是对我国一些法律法规内容的引用，这样也就使其操作性受到了非常明显的影响。

3.3 档案人员素质较低

在当前的档案管理员在整体素质上偏低，知识结构单调、相关知识、理念没有更新、缺少专业知识、不具备档案管理从业的资质、专业知识老旧、仍按传统方式管理档案、分析鉴别的能力差等因素都严重影响了档案管理的创新与发展。

4 城市规划档案管理工作的发展与创新

4.1 创新服务机制

在工作中，我们一定要敢于创新，同时还要将城市规划档案的服务领域进行适当的拓展，在城市规划档案利用的过程中，一定要充分的考虑到城市发展的具体情况，在发展中应该坚持和时代步调一致的原则，不断的提高管理的质量和水平。冲破传统工作中的束缚，将被动服务变为主动服务，只有这样，才能更好的为城市规划档案的开发和利用创造良好的环境与氛围，从而提升整体服务的质量和水平，这对服务机制的建设有着十分积极的作用，整个城市规划档案管理工作的质量也会明显改善。

4.2 实行科学的管理

一是实施综合管理。将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，在资料档案入库前就对存放环境、资料破损的实际情况等多因素进行研究分析，以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时的做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案使用的寿命。二是实施目标管理。结合实际，将定性管理变为定量管理，层层分解目标并逐项进行落实。三是标准化管理。制定相关的管理标准，让各个步骤，各道工序，各个环节都做到有章可循。现代化管理。以现代化的管理技术为指导，加强基础业务，加强保护技术，充分发挥已有设备的潜力，探索现代化管理新方法。

4.3 提高人员素质

首先档案部门必须有计划、有步骤的对档管管理员进行定期培训、指导，采用现代化人力资源管理方式，提升城市规划的档案管理人员综合素质与水平，让他们有机会借鉴别人的工作经验，开拓管理新思路。其次相关档案部门必须坚持以人为本的理念，关心档案管理人员的精神、物质各方面生活。依据部门与地区的实际情况，制定不同的相关激励方法，营造良好的工作氛围，调动员工的积极性，激发工作热情。第三管理人员结合本职岗位工作，提高个人业务水平，边学边实践，还要重视档案工作和其他专业渗透与融合，在提升业务水平的同时，重视计算机技术、信息技能学习，让自身成为具有信息相关知识与网络技能的综合型、新型规划档案管理人员。

结束语

城市规划档案管理工作发展和创新是当前城市档案管理工作中非常重要的一个组成部分，它的质量对城市的建设和发展有着十分重要的影响，所以我们必须要逐渐打破传统模式的束缚，创建一个更符合当今发展要求的模式，这样才能更好的为我国的城市化发展提供良好的条件。

参考文献

[1]白兴莉，高钧.对城市规划档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2007（6）.

档案管理规划例10

一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。

一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征

随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。

二、协同办公系统的项目管理模块设计

设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。