协会办公室主任工作例1

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-08-00-01

办公室主任是煤电集团的一个重要岗位，随着我国社会的不断发展，办公室主任不仅改变传统的工作模式，并且在一定程度上对工作范围进行了相应的扩大以及缩小。[1]其中，办公室主任工作的顺利开展是协调工作的重要组成部分，只有对协调工作安排得当，才能从根本上促进办公室业务的发展。所谓的协调，主要是指管理者在利用相应的方法以及措施中，对企业各个部门进行统一管理，使其相互配合，从而促进办公室业务的顺利发展。企业办公室主任在党政领导之间有着重要的意义，从工作角度而言，办公室主任无论参加政府还是管理，都应该积极掌握工作的基本原则以及方法，从而掌握好协调工作中所存在的艺术性，从根本上保证企业办公室主任顺利完成各项工作。

一、企业办公室主任协调工作的主要内容

（一）统筹安排对外工作。统筹安排对外工作是企业办公室主任协调工作的重要组成部分，简而言之，统筹安排对外工作也被称为计划协调，主要是指办公室主任对党务工作以及对外工作进行计划的制定以及执行的制定。[2]办公室主任在统筹安排对外工作中，企业办公室主任的基本任务主要有：与相关职能部门以及业务部门对拟定的计划进行协调，提出每个员的见解，从而将意见进行统一，实现统筹安排对外计划的准确性以及稳定性。但是，由于计划在实施的过程中由于受到环境以及人员等诸多要素的影响，从而会在一定程度上出现不同步现象，针对这种，情况，办公室主任要积极联系其它部门，对问题进行解决，从根本上促进对外工作的发展。

（二）对日常事务进行管理。企业办公室主任在进行工作时，对日常事务进行管理是最为重要的内容之一，办公室主任在对领导的日常事务进行管理中，可以保证领导工作的准确性，并且会在一定程度上促进整个企业的发展与创新。就目前而言，企业领导由于考虑事物的角度不同，与办公室主任交流的程度不够，从而导致在诸多事项安排中存在矛盾。面对这种情况，就要求办公室主任要对领导的生活习惯以及工作习惯进行了解，对领导的行程安排进行安排，不仅如此，在对日常事务进行管理中还要保证整个工作的全面性、针对性、原则性以及灵活性。除此之外，办公室主任对文件进行整理以及管理中，要从根本上避免出现混乱现象，只有如此，才能保障日常事务的顺利进展。

（三）对车队进行管理。办公室主任在对工作进行协调时，工作协调时极其重要的，其中，对车队进行管理便是工作协调的重要组成部分。就办公室成员而言，不仅要遵守规章支队，对合作机构进行合理设置，并且要配合办公室主任进行车队管理，从而保证办公室管理系统在整体有效中得以发挥。办公室主任要对车队进行统一管理与安排，保证每一辆车辆的顺利使用，除此之外，办公室主任要对车辆进行定时维修与清洁，从未保证每一辆车辆在安全的基础上进行工作的巡查以及调研。

（四）进行对外接待的安排与管理。随着我国煤电企业的不断发展，越来越多的外来企业会获取经验而对此进行调查与调研，这个时候，办公室主任最为主要的任务便是对外来企业以及领导进行接待安排，对其进行关系的协调与处理，从而使人际关系协调成为办公室主任的重要工作之一。[3]由于每一个外来企业以及领导在认识、个性、经历以及年龄中存在着较大的差异，从而导致所处地位的不同，因此，办公室主任在对外来企业与领导进行接待之前，要对其进行详细的了解，对每一个人员进行深度挖掘，从而保证对外接待工作的顺利开展。

二、企业办公室主任协调工作的主要特点

（一）内容具有多样性。企业办公室主任是企业发展的重要支柱，企业办公室主任不仅具备具有内部的协调工作，并且还具有外部的协调工作；不仅可以横向发展，并且还可以纵向发展；不仅对工作进行协调处理，并且对人际关系进行处理。随着我国社会的不断发展，我国企业管理体制在不断深入中不断发展，这个时候，企业办公室主任无论是在信息还是组织上，都起到了重要的作用。

（二）形式具备多样化。在企业之中，由于协调对象的不同，协调的范围便得到缩小。但是，随着我国企业协调水平的不断发展，企业办公室主任在进行协调时，所利用的沟通手段不断增多，并且还在一定程度上具备相应的技巧能力。[4]这种情况就使得企业办公室主任能够将企业的协调以及非协调进行有机结合，从而使工作更加制度化以及规范化。

三、企业办公室主任在工作中所体现的协调艺术

（一）积极处理务实以及务实的关系。从本质上而言，企业办公室的工作便是务实的工作，只有对每一件事情进行协调处理，才能保证办公室业务的顺利开展。如果办公室主任不具备认真、细致的工作作风，那么，即便是一件很小的事情也无法进行处理。与此同时，如果只务实，不务虚，也无法从根本上促进企业业务的发展，因此，要对务实与务虚进行有机结合，对每一件事情进行深度考虑，才能从根本上掌握事物发生的根本原因，才能从根本上促进企业的发展。

（二）处理好原则性与灵活性的关系。企业办公室主任要对工作进行全面分析，在把握基本原则的基础上对此进行矛盾的解决。[5]与此同时，企业办公室主任在对日常事务进行处理时，要对其讲究原则，并且要根据每个时期的特点对工作进行协调处理，在保证食物具备原则性以及灵活性的基础上，改善各方的关系，积极制定合适的计划，从而圆满完成整个协调工作。

参考文献：

[1]袁德慧.浅谈企业办公室主任的协调工作与协调艺术[J].铜陵职业技术学院学报，2012，02：40-41

[2]陈定勇.企业办公室工作协调艺术[J].企业技术开发，2013，14：55+63

协会办公室主任工作例2

一、企业办公室主任协调工作的主要内容

（一）统筹安排对外工作。统筹安排对外工作是企业办公室主任协调工作的重要组成部分，简而言之，统筹安排对外工作也被称为计划协调，主要是指办公室主任对党务工作以及对外工作进行计划的制定以及执行的制定。[2]办公室主任在统筹安排对外工作中，企业办公室主任的基本任务主要有：与相关职能部门以及业务部门对拟定的计划进行协调，提出每个员的见解，从而将意见进行统一，实现统筹安排对外计划的准确性以及稳定性。但是，由于计划在实施的过程中由于受到环境以及人员等诸多要素的影响，从而会在一定程度上出现不同步现象，针对这种，情况，办公室主任要积极联系其它部门，对问题进行解决，从根本上促进对外工作的发展。

（二）对日常事务进行管理。企业办公室主任在进行工作时，对日常事务进行管理是最为重要的内容之一，办公室主任在对领导的日常事务进行管理中，可以保证领导工作的准确性，并且会在一定程度上促进整个企业的发展与创新。就目前而言，企业领导由于考虑事物的角度不同，与办公室主任交流的程度不够，从而导致在诸多事项安排中存在矛盾。面对这种情况，就要求办公室主任要对领导的生活习惯以及工作习惯进行了解，对领导的行程安排进行安排，不仅如此，在对日常事务进行管理中还要保证整个工作的全面性、针对性、原则性以及灵活性。除此之外，办公室主任对文件进行整理以及管理中，要从根本上避免出现混乱现象，只有如此，才能保障日常事务的顺利进展。

（三）对车队进行管理。办公室主任在对工作进行协调时，工作协调时极其重要的，其中，对车队进行管理便是工作协调的重要组成部分。就办公室成员而言，不仅要遵守规章支队，对合作机构进行合理设置，并且要配合办公室主任进行车队管理，从而保证办公室管理系统在整体有效中得以发挥。办公室主任要对车队进行统一管理与安排，保证每一辆车辆的顺利使用，除此之外，办公室主任要对车辆进行定时维修与清洁，从未保证每一辆车辆在安全的基础上进行工作的巡查以及调研。

（四）进行对外接待的安排与管理。随着我国煤电企业的不断发展，越来越多的外来企业会获取经验而对此进行调查与调研，这个时候，办公室主任最为主要的任务便是对外来企业以及领导进行接待安排，对其进行关系的协调与处理，从而使人际关系协调成为办公室主任的重要工作之一。[3]由于每一个外来企业以及领导在认识、个性、经历以及年龄中存在着较大的差异，从而导致所处地位的不同，因此，办公室主任在对外来企业与领导进行接待之前，要对其进行详细的了解，对每一个人员进行深度挖掘，从而保证对外接待工作的顺利开展。

二、企业办公室主任协调工作的主要特点

（一）内容具有多样性。企业办公室主任是企业发展的重要支柱，企业办公室主任不仅具备具有内部的协调工作，并且还具有外部的协调工作；不仅可以横向发展，并且还可以纵向发展；不仅对工作进行协调处理，并且对人际关系进行处理。随着我国社会的不断发展，我国企业管理体制在不断深入中不断发展，这个时候，企业办公室主任无论是在信息还是组织上，都起到了重要的作用。

（二）形式具备多样化。在企业之中，由于协调对象的不同，协调的范围便得到缩小。但是，随着我国企业协调水平的不断发展，企业办公室主任在进行协调时，所利用的沟通手段不断增多，并且还在一定程度上具备相应的技巧能力。[4]这种情况就使得企业办公室主任能够将企业的协调以及非协调进行有机结合，从而使工作更加制度化以及规范化。

协会办公室主任工作例3

一、作为办公室人员，完成基本任务情况。

1、辅助决策。这是办公室最重要的任务。为了决策的正确性、可行性。我坚持搞好调查研究，及时发现新问题、掌握新情况、总结新经验，为领导提供有价值的信息，帮助领导制定规划，参与管理，协助领导抓好中心工作。在辅助决策的过程中，我一直坚持办文准、办事稳、情况实、注意慎的原则。

2、起草公文。做好文秘工作也是办公室的重要任务。在过去的一个学期里，我积极为领导拟定讲话初稿、规章制度等。

3、接待工作。这是办公室必不可少的日常事务工作。接待工作的好坏将直接反映本单位的工作作风和外在形象。搞好接待工作可以使单位改善外部环境，扩大对外影响，树立良好的形象。为此我努力做到待客诚恳、热情、细致，保证了每次接待工作的顺利完成，努力为学校创造一个良好的对外形象。

4、会议管理。办公室是会议工作的主要组织者。不论是全校师生参加的大型会议，还是部分教师、职工参加的中型会议，以及领导班子成员参加的小型会议，我都是会前认真准备(下通知、拟写会议程序和主要领导讲话稿、布置会场等);会中准确地记录、热情周到的服务;会后及时清理会场、督促落实会议精神、搞好调查研究。

二、作为办公室主任，履行基本职责情况。

1、承办职责。办公室是一个单位的综合办事机构，承办职责是办公室主任的首要职责。也正因如此，我在过去的一个学期里主要承办的事项有:①领导层的集体决策和领导个人交付办理的事项。②牵涉面广、归属不太明确、其他职能部门不便于也不宜承担的事项。③教办等上一级办公室交办的事项。④党支部、教导处、总务处、少先队、年级组等职能部门交办的事项。⑤教师、职工转办的事项。不论承办哪一事项我都坚持严肃认真、从速办理的原则，能直接办理的直接“主办”，不能直接办理的联合各职能部门“会办”。从未拒绝过任何一件交办事项，从未耽误过任何一件交办事项。虽然在承办过程中也遇到过这样那样的困难，但经过多方克服，最终还是能较好地完成各类承办事项。

2、参谋职责。参谋职责是办公室主任在辅助领导决策过程中应承担的重要职责。当好领导的“参谋”对办公室主任而言，责无旁贷。为此，我积极进行调查研究、收集各方信息，把调查中获得的大量第一手资料进行综合分析，及时向领导反馈，协助领导决策。决策公布之后，还通过调查研究，了解和掌握决策意见的执行情况，及时发现问题，有针对性地进行调整。

3、管理职责。作为领导工作的协助者和参谋，办公室主任既要参与政务，又要承办大量的事务，事务管理是办公室主任不可推卸的责任。因此，不论是与领导工作有关的活动，还是其他职能部门不管的杂事，我都做到了主动加以关注、协调。也正如有人所说的:“办公室看上去游离于各种管理之外，实际上又存在于各种管理之中”。

协会办公室主任工作例4

何谓办公室工作?办公室在整个学校中处于什么地位、发挥什么作用?办公室的基本任务有哪些?办公室主任的职责又如何?回答这一连串的问题是做好办公室工作的第一步。通过学习办公室专业知识，我懂得了办公室是协助领导办理专门事项、辅助和协调整个日常工作的部门，在一个单位中处于中枢和要害部位，是沟通上下的咽喉，联系左右的纽带，对外交流的窗口，传递信息的中枢，领导决策的外脑和处理日常事务的手足。办公室的基本任务是参与政务、管理事务、搞好服务，具体地说有：辅助决策、管理事务、起草公文、协调关系、调查研究、收集信息、制定规章制度、管理会议、收发信函、接待来访、招待客人、安排车辆、整理文档等。办公室主任的具体职责是：承办、参谋、管理、协调。下面我就谈一谈我是怎样完成基本任务履行基本职责的：

一、作为办公室人员，完成基本任务情况。

1、辅助决策。这是办公室最重要的任务。为了决策的正确性、可行性。我坚持搞好调查研究，及时发现新问题、掌握新情况、总结新经验，为领导提供有价值的信息，帮助领导制定规划，参与管理，协助领导抓好中心工作。在辅助决策的过程中，我一直坚持办文准、办事稳、情况实、注意慎的原则。

2、起草公文。做好文秘工作也是办公室的重要任务。在过去的一个学期里，我积极为领导拟定讲话初稿、规章制度等。

3、接待工作。这是办公室必不可少的日常事务工作。接待工作的好坏将直接反映本单位的工作作风和外在形象。搞好接待工作可以使单位改善外部环境，扩大对外影响，树立良好的形象。为此我努力做到待客诚恳、热情、细致，保证了每次接待工作的顺利完成，努力为学校创造一个良好的对外形象。

4、会议管理。办公室是会议工作的主要组织者。不论是全校师生参加的大型会议，还是部分教师、职工参加的中型会议，以及领导班子成员参加的小型会议，我都是会前认真准备(下通知、拟写会议程序和主要领导讲话稿、布置会场等)；会中准确地记录、热情周到的服务；会后及时清理会场、督促落实会议精神、搞好调查研究。

二、作为办公室主任，履行基本职责情况。

1、承办职责。办公室是一个单位的综合办事机构，承办职责是办公室主任的首要职责。也正因如此，我在过去的一个学期里主要承办的事项有：①领导层的集体决策和领导个人交付办理的事项。②牵涉面广、归属不太明确、其他职能部门不便于也不宜承担的事项。③教办等上一级办公室交办的事项。④党支部、教导处、总务处、少先队、年级组等职能部门交办的事项。⑤教师、职工转办的事项。不论承办哪一事项我都坚持严肃认真、从速办理的原则，能直接办理的直接"主办"，不能直接办理的联合各职能部门"会办"。从未拒绝过任何一件交办事项，从未耽误过任何一件交办事项。虽然在承办过程中也遇到过这样那样的困难，但经过多方克服，最终还是能较好地完成各类承办事项。

2、参谋职责。参谋职责是办公室主任在辅助领导决策过程中应承担的重要职责。当好领导的"参谋"对办公室主任而言，责无旁贷。为此，我积极进行调查研究、收集各方信息，把调查中获得的大量第一手资料进行综合分析，及时向领导反馈，协助领导决策。决策公布之后，还通过调查研究，了解和掌握决策意见的执行情况，及时发现问题，有针对性地进行调整。

3、管理职责。作为领导工作的协助者和参谋，办公室主任既要参与政务，又要承办大量的事务，事务管理是办公室

主任不可推卸的责任。因此，不论是与领导工作有关的活动，还是其他职能部门不管的杂事，我都做到了主动加以关注、协调。也正如有人所说的："办公室看上去游离于各种管理之外，实际上又存在于各种管理之中"。

协会办公室主任工作例5

一、当前检察院办公室工作现状

（一）主要职能与综合职能交叉

当前，办公室工作除围绕检察中心工作，当好党组决策的参谋助手外，还承担着统筹协调等事务性服务的任务。在服务范围上，有站在党组的角度以文辅政、服务决策的职能，此谓主要职能；有作为综合办事机构处理各类具体、琐碎事务的责任，此谓综合职能。承担主要职能时，如撰写人大报告、领导讲话等，都必须由办公室负责起草，这就要求办公室人员学会换位思考，能够在深入了解业务处室工作情况的前提下，站在党组的高度思考和把握问题的大方向；承担综合职能时，如档案、保密管理、日常办会办事中的各种事务性工作，有要求办公室人员处理问题能够耐心细致，严把程序，合理高效。

（二）职能定位进一步提高

根据北京市检察机关办公室会议精神，当前办公室工作应做到“服务大局有高度、思考谋划有深度、服务业务有广度”，根据这一职能定位，办公室工作已从原来的办文、办事、办会，应付各类综合工作，并多以事务性为主，向参与中心工作，当好领导助手转变，逐渐形成集参谋助手、信息研判、科学管理于一体的全院统筹协调部门。因此，办公室工作要求提高，服务内涵不断加深。

（三）工作质量、效率并重

办公室工作繁杂多样，除承担常规工作时要严把质量；在完成一些时间紧迫、工作量大的临时任务时，更应确保高效、优质、规范。特别是全院性的重大活动、临时安排的重要接待以及相应的讲话材料准备方面，都必须根据上级要求，分清主次、有序安排，不忽略任何细节问题。

（四）队伍流动交流少，平均年龄偏大

当前检察院办公室中普遍存在平均年龄偏大，干警交流缓慢的情况。年龄大的干警比较循规蹈矩，也有经验；而新进办公室的年轻干警，接受传统和规矩相对较少，思维更加活跃。因此需要了解办公室队伍的结构特点，有的放矢地调整人员，开展工作。通过不断强化办公室干警的业务技能，尤其注重提高他们的综合素质，使办公室干警努力做到能办大事、会办难事、敢办新事。

二、做好检察院办公室工作的解决思路

（一）借助工作载体、创新工作机制营造积极的工作氛围

如上所述，办公室工作繁杂，事务性工作繁多，工作性质决定了提高办公室工作效率的一种方式是借助有效的工作载体，如各类形式的活动来营造做事的积极氛围。通过丰富载体的内涵及形式，将工作中一些运行、管理要素及要求都纳入其中，把干警的积极性和主动性充分调动起来。

此外，应当通过建立持久可行的工作机制来营造氛围。相对于丰富多变的工作载体，工作机制是一种根本性的能够起到长远规范作用的措施，检察院办公室要实现顺畅运转，尤其需要完善的机制作保证。如，根据当前的工作质量考核要求，建立提前筹划机制，体现工作的预见性，确保工作成绩的稳定性；根据当前维稳形势，对突发情况和敏感案件建立健全预警及快速反应机制，做到从容应对、处置得当；根据当前检察院办公室工作范围日益扩张，工作要求日益提高的现状，建立健全精细运作机制，实现办公室干警处理事务的严密性。

最后，应当大力提倡以创新之风带动工作氛围。办公室工作要做出令人耳目一新的成绩，必须强化创新意识。考虑到办公室日常工作大都是常规性工作，而办公室也有很多年龄偏大的老干警，如果仅仅是按部就班，总用老办法解决问题，没有创新思路，就不可能有效应对当前检察工作中出现的各类新问题，难以实现高效运转。所以，办公室工作应不断创新思路，拓宽视野，使常规工作能够推陈出新，将各项工作在继承中探索，在探索中创新，在创新中发展。

（二）建立高效的运行机制，利用好统筹兼顾这一根本工作方法

办公室工作千头万绪，要建立健全工作流程，实行链条式管理。办事流程应当做到规范化，对信息调研、公务接待、档案管理、值班安排、机要保密、领导交办事项等日常工作都要做出具体规定，做到井井有条、忙而不乱；办文流程要制度化，从草拟、修改、核对到签发都要形成制度，确保内容准确无误、文字简明精练、格式规范标准；办会流程要清晰化，力争办会零失误。

此外，应当利用好统筹兼顾这一办公室工作的基本方法。办公室工作点多线长面广，如果不分轻重缓急，工作就难以取得突破。要善于抓重点带一般，强化精品意识、精细意识，全力以赴抓好重要文稿起草、重要信息报送、重要会议和重大活动筹办，努力实现重点突破、以点带面、整体推进。

办公室综合处置工作还要强调“细节”二字。对办公室工作而言，即使一些很平凡的琐事、很微小的细节，稍有差错也可能影响全局。因此，办公室干警要有“尽小者大慎微者著”的观念，不但坚持从大处着眼，还要坚持从小处着力，力求把工作做细做好。在检察院办公室内强化部门干警“办公室工作无小事”的意识，培养认真处事、精益求精的习惯，力求各项工作做到审慎周全。

（三）办公室队伍建设应当摆脱流动少、交流少，年龄大的困境

检察院办公室多面对人员流动缓慢，年龄结构偏大这一问题，但是办公室日益提高的工作难度要求其人员队伍必须实现流动有序，年龄结构优化。办公室人员首先应当提高自身要求，在工作中加强素能培养；各级领导也应重视对办公室干部的选拔培养，对做事稳妥、能力优秀、不事张扬的同志提拔起来；必须提及的是，院办是整个检察院的神经中枢，全面接触全院各类事务，办公室的工作能够使一名干警具有大局观念和统筹意识，因此办公室也应当成为干部培养、储备和交流的中心，政治人事部门应当根据检察人才的成长规律和干部使用特点，加强干警交流工作，把业务处室的优秀干警充实到办公室来，同时将办公室的优秀干警交流到业务岗位上进行培养，畅通检察院办公室干警的进出通道，拓宽检察干警的成长渠道，通过吐故纳新、新老交替，实现办公室队伍的严进高出。

三、提高办公室主任作为工作核心的综合处置作用

检察院办公室是全院各项综合工作的集中之处，同样，不免也是各部门错综复杂矛盾的交汇点，院办主任自然成为各类诉求的集中地和协调沟通的关键角色。为全院工作大局，办公室主任的综合处置工作应站在高位，按照全院工作一体的原则，突出协调沟通的前瞻性和实效性。因此，办公室主任不但要做好办公室内部运转协调的“润滑剂”，消除内耗；还要做好全院协调的“黏合剂”，增进和谐；更要做好本院与上级院和外单位公关协调的“催化剂”，广建平台。

（一）坚持原则性与灵活性的统一

在协调沟通中首先应确定一个根本准则，考虑到所协调内容、对象和利益的不同，协调方式很难一成不变，做到与既定目标完全相符。此时应听取意见和合理要求，在不违反基本原则和检察工作大局的情况下，适当调整、灵活处理、兼顾各方，最终解决问题。

（二）从办公室工作本身所需的沟通协调来看，办公室工作内容的多样性决定了沟通方式的多样性

工作内容大致涉及综合协调、信息写作、公文起草、数据统计、档案管理、机要保密、会议承办、值班安排、公务接待、事务服务许多方面。办公室主任作为全院沟通协调的中心，要讲究协调艺术。全院协调应把握住一盘棋的思路；办公室外部环境协调要力在为本处室营造良好的外部环境。针对不同的协调对象，应区别人物和事务的不同，采取不同的协调方法，以收到良好的协调效果。

（三）办公室主任应以中层干部的角度来对待沟通协调

中层干部对下代表组织，对上代表本部门。中层领导连接上下的特殊性，决定了中层领导必须做好沟通协调工作，这种沟通包括跨处室的沟通、处室内的沟通以及与上层领导的沟通。沟通的根本目的在于为工作的更好开展来解决问题，而中层干部解决问题的出发点应当是维护全院整体利益的同时，保证处室内成员的各项利益。因此，处室内的沟通也很重要，对下属的工作情况、思想动态和生活困难，中层干部都应适当了解和掌握，并做到积极的指导、协助和关心。

办公室主任在上下级的沟通协调上，首先要理顺上情下达与下情上传的关系，保持与上级沟通的渠道畅通，确保上情能够下达，同时应经常与下属沟通，对办公室的总体工作情况和下属的基本生活情况了然于胸，将两者有机结合起来，不但能够让上级领导了解和理解办公室的工作性质和工作情况，以获得领导的支持和关注，也在上情下达时更加结合办公室的实际情况，灵活有创造性地工作。

其次，办公室主任应该是办公室干警意见的收集人和工作机制的完善者，普通干警作为各项具体工作的操作者和实践人，对现有的工作机制是否具有合理性有着直观和理性感受，办公室主任应当及时收集反馈，使得办公室的工作机制能够遵循“从下到上，再从上到下”这一完整客观的形成规律，在反复实践和修改中发现并解决问题。

此外，办公室主任还应当善于平衡上级领导和部门干警的期望，多角度考虑问题，做到对上级和部门干警的双向负责，通过带领部门干警为全院做好各项工作、提高考核成绩，同时合理地为部门干警谋求福利和进步空间，这样才能既得到上级领导的认可，又得到部门干警的拥护。

协会办公室主任工作例6

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.067

[中图分类号]G647.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-00-01

良好的沟通对于协调办公室工作具有促进作用，有效的沟通交流是开展各项办公室活动的基础。如果办公室主任的沟通协调能力出现问题，很可能在学校出现紧急情况时，无从下手。沟通协调艺术的使用不仅能处理人际关系，还能缓解矛盾。因此，办公室主任要掌握这项艺术，在面对高校领导、高校各系主任和办公室内部工作人员时，采用不同的沟通协调手段。

1 面对高校领导时的沟通协调艺术

高校院系的办公室主任需要协调好和高校领导间的关系，对于高校领导的指示和意图，要懂得分析和领会。结合不同高校领导的处事风格、处事能力、处事习惯等，分析高校领导的个性特点，懂得利用沟通协调艺术，明确领导意图，并积极配合领导完成任务。实际工作中，高校领导之间难免出现分歧和矛盾，此时，作为院系的办公室主任经常要扮演“灭火器”的角色，针对问题的矛盾进行沟通协调。如果领导间的矛盾非常严重，且不断加剧，系办公室主任一定要在了解清楚原因的情况下，进行劝导，避免妄下评论，导致矛盾恶化。当领导间的矛盾没有出现好转时，办公室主任一定要发挥“灭火器”的功能和作用，竭尽所能地帮助领导化解矛盾。作为领导的得力下属，办公室主任在履行职责时，一定要客观真实地传达大家的要求，并提出自己的看法等，做到“动之以情，晓之以理”，有效发挥沟通协调艺术的作用，使领导能欣然接受。系办公室主任一定要善解人意，及时了解领导心中所想，并要懂得顾全大局，将维护领导间的团结作为首要任务。如果因为工作失误，导致领导间的矛盾，一定要勇于承担责任。如果不是自己的原因，也一定要首先考虑领导之间的团结，适当转移话题;或劝导情绪不是太激动的一方先行离开，稍后再议，避免领导的形象受损，有失身份。采用有效的方式进行沟通协调，帮助领导解决实际问题。

2 面对高校各系主任时的沟通协调艺术

系办公室主任应把握好与高校各系主任之间的关系，做到谦虚，彼此尊重。正所谓“尊重别人，就是尊重自己”，进行沟通交流时，要懂得倾听他人的意见，尊重他人看法，避免独断独行。良好沟通的基础就是彼此尊重，开展各项活动时，一定要发挥积极合作、互相配合、互相支持的精神，一旦出现自己能力范围内无法解决的问题，系办公室主任应主动协调沟通，寻求各系主任支持和配合，并向高校的领导及时反映，寻求领导的帮助，在领导和各系主任的共同配合下，使活动能顺利开展。遇到问题时，办公室主任应主动沟通，沟通时一定要把握好时间和地点，尽量选择在各系主任的办公室进行商讨，尽量选择各系主任不忙时，避免在各系主任上课前或较忙时，仓促地进行沟通协调，因为此时的协调通常无法得到满意的效果。选择好时机进行沟通协调时，需要注意对方的态度，一旦各系主任态度强硬，需要办公室主任充分发挥沟通协调艺术，巧用幽默的方式调节气氛，冲淡他们的消极情绪，积极化解矛盾，灵活运用规劝疏导式协调、命令式协调、建议式协调、会议式协调、商榷式协调、随机式协调和沟通式协调等协调方法，解决实际问题。

3 面对办公室工作人员时的沟通协调艺术

院系的办公室主任与办公室的工作人员的关系，关系到办公室气氛的和谐友好，同样有助于办公室各项活动和工作的顺利开展。行为的引导有时比语言的引导更具有实际效用，系办公室主任作为办公室工作人员的领导者，一定要以身作则，树立好榜样的作用，积极遵守高校的各项规章制度，带领办公室工作人员积极努力工作。系办公室主任在日常生活中，应多与办公室工作人员进行沟通交流，了解他们的工作进度和工作中遇到的困难，懂得做一个“聆听者”，耐心听取工作人员的想法和看法，并及时给予正确的意见或引导。合理运用沟通协调的方式，有助于系办公室主任解决工作人员间的矛盾。例如，办公室工作人员之间产生矛盾，系办公室主任进行沟通协调时，需要结合实际情况选择合适的沟通方式。如果因为私人原因产生矛盾，需要通过“交叉沟通”的方式，分别与矛盾双方进行沟通，了解事情的具体情况，帮助矛盾双方分析引起矛盾的原因，并积极寻求解决方法;如果不是私人原因产生的矛盾，而是因为公事，就需要系办公室主任选择恰当的时机做“和事佬”，让矛盾双方当面沟通交换意见，并且共同协商。此时，系办公室主任需要积极地进行劝导，协调矛盾双方，最终达到解决矛盾的目的。

4 结 语

沟通协调是一门艺术，能化解生活中的矛盾，高校院系的办公室主任如果能掌握沟通协调艺术，有助于促进与领导、各系及办公室工作人员之间的团结与合作。合理运用沟通协调艺术解决工作中遇到的问题，能帮助办公室主任提高工作效率，从而帮助高校顺利开展各项活动。

主要参考文献

协会办公室主任工作例7

办公室可以总结为三个中心，即：后勤中心、事务中心、政务中心，其“中心”地位的特殊性，使办公室工作能否正常、高效的运行，关系到单位的工作执行力和领导的决策力，甚至有关单位形象和领导威信。因此，办公室主任作为办公室的直接管理者，应该具备怎样的素质，以保障办公室工作的有效开展，成为上至党政机关下至企事业单位的领导们普遍关心的问题。

在电脑和网络都非常普及的当今社会，办公室主任的各项素质与技能要求，都与电脑和网络的应用分不开。特别是目前流行的协同化OA软件，因为其许多基础工作与办公室管理息息相关，已经成为我公司办公室主任提升自身综合素质的重要辅助工具。协同软件是辅助多人多组织共同完成一项事务的新兴管理软件，OA（办公自动化）是其基础的应用之一，协同软件目前的应用重点是：公文管理、日程管理、信息共享与交流，这三个应用重点都与办公室主任的日常工作有密切关系，因此协同OA对于提升办公室主任的综合素质，在这方面，我们公司是很受益的。

以下办公室主任应具备的三项基本素质，我想都可以通过学习和使用协同OA软件来得到提升。

1、公文处理能力。

良好的公文的处理能力，是办公室主任必须具备的首要素质。在日常工作中，办公室主任需要经常起草、审核、一些管理制度，是单位里的政策推进者，和领导的言论喉舌。除此以外，办公室主任还要经常上传下达上级领导、本单位领导、本单位各部门间的工作意见和精神，这些意见和精神绝大部分以公文形式存在。

目前市面上主流的协同OA软件，公文管理都是以单独的模组另列出来，显示出公文管理在协同OA中的重要性。以我国产品竞争力位居第一的复旦协达为例，公文管理不仅是其重要功能模组，而且做得非常细化，按日常应用习惯将公文分为：收文、发文、传阅、签报四大类型分别管理，依据国家相关要求和规定，对常用收发文提供可快速调用的模版，包括：令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，以及传阅、签报的各步骤过程管理，都在复旦协达的协同OA中能够找到对应处理功能。协同OA中的公文管理，能够显著提高办公室主任公文处理的能力，有效帮助办公主任提升综合从业素质。

2、时间管理能力。

办公室主任要为自己本人和上级领导精心安排时间、日程，使时间浪费降到最低程度，同时又要顾及领导的工作强度，做到时间安排松驰有度。我们公司使用的是复旦协达的协同软件．我们了解一下，包括复旦协达在内的等主流的协同OA软件，对于人员的时间管理比较细致，包括了时间的计划、时间自动提醒、时间和日程的视图、日程安排的共享和检索、重复安排的警告等等。除了个人时间安排以外，会议室、小汽车等共享资源的使用时间和日程安排，也是办公室主任日常主要工作之一。我们用复旦协达的协同OA软件的感受是：在共享资源的使用时间安排上也考虑比较周全，对会议室、小汽车等共享资源的使用情况、使用量和使用时间计算等，都有比较完善的体现。协同OA能够以软件为工具，加强办公室主任在“本人、领导、共享资源”这三个方面的时间管理能力，为办公室主任提升素质奠定良好基础。

3、交流与沟通能力。

办公室主任对于信息和决策精神的上传下达，除了采用正式公文以外，日常的沟通也是传达决策精神，体现本单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能力，对于办公室主任而言，显得犹为重要。从广义沟通而言，即包括了格式化沟通，也包括非格式化沟通；即包括口头沟通，也包括书面沟通；即包括双向沟通，也包括单向沟通。在我们使用的复旦协达的协同OA软件中，有多处功能用于辅助沟通工作，这些功能即包括了电子邮件、即时通讯等用于沟通的软件功能，还可以包括：新闻、通知、公告、讨论等等。这些设计对于我们公司来说，是很实用的～比较人性化．

协同OA中的信息共享与交流，能使单位内部因信息透明、沟通及时，而营造出和谐的工作环境。在日常工作中，办公室主任往往是重要信息的掌握者，通过协同OA能使信息的共享与交流能够通畅，同时更加正规化，避免“小道消息”和不良信息的负面影响。使用协同OA能够，能够改善沟通形式和效率，辅助办公室主任提升沟通能力。

协会办公室主任工作例8

二级学院行政办公室主任的首要职责是贯彻、落实学院党政领导的决策和处理院内外职能部门要求办理的事务。高校二级学院行政办公室主任面对的对象较多，涉及的工作范围较广，但从所负责工作的具体内容来看，主要有几个方面：

一是办理学校上级职能部门交办的事项。行政办公室是二级学院行政管理工作的枢纽，承接着学校的学院多个上级职能部门的工作任务、要求，每周、每天的工作有的有计划、有安排，但有的是属于突发事件。这些工作首先要请示相关领导，把握领导意图。然后对于计划中的工作，行政办公室主任应该提前做好工作规划，分派办公室工作人员处理。对于突发事件，要尽快汇报请示，提请学院领导决定，再采取相应措施。同时工作任务完成后，还要及时向领导汇报工作结果。

二是办理学院领导交办的事务。学院领导或院党政联席会决定了的事，行政办公室主任要做好事件记录，落实工作任务，协调院内其他部门跟进，督促、检查和反馈。对于院内的临时性、牵涉面广的事项，如教职工红白喜事、体育竞赛等，均需要行政办公室主任来具体处理。

三是办理学院内部职能部门需要办理的事务。二级学院包含多个办公室和系部，分别负责的学院教学、科研和学生管理等诸多事宜。各办公室和系部工作中遇到困难和问题，大多都会与行政办公室主任联系，或者直接反馈到分管院领导处。这些问题在领导商量、决定后也需要行政办公室主任来出面加以解决。

二、督查管理职责

高校二级学院办公室主任的督查管理职责就是对行政事务实行管理，主要包括二级学院行政办公室本身的日常性的政务工作，具体职责涉及以下几个方面的内容：

一是做好文秘工作。办公室主任要做好各类行政管理公文、会议报告、教代会提案、年度和院内大事的工作总结等各类文稿的草拟工作，并提交院领导审阅，以便上报。要做好各类会议记录，抓住会议要点，及时向各部门传达中心思想。还要负责对各类公文进行签收、登记和归档。

二是做好财物工作。随着高校扩招，财物管理权均下放到二级学院。行政办公室主任应掌握学院总体财物状况和财物发放工作，做好收支记录，为领导决策提供可靠数据。同时还要监管好学院的国有资产，做好每年的设备申报、废旧设备报废和设备的日常管理工作。

三是做好日常事务。行政办公室主任作为院党政领导工作的协助者，既要参与学院政务工作，又要承办大量的日常具体事务。除了领导交办的文秘工作，还要搞好办公室内部的日常管理，加强对办公室全体人员和院内各教学系部的工作进度督查，及时处理出现的各类问题。另外包括学院各类活动的后勤保障工作，学院公关接待工作，安全保卫以及教职工集体活动等也属于办公室主任的业务范畴。

三、联络协调职责

联络协调是行政办公室主任的另一个重要职责。协调就是正确处理组织内外各种关系，为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标的实现。办公室主任要协调学院内外和上下的各种关系，使行政办公室和院党政领导、院内外职能部门和普通教职工能互相配合，减少矛盾和冲突，主要工作内容有几个方面：

一是协调好与学院党政领导之间和学院领导内部之间的关系。行政办公室主任是二级学院党政领导的协助手，要坚定支持和服从学院领导作出的决定和指示，对安排的工作要统筹兼顾、抓住重点。对于领导之间的不同意见，要及时汇总整理，向相关领导提出合理建议，促成统一认识，推进工作开展。

二是协调好与院内外职能部门之间的关系。行政办公室连接内外，沟通上下，是二级学院行政管理工作的中转站。对于各单位之间出现的矛盾，行政办公室主任要及时出面协调，防止事态发展。还要及时听取学院内外职能部门的意见，积极与各方沟通，使工作能够在各部门之间步调一致，顺利推动。

三是协调好与部门教职工之间的关系。行政办公室负责学院的综合管理，很多工作如职称评审、教师培训等都涉及到教职工的切身利益。如果处理不当，容易导致教职工对办公室的甚至学院的工作产生异议。因此，办公室主任要积极与教职工进行沟通，了解教职工的想法，耐心听取意见，向学院领导及时反馈，及时调整。对于教职工与学院领导或部门之间产生的隔阂，办公室主任有责任及时沟通思想，融洽关系，使各方能够互相理解，互相支持，齐心合力搞好学院工作。

四、综合服务职责

办公室的工作千头万绪，但都是以服务为中心。离开服务工作，承接办事、督查管理和联络协调等职责都将无法实施。因此，服务是办公室主任工作的一个重要职责，要服务于上级领导，服务于各职能部门，服务于基层职工。

协会办公室主任工作例9

办公室可以总结为三个中心，即：后勤中心、事务中心、政务中心，其“中心”地位的特殊性，使办公室工作能否正常、高效的运行，关系到单位的工作执行力和领导的决策力，甚至有关单位形象和领导威信。因此，办公室主任作为办公室的直接管理者，应该具备怎样的素质，以保障办公室工作的有效开展，成为上至党政机关下至企事业单位的领导们普遍关心的问题。

在电脑和网络都非常普及的当今社会，办公室主任的各项素质与技能要求，都与电脑和网络的应用分不开。特别是目前流行的协同化OA软件，因为其许多基础工作与办公室管理息息相关，已经成为我公司办公室主任提升自身综合素质的重要辅助工具。协同软件是辅助多人多组织共同完成一项事务的新兴管理软件，OA（办公自动化）是其基础的应用之一，协同软件目前的应用重点是：公文管理、日程管理、信息共享与交流，这三个应用重点都与办公室主任的日常工作有密切关系，因此协同OA对于提升办公室主任的综合素质，在这方面，我们公司是很受益的。

以下办公室主任应具备的三项基本素质，我想都可以通过学习和使用协同OA软件来得到提升。

1、公文处理能力。

良好的公文的处理能力，是办公室主任必须具备的首要素质。在日常工作中，办公室主任需要经常起草、审核、一些管理制度，是单位里的政策推进者，和领导的言论喉舌。除此以外，办公室主任还要经常上传下达上级领导、本单位领导、本单位各部门间的工作意见和精神，这些意见和精神绝大部分以公文形式存在。

目前市面上主流的协同OA软件，公文管理都是以单独的模组另列出来，显示出公文管理在协同OA中的重要性。以我国产品竞争力位居第一的复旦协达为例，公文管理不仅是其重要功能模组，而且做得非常细化，按日常应用习惯将公文分为：收文、发文、传阅、签报四大类型分别管理，依据国家相关要求和规定，对常用收发文提供可快速调用的模版，包括：令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，以及传阅、签报的各步骤过程管理，都在复旦协达的协同OA中能够找到对应处理功能。协同OA中的公文管理，能够显著提高办公室主任公文处理的能力，有效帮助办公主任提升综合从业素质。

2、时间管理能力。

办公室主任要为自己本人和上级领导精心安排时间、日程，使时间浪费降到最低程度，同时又要顾及领导的工作强度，做到时间安排松驰有度。我们公司使用的是复旦协达的协同软件．我们了解一下，包括复旦协达在内的等主流的协同OA软件，对于人员的时间管理比较细致，包括了时间的计划、时间自动提醒、时间和日程的视图、日程安排的共享和检索、重复安排的警告等等。除了个人时间安排以外，会议室、小汽车等共享资源的使用时间和日程安排，也是办公室主任日常主要工作之一。我们用复旦协达的协同OA软件的感受是：在共享资源的使用时间安排上也考虑比较周全，对会议室、小汽车等共享资源的使用情况、使用量和使用时间计算等，都有比较完善的体现。协同OA能够以软件为工具，加强办公室主任在“本人、领导、共享资源”这三个方面的时间管理能力，为办公室主任提升素质奠定良好基础。

3、交流与沟通能力。

办公室主任对于信息和决策精神的上传下达，除了采用正式公文以外，日常的沟通也是传达决策精神，体现本单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能力，对于办公室主任而言，显得犹为重要。从广义沟通而言，即包括了格式化沟通，也包括非格式化沟通；即包括口头沟通，也包括书面沟通；即包括双向沟通，也包括单向沟通。在我们使用的复旦协达的协同OA软件中，有多处功能用于辅助沟通工作，这些功能即包括了电子邮件、即时通讯等用于沟通的软件功能，还可以包括：新闻、通知、公告、讨论等等。这些设计对于我们公司来说，是很实用的～比较人性化．

协同OA中的信息共享与交流，能使单位内部因信息透明、沟通及时，而营造出和谐的工作环境。在日常工作中，办公室主任往往是重要信息的掌握者，通过协同OA能使信息的共享与交流能够通畅，同时更加正规化，避免“小道消息”和不良信息的负面影响。使用协同OA能够，能够改善沟通形式和效率，辅助办公室主任提升沟通能力。

协会办公室主任工作例10

2、负责公司人员招聘、培训和人事管理工作；协助总经理建章立制，加强基础管理，进行指标的分解下达，并指导和监督各部门开展工作；负责考核、督办、检查规章制度执行情况;

3、负责各部门绩效考核数据的复核、考评工作；负责各部门的费用审批、报销和管理工作;

4、负责起草综合性文件材料；筹办各类会议，做好会议记录及纪要的编写，督促会议决定的贯彻执行，保证公司各项工作顺利；

5、负责公司各类文件、文书的管理，保证公司信息传递通畅，负责文件收发、传递、归档、整理、保管公司的各类档案资料;

6、负责与其他公司和企事业单位加强沟通与联系，协调内外部关系，为公司发展营造良好的外部环境；负责协调公司各部门关系，为各部门顺利开展工作提供有力保障；

7、负责公司综合性事务、种类接待安排;

8、负责增强员工凝聚力，提高企业竞争力;

9、遵守各项规章制度、服务纪律、劳动纪律，服从指挥调度。

文秘的岗位职责【二】一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。

六、做好来访接待工作。

七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。

八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。

九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理

文秘的岗位职责【三】所在部门：办公室

直接上级：办公室主任

本职：负责公司内、外部文书处理，协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录，协助办公室主任做公司的接待工作，协助办公室主任做好其它各项工作。

职责与工作任务：

1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签；负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。

2、协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理；负责会议场所的安排与布置；负责会议的服务工作及相关活动的安排；负责会议相关资料的编印。

3、协助办公室主任做好公司的接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作；协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。

4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。

5、协助档案管理员做好档案管理工作。

6、完成办公室主任交办的其它各项工作。

权力和责任：

权力：

相关文书的起草权

考核指标：