信息档案管理论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇信息档案管理论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

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二、新时期档案管理信息化发展的策略

（一）转变思想观念，树立信息化管理意识

随着社会经济的不断发展，档案管理工作越来越受到广大受众的重视，在产生巨大变化的同时，也获得了一定的成效，在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变，档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时展的步伐，档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想，加强自身对档案信息化管理意识，不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了，档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高，是资源管理信息化发展工作的重点和保障，是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。

（二）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源（比如：纸质档案、录音、视频以及照片等）进行信息化处理与转换时，需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作，以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时，管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法，以保证电子档案的安全性和有效性，从而促进档案信息化管理水平的提高。

（三）提高现代化管理手段，实现档案资源共享

目前，档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此，档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展，网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理，档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此，在开展现代化管理工作时，要慎重选择和推广规范化的档案管理软件，既要保证电子档案的安全，又要为更多的使用者提供信息，实现资源共享。

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1.2档案管理信息系统的针对性较差很多中小型档案管理信息系统在开发前没有做需求分析，所以系统在实际的应用过程中应用性较差，不能够满足人们存储档案，处理档案，加密档案以及利用档案的需要。同时，中小型档案管理系统没有根据本单位的实际使用情况对档案管理信息系统进行优化，造成了档案管理信息系统针对性不强的现状。

1.3档案管理信息系统不符合档案管理人员的操作习惯一个符合人们操作习惯的档案管理信息系统能够提升档案处理的效率，而一旦操作系统不符合人们的使用习惯，就会造成使用难度高、操作复杂、操作较慢、易误操作、难恢复信息等状况。很多中小型档案馆信息系统在实际的操作过程中就不符合档案管理人员的操作习惯，造成了实际操作中的这些困难。

2中小型档案管理信息系统需求分析

2.1中小型档案管理信息系统的开发目标通过我们对中小型档案馆进行调查，我们总结出中小型档案管理信息系统的构建目标应该包含以下几个方面。首先，实现档案管理的信息化。我们构建档案管理信息系统的首要目标就是要实现档案管理的信息化以代替过去纸质化、人工化的档案处理方法。其次，实现档案管理和处理的便捷化。通过档案管理信息系统的利用能够方便快速地实现档案分类，档案管理和档案信息提取。最后，实现档案利用的效率化。我们进行档案管理和档案信息处理，就是为了实现档案的高效利用，所以建立中小型档案管理信息系统开发一定要考虑档案的利用，增强档案内容的可提取性，使得档案信息的可利用程度变高。

2.2中小型档案管理信息开发系统的具体需求第一，扩大档案管理信息系统捕获文件的范围。随着现代科技的不断发展，需要捕获的档案格式以及需要到处的档案格式变得多元，这就需要我们在开放档案信息管理系统时扩大档案管理信息系统捕获文件的范围，以提高对信息的捕获和对信息的利用程度，捕获的信息类型应该包括PDF格式的档案、Word类型的档案、电子表格类型的档案、图片类型的档案以及各种新类型的档案等。同时，还应该对来自不同系统的档案进行捕获等。第二，设置档案信息自动捕获程序来获取档案信息。档案信息自动捕获程序需要对档案的内容进行自动识别，从而按照识别的内容来对捕获的程序进行归类和处理。在档案信息自动捕获的过程中，应该通过进行档案监控、对捕获的内容进行检查等方式来控制自动捕获的档案信息的准确性。同时，应该在档案信息捕获的各个环节中设置档案内容修改项，以保障自动捕获的档案内容的准确性。第三，设置人工输入信息的方式来与自动捕获信息系统进行搭配，以在档案信息自动捕获效率低或者档案格式难以被档案管理系统识别时手动输入档案信息，避免档案信息提取效率低下的问题。一些档案信息较为久远，或者存在着这样那样的问题，使得信息自动捕获效率不高，所以在开发管理信息系统时需要设置手动输入项，以弥补档案管理信息系统的不足。第四，设置档案信息批处理功能。批处理能够对同一类信息进行同样的操作，大幅提高信息处理的效率，所以，我们在开发中小型档案管理信息系统时需要设置批处理功能，促进档案处理效率的提高。批处理过程中，要能够对同一类型的档案信息进行提取，然后对提取到的信息进行批处理，最后实现对处理后的信息在原文档的存储。第五，设置档案分类管理功能。在信息系统的开发过程中要能够对不同类型的档案进行自动分类，同时，分类应该坚持多元化，能够按照不同的要求实现分类，类与单个档案之间、类与类之间要保持有机的联系。第六，设置访问控制项，对档案信息的存储、修改、检索和应用进行控制。通过分配给不同类型的用户不同的操作权限来实现对档案信息访问的控制，以保障档案信息的安全。

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2加强高校档案管理信息化建设的建议

2.1提高高校档案管理建设的标准化想要实现高校档案管理信息化建设，首先应提高档案管理的标准化，也即是指在实际工作中应严格按照相关的标准、规范执行，建立统一的工作标准和依据，从而有机组合高校档案管理的各项工作，尽可能提高高校档案管理的工作质量。目前，高校档案管理普遍存在标准不统一、各自为政的现象，而且档案信息化软件开发和信息化建设等方面较为分散，为此，应该安排专业的人员全面研究高校档案信息化建设建立一套全国统一的档案管理信息化建设软件系统，同时应制定统一的档案管理技术，而且应结合国内外档案管理标准以及档案管理发展趋势制定高校档案管理信息化建设需要遵守的准则。比如，文献索引标准、信息传输标准、通讯标准、网络数据库建立标准等。通过科学的组织、协调各高校档案信息化建设，确保各高校的工作管理软件统一，促进各高校档案信息的互联、互通，实现信息资源共享。

2.2加强档案信息数字化建设传统高校档案基本上都是以纸质档案为主，需要占用很大的空间，而且工作量非常大，需要查阅时会花用很多时间，导致每年高校档案管理费用支出不断提高。而且由于纸质材料的特点，长时间很容易出现泛黄、粘连、发脆等问题，在很大程度上会损坏档案质量。加强档案信息数字化建设可以以计算机数据库为平台，利用一些特定的软件整理、排序、存放各种档案信息，便于查询、检索。而且数字档案可以复制，计算机数据库的容量非常大，可以存放大量的档案，因此相对于传统纸质档案，数字化建设具有便于管理、安全性高等优势。

2.3加强网络安全化建设在高校档案管理信息化建设过程中，由于计算机网络的特点，安全保密问题也是需要重视的问题，高校应结合自身的实际情况制定一套科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，而且需要不断加强档案管理人员的安全防护意识以及技能。同时，应引进最新的计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加强档案管理人员队伍建设人是高校档案管理工作的最终执行者和主体，想要加快档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要求具备良好的道德修养及职业素养。因此，高校应注重档案管理人员的培训工作，制定科学的员工培训管理制度，不仅应丰富档案管理人员的信息化管理知识，也要提高管理人员的业务技能，培养一支专业的档案管理复合型人才队伍。其次，应建立合理的考核机制，定期对档案人员的实践操作技能进行考核，并且将员工的工资和考核结果直接挂钩，这样有利于激励档案管理人员重视档案信息化管理，不断提高自身的业务能力。

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1信息时代高职档案管理存在问题

1．1档案管理制度的不完善

因为我们国家实行社会保障制度的时间较短，因此，当前的社会保障体系还不完善，由于制度的不完善，就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略，就会使一部分档案管理工作人员得不到重视，使档案管理者没有信心，没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大，尽管管理人员的工作环节得到改变，但是，虽然在计算机的调节下得到变化，但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥，乏味，而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上，国家没有给出一定的评判标准和绩效，档案管理机构又过于细化，因此，尽管档案管理工作者会对工作要求严格，但由于行政部门的不重视，使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。

1．2利用现代的计算机技术

现在，我们已经进入网络时代，计算机的使用，使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是，即使计算机，互联网已经达到普及的阶段，但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单，依然是机构的分散性。因为各个机构都有自己的组织和行为准则，行为规范，彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任，这就使彼此间的系统筑起堡垒，难以使得资源智能交换或共享利用。

1．3对档案管理统一管理

由于没有对档案管理进行统一的管理，对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。随着时代的发展和社会的变迁，国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了，因此，在地方的一些机构中，他们自己制定了一些档案管理的标准，这就使档案的管理工作更加混乱，增加了档案管理工作的难度。

2加强高职院校档案管理的措施

2．1发挥现代化档案管理的优势

计算机和网络等现代化产品已经成为二十一世纪不可缺少的产物，所以现代化信息技术也就随之不断发展。各行各业都会在高职的运行过程中产生大量的文件，而这些文件往往对高职来说都具有重要的价值，只有对这些文件进行信息化管理才能使档案管理人员轻松完成档案管理工作。这时不得不说的就是传统的档案管理办法已经无法，满足现代化的需求，而且传统档案管理方法也满足不了在信息技术方面的需求，所以我国高职将在信息化档案管理工作中面临更多挑战。档案管理体制的改革也对档案管理的相关人员提出了更高的要求，认识上要有所提升的同时，在信息技术和专业素质上也要有所提升，从而以最大限度发挥信息化档案管理的优势。

2．2解决传统档案管理的不足

之所以高职在档案管理过程中还存在许多缺点，是因为大多数高职还意识不到高职对档案管理工作的缺失。首先，现代化进程不断推进，档案内容和数据都在不断改变，这种情况下档案管理工作所接触到的数据也就不断增多，所以更多的现代化技术就应该被营运到档案管理工作中，而做到二者的有机结合正是我们面临的一大难题。其次，随着信息化的逐渐推广，很多数据和文件都出现过被盗、更改和销毁等现象，为了更好地保存这些材料和数据，就必须要对档案管理工作人员进行强化。

2．3顺应时展

档案在我国的发展过程中起着收藏和保护国家各个历史时期所形成的档案内容和任务的作用，这是一项重要的任务，因为他起到保护文化财富的作用，同时更是能够造福子孙后代的伟大事业。另一方面，档案管理工作的任务还有为其他行业提供有效的信息资料，这是为现代化建设提供信息资源的最主要的方式。要想让各项工作都能顺利进行，档案就必不可少，这是时展的必然要求，只有充分发挥档案的价值才有可能科学有效地对社会的发展风险力量。

2．4增强档案意识，健全管理制度

增强档案意识，健全管理制度，首先要得到学校领导的支持重视，把档案工作纳入学院工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传，结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使工作者增强档案意识，形成良好的人事档案工作氛围;健全制度，规范人事档案管理。建立完善档案制度，是档案管理工作逐步规范化管理的有力措施和可靠保证;建立健全档案管理网络系统，保证档案工作顺利开展。为了提高教职工的档案意识，从二方面着手:一是通过利用，促进档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过档案利用，使教师们看到档案实实在在的作用。二是进行培训，通过档案培训班普及档案知识，使一线教师了解档案、重视档案;同时利用其它培训班机会，讲解档案知识，如:利用辅导员党建、党务工作培训会议，讲解如何做好基层支部党建、党务档案工作;在毕业生班主任会议上，讲解如何做好学生档案工作等。同时，把整个学年材料收集完整，制作规范的系部档案带到现场，使教职工有比较直观、感性的认识。二是强化队伍建设，提升现代管理手段，形成网络管理。随着高职院校科研档案工作认识程度的加强，科研档案队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高，为高职院校科研档案工作正常开展提供了可靠的组织保障;围绕学校科研中心工作和重点科研项目，根据科研档案需求信息，编制适合当前科研研究发展的档案编研资料，着眼于现代管理，提高系统整体水平。在保障和保密的基础上主动服务，深化科研档案编研的层次;管理形式和管理手段上因人员层次的提高使现代化设备得以及有效利用，人员和科研管理技术得以显著提升。

2．5建立有效的激励机制

稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制;二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。

2．6档案管理工作的必然趋势

在近些年的档案管理工作中，现代化的技术水平和现代化的管理理念为档案管理工作取得突破性的进展提供了支持。在发展的过程中，一方面，伴随着现代科学技术、生产工艺和管理理念形成了各种不同结构、不同内容和不同形式的档案信息资源。另一方面，在工作中随着信息技术的引进和科学技术的发展，档案管理制度也日趋完善，并且对于各种新技术的实现都起到了重要作用。

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（二）信息技术的引进可以节约档案管理成本不管是企业，还是政府机关，档案管理的工作量都是不可小歔的。从档案内容上，人员档案，会议档案等不同类别的档案需要不同的管理方式，从档案工作上，档案整理，档案收集，档案汇总，档案统计等不同环节需要不同理论指导，由此可见，档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力才能实现。信息技术的优势在于，信息系统本身可以实现对数据的分析、整理和记录以及分类等工作，同时，系统工作的精细以及准确程度要比人力完成更有保证，将信息技术引入档案管理工作中，使用计算机代替部分人力，这就可以精简单位人员，减少劳动力和其它资源的输出，进而实现对档案管理成本的节约。这也是将信息技术引入档案管理工作中的一个必要性所在。

（三）信息技术的引进可以规范档案管理体系将信息技术引进档案管理工作中另一个必要性就是规范档案管理体系。同其它管理工作一样，档案管理工作的进行也需要多人的配合，需要多项工作的衔接，在这个过程中，档案管理工作就形成了一个完整的体系，而这个体系的规范与否，直接影响一个企业对档案的保存和利用。在利用信息技术之前，每一项工作的完成都需要工作人员的亲力亲为，这就出现了人员之间的接触和合作，在此过程中，可能某一个工作人员的情绪就会直接影响到整个团队的合作以及工作效果，或者某一个工作人员的差错就可能直接导致整个档案管理的进度，此外，人员的能力高低不同，这些都成为档案管理体系规范化的障碍。但是将信息技术引入到档案管理工作中，尽量减少工作衔接过程中人员的接触，减少人的情绪对工作质量的影响，就会很容易的引导起整个档案管理工作朝着体系规范化的方向前进。

二、信息技术引入档案管理工作的途径

既然信息技术引入档案管理是有必要的，那么接下来要考虑的问题就是如何更好地将信息技术引入到档案管理工作中来，对此，笔者有以下几点建议：首先，信息技术的引入要充分考虑本单位档案管理工作的特点。不同的行业，不同的单位，档案在内容是不同的，这种档案内容的差异就要求在做具体档案管理工作时的方式有所区别。信息技术引入管理领域，最早出现在人力资源管理领域，在档案管理领域的引入，还不是非常的成熟，因此，很多单位的档案管理工作人员就盲目的学习和跟风，不加选择的借鉴和引入。这样做的后果就导致信息技术的引入不但没有优化企业的档案管理，反而给档案管理工作造成了新的困扰，显然，这与信息技术的引入的初衷是相背离的。所以说，在信息技术的引入过程中，一定要注意本单位档案管理工作的特点，切忌盲目。其次，信息技术的引入要打破传统档案管理模式的“条条管理”的状态。对于一些档案管理工作人员而言，档案是对历史的记载，因此必须认真谨慎，这是对历史和事实的尊重，我们必须承认这种思想的正确性，但是，很多人偏离了这种思想的本意，他们认为尊重档案就要求档案管理工作也要绝对的固定，不可随意更改模式，这是错误的，信息技术的引入就是要打破这种传统，要勇于利用信息技术对传统档案管理模式的创新，要随时把握时机，适时改革，让传统与新技术结合，共同为档案管理服务。所以，信息技术的引入，就是要在传统中改变，让档案管理也能体现出时代特色。

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二、档案信息化建设面临的现状

(一)缺少信息化建设资金

顺利开展档案信息化工作首先要完善档案信息化基础设施，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。信息化建设需要花费巨大的资金，因为需要配置价格很高的安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备等。档案部门属于社会文化事业单位，财政预算是主要经费来源，他们只能使用非常有限的信息化建设资金，配置达不到网络信息化的要求的硬件，使档案信息化进程受到很大影响。

(二)档案信息化建设规划不统一

档案信息化建设不能顺利开展，因为我国档案信息化建设的管理性、业务性和技术性标准不统一的。市场上推广和使用的档案业务管理软件不适应今后档案信息化建设的发展趋势，因为它们多数是单机版，不能运用于网络。另外档案信息电子化需要具有信息管理功能档案软件，需要一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统和达到数据交换的机读目录档案系统，档案部门没有这些软件，所以不能实现资源共享。

(三)信息安全意识缺乏

安全问题是档案信息化建设不可避免的问题，在档案信息开发工作中，许多档案馆认为只要建立安全防护体系就可以解决安全问题，没有意识这样做存在很大的风险。有些档案馆将档案数字化工作外包给企业，若管理制度不严格，缺乏监控，很容易造成信息丢失、泄密。

(四)档案工作者素质有待提高

科技进步突飞猛进，对档案工作者的素质提出了更高的要求，目前，由于缺少档案、信息处理复合型人才，很难将先进技术应用到档案管理中。另外人才引进和激励制度也有待完善。提高档案从业人员素质，是档案信息化建设的关键环节。

三、档案信息化建设的建议

(一)多渠道扩大资金投入

财政预算是档案信息化建设经费的主要来源，要加大财力的投入力度，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而加快档案信息化建设。档案部门要积极将信息化工作纳入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多专项资金支持，为信息化建设提供物质保障。另外，档案部门必须拓宽思路，转变机制，提高资金的利用率。例如，档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持(就中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样)，与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。

(二)切实保障档案安全

信息化建设中档案信息安全受到网络安全隐患、人为失误、操作系统数据库故障、载体损坏等各方面威胁，为此，档案工作者要树立高度的安全和保密意识，着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面工作，切实维护档案的安全性。制定包含档案信息采集、处理、保存和利用各个阶段的安全管理体系，解决档案共享与档案保密需求间的矛盾，是加强信息化建设中档案安全性的关键环节。同时档案部门可以配合信息化建设相关部门采取数据备份、防火墙设置、访问控制、加密等技术措施，做好归档文件的保存保护和网上档案信息服务安全工作。另外，档案工作者要提高保密安全意识，特别要做好涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等内容的档案保密工作。

(三)档案信息与电子政务信息共建

档案信息资源与电子政务信息资源合作共建就是将政府的技术、资金优势与档案部门的信息整理、管理优势充分地结合起来，依托电子政务系统与数字档案馆，建立一个综合性信息资源联合开发管理体系，实施共同的信息资源开发利用与服务工作，从而有效地完成一系列的大型基础信息资源数据库建设。借助电子政务平台，开展基于政务网的电子文件中心建设可实现政务信息的即时采集和长期保管。建立电子文件中心不仅能够为政务网解决信息管理、后台存储问题，还能够有效统一电子文件数据结构和格式标准，有利于信息资源共享和档案馆对电子文件的接收及最终归档。档案部门要与电子政务建设部门积极合作，统筹安排信息化建设，依托电子政务内网，建设部门网，建立网站，档案政务信息和档案资料；同时配备相应的软硬件设备，积极开展档案网站建设，在网上开展现行文件服务中心查询和馆藏档案目录查询工作，为电子政务建设、政务信息公开和便民服务。

(四)加快数字档案馆建设

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1.对高校校史、校情了解和研究的需求

高校档案是历史的真实记录，收藏着高校不同历史时期发生的重大事件、重要活动、重大工程、重要组织等文献资料，以文字、图片、影像、实物等形式展现着学校的成长、发展历史，富含着一所高校的记忆元素，构成了高校在特定历史条件下的真实场景。无论是专业人士对校史的研究，还是社会各界对校史、校情的了解，都离不开对高校档案的查阅，自然离不开对高校档案信息资源的共享。

2.高校相关资料甄别鉴定、查证咨询的需求

对高校相关资料进行甄别鉴定、回复查证咨询是档案管理部门的重要工作内容。有了档案信息资源共享，社会用人单位可以通过网络平台核实毕业学生的学籍、学历、学位、在校成绩与获奖等资料的真伪，了解欲聘用人员的真实学业水平，办理证实材料。在校生、毕业生因考研、出国、找工作需学校提供学习成绩、学历学位等证明材料，也可以在档案信息资源共享的条件下，先自我查询，从而顺利办理。

3.高校科研成果转化和科研合作的需求

高校既是传播科学知识的殿堂，也是科学研究的基地，每年都会产生大量的科研成果，并以科技档案的形式记录备案。通过档案信息资源共享，社会生产企业能够及时发现所需要的科研成果，促进了高校科研成果有效转化为生产力。同时，企业为了开发新产品、提高劳动生产率，也需要通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。

4.高校宣传推介、扩大社会影响的需求

宣传推介、扩大社会影响是高校发展进程中不可或缺的经营举措。在信息时代，越来越多的人通过网络了解社会、认识社会。高校必须立足这一现实，通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，让社会全面地掌握学校的各方面信息，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。

二、目前高校档案信息共享的制约因素

高校档案信息资源共享是现代信息技术与现代管理体制的融合。目前，一些制约着高校档案信息共享的客观因素不能不引起我们的高度注意。

1.传统档案管理意识的束缚

长期以来，高校档案管理处于一个相对封闭的状态，传统的档案管理理念根深蒂固，具体表现在：①对档案资料重保管、轻利用，缺乏以用户为中心、以利用为灵魂的现代档案管理意识。②工作视野狭小，局限于档案馆（室）的小天地，对社会经济发展的巨大变化关注不够。③坐等用户上门咨询查阅档案，少有对外服务的主动性。落后的管理意识制约着高校档案服务功能的有效发挥，造成了档案信息资源的巨大浪费。

2.高校档案信息资源不完备

高校档案信息资源共享需要有完备的档案信息资源做支撑。由于历史的原因，高校档案管理体系呈现一种随意、松散的状态，管理部门职责分工不明，管理失范。比如：学生在校学习成绩或学历证明资料，有的学校是在档案馆（室）存档，有的学校是教务处存档。这就造成了档案信息资源的灵散化、条块化，用户难以在一个部门查询到所需的全部信息，影响了高校档案信息资源的社会共享。

3.档案的数字化水平不高

受客观条件的限制，高校档案信息载体比较单一，以不易保存、不易查询、不易传递的纸质文档为主，能够提供海量存储、便于网上传输和查询的数字光盘、微缩胶片、录音磁带、移动硬盘等先进信息载体档案所占比例较低，难以构建起档案信息资源共享需要的网络信息化平台。虽然一些高校档案馆（室）建立了自己的网站，但缺乏对现有档案资源的开发与整合，内容不够丰富，数据存量少，制作粗糙。

4.档案管理人员信息化知识欠缺

高校档案管理人员大都毕业于档案管理专业，对于档案的形成、收集、整理程序以及档案的归档范围、保存期限，档案分类编号、保密文件收发、存档、销毁等各个工作环节娴熟于心，但对于数字档案的开发、计算机程序的维护、数据库信息导航等信息化知识相对欠缺。直接导致了高校档案信息资源共享系统完善和运行中出现的问题不能得到及时、有效的处理，从而影响了高校档案信息资源共享的进程和质量。

三、基于信息资源共享的高校档案管理模式改革创新策略

高校档案信息资源共享是现代信息技术条件下的系统工程，是践行“档案信息服务于社会”理念的有效途径。我们要以改革和创新为主旨，潜心探索有效策略，构建起信息资源共享条件下高校档案管理新模式。

1.转变传统意识，树立信息资源共享服务理念。思想与观念引导着行动的方向，彻底转变传统意识，树立信息资源共享服务理念是构建与档案信息资源共享相适应的高校档案管理模式的决定性要素。首先，高校档案管理工作者要认真学习现代档案管理理论，明确新的历史条件下高校档案资源的含义和作用，将信息共享理论与档案信息特殊性有机结合起来。第二，要关注社会发展对档案信息的需求，改变档案馆在公众中的封闭形象，主动为社会各领域和普通民众提供全方位的高校档案信息服务。第三，要健全规章制度，简化高校档案查阅、咨询程序，以热情的态度、灵活的方式、规范的操作营造高校档案信息资源共享服务软环境。

2.加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础

巧妇难为无米之炊，高校档案信息资源共享离不开丰富、真实、全面的档案数据资源。因此，加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础变显得尤为必要。①做好档案信息资源建设的总体规划，协调校内外档案信息的采集工作，保证信息资源配置的最优化和信息管理的最佳化。②把好档案采集关，既要扩大档案信息采集范围，实现档案信息的完整、全面，又要注意对档案信息的核实与甄别，保证其真实性和客观性。③定期通过不同渠道开展社会对高校档案资源服务需求的调研，根据调研结果有针对、有重点地征集、开发专题特色档案。如：以高校科研项目应用者为服务对象，建立高校科研成果专题档案信息卷宗，架设高校科研成果转化和科研项目合作的直通桥。

3.提高档案信息数字化水平，创设档案信息网络共享平台

实现高校档案资源共享最紧迫的任务是高校档案资源的数字化、网络化和智能化，其中档案资源的数字化是关键与核心。高校档案管理部门要依据《档案法》有关规定，在做好纸质档案资料征集、归类、建档、保护的同时，及时采用电子计算机、扫描仪等数码技术手段对正在采集、整理存档的档案资料进行数字化处理，有计划、有步骤地将以往存档的历史档案资料转化为数字文件，编制出电子版的全宗目录、分类目录和目录索引。在数字化档案资料管理中，要按着《高等学校档案管理办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》和《CAD电子文件管理》等国家标准规范，实现高校档案资源的自动编目、自动统计和自动检索。在此基础上，创设高校档案信息网络共享平台，以关联和链接的方式，构建不同高校间的档案资源共享系统，提高档案信息共享的自动化程度，推动高校档案资源的社会共享。

4.加强档案人才队伍建设，提升档案管理队伍整体素质

高校档案管理人员的信息技术水平，直接影响着档案信息资源的开发与共享。高校要加强档案人才队伍建设，使档案管理人员的知识结构、专业结构和年龄结构得到不断的优化。通过学习与培训，培养一大批既有档案专业知识、有掌握现代信息技术的复合型档案信息资源管理人才，有效克服高校档案资源共享的技术障碍。要把档案管理工作人员的信息技术学习和创新能力提高与奖惩机制有机融合，激励每个高校档案管理人员都能擅长档案（特别是数字档案）的编研、开发和推广工作，以档案管理队伍整体素质的提升促进高校档案资源的高度共享和增值服务。

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（一）医院运用现代化技术进行档案管理

这里所指的的现代化技术指的是计算机信息技术。医院运用现代化技术进行档案管理，指的就是医院将各种先进的计算机信息技术运用到档案的记录、存贮、整理、加工查找、交流等各个方面。同时，根据计算机信息技术的特点对当前的档案管理工作进行改进，以便能够与计算机信息技术进行更好的结合。医院利用先进的计算机技术完成档案管理工作，从而达到实现医院档案管理现代化的目的。

（二）医院的档案管理工作人员需要掌握现代科技知识

档案管理现代化必然会引起档案管理领域中的一系列的变化，例如技术革命或技术变革等等。同时，由于各种先进的现代化技术的应用，也使得医院的档案管理工作人员变得更加难以适应。因此，要推进医院档案管理现代化建设，其中一个重要的要素就是让医院的档案管理工作人员掌握先进的现代科技知识。档案管理工作人员首先应该掌握的就是计算机技术。如今技算计技术已经成为了档案管理现代化的基础，医院的档案管理人员只有掌握了计算机技术，才能够更好的利用计算机进行档案的现代化管理。同时医院还必须要对档案管理人员的档案管理基础知识进行及时的更新。

（三）实现档案资源数字化

在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让医院的档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进医院档案管理的现代化进程。

（四）需要建立起科学的管理机制

要实现档案管理现代化，就必须有科学管理作保证。科学管理是档案信息化管理的基本保证,没有先进的管理就不会有管理工作的现代化，因此必须要建立起科学的管理机制。医院的档案管理部门要建立自动化工作的组织机构或配备必要的人员，对档案管理现代化建设有关的问题进行深入地研究和论证。

二、进行档案信息化建设的建议

（一）新时期，需要对档案管理观念进行更新

在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案管理信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为医院的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。如今，很多行业所竞争的不仅仅是产品的质量，同时也在竞争服务。医院的档案管理如今也必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，医院档案室必须要对医护人员对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为医院的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进医院档案事业的现代化发展。

（二）重视对硬件设施建设的投入

如今，各行各业都在推行无纸化办公，进行无纸化办公其最基本的就是需要各种硬件设施作为支撑。档案信息化管理，从某种意义上来说就是实现档案管理的无纸化办公。那么在档案管理信息化建设的过程中，医院就必须要建设各种电子计算机、缩微复制设备以及各种先进的信息化库房管理设备，这些都是档案管理信息化建设的基本条件。目前，这些先进的设备只有在一些大中型城市中的医院档案室有配置。但是档案信息化管理还要涉及到将各种档案资源在网络上进行共享，这就使得仅仅在几个城市、地区拥有这样的硬件设施还无法满足要求。要实现真正意义上的档案管理信息化就需要全国的医院档案室都能够实现硬件设施上的同步与完善，最后实现网络档案资源进行共享。

（三）加大投资款项，满足档案信息化建设

信息化加快，促使医院档案软件需要时刻更新。鉴于医院档案需要以信息化的手段对医院各项档案的物、事、人进行全程记录。为此可基于档案生命周期进行相对加大投资款项，使档案管理信息化生命周期保持在最佳势头，如引入信息化软件、使用各种软件管理工具、周期查看当前硬软件情况，建立信息化档案运营机制等，如此一来就保证了医院档案管理信息化的进程，随时为医院服务。

（四）提高各种现代化管理技术以及方法的应用水平

随着社会的发展，各种信息量的产生速度已经不是以前的时代可以比拟的。而信息量的大量增加也为医院的档案工作带来了新的特点与新的要求。如今医院的档案数量急剧增加，档案的种类也越来越繁多，档案的利用也发生了巨大的改变，不仅利用的数量、范围、深度发生了巨大的变化，其时效性的要求也越来越高。这些变化都是传统的档案管理方法以及技术所无法适应的。因此，要积极地提高各种现代化管理技术以及方法的应用水平。

为此，必须要进行以下几方面的工作：首先，医院必须要实现档案管理的标准化以及规范化。要推进档案管理的信息化建设，就必须要做好档案管理的标准化以及规范化管理，让这两者之间能够相辅相成、互相促进。其次，是要医院能够积极地应用现代化管理方法，让档案管理更加的科学、高效和系统，能够为医院领导或医护人员的决策以及科学研究等提供更加准确的、有效的服务。最后，是要医院积极地将计算机与档案管理工作进行有机的结合。因为计算机的应用是档案管理信息化建设的重要物质基础。

（五）加强档案信息化人才培养

档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。医院的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种医护档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。

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一另外时间一长,会产生大量的工作文件和人事数据,对于档案的查找、更新和维护来说有着很大的困难。企业在耗费了大量人力进行陈旧的人事档案管理工作,一方面加大了员工的工作量,使员工的负担过重,难免产生较大的工作压力;在这样负面的工作状态下,很难人事保障档案的准确性、可靠性和机密性。由于企业人员流动大,再加上社会不断地发展和迁移,许多由人工记载的历史资料在迁移的过程中还会发生丢失或者严重的残缺。如此负面循环,会造成诸多不便,使企业无法得到更好的发展。在信息化、网络化、数字化得到广泛应用的今天,企业如果仍然采用陈旧,落后的手工方式进行人事档案管理,那么档案管理工作的就极易出现这样那样的纸漏,人力、财力等方面的资源浪费仍将持续,这与“厉行节约、反对浪费”的时代强音很不和谐。

(二)人事档案信息化管理的优势

随着社会的发展计算机系统管理随着社会的发展计算机系统管理己经逐渐替代人工管理,采用信息化管理手段的事实档案管理体制己逐步形成,在社会主义市场经济条件下进行探索和研究,逐渐进入了人事档案管理的新模式。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案进行管理有着局域手工管理无法比拟的优点,比如:检索迅速、查找方便、可靠性强、存储量大、机密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理信息系统是一个非常典型的管理信息系统,所以它能够为用户提供很好的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式,以便快捷准确的查询出结果。圈加强人事档案管理现代化和信息化建设是实现人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整和动态、立体的管理体系,可以及时、准确和全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

二、如何加强人事档案管理信息化建设

(一)建立科学完整的现代化管理体系

人事档案管理工作的好坏,在很大程度上决定了企业能否更好的发展,它直接影响着企业正常运行的决策与管理,然而,不少企业对于人事档案管理缺乏科学的认识,仍然采用陈旧的管理方式,不仅耗费了大量的人力,也无法取得事半功倍的工作效益。这种现象,在社会急速发展的今天,对于一个企业,无疑是致命的。企业利用计算机的现代化技术和专业的网络人才,构建科学完整的信息系统,能够充分的使用资源,达到资源共享的信息化建设,及时对那些不适应新时势、新要求、新手段的规章制度进行改正,确保建立安全合理、科学、规范、民主、公正、严谨的人事档案管理制度。实现计算机对人事档案完整、准确的工作定位,产生立体的管理体系,能够及时的配合人事的调配和企业工作的需要,提高组织人事部门的工作效率。

(二)注重系统的管理与维护

由于利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提,所以,这种先进的管理方式也有局限性。一旦失去电力支持,整个人事管理系统会进入瘫痪界面。因此,我们要在保管好实体档案的基础上,将有关信息全部录入计算机,实现人事档案的电子化,利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,使得档案的检索和查询更加迅速和便捷,为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上,建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索,以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时,突出个人特色,实现档案的动态管理和补充。实现上述目的,需要建立在一定软件系统的基础上,还要添置必要的设备,比如计算机、打印机、扫描仪等设备,加大对档案管理的资金投入,使事业单位的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

(三)确保档案信息数据化和服务网络化川

收集人事档案信息是为了能够充分使用资源,达到资源共享的效果。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,以人事档案管理系统为中心,还可以实现跨界的工作调配,方便快捷。如通过人事信息系统完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,有些直接可以发放到员工本人手里,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中获取收益。因此,一目了然的数据化信息可以提供准确便捷的信息,可以让企业管理者主观的感受到个人和企业的具体情况,为当今快节奏的社会发展节省了不必要的时间。

(四)为人事档案信息化提供硬件设施和技术保障