留学生的人事档案例1

刚刚回国的张某最近遇上些麻烦事，由于出国前，自己把档案没做存放，到现在找工作时，没有地方接收他这样的“口袋档案”人员。目前有越来越多的人自费出国留学，但当人们忙着办这样或那样的出国手续时，有一件事情却常常被忽视，那就是自己的档案存放事宜。有的人不是忘记存放在哪里，就是直接把档案放在自己家里。于是很多人“镀金”归来时，却发现由于人事档案存放不当，为回国后工作带来很多不便，受到档案问题困扰的“海归”也是越来越多。

据教育部留学服务中心留学人员档案室主管梁淑莲介绍，按国家的相关规定，自费出国留学人员的档案管理属于流动人员人事档案管理一类。而对于毕业后就直接出国的人来讲，学校的一般做法是:将在北京就读的外地学生的档案转往原籍，将本市人员的档案转往街道办事处。正是由于这种程序，很多人在出国留学后，档案被存放到街道即纳入无业人员范围，回国后不管取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续。如果转到街道没有干部身份，他的就业面很窄，按照工人的身份就业，有些岗位就不能承担，比如国家机关公务员等干部岗位。

还有一种情况是在职人员出国留学后，原单位就不保留他的档案了，要求他转出，有的就按辞职或者离职处理，没有保留他的干部身份，这对他今后就业也是一个麻烦。还有一些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以致发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。

找专业机构存放档案享受专业服务

随着我国自费出国留学人数和留学回国人数的不断增加，留学人员档案的存放和管理已成为社会关注的问题之一。高校在校生、应届毕业生等自费出国留学人员，在出国前能否存档、回国后能否直接将档案转给接收单位呢？

据梁淑莲介绍，首先，教育部留学服务中心留学人员档案室是专门为出国留学和留学回国人员办理存档手续的，它有特定的人群；第二，中心有一条非常完善的“一站式”、“一条龙”的配套机制，从出国开始有自费出国留学机构，回国之后有档案室办理存档手续，回国处办理派遣落户手续，还可以存放集体户口，认证中心可以认证学历学位，档案室还可以为学生做国外留学经历，将在国外学习的一段经历详细地记录在案。留学服务中心这项服务填补了学生在国外情况的空白，对留学人员今后回国就业工作很有利。“我们的优势总的来说，就是方便留学人员，也免除了他们往返原籍的麻烦。有些留学人员档案放在我们这里，到了生育年龄，我们可以办理生育服务证，如果长期存档可以办理转正定级，管理他的档案工资。目前档案室有些服务项目还不十分完善，比如现在还没有社会保险，这也是我们今年要做的工作。”

留学生的人事档案例2

中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。

一、外国留学生学籍材料的特点

外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：

1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。

2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。

3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。

4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。

二、外国留学生学籍档案管理现状

（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整

高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用

1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。

近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。

（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用

教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。

三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策

（一）全程管理，加强收集

收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。

（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围

针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。

（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用

目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。

留学生的人事档案例3

（一）档案直白的表述就是历史的记录，而来华留学生的档案的含义为“凡是记述和反映留学生来华学生、活动，具有保存价值的，并按照一定的规律，集中保管起来的文件材料，都是留学生档案。”[1]由此可知，来华留学生入境前的成绩证明、申请信以及推荐信等申请材料，入境后的学籍材料、考试成绩单、签证和居留许可材料、日常表现、奖惩证明，甚至离华后的相关材料等等都可以归为留学生档案。

（二）由于来华留学生群体有别于中国学生，留学生档案的管理也具有特殊性。1、内容的特殊性。由于留学生来自世界五大洲，地域广泛，因而留学生档案多种多样，各不相同。比如，长期生和短期生的档案内容不同，公费生和自费生的档案内容不同，专业学生与语言生的内容亦不相同。2、语言的特殊性。留学生来自世界各地，隶属不同语系，因为各个院校对申请材料的要求也不相同。所以，留学生的档案由不同语言的文字构成，这也给档案的分类和管理带来了困难。3、档案的分类标准不同。留学生档案按照时间段划分可以分为入学前，入学后以及毕业后档案，按照学生类别又可以分为学历生档案和非学历生档案。按照在学时间划分又可以分为长期生档案和短期生档案。

（三）留学生档案的管理工作具有重要的意义。1、留学生档案工作对于来华留学生的招生工作具有重要的指导意义。分析留学生的生源来源，可以很好的指导招生宣传工作，使招生工作做到有的放矢，事半功倍。2、留学生档案工作对于留学生教育教学工作具有指导意义。通过了解留学生的学习和成绩分布状态，可以很好反哺教学。3、留学生档案工作对于政府层面的决策提供重要依据。国家对于政府奖学金的分配，专业的分配以及院校的分布，都需要从留学生档案中寻求数据支撑。4、从长远来看，在毕业生离校后对其进行追踪记录，不断充实留学生档案信息，这对于学校甚至是国家都是非常大的潜在收益。

二、来华留学生档案工作面临的主要问题

（一）留学生档案管理专职人员缺失。由于多数院校对于留学生档案工作重要性的认识不足，很少有院校配备专职的档案管理人员，而且留学生档案的管理人员本身的自身素质还有待加强，留学生档案管理人员职业性不够。在我国的高等学校中大多数的留学生档案管理人员都不是档案学专业出身的专业技术人员，而是学校自身的行政管理人员转变的，或者是由管理人员兼职的，很难保证档案工作有序高效进行。

（二）留学生档案来源分散，分类模糊。由于来华留学生档案来源多样、层次不一、专业分散，所以档案的载体和形式很难进行统一的类别划分。这也造成了档案比较混乱，检索费时费力。

（三）留学生档案的电子化和信息化程度不高。国内很多院校都在使用“来华留学生信息管理系统”，该系统中许多信息可以作为留学生档案直接保存，但很多高校在使用过程中没有录入学生的完整信息，许多高校仅仅使用了该系统中的“基本信息”一项[2]。

三、做好来华留学生档案工作的主要措施

（一）提高认识，建立一支尽职的高校的留学生档案管理队伍。随着留学生规模的不断扩大，留学形式和留学层次多种多样，留学生档案的重要性日益凸显。留学生档案的工作难度和工作量度成倍增加。以往的靠留学生管理人员兼职的档案管理模式也日益不能满足档案工作发展的需要。尽快建立一支尽职的高校的专职档案管理队伍也必须提上日程。同时，还需要对于档案管理人员进行定期的培训，以提高档案管理队伍的档案意识和业务水平。

留学生的人事档案例4

一份人事档案，囊括了一个人的一生。随着企事业单位人员流动性的增多，造成了“人档分离”现象。辽河油田公司锦州采油厂保管职工档案6954卷，其中有档无人档案为322卷。造成这些档案滞留的原因主要是辞职、除名、历史原因等。如何管理和转递这些人事档案，本文将从造成“人档分离”档案的原因、“人档分离”档案的保管与转递三个方面论述。

一、“人档分离”的原因

1.辞职人员档案滞留。近些年，企业员工由于个人原因纷纷辞职，辞职后通常档案滞留企业，原因如下：一、辞职后未能马上找到接收单位；二、辞职后找到接收单位，但接收单位为私营企业，对员工档案不予以保管；三、辞职后未能考取研究生，在家继续复习；四、入职后没有实际参加工作立即辞职，新接收单位为员工新建档案；五、辞职后出国定居，档案滞留本单位。

2.除名人员档案滞留。企业中，由于违反劳动纪律或是违法犯罪行为被企业除名人员，除名后档案滞留企业，原因如下：一、除名人员在狱中服刑；二、除名人员未找到接收单位；三、除名人员重新就业，但由于个人隐瞒，在新单位新建档案。

3.历史原因档案滞留。由于历史原因与企业有偿解除劳动合同，养老保险仍在企业续交人员，其档案仍在企业保管，导致档案的滞留。

二、“人档分离”档案的保管

由于很多年的积累，企业滞留人员档案越来越多，一些辞职除名后找到新单位的人员能够回企业办理档案的转递，而大部分未能找到工作或是个人原因导致档案滞留，如何保管这些档案。

1.提高对档案工作重要性的认知程度

成立由有关领导挂帅的档案工作检查领导小组，对于检查中发现的相关问题，及时下发整改通知书，并安排专人对检查情况践行督导。同时为了使档案工作实现达标的要求，制定档案工作开展的整体规划，有利于档案工作的顺利开展。

2.争取领导和政策支持，加大对档案工作的硬软件投入

（1）按照人事档案管理规定中的有关要求，寻求政策和领导的支持，争取资金，为人档分离档案配置符合办公标准的微机室、档案柜温湿度计等硬件设施。

（2）加大办公自动化和信息化程度，争取资金引进管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，提高人事档案资源的利用效率和速度，真正的实现“人档分离”。

3.提高档案管理人员的管理水平

（1） 按照岗位编制配置要求，合理安排专职或兼职档案员。不定期组织档案员参加各种档案管理业务知识培训，提高他们的业务素质。

（2） 档案管理工作是一项十分琐碎，繁重的工作，而且十分的乏味。这就要求档案管理人员要爱岗敬业，无私奉献，在扎扎实实干好自身工作的基础上，要不断创新工作方法，加强对信息化办公的学习领会，全面高效的做好档案管理工作。

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

传统的人事档案管理方法已经不能满足当今企业发展的需要，这就要求档案工作者和有关管理部门跟上时展的潮流，引进现代化和信息化辅助手段，通过人事档案管理软件，对企业中的档案信息按照不同的要求进行分类。实现要查找某一位员工的档案室，可是快速、准确、全面的查到这个人的所有信息资料，大幅度提高档案工作效率。

三、“人档分离”档案的转递

1.人事档案属于一个人的机要文件，只允许专人转递或者机要运输，严禁通过邮政和快递转递的。

留学生的人事档案例5

(1)归侨青年、归侨子女、华侨在国内的子女报考大专院校和中等专业学校，统考成绩达到当地规定的分数线的，可照顾录取。报考暨南大学和华侨大学的，统考总分略低于当地规定分数线的，可根据情况照顾录取。

(2)高考未被录取的归侨子女、华侨在国内的子女，如愿继续报考，可留原校补习一年。有条件的地方，侨办或侨联可举办归侨、侨眷子女补习班，教育部门在师资、教材等方面积极给予支持。

(3)归侨子女、华侨在国内的子女报考中学(包括重点中学)、职业学校的，应给予适当照顾。具体照顾办法由各地根据实际情况确定。

(4)归侨、归侨子女报考技工学校、电视大学、函授大学、夜大等，在相关学校不影响教育质最的前提下，对他们在录取标准上适当给予照顾。

(5)本着与内地学生一视同仁、适当照顾的原则，对华侨、台湾、港澳青年进入普通学校进行进修、插班、旁听学习给予适当照顾。

问：大连王小姐咨询出国留学后档案应存放在哪里?

留学生的人事档案例6

目前大学毕业生对自己档案的“漠视”主要可以归结为以下几点：

1、滞留在高校

如今高校毕业生自主就业，部分毕业生因没有落实工作单位把档案暂时留在了学校；找到工作后因身在外地或忘记等各种原因，没有再回学校办理档案转移手续。也有毕业生认为，档案转移手续复杂，放在人才市场每年需缴240元管理费，不如丢在学校安全省事。

2008年11月底，从"2008年高校毕业生就业工作总结会”上获悉，目前北京市高校京外生源毕业生户口和档案滞留学校的达到2，2万余名。据北京市教委的数据显示，在这2，2万余户档滞留高校的京外生源中，本科生占七成。这些学生滞留户档的目的明确，其中就业、考研和出国留学的超过83％。期满后继续滞留的户档数量逐年增加。超过两年期限的达到9200余人，其中有3800人甚至已经超过了6年。

2、弃之人才市场

最近，北京市人才档案公共管理服务中心对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行了网上公示。公示档案中，仅北京市市区就超过5000份；加上各区县，此次公示的档案份数超过了3.5万份，规模堪称庞大。2008年11月底，北京市人才服务中心有关部门负责人表示30天公示期满后，即解除对原档案的托管关系。

江西人才市场是江西省最大的人才流动管理机构，截至目前，该市场已存放两万多份人事档案。然而，许多档案从放进之日起就成了“死档”。该市场工作人员介绍，有的档案甚至已经有十几年无人过问了。

二、大学毕业生为何漠视档案

目前，人们的择业模式越来越多元化，自主择业已成普遍情况。无论是对于企业用才，还是个人择业，已经不再受户口和档案的限制，不再“惟档案是尊”，这是整个社会对于市场运转的一种自我调控，但也引发了大量的“弃档”现象。

1、企业不看重档案

近几年，随着人事制度改革的深化，人事档案已不再是企业考察个人能力和选拔人才的惟一标准。

现在深圳某企业工作的黄某曾说：“我换了七八次工作，从来没有人问我档案问题。现在企业看重的是能力，档案有没有，作用不大。”这代人的职业观较以前更追求自由和个性，流动也相对频繁，用处弱化的人事档案便容易被轻视。

某高校毕业生曾说：“自从大学毕业后，我的人事档案就一直放在学校，反正也用不着。很多同学都将档案留在学校，除非有正规的接收单位才想起档案，否则档案就永远地留在学校或人才市场。”还有学生喜欢频繁调槽，在工作单位变动后，由于嫌转档手续烦琐，便在流动或工作转换中放弃了档案。

市场经济的发展需要生产要素的流动，人力资本的流动也是必然。市场理性对人的要求不再是个人的政治地位和政治身份，而是专业和技能。用人单位在考察人时，也必然把个人能力与企业发展结合起来，从而谋求利润的最大化，这就是所谓的“考察档案不如考察现实的人”。

2、对档案的用途知之甚少

尽管档案作用的弱化在一定程度上减少了人事档案中不客观纪录现象的发生，杜绝了个人生活被他人主观操纵的可能性，可以看作是一种社会和公众理性的选择。但毕竟目前是社会转型时期，人事档案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些刚毕业的大学生们对于档案的用途知之甚少，不少毕业生甚至不知档案与自身有何关系。

广西某职业学院大四学生张某已与湖南一家公司签订了就业合同，现正在该公司见习。当档案调查人员问他打算如何处置自己的档案时，他表示根本没有想过此事，并发出了“档案不是存在学校吗，还需要迁出来吗”的疑问。

三、长期漠视档案有何不妥

尽管档案的作用现在有很多大学毕业生还知之甚少，但是大学毕业生无论是考公务员，还是到企业就业，或是自主创业，都应该重视并妥善安置自己的档案，否则，将来会产生许多不必要的麻烦。

1、档案滞留高校影响计算工龄

毕业生如果没有及时地将档案从学校转出，用人单位将不能为其计算工龄。按照有关规定，未就业的毕业生，档案放在学校期间不算工龄；须在人才交流服务中心办理人事，中心才能为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，这样才能连续计算工龄。学校代为保管毕业生档案，只是延长了毕业生的择业期，而毕业生与学校之间并不存在人事隶属关系，学校不能为毕业生出具涉及人事关系的证明。根据相关政策规定，单位只能按应届毕业生标准为其办理就业手续，而工龄也就相应的从“零”开始。档案滞留学校还将影响今后的转正定级和职称评定。

2、无法报考公务员

已毕业多年的饶某这段时间颇为懊恼，年前他本来打算报考国家公务员。但当年毕业时他没有理会自己的人事档案，结果人事档案被学校转回原籍，自己也浑然不知。由于和原籍档案管理部门从未联系过，这几年他的人事档案上没有任何新增记录，导致没有地方及时给他出具报考公务员的政审材料，考公务员的事也因此落了空。

3、落不了户

孙某4年前毕业于辽宁某学院，不久前跳槽去了南宁一家房地产咨询公司。然而，让她郁闷的是，到南宁上班，没想到才过了几天她就不得不飞回辽宁调档案。原因是公司要帮她落户口，而她一直不知道没有档案就落不了户口这个道理。听孙某讲述说，她大学毕业后，把档案放到人才市场，第一年交了几百元的档案管理费，后来逐渐觉得档案对自己没什么用，就再也没有理会过，再到后来根本就忘了有档案这么一回事，直到迁移户口要用档案，才知道它的重要性。

4、办不了身份证

刘某几年前从某职业技术学院毕业，当时他揣着档案辗转于沿海各城市打工，没有及时将档案挂靠在人才市场。今年因为需要办理第二代身份证，这才想起，户口从学校转出后一直没有落户。为此，小金在省城和原户籍所在地的派出所折腾了近一年，费了诸多周折，可至今手续还没能办好。

人事部门一负责人曾经在一次访谈中指出，现在很多以档案为依据的个人证明等手续还是绕不开档案这一关的，如：工龄、研究生考试、公务员考试、职称申报、养老保险办理以及出国、结婚生育等都离不开档案。

四、大学生毕业后档案该何去何从

随着越来越多的大学毕业生选择进入私企或者自主创业，“弃档”现象也越来越突出。如何妥善处理自己的人事档案，成为这一群体必须面对的问题。

目前，我国的人事管理实行双轨制：一种是用人单位直接管理职工档案；一种是县级以上人才市场人事档案。这两种是平行运行、且能对接的制度。也就是说，假如你毕业后进入私营企业工作了两年，再考上公务员进入国家机关，你的工龄是从你的档案进入人才市场的时间开始算起。换句话说，是从进入私营企业工作的时间开始计算。因为档案放在学校只是学籍档案，转到人才市场才成为人事档案，才能证明你进入社会参加了工作。 那么，大学生毕业后档案该如何妥善处理呢?专家介绍，对于毕业后找到接收单位的学生，档案可以直接转到单位或者单位主管部门，如果单位不接收档案，毕业生可以将档案存入当地人才市场，由其进行代管。对于毕业后没有找到接收单位的，最好是将档案转入下列部门之一。

1、生源地人事部门

留学生的人事档案例7

关键词：留学生 档案管理

Key word: Foreign student Records management

作者简介：蔡玉霞，女 籍贯：湖北省黄石市 学历：大学本科

外国留学生教育是我国高等教育的重要组成部分，教育部用科学发展观统领来华留学工作，坚持“扩大规模、优化结构、保证质量、规范管理”的原则，逐步完善了来华留学生工作体系。2009年，全国在华学习人数突破23万人。随着来华学习者数量的增长，如何加强留学生多方面管理工作成为留学生教育中的一个重要问题。本文就如何科学规范外国留学生的档案管理及对其开发和利用等问题作了探讨。

一、科学规范留学生档案管理的意义

外国留学生档案是指外国留学生来到我国学习期间产生的一些有保留价值的文件图像资料，是他们在华学习过程中的重要凭证和依据。

外国留学生档案管理与国内学生档案管理有着本质上明显的差别，属涉外资料，不能简单地套用国内学生档案管理模式，应由专门的留学生管理部门统一负责，确保留学生档案的一致性、完整性以及规范性。

二、科学规范留学生档案管理的模式试探

1994年国家教委颁发了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，外事类档案为一级类目，其下设有五个二级类目，外国留学生档案作为外事档案的第五个二级类目，类目代号为 WS 15，内含类 目 名 称有：1，留学生录取审批材料（永久）；2，留学生学籍登记表、学籍卡片（永久）；3，学校教学计划、教学大纲、教学安排（长期）；4，留学生学习情况简报、成绩及评语（永久）；5，学位论文及学位证书复印件（长期）；6，留学生名册（永久）；7，留学生去向及有关材料（长期）。

随着我国国力的提高，世界各地出现了“中国热”、“汉语潮”，各个高校招收留学生的数量急剧增加，而且留学生的类别也发生了变化，留学生的档案材料也有了新的特点。

最简捷、最有效的方法就是把留学生档案管理的内容归纳为：入学前的档案建立、入学后的档案建立与管理和离校后的档案保存。也就是在原有的WS 15的二类归档类目下设三个三级类目，每个类目下列举归档的范围和内容，一目了然，力求精细、科学、合理。

WS 15.11――学前档案。学前档案建立是在学校在接到了申请人的申请后决定录取该生就开始为其建立档案。入档的材料主要有：入学申请书、来华留学签证申请（JW202表）和录取通知书。申请人凭借上述材料就可以到中国驻外使馆申请学生签证。

WS 15.12――学籍档案。入学后的档案建立与管理是指留学生报到注册后办理居留许可所需要文件的制作和相关材料，这是留学生档案管理的主要内容和工作重点。

办理留学生居留，留学生需持本人的有效护照、学校的学习证明、学生证、健康证明和体检报告，接受学校的法人证书、组织机构代码证及招收留学生的许可证，当地派出所出具的临时居住登记证明，JW202表第三联等材料。留学生居留的时间根据留学生申请学习的时间而定。留学生的学籍档案也根据学生的类别内容有所不同，大致可以分为三类：1，短期生（冬、夏令营）――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、号码、国籍）、日程安排、兴趣爱好、学习评价以及结业证明；2，语言进修生――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、号码、国籍、出生年月、护照有效期等）、班级类别、课程名称、考试成绩、兴趣爱好、学习评价以及结业证明；3，学历生（本、研究生、博士）――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、号码、国籍、出生年月、护照有效期等）、课程的设置、学分的规定、奖惩情况、各类协议证书、考试成绩、学籍变更材料、毕业实习、毕业论文、学历和学位的申请以及在国家留学生基金委的电子注册

WS 15.13――结业档案。留学生离校后的档案保存主要是指把留学生在学习期间所有的档案资料妥善保管，按照国籍、年份、学历与非学历等标准归类保存，以备需要时查阅。

归档方法以留学生来华时间及留学生类别为档案年代号。学历生用代号X，语言生用代号Y，短期进修生用代号D，以示区别。汉语语言进修生还可以分春、秋季，分别用代码1、2。例如，2008年春季进校的语言生，档案号可以是2008Y01001。

三、合理利用外国留学生档案

外国留学生档案已经成为了新的形势下重要的档案资源。在留学生档案工作的建立和管理过程中，我们可以利用现代科学设备和技术，大力加强外国留学生档案信息的网络化建设，一方面为各类留学生的上报统计工作和开展留学生的招生宣传工作做好准备，利用留学生档案材料进行招生宣传，对潜在的留学生有很大的吸引力，另一方面，扩大了学校在国际上的知名度和影响力；而且还可以给外国留学生的档案利用提供更为高效、快捷的查阅途径和方法，为外国留学生的成绩、各类证书提供翻译和认证等服务工作，让档案资源得以充分的利用。

总之，如何紧跟新形势的需要，科学规范留学生档案，并加以大力开发和利用，是新时代高校档案部门所面临的一项新的挑战。

留学生的人事档案例8

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1003-949X（2015）-09-0092-02

当前，高层次人才成为在经济全球化竞争日趋激烈条件下制胜的核心战略资源，于是，高层次人才流动日益频繁，有些单位为引进高层次人才，为了人才流动能够畅通无阻，制订例如人才柔性流动、绿色通道等政策，这使高层次人才在流动中出现一些弃档、重建档案的现象，这严重违背了干部人事档案管理规范。

一、问题分析

（一）“弃档”现象日益严重

弃档的原因大致分为以下几种情况：一是刚毕业的大学生因不了解档案的重要性，认为现今社会很多单位都是采取聘用制，且户口开放管理，档案问题似乎无关紧要;二是由于出国留学与档案失去了联系;三是不愿意缴纳每年几百元的保管费，于是弃档案于不顾;四是企业改制、用人制度改革步伐加快，失业、待业、跳槽等情况增多，导致大批档案“沉睡”;五是一部分高层次人才因为与原单位签有服务协议，原单位出资培养人才，投入一定的财力和智力，协议规定当事人毕业后应为原单位服务多少年，发表一定数量的学术论文和科研成果等。可是，当事人为了追求更大的利益，无视签订的协议，而原单位在为维护自身的利益就扣押档案。与此用人单位为引进高层次人才，应允其为柔性流动人才。所谓柔性流动，就是不受人事档案和人事关系的限制。这样就出现人已离开多年，而档案还留着原单位，原单位在不知情的情况下，还在按月发放工资。对原单位来说，档案是留还是不留，扣留档案又留不住人才，不扣留档案，所造成的损失更无法追回。于是“有档无人，有人无档”乱象丛生。

（二）“重建档案”对人事档案管理带来许多困惑

有一些用人单位在引进高层次人才时，开通所谓人才流动绿色通道，指的是不携带个人人事档案的人才流动现象。具体来说，人才流动接收单位在未接受人才以往人事档案的前提下，重新为个人建立人事档案，全凭个人自己填写，以解决人事管理对人事档案需求问题的一种人才流动现象。这是对人事档案管理制度的一种挑战，也是对原单位的权益侵害。这种“重建档案”严重违背了人事档案的原始性、严肃性和唯一性，大大降低了档案的可信度。并且出现一人多档现象，还可能导致一个人被几个单位同时任用的现象，严重扰乱了人事档案管理和人才市场的秩序。

（3）高层次人才流动缺乏国家档案行政部门指导与监督，致使高层次人才档案流于形式。近年来，随着我国档案事业的发展，档案工作也取得了很大的进展，已经基本上形成了以《档案法》为核心的包括法律、行政法规、地方性法规、行政规章体系在内的档案法律法规体系，其中人事档案工作方面的行政法律、法规和规章制度也出台了相关管理制度，例如1990年修订了《干部人事档案工作条例》，1996年出台了《流动人员人事档案管理暂行规定》、2009年印发了《干部人事档案材料收集归档规定》的通知等等。这些制度的出台为干部人事档案工作开展提供了有力依据，形成有章可循，有法可依的良好的档案工作长效机制，确保档案工作正常开展。但是，在我国经济建设迅速发展和科学技术突飞猛进，人才资源为第一资源的今天，高层次人才流动日益频繁，人事档案管理制度显得相对滞后。目前的人事档案制度亟须改革，例如，通过电子手段建立个人征信体系和社会信用制度。

二、解决措施

（一）要建立和完善高层次人才激励政策，完善高层次人才奖励和选拔任用机制

进入21世纪知识经济时代，人才资源已是第一资源，第一要素，第一推动力，高层次人才成了用人单位的第一竞争要素，人力资源管理的重要性愈加突出。用人单位必须建立和完善高层次人才激励政策，完善高层次人才奖励和选拔任用机制，必须采取切实可行的人才培养机制，形成尊重知识、尊重人才的良好氛围。不能只注重吸引高层次人才，还应注重留住高层次人才，从某种角度来看，留住人才比吸引人才更重要。用人单位要在培育、选拔高层次人才方面进行资本投入，要用政策吸引高层次人才，用事业留住人才，用发展回报人才，给高层次人才一个良好的发展空间和条件。这样，从根本上解决人才流失的问题，也就不会出现违背协议和弃档不顾现象了。即使人才因某种原因要调出，当事人也因与单位进行协商赔偿事宜，尽量达成共识，扣档和弃档行为是不可取的，即损害了双方的利益，也不便于工作的开展。而引进人才的单位也可以借鉴发达地区的经验，在考虑不侵害原单位知识产权和合法权益的前提下，可以用岗位聘用、项目聘用、任务聘、允许高层次人才兼职等灵活用人方式引进高层次人才，充分调动人才的积极性，最大限度的减少人才资源的浪费。

（二）加快人事档案信息化建设，实行人事档案信息资源共享

市场经济的发展和人才的流动以及信息的沟通，尤其是用人观念上的转变，使得过去以单位来确定人们身份慢慢转向对其社会价值的认可，人的身份由单位人转向社会人。从某些方面来说档案的作用在现代社会中有不断弱化的趋势，但绝不意味着档案无用。应当指出，弱化的只是档案的形式，即“袋装档案”，而强化的应是档案的资源和信息性质。[1]目前人事档案管理还是延续的传统的档案实体材料的收集和整理。人事档案信息库建设和利用也只是单纯的档案材料目录建库和原材料扫描成电子文档，仅限于本单位内部人事档案工作人员在查询利用时的检索以及统计、分析等功能。高层次人才流动，人事档案信息化、网络化、信息资源共享显得尤为重要，将高层次人才的一些个人基本信息及学术研究和科研成果信息建立人才信息库，通过网络达到资源共享，把人事档案信息化管理纳入专门的人才信息网，用人单位可通过一定的手续或网上授权，从网上了解高层次人才的基本信息和现状，以提高工作效率并有效的管理了人事档案，有利于更好的服务于人事各项工作，能为开发人才资源提供准确、全面和可靠的档案信息资源。美国在1974年颁布的《隐私权法案》中，就将人事档案分为了公共信息和保密信息。公共信息是指个人的基本信息，例如姓名、年龄、所在单位、工作时间、上次薪金调整日期和数目、职务变动时间等等。除此之外，关于个人鉴定、评价、惩罚及与医疗有关的信息等等都属于隐私信息。这样就方便了用人单位查阅和利用，为引进高层次人才提供可靠的依据。人事档案制度改革的核心是要体现“以人为本”的原则，只有“以人为本”地进行人事档案管理变革，才能使人事档案成为一个公开、透明和适度开发的个人社会公信平台，才能真正打破人才市场的体制。[2]

（三）建立和健全高层次人才流动人事档案工作的管理制度，积极探索一种适合我国国情的人事档案管理模式

据了解，到目前为止，国家档案行政部门还未出台针对于高层次人才流动人事档案管理的相关规章制度和管理办法，由于制度缺失，使得用人单位在高层次人才流动时档案工作无据可依，无法发挥档案工作的真正职能，令高层次人才流动人事档案管理档案管理流于形式，为规范高层次人才流动中人事档案管理制度，国家档案行政部很有必要出台相应的管理办法和指导意见，加大立法工作，依法治档，确保人事档案工作规范化、制度化、科学化，使人事档案工作更好地服务社会主义市场经济建设。为此，各级组织、人事部门应根据人事档案工作的现状及未来的发展趋势，尽快出台符合当前人事档案工作的管理制度，使高层次人才在流动中人事档案工作能够真正有章可循、有法可依。科学立法后就应严格执法、做到全民守法和公开监督，让档案工作制度真正落到实处。高层次人才流动是智慧的流动，是技术的流动，是推动企业持续发展的动力，人才流动必定与档案工作息息相关。我们还应该结合我国的国情，学习借鉴其它国家在人事档案管理方面好的经验，积极探索一种适合我国国情的人事档案管理模式。例如在美国，其人事档案管理是实行分散式档案管理体制，但国家档案事业管理机构却可在联邦制政府内和军队中实现集中统一管理。美国联邦政府系统的非现职人员，其人事档案由“国家文化中心”集中保管。企业用人时，雇主都要为雇员建立人事档案，但仅限于收集、保管与本单位雇佣活动相关的材料，在雇员与公司解除合约的情况下，雇员在公司形成的档案并不跟随雇员转递其它公司，公司保留一定年限后自行处理。很多公司为节省成本，提高效率，其档案都愿意委托给公共性档案机构代管理。[3]这种人档分离，代为收集、保管的方式，即不限制人才的流动，又有效节约开支，既便于用人单位使用，又避免增加负担，在一定程度上对我国人事档案管理改革具有借鉴意义。我国现行的人事档案管理模式基本上是一种封闭式管理模式，人事档案是由各单位的组织人事部门自己管理，聘用制下不调档案的，当事人档案就由人才服务机构代为管理。目前虽然在一些单位内人事档案还起到一定的作用，但随着户籍制度和人事体制的改革，人才流动日趋频繁，现行的人事档案管理模式已越来越不能适应市场发展的需要。我们必须解放思想，转变观念，与时俱进，大力推进人事档案工作的观念创新、制度创新，建立一套适合我国国情的人事档案管理体系。

人事档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，它是选贤举能、知人善任的重要依据。在社会主义市场经济条件下，人事档案是人员与社会管理相衔接的一个纽带，与人事调动、职业发展和维权等事关个人切身利益方面息息相关。我们人事档案工作者必须立足与时俱进的价值观念，让人事档案工作跟上社会发展的步伐，充分发挥其应有的作用。

注释：

留学生的人事档案例9

故事始于解放初期的某一天，时任上海市市长的接待了一位旧书商。这位书商带来了五册档案。异常惊讶，这五册档案里面记录了他人生历程中关键阶段的一段历史。睹物思旧，深深陷入对往事的回忆之中。

五册档案全部是上海华法教育会的档案，主要是1919年前后中国留法勤工俭学学生赴法时，办理各种手续的单据、信函及中外报刊的有关报道剪报。曾经是赴法勤工俭学队伍中的一员，那位书商看到档案中有涉及市长的内容，便托人找到他，将其呈上。

五册档案让想起了难以忘怀的留法岁月。

1919年夏天，和一批青年学子一起，兴致勃勃地从上海出发，登上了远渡重洋的邮轮。在法兰西的土地上，有欢乐也有苦痛，勤工俭学生活开始不久，由于法国经济萧条，工厂停工，靠在工厂打工维持学业的中国留学生陷入了断炊的困境……还记得，1921年10月，在中国留法学生被押送回国的船上，他曾向自己的同乡同学金满城提到，将来一定要写一部留法勤工俭学的历史，把中国留学生在法国做工、求学、生活的情况有血有肉地再现出来。

金满城上中学时就与是同窗好友，后来他们又一起考入留法预备班，一起赴法国求学，所以，深得的信任。于是，得到这五册档案后，马上转给了金满城，希望他据此开始撰著留法勤工俭学的历史。

新中国成立后，金满城长期在新闻出版界工作，翻译出版了一批法国文学作品。当金满城正在酝酿写作留法勤工俭学历史之际，“”开始了，金满城受到迫害，并于1971年病逝。金家人在整理他的遗物时发现了这五册档案，为了不使它们散失，又完璧归赵，将其交还给的家人。“”期间，同样受到了巨大的冲击，但夫人张茜却妥善地将这五册档案保护起来，并最终完整地保存下来。1972年，去世后。他的家属将这五册档案交给了国务院办公厅。有关同志翻阅档案后，认为其涉及的内容属于中国近代史范畴，于是就将这五册辗转存留下来的档案移交给中国革命博物馆(后合并为国家博物馆)，编号入库保存。

中国革命博物馆一直保存着20世纪初中国学生留法勤工俭学的少量档案资料。1995年前后，李铁映多次指出，中国革命博物馆要成为国内收藏留法勤工俭学专题文物资料丰富和比较全面的单位。于是从1996年起，博物馆就开始在全国各地，甚至远赴法国广泛搜集资料，收获斐然，尤其珍贵的是，得到一些当年留法勤工俭学学生家属的慷慨捐赠。之后，中国革命博物馆开始筹办“中国留法勤工俭学运动展览”，将馆藏中有关那一时期的档案和资料全部调阅出来，对那一段特殊的历史进行梳理。周永珍老师参加了此项工作，也就在那时，她第一次接触到这五册档案。

这是五本用白报纸装订而成的册子，上面整齐地贴满了单据、信函和简报，封面是黑色漆面，烫金印着“华法教育会”几个大字。周老师说，1997年中国革命博物馆曾出版过一本《中国留法勤工俭学运动图录》，上面选印了五册档案的部分内容。这本图录印数不多，笔者终于在一家书店找到，并“斥资”165元，将店里仅剩的一本余存纳入囊中。

这五册档案是如何保存、流传下来的?又是怎么落到旧书商手里的?周老师说，当年参与过接收工作，现已离世的同事王信平老师的讲述，让她解开了这些档案背后的谜。

华法教育会成立后，学生最初都是通过西伯利亚大铁路赴法，价钱虽然便宜，但费时费事，中途要倒五六次车，很是麻烦。后来开始改从上海登船起程，由水路赴法。这样，总部在北京的华法教育会特意在上海设立了办公室，专事帮助留学生办理出国手续。这项工作最初由洪诚负责，但此人品行不端，贪污学生钱款，很快便被罢免撤职。接替这项工作的是沈梁(仲俊)。沈梁工作负责，严谨细致，这五册档案就是他当年一张一张粘贴并积累下来的。后来沈家败落，这五册档案也随同其他旧物一起被变卖，流入坊间。机缘巧合，它们竟然被完整地流传下来，让我们有幸在近一个世纪之后，仍能通过那些尘封的纸页，从一个侧面了解当年赴法勤工俭学运动的具体细节。从档案中看华法教育会的成立

前后，中国各地掀起了赴法勤工俭学的热潮，一批又一批的中国青年远涉重洋，到法国去勤工俭学。留法勤工俭学运动最早是在旅法华工教育的基础上发展起来的。1909年，旅法的老同盟会会员李石曾、吴稚晖等人，以自己“苦学之生活”的经验，开始在旅法华工中进行“勤于工作，俭以求学，以进劳动者之智识”的活动。进而他们又想到，完全可以通过勤工俭学的方式，帮助更多的中国青年圆一个出国深造的梦想。于是，开始筹划运作，这其中一个功不可没的民间中介机构就是华法教育会。

关于华法教育会的成立，笔者在《民国档案》1984年第3期中读到一组解密的相关档案，这就是1917年5月20日京师警察厅总监吴炳湘《报蔡元培等在京设立华法教育会呈》及所附的《华法教育会纪事》和《华法教育会大纲》。其中《华法教育会纪事》详细记载了华法教育会从1916年3月29日在法国巴黎发起成立至6月22日正式成立的前后经过，及彼时彼刻那些学人的激情演说。

《华法教育会纪事》分为先导、发起、成立三个部分。

起先，蔡元培、李石曾、吴稚晖、吴玉章等旅法学人曾在一起议论，身在异国他乡，凡有所组织，都要与周围环境发生关系，与当地人互通有无。他们的想法很简单，如果能够建立“华法共同之团体”这样一个组织，“以学理言，固有互助尚同之宜；以事实言，亦有问俗问禁之说”，就可以帮助赴法勤工俭学的中国学生更快地适应环境，促进旅法事业的发展。

1916年3月29日，华法教育会发起会在巴黎自由教育会会所举行。发起会非常隆重，法方有32名代表参加，包括议员、人权会代表、大学教授、中学校长等各阶层人士。中方代表30人，在名单中我们可以看到不少在中国近现代史上非常熟悉的名字：蔡元培、李石曾、吴稚晖、吴玉章、、张静江等。

蔡元培和法国下议院议员穆岱都在会上发表了提倡人道主义教育的演讲，并对华法教育会寄予了极大期望。

在这次发起会上，推举了华法双方的会长和干事，法方会长由大学教授欧乐担任，中方的由蔡元培担任；副会长分别由法方的穆岱和中方的担任。

6月22日，华法教育会正式成立大会召开。法方会长欧乐作为大会主席，发表演讲，他在讲话中开宗明义，首先明确了华法教育会的宗旨：“在发展中法两国之友谊，尤重以法国科学与精神之教育，图中国智育、德育与经济之发展。”他还客观地论述了成立华法教育会对

中法双方的裨益：“然法教育会之助中国，亦即所以助法国也。此并力2_Z作，诚与二国以平等之益与平等之荣也。”大会还宣读了《法教育会大纲》，其具体任务之一，就是“介绍多数中国留学生来法”。上海法教育会

1917年5月，北京法教育会成立，之后，在直隶、山东、上海、湖南、四川、福建、广东等地成立分会，开办了各种类型的留法教育学校，至1919年3月，“已成立者将近二十余校”。法教育会提出的勤工俭学的涉外求学理念，为那些家境贫寒，又渴望出国留学的中国青年打开了一扇希望之门。

就是利用这样的机会踏上赴法勤工俭学之路的。1918年13月，法教育会四川分会成立，开办了成都留法预备学校。和兄长陈孟熙，以及同学金满城通过了入学考试，成为第一届150名学员中的一员。当时四川的督军熊克武和省长杨庶堪对这批学生极为看重，明确指示学校，毕业考试名列前30名者，由政府发给每人旅费津贴400元，以资鼓励。成绩优异而家道贫寒的陈氏兄弟，均通过自己的努力，获得了这份优待。

当年赴法的中介机构就是法教育会。“国内之青年学生志在勤工俭学者，在国内之接洽，出国时之引导，出国后之招待，及以后一切生活之关系，殆无一而不与法教育会发生关系。”早期法教育会组织赴法留学生出国，大多选择走陆路，通过西伯利亚大铁路，由北京乘火车取道俄国到达巴黎。虽然价格比水路便宜，但中途要倒五六次车，让学生们晕头转向，很是疲惫。俄国十月革命后，由于帝国主义对其封锁，也为了避开中途多次转车的劳顿，赴法留学开始改走水路，从上海出发直抵欧洲。为此，1918~3月25日，法教育会在中法铁业公司商议组建上海法教育会，专门负责接洽各地学生赴法事宜。1919年3月17日，首批89名学生乘日船“因幡丸”号离沪，在水上漂泊了近两个月，于5月11日抵达法国南部港口城市马赛。

此后，在赴法勤工俭学热潮中，上海成了大本营。据统计，1919年3月至1920年12月，法教育会共组织了20批，总计1449名留学生从上海乘船赴法。人数最多的一次，是1920年11月7日出发的一批，共计197人，、傅钟、郭隆真就是这次搭乘法国邮轮“博尔多斯”号赴法的。兄弟和同期的四川老乡是1919年8月14日乘“麦浪号”赴法的。

在中国革命博物馆保存的留法勤工俭学档案中，留下了不少法教育会当年工作的痕迹。为了帮助中国学生了解法国的情况，法教育会组织出版了《旅欧杂志》、《旅欧教育运动》等多种刊物；特别印制了内容丰富的《赴法须知》，比如其中的“路程”一项，就详尽罗列了由上海开船依次经过的地方，以及到达该地约计花费的时间。

在帮助中国学生赴法过程中，还有一个人的贡献不能埋没，他就是曾经担任过孙中山秘书的朱少屏。1916年起，朱少屏应邀担任创立于上海、堪称中国最早留学中介机构之一的环球中国学生会总干事。从1919年开始，朱少屏就承担了组织、协调、办理护照和购买船票等大量具体工作。环球中国学生会的服务是有偿的。解放初期，在担任上海市长时，朱少屏的女儿朱青曾担任他的秘书。周永珍曾经采访过朱青。朱青说，陈市长仍然记得当年赴法留学时曾经得到过朱少屏先生的帮助，并开玩笑地说，“办理赴法手续，你父亲还敲了我五块大洋的竹杠”。这当然是指必交的手续费了。

在法教育会干事沈梁留下的五册档案中，还有几封朱少屏与沈梁之间为学生联系船票的往来函件。

这五册档案中，还有一份档案非常有意思，即1920年5月4日，赵世炎等赴法学生出发前写给上海法教育会的短笺，措辞恳切，希望在他们到达法国后，教育会能够继续给予指导和援助。

法教育会20，5，4

上海

执事先生：

下列的名字便是我们的名字。学生等以自费赴法国俭学，已在会里报名入会。现承会中的介绍，于5月8日乘Quard　Bihic号轮往法国。现在起身的时候，每人实拥有三千佛(法)郎，已经会中查验。我们已经填写志愿书为会员，到法国以后，还望会中的指导和援助。我们愿作很忠诚的会员去作学生，望会里迎受我们这点意思。

郑国平，罗成，甘瑞，

留学生的人事档案例10

中图分类号：F20 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者简介：赵湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究馆员，从事档案规范化管理与方便利用模式探讨研究。

目前高校毕业生就业模式是毕业生本人与用人单位直接面议、双向选择、多次比较后签订三方协议书、报学校就业指导中心确定分配派遣方案，经省教育厅批准后执行的分配就业方案。这种分配就业模式给用人单位和毕业生双方都提供了更广、更多的选择机会，人才资源市场化配置的结果是人才流动更加频繁，单位退档、毕业生跳槽、毁约改派、鼓励毕业生到中西部欠发达地区、外企、民企、私企等中小企业就业，允许毕业生在毕业后两年之内有一次改派机会等促进就业政策措施，特别是高校的扩招和民办高职院校雨后春笋般的兴起，致使每年有更多的毕业生涌入人才市场，高校毕业生档案转递去向由过去的清一色“单位人”，变为今天的就业单位无人事管理权而委托人才交流服务中心管理的“社会人”，这给高校毕业生档案“安全、及时、准确、完整”转递到用人单位或人才交流服务中心提出了更高要求。笔者认为只有抓住了“档随人走”的人——即个人人事档案的当事人要主动关注自己的个人档案去向与动态（档案的当事人要及时查询并确认自己档案是否转递到指定的位置），与此同时，学校方面要切实做好以下几方面的规范工作，才能确保高校毕业生档案转递任务的顺利完成。

一、开展学生档案知识讲座，让毕业生了解个人人事档案相关知识和归档转递流程要求；学校有关部门要高度重视并精心组织相关人员通力协作，切实做好毕业生归档和转递工作

（1）让毕业生了解个人人事档案的相关政策法规，知悉毕业生归档材料的清册内容，毕业生归档材料包括哪些材料，提高毕业生对个人人事档案重要性的认识，更多地了解毕业生归档材料要求、档案归档与转递流程、毕业生派遣工作程序、毕业生立卷归档（个人档案）要求等的相关信息。如《报到证》应是毕业生与用人单位建立人事关系并到用人单位报到的凭证，报到证管户口和档案的转移去向，即除北京和上海市外的任何一个城市上户口落档案。《学籍卡》是学籍认证、考学、考职、评聘职称评定、转正定级等的重要依据。个人档案内相关材料的缺失会导致本人以该档案材料为依据的个人证明等无法办理，这会直接影响到个人合法利益的维护和正常社会经济活动的参与。（2）让毕业生了解机要文件转递档案是怎么一回事，机要文件转递有哪些前提条件、要求和须知：机要局规定县团级以上的国家机关、企事业单位必须与机要局建立了机要投递关系后，方可为该单位投递机要文件，否则不给投递机要。如没有机要投递关系的中学就只能将机要文件投递到他的上级机关教育局；如外企、民企、私企没有国家人事部门规定的人事管事权，就只能将员工的人事档案委托给当地的人才中心进行管理。机要文件查询规定在一年内凭机要文件编号协助查询，超过一年期限后机要局就不再协助查询了。（3）个人档案是组织建立，并由组织保管和使用的个人人事材料，具有查阅和凭证作用。本人及亲属不能接触到本人的个人人事档案。个人人事档案在转递过程中，本人应当及时查询档案的转递动态，并及时到档案转入机构查询和确认个人档案是否已经准确转入到档案管理单位。（4）毕业生派遣工作规定两年之内变换用人单位必须经过改派，每位毕业生两年之内只有一次改派机会。改派必须有原单位的解约函（证明信）、交回第一个报到证、提供第二个用人单位的调档函或劳资协议书。改派在学校就业指导中心办理，报省教育厅批准后执行。改派后持报到证到户口迁出地公安机关改变户口迁入地并加盖公章。改派后持报到证的附件通知书到个人档案所在单位转递个人档案，将通知书交给个人档案所在单位，请求将过时的通知书取出销毁，将新通知书装入个人档案并按照通知书上的转入单位转递个人档案。（5）“档随人走”是档案转递的原则，包括人档不能分离，毕业生上户口时要求见该毕业生的个人档案后，才能上户口。深圳市人才中心要求毕业生档案与户口同步管理。

二、通过机要方式转递毕业生档案校院分工及注意事项

（1）档案馆专职档案员负责找好“时点”拷贝学生处就业指导中心的《毕业生派遣数据》，打印“机要转递四联单”，裁切“机要转递四联单”，在“机要转递四联单”上加盖公章。负责联系省机要局上传下达机要文件转递要求，了解机要接收单位的要求，确定学校毕业生档案送到省机要局时间，订专业车辆、定人员和搬运工人。（2）档案馆安排布置本校各二级学院归档、整理、移交时间、召开培训会、下达文件、确定联系人员建立联系（专职人员指导监督、兼职人员）确定各二级学院的装档时间。（3）毕业生档案以个人为归档单位，该生的所有归档材料都应夹在该生的《毕业生登记表》中，包括学年鉴定、思想品德鉴定表、学籍卡、体检表、党团材料、奖惩材料、报到证等。（4）学院分班为装档单元，按要求规范整理毕业生材料，并在专职档案员的检查和指导下完成装档封袋工作。（5）学院分班提取毕业生的高中档案，检查、清点、确认毕业班各班学生的高中档案准确无误后签字验收；然后按学号排序（小号在上，大号在下）检查是否有误，检查无误后方可与大学期间产生的档案材料合并装档。（6）学院提前安排专人到档案馆粘贴机要文件信封，并负责将《机要转递通知单》和《机要转递回执单》装入机要信封。专职档案员负责检查机要转递信息是否准确无误！接收机要文件单位是否建立了机要文件投递关系，机要文件信封的书写是否符合机要文件投递要求。（7）学院分班汇总毕业生在校期间产生的档案材料，特别是存放在党支部书记处的党员材料，应当归入毕业生的个人人事档案袋内，学院应当安排专人负责将学院带来的大学期间档案材料与入学前的高中档案合并后装入本人的机要信封，同时对照《毕业生归档材料清单》检查每一位毕业生材料归档情况，确认每个毕业生已经装档的材料名称和份数。专兼职档案员共同确认全部个人档案材料装完后，再进行检查，经过抽查无误后封袋转递。（8）学院负责将异常情况在《毕业生归档材料清单》的备注栏内特别注明，确认是专升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存档或缓期转递、留降级、待补考延迟毕业等情况。（9）学院根据以上情况分门别类处置毕业生档案，按《本校专升本、本校保研和考上本校研究生清单》、《存档或缓期转递清单》、《留降级、待补考延迟毕业清单》要求，分别打綑向档案馆移交以上学生档案。（10）对正常毕业生和考上外单位研究生的档案，按照每一张《机要转递清单》上的顺序排列和打綑毕业生档案等待转递，在等待转递过程中《机要转递清单》上的档案发生变化，如毁约改派、要求存档或缓期转递的，必须在《机要转递清单》上特别注明情况，处置人必须签名。（11）档案馆负责“安全、及时、准确、完整”地将毕业生档案材料转递到用人单位或档案托管机构（毕业生档案材料齐全，机要文件袋严密包封）。

三、毕业生因特殊原因需申请办理档案暂缓转递规范

毕业生延缓转递个人档案程序：本人写出书面延缓转递个人档案申请书，说明为什么要办理个人档案暂缓转递理由，经学院考证、审批同意并明确给出处理意见（须审批人签名加盖学院公章），然后申请人持批准后的申请书到档案馆学生档案室签订《毕业生档案暂缓转递协议书》，最后由专职档案员在整理归档完成后，在转出该生档案之前抽出该生档案留下即是。