办公室档案管理例1

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

办公室档案管理例2

首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。

其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。

二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平

首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。

其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。

三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享

首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。

办公室档案管理例3

（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。

（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。

（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。

办公室档案管理例4

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-00-01

办公室档案管理工作与单位各项工作的展开密切相联系。但是随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展，在档案管理工作中仍然存在着一些问题。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。

一、办公室档案管理存在的问题

办公室档案管理是为了保持档案的完整性，以方便人们查找，使其实现最大的利用价值。但是，目前我国档案管理存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：

（一）管理意识淡薄，管理方式落后

我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。

（二）管理人员的管理素质较低，有待提高

现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

（三）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：

（一）建立完善的办公室档案管理制度

单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。

（二）增强档案管理意识

由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。

（三）提高档案管理人员的专业水平

办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。

（四）强化档案收集

档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。

（五）运用网络信息化技术进行档案管理

将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。

三、结语

办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。

办公室档案管理例5

档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作。因此，事业单位办公室档案管理具有十分重要的现实意义。做好档案管理工作，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。

一、事业单位办公室档案管理存在的问题

（1）档案管理工作的重要性没有得到重视。随着时代的不断发展，信息科技的进步，对办公室档案管理工作也提出了新的要求。在进行档案管理的过程中，现代信息技术的应用对档案管理工作人员提出了新的考验，工作人员需要运用相应的办公软件协助完成档案管理工作。在面对以上问题的时候，有时凸显出档案管理工作人员的专业水平不够，缺乏专业的档案管理技能，运用现代办公软件的能力不足等问题。因此，提高对档案管理工作的重视程度，进一步关注和解决档案管理人员的素质问题，是事业单位档案管理亟待解决的问题之一。

（2）办公室档案管理信息化建设过缓，设施相对落后。现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求采取不同的方式进行整理和保管。国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍以纸质文件为主，使得对纸质文件的依赖成为目前制度性的选择。一些数字化信息处于随机存储状态，有些被不定期销毁，有些被存储在临时可移动设备上，没有建立系统管理模式。

（3）缺乏完善的档案管理制度。目前多数事业单位没有建立针对办公室档案管理的相应制度和规范，即便有些单位对档案有相关的管理规范，但由于制度混乱，大多只是流于形式。比如说一些该销毁的档案，由于未定期销毁，仍然保留在档案室，这样就大幅度增加了档案查找的工作量，因而大大降低了实际操作中的执行力。缺乏完善的档案管理制度，致使档案管理难以发挥真正的作用。

二、如何加强事业单位的档案管理工作

（1）提高对事业单位档案管理工作的重视程度。做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对事业单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效率的档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到极其重要的推动作用。要提高对事业单位档案管理工作的重视程度，并全心支持改革，采取激励措施，为档案管理改革之路扫清障碍。同时，办公室档案管理人员应跟随社会的发展脚步，顺应时代的需求，不断提高档案管理意识和相关法律意识，尤其要增强办公室档案管理人员自身的保密意识，树立正确的档案管理观念。积极参加档案管理培训，掌握管理相关操作技能，提高自身素质及档案管理水平，充分认识档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的责任意识。

（2）加快办公室档案管理信息化建设。当前，网络电子信息化档案管理方式相较于纸质文件管理方式来说，更能凸显前者超高的工作效率，而且加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。

（3）建立完善的档案管理制度。对档案管理体制进行改革，提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。在倡导自主更新的时代洪流下，事业单位想长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式。办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室档案管理工作制定相应的适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。

档案管理改革是事业单位管理改革的一项重要内容，事业单位档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用。通过提高对事业单位档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使得事业单位办公室档案管理更加规范化，从而推进单位各项工作的有序发展。

参考文献：

[1]赵慧玉.浅析网络信息化进入高校档案管理[J].山东纺织经济，

办公室档案管理例6

一、交通管理单位办公室档案管理工作的内容

办公室工作是交通管理单位所有工作的结合点，而档案管理工作又是办公室工作的基础。国内交通管理单位的办公室档案管理主要包括四方面内容。分别是档案的收集工作、档案的整理工作、档案的鉴定工作以及档案的保管工作。

（1）档案的收集工作

交通管理部门的办公室档案管理的收集工作非常复杂，涉及资料、数据非常多，在这种状况下，做好档案管理工作就变得尤为重要。交通管理单位办公室档案收集工作是档案管理的基础和前提。随着档案管理的发展，数据的记录形式出现了巨大的更新和变化，越来越多的档案文献不再使用纸质的形式，记录形式显示出了多样化的特点。随着互联网和计算机技术的引入，交通管理部门办公室档案记录的形式变得更加的丰富，出现了文字资料，图片资料乃至视频资料等多种形式。这在一定程度上，增加了办公室档案收集作业的难度。档案文件以各种形式存储在数据库中以确保文件的完整性，这些都是交通部门办公室档案收集工作的内容。

（2）档案的整理工作

交通管理部门的办公室档案管理的整理工作同样非常复杂，由于交通档案文件的格式是各种各样的，档案形成事件极其的散乱，搜集到的各种类型的交通档案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他档案相同，交通部门的档案也需要根据不同的分类标准进行分类整理，化零散为系统。目前，交通管理部门办公室档案的整理工作是借助计算机完成的，在科学的算法下，根据交通档案的时间、地点、形式等因素进行整理。

（3）档案的鉴定工作

交通管理单位的办公室档案资料内容非常多，不同档案的重要性也不尽相同，所以，交通部门档案的收集工作、整理工作和保存工作还与档案价值的大小有很大关系。对于不同档案重要程度的判定就是所谓的档案鉴定工作。交通部门档案管理人员要分出工作内容的主次，然后再开展其他工作。

（4）档案的保管工作

对于交通部门的档案来说，档案的保管工作至关重要，很多无法预测的交通事故都需要档案的信息。做好交通部门档案的保管工作对保障档案信息完整性和安全性都有着积极的意义，并且可以提高交通部门档案的使用效率。

二、交通管理单位办公室档案管理的信息化建设

（一）档案管理信息化建设的含义

信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。

（二）档案管理信息化建设的可行性

随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分地区的交通档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。交通管理单位对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了交通管理单位对档案管理的重，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。

三、交通管理单位办公室档案管理的优化路径探究

交通管理单位的日常工作会产生很多档案资料，档案管理又是办公室工作的重要部分，优化交通单位的档案管理工作的路径要求交通部门办公室人员有着较高的专业素养。在新的形势下，交通管理单位的办公室人员要转变思路，优化档案管理模式，创新档案管理办法，以保障交通管理单位日常工作的开展。

（1）提高交通管理部门办公室人员的专业素养

随着数据技术的发展，档案管理的模式和办法也在不停地发展，各种高科技的辅助工具出现在了交通部门的档案管理工作中。计算机、数据库已经成为了交通部门最基础的档案管理工具，并且给办公室工作带来了非常大的便利，同时也引发了很多问题。为了优化交通单位的办公室档案管理工作，就必须提高从事档案管理工作的办公室工作人员的专业素养。

对于交通单位的人力资源部门来说，要做好档案管理人才的招聘工作，从源头上保障办公室档案工作人员的业务能力，以保证工作效率。办公室要加强对新入职员工的培训工作，此外，在日常工作中也要注重加强同事之间的档案管理的交流与互动。这样做不仅可以提高其档案管理的业务能力，还能提高办公室档案管理人员的团队合作能力，进而提高交通部门档案管理工作的效率与质量。

（2）打造更加科学的交通部门档案管理制度

交通行业的飞速发展对交通档案管理工作提出了越来越严格的要求，为了使得交通档案管理更加地规范化、科学化，交通部门必须制定与档案信息化管理相适应的规章标准，以确保交通信息档案管理做现代化与标准化的推行。对于交通部门的办公室来说，进行高效率的档案管理工作，就必须认真应对自己工作中的不足，参考先进的档案管理的模式打造档案管理者的考核评价制度，以优化交通部门档案的管理制度。

（3）优化交通部门档案管理的硬件建设

办公室档案管理例7

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

办公室档案管理例8

传统的办公室档案管理工作方式，在当今社会主义经济市场以及科学技术的快速发展的双重影响下，显得较为落后，不够现代化。在传统的办公室档案管理工作中，工作效率得不到提高，办公室档案的价值也没有得到充分发挥，因此许多单位进行了办公室档案管理工作方式的探析，充分认识到当前办公室档案管理工作中的不足之处，并采取可行的措施，努力使办公室档案管理工作效率得到有效的提高。

1单位办公室档案管理工作的现状

目前办公室档案管理工作方式仍然采用传统办公模式，其中存在着一些弊端，需要进行相应的管理方式的调整，确保档案得到科学规范管理，利于使用者的使用，达到档案管理的最初目的。目前的档案管理中存在着以下问题，需要管理人员和工作人员都进行进一步的探究与完善。首先，办公室档案管理工作中，浅薄的管理意识是管理人员们存在的一个问题。在基层工作的管理人员，大部分都是兼职人员，没有接受过专业的、系统的档案管理工作培训，对还管理工作的认识不足，从而不够重视该工作对单位的重要性。对其认识停留在该管理工作是一个可有可无的辅助性工作，导致部分档案管理人员的工作热情度不高，敬业精神不足，直接影响了工作效率和质量。其次是管理人员的专业水平不高。一线档案管理人员专业人员较为缺乏，具备的专业素养较低，办公室档案管理无法适应数据时代的发展，无法进行高校的管理工作，给档案管理工作的完善完成了阻碍。最后是网络技术的运用不充分，引起的办公室档案管理工作水平的制约，科学高效的档案利用从而受到了影响。

2办公室档案管理工作效率有效提高的策略分析

进行信息化办公室档案管理平台的建设：信息技术的运用已经成为当前发展的必要手段，办公室档案管理工作也不例外。办公室档案管理工作进行信息化建设，无疑是对档案管理这一繁杂的工作进行的简化工作，是其工作效率提高的有效方法。传统的档案管理工作多为纸质档案管理，纸质档案查询费力，同时容易丢失，不便于保存与管理等。进行信息化建设，构建办公室档案管理平台则能够有效解决这一问题。将办公室档案管理工作信息化，把数据录入系统中后，该档案信息便于查询、易保存，并可根据需求将相关数据进行备份，档案不会被随意地窃取与破坏。同时构建办公室档案管理平台后，成套的系统管理能够使工作人员的工作内容得到相应减少，工作压力也随之减小，使得办公室档案管理工作效率得到有效的提高。进行管理人员的管理意识的提高策略：办公室档案管理工作中的管理人员，他们的管理意识影响着工作人员的工作效率，淡薄的管理意识并不能充分地发挥他们的管理作用。办公室档案管理工作的工作内容较为繁琐、复杂，工作人员的工作态度、工作方式和工作效率都直接影响办公室档案管理工作的水平。在繁杂的档案管理工作中，管理人员有足够高的管理意识，有利于管理模式的创新，传统的档案管理模式将会得到改变。工作人员也会受到管理人员的影响，改变自己的工作态度和方式，积极对待办公室档案管理工作，工作效率能够得到相应提高。提高管理人员的管理意识，需要单位对其档案管理工作的管理者进行有针对性的管理意识与管理方式的培训，对兼职的管理者进行专业知识技能的强化，提高他们的相关素养，逐渐弱化目前存在的管理人员管理意识淡薄的问题，提高工作效率，促进单位发展。进行专业的团队培训：在传统的办公室档案管理工作中，工作人员的工作任务繁重，档案资料错综复杂，进行纸质的档案信息整理难度较大。同时该档案管理工作模式已经不适应目前的单位发展状况，使得档案管理工作效率和单位的整体工作效率都无法得到明显提高。为了解决目前存在的这个问题，单位可以采取专业团队人员的培训计划，对办公室档案管理工作人员进行从工作方式到对工作认知等方面的培训，改变他们的认知与工作方式，提高他们的专业知识素养和工作水平，组建并培训出一个专业的办公室档案管理工作团队。进行工作人员的培训，可以从他们的对工作的思想认知、专业知识技能以及信息技术的运用等多个方面进行深入的挖掘与探析。办公室档案管理工作的工作者对其工作效率有着直接的影响。因此需要对他们进行相应的培训，让他们具有相应的创新思维，在工作中不断进行新模式、新方法的探究与实践，不断挖掘自己，充分利用信息技术来提高办公效率，促进单位的整体发展。

办公室档案管理例9

1 加强办公室档案管理的必要性分析

办公室档案可以说是非常重要的一项资源，不仅能够对办公室日常工作、活动进行详细的记录，也会为单位涉及其他工作的开展提供非常积极的服务，是单位工作开展中不可缺少部分：第一，档案是各单位工作、发展轨迹的一个全面展现，是单位未来发展对以往进行参考的一项重要标准，对于提升单位内部工作质量、工作效率具有着十分积极的意义；第二，通过档案的管理，将对管理者在实施决策时能够通过档案的查阅了解到本单位现今的实际情况，以此帮助其更好的制定本单位未来工作计划；第三，通过档案的应用，有利于关联工作成果进行认定，更有利于双方合作工作的开展；第四，办公室档案工作开展的水平、质量可以说是单位整体工作效率、经营成效的一种体现，对于单位的模式选择以及资源配置具有决定性的作用。对此，就需要我们能够在对档案管理工作重要性起到正确认识的基础上更好地开展该项工作。

2 提高办公室档案管理效率的几点措施

2.1 重视人员理念

在办公室档案管理工作中，理念是非常重要的一项基础，只有实现理念上的创新，才能够将想法付诸实践后获得更好的档案管理水平。而要想获得该种效果，就需要从单位的领导以及档案管理工作人员的思想层面入手，通过良好教育工作的开展使其能够在具有创新意识的基础上对办公室的档案工作现状进行认真的分析，并在发现以往档案工作中存在问题的基础上以针对性的方式对其解决，进而获取到提升档案管理工作水平的切入点。而除了教育之外，对于档案管理人员来说，也需要能够在工作开展的同时积极的树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求进行同步，以此保证档案管理工作能够更好的符合日常工作需求。而从本单位的管理者角度来说，也需要在适当的时机加强全体人员的思想工作，通过会议的形式让档案人员认识到档案管理这项工作对于事业单位所具有的积极意义以及作用，以此在对以往被动式服务方式转变到主动形式的基础上使档案管理工作从各个层面获得提升。

2.2 加强管理手段

在办公室档案管理工作开展中，所使用的管理手段将直接决定档案管理工作的质量与效率，尤其是在现今我们所处的全新形式下，办公室更是需要对现有的档案管理手段进行积极地更新与升级：首先，档案管理部分要积极同时代接轨，学会通过科学技术的应用对更为现代化的档案管理工作进行改革与支撑。而档案管理部门也需要能够建立起档案管理的局域网，以此实现在单位内部档案网站的制作，使单位人员在对档案具有需求时通过该局域网的应用就能够对档案资料与信息进行查阅，在减少档案人员查找工作量的同时也提升了这部分档案的利用效率；其次，办公室可以同相关的联系单位进行联系来形成一个更为专业的管理中心，通过该管理中心的建立将办公室档案的电子数据整合到其中，以此便于相关单位对所需档案的查阅与利用。而对于该管理中心而言，其日常工作的主要目的就是对办公室的电子数据进行收集，并将其更好的通过中心共享，以此在各司其职的情况下实现档案的高效率管理与应用。

2.3 创新管理机制

管理机制是保障办公室档案管理效果的一项重要保障，而建立起一个更为科学、创新的档案管理机制则可以说是提升办公室档案管理效率的一项重要因素。在部分单位中，实际档案管理工作开展时往往存在着同其他部门不协调的情况，而这就是档案管理机制缺乏、不科学所导致的。对此，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力以及发展潜力。而在此过程中，单位的领导人员以及档案管理人员也需要能够对档案管理这项工作所具有的服务性质产生正确的认识，并以此为基础加强档案管理服务的建立。而在机制建立这项任务中，领导的决策可以说是非常关键的，可以称之为档案管理服务机制创建的核心，对此，就需要能够从单位自身实际出发，以更为科学、细化的方式对管理机制进行制定。在具体内容方面，除了人员的选定、工作流程等基本内容之外，也可以包括单位文件阅览中心成立、网络档案目录建立以及档案咨询台建设等。通过这部分具有创新性质档案管理机制的建立，则能够在对单位档案管理工作意义进行清晰明确的基础上针对社会存在的热点问题进行信息服务工作，以此使其所具有的经济效益以及社会效益能够得到进一步的提升。

2.4 扩大管理领域

在现今部分事业单位的办公室档案管理工作中，工作范围狭窄可以说是一个较为普遍的问题，而要想使档案管理工作的效率能够得到更好的提升，就需要积极的对管理范围进行创新与扩展。而要想实现该目的，就需要将档案服务的对象从以往仅仅针对单位自身的视野进行提升、扩大，转而面向整个社会提供档案服务。因为对于传统事业单位的档案管理工作来说，其仅仅是向本单位内部提供档案服务，并将单位对于信息的需求、正常运行提供全方位的服务，虽然对于单位的运行具有积极的意义，但是在档案应用水平以及作用发挥方面还存在着一定的不足。而通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好的发挥档案作用。而在对档案管理领域进行扩大的同时，也需要做好档案管理人员的培训工作，通过培训教育方式的应用，在使其综合素质得到不断提升的同时使其能够更好的满足档案管理工作需求。

3 结束语

可以说，办公室档案管理是各单位日常工作开展的一项重要内容。在上文中，我们对办公室档案管理效率的提高措施进行了一定的研究与思考，需要在实际工作开展中能够联系本单位实际，以针对性措施的应用更进一步提升办公室档案管理效率与水平。

参考文献：

办公室档案管理例10

1 电子档案特点

（一）是一种信息化的档案管理模式

随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。

（二）内容更加丰富，模式更加多样化

近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。

（三）归档复杂，存储信息更加准确安全

3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。

2 办公室电子档案管理中存在的问题

（一）办公室档案管理组织不健全

据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。

（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏

随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。

3 做好办公室电子管理工作的措施

（一）电子档案收集方面

档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。

（二）电子档案整理和归纳方面

自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。

（三）电子档案管理方面

1、保障系统标准化

电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。

2、加强保密工作

除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。

3、进行数字化建设

电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。

4、进行标准化信息建设