学生会办公室工作要点例1

随着“科教兴国”发展战略的实施，高等教育由“精英教育”向“大众教育”转变，我国高等教育管理体制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不断深入。高等教育在国家和社会生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临诸多方面的挑战。学校的改革和发展是一个庞大的系统工程，涉及到管理工作的方方面面。作为服务于学校各项事业发展的重要组织环节――院系办公室，是学校工作中设置的行政管理组织，它起着沟通上下协调左右的中枢作用，它的职能作用是否充分发挥、它的工作质量高低、它办事效率如何，直接关系到学校各项工作目标的实现和学校的社会形象，必须引起高度重视。

一、高校院(系)办公室管理工作的特点

高等学校的院(系)办公室是高校内部重要的管理部门。它位处教学、科研的第一线直接为校领导和广大师生员工服务，其工作特点可从以下几方面加以概括：

1.政策性。正确地贯彻执行政策，科学合理地制定正确政策是各级领导和领导机关的一项最根本性的大事。办公室工作作为领导的参谋和助手，既要学习、研究上级的政策、协助领导收集、汇总、处理来自各方面的信息，供领导制定政策参考，并参与本单本部门政策性文件的撰写。同时，办公室工作每天都要接触大量的具体实际问题，大批纷繁复杂的问题的处理，无不涉及这类那类的政策，一切都要以政策为依据来解决，时时事事都要执行政策，体现政策，任何背离或违反政策的做法都会带来严重后果，出乱子，给事业造成损害，给工作带来麻烦。可以说，办公室的工作与政策有着不可分离的关系，所以说政策性是办公室工作的根本特点。

2.服务性。管理就是服务。高校院(系)办公室作为重要的管理部门毫无疑问要把服务摆在特别重要位置，是整个办公室工作的中心点、出发点和落脚点。为领导服务、为部门服务、为教学服务、为师生员工服务、为上下左右四面八方服务!而这一切又不能光停留在口头上、表面上，每天必须面对大量的麻烦的、具体的、琐碎的问题逐一妥善加以解决，还要办的好、办的快，既要耐心、细致，又要热情周到。在繁琐平凡的工作中卫高校的教学、科研、人才培养默默耕耘。从而达到管理育人、服务育人的最佳效果。

3.协调性。院(系)办公室作为一个沟通上下、协调左右的综合管理机构，它既要统筹教学、科研、外事等工作，又要协调其他工作，上至校级领导，院系部门，下至教师、学生均需办公室来沟通协调。如果说整个学校管理工作是由相关职能部门来分管，而院(系)办公室则是这些职能部门的具体执行机构，其作用是多层次、全方位的、综合性的，是其他部门无法代替的。它不仅要协调好各部门之间的关系，还要协调好领导之间的关系，协调好领导与教师之间的关系，协调好教师与学生之间的关系。只有这样，才能为领导分忧，为师生员工解难。

4.综合性。院(系)办公室工作相对于其他职能管理部门，它还有一个显著的特点就综合性。它是对院校各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、行政、对外联络等各项工作。总的说院领导要管的工作、办公室都得要参与、协助。还有那些领导不能亲自干的，如文秘、档案、机要、收发等办公室都得管起来。甚至送往迎来，电话联系等鸡毛蒜皮的事，办公室都得处理好，稍有不慎，都会影响院校的外部形象，影响上下内外的关系。

5.时间性。学校的教育教学工作、教育科研工作，都有严格的时效性，作为为之服务的院系办公室必须有极强的时间观念，任何时候，对任何一个工作环节的麻痹松懈、、都会带来不可弥补的损失。院(系)办公室在日常管理工作中，必须严格遵循教育教学规律，不失时机地把握好每一个环节不出差错，以保证学校教育教学工作正常健康运行。

二、办公室管理工作现状

根据办公室管理工作的特点。它的职能作用发挥得如何，直接牵涉到学校这部复杂的机器能否高效运转，理应受到领导的高度重视。但长期以来，由于受传统思维方式，传统管理模式的影响，绝大多数院校一直没有把加强办公室建设提到应有的高度，使办公室管理工作面临诸多问题。

1.职能作用没能充分发挥。本来高校院(系)办公室是整个学校管理的枢纽机构，是校领导的参谋部，起着承上启下，沟通左右的重要作用，既是学校内务总管，又是学校窗口形象，可现在大多数院校办公室工作的主要任务仍是“办事、办会、办文”，主要工作还是“接接听听、收收发发、抄抄写写”，严重地降低了办公室的应有职能。

2.领导对办公室重视不够。由于对办公室的职能定位不准确，把办公室的当成跑腿打杂的事务部，所以在人员配备上，就不可能将精兵强将放在办公室，一般情况下，领导认为，办公室工作人员只要听话就行、和自己贴心就行、勤快点就行、心细一点、不出大的差错就行，甚至将一些关系户照顾对象都塞到办公室来。

3.工作任务繁重。从办公室的职能看，既要当好领导的参谋、助手、参与政务，又要面对大量具体工作，掌管事务，还要协调好上下左右关系搞好服务，任务之繁重，可想而知。再加上有些领导习惯就近指挥，让办公室去做“越俎代庖”的事，代替相关职能部门去行使职权，使办公室不堪重负!

4.综合素质不高。高校办公室要真正发挥管理职能，提高工作效率，提高管理水平，工作人员的综合素质是关键。但目前一般高校由于领导认识没有到位，在人员配备上就很难将德才兼备的优秀人才选拨到办公室岗位上来，凑合型的较多，而复合型的高素质人才较少，这在很大程度上制约了高校院(系)办公室职能的发挥。加之平时穷于应付日常事务，办公室工作人员很难有进修提高的机会，难以在岗位工作中获得较大的管理水平、管理能力的提高。

5.工作积极性不高。绝大部分办公室工作人员工作积极性不高，其原因，一是平时工作繁忙、任务繁重、整天奔忙，而又很难得到别人理解。二是办公室的工作虽然岗位重要，但在学校中却地位不高，人们普遍以为是打杂的和专业教师相比，有低人一等的感觉，出现许多办公室工作人员不安的本职工作的现象。三是工作中较难发挥主动性、积极性、创造性、没有成就感。四是缺乏明确的考评标准、缺乏激励机制，赏罚不明。

三、强化管理、加强办公室队伍建设

管理出效益。高校要提高办学质量，办学水平，必须狠抓管理。对学校管理中枢机构一院(系)办公室必须加强建设，院(系)办公室管理水平高低对全校工作有举足轻重的影响，院校领导必须将加强院(系)办公室建设纳入高校管理的重要议事日程。为此，笔者提出如下建议。

1.转变旧有的观念，对办公室工作合理定位。校领导必须转变办公室工作仅仅是跑腿打杂的事务性工作的旧有

观念，要使院(系)办公室成为校领导管理学校这部复杂的机器的中枢管理机构。既要掌管事务，搞好服务，还要参与政务，当好领导的参谋和助手。办公室的工作每天都要和教学一线的师生员工打交道，面对大量的具体实际问题、他们最了解师生员工的诉求，及时的向学校领导反馈信息，让领导及时了解新情况、新问题，及时针对情况调整完善管理规定，更好地为教学科研服务，为师生员工服务。上下沟通渠道畅通，整个管理工作就不会出问题；全校上下一心，就没有克服不了的困难!团结和谐的集体是攻无不克、战无不胜的1

2.选贤任能，抓队伍建设。办公室工作的重要性，工作任务的繁重性、工作性质的复杂性、决定领导在配备办公室工作人员时必须选拔调配精兵强将，要按照德才兼备的标准将优秀人才调配到办公室岗位上来，他们头脑要清醒、思维要敏捷、行动要快捷、能力要全面、尽可能要选择复合型人才。同时要进行合理搭配，考虑到人员的年龄结构、知识结构、能力结构、阅历、气质与诸方面因素形成合理科学组合。

3.抓制度建设，提高工作效率。管理工作很重要的一环是抓制度建设，制度建设是管理之本。按制度办事，才能使管理规范化。办公室是综合部门，内部岗位很多，必须制订严格的岗位责任制，明确岗位的工作职责，要把工作分解落实到每个具体人，让每个人各尽所能，发挥自身最大的潜能，实现优质管理。所订制度，一定要切实可靠，便于操作，能量化的尽量量化，一定要搞阶段考评，学期、学年考评、奖优罚劣、奖勤罚懒、杜绝大锅钣。只有这样才能大大提高办公室工作效率。

4.提高业务素质、提高人员待遇。办公室管理人员的业务素质越高，办公室的管理水平、管理质量也就越高。因此，如何不断提高办公室管理人员的业务素质是校领导必须十分重视的问题。要改变“重使用、轻培养”的观念，要加强各种形式的培训、送出去、请进来。让办公室工作人员有机会经常和外界同行切磋办公室工作的经验，经常交流，同时多参加社会上的学术交流活动、开阔视野、增强活力、提高水平。校领导要多关心办公室人员的工作学习和生活，提高他们的待遇，不能让办公室工作人员终年辛苦工作，辛勤付出却得不到大家承认，要营造尊重平凡劳动、尊重各种人才、尊重平凡岗位的良好范围，使办公室工作人员安心平凡工作、在平凡岗位上创造不平凡的业绩、使他们和专业教师同样有成就感。

5.充分利用校园网络，实现办公室管理新突破。

计算机的普及和互联网的飞速发展，为办公现代化提供了重要的物质基础。充分利用计算机和校园网络，可大大提高办公效率。办公室采用计算机网络办公，可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依据计算机网络和电子数据库的无纸化、无线化办公方式转变。实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化、真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高办公室工作效率和工作质量，实现办公室管理方式上的新突破!

总之，高校院(系)办公室管理是一个重要的课题，必须在新的历史条件下不断创新机制，改变方式方法，让它焕发勃勃生机，为高校的改革发展作出应有的贡献!

参考文献：

学生会办公室工作要点例2

1.基于办公室工作性质的特殊，要求办公室成员必须有较高的思想觉悟，敏锐的政治头脑。所以在下一步的工作中，要把办公室成员的政治思想教育放在首要位置，办公室每周定期进行理论学习，学习内容由办公室主任拟订。学习结束后，要求上交学习心得，由主任亲自批阅，存档，并装订成册。

2.办公室是学生会的核心部门，能否在工作中起到表率作用关系到办公室在学生会中威信的树立，也间接影响到学生会整体在广大同学心目中威信的树立。为了保持办公室成员的工作热情，调动起每个办公室成员的积极性，提高办公室的凝聚力，我决定，不定期的与办公室成员谈心，了解每个成员的实际困难，并想办法帮助解决，使他们感受到学生会的温暖，把一种感激之情化成对工作的热情，积极的参加到学生会的工作中来。

二、以人为本，强化管理

1.在办公室内部实行签到制度，由主任亲自负责，真正的做到量化工作业绩。

2.为确保办公室高效率的开展工作，办公室实行强化管理，每人上交课程表，主任可以做到统筹的安排委员的课余时间。

三、明确分工，细化责任 由于办公室工作可以大体分为三块，分别由专人负责，把责任落实到个人，谁出问题谁负责任。

1. 事务通知 事务通知是办公室开展工作的一个重要环节，能否通知到位关系到学生会工作能否高效的进行。该项工作由郭凯负责。负责人员必须能够了解学生会人员联系方式的变动，掌握需学生会成员的准确联系方式，在接到指示后，及时的把通知下发给相关人员。通知后做好通知记录，及时的把特殊情况反映给相关领导。由与第七届学生会刚刚成立，人员变动较大，郭凯的近期工作是收集各部门成员资料，制作新的通讯录，以保证工作可以尽快顺利开展。

2. 备品管理 备品管理是学生会工作的后勤保障，备品管理工作由黄佳坤负责。学生会仓库钥匙由备品负责人保管，并负责外借备品的回收工作，每次活动前由该负责人负责学生会备品的出库入库工作，学生会备品由该负责人负责定期清点维修。黄佳坤的近期任务是重新清点学生会备品，对学生会现有可用备品进行登记。

3. 档案管理 档案管理是办公室的一项日常工作，由孟敬东负责，主要负责学生会日常文件的起草，印发和管理。对学生会的各项文件有责任进行催收和存档，有义务起草和上设计各种学生会文档。目前的任务是完善学生会的各项制度。 此三项工作负责人直接对办公室主任，副主任负责。

学生会办公室工作要点例3

时光荏苒，岁月如梭，第六届学生会办公室在工作中取得了骄人的成绩，站在巨人的肩膀上工作，这对我们第七届学生会办公室既是鼓励也是挑战。我决定在今后的工作中，根据办公室自身职能特点，吸取前几届的经验教训，团结进取，锐意创新，为把办公室工作带上一个新的台阶做出自己的贡献。在工作中我们注重工作效率，注意工作方法，协调各部。为使佳木斯第七届学生会取得更加出色的成绩我部门特制定工作计划如下： 一、 加强内部建设， 1.基于办公室工作性质的特殊，要求办公室成员必须有较高的思想觉悟，敏锐的政治头脑。所以在下一步的工作中，要把办公室成员的政治思想教育放在首要位置，办公室每周定期进行理论学习，学习内容由办公室主任拟订。学习结束后，要求上交学习心得，由主任亲自批阅，存档，并装订成册。 2.办公室是学生会的核心部门，能否在工作中起到表率作用关系到办公室在学生会中威信的树立，也间接影响到学生会整体在广大同学心目中威信的树立。为了保持办公室成员的工作热情，调动起每个办公室成员的积极性，提高办公室的凝聚力，我决定，不定期的与办公室成员谈心，了解每个成员的实际困难，并想办法帮助解决，使他们感受到学生会的温暖，把一种感激之情化成对工作的热情，积极的参加到学生会的工作中来。 二、以人为本，强化管理 1.在办公室内部实行签到制度，由主任亲自负责，真正的做到量化工作业绩。 2.为确保办公室高效率的开展工作，办公室实行强化管理，每人上交课程表，主任可以做到统筹的安排委员的课余时间。 三、明确分工，细化责任 由于办公室工作可以大体分为三块，分别由专人负责，把责任落实到个人，谁出问题谁负责任。 1. 事务通知 事务通知是办公室开展工作的一个重要环节，能否通知到位关系到学生会工作能否高效的进行。该项工作由郭凯负责。负责人员必须能够了解学生会人员联系方式的变动，掌握需学生会成员的准确联系方式，在接到指示后，及时的把通知下发给相关人员。通知后做好通知记录，及时的把特殊情况反映给相关领导。由与第七届学生会刚刚成立，人员变动较大，郭凯的近期工作是收集各部门成员资料，制作新的通讯录，以保证工作可以尽快顺利开展。 2. 备品管理 备品管理是学生会工作的后勤保障，备品管理工作由黄佳坤负责。学生会仓库钥匙由备品负责人保管，并负责外借备品的回收工作，每次活动前由该负责人负责学生会备品的出库入库工作，学生会备品由该负责人负责定期清点维修。黄佳坤的近期任务是重新清点学生会备品，对学生会现有可用备品进行登记。 3. 档案管理 档案管理是办公室的一项日常工作，由孟敬东负责，主要负责学生会日常文件的起草，印发和管理。对学生会的各项文件有责任进行催收和存档，有义务起草和上设计各种学生会文档。目前的任务是完善学生会的各项制度。 此三项工作负责人直接对办公室主任，副主任负责。 4 办公室主任职责 . 办公室主任，副主任负责学生会办公室整体工作的协调与把关，出现问题直接对主席团负责。 以上是我对近期工作的简要计划，希望主席审阅后提出宝贵意见。 办公室 2005.6.18

学生会办公室工作要点例4

1.基于办公室工作性质的特殊，要求办公室成员必须有较高的思想觉悟，敏锐的政治头脑。所以在下一步的工作中，要把办公室成员的政治思想教育放在首要位置，办公室每周定期进行理论学习，学习内容由办公室主任拟订。学习结束后，要求上交学习心得，由主任亲自批阅，存档，并装订成册。

2.办公室是学生会的核心部门，能否在工作中起到表率作用关系到办公室在学生会中威信的树立，也间接影响到学生会整体在广大同学心目中威信的树立。为了保持办公室成员的工作热情，调动起每个办公室成员的积极性，提高办公室的凝聚力，我决定，不定期的与办公室成员谈心，了解每个成员的实际困难，并想办法帮助解决，使他们感受到学生会的温暖，把一种感激之情化成对工作的热情，积极的参加到学生会的工作中来。

二、以人为本，强化管理

1.在办公室内部实行签到制度，由主任亲自负责，真正的做到量化工作业绩。

2.为确保办公室高效率的开展工作，办公室实行强化管理，每人上交课程表，主任可以做到统筹的安排委员的课余时间。

三、明确分工，细化责任由于办公室工作可以大体分为三块，分别由专人负责，把责任落实到个人，谁出问题谁负责任。

1.事务通知事务通知是办公室开展工作的一个重要环节，能否通知到位关系到学生会工作能否高效的进行。该项工作由郭凯负责。负责人员必须能够了解学生会人员联系方式的变动，掌握需学生会成员的准确联系方式，在接到指示后，及时的把通知下发给相关人员。通知后做好通知记录，及时的把特殊情况反映给相关领导。由与第七届学生会刚刚成立，人员变动较大，郭凯的近期工作是收集各部门成员资料，制作新的通讯录，以保证工作可以尽快顺利开展。

2.备品管理备品管理是学生会工作的后勤保障，备品管理工作由黄佳坤负责。学生会仓库钥匙由备品负责人保管，并负责外借备品的回收工作，每次活动前由该负责人负责学生会备品的出库入库工作，学生会备品由该负责人负责定期清点维修。黄佳坤的近期任务是重新清点学生会备品，对学生会现有可用备品进行登记。

学生会办公室工作要点例5

1.基于办公室工作性质的特殊，要求办公室成员必须有较高的思想觉悟，敏锐的政治头脑。所以在下一步的工作中，要把办公室成员的政治思想教育放在首要位置，办公室每周定期进行理论学习，学习内容由办公室主任拟订。学习结束后，要求上交学习心得，由主任亲自批阅，存档，并装订成册。

2.办公室是学生会的核心部门，能否在工作中起到表率作用关系到办公室在学生会中威信的树立，也间接影响到学生会整体在广大同学心目中威信的树立。为了保持办公室成员的工作热情，调动起每个办公室成员的积极性，提高办公室的凝聚力，我决定，不定期的与办公室成员谈心，了解每个成员的实际困难，并想办法帮助解决，使他们感受到学生会的温暖，把一种感激之情化成对工作的热情，积极的参加到学生会的工作中来。

二、以人为本，强化管理

1.在办公室内部实行签到制度，由主任亲自负责，真正的做到量化工作业绩。

2.为确保办公室高效率的开展工作，办公室实行强化管理，每人上交课程表，主任可以做到统筹的安排委员的课余时间。

三、明确分工，细化责任 由于办公室工作可以大体分为三块，分别由专人负责，把责任落实到个人，谁出问题谁负责任。

1. 事务通知 事务通知是办公室开展工作的一个重要环节，能否通知到位关系到学生会工作能否高效的进行。该项工作由郭凯负责。负责人员必须能够了解学生会人员联系方式的变动，掌握需学生会成员的准确联系方式，在接到指示后，及时的把通知下发给相关人员。通知后做好通知记录，及时的把特殊情况反映给相关领导。由与第七届学生会刚刚成立，人员变动较大，郭凯的近期工作是收集各部门成员资料，制作新的通讯录，以保证工作可以尽快顺利开展。

2. 备品管理 备品管理是学生会工作的后勤保障，备品管理工作由黄佳坤负责。学生会仓库钥匙由备品负责人保管，并负责外借备品的回收工作，每次活动前由该负责人负责学生会备品的出库入库工作，学生会备品由该负责人负责定期清点维修。黄佳坤的近期任务是重新清点学生会备品，对学生会现有可用备品进行登记。

3. 档案管理 档案管理是办公室的一项日常工作，由孟敬东负责，主要负责学生会日常文件的起草，印发和管理。对学生会的各项文件有责任进行催收和存档，有义务起草和上设计各种学生会文档。目前的任务是完善学生会的各项制度。 此三项工作负责人直接对办公室主任，副主任负责。

学生会办公室工作要点例6

随着社会经济与文化的高速发展，对高等教育的发展要求也越来越高。在高等院校的各项工作中，办公室工作是其中十分重要的内容之一。高校办公室在学校中起着承上启下、总揽全局、沟通各方的作用，高校办公室工作人员的素质高低将会影响办公室的管理水平和工作绩效，甚至会影响到整个学校的形象与声誉。如何紧紧围绕着学校的改革和发展，加强自身建设，拓展管理职能，提高工作效率，推动学校各项任务的顺利完成，已成为当前亟待深入探讨的课题。

一、高校办公室的重要地位

办公室是重要的执行部门。学校大到规章、制度、措施，小到通知，基本都要办公室负责落到实处，既扮演“二传手”的作用，又是执行力的高度体现。

办公室是沟通的桥梁和纽带。办公室是同老师和学生打交道最多的部门。老师上课、考核、评职、科研等等，都要办公室的相关同志进行服务、指导和沟通。学生选课、报到、报退等等，离不开办公室教务员的辛勤工作。在日常工作中，师生们的意见和要求，办公室同志也是第一时间掌握，并向上级主管部门反映，传递民声，为学校决策和建设和谐校园发挥重要作用。

办公室是学校发展的重要组成部分。学校教学科研的发展，如果没有机关办公室的共同进步是不可能取得良好局面的。很难想象，一个设备落后，人员素质低，工作能力差，效率低下的办公室，会给学校的发展带来怎样的副作用！

不难看出，办公室在高校发展中所扮演的重要角色！对办公室各种职能要求面前，高效、快捷地完成各项任务是重中之重！

二、提高高校办公室工作效率的途径

1.深刻了解、掌握学校的方针、政策。对学校有关的规章制度，特别是涉及本岗位的，要熟练掌握，领会精神，能举一反三。对待原则问题，不打折扣，严格执行。只有透彻了解相关政策，才能在碰到问题的第一时间反应出应对办法，有理有据地对待相关工作，结果往往也让会达到师生满意、信服。

2.对办公室工作具有高度热情。不难理解，当一个人喜爱一项工作时，一定会积极地发挥主观能动性，全身心地投入到工作中去。这种工作热情，需要从意识上培养，思想上提高，并且从服务师生中体现自身价值，找到工作的乐趣。

3.不断提高自身素质，提高办事能力和办事技巧。学历和学位不是工作能力的必要条件，但一定会促进部门整体能力的提升。对网络、对办公软件、对各职能部门的熟悉程度，会成为高效办公的有力的支撑。也要注意对日常工作的经验积累，掌握一些对人、对事的办公技巧，既不违反原则，又能达到满意的结果。

4.提高办公条件。现代化的办公设备是高效工作的保障。不少办公室设备陈旧，电脑配置低，系统慢，网络不畅通，复印机、传真机、打印机等更新不及时，再加上保养维护不及时，严重影响了办公效率。有的单位对办公室工作不够重视，在更新设备方面总是拖一拖，等一等，考虑考虑，研究研究。其实，对办公自动化设备的经费投入，会带来全方位的服务升值和效率回报。

5.学会统筹安排工作。办公室工作繁杂，突发事件很多。要提高大局观，掌握工作重点，把握核心。要学会在众多工作中捋出头绪，突出重点，抓大放小，有急有缓。把重点工作提前化，常规工作程序化，难点工作阶段化。避免胡子眉毛一把抓，齐头并进，却有始无终。

6.学会总结和提炼。要主动进行阶段性的总结，无论是几条经验，还是，都会对自己的办公效率和质量有所提高。我们往往对年终总结敷衍了事，甚至把往年的总结稍加修改复制粘贴，失去了对自己总结和积累的意义。

学生会办公室工作要点例7

新形势下,高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,位于教学、科研第一线,学校管理重心下移后,将垂直领导与水平联系、高度民主集中与分权自治有机结合起来的管理实体,是许多高校普遍采纳的校内管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构,是学院的枢纽和综合管理部门,它接受学校相关职能部门的业务指导,贯彻执行学院领导的意图和要求,承担学院的教学、科研等方面的组织、协调、服务、管理工作,是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。二级学院办公室工作效率的有效提高,对二级学院的各项工作将起到一定的承载作用。

1.二级学院办公室主要职能

1.1管理职能。

新形势下,二级学院采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,承载教学、行政、科研管理等工作,纷繁芜杂,部分职责需要通过学院办公室来组织实施,涉及多个工作层面。为适应并做好办公室管理工作,办公室工作人员需要熟悉党和国家关于高校工作的方针、政策,及时了解校、院行政工作基本情况及规章制度,掌握院行政、教学、科研、学生等方面的基本情况;做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作,将各类文件和公函等资料妥善保管和传递等。

1.2参谋和助手职能。

二级学院院领导大多是学术方面的专家或学科带头人,专业业务工作繁忙,二级学院行政管理方面的工作不可能事必躬亲,许多行政管理方面决策需通过办公室来提出组织实施意见。这要求二级学院办公室工作人员需有扎实的专业背景知识,了解、掌握工作动态,深入调查研究相关政策,把握决策取向,抓住重点问题,搜集整理与二级学院改革发展有关的新信息、新资料,做到有分析、有判断、有建议,对落实学校要求和本学院工作方向等提出参谋意见,对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对措施,为领导决策提供具体依据。对职能部门的工作动态、兄弟学院成功经验和失误教训、学院内部信息反馈及时了解和掌握,为领导科学决策提供帮助。同时还承担“善后”服务,发挥好助手作用,但在工作中要明确与领导从属关系,切忌越俎代庖。

1.3协调职能。

工作中职能部门与学院、领导与教师之间所处的位置、立足点不同,对一些问题的认识和处理可能存在分歧,易产生矛盾,二级学院办公室工作人员需要在协调、沟通上下足功夫,承担工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作,协调工作中需主次分明,明确重点,围绕师生关注的热点和难点问题,做好日常工作的目标任务,消除矛盾,加强管理过程中环节配合,消除不和谐现象,审时度势,以与时俱进、积极进取的精神状态保证各项工作顺利开展,形成宽松和谐的育人环境。

1.4宣传职能。

二级学院办公室是二级学院的“窗口”,主要联系渠道就是与同行、合作单位、学生家长之间的联系。在市场经济条件下,高校之间的竞争越来越激烈,社会、家长、学生的需求日新月异,必须加强自我宣传,树立形象,创造良好的舆论氛围,通过各种媒介传达校院有关方针、政策及办学策略和措施,将学院的各项成果能够及时、全方位地向社会各界展示。

1.5服务职能。

二级学院办公室工作人员需树立以人为本、科学发展、服务第一的观念,通过对二级学院领导、师生、院内外各部门等对象的服务,实现工作职责。工作中需具备主动服务意识,提高服务质量,做一个踏实的服务员。妥善处理好与师生的关系,及时传达学校的教学科研信息,始终绷紧为师生服务这根弦,给学生以理解和关怀,充分发挥服务育人的功能,主动深入各层面,了解师生工作中遇到的困难,在职权范围内的设法加以解决,在职权范围外的及时反馈给领导和上级部门,争取按时解决,避免类似问题扩大化,避免矛盾扩大化。

2.二级学院办公室工作特点

2.1时间性强。

二级学院办公室工作人员工作时间具有不确定性。现代社会越来越强调时效性,校机关职能部门、学院领导在下达任务时就已将工作的完成时间作了明确规定,需在规定时间内完成,时间紧、任务重,更有可能同时下达多个紧急任务,给二级学院办公室工作人员完成工作任务带来了难度。比如接待工作,要求办公室所有人员放下手头工作,全体出动,解决问题。在规定时间内完不成任务或完成质量不高都会使工作效能大打折扣,影响全局工作,影响部门整体形象。因此加班加点、牺牲休息时间完成工作任务成为家常便饭。

2.2工作要求高。

二级学院办公室工作涉及面广,无论是学校各机关职能部门,还是兄弟二级学院、联系单位、领导均对办公室给予很高期望值,希望在工作过程中,遇到各类问题均能迎刃而解,高质量地完成各项任务。但二级学院办公室工作是多向性多功能的结合,要求办公室工作人员知识和技能结构也具有多样性,需要具备“通才”和“专才”统一体的工作人员推动工作开展,事实有些是难以企及的,工作难度也相应加大。

2.3工作量大。

在多校区办学的现行管理体制中,学校职能部门与二级学院的工作联系就是通过二级学院办公室开展起来的。二级学院办公室不仅要做好二级学院领导的参谋和助手,而且要承担二级学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室、人事处等下达的一切工作,各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、离退休工作、行政管理、工会等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。除了日常的教学运行工作和学生管理工作外,教学的规章制度需要办公室及时传达,与此同时,二级学院在发展建设过程中遇到的形形问题,也需要二级学院办公室协调解决,承担的工作任务千头万绪,包罗万象。

2.4突发事件多。

办公室工作被动性强,突发事件多,处理事项既要符合领导意图,又要满足指标精神、办事程序,方式又不能擅自做主,这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度,加班加点成了必然现象。

3.提高二级学院办公室工作质量策略

3.1科学定位二级学院办公室职能。

任何一个组织要充分发挥潜能,使组织效能最大化,都必须科学划分和界定组织本所应有的职能,最终实现组织目标。二级学院办公室作为基层教学行政管理组织,所承担的工作任务日益繁重。为促进学校事业更好更快地发展,学校应重视科学划分和界定二级学院办公室的职能,对提高管理水平、提高办学质量具有重要意义。

3.2树立正确的管理理念。

正确的管理理念,要以服务为宗旨,以满意为目标。本着尽心服务的心态,以诚待人,尽心办事,慎思所行,慎行所欲。办公室工作有一定的被动性,需发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性,在被动中争取主动。主动工作的关键是总结和探索管理工作的规律性,发挥创造性,增强预见性,对有固定范围和程序的周期性工作,做好计划安排,按例行程序合理安排工作,对没有规定范围和程序的突发性工作,尽量做到有预案、有准备,减少盲目性,避免措手不及。

3.3建立健全规范的规章制度。

制度化建设是加强科学管理、提高工作质量和效率的重要手段,二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革需要,需在学校党政领导下,加强制度化建设,积极推进规范化管理,加快制度建设和制度创新步伐,建立和完养科学、合理的规章制度体系,根据管理工作的职责和特点,从规范程序、规范行为入手,强化内部管理,着重处理好外部关系,建立健全明确的岗位责任制度和规范有序的组织管理制度。

3.4提高工作人员的综合素质。

人是管理的核心,是一切工作的根本推动力量,人的素质直接影响到工作质量与管理效率。二级学院办公室的部分管理人员,并非专业出身,不能精通教学、行政管理的所有专业知识,办公室行政管理工作复杂多变,这就更要求办公室人员不断加强学习。需强化政治学习,努力提高政治素养;努力学习教育理论,熟知教育政策法规;加强现代知识和业务学习,全面涉猎与教育教学、现代管理相关的专业和业务知识。通过学习不断提升二级学院办公室整体管理水平。

3.5建立长效考评机制,积极开展科学考评。

强化激励机制,营造管理氛围。办公室工作是比较单调重复的职业,因此需建立必要的考评机制,提高全体办公室人员的积极性。建立科学完善的评价和考核指标体系,应根据学院办公室管理工作的实际,对各个工作岗位进行科学规范的工作分析,从而制定出一套科学的、具有可操作性的绩效考核指标体系;加强平时考核工作,作为年终考核的依据;重视考核结果反馈。听取对考核工作的意见和建议,帮助分析工作中的不足和成绩,充分发挥考核评价的作用。

3.6注重业务学习,强化人际沟通和团队意识。

办公室人员需注重自身素质的不断提高,学习现代管理知识,提高业务水平,工作中不做外行事。争取掌握各项业务知识,工作中争当多面手,提升服务能力。学院办公室综合工作中部分是常规事务性工作,工作人员在自己的职责范围内能够独立完成。而部分工作需要办公室人员合作才能完成,因此每个办公室工作人员都需要增强团队意识,把分散状态的人力、物力等资源有效地整合,实现办公室工作的高效运转。在工作过程中,建立良好的人际关系和轻松愉快的工作氛围,形成相互信任、相互适应、相互促进的环境,形成一支富有凝聚力的团队,提高工作效率。

4.结语

高校二级学院办公室的工作“细、繁、杂、忙”,要切实做好办公室的工作,工作人员必须了解办公室的工作性质、作用、特点及应遵循的基本原则,解放思想、更新观念、与时俱进,转换角色和转变工作作风,强化办公室的服务意识。增强服务功能,促进办公室管理的科学化、智能化、信息化、自动化、网络化,主动、高效、优质地做好办公室工作,使之真正起到管理枢纽和桥梁作用。

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学生会办公室工作要点例8

在上学期，新一届学生会主要学生干部确定之后，当务之急就是要制定学生会主要学生干部的联系方式，这是一项比较繁杂的工作，首先，面对着统计信息的困难，由于需要统计宿舍号，联系方式，电子邮箱，班级等信息，而且有部分部长上报的信息不是很全面。其次，是信息的录入，一些信息诸如手机号码，电子邮箱的录入等比较容易出错，需要较长时间的校对。再次，是格式版面的设计，要考虑综合的因素，诸如各信息的排序，整个版面的整齐等等。最后下发到其他学院学生会和校学生会，并且按照校学生会的要求格式向其发送了一份电子稿件。

在学生会的纳新工作中，办公室同样起到了很重要的作用，办公室以自己的行动很好的协助了整个学生会的纳新工作。在前期，办公室制作了学生会简介，并且将其以班级为单位印制下发至班级，再次是材料学院学生会报名表的制作，在很紧张的时间内办公室按照整体的要求制作了学生会报名表，并印制和下发到了各个班级的负责人手中。确保学生会的纳新宣传和纳新报名工作的正常顺利进行。在随后的纳新工作中办公室又在一号教学楼安排了纳新地点，确保纳新在规定的时间和规定的地点顺利开始。

在纳新报名后办公室对纳新的信息进行了汇总，包括各部门报名人员信息的汇总和纳新结束后各部门干事信息的汇总。总之在纳新工作中办公室起到了很好的调度及收尾工作。

在学生会的换届大会中，办公室主要是负责了整个换届大会的一些文件方面的工作，例如学生会主要学生干部的名单，上届学生会优秀学生会干部干事的名单，桌牌的制作等等工作。

在以后的工作中办公室主要是针对学生会的内部和办公室的内部进行工作的，首先是学生会的制定，顺利的完成了学生会部分制度的建立，并经过主席团的审议，顺利通过。并且予以张贴和公布。

为了使得学生会的经费申报做到有据可查、节俭节约，办公室本学期制定了学生会活动的经费申报制度，这一措施使得学生会各部门在举办活动过程中对自己的经费有了一定的节制。同时制定了学生会文打印申请表，使得打印文件的浪费程度有所降低。以上两个措施是学生会办公室关于学生会规范化的一个开头。

在整个学生会工作正式开始后，办公室应主席团要求，每两周制作一份近两周工作计划，这项工作非常繁杂，尤其是信息的搜集工作，最后的排版工作也是很复杂，一份近两周工作计划一般要耗时一天的时间左右。

为了方便各部门学生会办公室设立了学生会信息墙，在墙体上设计了分月帐务公示、例会考勤明示、各部会议安排、近期活动通告、干部联系方式、两周工作计划、学生会负责表、共享物资信息、办公室负责表、办公室留言板、办公室值班表等板块。

同时为了展示我院学生会工作的突出，办公室将学生会历来获得的奖状尽可能的收集并悬挂在办公室内，向外学院展示了我院学生的风采。

办公室在本学期注重了一个重要的内容，就是文件的管理。在本学期的中期，学生会办公室对文件进行了统一的整理，通过各种渠道，将校学生会20*年全年、20*年至今为止的所有红头文件整理齐全，确保一份不缺。

同时对其他文件夹和文件盒进行了重新的整理，并且进行了目录的制作，方便了学生会其他各部门的查阅。同时对文件夹和文件盒进行了重新的编号并且同时对学生会相应文件夹和文件盒内的文件进行了统一编号，使得学生会办公室的文件的管理有了比较规范化的管理。

在多方面的努力下，学生会办公室在本学期更换了电脑，由于条件的好转，使得学生会办公室在本学期注重了学生会电子类文件的收集，现在学生会办公室电脑内已经有了一定数目的电子文稿，包括各部门的通知、总结、活动流程等等，对于各部门的工作的开展起到了很大的帮助。在学期中期，学生会办公室制定了整个学校学生会分部门的联系方式，包括：主席团、办公室、生活部、外联部、文艺部、青协、学习部、体育部、女工部、宣传部。并且已经抽时间分发到各部门。方便了他们各部门同全校其他学院相应部门的联系和交流。

学生会办公室在本学期重新制作了学生会的考勤本，学生会办公室干事工作记录表、学生会文件借阅本、学生会文件接收表等，制作精美，实用性高。

在本学期末，学生会办公室在很有限的时间内搜集了学生会各部门所举办的活动等信息，严格按照校学生会的格式制作了学生会大事记。

另外为了更好的开展工作办公室本学期和校学生会办公室进行了次数较多的沟通

在校学生会办公室的组织下，全校所有学院的学生会办公室主任用一天的时间走访了所有的学院学生会办公室，材料学院学生会办公室作为第一个被走访的办公室，由我介绍了材料学院的办公室的软硬件设施，材料学院学生会的基本情况，办公室的日常工作等等，并回答了其他学院学生会办公室主任的提问。最后各学院学生会办公室主任包括校学生会主任给予了我院办公室极高的评价。

办公室的一个最为重要的作用就是保证信息的沟通和交流，在我院及各个兄弟学院的建议下，准备并筹划了以校学生会为依托各学院学生会为分支的全校范围内学生会的信息平台，现在已经在有条不紊的进行当中。主要的形式为通过学生会的公共邮箱（*）、网站论坛，定期例会和座谈会（全体的或小范围内的）、实地参观交流学习等。而学生会信息交流平台的内容包括两个主要方面：一、各学生会间的信息的交流和沟通，主要是通过办公室这一信息枢纽部门，及时了解各学院的各类资源和各项动态，以便于各学生会之间进行深层次的交流与合作，实现优势互补，共同发展的目标具体内容草拟如下：

1、各学院的人事资料，包括主要学生会干部联系表、各学生会队伍整体发张状况、以及各学院的在校生数量等。

2、各学生会的工作材料。主要包括各学生会学期的工作计划、各学院特色品牌活动的相关资料、以及各学生会期末的整体工作总结等。

3、各学生会的软件和硬件资源。硬件资源主要包括活动桌椅、宣传板、桌牌、交通运输工具、音箱等活动物品。软件资源主要是一些学生会相关文件的电子材料（如重要文件、各类工作常用表格等）。

二、学生会与广大同学间的交流。主要包括以下几个方面：

1、完善学生会网站的建设。

2、建立学生会意见箱和意见反馈电话。

学生会办公室工作要点例9

学校办公室既是学校党委办公室，又是学校行政办公室。我们意识到，只有不断加强政治理论学习，提高思想认识，才能把握党政府的大局，才能执行好学校各项重大方针政策，与学校保持高度一致，这是学校办公室执政能力的重要保障和出发点。一年来，通过党支部组织生活会、专题座谈会等多种形式，组织全体党员干部认真学习《三个代表重要思想学习纲要》、十六大报告、2012年中央一号文件、16号文件、党内监督的两个条例、十六届四中全会和回良玉副总理来校视察的讲话精神等。在学习报告会上，联系学校实际和办公室实际，要求全体办公室同志大力倡导奉献和团队精神，使全体成员充分认识到学校办公室工作的意义和责任，强化全体成员为学校发展服务、为教学科研服务、为校领导服务以及为广大师生员工服务的意识，始终在政治上、思想上、行动上与学校保持一致，提高全体成员判断形势的能力、维护学校稳定的能力以及自我解决问题的能力。

二、加强组织协调能力，保障学校重要工作和重大活动的顺利开展

从办公室职能分析认为，重大会议、活动是学校办公室各项工作的重中之重。对于会议活动组织和协调，明确提出了重大会议活动必须做到组织超前、信息准确、综合运作、服务周全、勤俭高效的工作原则，尤其注意活动的细致性、周到性和实效性，同时更加注意了与宣传、保卫、后勤等职能部门和相关院系之间的积极合作和沟通，从而保障了各项重大活动的顺利进行。2012年是学校社会影响和综合办学实力显著提高的一年。上级部门领导、兄弟院校、社会名人等来访人数增加，一些重大活动在我校举办的频次增加。为保障这些接待工作的万无一失和重大活动的顺利举办，学校办公室从会议通知、人员协调、会场布置、视察路线、车辆调度、制作条幅等各个环节加强组织协调，承担的很多工作都得到了学校领导的肯定。

三、调整学校办公室内部职能，建立管理制度，做好学校党政系统日常工作正常运转

学校办公室的日常常规性工作包括文书、秘书、事务、信访、档案、财务等大体21项工作任务。这些工作都是各级领导和广大师生密切相关的办事环节，工作十分单调但又必不可少，做好常规工作，提高服务水平是学校办公室的基本职能。因此，根据各个工作环节的不同特点和要求，从办公室现有人员的实际出发，调入新人3名，同时，将原来的4个科室调整为5个，对每个人都有基本工作职责，但同时强调分工不分家。

在内部管理制度方面，进一步制定了办公室人员工作岗位职责、办公室礼品管理、财务管理、印章管理、信访制度、接待制度等规章制度。确定了主任联系校领导服务制度和办公室工作的一站式服务工作机制、工作岗位内部流转制度等，保障了学校日常性服务工作的正常运转。为了方面基层和群众，将办公室10多项日常工作程序全部在校园网公布，便于下载和参阅，提高办事效率。

四、加强重要报告文字加工工作，提高办公室的文字处理和服务能力

学校办公室的一项很重要的职能是负责组织起草全校性的工作计划、总结、报告、决定、规定等文件，协助校领导针对重要工作部署开展调研工作以及组织拟定以学校名义的通知、布告等。文字水平直接关系到能否完整体现校领导的决策意图以及如何使校书各单位以更有效的方式落实所定决策，这就要求学校办公室的工作人员，不仅要准确领会校领导的决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解学校总体情况。因此，在平时的工作中，学校办公室加强对高等教育理论的研究与学习，加强工作调研，力求把握高等教育与学科发展规律，力求深入了解学校发展实际，做好校领导的参谋和助手。

做好校领导日程工作的协调安排。每天及时给校领导分送文件，做到重要文件提醒办理，协助落实校领导日程，会议通知、会议安排等。2012年拟写会议通知80余份，并做好会议回执和签到工作，同时，认真完成校领导交办的其他工作，作好领导的助手。

五、规范公文处理程序，提高办文质量和效率

公文高效运转是保证学校各项工作正常运行的前提条件。通过学习《办公室文秘工作》、《公文写作》等文秘工作书籍，加强业务理论学习，了解办公室工作的运行规律，掌握公文处理规范和公文写作要求，掌握适应学校事业发展需求的现代文秘知识。

通过将公文收文、发文、归档程序、写作格式、写作要求、公文审批表等放在学校办公室网页下载专区，进一步减少了工作程序;通过全面使用电子收文管理系统，比以前节省了大量的时间，方便了文件查询、统计与归档，极大地提高了工作效率。同时，在接受各部门呈送的文件时，严格把关，要求必须有部门盖章或领导签字;对文件多头分送的不规范行为也进行了限制，每次向送文人员进行耐心细致的解释和说明。目前公文处理的不规范行为明显减少，公文处理的质量和效率进一步提高。始终以高度的政治责任感、组织纪律性和负责精神，做好秘密文件、资料的管理工作。

六、加强信息调研和队伍建设，提高学校信息工作水平

如何通过信息报送的形式，让上级部门领导以及兄弟院校了解我校各项工作的思路、措施以及成效等，一直是校领导高度关注的问题。学校办公室紧紧把握住学校信息工作为校内基层工作、为校领导、为上级机关咨询、服务的三大职能，进一步改进信息工作方式方法，整合校内信息力量和资源，打造信息共享平台。制定了《中国农业大学学校信息工作规定(试行)》，建立健全信息工作管理体制与运行机制，规范信息通报和报送形式;组织召开了学校历史上第一次信息工作会，使我校信息工作有了一个良好发展的态势。经过近一年的努力，学校信息工作水平显著提高。

七、参与信访以及安全工作，维护学校安全稳定

高度重视学校办公室在维护学校安全稳定中的作用。热情耐心地接待群众来访，做好群众来电、来信记录，并积极联系主管部门解决问题，安排相关校领导予以接待，将校领导和相关部门的处理意见及时反馈给来访人、来信人。2012年，学校办公室共接待来访60余次，人数达到300多人，处理信访30余件。

协助党委处理学生电击伤和溺水事故，完成了全校安全大检查的总体情况的汇总，协调组织召开了关于加强学校安全工作的会议;协助保卫部门制定安全稳定工作预案;与党委保卫部共同完成了对******邪教组织的监控工作，在市委教育工委的领导和安排下，成功地对一名******学员进行了教育转化。

八、加强办公室督办工作和校务公开工作，

围绕学校中心工作、教职工关心的热点问题，以及上级和学校党政有关重要会议、文件、决策、工作部署及校领导批办、交办事项的贯彻落实情况加强督促检查。2012年，负责上级单位、地方政府、校领导布置的催办、督办40次。

收集和汇总了各单位校务2012年公开工作计划，继续对校务公开工作进行充实和完善。通过校园网，对党委常委会暨校长办公会进行了报道;通过宣传橱窗，登载了一届二次教代会校长工作报告和学校财务工作报告等内容;各单位通过校园网主页、会议等多种形式推进校务公开工作，让全校师生员工知校情、参校事、议校政。

九、加强办公室党建工作，增强党组织的凝聚力、团结力和战斗力

协助学校党委完成迎接北京市第四次普通高校党建和思想政治工作先进校评选的文件、会务等准备工作。同时，负责学校办公室党建和思想政治工作自查验收工作，学校办公室在自查整改及材料整理工作中，累计召开9次专门会议，整理近三年来学校各级、各类文件等337份原始资料，印制文件资料汇编34本。

通过多种形式，组织开展党员学习教育活动。召开全体工作会暨办公室党支部组织生活会，认真学习科学的发展观、人才观和正确的政绩观，并结合工作实际深入讨论如何以新的三观为指导，进一步规范和提升学校办公室工作。实地参观狼牙山革命教育基地，重温入党誓词，缅怀革命先烈，增强党组织在校办工作中的凝聚力、团结力和战斗力。

在廉洁自律方面发挥表率作用，认真抓好党风廉政建设。我们始终要求学校办公室全体党员和干部加强党性修养，常修为政之德、常思贪欲之害、常怀律己之心,在廉洁自律方面以身作则、防微杜渐，发挥表率作用，提高广大党员干部的思想政治素质，增强廉洁从政意识，提升拒腐防变的自觉性。根据学校办公室工作实际，研究制定了《中国农业大学公车管理改革方案》、《中国农业大学关于加强招待费管理的规定》，形成了用制度规范从政行为、按制度办事、靠制度管人的有效机制，加大了从源头上预防和治理****的力度。

回顾一年的工作，有以下几点认识和体会：

2、坚持科学决策、民主决策，形成了团结的、优势互补的工作班子，这是做好学校办公室工作的前提。学校办公室坚持每周一次的主任办公会，总结工作进展，通报重大工作，对人员聘任、重要活动安排等群策群力，民主决策。班子成员之间经常交流思想、交流工作体会，互相查遗补缺，优势互补，营造了较好的工作氛围，为学校一系列重要工作和重大活动的圆满进行提供了坚强保障。

3、学校办公室有一支爱岗竟业、甘于奉献的队伍，这是做好学校办公室工作的基础。学校办公室工作任务重、头绪多、要求高，节假日、晚上加班是常事，甚至有时辛苦半天，不一定得到领导和师生的理解。学校办公室的工作人员始终任劳任怨，工作第一、奉献第一，要以热情周到的服务工作，赢得广大师生的信任、理解和支持。

学校办公室取得的点滴成绩都是在学校党政领导的正确领导、悉心呵护，校属各单位鼎立支持、帮助和学校办公室全体成员共同努力下取得的。但我们深知还有很多缺憾和不足，主要是：

---由于办公室工作人员严重不足，所以工作的主要精力多用于日常公文处理、协调服务方面，主动咨询参谋、调查研究严重不够;

---忙于学校眼前工作的具体文字性写作较多，部署代表学校发表高水平的研究论文很少;

学生会办公室工作要点例10

目前，学院制下的学院办公室尚没有统一的工作运行机制和管理模式，有的运行“多线制”工作模式，有的运行“单线制”工作模式。张伏力认为，学院办公室的工作模式不能整齐划一，应当根据学院领导对学院办公室的重视程度和对学院办公室的认识与理解而定。

所谓“多线制”工作模式，指的是学院办公室是一个“不管部”，工作涉及学院的各个方面，上对校级有关职能部门，学院领导，下对学院内的各个群体，学院办公室是学院的真正综合管理部门、中心枢纽，学院所有的工作均从学院办公室这个出口下去，如学院的教科研、学科专业建设、师资队伍建设、党群工作、人事后勤、学生等各方面工作，呈现出“多线制”工作特性。所谓“单线制”工作模式，指的是学院办公室名义上是学院的综合管理部门，实质上只是一个行政办事机构，只负责学院内的日常事务管理等工作。关于教学、科研、党务、学生等工作，学院又设立了相应的管理机构，如教务办公室、党务办公室等，分别对应联系上级有关职能部门，分别负责学院内部的各项条块工作，分别由相应的院领导分管负责，一般行政和师资办公室由院长分管，党务及学工办公室和团总支由党总支书记分管，教务办公室由分管教学副院长分管，科研办公室由分管科研副院长分管，呈“单线制”工作特性。

以上两种工作模式，有着各自的特点与属性。“多线制”学院办公室的中心枢纽地位更加明显，且在领导体制上呈现“多线性”，由学院领导“共管”，工作内容上呈“多样性”，涉及学院的各个方面；“单线制”工作模式的工作内容相对具体，主要负责学院的日常事务性管理、协调与组织等，领导体制单一，一般都由院长“直管”，其实也会受其他领导“间管”，但由于学院内部分工的进一步精细，其中心枢纽地位已不再那么显现。“单线制”的学院办公室工作模式有时候很容易被狭义理解为院长办公室模式。但不管学院办公室采用的是什么样的工作机制与模式，其办公室职能均不变，即参谋、服务、协调、管理等。

二、学院制下学院办公室工作运行机理分析

（一）领导机理。所谓领导机理，指的是为了实现学院办公室在服务人才培养、教学与科学研究及社会服务等方面的作用，而采取的领导运行规则。到底采用“多线制”工作领导模式，还是“单线制”工作领导模式，应该由学院领导通过调查研究学院办公室工作人员的知识机构、能力素质结构等，并结合学院院情决定。“多线制”工作模式的领导机理是“共管”，没有明确由哪一位具体的领导分管，此时办公室面对的是一个领导群体。如何在这个群体领导下做好办公室工作，是一件非常不容易的事情，领导之间的不同意见乃至矛盾都会一定程度上增加办公室的工作难度，必须要有一个好的领导运行规则，不然就会很容易产生内耗，从而降低办公室的工作效率。我个人认为，做好“共管”模式下的办公室工作有两个方面的影响因素，一是领导群体层面，领导群体必须和谐，不能内耗。二是办公室自身层面，办公室要积极地做好领导间的协调工作，当好“粘合剂”。坚持四个原则：一是实事求是原则；二是政策法规原则；三是灵活机动原则；四是程序与方法原则。“单线制”工作模式的领导机理是主管领导“直管”与其他领导“间管”。主管明确，任务精细，此时办公室工作的重点任务就是做好定位与工作到位，不越位、不错位。坚持分内事务主动干，政策清楚，领导明示大胆干。

（二）制度机理。制度机理，指的是保障学院办公室高效运行的制度规则。“实践证明，任何高水平的管理，都必须有科学的制度先导，办公室工作涉及面广、头绪多，若没有一套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误”。首先是制度设计。必须加强制度建设，要制订符合学院实际，能够保障学院办公室高效运行的办公室管理制度，依据学院管理实际，以满足办公室管理工作现实要求，满足学院教职员工发展需求为出发点，系统性地制订各项规章制度，如议事制度，学习与进修培训制度，岗位责任制等。这些制度必须随着形势与任务的不断变化，及时进行完善与修订。其次是制度执行。再好的制度，如果不能够有效地执行，也是没有用的。制度执行不能因人而异，领导更应模范遵守，这样才能确保办公室工作的高效。切忌以“人”为中心去制订与落实有关制度，要真正做到有章可循，有法可依，高效执行。要严格防止制度执行上的“破窗效应”，牢牢坚持“热炉子法则”。所谓“破窗效应”，指的是制度一旦被破坏，且没有得到及时制止时，就会纵容更多的人去破坏，不遵守、不执行。“热炉子法则”指的是制度就像一个火炉，围着可以取暖，碰到就会被烫伤。

（三）工作机理。工作机理，指的是学院办公室的工作方式与方法。“多线制”的工作强调的是统一指挥、统一管理。学院各方面的工作都从办公室这个出口下去，由办公室进行统筹与督办，工作环节上的手续较少，工作安排一般都较为顺当；而“单线制”工作强调的是分工配合。由于条块工作办公室由不同的领导分管，有时候很容易出现这个工作不在我的工作范围之内，不应该由我做，我受这个领导领导，不受其他领导领导，通俗一点就是属这个领导的人，不是其他领导的人，出现了“派别”。此时，协调，尤其是领导与领导之间的关系协调就显得尤为重要，只有调节好领导与领导之间关系，条块工作办公室与办公室之间的关系才能理顺，才能够达到分工合理、步调一致。但有时意见很难达成一致，且办公室有好的意见和建议，领导又不能马上接受和吸纳，这都大大地增加了办公室的工作难度，工作分工虽细，有时步调却很难达到一致。这些问题都要求学院办公室工作人员必须改进工作方式和方法。首先学院办公室工作人员的思想观念必须解放，思维与工作方式要随着形势与任务的不断变化及时转变，主动了解掌握全院的工作情况，并与其他办公室及系、教研室建立良好的协调关系，变被动工作为主动工作，办公室工作本来就存在一定的被动性，如何变被动为主动，是办公室工作人员必须认真总结与探索的问题。其次是同事之间的共同工作要讲究艺术，相互尊重、相互信任，积极地进行沟通与交流。第三是在“互联网+”下，充分地发挥现代化办公室设备的效用。

三、强化学院制下学院办公室工作的几点思考

（一）领导的重视程度决定着办公室的作用发挥。王秀繁指出：“办公室的作用发挥如何，领导的重视程度起着决定性的作用”。学院领导要加强对办公室工作的指导与领导，及时掌握办公室工作情况，从有利于学院事业发展的角度，对办公室工作提出具体的工作要求，有效地指挥与督促学院办公室工作。领导们不能仅仅停留在工作任务的布置上，更重要的是给出思路、方法与建议，学院领导的思路将是学院办公室做好各项工作的出路，工作中领导还要敢于“放权”与“授权”。要给予办公室工作原则与工作框架，支持他们按原则、框架处理事务。同时，学院领导要学会运用“皮格马利翁效应”来激发办公室工作人员的工作积极性。所谓皮格马利翁效应，指的是“人们基于对某种情境的知觉而形成的期望或预言，会使该情境产生适应这一期望或预言的效应。”学院领导要对办公室工作人员投入感情和希望，要及时关心和诱导办公室工作人员，以缓解他们的工作压力，充分地发挥他们自身的主动性、积极性和创造性。如果领导不重视办公室工作，有事不与办公室通气，办公室就不能及时了解领导意图，就会失去工作基础，办公室必然陷入简单的收收发发，接听电话的行政事务圈子里，也就丧失了工作的积极性、主动性。如果领导重视办公室工作，办公室就能充分发挥其职能作用，为领导决策及时提供广泛的、深层次的、准确的信息和建议，并根据领导意图开展调研、起草文件、检查决策执行情况等工作，从而使学院领导从繁杂的日常行政事务中解脱出来，更多地考虑学院的建设与发展中的大事。

（二）规范与创新决定着办公室的工作深广度。建立一整套的办公室工作流程，实现办公室工作的科学化、程序化、规范化是学院办公室做好各项工作的根本前提。学院领导要千方百计地为办公室工作创造条件，营造环境，办公室工作人员也要积极主动地去摸索经验，走规范化路径。学院领导在使用办公室工作人员的时候要做到既使用又关心，更要培养，创造必要的物质条件，充分调动办公室工作人员的工作积极性与工作热情，最大限度地发挥办公室的主观能动性，使学院办公室朝着健康、高效、规范、有序的方向上迈进。学院办公室是最基本的办事机构，以贯彻执行为主。其在处理繁杂的工作时，必须有着清晰的工作思路，这样才能做到事半功倍。创新工作思路，是提高学院办公室工作质量和效率的重要手段。办公室工作人员要善于总结新经验，摸索新规律，创新性地做好办公室的各项工作，要探索出灵活多样、行之有效的工作方法，变被动为主动，创造性地开展工作，提高前瞻性，依据总结出的经验与工作特点，做到未雨绸缪。规范与创新要求我们要重点做好以下4个方面工作：一是有计划地做好分内事务。二是大胆地执行政策清楚、会议议定、领导批示事务。三是善于总结工作特点和规律，总结经验与教训，超前做好固定范围与程序的周期性工作。四是对突发性事务要有预见性，尽可能地做到事先有准备。

（三）衔接配合与补位决定着办公室的结构效率。所谓结构效率，指的是学院办公室工作中的各个单元由于工作衔接状态不佳，衔接不到位，导致工作执行不到位，效率低下，并呈现乘积关系放大的效应。办公室的绝大多数工作是需要多个部门配合协作完成的，或办公室内工作人员的配合协作完成。从任务的下达，到办公室的具体落实，人员分工协作，整体形成了一个工作链条。链条之间的链接配合，就是办公室工作中的衔接与协同，衔接状态佳，协同工作到位，其结构性效率就高，反之则相反。办公室如何做好工作上的衔接与配合，形成“一盘棋”，除了要有严格的管理，更重要的就是办公室工作人员的自觉补位意识，尤其在办公室人员少，任务重的情况下。实行这种补位方法的关键是领导，领导在平时就要灌输办公室工作人员这种补位意识，培养办公室工作人员一专多能。其实，领导都希望办公室人员能够一专多能，有“兵来将挡水来土掩”的本事，但在现实工作中却很难操作，办公室工作人员的培训进修机会少之又少，日常事务的“细、繁、杂”又占去其大量的工作时间，而学院制下的管理中心的下移，又对他们提出了更高的要求，在能力与技能等方面。笔者认为解决这个问题的最有效的途径就是协作与实践学习，形成团队，在工作中学习，实践中进步，培养各种技能，以便在需要时，能顺利地补位。学院领导在这方面要能够以身示范，为办公室工作人员作出补位的榜样。衔接配合到位，远比个人工作到位重要得多，个人工作的偏差是有限的，而衔接造成的偏差却是成倍增加的。所以高度重视办公室工作上的衔接与配合，工作补位，直接决定着办公室的结构性效率。

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