房地产档案管理例1

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）06-0007-01

随着信息技术的不断发展以及社会对房产档案需求的日益增多，传统的房产档案管理模式已经难以满足现代化、高效化的发展需要.房产档案管理部门必须在认清房产档案管理特点的基础上，对传统的管理体制进行创新，不仅要对单位内部管理机制和服务观念进行改革，还要对房产档案管理手段和管理技术进行改革，以推动房产档案管理步入信息化、现代化的运行轨道。

一、房地产档案的特点

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

1.房地产档案特点

1.1法律依据性

房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。由于房地产业已成为国民经济的支柱产业，房地产的经济行为日益增多。诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，人民法院如何裁决，房地产档案是重要的法律依据。

1.2动态性

造成房地产档案的动态性主要有两个方面的原因：一是房地产本身发生了变化。例如房屋的状况变动，房屋被拆除产权灭失等。二是房屋外部条件的变化引起房地产档案的变化。包括房产测量方法的改变，历史遗留问题的处理，路街巷变化，编号方式的改变，房产交易造成房地产权属转移等。

1.3数量巨大，使用频繁

房地产档案是与房屋产权一一对应的。也就是说有一份产权，就会存在一卷房地产档案。因此，房地产档案的数量相当大，部分大城市的房地产档案数以百万计。据笔者调查统计，为办理房地产交易、析产、继承、抵押、查封、评估等正常业务而利用房地产档案，大城市平均每年为3～6万次，中等城市为l～3万次，小城市为2千～1万次。从总体上看，房地产档案的数量和利用量都非常大。

1.4区域垄断性

房地产管理的基本原则是属地管理。因此，各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果不规范管理和开发利用，将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定。

1.5呈现信息化性

房产档案信息化，就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。电子档案是房产档案保管以及便捷查阅的需要。传统的纸质档案管理方式，主要进行手工查阅，电子文件档案不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以在载体上连续存放，房产档案的数字化管理，能够满足查阅需求。

二、房地产档案现代化管理的措施

1.要加强培训，提高管理人员素质

房地产产权档案是城市房地产管理的综合反映，在当前的信息时代建立一支既懂档案管理，又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍，是实现房地产档案现代化管理工作的关键。计算机是高科技产业，需要有高素质的人才，档案部门除引进计算机专业技术人员外，还要加强在职档案管理人员的计算机基础知识培训，使管理人员既要掌握计算机的工作原理，又要熟练掌握计算机的操作技能。

2.要充分利用房地产档案信息。

房地产档案蕴涵着丰富的信息，房地产档案的现代化管理可以充分、快捷地利用房地产档案信息为经济建设服务。为此，我们要根据计算机管理的特点，编制信息检索工具，对房地产档案信息进行加工，更好地利用房地产档案信息。第一，要编制检索工具。数据中每一个产权要素都可以作为检索点，包括产权人信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等。同时，利用计算机处理信息的功能，编制打印房地产卡片、产权证号目录、案卷目录等检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。第二，要进一步方便档案信息的查询。档案利用是档案管理的目的。房地产档案实现现代化管理后，档案利用者可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案，并可提供打印服务。计算机的应用既保护了档案原件又能高效地满足利用者的需要，从而改变过去以案卷为检索单位、通过案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。第三，要大力开发档案资源。还应将产权档案信息推向社会，满足社会对档案信息的需求。

3.要实行房地产交易、产权登记管理现代化，推动房地产档案管理的现代化

在房地产产权交易管理中，要充分利用计算机对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、缮证、发证和财务结算实现现代化管理，使产权登记过程中收集、产生的各种证明，直接登记进入计算机，形成完整准确的房地产档案数据库，为利用计算机管理档案奠定基础。原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类组合、检索、调阅、复制功能，来建立完整的房地产档案管理系统。

房地产档案管理的现代化是新形势下房地产业发展的必然要求，而要实现房地产档案的现代化管理，房地产管理部门必须提高认识，下决心投入资金，选配人才和先进的现代化管理设备，为档案现代化管理创造有利的条件。

总之，房地产档案工作要适应市场经济发展的要求，要更新观念，深化改革，运用法律和经济手段，不断增强服务功能，才能更好地发挥房地产档案作用。

参考文献

[1]吉华.浅谈房地产档案的开发利用[J]；档案与建设；2005年12期.

[2]王美荣 我国房地产档案管理的研究[J]；现代商业2010（18）.

[3]姬红梅 论房产档案管理[J]；现代企业文化2010（9）.

房地产档案管理例2

房地产档案是房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着我国房地产市场的不断升温，房地产档案的存储数量日益增加，房地产档案的利用率也在大幅提高，以往通过人工处理为主的管理方式暴露出很多弊端：工作效率低、错误量大、信息共享困难等。这就要求房地产管理部门在档案管理过程中贯穿依法治档的理念、培育专业管理的素养、提供有效优质的服务。

一、贯穿依法治档的理念

在房地产档案管理过程中，应以《档案法》、《档案法实施办法》、《物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋登记办法》等法律法规为依据。其中，《档案法》是我国档案管理的根本大法，连同地方制定和颁发的有关档案法规，引领着档案管理部门的管理活动；国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件，明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。此外，房地产交易部门的制度规定也是实现房地产档案管理内部控制的有力保证。依法治档体现于房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，严格执行部门建立的各项规章制度，将挡案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。作为档案管理人员应该自觉地学习和领会相关法律法规的内容，做到三个明确：其一，明确房地产档案是城市建设档案的重要组成部分，房地产档案的管理体现了政府管理的职能。其二，明确房地产档案工作是法律赋予房地产交易管理部门的工作职责，管好房地产档案工作是房地产档案管理部门必须履行的义务。其三，明确房地产档案管理人员的工作需要接受法律和法规的约束，要依法管理各种权属资料、房屋基础数据资料等，任何损毁、丢失、擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造、擅自出卖或不按照规定归档的行为，将被依法追究行政责任或刑事责任。

二、培育专业管理的素养

专业化是工作高标准的前提，房地产档案管理的专业化需从以下几方面人手：一是强化业务手段。房地产档案虽不是商品，却是珍贵的信息资源，既有历史价值也有现实价值，既有地方价值又有全局价值。房地产档案工作担负着采集、管理与提供房产信息的责任，可为房地产管理提供准确而可靠的基础性资料。因此，必须注意强化业务手段，努力实现业务管理新突破，进一步完善产权产籍信息化建设，构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面敬字控制系统，实现产权产籍管理模式的创新。二是做好档案编研。房地产档案管理工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主体，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。根据不同的编研内容，把分散的资料，按照稠用规律有机地编制起来，以利于档案资源的开发利用。三是严格日常管理。建立严格的库房管理制度，定期透行安全检查，尤其是逢节假日要更加重视检查，并做好安全检查记录。库房内应有档案资料存放示意图，档案柜架要排放规范，保证库内清洁卫生，无火灾、水淹事故，无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。建立规范的全宗卷以及详细的档案移交接收、借阅登记、鉴定销毁记录，做到档案进馆详细无误，借有凭还有据。及时对档案进行调查统计，成立档案鉴定销毁领导小组，以利于对已保管过期限的档案展开销毁鉴定工作。

三、提供有效优质的服务

房地产档案提供利用的方式包括：设置阅览室接待查档，根据利用者需求出具查询结果证明；为权利人提供所缴交房屋原始登记材料的复印件；以房产产权档案为依据，为利用者提供咨询服务；向城市建设及房地产开发单位提权档案信息。房地产档案工作人员应以履行以上职能为己任，满腔热忱地提供服努。一是强化服务意识。在全面落实社会服务承诺制的基础上，以创新管理理念为主线，使窗口建设再上新台阶。一要明确服务方向，努力为城市建设和管理服务。二要了解客观需要，化被动为主动，取得利用者满意的效果。三要掌握房地产档案的特点和规律，通过档案分析工作，改进各项业务工作，促进档案管理水平的提高。四要处理好利用和保密的关系，在做好提供利用的同时，广泛接受社会各界监督。二是强化服务规范。完善工作制度、办事程序，及时调整和改进服务方式，全面、系统地规范服务工作程序要求，并抓好检查和督查工作。三是提高服务效率。实践证明，房地产档案进行数字化使档案的编排效率、检索速度和准确程度有明显的提高。计算机检索既能改变目录单点线性的检索模式，实现同一界面的多点选择查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率、查全率，目录维护也十分方便；鉴于随着房地产档案利用率不断提高，档案原件损坏越来越突出的情况，把房地产档案资料扫描录入计算机，不仅可以解决利用与保护的矛盾，还提高了档案的完整性和安全性；也有利于规范房屋产权产籍管理，电子档案中的查封、抵押等限制性信息加强了对房产交易和登记发证等工作的控制功能，有效阵低房产发证工作的失误率；可以把公示性信息放在互联网上，方便群众查阅，而合理化的建议和要求可以及时反馈回来，有利于房地产档案管理水平和服务水平的提高。

房地产档案管理例3

中图分类号：F293.31 文献标识码：A 文章编号：

一、前言

房地产档案资料在社会经济活动中发挥着重要的作用，不仅是房地产行政管理的基础性工作，同时也是为群众提供优质服务的一项服务性工作。从这项工作涉及的范围来看，它涉及面广，基本上每个环节都关系到人民群众的切身利益。

二、房地产档案管理概述

1.概念

一般来讲，房地产档案管理是行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋买卖、房屋赠与、继承变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房地财产历史记录，是房地产权属登记管理工作的重要真实和重要档案依据。房地产档案在权属登记、交易、抵押、备案、评估、落实政策、公检法仲裁、规划建设、旧城改造、房地征税等工作中起到非常重要的作用。

2. 房地产档案的作用

（1）凭证作用

房地产档案不仅反映了房地产的演变过程和本来面目，这些都具有无可争辩的法律效力，还客观地记录了以往的历史，包括从申请人提出申请、提交相关证件、房地产登记收件、核查、测绘、出图、领导审批等一系列程序中形成的各种文件，所反映的内容具有无可置辩的证据作用。

（2）参考作用

房地产档案不仅记录了历史活动的事实和经过，而且记录了人们在活动中的思想发展，档案材料是历史的真实记载，所以从档案中获得的信息具有更高的可靠性。各类房屋的所有权、使用权、占有权、收益权等的演变历史和所有权归属均在房地产档案中有真实记录，这就要求房地产档案管理必须根据自身的特点，按照档案管理的一般规律结合房地产档案的特殊规律，做好房地产档案管理工作。

3. 房地产档案的特点

（1）来源广、内容杂。房地产档案来源于房屋管理、使用、修理的全过程，所产生的材料规格大小不一，体式复杂多样，这给档案材料的收集、整理带来了一定难度。所产生的具有保存价值的文件材料包括：房屋所有权性质办理及变化记录、改变使用功能和房屋结构所产生的材料、修缮记录、使用记录等等，内容较复杂。

（2）时间长、变动大。房屋从建好居住到拆迁，中间最短需要几十年，长可达几百年。在这一时间段内，有关房屋的各方面都不是一成不变的，其中包括房屋的产权问题、结构、使用等。为了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地产档案也随着时间的推移不断变化。

（3）利用率很高。房地产档案是房屋管理、使用、修缮的原始记录，对房屋的所有权、浅谈房地产档案的特点及管理方法结构面积、功能变化等都有详细记录。权威、及时、准确的房地产档案信息是一切企业经营活动的基础，其实质在于反映市场的真实情况及市场运动规律，帮助人们做出正确的决策，因此它的利用率非常高。

（4）专业性比较强

房地产业是一个比较庞大的系统工程。这其中不仅要有土地划拨、开发企业、施工队伍等硬件，还要有房产银行、房产监察、价格体系、法制建设等软件，因此，要保证房地产档案的齐全完整，做好动态管理工作和提洪利用工作，必须了解党和国家有关房地产工作的一系列方针政策，了解地方有关房管工作的各项具体规定和办法，熟悉单位内部各项业务工作的力之事规则和程序。

三、现阶段房地产档案管理存在的问题

1. 房地产档案的形式比较单一

在一套全面的房产档案中，包含的资料常常有文字、图表，一些档案中还会附加一些跟房子相关的图片、录像、录音、重要数据的底板和其它影像资料等。但是，随着人们物质水平的不断提高，这些资料已经无法满足人们在这方面的需求。所以，我们在存管这些文件的时候会安排专人去管理，还会制定相关的制度。但是在实际情况中，房地产档案管理部门这些特殊载体和专管人员方面投入还不够，致使这些档案没有得到特殊的管理，致使这些档案在内容上不够完善，形式显得过于单一。

2. 房地产的档案的使用程度低

最初我们建立一套完整的房地产档案，主要是为了使得档案用户有效地使用这些信息资源，最大限度的提高资源的利用效率。但是从现实情况来看，在房地产档案管理中，这些档案的开放程度很低。这样的话对检查机关来说，查阅相关房产资料都是很困难的，更别说普通大众了，因此，致使房产档案的使用程度极低，使得房产档案对于解决一些房产信息上的问题发挥的作用并不明显。

3. 房地产档案管理人员素质不高

随着计算机行业的迅速发展，带动了档案数字化的发展，因此，采用数字化管理模式，因此对房产档案管理人员也提出了更高的要求，他们不仅要具备完善的房地产档案管理知识，还要有敏锐的信息洞察能力，能够为客户提供高品质的房地产档案信息；同时还要具备相应的信息技术，能够创建动态的信息界面，因此对档案管理人员来说是一个巨大的挑战。但是，就目前我国现状来看，房产管理人员在在这方面的能力还很低，管理人员整体素质还有待提高。

四、关于加强房地产档案管理的思考

1. 加强工作人员的整体素质培养

实现房地产档案有效管理，离不开高素质的管理人才。加强房地产管理工作人员队伍建设，要着力抓好以下几点：一是档案主管部门要加强业务指导，使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范并运用到自己的工作中去。二是房地产档案管理人员，要具有高尚的思想觉悟和职业道德，积极参与经济建设，立足本岗，甘于奉献。同时，要不断完善自身的知识结构，既要掌握档案专业知识，又要熟悉房地产权管理知识，更好地适应工作需要。三是加强档案管理人员的业务培训，提高其业务知识和管理水平。四是开展房地产档案管理单位之间的业务交流，在交流中取长补短，不断提高单位的整体业务能力，使房地产档案管理适应新形势的需要。

2. 制定完善的规章制度

房地产档案管理部门要制定一套完善的规章制度，建立一个全面的网络信息管理系统，充分发挥档案管理人员的作用。档案管理部门要在保护档案用户合法权益、促进档案信息开发利用、有效地维护国家档案完整与安全的前提下，加强档案法规的建设，以国家档案法规为基准，制定一套完善的符合本单位档案利用的法规制度。另外，要注意的是档案管理人员要做好监督工作，在用户办理完业务之后要及时将材料放回原处，保证资料的完整性。

3. 完善现有的管理信息系统，引进新的管理理念

我们要建立完善准确的电子档案库，电子档案与纸质档案相比可操作性强，占据空间小，不受限制，还可以保护纸质档案。但是纸质档案本身就是资源，承载着一段历史，这是电子档案无法比拟的。因此，我们实际操作当中应该做到二者并存，互相补充，实现纸质档、电子档的相辅相成。

4. 要加强法制化建设，树立全员管理档案意识

《档案法》的颁布标志档案工作步入了法制化轨道，我们要采取多种形式、广泛宣传房地产档案的经济社会价值，提高人们对房地严档案作用的认识。同时要加大行政执法力度，确保档案与实物的高度统一，积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识树立全员参与管理、全员重视档案的观念。在房地产开发企业的各项管理工作中要强化档案意识，以责任感、使命感指导我们的工作。

五、结语

综上所述，作为房地产档案管理人员，要运用现代信息处理技术手段来开发房产档案资源，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高。

参考文献：

［1］宋玉伟：《浅谈房地产档案管理中的信息化建设》，《大庆社会科学》， 2006年05期

房地产档案管理例4

房地产档案形成于房地产管理活动，是房地产管理工作的真实记录和重要依据[1]。档案管理作为房地产企业一向重要的管理工作，具有独特的凭证价值、参考利用价值与法律作用。房地产企业档案管理工作历来比较薄弱，而且关于档案的分类以及如何分卷也少有成套参考资料可以借鉴。档案真实的记录着房地产企业的管理经营活动和企业的发展史，而档案的管理有仅有效保护好企业的发展历史，而且可以服务于企业的未来指导[2]。然而，房地产企业的档案范围涉及较广，项目档案不成套，而且资料更改频繁（主要是设计图），造成档案材料收集归档难[3]。因此，面对量的资料时时，如何管理好项目的档案材料，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。

1 房地产企业管理类档案的构成及其特点

房地产企业档案属于专业档案之一，是企业在生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的原始材料。房地产档案是房地产生产经营的必备基础资料，是一项重要的基础业务建设，也是企业管理水平的重要体现。

1.1 房地产企业管理类档案的范围

一般意义讲，房地产档案是泛指以“房地产”作为基本特征的，与房地产有关的所有档案。房地产企业管理类档案是指，企业在生产，经营，管理过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，不包括、房地产开发项目工程设计图纸和竣工文件。

1、企业行政管理档案包括：企业在组建、发展过程中形成的行政资料，如工作计划、总结，公司的机构建立(含内设结构)变更，人事变动，合同管理以及编辑的出版物、编印的简报或期刊等。

2、企业经营管理类文件，主要指资产审计、法务、运营等部门形成归档资料。包括：企业的发展规划(包括中、长期发展规划)、方针目标管理以及相关制度和规范；公司资产管理，投资项目可行性报告；公司审计工作的文件材料以及商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等文件材料。

3、项目管理类文件，主要指与从事项目开发有关的文件，如研发策划、前期配套、工程管理、营销策划、售后服务等相关房地产项目负责机构生成的。

4，其他的，包括会计类档案和党群工作类档案文件等。

1.2 房地产企业管理类档案的特点

房地产开发企业档案有其一般档案的共性，也有其特殊性。首先，从上述档案范围的概括不难发现，归档资料来源广、涉及的内容繁杂，不仅包括企业内部运营产生的文件，而且还包括工程项目与外界联系的相关政策性文件。其次，房地产企业档案专业性较强，它记载着房产信息归属和沿革，需要严谨的、规范的、技术性的专业要求，使房地产档案成为进行房地产档案管理的重要基础。再次，房地产档案涉及房屋开发管理使用的人和单位，还有与之相关的国家职能部门，作为所有权归属的凭证具有法律效力。这就要求，房地产档案按照严格的操作，各程序间的相互监督、制约，以保证其不容质疑的真实性地位。最后，房地产企业的经营与外界产生的关系是通过各类合同建立起来的，因此，房地产企业管理类档案以合同为主体构成。

2 房地产开发企业管理类档案管理存在的问题

我国民营房地产企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。相对于其他企业而言，房地产企业有自身的个性，一般的企业档案管理模式不适合房地产企业。有研究表明，规模大的企业档案管理优于规模小的企业，效益好的企业好于效益差的企业，创立时间长的企业优于短的企业[4]。

2.1 文书档案收集不完整

档案材料不完整是房地产企业档案存在的普遍问题。主要表现在以下几个方面：（一）、行政管理类文件归档不完整，如重要的议会记录不完整，归案不及时造成遗漏，还有一些重要活动无相关记录视频或相片；（二）、房地产开发项目档案材料收集难，涉及部门和单位多，项目档案不成套。如立项审批文件往往由计划部门提出，环境评价报告以及验收报告由环保部门提出等。（三）、有的文件有正本而无底稿或有底稿而无正本，有些文件只有批复而无请示或有请示而无批复。

2.2 缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，大型的房地产企业一般都会成立了专门的档案室或部门，各类档案管理较好，收集得相对比较完整。然而，大多数房地产开发企业没有建立健全档案工作制度，档案管理无章可循。值得一提的是，档案人员没有认真落实“三参加”制度（即参加公司重要会议、活动，参加工程竣工验收，参加设备开箱）。对于一些小型或刚成立时间不长的企业，对档案管理的重要性认识不到位，其档案管理由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。这类小型企业的档案管理人员专业素质较差，缺乏相关的业务知识，有的是半路出家临时安排，形成“兼而不管”或“管而不会”的恶性循环。另外，部门领导或经办人员对档案材料“过于重视”，或为了“保密”而不愿移交，这直接影响了文件材料收集归档工作的有效开展，而且归档意识不强，如部门人员调动时，对积存文件不办移交，以至造成材料的散失。

3 解决房地产企业管理类档案管理问题的对策

3.1 建立分类归档制度，保障档案完整性

分类归档是档案管理人员或领导依据事物的属性及其认识，对事物进行特定的区分、集中和归类。对房地产企业档案整理工作来说，可以按照档案文件的来源作为基本原则的，作为一个基本的档案分类结构。对于大多数企业来说，内部没有档案管理人员，多是行政人员兼管档案的管理，这类人员的流动性大，这需要档案分类具有较强的稳定性。这是保证企业档案管理人员变迁时，档案工作能够很快、顺利地传承下去。

企业在建立归档制度时，归档分类方法不宜随便更改，因为分类方法决定着归档文件整理、流水方式、编排和排架等基本保管状态，这也方便文件检索。如果分类方法改变了，牵一发动全身，扰乱了整个档案保存和查询，尤其对于大型的房地产企业，分类的不稳定会造成极其严重的后果。值得借鉴的是，对主要职能部门产生的档案归档可以作为一级分类进行收集，如人力行政部门产生的人事档案、行政管理档案，法务部门产生的法律文件，财务部门产生的财务档案。

3.2 加强档案的规范化建设

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量企业整体管理水平的重要指标。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等法律规范，结合本房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理制度，明确档案管理方式和工作原则，明确分类方法与归档职责，规定档案收集、整理、保管、统计、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷归档制度、保管制度、统计制度、保密制度、提供利用制度等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。可以明确表明，加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

4 结束语

房地产开发企业档案不仅在档案本身属性，凭证和参考方面具有重要作用，而且为企业入市决策、企业定位决策、企业定价决策提供基础依据和参考。鉴于房地产企业管理类档案的广泛性、复杂性，本文从房地产企业的特点入手分析了管理类档案管理的范围和基本构成，为档案的完整收集提供一个重要的参考。房地产企业有自身的个性，一般的企业档案管理模式不适合房地产企业，因此房地产企业档案工作不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业职工的认真履职和支持，也离不开领导的重视和资金、技术的投入。

参考文献

[1] 杨芳.当今房地产开发企业的档案管理[J].城建档案,2009,12:46-47

房地产档案管理例5

中图分类号： F293文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）02-0073-01

1 房地产产权档案管理存在的问题

房地产行业是我国的一项基础性支柱产业，在整个房地产行业发展过程中，房产权属管理工作直接形成的历史记录,成为城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据，是整个房产管理的基础。如何让房产档案工作更好的为经济发展服务、满足社会需求成为我市房产管理亟待解决的问题。它对于研究房地产业的过往、现在和将来都是不可缺少的依据，研究和开发房地产档案这一信息资源,提升房地产档案的价值，对我国的经济建设具有十分重要意义。 本文就正确认识房产档案管理现状，进一步提高房产档案管理水平谈谈自己粗浅的认识。

1.1产权档案收集面狭窄

房地产作为城市建设的龙头产业，越来越多地参与到各种经济活动中，例如旧城改造、房屋拆迁、企业改制、资产重组、房产买卖、交换、抵押等，每当有涉及到房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料，除了登记档案之外，还有他项权设立和撤消的档案、产权注销登记的档案，房地产接(代)管档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。而档案管理职员很少参加到这些业务工作中来，产权档案的收集仅仅局限在登记部分。这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。因此。产权档案的收集单靠接受登记部分移交是远远不够的，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节，否则该回档的产权档案就难以收集齐全。

1.2忽视了特殊载体的产权档案收集

土地和房屋的存在是长期的，而它的产权及使用行为却是可能处于不断变动的状态，如何使我们的工作记录始终与房地产实况保持一致，又如何使各部分在对同一房屋进行不同职能管理时，能互相知照、资源共享，避免出现撞车现象呢?这是我们避免行政过错而不得不面对的问题。产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括记录反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料，以及在使用计算机进行产权治理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更轻易遭到损坏。因此，特殊载体的档案要求有特殊的保管方法。但在实际工作中，产权档案治理部分对这些特殊载体的档案收集不力，这些档案没有得到特殊的管理，以致于产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

1.3档案质量存在问题

产权档案形成于产权管理过程中，其数目大，内容涉及面广，要求严格执行档案查借阅制度、保密制度。健全房地产档案材料形成、报送责任制，并把执行情况作为检查管理职员工作质量的内容，才能确保房产档案材料回档及时，内容真实、完整、连贯。

1.4对不符合要求的资料，难以及时纠正

《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对回档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予回档。”但实际上，由于资料回档是整个权属管理工作流程中最后一个环节，当一宗业务进行到回档环节时，各种审批手续都已经履行完毕，房产证也已经发放出去了。即使档案管理职员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不正确之处时，退还登记职员要求补齐或者更正就非常困难。

2 切实进步房产档案管理水平，发挥房产档案管理的作用

2.1高度重视，把房产档案管理摆在重要地位抓紧抓好

作为政府的行政职能部分，领导班子要非常重视产权产籍档案的管理工作，始终把产权产籍档案管理纳进重要工作日程。把产权产籍档案管理纳进到工作职责中，领导对产权产籍档案管理负领导责任，要突出职能部分专业档案的重要地位。认真落实产权产籍档案工作计划。制定切实可行的产权产籍档案管理长远目标规划，确保产权产籍档案管理工作每年都有新目标，新起色。建立档案工作管理目标责任制。责任到人，层层负责，实行德能勤绩全面考核，实行百分制进行表彰和奖励。

2.2加大投入力度，帮助解决档案经费问题

国家档案局颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》第五条规定“把档案事业建设列进本级国民经济和社会发展计划，建设、健全档案机构，确定必要的职员编制，统筹安排发展档案事业所需经费”，第二十二条第六款规定：“各级档案馆应为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。”国家建设部频布的《城市房地产权属档案馆理办法》第二十七条规定”向社会提供利用房地产产权属档案，可以按照国家有关规定，实行有偿服务”。根据上述文件精神，房地产档案馆应实行房产档案有偿服务，“以档养档”。

3 创新治理机制，狠抓制度落实

要将档案工作列进全局目标治理范畴，并赋予档案室对所有档案资料终结审查把关的职能，对不符合回档要求的业务文件，办公室有权退回业务部门纠正完善。所有的房产档案经初步整理后，交到档案室鉴别、立卷、整理、回档，专柜存储，专人管理。业务档案（如房改、评估、测绘等）均严格按照档案管理标准和技术规范管理，综合利用。

4 科学治理，逐步使房产档案管理科学化、规范化

4.1从房产档案接收、录进电脑、整理上架、提供利用，都要留意了工作环节的衔接，保证房产档案各项工作有序进行，达到房产档案提供利用服务的目的

要结合房产档案管理的实际情况，推行房产档案管理业务技术标准规范，进行标准管理。主要进行了产权资料的正确回档、产权资料的系统分类并进行编号，分清各类产籍资料的保管期限，严格档案室管理，做好档案借阅和利用工作，做好保密和统计分析工作，严格计算机数据录进工作程序及档案整理装订工作程序等。为今后做好档案管理和档案升级工作奠定坚实的基础。

4.2及时分类整理，进一步提高回档工作质量

房地产档案管理例6

房地产档案管理关系到我国产权所属的登记控制，关系到投资企业与施工企业的经济利益。随着我国城市改造与新城扩建脚步的不断加快，房地产企业以及相关职能部门的档案管理成为了影响人民切身利益以及企业效益的关键因素。房地产开发企业的档案管理工作直接影响着企业的经济效益、影响着拆迁户的经济利益。在现代城市扩建与改造过程中，房地产企业的档案管理工作开展需要以社会现状以及行业发展现状作为基础，以科学的分析实现科学的房地产档案管理工作。

1、房地产企业档案管理现状的分析

在现代房地产开发企业的档案管理工作中，受企业管理水平以及拆迁工作进度影响，档案收集的时间存在差异。而房地产开发企业档案管理工作水平直接影响了档案管理工作的实施。房地产开发企业的档案管理工作需要专业人才的责任心以及专业技术水平作为基础，以此实现档案管理工作的科学化。在对我国房地产开发企业的档案管理调查中发现，企业档案管理人员非专业化现象十分突出。这一问题直接导致了房地产开发过程中各项档案管理工作开展的现状。我国房地产开发过程中漏案现象十分普遍。动迁户档案漏入、要好选房漏入等造成了房地产开发过程中问题的发生。这对这样的情况，现代房地产开发企业应从档案管理体系以及相关人员的完善人手，通过强化管理体系的完善实现档案管理工作的科学开展。

2、新时期房地产档案管理工作的科学开展

现代人们法律意识的增强使得房地产开发过程中相关问题日益凸显。而房地产企业的方案管理工作开展将影响到企业的信誉以及开发过程的通顺。针对这样的情况，现代房地产开发企业应从档案管理工作入手，以相关档案的科学管理实现企业经济利益的最大化、实现动迁户利用的最大化。以档案管理工作的开展避免开发过程中相关问题的发生。

2.1增强档案管理意识促进房地产档案管理工作的开展

现代房地产开发企业在企业的经营管理过程中应认识到档案管理工作的重要性，以增强档案挂你意识促进企业档案管理工作的开展，促进拆迁过程中相关信息与档案管理的科学开展。通过档案管理意识的增强为企业档案管理工作的开展、相关业务的开展奠定基础。房地产开发企业应从转变关键人手、强化企业档案管理工作重要性的认识。针对房地产开发企业工作中档案管理存在的问题进行相应的改革，以此促进企业档案管理工作的开展。受房地产开发企业传统档案管理理念的影响，我国房地产开发企业档案管理工作中存在诸多的问题。这些问题需要企业从档案管理理念的改革以及重视入手进行档案管理体系的完善。以档案管理体系的完善促进企业档案管理工作的开展那，实现企业利益与业主利益的协调。

2.2运用数据化房产档案管理促进企业档案管理工作的开展

针对现代房地产开发过程中，房产档案信息复杂、不同产权结构混合存在的问题。房地产开发企业应积极运用数字化房产档案管理技术开展企业的档案管理工作。以房地产开发过程中数据库技术的运用避免开发过程以及进户入户问题的发生。以数据库技术实现房地产开发过程中相关档案信息的管理、避免常见问题的发生。针对开发过程中不同产权的补偿问题、分户问题以及米数增添问题等实现数字化的科学管理，以此保障档案管理工作的科学开展、保障相关信息的完整以及信息的利用。

2.3以房地产档案管理队伍建设促进房地产档案管理工作的开展

现代房地产开发企业应在管理体系完善的基础上加强相关部门队伍额度建设，以档案管理队伍素质的提高促进房地产档案管理工作的开展。现代房地产开发企业应注重档案管理团队的建设，加强相关管理人员综合素质以及专业技能的配需与培养。以此实现科学的档案管理、实现企业经济利润最大化的目标。房地产开发企业应针对档案管理工作的重要性进行档案管理人员的技术培训与职业道德培训。以强化岗位职责与责任心作为基础进行档案管理工作的有效实施。通过技术培训工作实现档案管理工作人员业务水平的提高、实现业务工作的科学开展。另外，房地产开发企业还应针对档案管理工作跨学科、专业性以及技术性较强的特点建立完善的队伍建设与培训体系，以此提高企业档案管理工作的综合水平，为数字化档案管理技术的应用、相关工作的开展奠定基础。

2.4强化档案管理制度的完善与执行，促进房地产开发企业档案管理工作的开展

在房地产开发企业档案管理体系完善的同时，房地产开发企业还应强化相关管理制度的完善与执行。以制度化管理提高档案管理的效果。以制度的贯彻执行将相关管理目标得以实现。在现代房地产开发企业的档案管理工作中，制度体系的完善与执行决定了档案管理工作的成效、决定了企业的经济利益。现代房地产开发企业应从自身实际情况入手、进行相关管理体系的完善。同时给偶见科学的监督机制，将档案管理制度贯彻执行，实现企业档案管理的最终目的。

3、科学认识新时期下房地产档案管理工作的意义，促进企业档案管理工作的科学开展

房地产档案管理例7

Real Estate Records Management Strategy under the new situation

Chen Gui-bing

（Foshan City， Guangdong Real Estate Archives Foshan Guangdong 528000）

【Abstract】Whether it is to adjust the real estate market supply and demand， or the real estate archives management innovation in the new period， our country can not be achieved overnight to get rid of the problem， this paper describes the significance of the new era of real estate records management and existing problems.

【Key words】Under the new situation；Real estate records management；Contents；Problems

近年来随着房价的不断攀升，房地产行业备受社会关注，处于卖方市场的房地产行业的长期存在，以及国家先后出台了遏制房地产过热的新政策，如首付比率调整，个人第二套房限制政策，新国五条，二手房交易调整等，对房地产行业产生了不同程度的影响，也对房地产档案管理产生了很大的影响。

1. 房地产档案管理概念与内容

社会上备受关注的投机投资性购房案例，引起民众对于房地产档案管理信息透明化的关注，房地产档案由于其特殊性使其成为今后城市规划、实施财产清查、解决房地产纠纷、化解产权争议的主要参考资料。因此房地产行业要不断根据新情况强化档案管理工作的内容，创新房地产档案管理，以便更好地发挥房地产档案的服务功能。

（1）房地产档案概念与特点。房地产档案是房产在建设、交易、审批等管理环节中形成的具有一定价值且以不同载体形式存在的档案资料。房产档案具有法律凭据性，可为产权管理提供有效的法律依据。房产档案区别于其他档案，有着自身的特点。动态性。房产档案会随着房产产权变更、城市改造等发生动态变化，因此需对房地产档案实行动态管理。区域性。每宗房产产权情况及发证机关都具有唯一性，每宗房产的档案信息受地区限制而不同。

（2）房地产档案管理内容。首先，房地产档案收集、归档。就是按规定把分散的房产档案集中到产权部门实行归档，统一管理。其次，房产档案整理。就是对档案进行分类、排列、目录编制等。再次，房地产档案的鉴定与保管。档案的鉴定工作就是对收集的档案信息的真实性及价值性进行鉴定。档案的保管，是指根据房地产档案的特点科学地对档案进行存放、安全防护。最后，房产档案的利用。就是建立在信息化的系统下对档案信息检索提供科学、便捷、有效的服务工作，如编制检索工具、卷宗目录的编制等。

2. 新时期房地产档案管理的意义及存在问题

新时期我国不断调节房地产市场，给房地产档案管理带来很大影响，认清房地产档案管理对于国家房产市场调控、居民生活提供服务、避免房产资源浪费、降低炒房、抑制投机投资性购房等违法违纪犯罪有重要的意义。找出房地产档案管理存在的不足，以便完善房地产档案管理工作。

2.1 新时期房产档案管理的意义。首先，降低资源浪费，房地产档案作为一类档案资源，承载着我国房地产市场最直接有效的信息，只有合理利用这部分资源，才能发挥其应有的作用，避免档案资源本身的浪费，而且其有效的信息资源为我们紧张的住房供给提供了有效凭证，从而避免住房闲置浪费。其次，为国家调控提供依据，房地产档案管理为国家实行房地产市场调控提供有效信息统计与分析工作，为国家调控提供有效依据。再次，为人们生活等方面提供信息服务，房地产档案管理承载着我国房地产市场最直接有效的信息，在我们住房市场供给小于需求的今天，提供有效的房地产信息才能为人民的基本生活、住房选择等提供有效的服务。最后，降低炒房等违法违纪犯罪率，近年来违法、违规炒房、囤房等现象频发，国家颁布的“国五条”指出：“坚决抑制投机投资性购房”。因此房地产档案信息管理与合理开放部分档案信息可以有效地打击炒房、坚决抑制投机投资性购房等违法行为。

2.2 新时期档案管理存在的主要问题。

（1）房地产信息开放度过低。房地产档案承载着众多的房地产市场信息，无论对于国家、房地产开发商、普通民众都有重要的信息利用价值，高利用率才是建立房产档案的价值所在，也是建立房地产档案的主要目的。但由于现阶段我们处于严重的房地产卖方市场阶段，造成房地产档案的开放度低且开发商不必利用或极少利用房地产档案信息来开发市场的局面，使得消费者及普通民众很难得到或利用房地产档案资料。

（2）房地产档案管理人员素质有待提高。随着信息化、数字化进程的加快，各行各业的信息系统都在接受信息化的改造，房地产市场也不例外，有效的档案管理工作包括档案收集、归档、整理、鉴定与保管、信息检索利用等工作，这就要求档案管理人员不但要进行信息化技术的培训，还要不断加强房地产档案知识的培养，对档案信息进行价值筛选，培养档案管理人员敏锐的信息洞察力等，这就对现阶段房地产档案管理人员的综合素质、工作能力提高提出了挑战。

（3）缺乏有效的信息检索系统。目前虽大部分房地产组织建立了信息化的档案管理系统，但由于房地产档案建立具有唯一性及区域性，使得很多房地产档案受到区域性、地方性的限制，全国不能形成有效的、统一的信息检索系统，即使是以省市为单位的地方房地产信息系统，由于受到现阶段卖方市场的影响，对用户开放条件苛刻，检索的信息质量偏低，正是如此才造成很多以投机投资性购房为目的的现象出现。

（4）信息收集、甄别不完善。近年来房地产更多地参与到地方经济活动中，而且就房地产档案管理本身而言，具有很强的动态性，房地产档案信息收集随着城市改造、拆迁、房屋买卖、继承、抵押等相应地发生变化，每当有涉及到房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料。房地产档案从种类上划分有房产购买登记档案、产权注销登记档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等等。目前我国的房地产档案信息收集主要集中在买卖档案登记，产权交易登记部分，加之档案收集复杂，所以造成信息收集不完善的现状。《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。”但在实际档案管理工作中，房地产市场把目光主要投向了房产交易上，对于完善与甄别房产信息工作没有给予足够的重视，加之在实际工作中更正与查补房产档案信息工作难度大、程序复杂，造成了房地产档案管理工作中，信息甄别不完善。造成部分房产虚假信息的存在，这也是出现“房姐”等众多房地产市场乱象的原因之一。

3. 新时期如何加强房地产档案管理并解决问题

如何加强房地产档案管理，让其发挥自身的作用，服务人民、国家、房地产市场自身，是新时期房地产档案管理需解决的首要问题。新时期房地产档案管理之所以出现众多问题，主要是房地产市场处于长期的卖方市场，国家对于房地产档案管理立法限制过松，房地产档案从业人员面对信息系统改造，综合知识更新过慢造成的。因此，加强以上部分的改造才能提高房地产档案管理的工作能力。

（1）加强档案管理立法严格执行，逐渐改变市场供求关系。针对房地产档案管理信息开放程度过低及信息甄别系统不完善的现象，国家应严格立法，严格要求房地产市场的信息甄别与开放度，对现行的房地产档案查阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善，针对新时期新问题，制定一些新的制度，完善档案管理内容。科学立法严格执行，不断改善房地产市场的供求关系，如国家颁布的“国五条”明确规定：“坚决抑制投机投资性购房”“加强市场监管”，二手房首付比例调整，以及早期的限购令等立法，要严格执行，只有逐渐调整房地产市场长期的卖方市场现状才能更好地发挥房地产档案管理的作用。

房地产档案管理例8

所谓房地产权属档案，是指城市的房地产行政主管部门在管理房地产权属工作的过程中保存的历史记录。其中，房地产权属工作包括房地产权属的登记、变更、调查、权属转移以及测绘等工作，历史记录则主要包括有一定价值的文字、声音和图表等。房地产权属档案的管理工作非常重要，随着信息化和规范化社会的进程，房地产权属档案管理工作日益规范化和科学化。特别是《城市房地产权属档案管理办法》出台之后，如果对房地产权属档案的管理不规范合理，就会影响相关机构检查档案的查全率，进而影响房地产业的进一步发展。文章针对房地产权属档案的管理工作，主要从以下四个方面提出建议和办法。

1规范房地产权属档案的收集范围

只有保证房地产权属档案的完整性和准确性，才能做好房地产权属档案的管理工作，进而具备参考价值和利用价值，因此，做好房地产权属档案的收集工作非常重要。结合《城市房地产权属档案管理办法》的相关规定，房地产权属档案应当包括以下五个部分：①能够证明房地产权人、房地产权属登记确认、变更、转移、以及设定他项权利的文件；②房屋以及所占用的土地使用权的权属界定位置图、分层分户平面图、分丘平面图以及分幅平面图等材料；③诸如房产登记申请表、权属变更登记表、房地产状况登记表以及房屋面积计算表等用于房地产产权登记的各种文件材料；④诸如统计报表、计算机软盘、照片以及录音带等可以对房地产权属状况加以记载和反映的信息资料；⑤其他与房地产权属相关的文件材料。在确保房地产权属档案全面完整的前提下，应当保证房地产权属档案的真实性，作为房地产权属档案管理部门，应当做好前期的检查和控制工作，认真审核相关文件资料，保证档案的真实性和可靠性，只要不符合归档要求的，一律退还补充档案，通过建立责任制来保障档案资料的真实客观。

2加强房地产权属档案的现代化管理

传统的房地产权属档案管理方式不但浪费人力物力，而且效率非常低，档案查询和抽调非常麻烦。随着科学技术的不断发展和计算机技术的普及，作为现代化的房地产权属档案管理，应当将计算机技术和网络技术完全引入。并建立相关的平台和内部网络，来对房地产权属档案进行保存、修改、传输和管理，真正实现网络化管理，做到互联网+房地产权属档案管理。除此之外，还应当加强对现代光学技术的运用，用电子化的照片和表格来代替纸质档案，一方面可以节省存储空间，另一方面高精度、高分辨率的档案照片也不会影响档案的完整性和准确性，同时，也可以通过远距离传输的方式提供给使用者，更加方便快捷。

3调查了解档案使用者的需求

只有深入社会进行调查，了解档案使用者对房地产权属档案的使用要求和范围，才能避免盲目的管理。作为房地产权属档案管理部门，应当以档案使用者的信息需求和使用方式为基础，保证房地产权属档案开发利用的有效性。（1）在房地产权属档案收集之前做好预测工作，通过调查问卷或者其他形式来充分了解档案使用者的需求。包括城建、司法、房改、房地产市场、规划、房地产登记部门以及市民对房地产权属档案内容和利用特点的需求。（2）开发利用要根据对象的不同而不同，相关部门应当在对调查结果进行保密的前提下，按照服务要求，进行多样的开发利用。包括证明型、咨询型、网络型、宣传型、借阅型、技术型以及报道型等各种形式。（3）提供服务时要充分顾虑档案使用者的心理特点，目前房地产权属档案使用者的心理特点大多是求快求便。作为房地产权属档案的管理部门，应当通过推出开展窗口服务、专题服务、网络服务以及推荐服务等多种服务渠道，同时编制最为科学的检索系统和工具，来大大提高房地产权属档案使用者查询档案的速度和便捷度。

4注重对管理人才的培养

人才是管理工作的关键环节，优秀的档案管理人才是房地产权属档案管理工作能够井然有序的前提和基础。随着市场经济的进一步发展，目前现代化管理已经基本替代了传统的手工管理方式，因此，在培养复合型房地产权属档案管理人才时，应当尤其注重以下几个方面：（1）房地产权属档案的管理队伍必须政治素质高、德才兼备、知识范围广，并且业务能力强，具备优秀的职业道德，能够时时处处为档案使用者考虑，才能提供最优质的服务。（2）房地产权属档案的管理人员应当具备一定的计算机技术和网络技术，能够熟练的操作现代化设备和平台，同时也应当具备充分的档案专业基础理论知识和相关的法律知识，相关部门必须加强这些方面的培训和教育。（3）提高招聘的水平，尽量在入门门槛上做工作，招聘符合要求的，高素质的，综合能力较强的档案管理人才，培养骨干力量，才能真正满足现代化房地产权属档案管理工作的要求。

5结束语

随着现代化科学水平的不断提高，对房地产权属档案的管理工作也不仅仅要求全面性和准确性，对管理的科学性以及档案提供的快捷性和有效性的要求也越来越高。作为房地产权属档案管理部门，一方面应当加强对管理人员的培训和教育，不仅提高管理人员的档案管理基础理论水平，更要提高管理人员的创新能力和对现代化设备的操作水平。另一方面应当进一步加强市场调研，搞清档案使用者的需求和意见，才能进一步改进管理方式，提高管理水平，从而推动房地产行业的更高层次发展。

参考文献：

[1]王淑范,黎玉丽.加强房地产权属档案管理的途径及办法[J].黑龙江档案,2006.

房地产档案管理例9

加强房地产档案管理需要在制定和完善房地产权属档案专业标准和规范的基础上，实现房地产权属档案的信息化管理，加强专业人才的培养和培训工作。针对目前房地产档案管理状况，应采取有效措施，使房地产权属档案管理有法可依、有章可循。

1.房地产档案管理的现状

1.1房地产档案管理理论

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。

1.2房地产档案收集

房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。该环节需注意以下几个方面：

（1）收集过程中，要确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。

（2）凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。

（3）归档时间要根据房地产文件材料形成过程的特点来确定。

1.3房地产档案整理

房地产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制，包括档案的排列上架等；在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。分类以后，还需要对每一类别的档案材料进行立卷，立卷工作的内容包括卷内文件材料的排列与编号，填写卷内文件目录、填制案卷封面和案卷装订等工作。

2.房地产档案管理中存在的问题

2.1现行文件过于笼统，缺乏操作性

在实际工作中，房地产权属档案管理的依据为2001年建设部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。该办法从房地产权属档案的收集、整理和利用等几个方面对房地产权属档案的管理工作进行了规定，但只限于宏观层面，缺乏对具体工作的指导。目前的实际工作情况是，服务中心窗口受理业务时收什么材料，档案室就存什么材料，对于档案材料是否齐全、是否规范、是否准确，还缺少统一的标准。

2.2保管期限不明确

《城市房地产权属档案管理办法》规定：房地产权属档案应以单元建档，以房地产权利人为全宗立卷。但在实际工作中是以房号为单元建档，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷。由于房地产权属档案保管期限的不明确，无法开展鉴定、销毁工作。因此，房地产权属档案出现了有增无减的现象，必将导致档案库房空间的资源短缺。

2.3档案管理专用软件不能满足工作需要

在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题：一是房地产权属纸质档案和电子档案内容要一致。由于房地产权属档案处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态性，因此房地产权属档案的最新电子信息始终要与房产现状一致，并不断补充、更新材料，自始至终反映房屋产权的现实情况，这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、旧数据统一，实现无缝链接。二是档案管理软件要统一，不能因业务不同而使用不同的管理软件。由于历史原因，不同业务往往由不同的部门负责，这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管理软件，致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易丢失等问题。因此，研发适合房地产权属档案管理的专用软件，提高房地产权属档案数字化管理水平，势在必行。

2.4对档案管理人员业务培训不到位

房地产权属档案的内容和管理方法具有不同于其他档案工作的专业性。这就使得房地产权属档案管理人员既要具有一定的档案管理知识，又要了解一些测绘、法律等相关的专业知识，还要懂得每一类权属登记流程中要形成的文件材料。因此，针对档案管理人员的业务培训工作是非常重要的，但现实情况却是这方面培训工作不到位。

3.解决档案管理问题的措施

3.1制定切实可行的档案管理规范

一方面要加强学习和研究，结合实际工作不断创新；另一方面，相关的行政主管部门应积极协调有关部门尽快制定出房地产权属档案管理实施办法，并出台操作性强的相关标准、规范。规范应包括具体每项业务所需文件的归档范围、文件材料的具体规格、保管期限、鉴定销毁制度等内容，以便于档案工作人员在实际工作中参照执行，在接收档案时有据可查，确保房地产权属档案收集齐全、整理规范。

3.2实现档案数字化

实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。在实施方案管数字化建设时，还应注重其安全性。在房产档案中，其主要包括两个方面的内容，即档案原件与档案数据，其中在电子件中，其安全性又包括数据安全级别与设备运行的可靠。基于此，在安全级别上，应设置相应的权限，在规定的权限范围内来应用不同的数据，从而确保其数据的安全性；而在设备运行可靠性上，应该采用高性能设备，同时为了以防万一，可构建相应的备份档案，从而确保数据的可恢复性以及其存贮的安全性。

3.3加强对档案管理人员的培训工作

房地产档案管理例10

房地产行业是我国的基础性支柱产业之一，房地产档案管理工作则是房地产行业的基础业务建设。研究和开发房地产档案管理，提升房地产档案的价值，对于房地产业的发展以及我国的经济建设具有很重要意义。

一、房地产档案管理中存在的问题

（一）管理体制不健全

我国房地产产权管理开始时间较早，在这方面有很多经验积累，但管理体制仍显得落后，主要表现在以下几个方面：（1）法律法规不健全导致了档案管理混乱，历史遗留问题也造成了管理障碍。自从城镇八十年代完成房产登记发证工作后，经过三十年的发展，《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城镇房屋所有权登记暂行办法》、《城市房屋产权产籍管理暂行办法》等相关制度陆续出台标志着房地产档案管理制度日臻完善，使得房地产活动进一步规范化。但这些制度仍有诸多不足。有的条款具有过渡性质，需后续补充。有的制度条款只是宏观层面规定，实践中缺乏可操作性。（2）档案管理技术落后。房管部门虽然使用计算机管理，但多用于数字计算、制作图表打印，没有使用于管理全过程，不能根本改变技术落后的局面。（3）产籍资料不完备。产籍建设以前不受重视，产籍资料不全是普遍现象。这增加了城市的扩建改建规划难度，也常常导致城市改建中，重新规划，重复建设，产生浪费和损失。（4）档案管理低效率。旧的被动型管理的管理机制，难以发现产权管理中存在的问题。即使发现，也因管理法制不健全、产籍资料不完备、管理体制混乱或管理手段落后，不能及时处理问题。

（二）房地产档案资料收集中的问题。虽然国家对房地产档案资料收集的内容范围有详细规定，但是实践中存在一些问题，影响到档案收集资料的信度和效度。（1）工作人员综合素质低。部分产权档案管理人员综合素质低，业务能力不强。产权管理工作要求档案管理人员熟悉登记制、具备测绘知识、清楚有关法律条文，否则在验收文件时就不能及时发现存在的问题，很容易导致不符合要求的资料混入档案。（2）产权档案种类不齐全，载体不丰富。档案收集工作被动。近年来，企业改制、资产重组、房产买卖、抵押等涉及房地产产权的活动大量发生，产生了许多产权资料。要做到档案与房地产现状一致，仅靠登记部门移交的档案难以做到，需档案管理人员主动去收集档案资料。权属登记档案外的其它类型档案收集少。房地产产权产籍管理部门不仅收集产权登记档案，也应收集房产交易、拆迁和司法等相关文件。但有部门认为权属档案有价值，其他档案耗时无用，所以对权属登记档案外的其它类型档案收集少。然而，其他档案往往对鉴别房地产档案的价值有重要。特殊载体的产权档案收集不完整。除了纸质材料的产权档案外，还有记录反映产权现状的以影像、光盘等为载体的资料。然而，这些载体的档案收集缺乏，导致产权档案内容不完整，载体不丰富。（3）缺乏全国统一的档案的收集范围、归档文件的标准。标准化是房地产档案管理现代化的基础。因缺乏统一标准，各地房屋产权管理部门就自行制定。各地管理水平、工作流程、管理方法千差万别，给产权档案管理现代化造成障碍。

（三）房地产档案使用中存在的问题。（1）使用率低。据统计，城市房地产档案平均每年利用率为2%—6%。（2）使用面窄。房地产档案使用主要局限于本部门、本系统，不面向社会。而且房地产档案使用往往局限于房屋建筑工程竣工档案。（3）房地产档案缺乏立体开发利用。房地产档案的编研处于利用工作的末端，房地产档案编研成果少，效果不理想。开发利用工作缺乏系统性，也没有形成多角度、多层次的立体开发利用模式。

二、房地产档案管理工作的建议

（一）提高房地产档案收集工作的建议。（1）提倡终身学习的理念，实施团队学习，提升档案管理人员综合素质，加强档案管理知识和技能以及相关的测绘、登记、计算机等知识与技能的学习。（2）组建综合档案室，为档案升级，规范房地产档案的管理工作。房地产档案管理部门要重视特殊载体档案的收集和管理。产权档案管理人员要注重与有关产权文件形成单位保持经常性的联系，及时收集相关文件。产权管理部门做好产权资料的前期控制，同时，归档环节也要做好审核工作。（3）制定全国统一的包括产权档案收集范围，具体规定每项业务所需归档的文件内容，文件材料的具体规格，技术指标等产权档案管理规范和技术规则。使用目标管理，促进房地产企业档案工作规范化，进而提高产权档案的收集工作。通过“综合目标管理、标准规范要求”推动了房地产行业的档案工作。

（二）改进房地产档案利用的措施。（1）完善开发利用机制。除确认产权归属外的其他房地产档案的开发利用工作很难在短期内看到“实立竿见影”的效果。因为房地产信息具有系统性、连续性的特点，开发的过程需要不断完善其系统性、连续性。否则，房地产档案的开发利用就会半途而废。（2）档案利用逐步面向社会。虽然从形式上房地产档案己经开放了，但是仍处于封闭或半封闭状态。应多做宣传工作，以充分利用国家资源。（3）不断丰富房地产档案内容和载体。为促进广泛利用房地产档案，除了丰富本行业的资料外，还要重视收集与本行业相关的文件材料，从而丰富档案内容。

参考文献

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[2] 刘洪玉，张红.房地产业与社会经济[M].北京：清华大学出版社，2006年.