房地产企业档案管理例1

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）24-0344-02

一、建立房地产档案的意义及作用

房地产业是我国经济的支柱性产业，房地产业健康持续发展与国计民生紧密相连。对于普通百姓来说，购房置业也许意味着不仅要把手头现有的全部收入都投入其中，而且还可能让自己父母一生的积蓄也投进飞涨的购房消费里。显然，房地产交易过户、房地产抵押贷款、房地产租赁、房地产继承赠与等各种形式的房地产档案与每个家庭的生活息息相关，价值的巨大性更使其显得“弥足珍贵”。

（一）房地产档案在旧城改造及工程建设中的重要作用

随着城市大建设的展开，我市重点工程建设和旧城改造步伐进一步加快，房屋拆迁还原、产权变更、交易数量越来越多。房地产档案维护了产权人的权益，使百姓日后顺利入住新房有了保障，又及时为建设部门核定、裁决提供准确的原始资料和数字依据，客观地给投资者以预测与决策服务，节省大量不必要的资金投入，从而直接加快了工程前期准备的进程，确保了施工建设的顺利进行。事实证明，在社会发展进程中，房地产档案一旦系统地进入城市建设过程，就会转变成直接的生产力，为房地产交易市场的发展做出巨大贡献。

（二）房地产档案在房地产交易税费调整中的重要作用

从2006年6月1日起，短短几年中，不断出台的房地产“新政”稳定了升温的二手房交易市场，更触及到了买卖双方的切身经济利益。由于“新政”有了明确的时间界限，因此在实际执行时，房地产档案则成为最具权威的参照依据，在房地产交易中根据政策利用档案成功减免税费的例子比比皆是，通过对房地产档案及时有效地利用使老百姓真切感受到了政府实实在在的优惠。

（三）房地产档案在房地产纠纷中的重要作用

房地产权属性质的多元化，使单位与单位之间，个人与个人之间，单位、个人与银行、金融部门之间的房产、债务纠纷时有发生。为加强房地产市场宏观调控，协调利益关系，政府部门要以房屋登记信息作为判定市场环境的依据；为保障交易安全，查询房屋登记簿记载信息以及房屋档案又成为各方当事人的必然需求；司法、仲裁及部分行政机关为保障案件得以顺利执行，也有赖房屋登记信息的记载。房地产档案不仅了维护了房地产交易市场的健康发展和产权人的合法权益，并有力地维护了社会稳定和金融秩序，其不可替代的证明证据功能在越来越多的房地产经济纠纷中日益体现。

二、房地产企业忽略档案管理的三大弊端

（一）限制企业规模

不少房地产企业并不重视档案管理，企业也没有相关的档案管理制度和条例，整个档案管理中所涉及的档案收集、馆藏、利用等程序都缺乏相应的规范约束。还有不少企业档案管理人员素质较差，缺乏档案管理专业知识，这必将导致房地产企业档案管理的混乱，不规范操作的后果就是企业内部信息的不流畅，档案的综合利用率低，严重影响企业的发展壮大。

（二）档案资源泄密

现代房地产开发企业行政、人力资源、财务、工程技术、采购、绿化、销售、物业管理等部门或下属公司一应俱全，在经营管理活动中形成的文件保管的责任不清，基本上分散管理，有的甚至保存在业务经办人手里，缺乏有效的监督管理机制，出现问题时便互相推诿，使文件流失的几率增大。一旦关键员工“跳槽”，将导致企业管理发生断层，增大管理成本。所有这些都会对档案管理造成极大的不良影响，严重时会导致工作无法正常开展，给企业带来较大的经济损失。

（三）引发企业内部管理混乱

企业档案管理混乱会给不法之人提供可乘之机，造成企业信息流失，造成企业管理被动，甚至发生民事纠纷。

三、提高房地产开发企业档案管理水平的有效途径

（一）档案人员的综合素质，加强服务意识培养

档案人员的管理水平及业务能力对于档案管理起着至关重要的作用。我们知道档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，每个程序都有一整套的理论和方法，档案人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。档案工作的主要业务是收集、整理、编目、装订、保管利用等具体的、操作性很强的工作，需要经过档案人员日复一日地埋头苦干、实干，才能做出成绩。要干好它，不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关，对移交的每份文件进行过目，仔细检查，对缺少的文件追根溯源，收集齐全，对缺少的资料和不符合存档要求的文件，一律要求返工，严格按照档案收集制度办事。因此房地产开发企业应尽量确保档案人员的整体稳定，多给档案管理人员提供相关的培训学习机会，进而有效提高档案管理人员的整体素质和专业能力。

房地产企业档案管理例2

Abstract:Real estate development enterprises in the project file has the general engineering archives in common, but also have their own characteristics, fully understand and master these characteristics and management requirements, to strengthen the real estate development enterprises project archives management and fully play its role, has very important significance. This article through to the real estate development enterprise group Rongqiao group of field investigation, combined with the current Chinese real estate enterprise engineering archives work status, real estate development enterprise engineering characteristics, real estate development enterprise project the role of archives, as well as enterprises engaged in real estate development project archives management in several key link, talks about a bit shallow understanding

Abstract:Key words: real estate development enterprise; project archives; archives management

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

中国房地产业作为新兴的朝阳产业、支柱产业,在新一轮发展周期中,呈现出一片繁荣景象。随着房地产开发企业队伍不断壮大，作为房地产开发企业一项重要的基础性工作——房地产开发企业工程档案的管理工作，亦逐步引起包括企业自身在内的社会各界的广泛重视。房地产开发企业的工程档案除具有一般工程档案共性外，还有其自身的特点，充分认识和掌握这些特点及其管理要求，对加强房地产开发企业工程档案管理并充分发挥其作用，具有十分重要的意义。

房地产开发企业工程档案的特点及其管理要求

房地产建设是一种融设计和制造为一体的生产过程。房地产工程档案资料有其固有的特点，它所记载的事物，具有非常直接的实践指导作用，并具有很强的凭证性、考查性、说明性以及工具性。基建工程的复杂性决定了房地产工程档案必须具备真实性、完整性、成套性和原始性的特点。房地产开发企业工程档案除具有一般工程档案的共性外，还有其自身的特点。

形成周期短，归档时间快

房地产开发企业因事设岗，其基建管理人员一般是动态的，处于经常的变动之中，且公司在各方面都需要投入大量精力和费用，因此特别讲究效率，要求尽快出效益。企业开发的工程进度快，时间跨度一般较短，由此相关的技术文件形成周期短，归档时间也就相应加快。这就要求公司档案工作人员在工程开工时即要开始进入文件材料的阶段性积累和整理工作，避免匆匆忙忙的后补甚至人为的制造。

设计变更补充多

工程技术材料既反映工程建设活动的现实状况，又反映工程建设过程中变更修改的历史状况。由于市场经济效益和工程建筑使用功能的要求，加上基建工程设计本身不可避免地会存在某些缺陷、疏漏或差错，以及物质供应的变化可能改变设备材料的使用等不可预见的意外情况，房地产企业在工程建设过程中会经常产生设计更改、补充图纸和修改文字的现象。有时有的图纸需要多次地修改、补充，部分图纸甚至成套作废，需重新设计换版。除图纸一直处于变更补充外，由此产生的技术联系单、设计更改通知单等数量也特别庞大。

图纸的频繁变更与修改是不可避免的，也是必要和允许的，但又是严格的。对于工程档案的这个特点，工程档案工作者要随时了解图纸变更的情况，做好变更材料与该工程技术文件材料的配套管理，避免对外提供已经作废的或已修改过的错误图纸。同时还要严格审批手续，建立健全修改制度，明确修改责任，及时、准确地做好施工现场和库存蓝图的修改、换版和作废图纸的回收、作废工作，确保底图与蓝图的一致性、图纸与施工安装现场的一致性。

内容涉及范围广

房地产开发企业因其性质有别于其它企业，所以形成的工程档案涉及范围和内容相对其它工程档案更为广泛。如融侨地产公司在工程的立项、开发与建设过程中，不仅要与政府各部门、各专业管理部门，相关企业发生审理与往来关系，还要与政府的外资管理部门、专业银行等部门发生更为直接的联系和往来。另外，房地产开发公司的工程档案，特别是外资房地产企业，文字记录虽然主要为中文，但不少是外文，尤其是成品半成品的证明书，大多为外文。这就要求我们不仅要做好工程档案的收集保管工作，还要做好各方面信息的配套保存。为了适应这种实际需要，可以把公司的相关信息如市场调研报告、可行性报告等进行汇集、编排、贮存、应用，并纳入工程档案管理的范畴。

档案保管年限长

房地产企业由于涉及多方，其开发的工程项目一旦产生经济纠纷、追加工程投资、设备材料购置索赔等情况，处理不妥，会产生极为严重的影响。同时房地产企业的经营方式方法等有别于其他企业，工程档案中的工程检验评定档案作为工程建设结果的总结，在交付使用后的很长时间内都将发挥重要作用。因此，对房地产企业的工程档案及其相关文件须保管较长的年限，以备查考。

房地产企业档案管理例3

一、目的

随着社会的进步，信息技术已经越来越深入的渗透到人们工作、生活的各个方面，并使之产生了深刻的变革。目前，加快信息化建设已经成为企业提高工作效率、改善工作环境的最强有力的手段之一。档案计算机管理是现代化档案管理的重要组成部分，鉴于房地产企业管理文档、项目合同、照片、声像、实物等各类不同形式的文件、载体，繁多复杂，故需建立完善的档案管理系统用于档案的管理，实现档案管理的信息化、智能化。

二、功能性需求

（一）系统管理

该模块主要实现对公司组织结构、档案管理系统用户、用户权限的管理。

（二）管理档案

GL：管理类档案。2005：年度；根据文件形成的年度，全部用阿拉伯数字书写方式。JB：机构（部门）类别：总经理办公室的归档材料。PF：批复文件。四级及以下的档案类别，立档机构可根据文件标题或内容自行确定汉语拼音缩写，但一般不超过2个字母。001：档（件）号，即卷内顺序号（下同）。

（三）项目建设档案

项目建设完成后，以最终确定的项目名称最具名称代表性的两个字的汉语拼音缩写为该项目归档材料的一级类目。

XM：项目档案。JL：项目类别：金岭世纪花苑。2005：年度，归档材料形成的年度。GC：属类，机构类别：工程部。JS：小类，内容类别：结算材料。

（四）照片档案

ZP：照片档案。2010：年度。001：档（件）号。

（五）声像档案

SX：声像档案。1：载体代号：录像；录音。2009：年度。001：档（件）号。

（六）实物档案

SW：实物档案。种类：证书；奖状；锦旗；奖杯；奖牌；废止的各种印章；其它。2011：年度。001：档（件）号。

（七）系统管理

组织机构：按照现有公司组织机构设置；用户管理：包括用户登录名、密码、职位、联系方式等；用户权限：根据登录用户名及所属部门严格划分系统模块权限。

三、产品的非功能性需求

（一）用户界面需求

（二）软硬件环境需求

房地产企业档案管理例4

1 前言

近年来，房地产业发展迅猛，而房地产企业档案管理工作发展相对滞后。为了适应知识经济和新时期房地产业的发展需要，企业必须站在企业发展的战略高度，用长远的眼光，采用科学、有效的管理手段，依法、规范管理企业档案，增强档案的实用性和有效性，达到电子档案和纸质档案同步建立，按照权限安全利用档案的目的，实现档案管理现代化、规范化、科学化的目标。

2 房地产企业档案管理工作的特点

2.1档案管理工作具有专业性特点

权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作，这个工作是非常繁琐，涉及的范围是很广，同时也是有政府政策干涉，有很强的政策性。这个档案的各种材料也是很广泛，文件里面的名词和专业的术语也很多，可以说专业性很强，很多都是用表格式和一些规范的格式来表达出来的。

2.2具有动态性特点

动态性是整个房地产档案最显著的特点。很多房地产的权力和房地产环境情况特点一般都不是一成不变的，它是随着时间和环境的变化，比如房子的买卖，房子的交换和房屋的损坏倒塌，等等活跃的房地产权属发生的任何变化，都是影响整个房地产的所有权归属。财产在不断的变化，也在不断的转移，房地产档案管理动态性是要加强现代化管理。

2.3.市场价值性

房地产属于有价值的不动资产。因此，房地产的价值性拥有很强的市场追求。这也是房地产档案与其他的档案不同一个特点。价值量大，才能推动市场的需求，也就是在这样大的市场需求条件下才促使档案管理现代化。

2.4 综合性、全面性特点

房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

2.5 法律法规性特点

任何的档案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。房地产档案拥有法律效力才能保证房产拥有者的权利。

3 房地产企业档案管理工作的发展趋势展望

3.1 信息化管理的发展趋势

现代社会都是电子信息化的社会，随着科技的发展，对电子信息的应用也是越来越广泛。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展，要把电子管理工程建设起来，把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。同时，也要建立一套非常严格，紧密的系统来规范档案信息系统。档案管理之中的各种操作程序也是要实行电子信息化。

3.2 简便化、效率化的发展趋势

未来房地产档案管理将会朝着越来越简便化发展。发地产的档案管理一般是一个很繁琐的工作，管理人员每天都要面对大量房地产档案的管理，未来这一工作将变得更加简单。房地产的档案管理也会在政府人员的要求和政策的实施等方面都会减少手续，都会降低要求。房地产的档案办理程序也将减少，这样大大加速了房地产企业办事效率。也同时，推动了房地产企业快速发展，促进整个行业经济快速发展。

3.3 房地产企业档案管理的透明化

随着网络信息的快速发展，房地产档案管理也变得更加透明。现代社会的经济发展，人们在追求经济利益的基础之上，无形之中增加了人们对经济财富追求的手段，这样给社会带来很大的弊端。未来房地产档案管理一律通过网上交易，网络管理，让人们在不同地点，不同时间都可以看到房地产信息的交易，房地产的档案管理。这样也增加房地产行业的档案透明度。未来房地产企业的发展也是将朝着健康科学的方向发展。

4 为适应房地产企业档案管理发展趋势的工作措施

4.1 加强现代化档案管理人才

房地产的现代化发展是需要人才支撑的，培养现代化管理人才是提高产业的能力的一个重要手段。房地产在过去几十年的发展，经历了传统的发展模式，由传统的手写记录慢慢地在向着现代化管理转变。现代化管理需要现代化管理人才，人才需要教育培训。所以，房地产企业在培育现代化档案管理人才的策略是必需的。

4.2 加快房地产档案管理的数字化，信息化

传统的房地产企业档案管理都是用一些纸质文件和手写程序。传统的模式已经无法满足今天房地产行业的发展了。传统的手写纸质文件都将慢慢退出历史的舞台。因为这样的办事方式效率很慢，程序很复杂，同时也是非常不环保的。每天可能都要消费大量的纸，给环境带来很大的压力。所以政府也是不支持，环保人士也是不支持。推行现代化管理就必需要实行数字化和信息化管理。信息化的管理也是现代社会发展的要求，现代化档案管理也是需要信息技术的推动。

4.3 质量管理体系持续优化升级

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

4.4 合作管理提高竞争力

现代化的管理也是需要合作才能实行的。房地产企业档案管理的过程，需要寻求多个企业的合作，行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中，可以互相学习，吸收各自的发展经验和优势，提高自身的竞争力。房地产的档案管理在合作和交流之中不断地进步。

4.5规范企业档案管理有效责任机制

随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。要建立和健全继续教育的管理制度和继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

5 结语

总之，房地产企业档案管理工作的重要性不言而喻。只有进一步加强和改进房地产企业档案工作，深入贯彻落实档案法律、法规，全面细致、扎实认真地做好房地产企业档案基础工作，牢牢掌握企业档案信息源开发利用工作，并全面落实科学发展观，才能保证房地产企业可持续发展，提升企业效益。

参考文献

房地产企业档案管理例5

2 房地产企业档案管理的属性和特征

房地产档案管理是房地产公司有效开展业务活动的基础建设部分，其基本特征主要表现在三个方面：一是档案管理的专业性。房地产档案管理是基于房地产专业活动产生的真实、具体的业务活动，房地产业务自身的专业性特征决定了其档案管理有着相关联的专业性要求与特殊规定。从一定意义上看，在房屋建设及其具体操作活动中会直接生成大量有参考价值的档案，房地产活动相关联的国家建房、集资建房，买卖、担保、抵押等专业问题也需要管理人员具备相应的专业知识。二是档案地域性特征明显。作为房地产业的重要存档资料（房子、土地）需要以明确的地域性加以归档与记录，专业性的房地产档案管理需要明确与重点存档资料相关的一切历史、现实信息。三是档案管理时效性强。房地产业的政策时效性十分关键，对现实政策的关注与对历史政策的追溯能够帮助研究人员掌握影响房地产政策变化的重要信息，同时，房地产业自身的时效性也十分明显，这是由房地产权归属等的动态性问题引起的。

3 当前房地产企业档案管理的现状及其问题

1.相关档案管理人员自身的管理意识不强

当前，在房地产企业中，存在一部分的档案管理人员对于工作的认识不够，思想上对档案管理的重要性缺乏一定的认识，导致了工作过程推诿、效率较低，对于档案资料的收纳、规整等一些列工作流程缺乏科学的指导。此外，还有一些房地产企业中的档案管理人员不是“科班”出身，导致了其档案管理的能力不足，这也是导致房地产企业档案管理成效较低的一个因素。

2.企业有关部门对于档案管理的制度建设不足

很多房地产企业在各个部门的发展中，都已经配备了完善的制度和规范。然而，就档案管理部门而言，很多制度和规范的建设更新力度不够，很多制度和规范都是多年之前的，或者不能适应当前档案管理部门的发展。企业主管领导对于档案管理制度的认识也是影响档案管理长效发展的重要因素。

3.信息时代下现代档案的发展不够

近年来，随着科技的进一步发展，信息化时代的到来，给各行各业的发展都带来了重要的影响，催生了现代档案管理事业的成长。然而，在很多房地产企业中，很多档案管理工作都是“纸上谈兵”，对于数字化和电子化的档案管理工作缺乏深入的认识，导致了档案管理能力和成效相对较低。

4 提高房地产企业档案管理成效的思考

1.从思想入手，?D变工作作风

想要提高企业档案管理工作成效，首先就要从管理人员自身入手。人是根本，而对于人的管理是企业管理的核心。在房地产企业的档案管理工作中，应该重视每一个档案管理人员的思想教育和培训工作，切实的让每一个档案管理人员都能充分的提高自身的管理思维和认识，以积极主动的工作态度推动档案管理事业的发展。思想是认识的源泉，只有从思想上进行科学有效的教育，才能推动实际行为规范的落实。此外，房地产企业还应该重视对档案管理人员工作技能的培训，定期或者不定期的开展相关的档案培训工作，切实的提高每一个档案管理人员的专业素养和能力，保障房地产企业档案管理工作的长效发展。

2.重视现代化档案管理设施和配套的投入

信息时代，科技的优势和便利给档案管理事业的发展带来了新的机遇。现代化档案管理模式是集便捷、快速、效率、易保存、好管理等多种优点于一体，这对于房地产企业在快速发展中来说，具有重要的意义。所以，企业应该切实的重视对档案管理设施和基础配套的投入，及时的更新老旧的管理设施，推动电子化、数字化档案管理与系统的建设，从而提高企业档案管理工作的成效。

2.尽快建设和完善企业档案管理制度和规范

制度与规范的建设和完善，是细化管理措施和过程的重要保障。房地产企业应该立足企业管理原则和制度，从档案管理部门自身的特殊性、必要性、有效性出发，以全面提高企业档案管理成效为宗旨，推动档案管理部门制度和规范的完善。坚持档案管理部门，有制度可以依靠、有规范必须依靠、违反制度必须追究、追究过程有规范指导的系统模式，提高档案管理部门工作成效。

4.科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价

房地产企业档案管理例6

所谓“房地产档案”是指：各级房地产行政管理部门在开展公房、私房、产权登记和管理过程中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续形成的反映房地产权属关系和状况的有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、照片、影片、录像带、录音带、磁介质磁盘等各种载体内容的文字材料，是房地产产权历史及现状的真实历史记录。房产档案是整个房产管理的基础，它的作用主要是为房产权属登记、房产交易、房产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设和保障房产产权人合法权益等各项工作提供服务。如今，随着房地产市场的飞速发展，房产档案管理工作愈发显得重要，这也为搞好房地产档案的管理工作者提出了更高的要求，那么如何房地产档案管理工作，让房产档案工作更好地为企业和社会经济服务、满足社会需求呢？本人结合自己对房产档案的管理实践谈几点看法：

一、准确把握和认识房地产档案管理的重要性

房地产档案既是房地产“权属”登记的真实历史记录和重要可靠依据，又是城市建设发展档案的核心和主要数据。它作为一种信息资源，与企业同步发展的无形资产和房地产企业生产、科研、技术经营等活动的真实记录和基础性工作，在房地产企业管理等各方面正积极地发挥其应有的重要作用：它不仅能够强化房地产企业的管理，增强房地产企业的活动，而且还是把房地产企业推向市场的工具。它在维护企业真实面貌，维护企业合法权益和经济利益方面都起着相当重要的作用。房地产档案管理是房地产企业管理是否科学化、制度化、规范化的重要标志，是不断提高企业基础管理水平的需要，并在企业发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的好坏，充分体现了公司的基础管理水平。

二、加强和提高房地产档案管理人员的管理水平

（一）提高理论知识水平以及相应的操作技能

规范化、制度化、科学化的管理档案，是房地产企业必须做好的一项基础性工作，这向管理人员提出了较高的要求，干好这项工作不仅需要有热心，更要求细心和耐心，而且还需要掌握档案管理和相关法律法规的知识。提高认识水平，认真做好档案工作，为企业的经营、管理等各项工作服务。随着档案信息化管理的日趋完善，档案管理人员需要掌握现代化技术和科学的管理方法。因此，档案工作者应该积极主动地学习相关的理论知识以及相应的操作技能，做到规范治档、制度治档、科学治档，使档案管理达到保管安全和利用科学。

（二）加强业务学习，不断提高管理业务水平

档案管理人员，要加强业务学习，明了档案管理的法律、法规，及时了解和贯彻、落实有关档案管理的新规定、新规范，密切注意国内外档案工作的发展趋势，对一些先进的管理经验和技术进行认真学习并加以借鉴利用，只有这样，才能够不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展，提高工作质量和工作效率。

（三）提高业务人员档案管理的现代化水平

实现档案管理的现代化，这就要求管理人员要熟练掌握计算机与档案管理软件操作，力争做到对档案的收集、存档、查找、借阅、统计都能够实现现代化的规范管理，以便提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

三、加强房地产档案管理的具体措施

（一）要建立完善的档案信息化管理系统

随着科学技术的不断进步，房地产企业的不断发展，档案内容越来越呈现多样化的趋势，档案载体也发生了较大的改变，由过去手工记录和制作的传统模式，向现代化的信息管理化模式转变。随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等在档案管理中越来越广泛地加以应用，利用计算机、缩微机、扫描仪、互联网等对档案进行检索、存储和管理，不仅方便快捷地进行档案录用、检索、汇总，更能做到收集文件完整齐全、系统科学、优质精炼、及时迅速。

（二）强化房地产档案的信息化管理

具备了完善的档案信息化管理系统以后，还要强化信息化的管理。在档案的建立、档案的管理、交易及审批、综合调查、统计汇总、数据的变换、系统的维护等方面加强管理。使档案变化与房地产的变更信息相一致，能准确、全面地反映出房产的各种相关的统计数据及信息，力争设计出不同的版本，使信息交换得以全方位发展。要建设有关的基础数据库和区域网，开发有关房地产交易、记录及有关业务方面的应用软件，以便实现资料能存取统一，随时查阅。

（三）加强不同形式、不同种类档案的收集工作

旧的档案管理模式往往是文书档案多而专门档案、信息化档案较少，从而导致档案散乱，因档案问题而导致的纠纷不断发生。因此，要对房地产档案内容门类不齐全、结构不合理、成份不充实，难以满足企业的需求的问题进行加强整顿。这就要求，对现有的房地产档案进行及时的调整和接收尤其对于各房地产企业存在的不同形式、不同类型的档案。在收集此类档案时，要注明这些档案反映的时间、工程、地点。

（四）档案收集工作要实现规范化、科学化

档案收集工作方面的归档原则、归档时间、归档范围、归档要求等都要有详细的说明。例如：商品房销售明码标价书；商品房认购书；住房公积金专项政策性贷款申请审批表；处理合同纠纷的民事调解书、判决书；房地产权证复印件；权属人身份证复印件；归档的文件材料必须做到完整、准确、系统，字迹工整清晰，签字等手续完备，便于长期保存。房产档案，以签订《商品房买卖合同》时间为准，区分所属年度；房产档案整理的要求，与企业管理档案整理要求基本相同；房产档案的编号，按公司制定的《档案分类编号方案》执行等等，从而使档案收集工作有章可循，有法可依，并逐步走上规范化、科学化的轨道。

总之，作为一名房地产档案管理人员，只有不断提高认识，加强业务学习，充分利用现代化的管理手段，才能提高自身的管理水平，才能使房地产档案管理工作更好地为城市建设服务。

参考文献：

［1］玄艺兰.论房产档案室的数字化建设［J］.中华教育周刊，2003（6）.

［2］周长华，吴小军［J］．高校档案管理网络化建设.扬州大学学报：高教研究版，2004（8）．

房地产企业档案管理例7

1.1 信息化风险问题

互联网的迅速发展，完善了档案管理模式，提高了档案管理的有效性，但通过信息化的方式，进行档案管理会带来一定的风险，比如计算机病毒、黑客侵犯、数据不准确以及管理等方面，这些因素的危害性较大，病毒黑客会导致档案信息泄漏，使得档案信息被他人切取，给企业造成了很大的损失，因此这些因素使得房地产档案管理工作存在一定的信息化风险。

1.2 投资风险问题

投资风险也是影响房地产档案管理工作的一项重要的因素，房地产企业一般考虑到运行过程中可能发生的因素，就会采取异地档案备份，但是在这种情况下，如果进行异地档案备份，就会投入很多的成本，包括人员方面以及设备方面等，投资风险就会慢慢凸显出来。在投资的过程中，如果得到的回报与投资无法实现协调平衡，就会很容易产生投资风险。比如在实行网络档案建设的过程中，会引入大量的计算机、扫描仪等等设备，加大了资金的投入，在进行投资时，管理不到位，投资风险就会不可避免。

1.3 知识产权风险问题

现今阶段，房地产档案管理在信息化建设下就是为了能够达到资源共享。但是涉及到资源共享，在某种程度上很有可能会诱发到知识产权问题上，资源分享的过程中，无法对资源信息进行有效的保护，会使得资源信息出现篡改以及丢失的情况，房地产档案管理互联网制度还并不完善，与档案有关数据信息在分享参考时，知识产权风险问题就会产生。

1.4 人员素质有待提高

互联网信息化的发展，对于档案管理人员提出了更高的要求，但部分档案管理人员缺乏档案管理知识，信息观察力也不足，无法及时将档案进行归总，信息技术的应用不广泛，不具备信息技术操作能力，当前在房地产企业中，既能够掌握房地产业务又能够运用互联网技术的人员少之有少，很多档案管理人员在实际的过程中经常会出现失误，档案管理不到位，给房地产企业带来了不利的影响。

1.5 缺乏档案管理重视

在房地产企业中很多对档案管理并不重视，普遍认为房地产档案的管理工作即文件复制粘贴，进行简单的统计，并不是房地产登记所重要的工作，也无法对登记产生一定的利润效益，只要确保档案不会丢失以及信息不窃密等即可，这样的思想意识严重的影响了档案管理工作的进展。因此部分房地产企业对档案管理缺乏认识，从而出现了各种风险，给档案管理工作产生了不好的因素，影响了企业的发展。

1.6 档案管理技术手段较为落后

在市场经济体制下，房地产档案管理离不开互联网信息系统，但部分房地产企业档案管理部门在信息系统开发方面还存着不足，无法实现规范化、科学化，由于技术方面认识不足，还有一些资金方面的局限，导致互联网自动化技术比较滞后，无法对信息系统的各个功能进行更新，还有计算机设备也没有及时的更换，使得信息系统在房地产档案管理方面得不到很好的发挥，还有部分房地产企业没有专门的档案管理部门，无法将档案管理工作落实到位，依旧延续着传统的纸质档案激励，没有运用先进的技术手段，限制了档案管理工作的进展。

2 房地产档案管理风险的应对策略

2.1 房产档案抵御风险的能力

房地产企业应加强房产档案管理，最大限度的避免风险的产生，应对档案管理人员加强认识，为他们讲解风险的危害性。在进行异地备份的情况下加强管理，合理的运用档案数字化处理，新档案在归总时需进行电子化的处理，如果需要进行纸质记录档案，与此同时也应采取电子档案，将电子档案进行备份，防止丢失以及泄漏，档案采取一式三份的形式，这样的情况下，一份档案丢失还有其它的备份，一定程度上避免了风险源的产生。

2.2 完善信息?c资料检索体系

为了使房地产企业档案资料的完整性，应对其进行全面的核对，对档案的内容要认真的核对，确保档案的内容与现实所要记录的内容一致，如果发现档案内容存在问题，不符合实际的情况，应及时的采取调整，按照一定的程序对档案采取分类编目，创建案卷号、文号等多方面目录，设置可靠的检索资源，方便于用户能够迅速的查找。另外不断的扩大检索范围，完善检索的条件，使得用户能够及时的查找到房地产信息，但在这个过程中需要对档案采取防护措施，避免丢失。

2.3 健全档案管理体系

房地产档案信息至关重要，应不断的健全档案管理体系，保证档案管理工作的有序进行，确保档案的准确性与有效性，房地长档案管理过程划分为三方面，收集信息、整理信息以及信息归档，需要重视这三方面的流程，为档案的信息共享与传递创在良好的条件，在这个过程中需要不断的对档案进行更新，定期对档案进行核实与监督，对从中所发现的问题，比如信息不一致、信息空缺以及信息丢失等问题应及时的解决，保证档案信息的完整性，使得档案管理工作更加规范化。

2.4 提高工作人员的素质

房地产企业应加强人员的管理，提高热人员的档案管理知识，提高信息观察力，及时将档案进行归总，对人员进行技术方面的培训，使其能够精通互联网信息技术，提高人员的职责意识。强调应要求人员学会使用计算机上技术对房地产登记信息统计，合理的对房地产资源进行整合，从中能够挖掘出重要的信息资源，认识到档案管理的重要性，企业应加强对人员的培训力度，可以实施奖励的措施，通过人员的业绩，为他们实施奖励，提高人员工作的积极性，增强他们的归属感，更好的对档案进行管理，从而能够使档案管理工作有序的进行。

2.5 做好房地产档案的风险评估工作

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1.房地产档案概述

1.1房地产档案的特点

房地产档案主要由三种档案组成，包括房地产权属档案、使用管理档案和建设工程档案。房地产档案的特点主要表现为以下几方面：第一，法律凭据性。房地产档案是一份证明房地产所有权及相关权益的，具有法律凭据的文件。其是基于当前国家实际国情及相关法律法规下而形成的，并由政府相关职能部门对其进行仔细登记、确认和规范，是房地产行政管理法定职责的物质体现，房地产档案能为房地产权力人与房地产权力之间的关系提供重要的、最原始的凭证，进而为房地产权管理与保障提供合法、可靠的法律凭据。第二，动态性。房地产的动态性主要表现在以下两方面：一方面是房地产自身出现了变化，例如城市规划、旧屋拆除、旧屋翻修导致产权灭失等；另外一方面则是房地产受外部条件影响而发生的变化，例如房屋买卖、馈赠、继承、转让等原因导致房地产权属发生变更。为了确保房地产权利的现势性与一致性，就必须对房地产档案实行动态管理。第三，区域性。我国法律明确规定在一个行政区内只能有一家房地产发证机关。属地管理是房地产档案管理的基本原则，每一处房地产权属的记录与管理在一个行政区内都是唯一的，因而房地产档案管理是否具有科学性、合理性，将对该行政区的房地产管理秩序与进程产生直接的影响。

1.2房地产档案作用

一是能够有效解决群众纠纷。随着城市建设进程的不断加深，房地产纠纷问题也在不断增加。而具有法律效应的房地产档案能为房地产纠纷问题提供重要的原始凭据，从而有效解决房地产纠纷。

二是能够为城区改建项目工程及房地产企业的投资决策提供可靠的依据。随着城市建设进程的不断加深，大量的棚户区得到大规模改建，但是在棚户区改建拆迁过程中，仍存在较多急需解决的问题，例如拆迁的房屋是否具备合法的权属、拆迁的面积大小、拆迁范围内的人口多少等等。而房地产档案能为这些问题提供最为原始的依据，通过仔细核实，从而有效解决这些问题。

三是能够为房地产权属仲裁提供重要依据，并为房地产交易提供重要的信息服务。随着当前房地产市场的蓬勃发展，二手房的交易情况也在逐渐增多，由于购房者对于所购房产信息没有一个全面仔细的了解，导致出现民事纠纷，这类情况也在逐渐增加。房地产档案能为购房者提供所购房屋的原始信息，帮助购房者进一步了解所购房屋的具体情况，核实产权证真假，从而避免民事纠纷的出现[1]。

2.房地产档案的分类方法探析

2.1根据主题分类方法

每一个房地产项目都是由多个不同的项目组成，且不同的房地产项目之间存在一定的差异性，例如地域、规模等，所以根据主题分类方法进行分类，其实就是按照房地产项目的不同进行分类。每一个房地产项目从启动到建成销售，都会产生大量不同的档案，例如将房地产项目上报政府进行批示，聘请设计人员设计各种工程建设图纸，建成后销售等都会产生大量不同的档案，不同需求的人群会形成不同的使用档案，这是每一个房地产项目所独有的特点，是其他房地产项目无法复制的。每一个房地产项目都具有独特的、强烈的项目特征，因此，在进行房地产档案分类时，必须对这些项目特征进行充分考虑，并且有效地在各个房地产项目中建立有机联系，便于房地产档案查考利用工作的进行[2]。

2.2根据种类分类方法

房地产档案种类分类方法就是将房地产档案按照权属档、使用管理档案和建设工程档案来进行分类。种类分类方法是房地产档案进行分类中最为常用的方法。其中房地产权属档案的主要作用就是能够清楚证明房屋产权的归属，具有法律系、证据性、严肃性的特点。房地产使用管理档案主要是指房地产日常管理中所形成的档案，同时也是广大人民群众使用最广泛的房地产档案类型。而房地产建设工程档案主要是指房地产项目工程建设过程中所形成的档案，是对房地产项目工程建设过程的一个相关记录，例如房地产项目建设工程图纸、施工计划、施工周期、竣工档案等。此外，相较于其他两种档案，房地产建设工程档案具有较高参考价值。根据种类分类的方法对房地产档案进行合理分类，不仅能够让房地产企业中不同部门明确自己的职责，还能为房地产档案管理工作提供便利。

2.3根据时间分类方法

相较于其他行业，房地产行业受影响因素较多，例如国家政策、市场经济等因素，加上房地产行业自身具有一定的政策性和时效性，这就决定了其具有极强的时间性。因此，房地产档案还能够根据时间的顺序进行分类，例如将房地产档案分为月度、季度、年度的分类方法。使得一个房地产项目的所有档案聚集在一起，这样有助于房地产企业明确把握房地产项目情况，并根据情况制定后续计划。采用这种分类方法具有以下几点好处：第一，按照月度分类的方法，周期较短，能够在短期内为房地产企业的市场发展给予有效的指导，但是不适应长期发展需要。第二，按季度分类的方法，时间周期相对适宜，能够对房地产企业的发展给予很大帮助。房地产行业具有投入大、风险高的特点，因此，房地产企业的任何一步发展方向的制定都是至关重要的，而采用按季度分类的方法是房地产企业发展中势在必行的一步。第三，按年度分类的方法，该方法主要就是对房地产企业一年活动的总结提供重要的依据，这样能够更好的符合政府对房地产行业进行宏观调控政策，从而帮助房地产企业更好的发展。

3.做好房地产档案管理工作

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（一）档案信息资源管理分散，不利于开发利用。信息资源的丰富是开发利用的基础，但实际上，业务和行政档案没有完全集中管理。在目前情况下，房地产档案信息均分散在多个部门进行保管存放，一些档案室的建设并不是在档案部门统一规划下进行建立，这种分级管理模式常导致档案资源难以做到有效共享，并且档案室出现重复存档以及争夺档案资源现象，甚至存有相关法律法规相互冲突，无法协调工作等问题，直接对档案资源的充分开发利用造成一定程度的阻碍。

现代房地产开发企业行政、人力资源、财务、工程技术、销售、物业管理等部门一应俱全，在经营管理活动中形成的文件基本上由各部门分散管理，有的甚至保存在业务经办人手里，在档案管理工作中没有做到集中统一管理。由于房地产开发企业人员的流动性相对较大，文件的分散保管使档案容易散失；档案保管的责任不清，工作出现问题时便互相推诿，使文件流失的几率增大。这些情况必然影响到档案的管理和利用，影响业务工作的开展，给工作造成困扰，严重的还会对企业的利益造成损失。

许多房地产企业存在局室合一的管理制度，虽然此制度有助于管理部门执行其应有职责，监督并且协调室藏档案开发利用工作，但是这样的管理制度，从根本上来说，部门对档案室的监督相当于对自身的监督，因此无法对开发利用档案形成有效的督促检查。

（二）档案工作的重点仍旧停留在传统手工整理阶段，而对其内容开发和提供利用还没有提上日程。档案整理工作是档案业务建设的中心环节。只有经过科学整理，档案才能实现系统化和科学化的管理和有效利用。房地产开发企业的工程建设文件在工程竣工验收后须向城建档案馆移交，工程文件整理的质量直接影响着进馆工程档案的质量。分类和编目是档案整理工作的重要内容，虽然企业档案有相关的工作规范，但由于没有结合本企业实际编制的分类方案和整理标准，导致档案的整理工作比较混乱。此外，在档案的著录和登记工作中，大部分房地产开发企业只是对档案进行了题名的登记或用Excel数据表对档案信息做简单的著录和排序，管理方法和技术都有待改进。

（三）档案开发利用服务观念落后，对档案认识不足。首先，许多人对档案工作的认识仅局限于个人人事档案，但具体涉及到保管、利用以及内容却均不清楚，甚至许多领导干部认为档案工作只是单纯保管好档案实体，无需开发利用。其次，档案工作者自身素质问题。多数档案工作人员仅具备档案文史知识，而熟悉精通计算机信息化、管理、法律等综合知识人员稀少，单一知识结构直接阻碍了档案信息资源开发利用。

我国目前相关法律法规中并没有明确指出哪些档案可以随时开发利用，哪些不可以，而到期却不适合开放的档案需要如何处理，档案部门需要如何审查档案均没有相应的法律法规指引与指示，档案室对档案信息开发利用具体尺度无法准确把握，另外《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》中虽对公民隐私权做出保护，但是，相关档案法律法规中并没有明确指出，涉及到公民隐私的档案需要如何处理，什么是涉及公民隐私的档案，档案开发利用重要还是保护隐私重要等问题均没有涉及。一定程度上阻碍了房地产档案信息的开发与利用。

二、房地产档案信息开发利用的有效途径

（一）加强房地产档案统筹管理

第一，以维护与建立房屋楼盘表为中心，对各房管业务管理进行梳理，以形成各类型房地产档案关系结构图，以便对数字化房地产档案更好进行统筹规划，避免重复建设与建设不足等现象出现。

第二，对室藏纸质档案以扫描形式形成其数字化，并且建立起电子影像文件与业务数据连接通道，完成档案与业务数据的清点核对工作，对各类数字档案以及纸质档案实现配套管理，以减少冗余数据出现。这一步既可以由档案室与业务部门共同完成，又可由业务部门单独完成。

第三，对产生的档案以及业务数据需要进行前置管理。即所谓在业务审核、受理等过程中，对相关数据关系直接建立起电子逻辑组织关系。电子数据以及文件需要直接归档，形成数字化档案，尽可能做到避免重复劳动，以提高归档质量与归档效率。

（二）加强房地产档案信息化建设，突破利用局限

房地产档案信息化主要包括档案原件管理和档案数据管理信息化。档案原件就是原始文件，是数据源头和房地产身份证明。电子档案数据指原件数据化后的数字档案，它从原件提取数据，利用数据库进行各种操作。要建立高质量的档案信息系统，保障档案输入准确性、完整性，在利用档案的过程中不断更新升级档案信息系统。同时建立多途径搜索方式，方便用户快速查到想要信息。

自从房产管理信息综合系统实行以来，极大提高房地产事业工作效率。但是随着房地产日益成熟，在业务办理过程中逐渐暴露出局限性，开始制约信息化工程发展。据调查反映出两个问题：第一是在前置业务已受理情况下，在下一步收件的时候进行验收，如有变化则要扫描变化之后的材料，做到同一资料不同版本管理和共享。若无变化则与前置业务资料实现共享。第二，当收件资料是前置业务成果时业务人员根据情况查询前置业务办理过程，以数据或扫描件等形式完成共享。为避免资料重复，需要统一规范业务内资料名称，在统一业务资料基础上再次调研，统一想法，制定计划，进行测试。资料共享系统情况稳定，不仅实现房地产档案资料共享，也为日后信息化档案管理奠定了基础。

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计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。因为它的便利性很多行业都应用它办公。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。针对房产产权变动的问题，房产档案管理部门还应加强房产信息动态管理工作。

1.2加快新时期下的房屋档案管理转型工作

随着社会的快速发展，我国已经全面进入了一个新的时期。人们对于各个方面的需求都有所改变，这就要求房产档案管理工作也能够适应时代的变化，及时的更新管理制度，跟上时代的潮流进而保证企业的快速发展。在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。由主动型服务理念指导房产档案管理工作，以此使房产档案发挥更大的作用。

二、目前我国房产利用现状剖析

房产档案管理是做什么用的，答案是对已经存在的档案进行整理，存储。那么我们为什么要花费那么大的力气把那些档案储存起来了呢？当然是为了利用啊，没错存储就是为了再次的利用，从理论上来说，档案的利用价值十分巨大，但是在现实的生活中，那些拥有巨大利用价值的档案却变成了一堆又一堆废纸。我国房产档案利用目前的状况是：房产档案利用为大众服务的观念滞后、房产档案信息内容单调且缺乏特色、馆藏利用服务的方式存在缺陷。房产档案仍以传统的档案利用服务方式为主，档案管理基本上是实行传统档案与电子档案共有的双轨制。无可置疑，电子档案的建立和网络技术的发展，无论在量上还是在质上都为房产档案利用创新突破提供了条件。

三、房产档案利用改善措施

3.1树立为大众服务的思想

房产档案管理的终极目标就是实现档案的重新利用，从而更好的为人名服务。因此要向实现房产档案的利用，就要提高工作人员为大众服务的思想，从基本上下手，让工作人员知道工作的意义，进而实现档案利用的目标。所谓大众不仅包括内部机构和政府机关的利用者，同时也包括广大的需要了解档案信息的人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期上门，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。为提高服务的效率，档案馆可针对利用者查阅档案“求快”的心理，在“快”字上做文章，尽量在第一时间内满足他们的查询需求。

3.2改革房产档案利用的方式

新时期下的房屋档案利用方式正在发生着巨大的改变，有很多企业却并不能跟上时代的步伐，导致企业的档案利用工作落后于其他企业，给企业带来了一些没有必要的损失。因此，当下企业一定要注重房产档案管理的转型工作的建设。房产档案利用的发挥程度直接取决于档案利用服务方式，传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借、档案展览与陈列服务，制发档案复本、制发档案证明、档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，传统的服务方式仍然不可少，但也迫切需要在服务方式上创新，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效，才能取得良好的社会效益和经济效益。例如，主动到市场上寻找“服务”商机，针对不同的人群进行专题性开发等。