档案管理工作论文1

民国档案是指在1912年1月1日中华民国成立至1949年10月1日中华人民共和国成立期间，各政权、政党、社会团体、组织、机构及个人在社会活动中形成的具有保存价值的历史记录[1]。民国档案不仅具有重要的史料价值和凭证价值，同时还具有现实参考价值和社会教育价值[2]，对其进行开发利用，是社会文明进步的表现。近年来，青岛市城市建设档案馆（以下简称“青岛城建档案馆”）立足本馆馆藏，重视民国档案开发利用工作，取得了一些成就，但也存在着一些问题。

一、馆藏民国档案概况

青岛城建档案馆馆藏民国档案共计1.5万余卷，主要是建设工程（房屋建筑、市政设施、名胜古迹、园林绿化等工程）审批档案，即建设工程申请文书、政府审批文件及相关图纸等，时间主要集中在1923年至1949年之间，真实记录了青岛城市建筑发展史；另有部分各图纸（地形图、规划图、现状图、市街图等）、调查统计资料等，时间主要集中在1912年至1949年之间，系统反映了青岛城市建设发展变化。

二、民国档案开发利用成就

（一）高效开展档案借阅因青岛现存近代城市建筑较多，故民国档案利用需求也较高，利用目的多为房屋装修与改造、房产登记与变更及高校学术研究等。2002年，青岛城建档案馆开始对民国档案目录进行电子著录，正式启用电子目录查询，极大地提高了民国档案检索的效率；2017年，为应对日益增多的民国档案利用需求，加强民国档案实体保护，青岛城建档案馆开始开展民国档案数字化，民国档案实现全程线上利用，档案利用效率进一步提高；2019年起，青岛历史城区更新与保护工作如火如荼开展，对民国档案进行调查研究成为历史城区更新与保护工作的前提，青岛城建档案馆每年为其提供档案3000余卷，电子目录查询和扫描件在线阅览极大地提升了历史城区更新与保护工作的进度。

（二）编研档案出版物2013年，青岛城建档案馆依据馆藏民国档案编辑出版了《大鲍岛》一书，对当年德国人划定的华人区——大鲍岛内的城市与建筑规划、商业兴衰历程、社会文化传统及现状等内容进行了详细的阐述；2016年，编制《青岛近代城市建筑1922-1937》，基于馆藏民国时期城建档案和其他历史资料，从多个视角对青岛1922年至1937年间的日趋成熟的城市建设与发展进行了全面、系统地梳理和解读；2017年，《齐鲁记忆•山东档案珍品丛书》之《青岛德文城建档案》出版，馆藏百年花体德文档案首次面世，介绍了青岛路德公寓、广兴里、德华特别高等学堂等历史建筑；2022年，编辑出版《关图统鉴——青岛八大关建筑调查与编研书表》，通过对比原始图纸和现实照片、梳理建筑档案信息，客观真实地展现了青岛“万国建筑博览会”的独有魅力与文化传承。

（三）制作档案专题片利用丰富的馆藏民国档案，青岛城建档案馆制作了多部介绍青岛历史街区的专题片，将城建档案与城市文化紧密结合。如，《大路颂歌》通过讲述青岛丰富的城市路网的形成过程，向大众展示了新中国成立后青岛城市建设的发展变化；《中山路》《大学路》《黄县路》等以青岛老城区的道路为对象，介绍了青岛道路及道路两侧代表性建筑的发展历史，在社会上产生了较大的反响，并带动大学路、黄县路等成为新晋网红打卡地；《岁月》《里院故事》专题片等则将镜头对准青岛传统民居——里院，介绍了青岛里院代表——广兴里的前世今生，向观众展示了广兴里改造前的宝贵影像和改造后居民的生活状况，并成功将青岛里院推为与北京四合院、上海弄堂、福建土楼等相齐名的建筑形式。

（四）举办档案展览近年来，青岛城建档案馆克服馆房面积有限、研究人员紧缺等限制条件，结合国际档案日、重大节庆活动等多次举办档案专题展览，展览素材均来自馆藏民国档案。民国时期，青岛商业繁荣，一批体量庞大、外观华丽、富有特色的商业建筑拔地而起，而这些建筑的审批档案就存在青岛城建档案馆，利用这些档案，青岛城建档案馆举办了《青岛优秀历史商业建筑展》。里院临街而建，四周围合，临街部分与西方洋楼类似，内部则按照中国传统民居而建，是青岛独特的建筑形式，其建筑数量曾占据民国时期青岛市区的“半壁江山”。青岛城建档案馆存有大部分里院的档案，以此为基础，举办了介绍里院发展过程的《青岛里院建筑展》。

三、民国档案开发利用存在的问题及原因分析

（一）民国档案开发利用难度大民国档案的特殊性导致民国档案开发周期较长，效率较低。部分民国档案至今已有100余年历史，且经历过战争时期，出现了纸张老化甚至脆化现象，不具备档案调阅条件。民国档案中的字体和文种与现在通用的字体和文种有所不同。如，大部分民国档案字体为手写的繁体字，或是繁体字的简写、改写，且有些字迹潦草，很难辨认；民国时期公文种类繁多，文言文与白话文相互夹杂，且经过多次公文改革，理解难度较大。另外，民国档案中的个别信息与现代的信息不对称，如，民国档案中所记载的工程地点信息由“路名＋地号组成”，而现在的工程地点信息由“路名＋门牌号”组成，但是地号与门牌号之间没有逻辑关系，甚至路名都已发生变化，新旧地址难以匹配，档案检索查准率较低。

（二）开发利用深度有待加强目前，青岛城建档案馆的民国档案开发利用方式仍以被动提供档案查阅为主，在民国档案内容的深层次开发上还有很大进度空间。究其原因，最根本的就是档案存放分散且类别单一。除青岛城建档案馆存有反映青岛城市建设的民国档案，青岛市档案馆、青岛市房产馆、个人以及德国、日本等境外地区一些机构也保管着同种类型的档案，但由于体制机制等原因，各组织和个人彼此之间缺乏联系与合作，民国档案开发利用通常仅局限在某一方面，不够全面；青岛城建档案馆馆藏民国档案主要为建设工程审批档案，缺乏反映建设工程产生的社会影响的档案，以及在后期的社会活动及修缮改造中形成的档案，由于档案内容相对单一，民国档案开发利用成果不能系统地反映开发主题的前因后果。

（三）缺乏开发利用专业人才民国档案的特殊性对民国档案开发利用人员提出了较高的要求，既要了解民国历史和公文行文规则，又要熟知档案管理及开发利用方式方法。但现实工作中，由于基础业务繁忙，档案开发利用意识淡薄，档案馆鲜少有民国档案开发利用专业人才，参与开发利用的人员甚至不是历史学或档案学专业人才，多为兼职人员，无法认识到民国档案的重要价值，导致开发利用成果质量不高。另外，民国档案整理与著录多为社会外包，但由于外包公司缺乏专业知识，工作人员文化水平不高、责任心不强，在整理的过程中不注意对档案实体的保护，甚至不能辨别同一份档案中各文件之间的逻辑关系是否正确，也不能准确地对民国档案中的重要信息进行提取和分析，直接影响了档案检索查准率。

（四）社会力量参与开发利用少在全国范围内，青岛市近代城市建筑保存较为完整，特别是在青岛老城区，历史建筑比比皆是，而青岛城建档案馆馆藏民国档案所记录的大部分建筑现仍在使用，其中多为个人住户。因涉及个人隐私和公共利益，按照档案利用相关规定，青岛城建档案馆民国档案未全面开放，一些建筑学、历史学等方面的专家学者及高校学生因不具备档案查阅条件而无法研究馆藏民国档案。此外，因为城建档案馆为专业档案馆，与综合档案馆相比，社会关注度较小，许多历史研究者不清楚城建档案馆也保存有民国档案，因此在做历史研究时不会考虑去研究城建档案馆的民国档案，而城建档案馆也很少有机会主动和这些学者们进行合作。

四、民国档案开发利用对策

（一）加强民国档案抢救保护与开放完整的档案是开发利用的重要前提，档案馆应加强对民国档案实体的保管力度，严格档案库房保管标准，配备各类库房设施设备和专业库管人员，最大限度延长民国档案寿命；对于已经破损严重的民国档案，应加大资金投入，按照民国档案修复相关标准制定合理的修复方案，并及时抢救修复，从而使更多的民国档案达到开发利用的标准，在修复过程中切忌对档案实体造成二次伤害。另外，还应通过官方渠道定期公布民国档案目录，加大馆藏民国档案资源宣传，提高民国档案的社会影响力；在民国档案数字化的基础上应进一步进行数据化处理，建立民国档案全文数据库[3]，并在不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的前提下，将民国档案全文数据库向社会共享或开放。

（二）丰富民国档案开发利用资源内容丰富、门类齐全是民国档案开发利用的基础，要提高民国档案开发利用的质量，档案馆必须打破原有封闭状态。据了解，国内外各类档案馆、博物馆、图书馆、高校、公共媒体等文化部门和科研机构均保存有大量珍贵的民国档案资料，档案馆应根据本馆馆藏特点，就同一专题的民国档案积极与上述部门和机构开展业务合作，努力实现民国档案数据资源的共享与互补[5]。同时，档案馆还应面向社会组织和个人广泛征集民国档案，最大限度搜集相关资料，对现有民国档案进行补充与验证。

（三）建设民国档案开发利用队伍首先，档案馆应加强民国档案开发利用人才培养，定期开展繁体字识别、民国公文解读和档案知识学习等专题培训，不断提升开发利用人员的文学素养和档案意识；其次，档案馆应主动邀请更多领域的专家、学者参与到民国档案开发利用工作中[6]，如，与不同高校、不同学科建立研究生联合培养基地，从不同角度对民国档案进行研究，拓展民国档案开发利用的广度和深度；最后，档案馆还应调动社会力量参与的积极性，如，利用社交媒体，以档案众包的方式，引导社会公众利用碎片化时间积极参与民国档案开发利用[4]。

（四）创新民国档案开发利用形式开发利用形式决定了民国档案开发利用成果的社会关注度，因此档案馆应针对不同人群开展不同层次的、灵活多样的档案开发利用活动。如，面向研究人员，可以出版档案汇编、档案影印本等书籍，举办档案专题展览；面向普通群众，可以出版比较通俗易懂的文史研究书籍、照片集等书籍，制作趣味性较强的专题片，建立爱国主义教育基地，举办沉浸式展览等[7]。同时，还应做好开发利用成果的宣传工作，特别是要利用好社交媒体对成果进行报道，使越来越多的人了解民国档案的重要价值。

作者:高妍王崇 单位:青岛市城市建设档案馆

档案管理工作论文2

一、区块链技术的概念及特性

（一）区块链技术概念的由来2008年，一位日本籍美国人公开发表了一篇区块链界的开山论文。该论文使用区块链技术搭建了电子现金系统的初步构想。人们对区块链的印象也停留在“比特币”这一概念上。从此，区块链技术作为比特币的基础应用技术迈向了1.0时代。2014年，一些金融领域的专家认为区块链是能够有助于用户获得智能协议的编程语言。区块链技术在可编程性能以及智能合约等方面有了进一步发展后，随即被应用于更宽广的金融领域。自此，区块链技术开始进入2.0时代。2016年，因为区块链存储的数据库具备各方面的长处，区块链在社会各行业都受到了重视。区块链也被官方定义为“利用各种计算机技术进行分散存储数据的数据库”。目前，区块链技术已经在各类档案管理、图书馆管理、公益监管、共享经济和金融服务等领域被广泛关注，相关技术理念和系统构建也日益丰富。区块链技术3.0时代已经到来。纵观近十年来区块链技术的发展，笔者认为区块链技术就是一项基于各种计算机算法的数据存储技术。

（二）区块链技术的特性

  1.不可篡改性区块链通过哈希函数的运算，可以获得一个哈希值，也就是“信息摘要”。在城建档案管理的范畴中，相当于生成了城建档案的“件”的著录项。因为上一个区块的哈希值是下一个区块实际数据的基础并且该步骤是不可逆的，所以不同的电子文档即便通过相同的哈希函数运算，得到的结果也是不同的[1]。因此，通过对比哈希值是否一致，我们就能够轻松判断区块链中的城建档案数据是否被篡改，进而筛选出被恶意篡改过的城建档案数据。

 2.安全性区块链技术使用非对称加密算法确保了其安全性。非对称加密算法指利用密码学中的相关技术对所存数据信息进行加密，只有在使用对应的“密钥”时才能解密阅读[2]。倘若没有经过密码验证就强制截取，那么他所获得的数据信息也是无法阅读的。该算法的使用阻止了数据在管理和利用过程中的信息泄露风险，增强了使用区块链技术的安全性。3.分散性利用分布式存储技术控制区块链上的城建档案数据，类似于城建档案实体管理过程中的“异地容灾”技术。其目标都是为了保障城建档案信息的安全，防止出现集中存储时带来的“一损全毁”后果。因此，区块链技术中的分布式存储技术使其具有分散性。 

4.可追溯性区块链上的城建档案数据都会被戳上时间印记，也就是所谓的“时间戳”。因为区块链不仅保存已经形成的城建档案数据，而且对每一次操作都有记录。时间戳技术则清楚地记下了这些操作的具体时间。当需要调用这些数据的时候，通过查看时间戳留下的记录，就可以追溯到这些关于数据的数据。

二、区块链技术在城建档案管理应用中的可行性探析

（一）区块链的技术特性与城建档案管理的要求相匹配

1.区块链技术的不可篡改性确保了城建档案信息的真实性区块链技术利用哈希算法可以筛选出被恶意篡改过的数据。因此，原始数据可以被安全地保存下来。而城建档案管理也要求城建档案信息确保真实性。因为城建档案具有“参考”和“凭证”的双重价值。假使城建档案信息的真实性无法保障，那么它的“参考”与“凭证”价值也无法得到实现。所以，利用区块链技术的不可篡改性能够有效避免城建档案信息被篡改，进而保证了城建档案的价值[3]。

2.区块链技术的安全性和分散性确保了城建档案信息的可靠性区块链技术利用非对称加密算法以及分布式存储技术可以使数据免遭泄露与丢失的风险。同时，城建档案管理过程中也要求城建档案信息具有可靠性。城建档案信息的可靠性一方面体现在城建档案信息内容的真实性；另一方面则要求城建档案管理过程规范、存储条件安全。

3.区块链技术的可追溯性确保了城建档案信息的完整性区块链技术利用时间戳记录下每一次对链上数据的操作，包括城建档案的题名、责任者、日期等信息，这些被追溯到的信息即为关于数据的数据，也就是电子文件的“元数据”。而城建档案管理要求城建档案信息内容力求完整。根据2018年国家档案局的第13号令《机关档案管理规定》第四章第三十条：“元数据应该和电子文件一并收集”。因此，在城建档案数据信息化的过程中，为保障城建档案信息的完整性，城建档案管理者也应当注意对“元数据”的收集。所以，利用区块链技术的可追溯性能够完整地记录包括城建档案元数据在内的一切信息，也就确保了城建档案管理的相对完整性。

（二）区块链技术在档案管理方面的成功实践经验澳大利亚墨尔本大学是最早将区块链技术与学生档案管理相结合的试点学校之一。通过利用区块链技术管理学生档案，企业在招聘时可以直接了解到真实可靠的学生信息，减少了许多不必要的纠纷与麻烦。借鉴墨尔本大学管理学生档案经验，我国在应用区块链技术管理城建档案的初期阶段也可以采取“先试点、后推广”的应用模式。这样可以让城建档案管理者清楚地了解到区块链技术在城建档案管理的实际应用过程中会出现的问题，以便及时纠错；然后在已有的框架上进行深层次的探索，可以减少一定的时间、人力和物力成本。从澳大利亚利用区块链技术管理学生档案这件事中不难发现墨尔本大学有明确的使用目标。因此，我国在利用区块链技术进行城建档案管理试点项目前，也应该考察项目的实际需求，再制定明确的实施方案。

三、区块链技术在城建档案管理应用中的优越性

（一）有利于完整地保管城建档案在传统城建档案保管过程中，经常会遇到城建档案丢失的情况。对于一些保管期限难以鉴定或者因失误而销毁的城建档案，档案管理者往往束手无策。应用区块链技术来管理城建档案时，在保管的过程中，则可以避免城建档案丢失的情况。另外，在区块链上的操作都有迹可寻，被销毁的城建档案也可以清晰地找到所属全宗。如果再加入备份技术及预留时间内错误操作可撤回技术，即便是因失误而销毁的城建档案也可以找回。因此，运用区块链技术管理城建档案有利于完整地保管城建档案。

（二）有利于提高城建档案检索效率在传统的城建档案管理过程中，城建档案内容的缺失、著录标引的失误都拉低了检索结果的检全率与检准率。而应用区块链技术来管理城建档案，则可以对城建档案进行前端控制，确保城建档案内容的完整，同时也减少了著录标引、查找等方面的失误，将大大提高城建档案检索的效率。

（三）有利于提高城建档案的利用率城建档案的利用率是评价城建档案价值的重要指标。在日常生活中，大多数人很少主动去城建档案馆查找资料。我国城建档案“重藏轻用”的状态十分普遍。为了提高城建档案的利用率，不少城建档案馆网站提供了网页浏览等服务，然而各城建档案馆的浏览量却不尽如人意。究其原因，一方面是由于相关城建档案机构宣传能力不足，提供的服务不够完善；另一方面，则是由于当今社会大多数用户更习惯于移动端应用。因此，利用区块链技术搭建移动端用户入口，提供城建档案利用服务，用户即可根据自己的身份“私钥”登录查阅城建档案。长此以往，城建档案的利用率自然会稳步提高。

（四）有利于忠实地记录历史并提高档案编研质量由于城建档案的收集、鉴定等工作可能会受到政策与条件的限制，城建档案编研工作也因此受到了各种限制。为了解决这一难题，城建档案编研工作目前多与城建档案馆以外各单位如图书馆、史志办等合作编研。然而这一解决方案也带来了新的问题，比如各单位利益纠纷、责任承担等问题。区块链的可追溯性与公开透明性在一定程度上使得历史记录的过程更加完整、真实，从而提高了城建档案编研工作的质量。

四、区块链技术在城建档案管理应用中的问题

（一）城建档案数字化进程较慢城建档案数字化是利用区块链技术管理城建档案的基础之一。在全国档案事业发展“十三五”规划的会议上，曾经明确提出“全面推进档案资源存量数字化”的发展目标，并预计到2020年全国省级国家综合档案馆中的永久档案数字化比例应达到30%～60%[4]。然而，由于我国各地档案馆（室）人员不足、设备缺乏、技术有限，档案的数字化能力并不强。为了解决这一难题，很多单位采取了城建档案数字化工作外包的应对策略。但是，由于城建档案数字化工作外包项目也面临着进度完成超时、成本超出预算、外包公司人员流动性大且专业性不高、项目组与委托方之间沟通不畅导致城建档案数字化质量差等问题，数字化成果出现问题后返工的现象也常有出现。因此，我国城建档案数字化进程较慢。这一问题也严重地阻碍了区块链技术在城建档案管理方面的应用。

（二）区块链技术发展尚未成熟中国科学院院士郑志明教授曾经表示，我国区块链技术发展现状主要存在三大问题：一是国内的区块链发展现状开源代码和开源论文较少；二是没有安全可控的底层平台，主要依赖于国外；三是缺乏有保障的软硬件一体化平台[5]。由此可见，我国对区块链技术的开发尚且没有成熟。当前，我国关于区块链技术在各行各业应用的许多理论仅仅停留在构想状态，区块链技术要想完全应用于城建档案管理领域还需要更完善的技术支持。

五、区块链技术在城建档案管理应用中的具体策略

（一）在收集阶段做好城建档案数据挖掘工作利用区块链技术管理城建档案的首要任务就是完成城建档案数据的挖掘工作。而在城建档案收集阶段的工作又应分两方面同时进行：一方面，城建档案工作者要做好线下纸质（实体）城建档案的收录工作；另一方面，要对现行使用状态的电子文件开展前端控制工作，以便及时将电子文件收集存档。

（二）在整理阶段做好城建档案数据数字化工作首先，全国各城建档案馆（室）都要提高自身的城建档案数字化能力；其次，接受城建档案数字化工作的外包机构也应注重培养工作人员的专业度，了解城建档案数字化的要求与规范；最后，负责与城建档案数字化外包机构合作和对接的委托方应该在项目开始前明确地表达己方的需求，定期对已经完成的数字化成果进行抽查、检验，双方随时保持沟通与交流。在各城建档案机构与城建档案外包机构的共同努力下，城建档案数字化工作才可以加速前进，区块链技术在城建档案管理领域的应用才可以早日开展。六、结语从宏观角度来看，应当先制定出有效的法律法规与城建档案数据开放制度。相关法律法规的制定需要由专业的城建档案工作者参与其中，从而可以进一步规范区块链技术在城建档案管理中的应用。此外，相关制度的制定一定要及时跟上技术的发展，不能在法律上给不法分子“留白”。推动相关制度的制定，为区块链技术在城建档案管理中的开放利用“保驾护航”

作者:张锦 叶琼 宗玉芬 单位:武汉市城市建设档案馆

档案管理工作论文3

为了充分发挥城建档案的价值与作用，需要结合目前城建档案的业务指导情况，进行精细化的分析，及时发现工作过程中存在的问题。要结合档案业务指导工作的相关特点，制定出更加科学的工作方案，在最大程度上提升城建档案的整体价值。

一、城建档案业务指导工作的意义

城市的规划以及建设问题需要以精确的档案数据作为支持，才能对规划、建设的全过程起到指导的作用。从目前的城市工程建设情况来看，多具有周期长、规模大等特点，只有提升城建档案资料的规范性与完整性，才能有效运用，充分发挥它的价值。通过开展城建档案业务指导工作，能够从建筑工程的各个环节进行科学管理，提升档案数据收集的合理性与精确性，使工程建设能够稳步进行。除此之外，通过开展档案业务指导工作，也能保障施工过程有序开展，提升工程的整体质量，及时发现工程中的质量问题并妥善解决。二、城建档案业务指导工作的现状由于在城建档案的业务指导过程中，难以有效地落实相关制度，在这种情况下，便会导致该项工作带有较强的随意性，难以为建设工程的质量提供保障。由于一些建设项目在开展档案管理时缺乏完善的管理机制，没有设置专门的档案管理人员，就会导致相关的工作流程出现混乱，使档案业务指导工作仅流于形式，难以发挥档案业务指导的实际作用。特别是在当今大数据时代，由于工程建设会产生大量的数据信息，相应地会增加档案业务指导人员的工作压力，如果不能对该项工作进行优化与创新，就难以提升档案业务指导工作的整体质量。

三、城建档案业务指导工作存在的问题

（一）重视程度不够城建档案业务指导工作是城建档案馆的一项重要职能，必须严格按照国家的相关制度进行管理，提升对该项工作的重视程度，全面理解档案业务指导工作的含义，并在实际工作中合理运用专业的档案知识。只有认识到该项工作的具体特点，才能有针对性地解决档案工作中的问题，以便更好地开展业务指导。但从目前情况来看，由于缺乏对城建档案业务指导工作的重视，难以发挥档案业务指导的作用，阻碍城建档案工作的顺利开展。

（二）档案业务指导工作的时间和内容不明晰城建档案的业务指导工作必须具备先进性，通过对档案资料的及时汇总，并合理选择收集的时间，有利于发挥指导工作的作用与效果。除此之外，也要结合工程的实际情况，选择最佳的指导方案，以便于提升工程档案的精确性。由于涉及的城建档案业务较广，目前进行档案业务指导的时间与内容较为模糊，在这种情况下，便难以促进各个环节的顺利进行，无法制定更加明确的指导内容。

（三）未能和现代化技术平台融合我国信息技术水平的不断提升，也促进了各个领域的快速发展，信息技术也被广泛运用到各个行业当中。在城建档案的管理工作中，也应该认识到信息技术的重要作用，结合有效的信息技术对档案进行电子化管理。但从当前的实际情况来看，并没有建立先进的信息平台对档案管理进行指导。如果跟不上时展的步伐，无法对现代技术手段进行合理运用，就难以促进城建档案业务指导工作的改革与创新。

四、城建档案业务指导工作创新策略

（一）树立服务意识，主动开展档案业务指导工作在建筑工程的施工过程中，工程资料与工程进度应该同步，但城建档案的归档工作，是在建筑工程竣工之后进行的，工程竣工档案按规定要移交给城建档案馆来保存。由于一些建筑工程在竣工几年后才进行档案移交工作，在这种情况下，便会导致城建档案的文件缺乏规范性与完整性，难以进行后续的管理工作。为了杜绝此类问题的出现，作为城建档案管理工作人员，只有在实践过程中不断总结相关经验，并树立积极的服务意识，提升工作的主动性与积极性，才能促进档案业务指导工作的顺利进行。在建设项目开工前，档案业务指导人员必须积极与施工单位进行联系，做好相应的准备工作，全面了解建设工程的实际情况，结合建设项目的地址与规模进行分析，使档案业务指导工作具备更强的科学性和针对性。在施工过程中，也应该及时到施工现场进行跟踪指导，做好工程文件的编制工作，实现工程文件与工程进度能够保持同步，并针对具体出现的问题进行整改。只有提升档案业务指导服务的主动性，才能保证工程档案资料精确地收入到城建档案馆。

（二）加强部门沟通为了促进城建档案业务指导工作的顺利开展，也要促进各个部门之间的交流，实现部门之间的有效沟通，提升部门之间的协作能力，防止出现“信息孤岛”问题，避免对目前的档案业务指导工作造成负面影响。只有加强部门之间的联系，才能提升档案信息的安全性与合理性，提升资源的利用率。基于此，在实际操作过程中，必须全面了解建筑工程档案验收的相关制度与要求，保障工程档案能够及时进馆，做好项目信息的管理工作，在最大程度上提升工作质量。由于城市的基本建设工作较为复杂，为了能够实现部门之间的有效沟通，必须要突破重重阻碍，做好各个单位之间的协调与管理工作，使各个部门都能够准确了解档案工作的实际目标，保障信息具备更强的精确性与全面性。只有从多个途径对城市的基本建设情况进行了解，才能提升档案业务指导的科学性与有效性，使目前的指导理念能与时俱进，适应时代的发展需求。

（三）落实人员职责为了促进档案业务指导工作的有序进行，应该结合目前的实际情况，建立健全责任机制，将各个部门以及工作人员的责任准确落实，防止出现职责混乱的现象。由于该项工作具有较强的复杂性，必须严格按照相关的规章制度规范工作行为，以确保能在第一时间找到相关责任人。与此同时，也应该及时了解档案工作的实际特点，积极学习相关的法律法规，促进档案指导工作的顺利开展。此外，也要及时发现档案管理过程中的问题，明确档案业务指导人员的分工，以便于提升工作人员的积极性，严格规范自身的工作行为，保障工作任务能圆满完成。只有结合城市建设的实际情况进行分类处理，将各项责任明确到个人，才能使业务指导工作实现全面管理。

（四）创新服务模式在传统工作模式的影响下，由于信息的传递以及共享会受到一定程度的阻碍，难以提升信息化水平，在这种情况下，便难以对档案的收集以及整理环节进行连接，无法促进业务指导工作的顺利开展。由于传统的工作模式难以提升档案的业务指导效率，难以满足目前档案管理的实际需求，为了解决这一问题，必须要积极引进先进的设备和技术，利用数字化手段对目前的服务模式进行创新，实现资源的共享。随着城建档案业务指导工作的有序进行，能够对城市建设的数据信息进行精细化的管理，有利于全面了解工程建设的具体情况，以便于为城市的发展提供合理的依据，为社会带来更大的经济效益。但从目前的管理方法来看，还存在着一些问题，难以提升档案业务指导工作的 水平。基于此，只有不断对目前的工作流程进行规范，实现部门之间的有效沟通，改变传统的工作方式，才能充分发挥档案业务指导的价值与优势。

（五）创新服务理念档案业务指导体现在建设工程的全过程当中，只有积极开展指导工作，不断对目前的服务理念进行创新，改变传统的指导意识，积极运用信息技术实现现代化的管理，才能为业务指导的创新工作提供有利条件。在实际操作过程中，可以积极运用大数据技术进行支持，及时找到业务指导过程中的问题，并提出科学合理的解决措施，不断对目前的工作内容与流程进行完善，开展更加人性化的服务。只有树立与时俱进的服务理念，通过对工程建设开展全过程指导，合理运用新媒体实现信息沟通，意识到网络交流平台的作用，才可以在最大程度上促进工程服务的科学发展。

（六）发挥典型示范作用重点工程项目对社会的发展起着极其重要的作用和影响，只有认识到重点项目的意义，充分发挥重点工程的示范作用，才能为城市的发展提供合理的依据。做好重点工程的各项工作，提升对此类工程的重视程度，有利于为业务指导提供科学的指导流程，提升整体的工作效率。一方面，由于重点工程项目涉及的工作范围相对较广，施工人数相对较多，在这种情况下，便增加了管理的难度；另一方面，由于人员的流动性较大，也会为档案的交接以及管理工作带来较大的难题。基于此，只有积极选取专业人员做好现场的指导工作，并加强档案的监督与检查，才能保障档案及时归档，促进档案业务指导工作取得事半功倍的效果。所以说，在重点、重大项目上，花费更多的时间以及精力进行业务指导，能够挖掘更有价值的档案信息。只有充分发挥典型的示范作用，才能促进人们的社会档案意识，扩大城建档案工作、城建档案部门的社会影响力，将档案业务指导工作成果的作用发挥到最大，实现对档案业务指导的创新与升级。

（七）推进档案信息化建设在城建档案业务的指导环节，由于业务指导人员缺乏对信息化管理的重视，主要忙于业务的审查工作，在这种情况下，便难以对具体的设备进行更新与升级，导致目前的城市建设难以得到信息技术的有效支持。为了改变目前的局面，档案业务指导人员必须要紧跟时展的趋势，实现档案信息化管理的多元化发展。在实际操作过程中，档案业务指导人员在开展工作时，应该积极运用档案在线接收系统，实现档案数据的高效整合，促进智慧档案建设，提升城建档案管理的科技水平。在当前经济发展的新时代背景下，为了能够对城建档案业务指导工作进行创新与升级，必须要借助互联网平台开展相关工作。促进城建档案业务的信息化发展，有利于改变传统的业务指导方式，有利于降低业务指导人员的工作压力，解决目前档案业务指导工作过程中存在的问题，提升工作效率。为了有效地推动信息化建设的发展，可以运用微信公众平台、网站等形式进行信息沟通，实现数据的反馈与收集。除此之外，在推进档案信息化建设的过程中，也应该不断汲取相关经验，做好网络安全工作，提升数据信息的可靠性与安全性。

综上所述，为了完善目前的城建档案业务指导工作，首先应该结合当今时代的发展需求，意识到目前档案业务指导工作过程中的问题，积极运用信息技术以及信息平台进行管理，不断完善目前的档案管理体制，并加强城建档案以及业务指导的检查力度，促进城市建设的高质量管理。只有严格按照相关的规章制度开展档案业务指导工作，才能实现对建筑工程的全面监管。作为档案管理人员，也应该结合实际情况，不断创新目前的工作方式，拓宽当前的工作途径，以便于充分发挥自身的职能优势，努力提升档案业务指导工作效率。

参考文献：

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[2]刘鸿健，汪琦钦.建设工程档案验收问题及对策研究——基于工程建设项目审批制度改革背景[J].福建建筑，2021（10）：145-149.

[3]施基炳，廖骅，罗绍辉.基于GIS和BIM技术的城建档案大数据平台设计与实现[J].城市勘测，2021（4）：23-27.

作者:李姗姗 单位:泰安市城市建设档案馆