电子档案电子化例1

一、电子档案的优缺点

1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。

2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。

二、电子档案的整理与保护方法

1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。

2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。

3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。

4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。

档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。

参考文献

[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）

电子档案电子化例2

［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。

1 档案信息电子化的作用

在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

（1） 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。

（2） 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。

（3） 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。

2 实现档案管理电子化应注意的问题

本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。

2．1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化

在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

2．2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高

档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。

2．3 重视档案信息数据库的建设

档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。

2．4 应制订切实有效的技术方案

在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。

要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。

2．5 根据单位实际加强管理

档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。

2．6 重视人才管理

档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。

总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。

电子档案电子化例3

随着科学技术的不断发展，档案领域新技术的不断涌现，以及办公自动化的进一步普及，我们在日常工作中形成了大量的电子档案，如何保管好电子档案已成为当前摆在档案工作者眼前日益突出的问题。传统的档案管理办法已不能适应新技术发展的需要，怎样实现电子档案科学、高效的管理成为一个新的课题。

一、电子档案的产生和应用

电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。

二、电子档案的优越性

作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。

三、实现档案电子化管理的可能

随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。

四、档案电子化管理存在的问题

电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。

相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。

（刘文海单位为烟台海洋环境监测中心站；耿敏单位为烟台张裕集团）

[作者简介：刘文海，男，山东招远人，2004年毕业于中国海洋大学海洋管理专业，烟台海洋环境监测中心站工程师，主要研究方向：海洋观测、预报。]

参考文献

电子档案电子化例4

（一）有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能够为管理决策提供可靠的信息

档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

（三）有利于为科研工作提供智能化服务

计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案管理电子化的特点及优点

档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。

档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。

3 档案管理电子化的现状及主要问题

（一）对档案管理电子化的重视程度不足

首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。

（二）缺乏专业的电子化档案管理人才

档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。

4 提高电子化档案管理水平的途径

（一）转变思想观念，树立电子化管理意识

新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。

（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现

实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。

（三）培养档案管理电子化的创新型人才

档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。

（四）增强电子档案信息和数据的安全性

电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。

5结语

电子档案电子化例5

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

电子档案电子化例6

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

电子档案电子化例7

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆口室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差：档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案、信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

档案信息电子化的益处

可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影Ⅱ向了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

档案信息电子化，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

慎重选定技术路线，信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征

目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机口工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

实事求是地改进管理体制

电子档案电子化例8

1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

电子档案电子化例9

广播电视系统当中的档案是一种全新的档案形式，在社会文化当中是一个不可或缺的部分；在现代社会，人们日益重视利用广播电视档案。因此，管理好此类档案不仅能够获得巨大的经济效益，同时也能够得到良好的社会效益[1]。然而，就目前的情况而言，我国管理此类档案的信息化水平不高；对此，为了完善管理档案的方式，本文研究了电子信息化的档案管理方法，希望能够为相关管理人员提供有价值的参考与借鉴。

1 对广播电视系统档案进行电子信息化管理所具有的重要意义

1.1 有助于实现管理工作的自动化以及现代化

在管理档案时，采用的传统方法为人工记录以及纸质文件保存，这样的方式不利于现代高效管理的要求。如果在记录档案、传递档案、交流档案以及存储档案的过程中，将计算机作为管理与检索的工具，有助于实现管理工作的现代化。另一方面，采用计算机对档案信息进行管理，可以自动实现共享；当档案出现错误时，还能够及时修改，并保证整个管理系统实现信息的同一性。

1.2 有助于提高管理档案的质量

在管理档案时，采用手工整理的方法，难以实现管理标准的一致性；这是因为不同的人员可能持有不同的立卷水平以及对管理期限有着不同的理解。这样的状况将会给案卷管理质量带来不良影响；但是应用电子信息的管理方式，将可以有效避免因人员因素所造成的管理问题。从而有助于提高管理档案的质量。

2 广播电视档案的电子信息化管理方法分析

2.1 对工程信息进行管理的方法

工程信息是广播电视系统档案当中的一个重要内容，因此要重视管理工程信息档案。当建成系统发射台时，会累积下大量文件，在文件当中记载着建设工程时的经验以及成就等，因此此类文件具有较高的参考价值以及保存价值，要重视存档管理。具体方法如下：人工完成收集资料的工作，同时保证收集好的资料具备完整性与真实性的特征；收集好之后，将电视广播系统的特征作为依据，对工程资料进行规范的、科学的整理；随后将档案目录，包括主题、分类以及案卷目录编制到计算机内部的数据库当中，利用数据库的管理功能实现电子信息化管理[2]。对档案原件进行相应的转化，使之成为二次信息；同时按照数据库当中的特定格式输入原始信息；根据人工指令将信息的索引以及目录等输入到数据库中，从而高效管理接收档案、检索档案、借阅档案以及归还档案等工作。

2.2 对音像档案进行管理的方法

存储音像档案的载体通常为磁性材料，但磁性材料容易受到多种环境因素，如热源、光源等的影响，材料自身也存在着缺陷；因此，在保存音像档案时，需要严格控制温度以及湿度。此外，新式播放设备也有可能无法读取一些老式的存储载体，这将会给严重干扰正常管理工作。为了克服以上缺陷，提高管理质量，则应采用数字化的方式存储音像档案。在计算机当中，应建立起专门管理音像档案的数据库，以方便于大量存储音像数据；还应保证数据库具有一定的安全防御机制，以免数据信息被外部人员窃取作非法用途；在数据库当中存储音像数据时，要做到格式统一，并将便于用户查询作为管理的基本原则。另一方面应在管理系统当中设计出检索程序以及下载程序，以便使用户能够快速获取所需的片段资料以及镜头资料，进而使管理音像资料的效率得到大幅度的提高。还要注意对音像档案进行规范管理，根据电视广播行业的特点，对收集音像档案、整理音像档案以及借阅音像档案的方法进行完善，并建立起使用电子管理系统的相关规章与制度；从而保证合理使用档案、科学规范管理档案，以免音像资源被浪费或无端流失。

2.3 检索以及借阅档案的方法分析

检索以及借阅档案是档案管理当中的一个重要内容，为了便于检索与借阅，采用计算机当中的数据库系统进行管理势在必行。可以根据文件外形特征以及文件内容设计出相应的检索系统。在检索系统当中应包括文件的卷号、目录号、缩微号、全宗号以及分类号等，将以上文件信息连同保管的期限、附注以及密级等管理项目输入到计算机的既定卡片当中；随后采用计算机对以上资料进行整理，使之成为能够存储于移动数据库的格式，从而方便于高效检索。总而言之，采用计算机对档案进行检索，能够实现多途径利用档案以及高效利用档案。在借阅档案方面，应确保管理系统能够有效控制借阅工作，只允许借阅人员在计算机当中阅读所需的文件，而不允许将文件带走阅读，以便完善档案的保密工作。

3 完善广播电视档案的电子信息化管理策略

3.1 保证计算机设备处于可靠运行状态

在制作以及处理电子文件时，都需要用到计算机；因此计算机的软件以及硬件设备性能将会对档案管理造成影响。对此，要保证硬件设备实现正常运行；并安排专人对管理软件进行监控，在设置管理系统的密码时，应确保专人操作。此外，还要将杀毒软件安装于计算机当中，并定期对计算机以及数据库进行杀毒，从而预防病毒入侵，避免数据信息泄露，对档案安全造成威胁。

3.2 对重要文件进行备份

因为采用电子信息化的方式对文件进行管理，需要将文件变为电子档案；而计算机当中的电子档案容易遭到人为因素或其他因素的破坏。所以在管理档案时，应制定出科学的备份方案，以便在部分文件遭到破坏时，能够迅速启用备份，尽快恢复数据信息。在制定备份方案时，应根据电视广播系统的实际情况，从而保证备份的有效性以及实用性。在存储备份文件时，应按照保密类型文件保存的方式进行处理。

3.3 采用两种方法进行管理

因为电子档案存在着特殊性，当计算机的软件环境以及硬件设施出现故障时，则会危害到档案的完整性；再加上病毒入侵以及操作失误等问题的出现，将可能会给档案资料带来严重损失。而纸质档案可以实现长期保存，且真实性较强；对此，可以通过管理纸质档案来避免以上问题可能导致的危害。将纸质管理与电子管理两种方法结合起来即为理想的档案管理手段。笔者通过查阅相关资料发现，目前对纸质文件以及电子文件进行归档与管理时，多采用了两种方式。具体内容如下：同时对磁介质以及纸介质进行归档，且保证两套档案具有相同的内容；一旦电子档案出现异常，即可以采用纸质档案使其恢复正常。笔者建议，在管理好电子文件的同时，也应管理好纸质文件，从而保证档案可以得到永久的以及安全的使用。

4 结语

目前，网络技术以及计算机通信技术已经得到了高速发展，这不仅为档案管理效率的提高提供了较好的条件，同时也带来了许多数据安全隐患，因此要深入研究电子信息化条件下的管理方式，认真总结在实践当中所获得的管理经验，以便完善广播电视系统当中的档案服务。

电子档案电子化例10

档案信息化建设是时展的必然趋势，通过档案信息化建设可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证电子档案的真实性和可靠性较高等方面，并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控，对档案丢失和随意更改等情况进行规避，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升。

1 电子档案归档现存问题分析

电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。

2 提高电子档案归档工作效果的措施

第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。

第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。

第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。

3 加快档案信息化建设速度的措施

第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。

4 结束语

本文对电子档案归档问题及措施进行说明，并且对促进电子档案信息化建设提出建议：构建电子档案管理记录系统、对档案信息化技术水平进行提升以及对电子档案工作人员进行培训等措施，希望档案管理部门可以重视现存问题，并借鉴文中内容或者采取其他更加合理有效措施及时处理解决，从而保证电子档案归档工作的合理性，加快其信息化建设速度。

参考文献