职业学校办公室例1

伴随着高职院校管理体制的改革，高职院校的作用逐渐变大，任务量逐渐增多。为适应新形式下高职院校的发展现状，提高职院校办公室的工作水平势在必行。一旦高职院校办公室的工作水平得到着实有效的提高，那么学校整体的运行就会变得更加良好，有利于提高学习整体的办学水平，提高高职院校的综合实力。但是就目前高职院校办公室的现状来看，其工作水平、工作效率令人堪忧。所以提高职院校办公室的工作水平，整顿高职院校办公室的工作作风，是新形势下的必然结果。

一、加强道德教育，提高专业素质

由于高职院校体制的改革，学校对办公室的工作人员的数量有了更多的需求。极度膨胀式地吸纳高职院校办公室人员所导致的必然结果，是工作人员道德水准低下，专业素质较差。若想进一步提高高职院校办公室的工作水平，必须培养一批专业素质过硬，思想道德品质优良的工作团队。

1.加强思想道德教育

高职院校办公室的工作人员的工作直接面向的工作对象，就是进入到高职院校读书的每一位大学生，工作人员的行为举止时刻影响着学生的行为规范。作为一名高职院校办公室的工作人员应时刻注意自己的行为，为大学生做出表率作用。学校应定期举办思想政治教育理论课程，其听课对象不仅包括每一位大学生，更应该包括每一位高职院校的工作人员，通过思想政治教育课程的培养，提高工作人员的思想道德修养。坚定每一位工作人员的政治信念，提高政治素质。树立起马列主义世界观，以科学的世界观指导日常工作。只有高职院校办公室工作人员的思想转变过来，才能够有效地提高高职院校办公室的工作水平。

2.提高人员专业素质

现如今，国家和社会对高职院校办公室人员的要求越来越高，不仅需要处理日常事物，而且还要兼顾各方运转，所以高职院校办公室的工作人员必须具备过硬的专业素质。经过长时间的实践证明，办公室人员所掌握的知识越多，掌握的知识面越广，其工作效率越高，工作能力越强。所以，高职院校办公室的工作人员必须自觉学习科学文化知识，定期接受社会和学校组织的专业素质培训。同时在休息的时间广泛阅读各学科的专业书籍，如“政治学、经济学、社会学、哲学等”。只有在每一位高职院校办公室的工作人员的专业素质提高的前提下，高职院校办公室的工作水平才会稳步提高。

二、转变旧观念，树立新意识

随着高职院校改革的不断深入，原有的一些问题和矛盾不断地被解决，高职院校的发展进入了一个新的历史时期。同样的伴随着改革的推进新的问题也不断的产生。这就要求高职院校办公室转变原有的思想观念，树立起新形势下的新意识。以便更好地解决高职院校运行过程中产生的新问题，提高高职院校办公室的功能工作水平。

1.提高责任意识

前文提到过，高职院校办公室的工作人员直接面对的工作对象就是学生，肩负着学校和学生的各项工作，可以说责任重大。所以，每一位高职院校办公室的工作人员必须提高责任意识，树立起为人民服务的工作作风，求真务实的工作态度。在自己的日常工作中，认真完成自己的本职工作，决不能偷奸耍滑。只要高职院校办公室工作人员的责任意识提高，提高高职院校办公室的工作水平便会更进一步。

2.加强服务意识

众所周知，高职院校办公室的主要工作性质可以总结为服务于各方。不仅要服务于学校，服务于学生，更应该服务于社会，服务于国家。高职院校办公室的工作人员不仅仅是学校的工作人员，还是学生的公仆，只有工作人员真正的意识到这一点，才能够切实有效的提高服务意识。所以，高职院校办公室的工作人员必须加强服务意识，任劳任怨、勤奋工作，不断提高专业素质，更好的为人民服务，提高高职院校办公室的工作水平。

三、建立健全科学的规章制度，实行科学化管理模式

高职院校办公室必须建立起完善的规章制度，用来规范工作人员的行为准则。建立起严格的监督机制，合理的奖惩机制，提高工作人员的工作效率，提高高职院校办公室的工作水平。并且建立起科学有效的管理模式，使得每一位工作人员在更为宽松愉快的模式下工作。这样，高职院校办公室的工作水平必将提高。

1.建立健全科学的规章制度

高职院校办公室的工作人员工作效率的提高离不开完善的规章制度的保障，建立起合理严密的规章制度，可以规范工作人员的日常行为，让工作人员了解自己的工作范畴，严格按照规定工作。不越权，不偷懒，在规定的时间内完成自己的分内工作。并且学校根据工作完成质量、时间等标准进行奖励。如此一来，高职院校办公室工作人员的热情将会得到空前的高涨，工作水平的提高会更加快捷。

2.实行科学合理的管理模式

在合理的规章制度下，实行科学化的管理模式，提高每一位工作人员的工作效率，对高职院校办公室工作水平的提高也起到着关键的作用。如果每一位工作人员都能够按照科学的模式，按部就班的进行自己的本职工作，那么其工作效率必将会得到很大的提高。而且办公人员在科学管理模式下的工作，其犯错误的概率也将会大大降低，从而提高高职院校办公室的工作水平。

高职院校办公室工作水平的提升，有利于促进高职院校的整体水平的发展。现如今，国家高素质人才的要求越来越高，而高职院校承担着培养高素质人才的任务，可以说高职院校的任务相当重要且艰难。高职院校办公室作为高职院校的核心机构，提高其工作水平、工作效率也就成为了高职院校发展的重要因素。只有加强对办公室工作人员的管理，培养出思想道德良好、专业素质过硬、思想观念先进、严于律己、刻苦工作的工作人员。并建立起严密的规章制度，实行科学化的管理模式，尽力健全监督制约机制，才能够长足有效地促进高职院校办公室的工作水平。

参考文献：

职业学校办公室例2

一、高校办公室管理的基本职能

1.参谋助手职能

参谋助手职能是办公室工作的重要职责和内容。高校办公室的日常工作大都围绕校领导的工作内容同步运行，虽是从属性，但因围绕领导工作内容而工作的特性，决定了参谋助手职能的不可或缺性。因此实行参谋助手职能不仅仅局限于处理来信来访、日常调查研究、收集信息、起草方案等机械性事务，还需要围绕学校中心任务和阶段性工作内容，对相关信息进行收集、查证、总结、归纳。同时在办公、办文、办事过程中，善于对信息进行收集、归纳和分析，还要善于领会领导思路，针对上级部署工作以及学校发展需要，从多个角度、多个层面对校内外信息进行收集归纳和整合，为领导决策奠定基础。

2.综合协调职能

综合协调职能是指以实现组织整体高效率，高效益为目标，迅速且正确的处理组织对内对外关系，为组织的高效正常运转提供优良条件的一种综合性职能。高校办公室是学校的综合性职能部门，也是枢纽。这个枢纽综合协调职能发挥的充分与否是高校能否正常运转的关键。首先，对于高校内部来说，领导与职能部门、部门与部门间的联系与配合、利益分配与职责上的矛盾都需要协调；其次，高校外部的上级领导部门与高校之间、社会部门与高校之间的联系与配合会产生不可避免的矛盾，这些矛盾需要高校办公室的协调来解决。一旦高校办公室的协调职能没有充分发挥，高校的内部工作和与外部的联系、配合等将处于混乱局面，严重影响学校各项工作的开展。协调职能的开展应该秉承公平性和正确性，只有这样才能在处理棘手问题时游刃有余，为高校正常运转创造和谐的办公环境，达到高校整体上的协调统一。

3.桥梁纽带职能

高校办公室是进行信息传达工作的桥梁、纽带，时刻进行上情下达、下情上传的基本工作。在传输信息的过程之中，桥梁作用不仅仅是承载传送，同时也会起到综合权衡、宏观把握、整体调控的作用。信息的时刻通畅是高校办公的必要条件，因此事情轻重缓急的适度把握原则会使得高校办公室高效发挥桥梁纽带的作用。

4.信息服务职能

高校办公室的信息服务职能是指收集、整理的学校内外各类相关信息、数据、文件、资料等提供给领导以便其做出合理决策，同时向全校师生员工信息，使他们了解学校已发生、正在发生和将来会发生的重大事件，发挥师生员工舆论监督职能。信息的上传为学校领导决策提供依据，信息的下达可使学校师生员工了解学校的各项情况。

5.督促检查职能

高校办公室督促检查职能是指高校办公室对学校各项工作开展的监督与核查。其主要包括监督、核查上级指示、会议决议、重大决策和工作的执行情况，对学校年、季度目标提出的种种任务，对相关部门工作的启动、进展情况等一一进行督查，确保每一项工作、决策落到实处。

6.窗口服务职能

窗口服务职能是指高校办公室具有接待与服务来访人员的功能，它是一个学校对外的办公窗口。窗口服务人员要做到热心、细心、专心、耐心、嘴勤、腿勤、手勤等才能充分发挥窗口服务的职能。

二、高校办公室职能充分发挥的有效途径

1.高校办公室管理人员队伍的建设

随着我国高等教育的飞速发展，高质量的人才得以不断涌现，这为建设科学、合理和高效的办公室管理团队打下坚实的基础。高校办公室面临越来越多的机遇和挑战，其办公人员直接决定办公的效率和质量，为此高校办公室管理人员队伍建设是能否充分发挥职能的前提和基础。

2.提高政治思想和觉悟

高校办公室是高等学校的综合枢纽，其显著作用不言而喻。在这样人才济济的团队里工作，不但要有与时俱进的思想、觉悟和学习先进的理论知识，并且要在思想上、行动上与党中央时刻保持一致。

（1）加强科学文化的本领。高校办公室人员只有不断提高自身文化科学水平，才能真正起到参谋助手的作用。高校办公室需处理学校教学和科研等方面的工作，这些教学和科研的层次较高，如果自身知识储备不够将会给自己的工作带来困难，甚至会出现错误。

（2）重视现代管理知识和业务素质的培养。日益现代化的高校办公对工作人员的现代管理知识和业务素质有了更高的要求。办公室人员必须不断学习先进的现代管理知识和注重业务素质的培养才能适应不断复杂变化的工作，所以重视现代管理知识和业务素质的培养是建设高校办公室管理人员队伍的必要条件。

3.提高高校办公室人员的服务意识

高校办公室人员的服务意识是办公室工作的必备素质，每一位办公室人员都要具有能够独立处理问题、协调沟通的能力，遇事沉着冷静，统筹兼顾，顾全大局，处理好对上服务和对下服务的协调性和一致性，树立强烈的责任意识和服务意识，服务于学校，服务于师生。

4.在工作方式中寻求创新

创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，对于高校办公室来说，在工作方法中创新也是发展中的一种重要方式，高校办公室工作人员要在新形势下，围绕新目标、新要求、新任务，在工作方式中寻求创新，与时俱进，拓宽视野，多角度、全方位审视问题，开展新思路、实现新突破。

三、结束语

在高等学校制度与机制改革的契机之下，高校办公室面临着机遇与挑战。要在这机遇中克服重重苦难必须不断加强自身团队建设，充分发挥参谋助手、综合协调、桥梁纽带、信息服务和督促检查等各个方面的职能，不断改善服务质量、提高服务水平，推进高等学校事业的健康发展。

参考文献：

[1]刘勇.高校办公室工作实用读本[M].北京：中国人民大学出版社，2008

[2]李文凯.以科学发展观为指导，实现高校办公室职能三个转变[J]中国成人教育，2010

[3]吴玥.新环境下加强高校办公室督办职能的机制建构[J].办公室业务，2013

职业学校办公室例3

中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkz.2015.06.011

Practice and Thinking of Exemplary Vocational Office to Strengthen

the Connotation Construction and Development

DING Ningqun

（Dongguan Polytechnic， Dongguan， Guangdong 523808）

Abstract In the exemplary Higher Vocational Schools should actively change construction methods， the use of deepening the connotation construction to replace catch administrative infrastructure， improve office efficiency of the building， dedicated to the continuous improvement of the quality of work， actively carry out the characteristics of the brand carefully crafted institutions. In this paper， how to make the Model Higher Vocational Colleges Adaptation form， based on the connotation construction in vocational office to carry out the administrative aspects of the work， ultimately further connotation of its own so that the school can continue to enhance the level of the building.

Key words exemplary vocational office; connotation construction; thinking

现在我国的示范性院校在内涵建设的过程中具有较高的质量以及较早的起步，而且已经开始逐步地采用走国际化发展道路、对人才培养模式进行深层次改革以及对办学体制和机制进行创新的方式取代原有的课程改革、专业改革以及规范教学理念等方式。然而要想实现跨越式发展，示范性高职院校正在面对着非常艰巨和繁重的任务，除了要高度重视办学水平以及教育质量之外，同时还要积极地加强行政管理工作的内涵建设，而作为行政管理一部分的学院办公室工作更是举足轻重，关系到学院对外的窗口形象和自身基本行政管理水平。有鉴于此，本文立足于如何在示范性高职院校做好院办工作、加强内涵建设，带动学院整体管理理念的更新和管理水平的提高进行了分析和探讨。

1 示范性高职办公室内涵建设需要解决的问题

1.1 观念问题

示范性高职院校要想积极地开展内涵建设，首先必须要重视解决观念问题。示范高职院校均必须要将不断地提升社会服务能力、人才培养质量，将深化改革的观念树立起来，将办公室工作做好无疑能更快加速这些目标的实现。在观念上，师范高职院校必须要充分认识到自身内涵建设的现状，不要认为学校已然是师范院校就不需要再进行内涵建设。现在高职教育的办公室工作仍然存在着很多的问题，因此仍然要探索具有中国特色的高等职业教育体系。所以示范性院校必须要不断地提升办公室工作质量，最终能够使示范性高职院校内涵建设水平得以极大提升。①

1.2 行动问题

要想将国内一流的示范院校出来，示范性院校必须要立足于现有的示范建设，积极地开展内涵建设行动，全面促进高职办公室工作内涵建设质量的不断提升，对新型的办公室工作方法和途径进行积极的探索，从而全面提升学校的办公水平，保证职业学院行政内涵化建设的全面实现。②

1.3 目标问题

示范性院校深化建设的主要目的是什么属于内涵建设中的目标问题，在结束示范院校建设之后，一部分示范性院校虽然通过了验收却失去了发展的目标，认为达到了示范建设任务书的要求就可以，因此在未来的发展中不知所措。因此示范院校在通过示范性建设以后必须要解决的一个问题就是目标问题，笔者认为，示范建设应该属于学校追求卓越的永恒目标，只有将争创一流以及追求卓越的目标树立起来，示范性院校才能够得以持续发展。

2 示范性高职办公室加强内涵建设的有效对策

2.1 树立学习的理念，创建学习型组织

在高职院校发展方式积极转变的今天，出现了各种各样的新问题、新做法、新思路、新观点及新理论，面对这种情况高职院校办公室工作人员要牢牢树立学习的理念，在任何情况下以及任何时候都要重视自身的学习，要对在领导身边工作的便利进行充分的利用，积极开展对领导的学习，从而使自身具备科学的思维。首先，必须要致力于自身战略思维能力的不断提升，思想方法除了会对人们的工作方法和工作思路产生较大的影响之外，也会对人们的价值取向和思想观念产生非常重要的影响。为领导服务是办公室的重要职责，所以办公室人员在实际的工作过程中必须要对领导的系统思维方式和科学的战略进行努力的学习，积极利用科学发展观对各项工作进行统领，使自身的实际工作本领以及尽职尽责的能力得以不断提升。其次，还要尽可能掌握系统的、科学的工作方法。在具体的工作实践中，办公室工作人员要对领导按照客观规律办事、善于对各方面经验进行总结以及讲究工作策略的工作方法进行积极的学习和领悟，对领导解决问题的途径、研究问题的方法，分析问题的策略以及观察问题的角度等进行充分的学习和借鉴，并且在具体的工作中认真地进行总结和提炼，只有这样才能够使自己实践创新、组织协调、管理策划以及分析判断的能力得以全面提升。再次，要努力学习书本知识，从而全面提升自己的思想理论水平。第一，办公室工作人员要对马克思主义相关理论体系进行系统的学习，要想将“三服务”工作做好，办公室工作人员首先要具备较高的政治理论水平、理念信仰以及党性原则;第二，办公室工作人员要对工作必需的各方面知识技能进行积极的学习，对自身的知识结构进行不断的优化，从而能够真正地开拓思路，将各种工作的客观规律准确把握住;第三，办公室工作人员要努力地在工作实践中开展学习，从而使自身的业务能力水平得以不断提升，积极转化学习成果，从而使自己能够对实际问题进行科学正确的分析、研究、解决，最终能够使高职院校办公室工作的系统性、原则性、时效性以及科学性得以增加。要紧紧围绕着学校进行内涵化建设的工作核心，真正服务于大局，使自身在工作当中的前瞻性、系统性、创造性以及主动性得以增强。

2.2 建设一支高水平的办公室工作人员队伍

示范性院校要想将国内一流的高职院校创设出来，首先要具备一支办公室工作人员队伍，只有全面提升高职院校的办公室工作人员队伍，才能够有效地加强自身的内涵建设。尽管在示范性院校建设中办公室工作人员队伍水平已经有了明显的提升，然而相对于职业院校的内涵化建设的要求而言，现有的办公室工作人员队伍水平仍然存在着较大的差距。具体表现为：没有形成高水平的办公室工作人员队伍、工作人员队伍较差的服务能力和技术应用能力、没有足够的办公室工作经历、较低的学历层次等，因此现在高职院校进一步发展的制约瓶颈就是办公室工作人员队伍。面对这种情况，示范性高职院校必须要积极的创新制度，从而将办公室工作人员队伍的瓶颈制约打破。示范性院校要对办公室工作人员队伍的培训培养工作进行不断的强化，使办公室工作人员队伍的专业知识水平得以提升，可以采用必要的工作考核的方式对办公室工作人员队伍的工作能力进行评定，从而推动办公室工作人员队伍工作水平的提升。总之，示范性院校必须要将一支办公室工作人员队伍建设出来，从而有效地推动院校办公室工作整体水平的不断提升。③

2.3 致力于办公室工作人员服务水平的不断提升

示范性高职院校要想加强自身的内涵建设，必须要致力于办公室工作人员服务水平的不断提升，积极地加强办公室服务工作。作为加强自身的内涵建设的重要举措，提升办公室工作人员服务水平是示范性院校开展内涵建设的重要内容，院校应该在办公室的日常工作中融入内涵化建设，从而能够将具有办公室内涵建设的工作做好，最终对职业院校本身内涵建设的不断加强起到有效的促进作用。

示范性院校的社会服务能力由于示范建设出现了十分显著的提升，然而在自身的办公室工作水平方面还存在着较多的不足。我们都知道办公室工作没有小事，每件事都是大事，办公室的工作具有较多的不确定因素，较广的空间以及较长的时间等。办公室工作在服务对象上，也涉及到领导、教师、学生、机关，甚至还要与很多校外人员打交道，在管理要素层面涉及到信息、空间、时间、财务、物力以及人力等;从工作内容的层面涉及到服务、事务、政务以及党务等;从劳动方式层面涉及到脑力劳动和体力劳动等。因此我们可以发现，办公室工作具有非常独特的特点，其具有十分繁重的任务、非常大的强度以及很高的要求，而且还具有很强的时效性，在某些情况下还要求工作人员做到委曲求全。因此办公室工作人员在具体的工作实践中必须要将责任理念牢固地树立起来。在工作实践中办公室工作人员的责任理念主要就是要具有较高的角色意识，也就是要明白在学校加强内涵建设的大局以及单位的所有工作中自己所从事的工作以及自己的岗位处于什么样的位置，将自己的工作真正地做好，将自己的职责认真地履行好。办公室工作的根本出发点就是要服务于广大师生、服务于机关院系部处、服务于院系领导，能不能将这些服务性的工作做好是对学校办公室工作水平进行衡量的主要标准。在高职院内外环境处于深刻变化的今天，高职院校的教师和学生具有越来越强的主体意识，因此办公室服务的要求、标准、内容以及对象等都出现了很大的变化，因此办公室工作人员必须要采取不同的服务方法，向不同情况、不同类别以及不同需求的服务对象提供服务，从而努力做到让每一位服务对象都能够满意。办公室工作人员在积极的工作中必须要牢记不能够延误布置的每一项工作，不能够积压每一项需要办理的事项，不能够发生任何一种差错，不能够冷落任何在这里办事的教师、学生和其他人员，不能够影响学校的形象。总之，高职院校要想有效加强自身的内涵建设，就必须要采取有效的措施促进办公室服务水平的不断提升。

3 结语

面对新的形势，作为高职院的“窗口”、“纽带”的办公室，必须强化学习、创新、服务、责任与自律的理念，加强自身的内涵建设。首先，示范性高职办公室要清楚地认识到内涵建设中面临的三个重要的问题：观念问题、行动问题以及目标问题;其次，示范性高职办公室要将从以下几个方面着手：树立学习的理念，创建学习型组织;建设一支高水平的办公室工作人员队伍;致力于办公室工作人员服务水平的不断提升。通过上述的途径，最终全面推动示范性院校的内涵建设。

东莞职业技术学院院级基金项目《示范性高职院校院办工作内涵建设的研究》（编号2014c40）

注释

职业学校办公室例4

在学校党支部、校委会的领导下，对照学校《理工职业技术学校工作要点》和《职业技术学校20152016学年度上学期办公室工作计划》，办公室有步骤，节奏比较明晰地完成本学期工作。现总结如下：

一、强化服务意识，做好接待工作

作为学校的窗口部门，办公室在做好日常工作的同时，精心筹划，周密部署，尽心尽力地组织好每一个会议，协调好每一次活动，安排好每一次接待，使学校的人力和财力发挥了最大效益。办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现效益的最大化，从而最大限度地实现为学校教育教学服务的工作宗旨。在实践中学习，在学习中提高，努力提高适应新形势和完成新任务的能力。办公室人员也通过自学和参加各种形式的会议，加强对学校整体发展思路的理解，加深对学校领导工作思路的理解;通过学习，把握工作方向，开拓工作思路，执行好学校各项重要方针政策，与学校保持高度一致。办公室很多事务性的工作都与老师或外界往来较多，因此在工作中强化服务意识，要求本部门的人员做到：礼貌、耐心、细心、诚心，并灵活掌握办事的尺度，对临时性的急件，要特事特办，实实在在为教师服务，跟外界往来过程中做好桥梁作用。

二、 加强组织协调，顾全大局，服务教育教学

服从服务于大局是做好办公室工作的基本条件。我们要求每位办公室人员必须树立大局观念，正确处理大局和小局，全局利益与局部利益的关系，要善于从大局的角度思考问题，使办公室工作与学校工作大局协调统一。本学期，我们通过再学习岗位职责后认识到重大会议、活动是学校办公室各项工作的重中之重。对于会议活动组织和协调，明确提出了大型活动必须做到组织超前、服务周全、勤俭高效的工作原则，尤其注意活动的细致性、周到性和实效性，同时更加注意各职能部门和相关科室之间的积极合作和沟通，从而保障了各项重大活动的顺利进行。

本学期校办先后协调组织了我讲我的教育故事、我爱国家活动、达州市示范学校复评工作、秋季运动会、课内比教学，课外访万家活动和部分完成学校档案室、荣誉陈列室的布置等工作。在此期间，学校办公室从人会场布置、制作宣传条幅等各个环节加强了组织协调，承担的很多工作都得到了学校领导的充分肯定。

三、强化责任意识，工作落实到人

办公室工作能否创造出一流的业绩，关键在于办公室人员是否具有强烈的事业心，责任感。因此，我们积极引导办公室同志树立责任意识，发扬高度负责的精神，对自己工作勇于负责，敢于负责，自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上求实，尽心尽力，尽职尽责，扎扎实实，创造性地开展工作。为此，办公室人员进行了工作分工，责任到人，互相提醒，定期检查，使得各项工作有条不紊地开展。

四、强化奉献意识，切实做好各项工作

甘于奉献，诚实敬业是办公室工作人员的必备素质。办公室工作的无规律性，经常加班加点，没有无私奉献，是难以胜任办公室工作的。因此，我们通过宣传教育、典型示范，使办公室每位同志都能做到爱岗敬业，不计名利，不辞劳苦，无私奉献。本学年各项工作更加顺利开展。

1、当好校长的行政助手。根据学校的实际情况，按照行政会议的精神，认真细致地做好各项工作的计划和安排，从而使各项工作有条不紊地开展。认真做好各级各类文件、通知的收转工作，并按文件、通知要求，协调处理好办公室职责范围内的事。

2、精心组织安排会场。我校大小会议及培训都由办公室参与。每次会议或培训，办公室在会标设计、照相、新闻报道等方面，都做到科学安排、细致落实，保证了会议或培训的顺利召开。

3、做好教职工的考勤登记管理工作。学校办公室负责教职工的考勤，要求教职工请假必须有请假条，经校长或部门负责人签名后交办公室存档。学校办公室每月向学校领导汇报一次教职工的考勤情况并在教职工中公布。

4、做好人事档案和文书档案的规范和管理工作。及时有序地处理上级各种文件和网上文件的收发、传阅和分类归档整理，学校各种请示与报告的分类呈送，落实了校内文件签阅制，做好了校内各部门工作总结与计划的收集整理。

5、加强文字材料的加工工作，提高办公室的文字处理和服务能力。协助学校领导针对重要工作部署以及组织拟定以学校名义的通知、布告等，起草或参与起草工作报告、总结、计划等。

6、加强校务公开工作和学校宣传工作。充分利用学校橱窗等，对我校各方面的发展情况进行及时的宣传和推介。

7、其它工作。负责接听电话并作好电话记录，及时将电话通知精神传达给相关人员;做好教职工年度考核、年终总结等组织工作;完成学校领导临时交办的其它各种工作任务。

五、下学期工作思路

尽管我们处室全体人员做了很大的努力，本学期工作开展得比较顺利，但还是有很多不尽人意的地方。比如，还需要加强学习，拓展工作思路，瞻前性组织协调学校工作。

1、深刻领会学校工作要点，与学校总体安排相协调。

以宣传、落实学校工作要点为重点，科学安排处室工作，组织落实。

2、直面办公室工作的难点，探寻突破口。

特别是教师工作评价的导向性要更加明确一些，评价体系适时调整、对外宣传档次要更高一些。

3、坚持原则，规范用车、招待管理环节。

2016中职学校办公室工作总结(招生)

今年以来，按照州教育局 9+3要求及县教育局的安排部署，安龙职校高度重视中职招生就业工作，坚持把中职招生就业工作做为学校首要工作来抓，加强组织领导，加大落实力度，全力完成县政府下达的中职招生任务，取得了明显实效，现总结如下：

一、招生方面：

(一)、基本情况

截至2016年底，我校中职招生共计1599人，完成下达任务(1500人)的106.6%，其中全日制共招了578人，非全日制1021人。

(二)、主要措施

1、加快学校实训室建设，为扩大中等职业教育规模奠定坚实基础。为扩大中等职业教育规模，满足经济社会发展对技能型、实用型人才的需求，根据中央关于大力发展职业教育的总体部署和县党委、政府提出的总体要求，决定建设学生规模为3000人的安龙县中等职业学校和配套的实训设备。现已对学校现有的三栋学生公寓楼进行全面的翻新装修，新的实训楼已投入使用，新食堂已验收，于明年三月份开学正式启用，新教学楼正在建设中，学校新运动场马上开工建设，200多万的汽修设备已到位等，为我校的新一年招生打下坚实的基础。扩大职业教育规模，质量是根本，专业

是基础。为此，我校在抓好学校建设过程中，科学设置专业，紧紧围绕县委、政府工业立县、人才强县的战略要求，立足我县旅游、工业园区建设、学前教育、汽修行业的快速发展等对技能型人才需求的实际，着眼经济社会发展对技能型人才需求大的广阔空间，在办好长远专业的基础上，量身打造了以现代服务业为主的旅游服务与管理、电子技术与主板维修、模具、汽车应用与维修、学前教育、女子企管、航空与服务等几个专业，形成了以中等职业教育为主体，电大本专科教育和短期培训共同发展的教育格局，采用全日制教学、学分制和双证、多证等管理制度，基本满足了不同层次学生的教育需求。

2、加强领导，统筹安排中职招生工作。一是健全领导机构。为此，学校成立了校长高武国任组长，分管招生副校长王相平任副组长的中职招生工作领导小组，适时召开中职招生工作会议，专题研究部署中职招生工作，及时研究解决中职招生工作中存在的困难和问题。县教育局及相关学校分别成立了相应的招生机构，以层层签订中职招生目标责任书的形式，将中职生源输送任务明确落实到各九年制学校、农村完中和直属初级中学，各学校根据本校初三毕业生实际，将输送任务进一步分解落实到班，责任落实到人，严格实行包保责任制，确保完成输送任务。二是统筹招生任务。按照国家和县关于中等职业教育与普通高中招生规模比例要协

调大体要求，安排相关学校提前做好生源摸底工作，并对相关学校初三毕业生生源的变化、现状进行科学分析，合理调控学生生源，将生源增量部分重点倾向中等职业学校，统一制定招生计划、招生政策和招生办法，适时做好分流学生动员引导及录取工作，为有效完成中职招生任务提供了可靠保证。三是实行灵活招生。县教育主管部门和中等职业学校在重点抓好初中毕业生招生的基础上，积极引导往届未升学的初中毕业生，应届、往届未升学的高中毕业生、复员退伍军人接受职业教育或技能培训。

3、加大宣传力度，切实做好招生服务工作。县教育主管部门和中等职业学校运用招生简章、会议、9+3宣传等多种形式，广泛深入地宣传中等职业教育的重要意义和发展前景。并利用暑假及中考结束的有利时机，由局领导、职业学校及输送生源学校校长带队，组织招生老师组成中职招生宣传队，分组深入社区、村队和农户家中面对面地做学生特别是学生家长的思想工作，引导他们转变思想观念，积极送子女接受职业教育，取得了良好的宣传效果。同时，安龙职校设立了招生咨询处，设立了招生热线，及时公布招生计划和招生信息，准确答复学生和家长的咨询，帮助就读学生及家长了解学校及专业设置情况，指导学生填报专业，及时为新生办理入学手续，进一步提高了招生服务质量。

4、加大落实力度，全力推进中职招生工作。中考结束

后，县教育局为进一步加快中职招生进度，进一步增补措施，全力推进中职招生工作。一是加强政策引导，就读中职学校享受中职助学金。并以今年春季学期开始，国家将逐步减免中等职业学校学生学费为契机，及时深入地宣传以上优惠政策，引导未升入普通高中的初中毕业生进入县职业学校就读。二是对安龙县各完全中学、初级中学和九年制学校中职生输送情况进行专项考核。对完成或超额完成输送指标的学校，在年终给予表彰奖励;对完不成任务的学校，在年终综合考核中视情扣分;对完成任务差距大，输送生源排名倒数前几名的学校校长视其情况进行诫勉谈话并通报批评。

5、推进东西部联合办学，积极做好生源输送工作。今年以来，安龙县中等职业学校进一步加强与上海、广东、深圳、湖南、浙江等省市职业院校联合办学工作，先后向合作学校输送生源学生。安龙县中等职业学校初步形成了以合作办学拉动招生就业，促进办学效益提升的良好局面。

二、就业方面：

(一)顶岗实习、就业推荐安置工作扎实有效。我们扎扎实实做好毕业生的就业推荐安置工作，为了让毕业生能顺利实现实习就业创业，我们主要做了以下工作：1、坚持不懈抓好毕业生的就业指导工作。除了常规教学对学生进行就业指导外，还利用课余时间对毕业生进行就业指导培训，对学生进行艰苦奋斗、吃苦耐劳、爱岗敬业的教育指导、就业观念的指导、求

职技巧的指导、创造与创业的指导。2、进行人才需求调研，密切校企联系，构建就业网络，拓展就业渠道。实施走出去，请进来的就业原则，为了给毕业生创造更多更好的就业机会，提供优质的就业推荐服务。今年分期分批派出人员到省内外对企业进行深入细致的考察，全方位的了解企业。3、抓好学生顶岗实习、毕业生就业跟踪服务与管理，提高实习、就业质量。学生上岗实习和就业后，我们注意做好跟踪服务与管理，不定期的进行跟踪调查与回访，为他们解决问题和困难。

(二)积极工学结合，资源共享，校企合作办学。 根据学校的发展目标和规划，我校积极探索多种有效的校企合作模式，主动与企业联系对接，寻找合作伙伴，与多家企业洽谈合作事宜。由于学校搞修建，校舍存在一定的安全隐患，我们积极为学生联系勤工俭学一事，今年共帮助了二百多多名家庭贫困学生利用寒假去企业打参加社会实践活动，使他们既得到经济收入又得到了锻炼，较好的解决了学生经济上的困难，使他们得以继续学习完成学业。另外积极与合作企业联系，为我校拉赞助，多方筹措资金，为我校的校园文化建设做出了贡献。

三、存在问题与不足

职业学校办公室例5

关键词： 二级学院；办公室；效率

Key words: secondary school；office；efficiency

中图分类号：G647 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）23-0246-02

0引言

受大学扩招影响，各高校招生规模不断扩大，在校生人数日益增长，各高校逐渐将原有的系的建制，改为学院或二级学院。学校管理重心下移，实行校院两级管理制度，使得原本较为单一的教学执行单位，渐渐转变为具有一定行政职权的、教学与行政并行的综合管理实体。二级学院在获取了部分办学自、提升了办学活力的同时，也不得不承担了部分学校的、且自身并不十分擅长的行政管理职能。为履行好这部分行政管理职能，二级学院行政办公室（或称“学院办公室”）应运而生，一般负责学院的行政、党务、教务等一系列重要而又十分繁琐的日常管理事务。二级学院行政办公室工作效率和服务水平的高低，不仅关系到二级学院行政工作的正常运作，而且还间接影响到二级学院教学工作的办学水平。因此，对高校二级学院办公室工作效率的研究是及时而必要的。

1高校二级学院管理模式概况

在校院两级管理模式下，二级学院是作为教学活动与管理的主体，其管理职能将由现在单纯教学活动的执行者向具有综合管理职能的相对独立办学实体转变。[1]因此，高校二级学院一般同时具备行政与教学的职能，并设立相应的组织机构来实现对行政和教学的全面管理。

2二级学院办公室架构与职责

二级学院一般实行院长负责制，由院长负责学院的全面管理。按照职能划分，二级学院的机构设置一般由学院行政办公室、学生工作办公室、教研室组成。二级学院的组织架构大致如下：

2.1 由二级学院院长直属领导的学院行政办公室的人事架构大致如图1所示。

2.2 二级学院行政办公室的岗位职责（图2）高校二级学院行政办公室是学院行政综合办事机构，负责统筹协调、信息枢纽、公文处理、对外联络等工作。其主要负责学院的人事、教务管理、学生就业、科研项目管理、财务、固定资产管理等工作，有的还附带负责二级学院的计生、工会工作等。

3制约二级学院办公室提高工作效率的因素

从高校、二级学院的两级管理的现状来看，存在着诸如职能不清、权责不明的情况，这样就容易造成二级学院行政综合办事机构的作用不能得到充分的发挥，二级学院的办学自也遭到了很大的限制；同时，在一定程度上也造成了学校整体资源的浪费并且使得办事流程更繁琐。究其原因，可以从以下两个大方面进行分析：

3.1 外因影响和制约二级学院行政办公室提高工作效率的外在因素主要有：制度、办公管理系统、福利待遇、领导力和办公条件。

3.1.1 学校的规章制度学校的规章制度就像是一种文化，传承并影响着一代又一代人。高校的制度与文化是影响二级学院行政办公室工作效率的根本所在。由于二级学院与学校工作的差异，导致学校的一些制度不能完全涵盖二级学院的工作，因此，在制度上会存在缺失或不足。

3.1.2 办公管理系统要想提高办公室工作水平，提高工作效率，自动化、信息化的办公平台是先决条件。办公室一方面要加强硬件设施的配置，运用先进的办公设备，改进办公手段，改善办公条件;另一方面办公室人员要自觉树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能，推进无纸化办公，提高校园网应用水平，最大限度地提高管理的效能，实现效率与效益的有机统一。[2]

3.1.3 福利待遇高校的工资及福利待遇关乎办公室工作人员的幸福指数，所以在一定程度上影响着办公室人员的工作态度以及效率。通常收入与工作激情与态度密不可分，二者相互影响。

3.1.4 职业前景二级学院办公室工作人员属于基层办事人员。往往其职业前景不受重视容易被忽视。当一个人日复一日地做同一份工作又看不到职业前景的情况下，往往会产生极其严重的怠工情绪，这样就影响了学院办公室的工作效率。

3.2 内因影响和制约二级学院行政办公室提高工作效率的内在因素主要是办公室人员素质。作为二级学院行政办公室工作人员，应具备较高的思想政治觉悟，谦虚敏锐、善于学习、业务熟悉、基本功扎实、有良好的服务意识和团队合作精神等等。提高效率，人才是关键。提高行政办公室工作人员自身素质，是有效提高其工作效率的根本。

4提高二级学院行政办公室工作效率的途径

4.1 构建一支高素质、专业化办公室队伍，对工作人员进行必备的业务培训。二级学院办公室工作效率与工作人员业务水平息息相关。要想在保证工作质量的同时提高工作效率，就必须构建一支高水平的办公室队伍。考虑到办公室人员的工作性质，进行有针对性的培训。培训的内容主要有：公文写作技巧、人际交往与接待礼仪、办公室行政人员心理健康培训、团队建设等等。通过定期的培训考核，来保证培训质量，做到有奖有惩，以促进工作人员主动参加培训，积极要求提高自身素质和业务水平。

4.2 逐步实行数字化校园、办公自动化。提高二级学院行政办公室工作水平与效率，离不开数字化、信息化的智能平台。学校一方面要加强硬件的投入，根据高校自身情况，制定一套适合本校的办公平台。另一方面，二级学院的办公室工作人员要增强信息化意识，积极主动学习现代化办公技能，主动自我学习与培训，跟上信息化发展需要。

4.3 优化高校管理体制，明确岗位职责，精简办事程序。高校管理体制建设是实在高校规范化、制度化、科学化建设的根本。通过优化高校管理体制，精简办事程序，做到遇事有章可循、流程清晰，这样就可以在一定程度上提高办公效率和准确性。另一方面，二级学院行政办公室必须明确其岗位职责，并对其工作人员进行职责明确与区分。

参考文献：

职业学校办公室例6

关键词：

新形势；办公室；行政管理

高职院校办公室是高职院校行政管理的基层部门，同时也是核心部门，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等职责。当前，随着高等教育事业的迅猛发展和教育改革的深入展开，高职院校办公室行政管理工作也面临着诸多挑战与机遇，可以说挑战与机遇并存。如何在新形势下乘风破浪，提升工作水平、创新管理机制是目前需要研究的首要问题。

一、高职院校办公室行政管理工作内涵

行政管理是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率。高职院校与企业是完全不同的主体，高职院校的办公室行政管理工作是为了学校的办学目的服务的，在这一指导思想下，行政工作应该围绕提高服务质量进行。特别是新形势下，教育改革对管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途径，以此为学校的发展夯实基础。

二、新形势下高职院校办公室行政管理工作的职能

高职院校办公室是一个特殊的行政机构，它是学校的中枢部门，起着承上启下，连接左右的作用。对上要做领导的参谋助手，对下要传达重要精神，对左要督办协查，对右要沟通协调，这些工作赋予了它相应的职能。在新形势下，这些职能又会较以往有所转变，笔者将结合多年实际工作中得到的体会进行阐述。

1.参谋咨询职能。当前，高职院校的决策依据已不再是依靠经验获得，而更多的是通过民主讨论，科学分析得来。在这个过程中，办公室会有很多机会参与其中，办公室人员不再只是被动接受领导交办的任务，更需要转变观念，主动关心学院的重大事项，积极思考，提出新思路，想出新办法，为领导的决策提供参考。首先要注意材料以及信息的收集，这些离不开实际调查，有调查才有发言权，因此办公室人员要主动与学院其他部门沟通，要多向兄弟院校学习交流，这些都要在平时工作中积累。办公室人员要对收集的资料和信息进行分析加工，将其中最能反映事物本质的资料整理成案，提供给领导；其次是协助领导决策。公室人员要及时精准的把握上级部门传达的核心思想，时刻关注现阶段学院工作重心的进程，结合国家方针政策与学院的当前状况，提出切实可行的对策和思路。

2.沟通协调职能。高职院校办公室，作为连接校内外的纽带，其基本职能就是沟通与协调，即学校与上级主管部门、各兄弟院校、有关合作单位的关系，学校内部各部门上下左右的关系，为学院的发展营造一个良好的氛围。首先要做到步调一致，在商讨的过程中，对决策有不同意见的同志进行解释，交换意见，有效说服；其次要能化解矛盾，如对对错分明的问题，不能和稀泥，要旗帜鲜明的表明立场；部门利益与整体利益相冲突的问题，有时需要对部门利益给予一定照顾；部门与部门利益相冲突的问题，要对涉事双方进行劝解，要有大局意识，相互让步。再次是需要安排得当，每项工作在实施过程中能否运作顺利，在很大程度上取决于安排是否合理得当。

3.服务管理职能。对于高职院校办公室来说，管理与服务是不可分割的。首先是为领导服务，做好参谋助手，协助领导安、处理相关事务，认真完成领导交办的其他任务；其次是为各部门以及所有教师服务，高职院校办公室承担着文件管理、档案管理、印章管理、传真收发、会议室安排等任务，所有这些都是具有服务性质的工作，在工作中，每个办公室人员都应该树立服务意识，尽最大的努力让服务对象满意。再次是为学生服务，高职院校办公室作为学校的行政管理部门，最要不得的就是“衙门作风”，也就是说在面对学生诉求时，不能“摆架子，甩脸子”，从某种意义上讲，办公室人员的态度将直接影响学生对学院行政管理部门以及教师的印象，这就要求办公室人员在服务中应做到一视同仁，热情周到。

4.协查督办职能。高职院校办公室作为基层管理部门，在实际工作中行使着协查督办的职责。首先要对各部门以及相关人员在现阶段所负责的工作了如指掌，同时要立足于学校全局利益，随时了解各项工作任务的进展，并且要关注完成质量；其次如果发现执行部门或有关人员在无充分理由的情况下无故拖延工作，办公室要做出适时提醒并督促实施，同时要如实的向学院领导汇报，以便于领导根据实际情况做出其他调整。

三、新形势下高职院校办公室行政管理工作的改进措施

1.关注并重视办公室工作。高等教育的发展使得高职院校办公室的工作变得越发重要。作为领导层，尤其要重视办公室工作，要认识到办公室行政管理工作对于整个学校发展的重大意义，要优先建设和发展办公室。办公室因为其综合性和全面性等特性，在实际工作中可委以重任，让办公室人员得到更多的锻炼。高职院校办公室行政人员地位低、待遇低、表彰少、评职称难，这些从某种程度上都会影响办公室人员的工作积极性，进而影响办公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，将考核结果与干部任用选拔、工资待遇以及职称评聘挂钩，从而激发办公室人员的工作积极性。

2.建立完善的规章制度。高职院校办公室的工作繁杂、头绪多且面广，还常常会面对很多突发性和临时性的任务。完善的规章制度可以帮助办公室人员做到忙而不乱，井井有条。结合OA系统，办公室行政管理工作的流程建设是势在必行的，印章使用、档案查询、文件运转、会议室安排、车辆管理等，一旦制定出完备的工作须知以及办事流程，发文至全院范围，都将大大提高办公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同时也要注意在实际的使用过程中，听取各方面的意见和建议，根据实际状况进行调整、改善。

3.明确办公室职责。在讨论高职院校办公室职能时，都知道办公室具有参谋助手的作用，而在实际工作中，大部分办公室工作都是被动的，遇到问题时，更多的是选择缄口不言或者附和领导意愿。在服务过程中，关注细节，抓小放大，督办不力是一直存在的问题。办公室作为同等行政级别的部门，在进行沟通时常常会有无力感。因此办公室行政管理工作要想高效完成，必须要明确职责。职责明确，办公室人员才能放心大胆的干，工作热情高涨，精神面貌焕然一新，业务能力得以提升，这些对于学校各部门的行政管理工作都具有指导意义，对学校的全面发展有着不可低估的作用。

4.规范办公室内部机构设置以及分工。大部分高职院校都是由以前的中专校升格而来的，很多都是根据传统沿用以往的机构设置。通常是党委办公室和院长办公室合署办公，甚至有的还会包括外事办。在复杂多样的机构设置下，办公室人员常常身兼数职，特别是遇到临时任务，往往会一边负责文件运转以及督办工作，一边还要负责会务接待；一边做着会议记录，一边还要做会场服务。多重身份、职责不明晰就会造成工作混乱的局面，出现问题时相互推诿，因此要求办公室要层次化管理、岗位设置规范化、分工明确化。例如有的学校在办公室下面设行政科、综合科、秘书科，在科室下面又会设置具体岗位，做到人与责相对应。这样才能做到权责明晰，杜绝推诿，有效提升办公室行政管理工作的效用。

5.加强对办公室人员的培训。高职院校办公室作为一个学校的职能部门，不仅是从事行政管理工作，还是学校的形象和窗口部门，即首先是教师，然后才是行政管理人员。办公室人员的素质直接反映出一个学校行政管理水平以及办学水平的高低。校领导要对办公室人员参加培训学习给予肯定和支持，拓宽眼界，提升能力，强化素质，才能更好为学校的发展提供服务。

四、结语

高职院校在从中专校升格以后，经历了全速发展时期，在这个过程中，高职院校的办公室行政管理工作摸索出了一些经验，但是还远远不够。新形势下，如何更好的为实现学校的办学目标服务、如何促进学校的全面发展等问题的思索，对办公室行政管理工作提出了新的要求。只有关注并重视办公室工作、建立完善的规章制度、明确办公室职责、规范办公室内部机构设置以及分工、加强对办公室人员的培训，才能真正建立起一支“能战斗、会战斗”的办公室行政管理队伍。

参考文献：

[1]杨飞.高校办公室行政管理工作思考[J].办公室业务,2013,(21).

[2]孙娜.浅谈高校办公室工作的职责与效率[J].办公室业务,2015,(20).

职业学校办公室例7

高校校长办公室是校长直接领导下的学校行政综合管理部门，在我国，尽管各个高校赋予校长办公室的职责各有不同，但校长办公室的作用往往都与协调、服务、咨询和管理这四块基本内容分不开。应该看到，无论是上传下达还是左右联系，无论是服务师生还是服务领导，无论是对内管理还是对外交流，校长办公室的协调功能无不渗透其中。可以说，校长办公室综合协调能力的高低，影响着办公室的咨询、服务和管理能力，代表着办公室的形象，其作用发挥的高低直接影响高校科学决策的水平，影响高校的运作效率，影响高校的办学水平。

1 高校办公室综合协调职能的科学内涵

协调是现代社会生活中的一种普遍现象，其本来意义是指通过协商与调解，简化矛盾，协同动作，统一行为，以利共同目标的实现。从现代管理学的角度理解，协调是指管理者通过及时的调整，使各项工作、各个部门有机地互相配合，以便消除内耗，顺利地完成任务，达到既定的目的。对于办公室工作来说，协调是一种工作方法、一种管理方式，协调就是协助领导，在办公室职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。

现代行政管理最重要的目标是追求发挥整体效益，决策也只能在协调平衡中执行、完善。高校是一个复杂的社会机体，受到来自四面八方各种社会因素的影响，加上教育领域改革的深入发展，学校的内部关系和外部环境都出现了较大的变化，对协调性的要求日益提高。高校办公室是综合部门，它的工作性质和所处的位置决定了要承担整个学校的综合性、整体性协调，在新的形势和矛盾面前，综合协调既是办公室实现目的的良性手段，也是做好工作的重要职责。

2 高校办公室综合协调职能的主要内容

在服务学校发展大局的前提下，通过全面协调工作、把各方面力量凝聚到学校的奋斗目标上来、把各部门的思想统一到校领导的决策上来，校长办公室的综合协调职能主要体现在：

2.1 承上启下――纵向的协调关系

高校校长办公室既是学校决策指挥中心的辅助机构，又是职能部门和院、系、所的综合平衡机构，它在管理系统中的承上启下作用非常突出。对于领导层而言，一方面，校长办公室代表校长传达要求，指令，指示方向，是校长形象的代言人，必须了解校长，了解校长对于学校的基本办学思路和发展方向的总体要求；另一方面，校长办公室要首先贯彻校长意图，服务校长，并帮助考虑处理领导未能顾及的方面，要了解学校的基本信息，了解校长需要什么信息。而对于基层而言，一方面，校长办公室要代表学校，代表校长，部署工作任务，制定行动指南，团结和带领全体教职工为学校的发展群策群力；另一方面，校长办公室要在职责范围内真诚、大方地提供服务，解群众所需，并将广大群众的呼声、建议及时、准确地反馈给校长，供决策所需。因为校领导工作面大，事情多，矛盾多，不可能“事必躬亲”，因此，在许多情况下，就需要办公室予以协助，直接面对问题与矛盾，站到第一线，为领导挡一挡，承担一定的责任，努力去维护正常秩序，全心全意地支持领导的工作，有节有度地为领导拾漏补缺。

校长办公室处于领导者与基层单位的中介部位，对基层单位的情况了解较多，因此要及时、全面、准确地向领导提供各类有价值的情况和信息，努力使领导的决策与客观条件、人力物力的许可程度结合起来，协助领导拟定切实可行的实施方案。应该说，作为学校行政管理系统有序运转的中枢，校长办公室既是校长面前的师生代表，也是师生面前的校长代言，传递着领导、职能部门和师生之间的信息，并起着把握动向、沟通关系、求同存异、消除内耗、促进形成整体合力的积极作用。显然，校长办公室在决策实施过程中的承上启下作用是不可忽略的，校长办公室在承上启下过程中的协调能力也是不可或缺的。

2.2 内外沟通――横向的协调关系

校长办公室作为一个职能部门，其正常运行离不开内部团队的协作划一，也离不开其他部门的相互配合和合作。内部团队成员之间的协调，是办公室对外发挥综合协调和其他职能的基础。办公室内部的协调，首先来自内部分工的明确性，其次来自办公室规章制度的健全运行，再次有赖于办公室成员的个人素质和修养。理顺各方面关系，协调办公室内部上下级关系、员工之间的关系，协调个人利益和集体利益之间的关系，创设自身民主、公开、团结、合作、竞争、创新的工作环境和氛围，是办公室开展好自身工作的基础。校长办公室是学校工作的“总调度”和“中转站”， 它要负责上情下传，也要负责下情上达，同时还负责督促、检查和落实好学校各项工作进展和落实的情况，自然免不了跟学校的各个职能部门频繁打交道。如何与各职能部门通力合作，如何发挥部门优势为其他部门的协作提供便捷，如何有效完成学校领导交办转达的工作任务，都是校长办公室需要协调统筹的重要课题。因此它要认真领会好学校领导的工作意图和学校相关政策精神，给各职能和业务部门提供帮助和指导，同时又要了解各部门的工作性质和业务范畴，便于沟通和联系，达到合作和交流，真正起到桥梁和纽带的作用。

此外，一般高校的校长都不止一人，因此协调校领导之间的关系，促进学校领导之间和谐相处、共同进退是办公室不可推卸的责任之一。遇到困难和分歧，要努力消除领导之间的误解，减少矛盾，促进合作，发挥好领导决策中的“催化剂”和领导之间的“剂”作用，增强班子的凝聚力、向心力和战斗力。

2.3 对外公共关系的协调

除了面对学校内部人与人、部门与部门之间的协调外，校长办公室作为学校的对外窗口，还担负着对外交往与协调的重要使命。随着高等教育改革的不断深入，高校已打破了封闭的状态，与社会的联系日趋密切，与各类社会组织、公众之间越来越多的建立起相互对应的关系，这其中当然包括竞争与协作。公共关系是一种独特的管理职能，它帮助学校建立并维持与社会之间的交流、理解、认可与合作，它确定并强调学校为社会进步和地方经济发展服务的责任，并通过有计划且持久的努力，使学校在社会中树立起良好的形象，以谋求社会公众的理解、支持与合作。无论是对外接待、交流合作还是相互竞争，无论是上级部门、兄弟院校、企业单位、个人团体，校长办公室对外树立了学校的整体形象，体现着学校的水平，在对外交往活动中起着不可替代的作用。如何协调好对外公共关系，及时接收上级信息，了解兄弟院校的先进经验，争取发展资源，搭建对外学习的平台，扩大学校宣传力度，提高学校知名度，为赢得领导的支持和社会各界理解、支持和帮助做出重要贡献，是校长办公室综合协调能力的主要体现，也是重要内容之一。

3 提高办公室人员综合素质，充分发挥综合协调职能

时代在进展，社会在进步，校长办公室人员素质也应与

时俱进，增强服务意识和全局观念，科学地把握好协调工作的艺术和方法，充分发挥综合协调职能。

3.1 不断提高人员的政治素养，树立高尚的职业道德

随着社会主义市场经济的不断深入发展，面临来自思想政治方面的困惑与挑战，办公室人员要坚定信念，加强理论学习和党性修养，积极倡导全心全意为人民服务的理念，增强办公室的服务意识，树立为事业尽心尽力的责任感。转变思想，认清形势，处理事情坚持以法制准则和政策依据进行，面对各种矛盾时，注意做到积极化解，促进团结。

3.2 强化工作实践训练，不断提高协调业务水平

相对其他岗位的工作人员而言，客观事实对校长办公室人员业务素质的要求更高，他们要了解高校的运作过程、教学过程，成为了解校情、博采众长的“杂家”，又要是通过日常工作实践训练，成为能写会讲，能办事、有谋略的复合型人才，不求像专业人员那样精通，但要力争知其然且知其所以然。

3.3 开拓创新，不断提高艺术管理能力

高校校长办公室的综合协调工作需要艺术，即要靠人格魅力，灵感和创新，具体情况必须具体分析，拿出具体的应对方案。一方面要坚持原则、服从落实，另一方面要从客观实际出发，以灵活变通的协调程序、协调方式，掌握好协调时机、协调环境。协调与沟通都要求校(院)长办公室人员有着很强的公关、应变能力，要化解矛盾，沟通信息，应对紧急情况。然而，这些能力不是仅从书本学习就可以得到的，它需要校(院)长办公室人员在实践中不断自我总结、体会、揣摩，树立超前服务意识和超前思维意识，充分发挥个人的主观能动性，促进协调职能作用的更好发挥。

校长办公室是一个综合协调机构，综合协调是它的重要职责。这种协调作用的好坏，在一定程度上反映出一所学校管理的有序程度。发挥得好，能为校领导减少许多事务性的工作；如果发挥不善，则会加重领导负担，影响领导工作以至全校整个大局。总结经验的目的是指导实践，在探讨校长办公室综合协调功能的过程中，我们应该时刻明确，校长办公室的综合协调能力还将随着社会和学校的发展而增加许多新的内容和要求，作为新型的行政管理工作人员，我们的思考始终不应停歇。

参考文献：

[1] 丁敏.高等学校校长办公室功能浅析[J].宁波大学学报(教育科学版), 2006, (2):43-45.

[2] 余君.论高校校长办公室的协调工作[J].株洲工学院学报,2005,(5):108-109.

职业学校办公室例8

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）05-0015-02

马克思在《资本论》中指出：“一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指挥，以协调个人的活动，并执行生产总体的运动。”由此可见，协调是实施有效管理的重要环节。高职院校办公室是学校的综合管理部门，它是联系上下、协调左右、沟通内外的重要枢纽。妥善处理好学校内外各方面的关系，做好上下左右协调服务是高职院校办公室基础性的工作，对于提高办公室整体工作效率、促进高职院校和谐发展等方面有着重大意义。

一、高职院校办公室协调工作的主要内容

高职院校办公室是学校各种意见输出和意见反馈的汇合点，承担着学校各宗综合性、整体性的协调服务职能。基本上，学校的各项工作中都涉及到协调，具体来说，高职院校办公室协调工作的主要内容分为公务协调和关系协调两大类。

（一）公务协调

高职院校办公室的公务协调工作，包括办文协调、办会协调和办事协调三个方面。

1.办文协调。主要是指要严格按照国家机关公文处理办法的相关规定，做好收发文中的相关协调工作，使各方面的意见趋于统一，符合国家的政策法规。尤其是在起草公文时，如果有的文件涉及到多个部门的工作，则需要各部门进行会审。在此过程中，就需要办公室出面协调，主动与有关部门进行协商、会签，通过协调工作，加深各方的了解，统一认识和步调，取得各方的一致意见之后，才能将公文呈送校领导签发。

2.会议协调。会议是学校进行沟通的重要手段，高职院校办公室会议协调工作，主要是做好会前准备，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议题等；会中服务，控制会议整个过程；会后总结，重要的会议要形成会议纪要，责成有关单位落实既要事项，以达到会议目的。

3.事务协调。高职院校办公室作为学校综合性管理部门，作为领导和职能部门的中介，必须秉承领导意图，传达有关决议，协助领导处理日常事务。同时，对于各职能部门的工作需要进行协调，对于学校各项工作的落实和贯彻，要进行催办和督办，及时对工作进度进行监控，确保学校各项工作能够有序开展。

（二）关系协调

高职院校办公室关系协调可分为内部、外部两个方面。内部关系协调包括协调学校内部领导之间、领导和各部门之间、学校内部各部门之间、学校内部师生员工之间的关系；外部协调则主要是指办公室要协调学校与上级主管部门之间、与兄弟院校、科研单位、产学结合单位以及其他相关社会组织之间的关系。只有做好协调工作，理顺这些关系，才能凝聚各方面的力量，为学校的发展作出贡献。

二、高职院校办公室协调工作的特点

1.协调对象的复杂性。高职院校以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的，强调工学结合，与企业、社会接触日益增多，协调的对象除了校内关系，更多的转向校外，协调的对象也由单一转向复杂。

2.协调过程的难度性。在我国，高职院校在发展过程中不断产生新问题，对协调工作也带来了难度，没有现成的路子可以遵循，要在不断的实践中进行解决。同时，随着社会经济的发展，学校也不是封闭的“象牙塔”，师生员工的价值观念出现出多元化发展的趋势，而权力下放，各职能部门难免部门保护主义，使得一些交叉性的工作带来障碍，也给办公室协调工作带来难度。

3.协调工作的原则性。要做好高职院校办公室的协调工作，要以政策作为行动的准绳，是协调工作在政策和法律允许的范围内，围绕学校的中心工作，朝着学校发展的大方向进行，既要避免一团和气、“和稀泥”；又要避免脱离工作，调而不顺。

三、协调工作的基本原则

1.领会意图，明确目的。高职院校办公室要真正做好协调工作，首先要完整、正确理解领会领导意图，真正吃透文件、政策，这是做好协调工作的先决条件。对领会意图理解不透，对政策把握不准、体现不好，就很难贯彻实现领导意图，对学院工作进行协调，有时甚至会出现越调越乱的情形。

2.坚持原则，灵活机动。高职院校办公室在进行协调工作时，既要坚持原则，在大是大非面前立场坚定，对于错误的方面决不妥协，决不让步，避免任其泛滥；同时，坚持原则不是板着脸孔，简单生硬，而是要具体问题具体分析，在不违背原则的前提下，协调工作也要有一定的灵活性，讲究策略和艺术，富有人情味。

3.放眼全局，兼顾利益。高职院校办公室的协调工作，必须围绕学校中心工作，服务于学校发展大局，这是做好协调工作的根部出发点。同时，在进行协调时，也要考虑到局部和个人利益，在保证整理利益的前提下，不损害局部、个人利益，力求达到实现协调工作取得最大效益。

四、加强高职院校协调工作的基本途径

1.从内强素质入手，加强人才队伍建设。加强高职院校协调工作，高职院校办公室工作人员的素质和合理的配置是关键。要从有利于科学调控、有利于减少环节、有利于做好协调和服务的原则出发，合理设置岗位，选配适合办公室不同岗位职责的高水平人才，形成办公室主任总揽全局，办文、办事、办会、协调服务等工作有序协作的局面。根据需要不断加强办公室人员的培训和锻炼，不断提高工作人员的工作能力，主要是综合分析能力、组织实施能力、机敏应变能力、语言表达能力和自我调控能力，以适应协调工作的需要。

2.以信息工作为突破口，创新协调工作的新局面。高职院校的信息总的来说有政策信息、产业信息、教学信息、管理信息、师生动态信息等。信息工作作为高职院校办公室的一项重要工作，在高职院校教学和行政管理中起着重要的作用，也是领导进行决策的重要依据。高职院校办公室文秘工作人员必须强化信息意识，提高分析能力，做好信息存储和利用工作，也有助于工作协调时把握决策方向。

3.以调查研究究为抓手，掌握协调和服务的方向。“调查研究是谋事之基、成事之道”。要做好高职院校办公室的各项工作，尤其是在协调解决矛盾时形成准确的意见，重要的就是要把处理问题和调查研究结合起来。因此，深入的调查研究是合理解决问题所必需的，一切凭经验的主观臆断都有可能产生不良后果。

参考文献：

[1]马克思.资本论（第1卷）[M].北京：人民出版社，1975：367.

[2]史向英，工娟.新形势下如何开展办公室协调工作[J].办公室业务，2006，（1）：13-15.

职业学校办公室例9

新形势下,高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,位于教学、科研第一线,学校管理重心下移后,将垂直领导与水平联系、高度民主集中与分权自治有机结合起来的管理实体,是许多高校普遍采纳的校内管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构,是学院的枢纽和综合管理部门,它接受学校相关职能部门的业务指导,贯彻执行学院领导的意图和要求,承担学院的教学、科研等方面的组织、协调、服务、管理工作,是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。二级学院办公室工作效率的有效提高,对二级学院的各项工作将起到一定的承载作用。

1.二级学院办公室主要职能

1.1管理职能。

新形势下,二级学院采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,承载教学、行政、科研管理等工作,纷繁芜杂,部分职责需要通过学院办公室来组织实施,涉及多个工作层面。为适应并做好办公室管理工作,办公室工作人员需要熟悉党和国家关于高校工作的方针、政策,及时了解校、院行政工作基本情况及规章制度,掌握院行政、教学、科研、学生等方面的基本情况;做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作,将各类文件和公函等资料妥善保管和传递等。

1.2参谋和助手职能。

二级学院院领导大多是学术方面的专家或学科带头人,专业业务工作繁忙,二级学院行政管理方面的工作不可能事必躬亲,许多行政管理方面决策需通过办公室来提出组织实施意见。这要求二级学院办公室工作人员需有扎实的专业背景知识,了解、掌握工作动态,深入调查研究相关政策,把握决策取向,抓住重点问题,搜集整理与二级学院改革发展有关的新信息、新资料,做到有分析、有判断、有建议,对落实学校要求和本学院工作方向等提出参谋意见,对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对措施,为领导决策提供具体依据。对职能部门的工作动态、兄弟学院成功经验和失误教训、学院内部信息反馈及时了解和掌握,为领导科学决策提供帮助。同时还承担“善后”服务,发挥好助手作用,但在工作中要明确与领导从属关系,切忌越俎代庖。

1.3协调职能。

工作中职能部门与学院、领导与教师之间所处的位置、立足点不同,对一些问题的认识和处理可能存在分歧,易产生矛盾,二级学院办公室工作人员需要在协调、沟通上下足功夫,承担工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作,协调工作中需主次分明,明确重点,围绕师生关注的热点和难点问题,做好日常工作的目标任务,消除矛盾,加强管理过程中环节配合,消除不和谐现象,审时度势,以与时俱进、积极进取的精神状态保证各项工作顺利开展,形成宽松和谐的育人环境。

1.4宣传职能。

二级学院办公室是二级学院的“窗口”,主要联系渠道就是与同行、合作单位、学生家长之间的联系。在市场经济条件下,高校之间的竞争越来越激烈,社会、家长、学生的需求日新月异,必须加强自我宣传,树立形象,创造良好的舆论氛围,通过各种媒介传达校院有关方针、政策及办学策略和措施,将学院的各项成果能够及时、全方位地向社会各界展示。

1.5服务职能。

二级学院办公室工作人员需树立以人为本、科学发展、服务第一的观念,通过对二级学院领导、师生、院内外各部门等对象的服务,实现工作职责。工作中需具备主动服务意识,提高服务质量,做一个踏实的服务员。妥善处理好与师生的关系,及时传达学校的教学科研信息,始终绷紧为师生服务这根弦,给学生以理解和关怀,充分发挥服务育人的功能,主动深入各层面,了解师生工作中遇到的困难,在职权范围内的设法加以解决,在职权范围外的及时反馈给领导和上级部门,争取按时解决,避免类似问题扩大化,避免矛盾扩大化。

2.二级学院办公室工作特点

2.1时间性强。

二级学院办公室工作人员工作时间具有不确定性。现代社会越来越强调时效性,校机关职能部门、学院领导在下达任务时就已将工作的完成时间作了明确规定,需在规定时间内完成,时间紧、任务重,更有可能同时下达多个紧急任务,给二级学院办公室工作人员完成工作任务带来了难度。比如接待工作,要求办公室所有人员放下手头工作,全体出动,解决问题。在规定时间内完不成任务或完成质量不高都会使工作效能大打折扣,影响全局工作,影响部门整体形象。因此加班加点、牺牲休息时间完成工作任务成为家常便饭。

2.2工作要求高。

二级学院办公室工作涉及面广,无论是学校各机关职能部门,还是兄弟二级学院、联系单位、领导均对办公室给予很高期望值,希望在工作过程中,遇到各类问题均能迎刃而解,高质量地完成各项任务。但二级学院办公室工作是多向性多功能的结合,要求办公室工作人员知识和技能结构也具有多样性,需要具备“通才”和“专才”统一体的工作人员推动工作开展,事实有些是难以企及的,工作难度也相应加大。

2.3工作量大。

在多校区办学的现行管理体制中,学校职能部门与二级学院的工作联系就是通过二级学院办公室开展起来的。二级学院办公室不仅要做好二级学院领导的参谋和助手,而且要承担二级学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室、人事处等下达的一切工作,各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、离退休工作、行政管理、工会等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。除了日常的教学运行工作和学生管理工作外,教学的规章制度需要办公室及时传达,与此同时,二级学院在发展建设过程中遇到的形形问题,也需要二级学院办公室协调解决,承担的工作任务千头万绪,包罗万象。

2.4突发事件多。

办公室工作被动性强,突发事件多,处理事项既要符合领导意图,又要满足指标精神、办事程序,方式又不能擅自做主,这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度,加班加点成了必然现象。

3.提高二级学院办公室工作质量策略

3.1科学定位二级学院办公室职能。

任何一个组织要充分发挥潜能,使组织效能最大化,都必须科学划分和界定组织本所应有的职能,最终实现组织目标。二级学院办公室作为基层教学行政管理组织,所承担的工作任务日益繁重。为促进学校事业更好更快地发展,学校应重视科学划分和界定二级学院办公室的职能,对提高管理水平、提高办学质量具有重要意义。

3.2树立正确的管理理念。

正确的管理理念,要以服务为宗旨,以满意为目标。本着尽心服务的心态,以诚待人,尽心办事,慎思所行,慎行所欲。办公室工作有一定的被动性,需发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性,在被动中争取主动。主动工作的关键是总结和探索管理工作的规律性,发挥创造性,增强预见性,对有固定范围和程序的周期性工作,做好计划安排,按例行程序合理安排工作,对没有规定范围和程序的突发性工作,尽量做到有预案、有准备,减少盲目性,避免措手不及。

3.3建立健全规范的规章制度。

制度化建设是加强科学管理、提高工作质量和效率的重要手段,二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革需要,需在学校党政领导下,加强制度化建设,积极推进规范化管理,加快制度建设和制度创新步伐,建立和完养科学、合理的规章制度体系,根据管理工作的职责和特点,从规范程序、规范行为入手,强化内部管理,着重处理好外部关系,建立健全明确的岗位责任制度和规范有序的组织管理制度。

3.4提高工作人员的综合素质。

人是管理的核心,是一切工作的根本推动力量,人的素质直接影响到工作质量与管理效率。二级学院办公室的部分管理人员,并非专业出身,不能精通教学、行政管理的所有专业知识,办公室行政管理工作复杂多变,这就更要求办公室人员不断加强学习。需强化政治学习,努力提高政治素养;努力学习教育理论,熟知教育政策法规;加强现代知识和业务学习,全面涉猎与教育教学、现代管理相关的专业和业务知识。通过学习不断提升二级学院办公室整体管理水平。

3.5建立长效考评机制,积极开展科学考评。

强化激励机制,营造管理氛围。办公室工作是比较单调重复的职业,因此需建立必要的考评机制,提高全体办公室人员的积极性。建立科学完善的评价和考核指标体系,应根据学院办公室管理工作的实际,对各个工作岗位进行科学规范的工作分析,从而制定出一套科学的、具有可操作性的绩效考核指标体系;加强平时考核工作,作为年终考核的依据;重视考核结果反馈。听取对考核工作的意见和建议,帮助分析工作中的不足和成绩,充分发挥考核评价的作用。

3.6注重业务学习,强化人际沟通和团队意识。

办公室人员需注重自身素质的不断提高,学习现代管理知识,提高业务水平,工作中不做外行事。争取掌握各项业务知识,工作中争当多面手,提升服务能力。学院办公室综合工作中部分是常规事务性工作,工作人员在自己的职责范围内能够独立完成。而部分工作需要办公室人员合作才能完成,因此每个办公室工作人员都需要增强团队意识,把分散状态的人力、物力等资源有效地整合,实现办公室工作的高效运转。在工作过程中,建立良好的人际关系和轻松愉快的工作氛围,形成相互信任、相互适应、相互促进的环境,形成一支富有凝聚力的团队,提高工作效率。

4.结语

高校二级学院办公室的工作“细、繁、杂、忙”,要切实做好办公室的工作,工作人员必须了解办公室的工作性质、作用、特点及应遵循的基本原则,解放思想、更新观念、与时俱进,转换角色和转变工作作风,强化办公室的服务意识。增强服务功能,促进办公室管理的科学化、智能化、信息化、自动化、网络化,主动、高效、优质地做好办公室工作,使之真正起到管理枢纽和桥梁作用。

参考文献:

[1]杨映竹,江珍.新形式下高校二级学院办公室的科学管理探讨[J].长春理工大学学报(高教版),2009,(9):20-21.

[2]许巍.新时期高校二级学院办公室建设的思考[J].广东工业大学学报(社会科学版),2005,(9):300-301.

职业学校办公室例10

一、高校院系办公室管理工作特点及存在的问题

1.具有政策性和先导性，但办公室成员队伍整体素质不高

办公室不仅要执行上级政策、规章、文件和重要会议精神，还必须贯彻学校领导指示，所以，办公室的工作人员，要经常分析、了解和掌握本系统、本单位执行党和国家的方针、政策、法规的情况，办公室人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风，才能满足工作的要求，自觉地把学习掌握党和国家的方针政策当作自己的基本功，在工作中不断提高自己的政策水平。但在很多高校，办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅人员中选调，或是直接留校的本校毕业生，甚至是高职称人员的家属，绝大部分属于“半路出家”，且学历、经历各不相同，水平参差不齐，这些都不同程度地影响着办公室作用的有效发挥。

2.具有综合性和复杂性， 但缺乏有效的运行机制

院系办公室的工作繁多复杂， 大体可分为教学管理和行政管理两部分。教学管理包含教务管理、学籍管理、成绩管理、教学档案管理、教学督导、教学工作量核算等内容， 它不但要协助院系领导做好教学管理工作， 还要协调与主管部门的业务关系， 要求工作中不出差错、精益求精， 否则就会给教学工作带来不便。行政管理诸如公文收发、会议通知、来访接待、后勤保障、固定资产管理、图书资料管理、水电维修、设备维护、安全卫生、统计报表、日常考勤、教学办公资金的管理以及有关部门工作督促检查等， 每一项工作看起来都很琐碎， 但都很重要， 不容忽视。学院办公室工作的服务职能决定了这一特殊岗位的辅助性、从属性、被动性等特点， 进而决定了办公室人员在工作中遭遇心理挫折的不可避免性及较高的挫折率。究其原因， 主要缺乏一套健全的管理制度， 没有形成评价的标准和方法， 难以形成工作评估制度和激励机制， 导致整体工作水平提升缓慢。

3.具有科学性和服务性，但工作人员的管理服务能力难以提升

由于信息化的迅猛发展，使计算机和相关技术得到广泛应用，随着现代教育技术和高等教育水平的应用和提高，高校已经进入全方位的网络环境。这无疑对办公室的工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求，尤其是对办公室处理信息的时效性、系统性提出了新的要求。由于院系行政工作的事务性和琐碎性， 使得较多行政管理人员没有更多时间和精力投放在专业知识的学习上， 随着工作年限的加长， 由于缺少专业积淀， 产生失落感。同时，学院办公室工作人员缺乏横向交流，高校教师、科研人员的学术交流活动日益受到重视，但人们往往忽略了办公室工作其实也是一门“学问”。交流是必不可少的。没有交流， 就看不到自身差距， 满足于现状， 不利于提高。但现实是办公室人员的横向工作交流得不到重视， 很少有外出学习和交流的机会。这对高校办公室工作人员素质的提高以及学校管理工作的长远发展是不利的。

二、改进高校学院系办公室行政管理工作的对策

1.提高认识，重视学院办公室工作

一是领导和有关部门要充分认识学院办公室工作在高校整体工作中的基础地位和作用， 明确学院办公室的职责权限。为办公室配备精兵强将， 充分、全面地发挥学院办公室在“参与政务， 管理事务， 搞好服务”等方面的作用，使其真正成为领导的参谋和助手。二是学院办公室人员要进一步解放思想， 更新观念， 由管理型向服务型转变。在工作中要耐心细致、兢兢业业， 充分发扬不怕苦、不怕累和无私奉献的精神。

2. 加强队伍建设， 提高学院办公室工作人员的综合素质

（1） 加强学习， 努力提高政治素质。办公室上传下达文件、处理内外事务、协调各方面关系，都涉及党和国家的方针政策以及学校内部的规定等， 所以必须从政治的高度， 认真学习党和国家方针、政策， 把握其精神实质， 努力提高自身的政治鉴别力和决策能力。

（2） 通过岗前及在岗业务培训， 加强对学院办公室人员的业务学习和培训，提高工作人员的业务工作能力。高校院系办公室人员要干好本职工作， 充分发挥办公室作用， 就必须有精湛的业务能力。对工作人员有计划地加以培养和训练， 同时加强考试及考核， 会极大地促进工作人员业务能力的提高。

（3）工作人员自身也要加强学习， 努力提高自身的组织沟通和协调能力。组织沟通和协调是院系办公室的工作职责， 也是行政管理工作水平的集中体现。在工作中， 工作人员要秉承全局观念， 把握原则性和灵活性的有机结合， 处理好各种矛盾。加强与各职能部门的联系， 沟通过程中要讲究方法与艺术。

3.健全完善各项规章制度， 促进管理工作的规范化

建立严格的规章制度及考核制度， 保证管理工作的科学、规范及有序。建立健全各项规章制度， 把办公室工作纳入规范化、科学化的轨道， 是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。明确办公室各岗位的工作职责， 把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体人身上， 做到岗位到人，责任到人。还要有配套的监督、考核、奖惩等制度来保障岗位职责的落实， 充分调动办公室人员工作的积极性。建立健全对学院办公室人员的教育培训制度。