电子化合同管理例1

区县一体化档案管理

综合服务平台需要解决的核心问题

建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：

1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系

区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。

2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡

根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。

3. 现行文件和档案文件的管理

根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。

4. 系统整合

在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。

5. 信息与资源的共享

区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。

6. 信息公开

区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。

7. 数据交换

区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。

区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型

以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。

服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。

服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。

应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。

档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。

基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。

为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。

基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型

根据区县档案局的工作特点，同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点，针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式，区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成：文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。

区县档案管理的一体化管理的流程，主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案；移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中，这部分档案为现行文件，档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定；根据档案法规定，对电子文件系统中的经过一定年限的档案，在进行实体进馆的同时，把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理，同时建设的区县档案局（馆）信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据，由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。

电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别，系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件，档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。

1. 文档一体化系统：实现电子文件的在线归档

文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。

由于不同的委办局电子政务应用情况的差异，文档一体化的处理方式也各不相同，主要包括以下几种情况：

（1）各委办局有各自的电子政务系统，且开发商提供开发接口。

（2）各委办局有各自的电子政务系统，且原开发商开放数据库结构。

（3）各委办局有各自的电子政务系统，原开发商不开放数据库结构。

（4）各委办局没有自己的电子政务系统。

2.电子文件数据中心：实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储

电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后，电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。

根据电子档案的不同状态，电子文件数据中心由以下主要功能模块组成：电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。

数据交换是电子文件数据中心的核心功能，包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构，如图所示。

数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准，各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后，通过加密传输到数据交换平台，由数据交换平台根据需要进行数据格式转换，再通过消息机制、消息路由，将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上，由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性，然后对数据解封装，发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。

在以后的电子档案使用过程中，电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。

3. 档案管理系统：实现归档后电子文件的综合管理

电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理，包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。

电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理，可以增删、修改、调整目录，能够整理目录下的归档档案，建立索引，方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理，并完成档案清理、档案导入／导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理，再根据申请使用档案的情况，进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权，只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录，记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录，包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。

参考文献：

①叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯，2007，3：31-33.

②姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识，2007，3：68-69.

③蒋冠，何振.我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004，6：44-47.

电子化合同管理例2

中图分类号：G27文献标识码：A

一、电子档案与纸质档案的共存性分析

随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。

二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施

电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：

1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能

所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。

对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。

2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理

要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。

3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务

所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。

三、结语

电子化合同管理例3

基金项目：部级大学生创新创业训练计划立项项目（项目编号：201910298036）。

引言

自电子商务问世以来，其对人类活动的影响已渗透到方方面面，信息技术革新给传统产业提供了新的发展契机，同时也对传统的企业运作模式带来了前所未有的改变。电子商务活动主要是借助互联网、企业内部信息网络和增值网络等各种网络资源为平台，信息网络技术为手段，进行商务等价交换的一种商务活动。

通过将传统商业活动与电子化和信息化技术相结合，使商业活动与互联网技术高度融合。从财务角度来看，会计对象不再仅仅局限于资金运动，同时也是一种信息传递过程，实现了会计与业务的統一。电子商务企业的经营管理活动，必将对企业传统财务管理理论到实践发展产生重大影响。本文结合电子商务企业财务管理的具体内容，从筹资管理及投资管理、内部控制管理及预算管理、盈利模式及分配模式角度具体展开创新研究。

1、筹资管理及投资管理创新

相比于传统企业借款、发行债券、发行股票等融资渠道，网络虚拟交易的形式以及行业较低的进入门槛造成电子商务行业长期受到信用风险的挑战，因而电子商务企业融资方式相对较少，初创期融资主要依靠风险投资，在一段时间发展后，企业有了利润点，则可以通过IPO实现股权融资。目前电子商务企业没有发行债券的权利，主要的融资方式就是权益融资。同时，从投资角度出发，绝大多数的电子商务企业依赖电子贸易方式进行经营销售活动，特定造成企业内部资金流动速度快、交易金额不确定性高等一系列特征，最终导致难以进行企业资金集中管理，增加了企业投资管理的难度。电子商务企业可以从以下三个方面入手，创新筹资管理及投资管理。

1.1落实风险管理，树立品牌形象

电子商务行业的高速发展下，企业管理者和投资者要加以注意，对国家相关政策保持密切关注，抓住政策导向，积极把握适合企业的政策优势，降低企业面临的政策风险。同时，电子商务企业还应进行系统的信用风险管理。针对电子商务企业，消费者主要受到虚假交易、合同诈骗、网上哄抬标的等等信用风险的威胁，极大地损害了网络交易主体的利益。要使电子商务交易健康发展，电子商务企业必须努力维护可靠、可信的网络环境，降低企业信用风险，打造自身品牌可信度。电子商务企业应结合自身实际情况，努力降低系统风险以实现更低的资本成本。

1.2推动项目分类，实行资金集中

电子商务企业应尝试对项目进行分类管理，对重点盈利项目完善细化制度，并提供个性化服务，促进资金集中度的提高。电子商务企业可以按照规模对全资及控股子企业应当按照集团公司的要求，通过集团总部行政力量的推动，强化账户清理，加强资金集中力度。对规模以下的管理链末端企业或非独立法人子企业除加强资金预算管理外，可借助子集团内部资金管理需求，引导其应用财务公司信息化管理平台，实行资金集中管理，为企业投资管理提供资金支持。

1.3变革传统制度，提升管理素质

电子商务企业应当密切关注当下制度经济环境共性，同时结合自身企业特性，确立具体明确的财务管理制度方向，变革传统的财务管理制度，以适应企业需求，为企业商务信息提供安全保障，为企业财务管理提供制度支持。同时，电子商务企业经营业务活动的特殊化性质也对企业管理人员提出了更高水平的要求，企业应积极构建学习型组织，为管理人员组织定期培训，丰富网络技术理论知识、提升自身专业技能和专业修养，也使管理人员更了解电子商务企业行业环境及特性，以更好地满足电子商务企业进行科学合理筹资管理和投资管理的制度需要及人才需求。

2、内部控制管理及预算管理创新

大数据浪潮下电子商务企业所呈现出的数据体积大、种类多、价值密度低等特点，都对企业财务数据信息处理环境及技术提出了更高的要求。随着电子商务企业在全球范围内的高速发展，财务数据瞬息万变，做好内部控制管理和预算管理成为企业支撑长短期战略实施的关键。电子商务企业可以从以下三个方面入手，创新内部控制管理及预算管理。

2.1建设内控环境，提升管理效率

企业内部控制环境作为企业内部控制其他要素发挥作用的重要基础，对企业内部控制管理活动以及员工管理意识都存在重要影响。因此，电子商务企业提升内部控制管理水平首先要加强企业内部控制环境建设。电子商务企业随着网络信息系统技术的不断深入，对企业内部的管理幅度需求逐步提升，扁平化的组织结构有助于企业减少管理层次，提升内部控制管理效率，电子商务企业应结合自身具体特征构建稳定高效的企业组织结构，加强内部控制环境建设。

2.2结合信息技术，创新内控管理

凭借现代信息技术，电子商务企业可以实现内部控制活动的动态信息化，使管理人员能随时了解企业供产销各个环节的具体实际情况，努力实现全员控制和全过程管理。互联网技术和信息技术的发展，为电子商务企业实现实时高效内部控制管理提供了技术支持。同时，高素质的专业复合型技术人才也是电子商务企业快速发展不可缺少的必要准备，电子商务企业的行业特性决定了员工不仅要具备业务技能更要拥有网络技能，高素质的复合型人才有助于提升电子商务企业整体内部管理控制创新能力。

2.3实施管理信息化，加强科学预算

财务共享作为建立统一财务预算管理制度的前提，有助于推动各电子商务企业之间、企业内各层级、各部门之间的财务业务及财务数据通过互联网和信息技术手段进行整合和共享。对于电子商务企业预算管理模式来说，如果企业过于强调按照计划执行预算，会让执行层在进行具体操作时畏首畏尾，不利于应用机会，获取更强的竞争优势，也不利于人事激励。但如果给予执行层太高的预算执行自由度，可能会导致执行层在执行时过于随意，造成过高的管理费用，形成企业成本压力。因此，电子商务企业全面实施预算管理信息化是实现企业科学预算管理的前提和保障。

3、盈利模式及利润分配模式创新

盈利模式是对企业利润产生环境、利润产生方式、利润产出结构等進行系统归纳形成的方法总结。随着信息时代网络经济全球化、多元化、个性化的发展，电子商务企业能否在有别于传统企业的实际经营中构建恰当的盈利模式，对企业的可持续发展具有决定性价值。同时，企业将实现的利润进行内部合理分配以实现企业内部协调发展。电子商务企业可以从以下三个方面入手，创新盈利模式及利润分配模式。

3.1合理控制成本，维护平台稳定

企业的经营目的之一是获得利润，在电子商务企业的运营过程中要注重对成本的管理。电商企业要对自身经营成本进行科学预算、合理调控，在考量各种可能对企业日常经营所造成影响的因素后，作出最优选择，制定最为合理的投资方案。另外，电子商务企业还要对相关数据信息进行严谨分析，通过最具性价比的技术投资，不断改善和提高企业核心竞争力，在这个过程中电子商务企业还要考虑到后期的维护成本。但在控制投入成本的同时也不能忽视平台搭建的质量，如果成本过于节约而导致企业前期投入不足，这就会造成电子商务企业平台运行不稳定，进而就会为企业客户带来不好的购物体验，最终影响企业收益。为了满足电商企业日常运营需求，电子商务企业应不断加强专业技术人员的培养和引进，使专业人才成为平台建设和维护的核心骨干，这既能节约由于外包而带来的费用，还有利于平台今后的运营管理和技术开发，总体来说对于企业是有益的。

3.2发展社会化功能，提升用户粘性

新型电子商务企业应该更多的关注企业的社会化功能。社会化电子商务是指消费者通过对商品的购买体验和信息分享，形成大量的推荐信息，推动企业商品对的持续性销售。由此可见，消费者在在虚拟社区的活跃度、虚拟活动的参与度、商品的购买频率对于电子商务企业的盈利至关重要。电子商务企业应当积极发展企业平台的社会化功能，对积极参与互动宣传的消费者及时给予积分或等级奖励，提升消费者体验粘性。这不仅满足了新时代消费者多样性、个性化消费的需求，同时也为电子商务企业自身挖掘了更多的潜藏价值，谋求了更多的行业盈利空间。

3.3管理合作伙伴关系，实现资源有效共享

在合作伙伴关系中，当代运营商和运营企业都能持续稳定地获得收益，凭借1+1大于2的协同效应，努力构建双赢局面，以实现合作伙伴关系的长久健康发展。首先，代运营商要及时增强对于运营企业的了解，高度关注运营企业的主要业务，积极配合运营企业工作，满足运营企业的各项合理需求。其次，代运营商要尽可能与运营企业树立共同的目标，实现资源的有效共享，更好地实现协同效应。最后，代运营商应尝试与合作伙伴树立共同的价值观念，就合作规范、利润分配等等问题达成共识，长久持续地维护双方良好的合作伙伴关系。

4、结语

网络全球化的大趋势给传统商务活动带来了一场电子化、数字化的大变革。与传统商务活动相比，电子商务活动绝非仅仅简单地将线下交易转变为线上交易。电子商务活动凭借其一系列的行业特性，已经深刻的提升了交易双方的交易效率，同时改变了传统的利益分配模式。因此，作为企业经营管理核心内容的财务管理必然也将产生深刻变革。

本文结合电子商务企业的具体特征，力求为电子商务企业高质量发展提供理论支撑和实践指导。本文认为电子商务企业应当通过在投融资管理、内部控制与预算管理、盈利模式与利润分配等财务管理的关键领域和关键环节进行管理创新，以适应外部商务环境的变化和电商企业发展的要求，从而促进电子商务企业的高质量发展。

参考文献：

[1] 王广立.电子商务背景下企业财务管理模式创新研究[J].财会通讯，2019（08）：80-82.

[2] 徐政，杭俊.跨境电子商务企业发展中直面的风险与对策建议[J].电子商务，2018（06）：15-16.

[3] 陆仕超，张宝明.电子商务企业创新能力探析——基于企业财务视角[J].电子商务，2016（07）：44-47+94.

[4] 许道惠.电子商务环境下企业财务风险管控研究[J].电子商务， 2016（05）：67-68.

[5] 杨春丽，刘亚平，赵奚.电子商务环境下企业财务信息整合系统研究[J].情报科学，2016，34（04）：118-123.

电子化合同管理例4

电子文件管理元数据结构分为宏观结构和微观结构，所谓宏观结构就是电子文件管理元数据顶层框架的架构。而微观结构是指电子文件管理元数据元素的构成。本文主要研究的是电子文件管理元数据宏观结构的分面化问题。

所谓“分面”，是指可以表征一类事物某一方面属性的一组简单概念元素。对于同一类事物，可以用多种属性作为划分标准，形成多个面――分解。在所形成的多个分面之间，是相互独立并行的，因此各分面内的元素就可以进行组合――组配。这种组配由于有“多个面”参与，所以可以多维地、全面地揭示事物的属性；由于参与的“多个面”是组配的，所以又可以灵括地、方便地揭示事物的属性。

而所谓的“分面化”，则是指从系统角度出发，运用分解和组配的方法建立电子文件管理元数据宏观结构的架构过程。分面化往往是相对于单一线型化而言的。由于在电子文件管理元数据的宏观结构的架构上存在着多维分面化架构与单一线型化的架构，而且，在时间上，单一线型化的架构产生于多维分面化的架构之前，所以，研究电子文件管理元数据宏观结构的多维分面化。首先应该研究电子文件管理元数据单一线型化的架构。

电子文件管理元数据单一线型化架构的分析

所谓的电子文件管理元数据单一线型化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，将电子文件作为一个固定的实体，然后，按照文件管理流程一维地将电子文件划分为不同的类型的元数据。然后再依次对所划分出的不同类型元数据再进行细分，由此所形成的单一线型的结构。这种单一线型化的架构方式，典型的是以澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》为代表，该标准首先是将电子文件依据文件管理流程划分成几个不同类型的元数据，即划分为“文稿、文件、文件组合、文件集”等类型的元数据，然后在这基础上，再进一步对“文稿、文件、文件组合”进行细分，从而在“文稿”下再列出文稿的特征元数据、在“文件”下再列出文件的特征元数据、在“文件组合”下再列出文件组合的特征元数据及在“文件集”下再列出文件集的特征元数据，由此便形成了单一逐级划分的线型框架架构。

具体来看，该标准对“文稿”的细分出了“责任者”、“描述”、“语种”、“题名”、“主题”、“来源”、“功能”、“日期”、“关系”、“权限管理”、“内容范围”十一个特征元数据，这些特征元数据，都是描述“文稿”所应有的；对“文件”的细分，也是分出了与“文稿”相同的十一个特征元数据，这是因为文件与文稿都是具有相同性质的电子文件。所以，描述它们特征的元数据也就必然是相同的，同样，“文件组合”、“文件集”也是与“文稿”、“文件”具有相同性质的电子文件，其差别仅仅是文稿、文件、文件组合和文件集是电子文件表现的不同形式和级次而已。所以。在对“文件组合”、“文件集”的细分，其细分出来的特征元数据也与文稿和文件的相同。

由此可看出这种单一线型化宏观结构中隐含着大量的相同的元数据元素，即元数据元素的冗余度很大，这种冗余度而且会随着对元数据不断细分，会呈几倍或几十倍的倍率增加。其结果相同元数据元素的数量极其庞大。

再对电子文件的文稿中的“责任者”进行细分，又分出10个描述文稿“责任者”的特征元数据元素，分别为“责任者类型”、“个人ID号”、“个人姓名”、“部门名称”、“职务名称”、“联系方式”、“电子邮箱”、“数字化签名”、“机构标识符”、“机构名称”，同样对文件、文件组合、文件集中“责任者”进行细分。分出来的特征元数据元素与文稿中的“责任者”下的特征元数据元素也完全相同。由此可见，电子文件管理元数据单一线型化的宏观架构会导致元数据严重冗余，数量庞大，十分不科学。

为了降低冗余度，澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》采用了减少对元数据元素细分的方式来减少相同的元数据元素。其具体做法是对“文稿”下特征元数据元素都没有进一步细分。仅有如“贵任者”、“题名”、“权限管理”、“主题”等特征元数据。而对“文件”、“文件组合”和“文件集”下的特征元数据都进行了进一步的细分。采用这种方式，可以减少“文稿”下特征元数据元素的冗余。但也有其局限性。就是降低了元数据元素的专指度，仍以“文稿”的“责任者”为例，如不对其进行细分，那么这个“责任者”元素就很不专指，就很难确切地表达责任者的类型，是机构团体责任者还是个人责任者，以及责任者的部门名称、职务、联系方式、数字签名等具体含义。

由此可见，单一线型化宏观架构局限性是：

(1)因其对电子文件是按照单一线型的逐级划分方式进行的，使得元数据冗余呈倍数上升。冗余度十分大：

(2)为降低冗余度，减少细分级次，又降低了电子文件管理元数据元素的专指度。表达语义不具体：

(3)因其是一维展开的。难以多维、灵活地揭示电子文件的特征。

正因电子文件管理元数据单一线型化架构存在以上的缺点，才促使人们努力完善电子文件管理元数据宏观架构，因而才有分面架构的出现。

电子文件管理元数据多维分面化架构的分析

所谓的电子文件管理元数据多维分面化架构。就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时。利用分面的方法，将电子文件划分成多个分面，各个分面内的元数据元素可互相进行组配，从而形成满足各种需求的电子文件管理元数据，电子文件管理元数据的多维分面化架构典型的是以《澳大利亚文件管理元数据方案》0标准为代表，该标准采用分面的方法，将电子文件实体分为“文件”面、“责任者”面、“业务处置”等面，其中，每一个分面之下。再细分成亚面――类型面和依附于类型面的亚面――特征描述面。这样面和面之间可以组配，亚面和亚面之间也可以组配，便形成电子文件管理元数据多维分面化架构。如以这样的结构同样表示“文稿”、“文件”、“文件组合”和“文件集”的责任者特征，就可以将文件分面与责任者分面进行组配来表达。见图1所示。

图1电子文件管理元数据的文件分面与责任者分面的组配

从图1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件组台、文件集”它们分别可与责任者分面进行组配。从而可以形成多种责任者类型――如文稿责任者类型(内部责任者和外部责任者)、文件责任者类型(内部责任者和外部责任者)、文件组合责任者类型(内部责任者和外部责任者)、文件集责任者类型(内部责任者和外部责任

者)，也就是说采用多维分面化架构可以达到同样的单一线型架构细分的效果，但是其结构却更简洁明了，元数据元素的冗余度也大大减少。由于多维分面化结构是可以多维组配的，因此，除了分面与分面之间的组配外，还可以在各分面内进行亚面与亚面的组配，也就是各分面下的子分面与子分面进行组配，如图2所示。

图2电子文件管理元数据的责任者亚面之间的组配

从图2可以看出，当责任者的“内部责任者”亚面与责任者的“特征”亚面组配时，就可以形成“人员责任者的ID，人员责任者名称、人员责任者时间、人员责任者授权、人员责任者联系方式、人员责任者关系、人员责任者概况”等一系列表示人员责任者的元数据元素，同样，将单位责任者、机构责任者、组织责任者分别与责任者的特征亚面组配，也可以形成单位责任者、机构责任者和组织责任者一系列表示责任者特征的元数据元素，其达到的效果也如前电子文件管理元数据单一线型架构细分所列举出的责任者特征效果一样，同样，采用这种多维分面化架构，不仅元数据元素的冗余度大大减少，而且也使元数据的宏观结构的安排更合理。

电子文件管理元数据多维分面化架构的本质

从上面对电子文件管理元数据多维分面化架构的分析，似乎“组配”是多维分面化架构的本质，其实“组配”仅仅是其的表面现象，而其本质却是对电子文件管理元数据系统的分解。

从系统论的角度看。电子文件管理元数据也是一个系统，而多维分面化则正是通过对该系统科学分解而架构起来的，即通过对电子文件管理元数据综合分析，通过分解，建立起多维分面，而分面组配仅仅是对电子文件管理元数据系统的分解在结构上所进行的还原。由此可见，“组配”现象下隐含着“分解”。

因此，多维分面的分解必须科学，必须具有理论的指导，否则为分解而分解。

缺少目的性。目前在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据多维分面化架构其分解都是基于电子文件管理连续体理论来进行的。如前所述，将电子文件元数据系统，分解为文件面、责任者面和业务处置面，其理论根据主要是依据电子文件管理连续体理论的三个实体来划分的，即依据文件管理连续体理论的文件实体轴形成文件面、责任者实体轴形成责任者面、业务处置实体轴形成业务处置面，所以，将电子文件管理元数据分解为文件面、责任者面和业务处置面是具有其内在的科学性的。不仅如此，由于多维分面化架构的科学性，因而其形成的分面架构又被国际电子文件元数据管理领域所共同认可。并进而被国际标准化组织(ISO)所制定的国际标准《ISO 23081―1信息与文件一文件管理过程一文件元数据一第一部分：原则》所采纳，从而成为国际标准的多维分面架构。

由此可见，电子文件管理元数据多维分面化架构具有很明显的优势：

(1)依据电子文件管理连续体的基本理论进行面的多维分解，符合电子文件管理的规律，具有科学性与理论基础。

(2)采用面的多维组配，可灵活地组配形成所需的各种电子文件管理元数据。从而可多维地、全面地反映电子文件特征，因而功能更加强大。

电子化合同管理例5

中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。

1 电子档案管理的特点和现状

电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。

2 国土资源电子档案管理智能化趋势

2.1 电子档案信息存储的智能化

电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。

2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化

电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。

2.3 国土资源电子档案应用的智能化

电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。

参考文献

[1] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）.

[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

[3] 陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011（6）.

电子化合同管理例6

综合我国电力物资管理系统发展现状分析，电力企业在发展中要求实现内控管理，实现各个部门以及产业链的协同开展，充分整合电力资源市场的各个环节内容，为企业的各项工作开展提供了有效的参考与支持。分析电子商务在物资管理中的具体应用，探究完善对策与手段对于企业的持续发展来说具有积极的意义。

1健全物资管理系统，实现智能化监控

通过电子商务可以完善现有生产流程，简化电力物资管理系统的流程，实现对物资采购、配送以及信息资源的信息化的管控监督。在电子商务技术支持之下可以实现对生产速度的合理控制，真正做到办公自动化管理。在电子商务平台支持之下充分平衡了供需过程，也为供应方、需求方之间的信息交流提供了便捷支持，有效杜绝了各种安全隐患问题。电子商务技术可以为电力企业物资管理提供完善的应用平台。通过智能化、信息化的方式进行管理可以切实减少电力物资成本，为电子物资网络化管理提供了技术支持。电力物资日常管理相对较为复杂，在物资的采购以及生产、配送等等各个环节上应用可以有效改善传统的效率不佳等问题。通过电子商务可以强化物资管理，实现系统化的监管，充分地提高了电力企业管理效益[1]。

2全过程管理，提升物资管理效率

通过电子商务可以实现电力物资管理的全过程管理，充分提高了物资管理的效率与质量，在物资采购、物资生产以及管理、电力物资信息化管理中充分地整合电子商务技术可以有效降低隐患，提高工程效率。

2.1物资采购

在物资采购中可以通过公开招投标的方式进行管理，在电子商务技术支持之下进行物资效益管理，构建公开的招标平台，充分地整合信息技术、电子商务以及B/S结构。在平台上招标信息以及咨询内容，可以充分满足物资管理的需求，为招投标工作提供了支持。电子商务可以为企业的实施监控以及物资管理奠定基础。为电力企业快速精准的分析故障，探究问题提供参考与支持。

2.2物资生产与管理

电力资源管理相对较为复杂，在传统模式之下会增加不同环节之间的问题与矛盾。通过电子商务进行物资采购、配送以及物资生产环节的优化管理，可以真正做到实时性的物资生产、采购以及配送化管理。通过电子商务技术充分掌握物资的管理状况，如果出现问题可以及时处理完事。通过电子平台，在电子商务等多种技术的支持之下可以快速定位故障问题，进而提高工作效率[2]。

2.3电力物资信息化管理

电力物资是电网改造以及扩大建设规模的关键内容，重视电力物资管理，提高管理效益的根本就是要强化信息化的建设，凸显信息化管理模式的作用。提高电力资源管理效率，缩减管理成本等问题，可以为各项工作开展提供支持。电子商务技术可以实现电力物资的信息化、规范化、流程化管理。在电子商务技术支持之下充分地协调了各个部门之间的信息沟通以及交流，协调了多个部门的各种业务，真正做到集成化的管理。电子商务技术可以实现信息化的内部管理，在电子商务、大数据以及云计算等多种技术的支持之下有利于信息沟通，真正做到网络资源产业链的优化与完善。

3拓展电力物资管理范围，提升经济效益

在市场经济的影响之下电力企业出现了变革，为了提高电力企业核心竞争能力，就要拓展企业的市场份额，提高整体竞争能力。电力企业物资管理利用电子商务协助管理，实现对业务等各个方面的内容考核分析，选择高品质的合作伙伴，可以为企业的业务拓展以及持续发展奠定基础。

3.1电力物资业务开展

电力企业的材料运输以及资金流动是影响电力企业的较为重要的内容。在电力运营管理中企业以及供应商之间要构建良性的沟通渠道以及人际关系，在实践中通过有效的沟通以及协调管理，解决各种问题，提高沟通效率。电子商务电力物资管理可以通过信息化、网络化的方式开展各项业务内容。电能工艺是保障电力企业稳定运行的关键，为了提高整体的效益就要构建一个完善地供应链，进而保障电力企业的稳定运行。通过电子商务可以为供电调度等工作开展提供参考，充分提高了工作效率，为电力企业持续发展提供了技术支持。

3.2电力物资营销管理

电力能源直接关系到国家的经济建设与发展。在社会发展中电能的作用不言而喻。整体上来说，随着经济的不断增长，人们对于电力能源的需求在不断的增大，这些问题也给电力企业的发展带来了一定的挑战。对此，电力企业要想快速适应市场经济环境，就要做到市场改革，重视电力能源的营销。在营销过程中要提高服务质量和科学满意度。而在网络环境中，就要融合电子商务平台拓展业务内容、种类以及范围，这样才可以提高营销能力，提高电力企业的经济效益。在电力物资管理中应用电子商务技术可以提高生产效率与质量，合理降低在生产中因为物资不足而影响生产进度的问题。通过电子商务可以实现实时性的监控管理。同时，在物资采购以及仓储中可以通过电子商务进行系统化监督，发现其存在的问题与不足[3]。

4强化物资管理，降低投资成本

电子化合同管理例7

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。

（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。

（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

电子化合同管理例8

一、关于电子文件管理国家战略的认识

“电子文件管理国家战略是指从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、长期性、基本性问题进行目标定位、统筹规划和基本制度安排”，是一个国家对电子文件管理工作的基本态度和总体思路，其表现可以是法规、政策、标准、规划、项目等体现国家意志、带有全局性的关于电子文件管理的国家行为，其实质是用战略的眼光来研究和解决电子文件的管理问题。90％的国内专家和100％的国外专家完全赞同自然基金课题组对电子文件管理国家战略的上述概念界定。89％的国内专家和100％的国外专家认为电子文件管理国家战略的制定与实施是必要的。

其必要性体现在：电子文件管理问题是一个复杂而重要的问题，关系国家信息资源控制能力，关系电子政务建设绩效，但却不被人们认识，并被政府重视。长期以来，政府缺少电子文件管理的战略共识，缺少电子文件管理的优化战略和国家战略。电子文件国家战略的制定与实施，是明确电子文件信息资源和数字资产的价值，推动信息资源开发与利用，提高国家电子文件信息资源管理能力的全局性问题；是确保电子文件真实、可靠、完整、可用，提高国家电子文件信息资源管理证据能力，支持政府问责的长期性问题；是鉴定什么该保存和什么不该保存，优化政务信息资源，促进国家历史文化保护与传承，提高国家电子文件信息资源管理服务能力及电子政务建设绩效的基本性问题。

二、关于中国电子文件管理国家战略主要特点的评价

60％以上的国内专家非常认同自然基金课题组提出的中国电子文件管理国家战略建议――“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”，40％的国内专家基本赞同上述观点；四位国外专家基本赞同上述观点。

国内专家认为作为国家战略，“统揽全局”是必然的。国外专家认为中国自然科学基金项目组提出的“统揽全局”具有中国特色，为电子文件管理提供了一种协作化的战略方针，有利于提高高层对电子文件管理的重视，在政府部门间达成电子文件信息资源管理的战略共识，采用具有互操作和合作性的标准，开展关键业务人员的变革管理培训，实现电子文件信息资源的交流与共享。但“统揽全局”应注意给地方政府留有灵活使用和可创新发展的空间。

有国内专家认为“政策引导”应该放在“统揽全国”之前。有国外专家认为“政策引导”是中国电子文件管理国家战略中最有价值的部分，体现了国际领域电子文件管理的趋势。

有国内专家认为“融合发展”内涵不明确，表述欠妥。有国外专家认为“融合发展”反映了国际领域电子文件管理的共同发展方向。将电子文件管理融入电子政务建设，融入政府数字动议、信息构建及其基础设施建设，文件管理过程相互融合，融入相关管理体系，这也是正在制定中的ISO文件管理体系标准的基本要求。

有国内专家认为“综合治理”表述太宽泛。有国外专家认为“综合治理”的关键在“治理”，在电子政务建设全过程中应该建立针对文件管理的高层次的全局性治理结构，建立多方参与的合作模式。

三、关于电子文件管理国家战略的实施对策

从电子文件管理国家战略实施的工具来看，广泛认同的工具有：(1)立法，如法律、指令、规章、政策等；(2)动议，如战略动议，数字动议等；(3)框架，如政策框架、战略框架等；(4)战略，如电子政务战略、信息管理战略、数据连续体战略等；(5)标准，如ISO 15489 1:2001，ISO 9000:2008，ISO 27000:2005等。以上工具可以作为政府部门电子文件管理问责、绩效评估和资源管理审计的管理工具，作为基础设施投资、采购与认证的参考框架和基准。

从电子文件管理战略实施的途径来看，广泛认同的途径有：(1)纳入法律、政策和标准体系构建；(2)建立业务集成机制，与电子业务过程集成、文件管理关键要素及核心业务流程集成(如登记、分类、鉴定／选择、移交、归档、元数据、处置、利用、保存、再现等)；(3)举办会议、研讨、培训等，提供规范和指南，提供最新进展和最佳实践；(4)加强档案研究与工程技术研究的合作研究、政府与大学及研究机构的合作研究、理论部门与实践部门的合作研究；(5)建立专家知识库和知识管理系统，提供电子文件管理最佳实践积累、共享、交流、合作与创新平台，提供专家指导和咨询服务。

国内外专家认为，电子文件管理国家战略最为有效的实施措施是合作，应该建立多层次的合作关系，明确合作目标，达成共识，建立标准和框架，共享资源和设施，密切合作关系，获得高层领导的支持。建立区域范围内和国家范围内的合作最为重要，这将有利于增强电子文件管理的社会服务能力及社会影响，促进与文件形成者的合作，使文件管理不仅仅是档案圈关注的话题，确保电子文件管理从文件形成开始嵌入业务系统，使文件形成者的需求得到满足，同时文件按规定形成。

四、关于各国电子文件管理战略模式的特点及其经验借鉴

调查研究揭示，国际范围内尽管专门针对电子文件管理，反映国家行为并体现国家意志的国家战略目前还不存在，但涉及电子文件管理全局性、长期性和基本性谋划的问题却普遍存在，在国家范围内提出电子文件管理优化策略，达成战略共识意义深远。分析国内外专家的报告及其反馈的调查问卷，可以得出以下六国电子文件管理战略模式的特点及其值得借鉴的经验：

美国：总体而言，美国电子文件管理采用分散式和分布式模式。某些特殊类别的电子文件例外，如医疗保健电子文件，非常强调在美国医疗保健政策改革框架下采用国家层面的管理模式。美国电子文件档案馆(ERA)项目的经验是融合发

展，强调用户和利益相关方尽早参与电子文件管理，从实现政府范围内的文件共享服务出发，注重电子文件管理规划对客户需求的满足；提出具有进化能力的技术框架指导系统研发和持续改进，以技术生态系统相适应的方式建设。

加拿大：到目前为止，加拿大电子文件管理采用分散式模式，每个档案馆独立处理电子文件，没有协作战略。但管理电子文件的档案工作者通过会议和加拿大工作者协会的电子文件特别兴趣组经常保持联系并建立工作网络。加拿大国家图书馆与档案馆的经验是政策引导，在联邦层，提出文件管理指令，作为强制性管理政策，文件管理被纳入政府问责，它使政府部门每个管理人员确保正确的文件形成，以支持政务工作的顺利完成，确保文件以恰当的方式保存。这使文件形成者从文件形成开始就主动参与电子文件管理解决方案的制定；制定政策框架，将数字保存纳入政府公共管理体系，实施一系列政策支持数字资产的长期保存，同时开展数字保存体系和可信数字仓储建设，旨在确保其文化遗产世代相传。

澳大利亚：澳大利亚建立了一个联邦政府体系，但中央政府对各州及地方政府不加控制。从澳大利亚国家档案馆发起的政府档案与文件机构数字保护联盟动议来看，在文化遗产的问责和长期保存方面采用合作的方法利用澳大利亚与新西兰政府机构的资源和专家知识，研制一套共享的战略、标准和工具，确保公共领域的数字文件得以保存并在未来能被利用，使用有限的集体资源扩大共同认可的方法的使用范围和影响，用于解决数字文件管理的挑战；这算得上一个国家战略，采用的是基于自愿互利的合作模式。澳大利亚国家档案馆的经验是强调变革管理，开展管理体系设计与实施、制定标准及其实施策略、利用审计员及其他强大的盟友强化变革需求；同时国家档案馆采用多样化的合作方式，建立多层次的合作关系，采取一系列统一的举措，旨在确保数字文件的生成、保存和利用，以此提高参与者的效率、效益和互操作性。

荷兰：在中央政府层，将文件管理相关的法规、标准要求及原则有机地组织到一起作为政府部门应该使用的“管理文件的基线”，嵌入电子政务总体治理结构及其建设过程，支持电子政府绩效审计和政府问责。荷兰国家档案馆的经验是在电子政府建设中采用某些优化战略，并达成战略共识，将文件管理嵌入政府范围内的信息建构及其设施建设，在文件信息交换标准方面采用ISO 15489等文件管理国际标准支持互操作和合作；改变国家档案馆传统保管者的角色，成为电子政府建设的积极参与者、电子文件管理专业服务的主动提供者；为了适应政府的变革和信息技术的更新，不断加强自身能力的建设，旨在成为政务机构文件管理认证及软件提供商文件管理产品采购许可的权威，成为文件管理的专家中心。

电子化合同管理例9

电子商务为物流企业提供了技术条件和市场环境，为物流功能集成和物流企业实现规模化经营创造了有利的条件。分析电子商务支持下的企业物流特点，以及建立宏观和微观双控型的电子商务物流管理模式，就成为企业面对现代市场竞争的必然选择。

一、物流业国内与国际发展现状

1991年5月12日国务院批准建立天津港保税区。天津港保税区瞄准了与国际物流服务贸易接轨的方向，同世界上100多个国家建立了进出口贸易联系，初步形成了三大功能体系，即国际物流的集散、分拨、配送体系，成为我国北方最大的国际物流中心。

世界著名物流企业美国的“联邦快递公司”，对货物配置通过电子信息进行动态跟踪和信息自动处理。美国摩托罗拉实行24小时全天候物流管理，实现年销售收入20亿美元，使公司成功实现现代“物流”管理。

上海APEC通关系示范系统工程的建立，全球四大物流快递企业，联邦快递（FEDX），中外运敦豪（DHL）、联合包裹（UPS）、荷兰天地快运（TNT  ）入主联合快递中，加速了向中国物流市场的扩张。

我国于1997年，国家批准建立全国库存商品调剂网络中心，目前拥有83家分支机构，123家会员企业。该中心推出七大电子设备模式，形成电子商务的物流配送系统。这是中国目前最大的库存商品在线交易专网。“全库网”采用的是B2B电子商务模式。虽然物流业有了一定的发展，但是，当前我国物流业发展总体滞后，具体说存在以下问题：

（一）物流观念陈旧，缺乏现代物流理念。对现代物流在提升运输产业水平、推动经济发展和增加经济效益方面作用认识不足。

（二）商业环境相对落后，造成物流布局不合理，专业化服务程度低，自营物流比例过大，专业物流服务得不到充分利用，一家一户小规模经营模式也制约着物流管理的发展。

（三）我国物流信息服务体系和网络体系的落后也制约着物流业的发展，制约着物流产业向专业化、一体化方面的发展。

（四）物流产业目前发展的制度环境有待完善。物流发展要跨越地区和部门的限制，需要统一化、标准化。我国目前还没有一部完备的物流法规，因而制约了我国现代物流产业集约化经营优势的发挥。

（五）物流方面专业人才缺乏，我国高等院校中设置物流专业和课程的很少。物流在职人员的总体水平较低制约了我国物流业的发展。

二、信息化是企业物流发展的基础

通过发展信息产业推动电子商务下物流管理的模式创新，合理高效配制物流资源，推动我国信息流、物流、商流合理组合。通过培养高素质的人才，利用已有的网络优势，建立能同国内和国际物流网相连结的物流配置中心，实现电子商务物流配送专业化管理；物流信息处理现代化管理；建立和强化有关电子商务物流管理的相关法规。物流信息化管理具体应做到：

（一）运用新的信息技术，建设宽带网域，提升完善信息交换平台，联合构建电子商务平台。

（二）建立电子商务物流信息控制中心，实现物流管理的低成本、高效益，提高信息化物流管理水平。

（三）培养一支专门从事电子商务物流信息管理的高素质专业人才队伍。同时要调整现有物流管理人员结构和组织结构，对要求从事专业物流管理人员必须具备相关的专业知识。

（五）要通过现代化信息建立起电子商务物流管理的良好外部环境和条件，实现物流系统，运送方式，装卸、仓储、物流配送一体化，降低物流配送成本和风险，提高物流配送的效益，要同国家宏观调控措施保持一致，要同国际先进物流配置网接轨，做到四化：

1、物流运作系统化

企业物流是一种系统性的经济活动。主要通过物流目标合理化，物流作业规范化，物流功能集成化，物流技术一体化来实现。

2、物流服务网络化

电子商务发展要求企业物流不仅以较低的成本提供高质量的物流服务，而且还要求物流服务向多样化、综合化、网络化发展。

3、物流管理信息化

物流现代管理最重要的是通过信息管理来实现的。应用现代信息技术改变传统企业物流管理，实现物流管理信息化。利用低成本物流信息交换平台，拓展业务和市场，大幅度降低企业生产成本。

4、物流经营全球化

由于电子商务的发展提高了全球商务信息交换能力，促进了全球经济一体化进程，企业要在全球化物流经营上进行战略定位，建立以供应链为基础的国际化物流新观念，实现物流经营资源的全球化配置。要建立按照国际化惯例进行物流经营的专门机构，实现物流经营的规模化发展。

三、进一步完善电子商务物流管理的相关法规

联合国国际贸易委员会于1996年通过《电子商务示范法》，主要包括“电子合同法规”，“电子商务税收法规”，“电子商务物流管理法规”。我国目前还没有一部完整的电子商务物流管理法规，相关法规的建立是物流产业发展的基础。我们需要建立符合我国国情的中国物流法规，即包括“法律法规”，“行政法规”和“部门法规”的中国电子商务物流管理法规，以推动我国物流产业健康、快速发展，尽快使我国物流业适应中国入世后国民经济发展的需要。

建立和完善电子商务物流管理的相关法规，对物流主体的资格和权益进行规范，制定了物流活动的行为规范，保障了国家对物流运行的干预和监督。目前，中国物流法规基本内容可分为三类：（1）法律，包括《中华人民共和国海商法》、《中华人民共和国铁路法》等。（2）行政法规，包括《公路货物运输合同实施细则》、《水路货物运输合同实施细则》、《铁路货物运输合同实施细则》、《航空货物运输合同实施细则》、《关于进一步发展国内集装箱运输的通知》等。（3）部分规章，包括《关于商品包装的规定》、《国家物资储备局管理办法》、《铁路货物运输规程》、《公路运输管理条例》、《中华人民共和国海上国际集装箱运输管理规定》、《危险货物运输规则》等。

通过实施以上电子商务与物流管理的新模式，必将推动我国经济能够实现跨越式发展。

参考文献：

[1]沈小静主编.生产企业供应管理[M].北京：中国物资出版社，2004.

[2]周元福.对现代物流内涵的再认识[J].经济研究，2005，（4）.

[3]刘伟.物流管理概论[M].北京电子工业出版社，2004.

[4]方美琪、钟佳桂：电子商务与传统企业[M].清华大学出版社，2003.

[5]严冬梅：电子商务物流与配送[M].中国劳动社会保障出版社，2003.

[6]杜荣华、刘中、海霞：电子商务与物流[M].人民交通出版社，2003.

[7]朱桂平、李怀政：物流企业分销网络战略管理[M].中国物资出版社，2003.

[8]黄小原、卢震：电子商务与供应链管理[M].东北大学出版社，2002.

电子化合同管理例10

电子商务为物流企业提供了技术条件和市场环境,为物流功能集成和物流企业实现规模化经营创造了有利的条件。分析电子商务支持下的企业物流特点,以及建立宏观和微观双控型的电子商务物流管理模式,就成为企业面对现代市场竞争的必然选择。

一、物流业国内与国际发展现状

1991年5月12日国务院批准建立天津港保税区。天津港保税区瞄准了与国际物流服务贸易接轨的方向,同世界上100多个国家建立了进出口贸易联系,初步形成了三大功能体系,即国际物流的集散、分拨、配送体系,成为我国北方最大的国际物流中心。

世界着名物流企业美国的“联邦快递公司”,对货物配置通过电子信息进行动态跟踪和信息自动处理。美国摩托罗拉实行24小时全天候物流管理,实现年销售收入20亿美元,使公司成功实现现代“物流”管理。

上海APEC通关系示范系统工程的建立,全球四大物流快递企业,联邦快递(FEDX),中外运敦豪(DHL)、联合包裹(UPS)、荷兰天地快运(TNT??)入主联合快递中,加速了向中国物流市场的扩张。

我国于1997年,国家批准建立全国库存商品调剂网络中心,目前拥有83家分支机构,123家会员企业。该中心推出七大电子设备模式,形成电子商务的物流配送系统。这是中国目前最大的库存商品在线交易专网。“全库网”采用的是B2B电子商务模式。虽然物流业有了一定的发展,但是,当前我国物流业发展总体滞后,具体说存在以下问题:

(一)物流观念陈旧,缺乏现代物流理念。对现代物流在提升运输产业水平、推动经济发展和增加经济效益方面作用认识不足。

(二)商业环境相对落后,造成物流布局不合理,专业化服务程度低,自营物流比例过大,专业物流服务得不到充分利用,一家一户小规模经营模式也制约着物流管理的发展。

(三)我国物流信息服务体系和网络体系的落后也制约着物流业的发展,制约着物流产业向专业化、一体化方面的发展。

(四)物流产业目前发展的制度环境有待完善。物流发展要跨越地区和部门的限制,需要统一化、标准化。我国目前还没有一部完备的物流法规,因而制约了我国现代物流产业集约化经营优势的发挥。

(五)物流方面专业人才缺乏,我国高等院校中设置物流专业和课程的很少。物流在职人员的总体水平较低制约了我国物流业的发展。

二、信息化是企业物流发展的基础

通过发展信息产业推动电子商务下物流管理的模式创新,合理高效配制物流资源,推动我国信息流、物流、商流合理组合。通过培养高素质的人才,利用已有的网络优势,建立能同国内和国际物流网相连结的物流配置中心,实现电子商务物流配送专业化管理;物流信息处理现代化管理;建立和强化有关电子商务物流管理的相关法规。物流信息化管理具体应做到:

(一)运用新的信息技术,建设宽带网域,提升完善信息交换平台,联合构建电子商务平台。

(二)建立电子商务物流信息控制中心,实现物流管理的低成本、高效益,提高信息化物流管理水平。

(三)培养一支专门从事电子商务物流信息管理的高素质专业人才队伍。同时要调整现有物流管理人员结构和组织结构,对要求从事专业物流管理人员必须具备相关的专业知识。

(五)要通过现代化信息建立起电子商务物流管理的良好外部环境和条件,实现物流系统,运送方式,装卸、仓储、物流配送一体化,降低物流配送成本和风险,提高物流配送的效益,要同国家宏观调控措施保持一致,要同国际先进物流配置网接轨,做到四化:

1、物流运作系统化

企业物流是一种系统性的经济活动。主要通过物流目标合理化,物流作业规范化,物流功能集成化,物流技术一体化来实现。

2、物流服务网络化

电子商务发展要求企业物流不仅以较低的成本提供高质量的物流服务,而且还要求物流服务向多样化、综合化、网络化发展。

3、物流管理信息化

物流现代管理最重要的是通过信息管理来实现的。应用现代信息技术改变传统企业物流管理,实现物流管理信息化。利用低成本物流信息交换平台,拓展业务和市场,大幅度降低企业生产成本。

4、物流经营全球化

由于电子商务的发展提高了全球商务信息交换能力,促进了全球经济一体化进程,企业要在全球化物流经营上进行战略定位,建立以供应链为基础的国际化物流新观念,实现物流经营资源的全球化配置。要建立按照国际化惯例进行物流经营的专门机构,实现物流经营的规模化发展。

三、进一步完善电子商务物流管理的相关法规

联合国国际贸易委员会于1996年通过《电子商务示范法》,主要包括“电子合同法规”,“电子商务税收法规”,“电子商务物流管理法规”。我国目前还没有一部完整的电子商务物流管理法规,相关法规的建立是物流产业发展的基础。我们需要建立符合我国国情的中国物流法规,即包括“法律法规”,“行政法规”和“部门法规”的中国电子商务物流管理法规,以推动我国物流产业健康、快速发展,尽快使我国物流业适应中国入世后国民经济发展的需要。

建立和完善电子商务物流管理的相关法规,对物流主体的资格和权益进行规范,制定了物流活动的行为规范,保障了国家对物流运行的干预和监督。目 前,中国物流法规基本内容可分为三类:(1)法律,包括《中华人民共和国海商法》、《中华人民共和国铁路法》等。(2)行政法规,包括《公路货物运输合同实施细则》、《水路货物运输合同实施细则》、《铁路货物运输合同实施细则》、《航空货物运输合同实施细则》、《关于进一步发展国内集装箱运输的通知》等。(3)部分规章,包括《关于商品包装的规定》、《国家物资储备局管理办法》、《铁路货物运输规程》、《公路运输管理条例》、《中华人民共和国海上国际集装箱运输管理规定》、《危险货物运输规则》等。

通过实施以上电子商务与物流管理的新模式,必将推动我国经济能够实现跨越式发展。

参考文献:

[1]沈小静主编.生产企业供应管理[M].北京:中国物资出版社,2004.

[2]周元福.对现代物流内涵的再认识[J].经济研究,2005,(4).

[3]刘伟.物流管理概论[M].北京电子工业出版社,2004.

[4]方美琪、钟佳桂:电子商务与传统企业[M].清华大学出版社,2003.

[5]严冬梅:电子商务物流与配送[M].中国劳动社会保障出版社,2003.

[6]杜荣华、刘中、海霞:电子商务与物流[M].人民交通出版社,2003.

[7]朱桂平、李怀政:物流企业分销网络战略管理[M].中国物资出版社,2003.

[8]黄小原、卢震:电子商务与供应链管理[M].东北大学出版社,2002.