水电工程档案例1

关键词： 水电工程；文件资料；归档管理

Key words: hydroelectric engineering；documentations；filing management

中图分类号：TV7文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）09-0059-01

0引言

从事水电工程设计的企业工程项目周期长，相关的文字报告、图纸数量多，信息量大，对这些信息及时进行归档管理，以免造成遗漏和缺项，保证水电工程资料的完整性、系统性、准确性和可追溯性。

1纸质档案与电子档案

随着计算机的普及，档案由过去单一的纸质档案转换成纸质档案和电子档案两种形式。纸质档案与电子档案相比具有自身的优点，它可以作为档案的原件，发挥着重要的法律凭证作用，因此不仅需要归档，而且还需要对之进行必要的整理，以便与电子文档相互呼应，更好地保管和利用，进一步有效地发挥纸质文档的作用。现阶段水电工程项目的文档仍以签阅为准，在签阅过程中体现了各级人员的设计意图、思想等，是设计过程的真实写照。

1.1 纸质文件的归档具有原始凭证价值，但纸质档案与电子档案相比，缺点也相当明显。①纸质档案占用空间大，随着近年来水电工程项目的增多，需归档管理的纸质文件材料越来越多，这些文件材料占用大量的空间。②查询难，水电工程项目一个重要特点就是经验性强，需借鉴类似工程项目的成功经验，避免犯同样的错误，对纸质档案进行查询相对困难，而电子档案在计算机系统内几秒钟之内就能找到你想要的文件。③整理工作量大，对各个工程项目的直至归档文件材料整理，检查是否有缺漏，编制索引目录，是一个相当繁琐和浩大的工程。④利用率不高，耗费大量的人力、物力的整理出来的档案，存在查找效率低下，准确率较差，这些因素严重制约了档案信息资源的有效利用。

1.2 电子档案与纸质档案相比，存在比较明显的优点，电子档案保存不占库房的空间，查询方便、快捷，但与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性，包括有电子产品的依赖性，存储介质的风险性，原始数据的合法性和电子文件保密性等缺陷。

2水电工程归档资料的要求

2.1 归档是档案工作的基础，为档案工作提供工作内容和素材，因此，归档资料必须具有完整性、系统性、准确性和可追溯性。

2.2 收集资料是档案工作的起点，一个工程项目在完成或告一段落以后，必须将所形成的工程和技术文件材料加以系统整理，保管单位填写保管期限，注明密级，由项目负责人审查后，及时归档，为了保证归档资料的完整性、系统性、准确性和可追溯性，要求在规定过程中的各级人员认真负责，确保归档资料的“四性”。

①设计人员将设计过程中的校审单和原稿收集，对照校审意见修改设计产品。并对校审意见提出自己的书面处理措施，最后将原稿和校审意见交给项目负责人，项目负责人校对后交与部门秘书。②部门秘书将收集好的归档资料，进行相应的检查工作，卷内是否有缺页、三级校审表是否填写到位、报告是否有不符合的色笔改报告、签字页是否有漏签等现象，如有问题及时更正，移交档案室人员手中等待验收，此时的整理工作暂时告一段落。③档案人员要经常督促部门秘书做好收集工作，不要出现漏归、缺文的现象，由于工程项目一般持续时间较长，因此归档资料收集工作时间也较长。

3水利工程的归档管理的新探索

水电工程项目在体系运行与实际工作结合方面开展了大量工作，内、外审及管理评审均有效实施，按照“质量管理体系”文件的认真执行，体系运行在质量管理方面取得了显著成绩。结合工作实际，在文档管理工作方面有以下几点体会。

3.1 充分认识电子文档的重要性，加强电子文档的归档管理，做到纸质文档和电子文档一并归档管理。纸质文档归档工作虽然繁琐，但由于其原始性和凭证性，必须加强对纸质文档的管理工作，另一方面由于电子文档的方便快捷，利用计算机检索功能强大，方便查找。因此，电子文档的归档工作也同样重要。

3.2 加强培训，提高与文档管理工作中各相关人员的重视，其中领导的支持是搞好文档管理的必备条件。领导重视，在人力、物力和财力方面给予支持，文档处理后归档就会快速、及时，文件丢失现象就会减少。对于文档管理工作各相关人员的进行培训，提高他们对文档管理工作的重视，积极主动地进行归档，有利于文档管理工作的开展。

3.3 提高文档管理人员的自身素质，水电工程档案管理人员不仅要认真自觉地学习并掌握档案管理业务理论和知识技能，而且要在工作时间中加强学习工程建设知识，虚心向工程技术人员请教，了解掌握工程项目的总体规划和安排，积极介入工程的有关活动，及时收集工程各个阶段的档案资料，变被动工作为主动服务。同时，要积极学习和借鉴先进的国内外水电工程建设档案管理经验和手段，熟练掌握并不断提高档案业务知识，结合工程建设的实际情况，采用现代办公手段，整理出完整、准确、系统的工程档案，为水电工程建设贡献一份力量。

3.4 制定措施，形成文件，促进文档的归档管理工作。各生产处室的每项工程项目负责人，对其在生产活动中所形成的文件材料都要归档，工程竣工后一个月内，档案员主动与工程负责人密切配合，督促检查、指导、协助项目负责人做好归档文件的整理和立卷工作。把档案归档工作作为年终考核目标，凡没有归档、没有档案室验收盖章项目，不能结算产值，不能参加评优、评奖。

4结语

水电工程档案例2

档案是人类社会活动的原始记录，是一种潜在的生产力，是人类各种记录物中最原始、最可靠、最具有权威性与凭证性的一种，它真实记录并展现了人类文明的全貌与过程，是人类联接过去、现在与未来的坚固纽带。小湾工程档案，将巨细无遗地真实记录了小湾水电工程几十年来的构想和勘测、设计、科研、论证、建设全过程，是全体建设者智慧和劳动成果的结晶。

一、工程概况

小湾水电站位于云南省大理白族自治州南涧县与临沧地区凤庆县交界的澜沧江中游河段，系澜沧江中下游河段规划八个梯级的第二级，是国家实施西部大开发、“西电东送”战略的标志性工程。电站总装机容量420万千瓦，多年平均发电量188.92亿kW.h，保证出力1854MW。2014年10月通过国家档案局组织的档案专项验收。由于工程规模大、工期长，环节多，档案管理的特点是：（具有成套性、专业性和动态性-基本建设项目档案的特点），建设规模庞大、合同多、施工周期长、档案数量大，监理和施工单位多，并且施工中产生一个合同多家施工、多家监理的情况，项目档案的汇总、管理难度较大。

二、工程档案管理措施

（一）领导重视，为项目档案管理提供保障。项目档案涉及面广，参建单位多，专业复杂，为此，领导非常重视，充分认识到项目档案管理工作不仅仅是一项专业性管理工作，而且是工程建设中不可缺少的重要环节，对档案工作认识到位，组织到位，措施到位。把档案工作作为企业内部职能管理的一个重要部份，并在组织上予以保证，配备满足工程需要的专职档案人员， 设置了专门的档案库房，硬件设施设备齐全，适应了现代化管理的需要，为档案工作的顺利开展奠定了基础。

（二）建立健全项目档案工作的规章制度是做好档案工作的基础。小湾水电工程建设管理局发挥了业主的主导作用。首先，结合工程实际制定工程档案管理办法和规定是搞好小湾工程档案的基础。小湾主体工程的的单位是设计、施工、监理单位，来自全国的四面八方，他们都按各自长期形成的习惯进行项目档案的整理编制，这样形成的项目档案就会标准不一，分类混乱，排列不清。为使项目档案有章可循，有计划、高标准有序地进行，在项目开始时就以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》为准绳，以《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》《国家重大建设项目档案验收办法》等标准、规范为依据，结合工程建设实际，不断完善小湾工程档案管理制度体系，制定了适用性和操作性较强的《小湾水电工程项目文件材料编制、归档及档案整理办法》《小湾水电工程档案分类表》《小湾水电工程档案分类细则及说明》《小湾水电工程竣工档案验收归档工作规定（试行）》《关于加强小湾水电工程设备仪器档案管理工作的通知》等办法和规定，对项目档案收集整理、编制质量、归档范围、分类原则上都作了明确规定，使项目档案做到“对号入座、一步到位”，档案工作得以规范、系统地进行，规章制度在整个项目档案中起到”保障的作用。其次，建立档案管理体系是保证档案完整、准确、系统的重要措施。小湾水电工程规模大、周期长，且施工队伍流动性强，这给档案的收集归档工作带来一定的困难。针对这种特殊情况，建立档案管理网络是非常必要和适用的。小湾水电工程在工程开工时，就要求各参建单位成立竣工办公室，配置专（兼）职档案人员，建立覆盖全项目的档案管理体系。建管局在办公室设置了档案室，负责小湾工程建设全过程项目文件的编制、归档等工作的业务指导、监督、检查、验收和接收；质量安全部成立了竣工验收办公室，负责对小湾工程的设计、施工、监理、质量监督、调试运行等单位的项目文件编制、归档工作的组织、协调，从而在体系上保证了工程档案的完整性。再次，加强队伍建设，提高专兼职档案人员的素质。加强档案知识培训，不断总结学习档案知识，开拓进取，适应信息时代快节奏的发展。不断汲取新知识，学习信息网络环境下的档案管理、光盘技术、电子文件的保存等，具备合理的知识结构，提高档案兼职人员自身的素质。同时，档案兼职人员要增强事业心和责任感，对历史负责，对后人负责，保证档案材料的准确、完整，重视文件材料的形成和积累，切实做好档案的收集、管理工作，使工程档案能够完整地反映工程建设的全过程，不漏点滴。

（三）归档审核是决定案卷质量的关键。在项目文件归档前，工程技术人员和档案人员应严格把关，认真审核，把不符合规范要求的文件拒之门外，使归档文件的真实性和准确性得到有效控制。首先， 对项目归档范围进行审核，采用预立卷的方法，按照小湾水电工程归档范围的内容，先由施工单位对该项目所形成的文件材料逐一进行收集和预立卷，再由监理单位对文件材料的齐全、准确进行审核，最后由小湾建管局竣工办和档案室进行审核，在审核过程中，再次对文件材料是否齐全进行逐条核对，提出该项目的缺项、漏项，该修改补充和完善的地方，要求有遗漏的提出整改意见，尽量让施工单位竣工文件一次性通过整改，避免了因返工造成的极大的工作量和案卷质量的降低。这样就为合理组卷和高质量的案卷奠定了坚实的基础。其次，对编制的案卷质量进行审核。案卷质量的审核包括文件材料内容、案卷编目、文件材料的系统性和成套性、分类的科学性等各方面。文件材料内容的审核主要有文件是否为原件、文件的签署盖章手续是否完备、文件内容应真实准确、文件的书写材料是否符合要求、各种记录表格用纸是否规范、装订是否符合归档要求。案卷编目的审核主要有卷内文件页号是否按规定要求填写，卷内目录的填写应规范清楚，备考表的填写是否完备，案卷题名是否能简明、准确地揭示卷内文件内容、案卷封面和卷脊填写是否正确。文件材料的系统性和成套性审核，建设项目档案反映了建设项目项目活动的全过程，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的程序和专业技术内容相衔接，因此在组卷时要遵循项目文件的形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，组卷合理，卷内文件排列有序。分类的科学性主要是指按照《小湾水电工程的项目划分表和档案分类表》，将各种项目文件对号入座，杜绝同一档号内有不相联系的文件出现。再次，审核竣工图的编制是否符合规范要求。竣工图是工程施工结果在图纸上的反映，是对工程实体的真实写照，是项目档案最重要的部份，是真实的原始记录，是竣工验收以及今后运行维护的依据，项目竣工图编制必须真实、准确反映项目竣工时的实际情况。在竣工图的审核中，重点审核是否做到图物相符、技术数据可靠，即必须准确反映施工真实状况，隐蔽工程的真实结构状况、工程特征、设计变更、结构变更、材料变更等基本情况，是否采用新蓝图、图面是否清晰、标识是否按规范进行、是否逐张加盖、签署竣工章、整理符合档案管理要求。另外，对项目档案中不同纸质载体文件的如：照片、磁盘、光盘等，针对这些特殊载体的材料应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求，以确保今后的有效使用。

（四）加大指导力度和定期检查培训是做好工程档案的前提。竣工档案的整理工作，一般都是由工程技术人员编制，他们基本都是第一次接触档案，因此会使一些非常珍贵档案损坏、散失，有的没有按规范收集整理，等到项目验收时才进行突击整理，浪费了人力、物力，影响了案卷质量。因此，在建设初期，小湾水电工程建设管理局档案人员就深入现场，帮助指导，使档案工作一开始就步入正轨，少走弯路。在工程建设过程中，把档案工作融入到工程建设全过程，与工程实体质量同等重视。结合质量管理的要求，按时会同监理对各单位、分部工程的项目文件形成、管理进行检查和督促，及时掌握文件材料收集、整理的进度，特别是检查施工单位的隐蔽记录整理情况，在检查指导中，对发现的新情况和问题，都及时进行认真分析，研究解决问题的措施。同时，要求施工单位工程对已建成的项目文件，及时立卷，按要求归档。参与工程建设的工程管理人员对工程档案的重要性及其业务水平参差不齐，为了加强对工程建设各阶段档案工作的有序管理，保证项目档案的完整、准确、系统，规范文件的收集、整理、归档，不仅对项目文件中的各种原始表格都作了统一的要求，而且还有计划、有措施、定期邀请云南省档案局和澜沧江公司的专家进行档案业务知识的培训，详细介绍项目档案工作的法规、标准和小湾工程档案的编制的基本要求，学习档案基础知识和施工过程原始签证文件填写方法，增强了他们做好档案工作的责任感，提高了业务水平，为保证竣工档案的案卷质量打下了良好的专业基础。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，杜绝施工过程中产生的不规范现象出现。

（五）验收、考核制度是做好工程档案的强有力保证。项目档案是随着项目的建设逐渐形成的，要从工程项目的开头开始积累、收集档案。积累是基础，要早抓、勤抓，回忆录式的档案是不能作为工程建设各项需要的依据。首先，从工程项目开工时就抓项目档案工作，从工程开工就设立竣工机构和档案人员，组织、协调指导参建单位，将项目档案工作与项目建设同步进行，监督、指导项目文件的编制和项目档案的整理，并对文件质量进行检查确认，按照国家有关规定、组织竣工验收管理工作。针对小湾工程规模庞大、工期长、监理及施工单位多的特点，实行项目文件的编制工作与工程建设“三同步”的管理，即工程开工与项目文件的收集同步进行，工程建设中，要与项目文件的积累、整编、审定工作同步进行，工程完工验收时，要与提交一套合格的竣工档案的验收同时进行。竣工工作人员始终直接参与整个工程建设和验收全过程。其次，将项目档案的归档工作融入到工程的验收中，小湾水电工程所有合同项目竣工验收前，先进行竣工档案验收，项目文件验收通过后，方可进行实体的竣工验收。竣工档案未达到归档要求的合同项目不得予以竣工结算。检查验收程序：施工单位竣工档案收集编制―监理单位审核―小湾建管竣工办审查―小湾建管局档案室审定，并对“小湾水电工程档案审核签证单”进行签署。施工单位必须对竣工档案进行认真地校核，技术负责人针对竣工档案的完整性、准确性和系统性进行严格地审查后，逐项签署意见；监理单位对整编过程监督检查，严格核对是否达到归档要求，签署意见；最后建管按相关文件进行审查，确认是否达到归档要求进行移交。同时设立了工程档案保证金制度进行归档控制，以建安工程费的2.5%作为档案保证金，档案验收移交后返回参建单位，并设立“竣工档案归档奖”，对按期优质完成的单位进行奖励，对不按期完成的单位进行处罚，这样不但保证了工程档案的按期归档，同时也调动了档案人员的积极性，为更好地完成工程档案提供了条件。再次，将项目文件的收集整理工作纳入质量管理工作中，建立了月检查、季考核、年评比制度。要求各单位成立相应的竣工机构，设置专、兼职档案工作人员，配备必要的档案管理条件（配备必要的工作力量），相对固定竣工档案的编制人员，至少有一人是参与项目文件全过程的编制；建立完整规范的台帐，要求参建单位编制项目的完工验收、文件的收集整理情况，同时按计划进行，并按时报送竣工办备查。把项目文件的收集整理列入监理月考核、小湾水电工程建设管理局季度质量考核中，对检查中发现的不符合要求的单位，提出整改措施，并限期整改。项目文件的收集整理将直接影响考核结果，以这样的方式来提高对项目文件的重视。对于一个合同多个单位施工、监理的情况，由最后负责施工和监理的单位进行项目文件的汇总编制工作。

（六）信息化建设。为适应现代化管理，提高档案管理效率，澜沧江公司购置了清华紫光企业档案管理系统，统一安装到施工单位，施工单位的归档工作必须在该系统中完成，移交归档时先在系统中进行，符合要求后再进行档案实体移交。这样不仅仅简化了日常的各种目录的录入工作，而且对于施工单位内部形成的电子文件和CAD图纸部分都可作全文浏览，提高工作效率，强化了管理。档案人员在网上可以随时检查各单位编制进程，便于监督和指导。伴随着数码相机的使用，项目文件也就产生了大量的数码照片，数码照片的收集整理、归档及存储也就需要急等解决的问题，为了确保这些照片的有效使用，要求施工单位提交一套冲印好的照片外，同时还用不可擦除光盘刻录一套，采用电子和纸质同步的方法。

水电工程档案例3

为使档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。结合本公司实际情况，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及消毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

二、工作措施

（一）领导重视，将档案工作纳入企业管理。

为了切实加强对档案管理工作的组织领导，公司成立了由分管工程的副总经理为组长，办公室主任为副组长，各处室负责人为成员的档案管理领导小组，有人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。公司把档案工作作为一项重要的内容纳入公司的建设和发展规划，与其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各处室协助抓的四级档案管理网络。

工程档案是工程建设的真实记录，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。筹建处高度重视工程档案管理工作，并随着工程建设的推进初步建立了**水电工程档案管理体系，成立了竣工办，并在综合办公室配备了1名专职档案管理人员，其它设计、监理、施工单位也都配备了34名专、兼职档案管理人员，负责工程档案资料的管理工作。

（二）改善硬件设施。

为保证工程档案管理工作的顺利开展，筹建处先后制定了《竣工档案验收工作规定（试行）》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制》、《档案库房管理制度》、《档案设备管理制度》等管理制度。建立了建筑面积为443m2的档案室，其中，档案库房面积386m2；配备档案密集架91列，其中，基建档案50列，文书档案16列，会计档案15列；配备计算机3台，复印机1台，空调11台，除湿机7台。

（三）积极参加档案管理专业培训

在日常档案管理工作中，监理单位每月按期组织相关单位对施工单位的归档资料进行检查，对存在的问题要求进行整改并在下月检查落实整改情况，确保归档资料检查工作形成闭环。同时，认真开展档案管理培训活动，不断提高档案管理工作水平。2008年，举办基建档案培训1次，清华紫光档案管理系统培训2次，参加培训人员共计264人次。

三取得的成绩

做好归档工作，确保案卷质量。档案整理由办公室专职档案员负责完成，做到严谨细致地对待每一份材料，对档案管理要求在建工程档案工作同工程建设同步进行，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒等6道工序，进行分类整理，使档案资料达到分类科学，排列有序，编号统一，目录规范的标准。截至目前，**水电工程完成94个筹建期合同项目的归档工作，入库案卷5170卷；主体工程正在建设，尚无归档案卷。归档后的档案门类齐全，结构合理，为我档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

四存在的问题

水电工程档案例4

中图分类号：TV文献标识码： A

随着社会的不断发展，我国水电建设也得到了很大的发展，各种规模和不同形式的水电工程相继建设起来，国家在这些项目上投入了大量的人力、物力和财力，水电工程为国家的发展做出了一定的贡献。在水电工程管理中，水电工程建设的档案管理是重要的一环，也是水电工程考核的项目之一。水电工程的建设过程中一定要做好档案的管理工作，从档案的收集、积累到整理和归档，都要按照要求来完成。

1水电工程建设档案管理的特点

一般水电工程建设项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂，所形成的档案有如下特点：

1.1数量大、种类多

水电工程相对来说是一种比较大的系统工程，在建设过程中，是通过每一个小的项目组合而成的，从项目开始到竣工，要经历很长的时间，少则五年八年，多则十年或者更多。在这样长时间的建设过程中，会产生很多的数据和文件资料，比如说项目的设计、勘测，招标文件，设备的安装计划等等，在记录的过程中也是利用了很多的形式，比如最常见的文字、图表，比较先进的还有图片和影像资料等等，这些资料非常多，种类也比较繁杂，因此档案管理需要做很多的工作。

1.2价值高

在水电工程建设过程中，有很多的参建方参与，这其中涉及很多重要的资料，对于建设参与方的责任和投资都有记录，比如说对工程质量的评价、出现的事故如何处理、工程竣工后的验收工作等，这些资料都是重要的依据，对于工程建成之后的维护和正常的运作具有重要的意义。

1.3综合性强

水电工程建设过程中运用了多个方面的知识，比如最基本的电力和水利方面的一些经验和规范，还有交通、生态保护、土木工程方面等等，每个方面都会产生很多的档案，这就使档案拥有了更多的综合性。

2目前水电项目工程档案管理存在的问题

2.1 适应工程档案管理的复合型人才匮乏

作为档案管理的操作者，档案管理人员的素质直接影响着档案管理的效果。在我国的高校中，档案管理专业相对比较少，这方面的人才比较匮乏，在水电项目快速发展的同时，档案管理人才的培养却跟不上它的发展速度。专业对口的大学毕业生一般都不愿意从事水电工程档案管理的工作，因为水电项目的建设地点一般都较偏远，因此，水电档案管理的工作人员大多都不是本专业毕业的，很多有行政事务管理的经验，然后再来管理水电档案，这就造成了他们对工程方面知识的匮乏，在这些人的管理下，档案管理无法达到水电工程要求的目标，档案管理也不能很好的为工程服务。

2.2档案归档滞后效率低

水电工程建设的周期一般较长，而产生的文档资料却非常的多，水电档案管理必须及时的收集这些资料才能保证档案管理工作的效率。但是水电工程建设过程中有很多单位参与其中，由于工期比较长，中间人员的变动也较大，还有其他一些因素的影响，造成了建设过程中资料收集不及时和保管不妥当的现象，很多资料都没能够按时整理归档。当工程完工的时候，要对工程进行验收，这时候需要很多资料来做依据，很多建设单位在这时才发动大量的人员搜集资料，但这时候已经很难保证搜集到的资料是真实的、准确的。

2.3工程档案的信息化建设滞后

随着社会的发展，各行各业的信息化水平都有了很大的提高，档案管理在很多单位都实现了信息化管理，这不仅为管理提供了方便，也更加的可靠和科学，也是以后发展的趋势。但是在水电建设的档案管理中，还是使用传统的手段来进行管理，不仅效率低下，而且准确性、时效性也难以保证，在以后的发展中，加强档案管理的信息化建设是极其必要的。对于已经存在的电子资料要进一步分类和归档储存，对于一些纸质材料，也要使其转换成数字资料，提高档案管理的信息化水平。

3提高水电工程建设档案管理的措施

3.1加强队伍建设，提高业务素质

首先要有足够的工作人员来从事档案管理工作，保证档案管理能够有效的进行。如果条件较好的话应当让专门的管理人员来进行管理工作，如果条件不允许，就要对现有的人员进行培训，并且调动其工作的积极性。其次，对于工作人员的档案业务进行培训，还要让他们掌握工程方面的相关知识，让他们充分认识工程文件的形成、收集、整理和归档流程，确保档案管理能够把重要的资料都收集整理起来；再次，对于一些技术人员和行政管理人员也要进行培训，让他们掌握归档的知识，并对相关的规定熟悉，从而做好监督工作。

3.2完善制度，规范档案管理

首先，要依据国家的相关规定和水电工程项目的建设状况来制定一套科学可行的档案管理制度，对档案管理的各个环节都作出规定，让档案管理在形成、收集、整理和归档这几个重要环节都做到规范统一；其次，要引入约束机制来对档案工作进行管理，要把档案管理工作纳入考核的范围之内，并制定相关的指标来考核其工作的完成效果。

3.3加强电子文件管理，开发档案信息资源

实现信息化管理首先要有一套智能化的档案管理软件，能够满足日常档案管理的各个需求；其次，对于一些纸质的资料，要转换成电子信息，就要加快它的录入速度，并且要建立数据库以便检索；还要加强对电子档案和纸质档案的管理，让他们实现同步。

4结束语

对于水电工程的发展来说，档案管理起着重要的作用，它不仅能够把重要的资料收集起来并进行归档，同时也体现着企业工程管理的水平。档案管理工作如果更加规范，可以带动其他的项目管理工作也更规范，在提高档案管理水平的过程中，重点是要有一套规范的体系，并且每个环节都要让员工积极参与，共同努力，承担起自身的责任，这样才能把工作做好。

参考文献

水电工程档案例5

 

1、纸质档案电子化的意义

所谓纸质档案电子化就是利用现有高科技手段将纸质档案信息作电子化处理，生成电子文件进行存贮，采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。目前，我院所保存的大多数水利工程档案信息形态主要以纸质载体形式存在，虽然其信息可直接读取，易于保持其原始性和真实性，但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差，并且还面临着人为和自然因素的损毁。而纸质档案电子化以后，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

纸质档案电子化能有效地保护纸质档案原件。在我院现存的档案中，可在利用过程中，有的仍然采用直接提调和查阅的使用方法，既不利于原件资源的广泛利用，又影响其使用寿命。而对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份电子化副本的备份分地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至遭到毁灭性的破坏。

纸质档案电子化能改善档案的利用方式。纸质档案原件的电子化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。免费论文参考网。利用者可以不用到档案室来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案室内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。

纸质档案电子化为档案走向数字化管理打下坚实的物质基础。免费论文参考网。数字化档案管理无疑是未来各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的电子化特征是肯定的，传统纸质档案的电子化将是其“馆藏”的重要组成部分。

2、水利工程科技档案的电子化过程

2.1科技档案电子化的原则

为保证电子化科技档案的质量，在电子化过程中，我们应该坚持以下原则[1]：真实性、完整性和有效性。

真实性。真实性指按规定对电子化后电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成前的原始资料一样。只有真实的资料才能正确的反映水利工程，指引我们得到正确的研究结论。错误的资料，则会误导视听，导致对水利工程上的偏失，不真实的资料，比没有资料更可怕。

完整性。论文格式。完整性指电子化后电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。如果资料残缺不全，就有可能犯以偏概全的错误，甚至失去研究价值。

有效性。有效性指电子化后电子文件具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2.2文字资料的电子化

文字资料的电子化主要分文字整理、文字录入、文字校核三个步骤。

首先，要将所要电子化的文件重新整理，把字数较少，文字清晰可辨的水利工程文件归为一类；把字数较多，文字有些模糊或是纸张已经破损致使文字缺漏的水利工程文件归为一类。也可将平时查阅次数较多的水利工程文件归为一类，查阅次数较少或是鲜有查阅的水利工程文件，以达到分清主次，突出重点。

其次，就是文字录入。此环节为文字资料电子化的重点步骤，应认真处理。字数较少的文件可以采取人工打字录入。字数较多的文件建议采取OCR（光学字符识别技术）处理。它通过光学扫描仪和计算机的配合，经OCR软件将图像数据进行运算分类后，将图像数据转化为计算机内码，可以极大减轻数据录入工作的强度，提高数据录入的速度。论文格式。处理方法为先将文件用扫描仪扫描得到一个影像文件，然后用识别软件（作者使用的软件为汉王）进行识别，之后就能得到一个文本格式的电子文档，最后就可以进行保存。此项技术对打印的文件识别精度很高，对手写文件识别精度一般。

最后，就是文字的校核。对于录入的电子文档，应找专业人士进行校核。校核的内容包括：文字的正确。应检查人工打字是否有文字输入错误，应检查识别处理文件是否有没有识别的文字，是否有识别错误的文字。文字的规范。老的科技档案字体不是很规范，有很多繁体字、简化字及以前应用的术语文字，这些都应该进行核对，应尽量使用简体字、规范字和现用的术语文字，以免今后使用中出现概念问题。免费论文参考网。还应注意一些缺损文件的缺字问题，应及时查漏，请有关专业人员进行核实。

2.3图纸资料的电子化

图纸资料的电子化与文字资料的电子化步骤相似，但其具体的操作程序较文字资料的要相对繁琐一些。论文格式。

首先，将各种需要电子化的图纸分类。将一些能够清晰辨认，图纸没有损坏的图纸资料归为一类；将基本能够辨认，但有些地方需要补充的图纸归为二类；将已经不能够完全辨认或破损严重的图纸资料归为三类。这样一来，就能够将不同种类的图纸进行不同程序的操作，有助于节省时间，提高效率。

其次，就是图纸的扫描与补充工作。将图纸直接用扫描仪进行扫描，在扫描的过程中，要保存原始比例，切勿自由缩放，缩放容易引起原始资料的失真。扫描之后形成电子格式的图片。检查一类图纸的扫描状况，如果效果能够达到查阅要求即可。二类图纸由于可能缺少一部分的信息，固应进行一定的处理，可以用图片修改工具进行补充完整，以满足原图所要拥有的各项基本要素。三类图纸扫描之后的图片处理起来就比较复杂一些，需要专门的图片处理。可以找专业的描图人员将扫描图片用软件进行原图勾描，将破损的地方及模糊不清的地方以正确的理论及方法进行人工补充，但一定要尽量保存原图的信息，有改动的地方或根据图纸情况自行补充的应及时向专业人士或负责人员进行询问汇报。完成电子化的图纸可以进行

最后，就是电子图像的校核。这一环节关系到今后电子图像的可用性，所以务必要细致的检查每一张图片与原图纸的匹配程度，尽量达到100%相同。有些原图纸已经无法再进行查阅复制的，可以将电子版的图纸重新打印成底图，方便今后的工作。

2.4电子档案的管理

建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

封存的电子档案不得外借；利用时使用复制件；查阅应在许可范围，并遵守保密规定；联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。

参考文献：

[1]赵志刚,孙金凤,王志才.归档纸质文件整理与电子文件配套管理业务问答[M].吉林:吉林省档案局.2002.

水电工程档案例6

引 言：在水利水电工程管理中，水利水电工程建设的档案管理是重要的一环，也是水利水电工程考核的项目之一。水利水电工程的建设过程中一定要做好档案的管理工作，从档案的收集、积累到整理和归档，都要按照要求来完成。

1 水利水电工程档案管理工作概述

1.1 从水利水电工程的立项、勘测、设计、招标、施工、竣工、验收到投产后的运行管理和设备检修，产生的大量资料都需要存档管理。及时将这些资料分批分类存档，建立健全和完善的档案管理中心，是现代档案管理工作的主要内容。

1.2 从水利水电工程档案的类型上，可以将其分为工程可行性研究档案资料、工程设计资料、工程施工资料、工程验收资料、以及监理单位资料等各个方面的信息资料。

2 水利水电工程建设档案管理的主要特点

一般水利水电工程建设项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂，所形成的档案有如下特点：

2.1 综合性强

水利水电工程建设过程中运用了多个方面的知识，比如最基本的电力和水利方面的一些经验和规范，还有交通、生态保护、土木工程方面等等，每个方面都会产生很多的档案，这就使档案拥有了更多的综合性。

2.2价值高

在水利水电工程建设过程中，有很多的参建方参与，这其中涉及很多重要的资料，对于建设参与方的责任和投资都有记录，比如说对工程质量的评价、出现的事故如何处理、工程竣工后的验收工作等，这些资料都是重要的依据，对于工程建成之后的维护和正常的运作具有重要的意义。

2.3数量大、种类多

水利水电工程相对来说是一种比较大的系统工程，在建设过程中，是通过每一个小的项目组合而成的，从项目开始到竣工，要经历很长的时间，少则五年八年，多则十年或者更多。在这样长时间的建设过程中，会产生很多的数据和文件资料，比如说项目的设计、勘测，招标文件，设备的安装计划等等，在记录的过程中也是利用了很多的形式，比如最常见的文字、图表，比较先进的还有图片和影像资料等等，这些资料非常多，种类也比较繁杂，因此档案管理需要做很多的工作。

3 水利水电工程建设档案管理存在的主要问题

3.1 档案管理制度不健全，管理水平普遍较差

有些单位档案管理规章制度不健全，或虽然建立了相关的规章制度，但没有形成有效的管理和监督机制，档案规章制度形同虚设，在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大，导致部分档案不能及时归档，使得水利技术档案得不到丰富和发展，影响了技术档案质量的进一步提高，也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解，增加了工程安全调度和消除险情的难度。

3.2 档案归档不及时且质量不高

水利水电工程建设长达数年，而档案文件的收集整理工作又具有持续性，受水利水电工程建设参建单位多，工期长、人员变动大等因素影响，各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时，再来组织大量的人力、物力，突击补充档案资料，导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面，档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。

3.3 档案现代化管理水平不高且信息资源未共享

在实际工作中，各参建单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档，轻视电子文件的收集归档，纸质档案与电子文件档案未同步管理，工程档案信息未实现共享。

3.4 档案管理人员配备不足且非档案专业人员兼职多

在水利工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。部分档案管理人员对水利工程建设、管理等业务知识了解较少，有的甚至不了解技术档案整理标准，对技术档案管理缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了管理人员对水利技术档案管理工作的兴趣不大，工作中存在被动性和盲目性。

4 水利水电工程档案管理创新措施探讨

4.1 完善制度，规范档案管理

首先，要依据国家的相关规定和水利水电工程项目的建设状况来制定一套科学可行的档案管理制度，对档案管理的各个环节都作出规定，让档案管理在形成、收集、整理和归档这几个重要环节都做到规范统一;其次，要引入约束机制来对档案工作进行管理，要把档案管理工作纳入考核的范围之内，并制定相关的指标来考核其工作的完成效果。

4.2 深化过程控制，实行全程跟踪

为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。为此，在启动工程时就应预先谋划，自工程立项开工前就将档案工作列入议事日程，建立健全档案管理体系，制定明确的目标和计划;在工程开工准备阶段统一标准，要求各参建单位指定分管档案工作负责人，并建立覆盖全项目档案工作管理网络，配备专职档案员，明确业主、施工及监理单位等各方的职责，并将有关档案管理制度标准和要求传达到到各参建方，以提高各方对档案工作的认识，统一标准;在工程施工阶段实时监控，在检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况，重点检查和指导各参建单位项目档案人员如何立卷，检查案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查;在工程竣工验收阶段，重点加强案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查，同时指导和检查竣工图制作、文件材料的质量情况，以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、装订等是否规范、标准、统一，发现问题及时整改。

4.3 加强队伍建设，提高业务素质

一方面配足档案人员，保证档案人员的相对稳定。条件允许的，应配备专业人员专门管理;条件不允许的，也要设法提高档案工作者积极性和工作热情，使其安心工作。另一方面，加强业务培训，主要包括三方面的培训：首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展;其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行;最后，对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导，通过“传、帮、带”的形式，提高参建各方专兼职档案人员的业务素质和专业技能。

4.4 加强电子文件管理，开发档案信息资源

首先要有一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件;其次加快纸质档案信息的录入速度，推进档案信息资源共享，建立档案目录系统数据库;最后要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享，为水利水电工程建设管理服务。

5 结束语

总之，创新的根本目的是为了让人们的生活和工作更好，并不是单纯减轻工作人员的压力，工作人员最终是要为人民服务的，不可以为了一己之利，而单纯的对水利水电工程档案管理进行创新服务，表面化的创新没有任何意义，只有与实践相结合，才能更好的为人民服务，促进国家和社会的发展。

参考文献：

水电工程档案例7

一、水利勘测设计中电子档案的主要内容和特点分析

（一）主要特点

水利勘测设计电子档案有很多的特点，主要包括以下几点：第一，电子档案的组成部分比较多，而且电子档案的系统性和完整性也比较强，其中的文本表格和图形都是档案的重要组成部分。第二，电子档案具有阶段性的特点，因为，水利工程勘测设计包括很多个阶段，主要有勘测和规划阶段，同时还包括初步设计阶段，还有施工研究阶段，最后一个阶段是竣工阶段，这几个阶段都可以在电子档案中体现出来，因此，电子水利工程勘测电子档案具有阶段性的特点。第三，指的是专业性特点，因为水利工程勘测设计本身的专业性就比较强，所以要想完成整个水利工程勘测设计必须要有相关技术人员的支持与配合，促进水利工程勘测的顺利进展，这样决定了其文件和电子档案的专业性比较强。第四，水利工程勘察电子档案还具有动态性的特点，水利工程勘测设计主要是为水利施工提供相应的服务，所以，在实际的施工过程中会遇到变更的情况，面对这种情况，需要对其进行动态化的设计，从而保证设计的准确性和适时性。

（二）勘测设计的动态特征

水利工程勘测设计作为施工之间的设计，因此在具体的施工过程中由于种种原因，常常会出现一些设计的变更。如：对文件和图纸进行修改或者补充，甚至还会出现一些不适应勘测设计的图纸而丢失不用。电子档案能够使得勘测设计的动态性更加的快速与精确。

二、水利工程勘察设计电子档案面临的问题

（一）管理模式不规范

由于电子档案在水利工程行业应用的时间相对较短，没有形成统一的档案管理模式，电子档案管理的内容不符合水利工程档案管理的要求。尽管水利工程行业已经意识到了电子档案管理对水利工程行业发展的重要性，并且在设计企业内部运用了该系统进行档案管理，但是对各项功能了解得不全面，电子档案的优越性没能充分地展现出来，相关的档案管理模式不规范，导致电子档案在应用过程中出现档案破损、失效和泄密问题。

（二）档案管理人员的知识结构比较落后

电子档案的管理区别于传统的纸质管理，它的出现和应用将对管理的概念、管理的形式和管理的方法提出新的挑战。过去的档案管理人员知识结构已经不能适应现如今的电子档案管理，普遍的认为电子文件很难转化为电子档案，原因主要是因为它依托于寿命不长、易被修改和复制的载体。对电子档案的保存持有怀疑心理，在水利工程勘测过程中并没有因为电子档案的出现而获得改观，纸质档案与电子档案仍需要同时保存，不仅没有减轻工作量，相反还会增加工作的负担。这些都使得水利工程勘测设计的档案管理人员对电子档案并没有想象上的热衷。且对于大部分管理人员来说，都普遍的缺乏相应计算机辅助管理档案的知识，并且同行业中也未形成相应的模式，这些都阻碍了水利工程勘测设计的电子档案管理的发展。

三、水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用

（一）电子档案的收集管理

电子档案和传统的纸质档案管理相比，更容易丢失或者是修改，所以需要对水利工程勘测电子档案进行必要的管理和控制，确保电子档案的真实性和可靠性，同时进一步提高电子档案的完整性。水利工程勘测电子档案主要是对勘察设计的数据进行记录，并对水利工程设计中的数据信息进行科学合理的管理和控制，最后对信息数据进行归档，但是需要注意的是，应该保证信息数据的可靠性和完整性。

（二）电子档案鉴定管理

加强对工程勘察设计电子档案的鉴定，能够确保电子档案的真实性，防篡改，提升电子档案的价值。电子档案的鉴定与传统的纸质档案鉴定内容具有一致性，需要确保对内容和形式进行深入地分析，明确里面存在的主要内容。应该利用职能鉴定法对电子档案进行鉴定，能够确保鉴定的合理性和合法性，展现出电子档案的应用价值。

（三）水利工程勘测设计中电子档案的利用

电子档案的产生给档案的利用带来了前所未有的新特点，电子档案的利用不仅给技术人员提供了最大的便利。电子档案能够使得工程勘测设计能够在最短的时间内迅速的检测到所需要的信息，不仅提高了档案的利用速度和调查准确率，并且在电子文件时代，对外服务方式有了很大的变化。电子档案改变了传统档案管理模式，它能够使得档案在许多终端上得到显示，不仅打破了档案份数的限制，而且还打破了时间、地点的限制。电子档案可以提高其利用率，此外还可以链接。通过一个网站可以进入到其他网站，并且利用者也可以在任何地方通过计算机查到电子档案。

四、结束语

伴随着科学技术的发展和档案数字化进程的加快，水利工程行业电子档案管理水平也在不断地提高，档案管理人员需要提高自身的专业技能，明确电子档案的管理方法，严格按照电子档案的管理原则开展各项档案管理工作，在企业内部构建合理的档案管理制度，确保档案管理方法的合理性和合法性，为水利工程勘察设计的档案管理奠定良好的基础，为水利工程的发展提供信息保障。

参考文献：

[1]方婧.我国水利工程档案管理体系的问题与对策[D].华中师范大学，2014.

水电工程档案例8

从电力工程档案的建设工作现状以及其发展方向上看，档案信息的科学性和准确性是影响电力企业发展的重要因素，同时也是企业进行科技创新和管理方式优化的重要依据。可见档案信息管理工作的重要性不言而喻。具体来说，做好档案管理工作，提升管理水平需要从管理理念以及管理方式等多方面入手，要根据电力企业的自身的发展特点，将先进的而技术和手段应用到其中，同时还需要对新的发展趋势进行思考，另外还要充分考虑到市场的需求以及社会的利用效率。

1.电力工程档案的重要性

电力工程档案管理工作的突出特点就是真实性和直接性，而且这项工作也是整个电力企业发展中的基础性工作，以此对于电力工程档案管理工作来说，对于企业和管理者都提出了较高的要求。首先对于管理者来说，需要拥有先进的管理理念和管理思想，同时还需要根据实际的市场需求以及电力企业的发展现状来调整自身的管理方式。除此之外，要对自身的专业知识和技能进行完善，另外，还需要不断吸引先进的思想。档案信息管理的现代化和信息化特点对于电力企业也提出了明确的要求，在市场经济的条件下，电力企业应该根据市场的发展需求，调整企业的生产和经营方式，对于电力工程档案管理工作的重要性加强重视。同时，还需要将相关的制度融入到实际的档案管理工作中，对其进行完善。可见，电力工程档案管理工作的重要性主要体现在以上两个方面。

2.电力工程档案的特点

电力工程档案管理工作从整体上来看，其技术水平以及业务范围相对较广，其复杂性以及繁琐性比较突出。对于工作人员的专业素质和操作水平的要求比较高。另外，这一工作贯穿于整个电力企业的发展，可以说在各个环节中都会有所涉及，为其发展提供依据和思路。

由于现如今，电力企业发展迅速，电力工程在施工的过程中所遇到的类型呈现出一定的多样性。无论是从电压还是电阻上都会涉及到电力工程的档案信息。如果是遇到突发事件或者是一些研究的课题，档案信息就会发挥其自身的优势，为工作人员提供一定的帮助。同时还能够降低电力工程建设中的潜在危险。

电力工程档案管理工作的内容比较广泛，其中包括实体管理，信息管理以及资源管理等等。各项管理都具有一定的必要性。但是其宗旨就是要保证管理的科学性，实现档案信息的服务价值。虽然现如今档案的保存和应用形式都发生了明显的变化，但是在实际的工作中，都应该做好备份工作，用最为便捷的方式来对档案进行利用。

3.提升电力工程档案管理水平的建议

3.1领导重视，全员参与

从电力工程档案管理工作的现状上看，领导的重视程度还有待加强。在实际的工作中，只有领导者发挥指导作用，做好管理工作。档案管理人员做好相应的介绍和宣传工作，企业的工作人员才能对档案管理的重要性进行关注。只有大家都参与到档案信息的管理工作中，才能提升档案的价值所在。对于档案信息来说，既可以看成是一种知识资产，还可以看成是重要的可利用信息，所以，档案信息本身的价值比较突出。同时还需要为档案管理工作创设良好的管理环境，保证档案管理的科学性和合理性。做好领导和工作人员协调一致。

3.2完善档案管理制度

众所周知，在实际的档案管理工作中，做好制度的建设是保证档案管理工作高效进行的前提和基础。制度建设为档案工作提供了重要的发展方向。具体来说主要表现在以下几个方面：首先，企业档案管理应该贯彻国家、行业的档案规范和标准。其次，建立健全档案管理的各项规章制度，遵循三性：一是科学性。不同技术领域形成的科技档案，在内容、性质、记录和载体形式上都会有明显的区别。因此，建立的规章制度必须结合本单位的生产建设特点和档案管理实际，以适应本单位档案管理的需求。二是实用性。实行的规章制度必须具有方便实用、简单易行、可操作性强的特点，便于更好地遵守制度，并发挥制度的规范和指导作用。三是严肃性。档案部门既是制定档案管理规章制度的部门，也是今后实行规章制度的主要部门。因此，在执行过程中，必须做到赏罚分明，充分体现规章制度的权威性和严肃性。

3.3做好归档文件资料

归档文件和材料是档案的前身形态，具有一定的保存价值或起一定参考凭证作用的重要材料，是工程档案形成的初级阶段，而保质保量的做好前期收集工作，是保证工程档案齐全、项目准确、资料完整的基础。要做好这项工作，档案管理人员必须根据工程筹备、建设和施工范围，明确资料收集范围；了解和熟悉材料收集工作的各种渠道和方法；处理好在档案形成过程中涉及的相关部门、与项目经理的沟通协调等事项；并对档案的最终形成，进行全过程的动态监控。

3.4提高档案管理人员的素质

档案管理人员必须具有高度责任感、办事细心以及乐于奉献的精神。除了要注重自身专业水平的提高，熟悉档案工作的各个环节和基本要求；掌握科学管理的原则和方法，提升工作效率，提高工作质量外，还要不断提升自己对各方的组织协调能力、观察分析能力以及应用现代科技手段的管理能力。通过不断探索、尝试新的管理模式，使档案工作科学、实用、有价值，为企业发展提供有效信息资源。

3.5加强档案保管的硬件配套

随着新技术的发展，档案资源的载体已经呈现多元化。除了传统的纸质、图片、胶卷外，电子文件和数字多媒体档案越来越多。多种档案载体对档案的保管环境、日常的管理和维护，有了更高的技术要求。一是对纸质、图片等传统档案，要加强库房“八防”设施的配备，确保档案库房满足防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防虫蛀、防有害气体的安全防护要求，杜绝档案材料发生霉变、褪色、污损、虫蛀等现象及其他可能事故的发生；二是对于光盘、磁盘等数码音像制品，要放置防磁柜中，保持档案的长期有效性；三是加强对电子档案的保密意识及安全责任，制定防范措施。

4.结语

规范化、科学化的档案管理，是更好地为企业的科学决策、生产经营和科学技术提供及时、全面、准确的信息服务和技术支撑。只有与时俱进，规范化、科学化的工程档案管理，才能在新形势下开拓档案管理的新领域，实现档案管理的新目标。

【参考文献】

水电工程档案例9

关键词 铜峡水电站 工程 档案管理

青铜峡水电站是一座以灌溉、发电为主，兼有防洪、防凌功能的综合性水利枢纽工程。青铜峡水电站技术改造工程于2010年全面启动。改造后，电站灌溉、防汛防凌、设备自动化水平等都将大大提高。目前我公司已经顺利完成了伍台机组的全面技术改造工作。本公司形成的技术资料已全部组卷完毕。现对工作中存在的问题进行简要阐述。

一、技术改造档案管理存在的共性问题

1.建设单位往往强调抓工程建设而忽视资料的整理工作，在技改过程中，由于工程建筑物是实体，属于硬件，因此参与技改各方都积极关心工程建筑物的质量，进度等，不论是领导，员工目光都聚焦到实体工程上！而工程资料是一个软件，往往被忽视，往往都是到了最后竣工验收的时候再加班突击各项资料，补充各种文件等，因此，分公司以及有关部门领导，技术管理人员等，对竣工资料的整编的态度和重视程度是能否做好资料的关键。

2.日常的资料管理不规范，在施工过程中，对于平常的资料管理单位一般也花费了一定的人力、物力和财力，也做了相当一部分的工作，但这些工作都是侧重于满足日常工作需要，由于资料管理的深度不够，依据规范程度较低，在最终整理资料归档时，很多资料都需要重做，还要找当事人办理签字，再一次造成了时间，人力和财力的浪费。

3.档案管理制度不健全，目前，宁电分公司虽然建立一些关于档案管理方面的制度，但是，一般都不系统不健全，阻碍了资料整编工作的有效开展，给后续归档工作造成了很大困难。

二、技术改造档案资料整编和归档工作对策

1.建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实现现代化管理的必要条件。施工阶段是档案资料形成、积累和归档的关键时期，作为建设单位首先要主动与上级档案管理部门取得联系，在档案业务上及时请上级档案管理部门的人员进行现场指导和工作协调，同时在上级档案管理部门的支持与配合下，对监理施工、安装等单位的专兼职档案员及相关技术人员进行档案短期岗位培训。

2.坚持档案工作于技改工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求技改文件的收集整理归档和技改档案的验收，要与技改项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。特别要做好技改文件的收集工作，它是技改档案工作的基础，必须从源头开始就抓好。在工程建设各阶段中，档案的形成、收集、整理都要同时跟上；技改工程项目竣工验收前，一定要首先进行技改档案资料的专项验收；工程竣工验收时，提交合格的竣工档案要与竣工验收同步进行。

3.技改项目施工及安装文件的管理。为保证工程施工和安装资料在工程竣工时顺利移交，应狠抓平时资料积累工作。项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作，积极协助指导施工单位实行文件包制度，加强施工记录、资料的及时收集。并且定时组织施工、监理单位工程质量管理及资料管理主要负责人进行文件包制度执行情况的检查。发现问题，及时向施工单位下发整改通知。并监督整改落实情况，从而可以确保施工过程资料及检验文件齐全、完整。

三、对施工单位归档工作的建议

1.建立完善的资料管理制度，施工单位的资料整编应当从工程施工开始就设置专门人员在施工的整个过程负责收集、整编和移交所有相关资料，同时，按照国家和相关部门的有关规范和标准制定相应的管理制度，不但设置专人负责还要把责任落实到人，资料的形成，日常管理，收集整编一直到移交保管应当是一套完整的制度，在整个施工过程中，由于情况不断发生变化，资料的整编工作还应当根据工程的具体情况及时的补充或调整资料管理制度。

2.加强人员学习培训，为了切实提高资料人员和管理人员综合水平，在施工过程中，施工单位应当对工程技术人员和行政管理人员进行重视资料管理和整编方面的培训和学习，通过对档案知识、归档范围进行系统培训，使他们变成即懂技术又懂档案管理的复合型人才，只有懂得档案方面的相关技术和要求，才能在平常的工作中高标准的做好基础资料。

3.严格过程管理，定期开展档案专项检查，定期率相关处室到各监理施工单位，对其档案资料整理情r进行检查，听取档案资料整理过程中的问题和建议，尤其在单项工程能够竣工验收进入高峰时，要每月到各单位现场检查指导，通过检查，一是提高各单位对档案整理工作的认识，督促各单位落实档案整编人员，二是掌握各单位档案整理情况，规范了档案整编要求，加快了整理进度，三是检查各施工单位档案资料编制规范性，及时制止弄虚作假现象，催促整改不符合要求的地方。

四、结语

通过几年来对水电站技改工程资料整编的具体实践，深刻体会到工程项目竣工档案必须从工程项目开工之初抓起，实行“三同步”；建立相应的竣工档案管理制度是做好工程档案工作的基础；加强档案意识宣传教育工作，把工程项目竣工档案工作列入施工的全过程。只有这样才能完整、准确、系统地收集和编制电站技改工程竣工档案资料.

参考文献：

水电工程档案例10

（二）管理内容分析。水利工程中的电子档案管理内容指的是对与水利工程勘测有关的档案进行必要的整理并归档，在对档案进行整理的时候需要实施组卷管理，组卷主要是根据年度和组织机构和保管期限进行的，为了保证组卷侧准确性还需要对档案进行分盘保管，分盘保管的主要依据是时间和机构，这样可以为保存和查找提供便利性。

二、水利工程勘察设计电子档案管理中存在的问题

（一）管理模式欠缺规范性。因为在水利工程中应用电子档案的时间还比较短，所以与其相对的档案管理模式还比?^分散，并不具备统一完善的档案管理模式，电子档案管理的内容不能够满足水利工程档案管理的要求。虽然水利工程行业越来越重视电子档案的重要性，电子档案管理可以促进水利工程行业的健康发展和稳定进步，而且在水利工程企业的内部也实行了电子档案管理，但是，由于不能够全面的了解电子档案的各项功能等，所以并没有有效地体现出电子档案的优越性，除此之外，电子档案的管理模式也不够规范，这样一来，会使得电子档案出现各种问题，比如说电子档案在应用的时候经常会遇到档案受损等问题，严重的会导致电子档案出现失效或者是电子的机密内容被泄露。

（二）电子档案的系统性和完整性缺乏。与其他行业的工程设计相比，水利工程勘察设计本身具有很大的特殊性，水利工程设计的主要内容包括很多的方面，主要有勘测、规划等，同时还包括施工图纸的设计，之后需要根据施工图纸进行施工，最后完成竣工，在这几个过程中，规划所用的时间与其他环节相比是比较长的。在对档案进行管理的时候经常会遇到机器出现故障的情况，如果遇到这种问题会使得档案管理的完整性受到阻碍，还会造成档案资料的丢失，对档案资料的安全性造成严重的威胁，这样一来企业就会遭受巨大的经济损失。

（三）管理人员的素质有待提高。电子档案管理和之前的纸质档案管理相比具有很大的不同，与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理要求管理人员具备更高的专业素质和技能，对管理人员的素质能力要求非常高，但是目前的情况却不容乐观，因为现在水利工程行业的电子档案管理人员的专业技术水平非常低，使用的仍然是传统的纸质电子档案的管理方式，对电子档案相关内容的理解程度并不深刻，所以电子档案管理的优势并没有得到有成效的发挥，最终使得电子档案管理工作效率非常低下，企业所需要的重要资料和文件没有及时计入到电子档案中，这样一来电子档案的顺利发展受到了严重的阻碍。

三、水利工程勘察设计电子档案的管理和利用

（一）电子档案的收集管理。电子档案和传统的纸质档案管理相比，更容易丢失或者是修改，所以需要对水利工程勘测电子档案进行必要的管理和控制，确保电子档案的真实性和可靠性，同时进一步提高电子档案的完整性。水利工程勘测电子档案主要是对勘察设计的数据进行记录，并对水利工程设计中的数据信息进行科学合理的管理和控制，最后对信息数据进行归档，但是需要注意的是，应该保证信息数据的可靠性和完整性。