国企档案管理例1

2档案管理工作中问题的解决策略

2.1加强对档案管理工作的认识

首先，要提升对档案重要性的认识，切实意识到档案作为企业经营活动中重要的信息资源，是企业发展中的无形资产，于国有企业的生产经营具有重要的参考价值。其次，要具有责任思想。国有企业的相关领导应加大对档案管理工作重要性的认识，加大对档案管理部门的资金投入，并认真贯彻落实相关的档案管理制度，将责任落实到人，积极承担起档案收集、整理、存档等一系列工作，提高档案的利用率，实现档案的价值。

2.2规范和创新管理模式

首先，应该健全国企档案管理的接受和征集制度。国企档案管理部门必须改变传统管理模式，不能坐等其他部门自觉上交档案文件，而应该增强主动意识和宣传力度，创新管理方式，进行事前监控收发文件、上门收集等，将不断扩充和更新的档案文件及时归档。其次，应该扩展档案收集的范围，在收集传统纸质档案的同时，还要将与企业生产经营活动相关的各种视频、影像、奖杯等有记载价值的载体记录和收集上来。再次，应该加强档案管理的信息化和网络化进程，打造系统的电子档案管理数据库，利用信息技术和网络功能的辐射，促进档案信息资源的内部共享。信息化能提高国企档案管理工作的效率，使档案管理者脱离复杂的手工操作，让他们能不断探究档案管理的经验和规律，提高自身的档案管理水平。同时，档案管理的信息化创新方式，能为档案利用者搭建便捷、快速服务的平台，有利于他们查询和利用档案资料，提高档案服务的水平和质量。

2.3加强档案管理工作队伍建设

首先，国企管理者要把好用人关，能提高档案管理工作人员的入门标准，选择高学历、有耐心、敬业意识强的现代化人才，档案管理人员要经过公正、严格的考试和竞争，经过培训再上岗就业。给档案管理者高度的重视和待遇上的公平，避免人才的不断流失，保证在岗人员的稳定性。其次，国企要定期开展档案管理人员的培训和学习工作，健全档案管理人员的培训机制。例如与高校或者网络大学建立联系，让档案管理者进行实体或网络远程培训，不断学习先进的档案管理经验。档案管理人员也要主动钻研业务，对信息化和网络化等技术进行学习和应用，增强职业道德感，提高档案管理的责任心，使工作更加科学、细致。

2.4提高档案管理工作的综合水平

不论是何种形式的档案，都具有一定的意义，例如可以对企业当前的生产经营活动提供决策依据。而要想充分发挥档案的价值，就需要国企的档案管理工作人员能够有效掌握各类档案的性质，熟悉企业的发展动态和档案利用需求，通过变被动服务为主动服务、事后服务为超前服务的方式来合理地为企业的发展贡献力量。

2.5促进档案管理一体化

现代化管理手段和服务方式的应用,需要企业在档案管理过程中,树立一体化意识。实现企业文档一体化的实质,主要是融合现代的文秘制度和企业的档案管理工作,加强对企业的文档管理控制,保证企业档案管理工作流程的科学化和合理化。企业档案是企业在社会经济发展过程中的一种历史记录,在企业的发展中占有重要的位置,发挥了重要的作用。实现企业档案管理的文档一体化,需要企业的文书工作人员保持较强的档案意识,在文书流转的过程中及时做好不同文本的保存和上缴工作，档案管理工作人员也应该经常的指导文书工作人员的档案管理工作,保证文书工作人员对归档范围有明确的了解。

2.6充分发挥档案运用功能

国企档案管理例2

企业档案的重要性主要表现：(1)企业的档案能推动企业科技发展；(2)企业的科技档案能反映生产力的高低；(3)企业档案能反映企业经济效益和社会效益；(4)企业档案是企业文化的重要部分，有助于企业成功。

二、加强企业档案管理的建议

1.提高企业档案管理人员的素质

(1)具有较高的政治素质。

提高档案专业人员的政治素质，首先要结合我国的档案工作实际，认真学习马克思列宁主义、思想、邓小平理论，树立正确的世界观、人生观，奠定档案事业发展的思想理论基础。

(2)具有较高的职业道德素质。

档案专业人员必须提高服务质量，具有较好的职业道德，满足利用者的不同要求。档案专业人员应根据事实建立档案，根据事实利用档案，体现出对档案和历史的尊重；必须爱岗敬业，在政治上严格保密，以确保档案的安全。

(3)应具有较高的专业素质。

必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。

(4)树立创新意识。

知识经济时代，只有不断创新才能推动各项工作向前发展。加强学习，善于发现新事物，研究新问题、新办法。把握机遇，摆脱思想束缚，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力提高档案管理工作水平，开创工作的新局面。

2.不断创新，提高服务水平

与传统档案利用服务相比，文件与档案工作的服务方式、内容在信息化时生了巨大的变化，扩大了发展空间，更加容易创新。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广。因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。在信息服务方式上，一要充分考虑用户对信息利用的需求，建立平台为用户提供信息服务，方便他们利用。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，考虑较多的是文件与档案管理的业务工作，使其功能更加全面，但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们最大的期望是快速地获取十分准确信息。因此，建立专门的用户信息利用平台是很有必要的，通过滤掉一些档案管理属性，帮助用户简约、快速地获取所需信息。二要调查企业领导和业务部门的信息需求，根据某一专题收集、筛选、深层加工相关信息，运用先进技术，制作包含这一专题的信息光盘，使信息变成一个产品，为他们提供信息服务；三要提供远程信息服务，方便有的用户跨越空间、时间利用信息。

3.正确处理好档案保密与利用的关系

每个公民都应该保守国家机密，档案管理工作人员更应该如此。档案管理人员在日常工作中要尽心尽职，努力做好档案保密工作。但由于档案工作在传统的保密观念影响下，普遍存在着重保轻用的现象，导致档案利用不足。如有的大批档案甚至有些很有价值的档案长期被放在档案室里，得不到充分利用，无法发挥其价值，使档案变成一大堆废纸。有些领导了解情况不够及时不全面，导致档案不能有效地利用。不能利用档案就不能取得实际效果，就不能体现档案管理人员的管理价值。因此，档案部门应树立新的观念，一方面要严格做好保密工作，另一方面要充分利用档案，发挥其价值，帮助领导做出正确的决策。所以，档案保密与档案利用两者都十分重要，不能偏向某一方面。

4.加强企业档案管理标准化建设

(1)明确归档制度。

企业工作人员要认识到企业的档案属于企业所有，因此不得截留档案，要积极建立档案、保护档案。档案员要跟踪督办制度的执行情况，相关部门和人员要积极配合档案员的工作。

(2)严格遵守企业档案管理流程。

国企档案管理例3

民国时期，武汉地区民营经济较为发达。据统计，截止1949年，武汉市有私营工业2629户，从业人员36709人，资本额6253万元，总产值15788万元；私营商业11858户，从业人员46367人，资本额4983万元，总产值15385万元。武汉市民国时期这些数以万计的民营工商企业，产生了大量的内容丰富的档案。

武汉市档案馆馆藏的民国时期企业档案,涵盖财政金融业、商业服务业和工业，有聚兴诚商业银行汉口分行、华年实业股份有限公司、汉阳铁厂等民营企业15个全宗，共计17009卷（册），上架排列长度为338.2米。如此丰富的民营企业档案，真实、详情地记录了企业管理的全过程，也是民国时期民营企业档案管理的真实写照。研究这些档案，使人们能够直接地了解民国时期民营企业的管理状况。

（二）

初步分析，武汉市民国时期这些民营企业的档案管理，经历了漫长曲折的过程。归纳起来有如下几个特点：

(1)企业自成立起，就开始建立企业档案。企业档案是伴随企业而产生的。企业建立后，有了生产、经营和管理活动，记录这些活动并保存它们，就形成了企业档案。企业档案，随着企业的产生而产生，并随着企业的消亡而消亡。馆藏档案反映，这些民营企业自成立起，就开展了档案工作。通过档案真实再现了民国时期企业的情况。如上海商业储蓄银行汉口分行成立于1919年5月，初为分理处，1923年4月改为分行。其总行由陈光甫于1915年创办于上海，为股份有限公司。汉口分行以提倡小额储蓄，推广押汇业务，创办国外汇兑为其宗旨，兼营仓储、保险业务。馆藏该分行1468卷册档案，最早形成于1918年，详细记载了有关年度总行及该行的章程、办事规则与制度；总行、总管理处及其分支机构设置、成立、撤销、迁移、改组、变更登记的文件材料；关于开、复、停业登记与立案、领取营业执照的申请，商业登记证，发展简史与概况调查表，组织系统图、所属分支机构登记表的呈文、批复、通知、通函等档案材料。

(2)档案内容丰富，从时间和空间上全面记录了企业生产、经营和管理活动。档案是企业生产、经营和管理各项活动的真实反映。企业的活动开展到哪里，档案就反映到哪里。如华年实业股份有限公司由裕大华资本集团各公司及其部分股东投资，于1946年4月创办。主要经营进出口贸易，重点为桐油出口，兼营机器、猪鬃、匹头、棉纱、棉花等进出口业务。总公司设秘书、会计处、和桐油、疋纱、棉业、机器、部。总公司于1954年歇业。馆藏该公司的档案共1205（册），其中文书档案723卷，财会档案482卷（册）。文书档案案卷分为总类、秘书、组织、业务、股务、同业活动、电报等类，按年代结合问题排列。这从时间、空间上全面反映了企业的整个活动，也体现了档案的分类及排列方法。

(3)企业在发展、演变中，始终保持着企业档案管理的连续性。民营企业在不断发展、变化，无论是企业体制变化、还是企业地址搬迁等,都一直坚持搞好档案管理。如裕华纺织股份有限公司及武昌裕华纺织厂于1919年夏由徐荣廷、张松樵、苏太余等楚兴股份有限公司股东和汉口纱商集资创办。公司设于汉口，外设上海、汉口、宜昌、沙市、巴东、万县、重庆、郑州等办事处。1940年10月，与大华、大兴纺织公司设联合总管理处，并设有人事管理委员会及联合稽核处。武昌裕华纺织厂于1921年底建成，1922年3月投产。1939年6月迁重庆设渝厂，1943年迁成都设蓉厂，1947年由渝迁汉口建鄂厂，1951年11月公司及其所属鄂渝蓉厂实行公私合营。1966年10月公司撤销，其所属工厂实行国营。馆藏裕华纺织公司1919―1966年的档案1174卷（册）。在该企业档案中，不仅对体制变化、企业搬迁等有记载，而且没有因此间断企业的档案管理，从而保持着企业档案管理的严肃性和连续性。

(4)不同行业的民营企业均开展档案管理，形成了民国时期档案门类齐全，专业技术性强的特点。这些企业虽然分布在不同行业，都毫无例外地建立起了自己企业的档案工作。档案管理不因企业所属领域不同而存在有无的差别。这15家企业，属于金融业、商业服务业和工业。其中，金融业有聚兴诚商业银行汉口分行、上海商业储蓄银行汉口分行、永利银行等；商业服务业有华年实业股份有限公司等；工业企业有汉阳铁厂、裕华、大华、大兴纺织股份有限公司联合总管理处、裕华纺织股份有限公司、大华纺织股份有限公司、大兴纺织股份有限公司、申福新公司总管理处、商办汉口第一纺织股份有限公司、震寰纺织股份有限公司、中国南洋兄弟烟草股份有限公司汉口分公司汉口制造厂、湖北省汉阳炼油厂、商办汉镇既济水电股份有限公司。这些企业档案反映了不同的行业，构成了民营企业门类齐全、各自专业技术的特点。

（三）

通过分析和研究民国时期民营企业的档案管理，我们不难发现：

(1)民营企业档案管理由来以久。事实证明：我们现在开展民营企业档案工作，把它作为档案部门研究新情况、解决新问题、适应形势发展要求的一项重要工作来抓是对的。尤其是改革开放以后，民营经济已经成为社会主义经济的重要组成部分，民营企业迅速发展。不失时机地推进民营企业档案管理，是档案部门围绕经济建设这个中心所需要加强的工作。但这并不是说，民营企业档案管理是从现在才开始的。民营企业档案管理有它的历史。严格讲，民营企业档案管理是伴随民营企业的产生而产生，并随着其发展而发展的。有民营企业，就有民营企业档案管理。改革开放以来的民营企业管理，是民营企业档案管理发展进程的一个阶段。这是一个新的阶段，而不是它的开始。认识这一点，我们就可以从民营企业档案管理的历史中找到其发展的特点及规律，并且在总结前人管理的基础上寻求新的发展。

(2)充分认识做好民营企业档案工作，是民营企业发展的内在要求。我们在推进民营企业档案管理的时候，需要有一个客观、全面的认识，即既要看到档案部门在新形势下的责任，又要看到这是民营企业自身发展的要求。就某个民营企业的档案管理而言，其需求主体理应是这个民营企业。而民营企业档案由于是民营企业在生产、经营和管理活动中形成的，是企业的重要资产和信息资源，所以建立和健全民营企业档案管理，对民营企业提升整体管理水平、维护企业合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展，具有重要作用。因此，抓民营企业档案管理，不应只有档案部门一家有积极性。要变“我要你抓”，为“你要我抓”和“档案行政管理部门与民营企业一起抓”，由一个积极性为两个积极性。如果激活了民营企业档案管理的内在动力，民营企业档案管理一定会有大的发展。

国企档案管理例4

二、国有企业档案管理工作创新措施研究

进行国企档案管理工作创新性改革要求国企各个部门积极配合，档案管理的工作宗旨、工作技术、工作队伍三个方面都要跟随时展进行创新。第一，加强对档案管理工作的重视与管理。国企领导应当加强对档案管理工作的重视与支持，帮助改善目前档案管理人员简陋的工作环境，投入更多专项资金与先进技术支持档案管理工作进步与创新。国有企业要加强对档案管理工作人员的培训与管理，首先要建立一支素质较高、结构合理、知识全面的复合型并且相对稳定的人才队伍；其次要对工作人员实行考核制度与奖惩激励制度，对工作考核不合格的工作人员及时进行惩罚措施，并定期组织企业员工参观先进企业档案管理流程，学习目前流行的档案管理工作经验并积极推广，让公司员工能够在学习中养成档案管理规范意识。第二，提升国企档案管理工作水平。国有企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化国企档案管理平台建设，提升国企档案管理信息实用度，对国企进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入国企档案的应该是能够反映国企人事状况、经济发展状态的真实信息，能为国有企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高国有企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证国有企业档案信息的真实客观性。第三，结合现代信息技术创新国企档案管理工作。普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的国企档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。国企可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型国有企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现国有企业现代化创新管理。

根据以上分析可以发现，目前国有企业对档案管理工作缺乏重视与支持，档案管理队伍水平与技术运用能力都较为低下，为使国有企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现国有企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快国企档案管理工作信息化改革与队伍建设，让国有企业档案管理工作为国企创新改革更好服务。

作者:宋玉芬 单位:天津渤海轻工投资集团有限公司

参考文献：

国企档案管理例5

中图分类号：G275.9 文献标识码：A

国有企业的档案管理工作需要充分的利用社会资源。在传统的模式下，企业的档案管理模式已经不适合当前强调效率的管理模式 ，并且更为实际的是，处于竞争的需要，越来越多的企业已经没有能力与精力去管理企业的档案问题，可是这些档案是企业的资源所在，需要通过社会化的途径，将企业的档案业务外包出去。在当前时期，我国国有企业的档案事业要想获得健康快速的发展，需要将其与国家的政策措施、思想观念和工作方法相适应，并在这一过程中不断的发展和创新。因此，对于国有企业的档案管理而言，需要在记录国有企业各类经济、管理活动全过程的同时，完成其社会化的过程。

一、现代国有企业档案管理工作的重要性和社会化解析

（一）现代国有企业档案管理工作的重要性。

随着现代企业制度的诞生，现代国有企业尤其是国有大中型企业需要不断进行企业改革，加快转换经济体制，不断建立独立经营、自负营亏、自我发展以及自我约束的独立法人实体，国有企业的生产经营与技术发展等各个环节正在接受市场经济的冲击与考验。然而相对开放的市场经济体系的逐步确立，我国多种经济成份的不断发展，加快形成了企业间市场竞争的新局面。而国有企业不断要和同行竞争，和乡镇企业与集体企业以及中外合资企业竞争，而且还要加入到国际竞争。这些竞争的成功与否不但取决于企业产品质量，而且还取决于谁取得了领先优势。以上均要求国有企业生产经营活动保持“高效率、高效益、高得益”的发展状态 。所以，作为国有企业内部的档案部门组织，以前那种看门守摊与四平八稳的工作精神面貌明显与之不相适应的。这对国有企业档案部门在客观上提出了要求，国有企业档案部门必须通过高效率与快节奏的工作方式为国有企业方针目标的顺利实现作出努力，要付出全力地创造高质量与深层次的政策、市场以及技术等方面的相关档案信息。作为国有企业管理工作的基础层面的工作的档案工作能不能为国有企业生产经营与技术进步发挥更大的作用与功效，是当前档案工作的核心问题，因此，对于国有企业对档案工作就提出了有更高的目标和要求。

（二）现代国有企业档案管理社会化解析。

现代企业在激烈优胜劣汰的竞争中，能不能取得生存与发展乃至兴旺发达，通常取决于该企业自身的生产经营情况。国有企业档案中通常拥有企业自下而上发展的重要机密，国有企业档案高效率而且有序地服务体现在企业生产经营的整个过程，尤其是大部分重复使用的科技图纸与技术文件是国有企业生产建设当中必不可少的方式。而国有企业一旦丢失全部档案，不要说是提高生产力，就是能否恢复生产也非常困难。就国有企业档案管理社会化协作的而言，我们能够从以下三个层面进行解释：其一是国有企业档案管理社会化协作一定要有企业档案管理服务的“委托方”与“方”，所谓 “委托方”指的是有丰富档案管理服务经验与外包需求的企业，所谓“方”是指负担企业档案管理作用的档案中介性组织；其二是企业在社会化协作当中中，相关“方”按照“委托方”的自身需求提供高效地档案信息的有偿服务，它的服务费用由档案管理实际任务情况决定 ；其三是国有企业档案管理社会化协作的实现能够减少国有企业档案管理的相关成本，提升国有企业的经营管理效益，在如今不失为国有企业档案管理的一个非常高效的补充手段。

二、企业档案管理的社会化的可行性分析

（一）企业档案管理的社会化的实现手段是业务的外包。

目前，随着我国国有企业规模的进一步扩大，国有企业需求的不断增加，使得企业的工作量与业务运行也不断增多，导致国有企业的人力与物力等各方面资源很难满足企业自身的发展，尤其是国有企业档案管理工作的复杂与繁重更加需要很多的人力与物力不断投入，怎样处理这一难题，在资源有限的情况下实现国有企业档案的高效管理，降低国有企业的负担，这成是如今亟待解决的问题 。目前的档案管理机构的大量涌现，为国有企业的档案管理带来了便利，加快了国有企业档案管理的社会化发展进程。

（二）科学技术的发展为企业档案社会化管理提供了一定的条件。

当前，我们处于是信息化时代，先进的信息技术进入到世界的各个角落。在国有企业的档案管理当中，也全面反映出了信息技术的作用。国有企业将档案主要交付给社会机构进行管理，国有企业和社会机构之间的沟通与交流完全借助信息的传播，信息技术的发展为二者的高效交流带来了技术保证 。国有企业内部人员熟悉的技术知识与技能根本无法适应国有企业档案管理的发展，通过企业外部界的档案管理工作团队，他们往往会利用先进的科学技术，会应用先进地信息化管理技术，为国有企业档案管理提供优质服务。

国企档案管理例6

一、国企退休人员人事档案管理社会化转型的意义

退休人员管理是我国经济发展初期国企办社会职能的表现形式之一，随着市场经济改革的不断深入已经逐渐成为国企转型升级的制约。2019年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》，在全国范围内推行国企退休人员社会化管理，退休人员人事档案同步移交。

(一)助力国企职能定位转变

我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能，除了需要完成生产任务、实现盈利目标外，还具有退休人员管理，国企办教育、国企办医疗，职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能，导致企业负担过重，严重拖累了生产效率。剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。目前，国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成，推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题，有助于理顺政府与国企的职责界限，使国企从公共性职能中解放出来，集中精力专注主营业务，提高市场竞争力。

(二)提高档案管理服务水平

国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构，由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少，聘任专职档案管理员人力成本较高，导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发，而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作，或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位，由此造成从业人员业务素质不高，缺乏必要的上岗培训与继续教育，无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。此外，由于档案管理工作并非企业的盈利增长点，许多企业高管对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏更新档案管理设施设备的动力，一些企业的档案室都未能按要求配备除湿机和防火器材等，造成纸质档案霉变破损，档案的保管存在安全隐患。国企退休人员人事档案实行社会化管理可以有效地改善这种现实情况。政府部门对辖区内的所有国企退休人员人事档案进行集中管理，管理规模与档案总量远超以前单个企业管辖的体量，有助于形成规模效应，还可以利用采购谈判低价采购设备与耗材，有效降低成本。档案管理人员分工协作、各司其职，一方面摊低了每份退休人员人事档案管理的人工成本；另一方面也有助于组织规范化的档案业务培训，优化绩效考核方案，通过交流协作营造工作人员之间比、学、赶、超的良性竞争氛围。

(三)保障企业退休人员利益

由于退休审批需要人事档案材料佐证，职工到达法定退休年龄、办理退休手续的时间节点是企业人事档案的高峰利用期。很多人误以为国企人事档案在人员退休审批结束后就毫无用处了，但实际上退休人员人事档案的利用范围涵盖了政审佐证、继承权确认、社会保障权利证明等方面，对人事档案整理与审核水平有较高的要求。根据有关学者的统计，国企退休人员人事档案的利用机构(人)中，社会保障部门占比最大。换言之，在国企退休人员人事档案社会化转型之后，社会保障部门(退管经办机构)既是档案的管理机构，也是利用档案频率最高的机构，有助于社会保障部门(退管经办机构)从档案用途的角度出发，深入剖析入档材料的必要性与重要性，适时调整档案类目，重塑管理流程，使国企退休人员人事档案管理工作更好地为档案利用服务，从而有效保障国企退休人员的合法权益。

二、国企退休人员人事档案移交可行性

国企退休人员人事档案移交社会化管理工作时间紧、任务重，管理模式变动大，涉及国企退休人员人数众多。在退休人员人事档案移交过程中，国企和人事档案接收机构要以“送出去”“迎进来”的姿态，主动衔接，热情服务，打消国企退休人员的顾虑。

(一)做好政策宣传与咨询服务工作

国企退休人员人事档案移交实施社会化管理离不开国企退休人员的理解和支持。由于国企退休人员人事档案管理的模式运行已久，许多退休人员不理解改革的动因，容易产生档案移交实行社会化管理可能会影响退休人员待遇的担忧。政策宣传与咨询服务可以帮助国企退休人员充分了解实施退休人员人事档案社会化管理的优点，使他们明白退休人员人事档案移交的步骤流程与方式方法，有助于提高退休人员对人事档案移交工作的配合度与接受度。同时，国企退休人员人事档案移交实施社会化管理也是一次促进档案业务“供给侧”与“需求侧”交流融合的改革契机，政策宣传过程中能够收集到大量国企退休人员的意见建议，也可以为档案管理部门改进服务质量提供思路和依据，进而有助于促进由“政府、群众、档案”新型三元互动模式取代传统的“政府、档案”二元互动模式，有效提高行政效率。

(二)制定科学合理的移交方案

在实施国企退休人员人事档案社会化转型之前，由于国企退休人员人事档案是由企业自行管理的，导致人事档案管理的质量参差不齐，档案接收机构对各个国企的档案管理情况的掌握也不够全面。因此，在开展国企退休人员人事档案移交工作之前，档案接收机构需要开展调研和沟通衔接，摸排底数，列出责任清单，明确目标任务。要积极了解掌握各移交企业退休人员人事档案管理的现状，依据移交人事档案的总量、行业类别、社保归属地等进行归纳分类，制定下发具有可操作性的移交方案，按照先易后难、分类分批原则，明确移交所需材料、经办流程、时间安排。还要认真开展政策培训，组织重点国企人事档案管理人员召开政策宣讲会，提高国企档案移交工作人员的业务经办能力。同时按照时间表倒排工作，掌握进度，限时完成，保证国企退休人员人事档案社会化管理改革有条不紊、忙而不乱。

(三)简化档案移交流程

档案接收机构接收到国企退休人员人事档案以后，要将信息同步共享到街道(社区)，同时开展人事档案信息化加工。要畅通移交业务流程，在移交过程中，档案直接在国企与档案接收机构之间进行流转，企业退休人员本人不用办理任何手续，只需在接到社区通知后到社区报到并确认相关信息。

(四)加强档案移交中的过程控制

为保质保量完成国企退休人员人事档案移交任务，档案管理部门应及时落实国企退休人员人事档案移交考核的口径、指标、工作要求，实施风险防范预案，对档案移交接收工作认真进行查漏补缺。一是建立通报机制，对考核范围中的重点企业形成移交情况进度报表，定期通报情况；二是建立督查机制，对各档案接收机构按行政区划归属进行工作督查，加强沟通，及时指导。

(五)设置过渡期，确保平稳移交

国有企业涉及的行业范围广泛，由于主管单位不一，往往遵循不同的档案管理规范，实行统一管理难度较大。国企退休人员人事档案管理的社会化转型打通了档案管理的前后端，促使各企业按照统一的标准及时归档、合理组卷、规范装订，并要求涉及档案移交的相关国有企业在过渡期内保持一定力量协助档案接收机构做好企业退休人员人事档案社会化管理服务的协调工作，如有档案材料缺失需按规定进行补充或提供情况说明，以免因“三不管”与相互推诿损害退休人员的利益。

三、国企退休人员人事档案日常业务改革

档案移交只是国企退休人员人事档案社会化转型的第一步。社会保障部门(退管经办机构)成为国企退休人员人事档案的管理部门之后，日常为企业退休人员提供档案整理、查询、调动、出具证明等服务，需以“就近办、简化办、网上办”为要求，推进窗口服务工作标准化、规范化、制度化建设，不断提升企业退休人员的满意度。

(一)流程再造

传统的档案政务服务模式以档案服务机关的职能为中心，档案管理人员具有资源优势与政务权利，容易滋生官本位思想。随着行政体制改革向纵深推进，传统的档案政务服务模式已经无法适应新时代社会经济发展的要求。近年来，“一窗受理”成为政务服务领域的热点名词。由于办事窗口是政府向群众提供面对面服务的场所，可以在很大程度上影响群众的满意度。因此许多政府机构对外办事部门都以方便群众办事为目标，将原本的各分项业务办理窗口统一归并为综合窗口。比如，由具有档案管理职能的业务部门对综合窗口工作人员进行业务培训，使每一个综合窗口都可以经办国企退休人员人事档案业务。另外，安排领导干部轮流到办事大厅值周，负责向前来办事的外来人员提供引导、政策解释、陪跑服务；实行窗口工作人员错时上下班制度，实行中午时段窗口对外办公，最大限度减少办事人员等候的时间等，这些都是提高档案服务质量的有益尝试。当然，“一窗受理”不应仅仅拘泥于字面意义上的归并办事窗口，更应该借“一窗受理”完成档案政务服务的流程再造，使其成为“政府再造”的契机。“政府再造”理论是当下政府改革中广泛使用的政策工具，是指通过对政府行政部门与公共管理组织绩效的根本性变革转型，大幅提升效能、服务能力、创新能力与适应能力。“政府再造”要遵循公共导向，档案管理部门应以便民利民为出发点，最大限度地简化办事环节，最小化行政成本，从而提高档案管理服务效能。

(二)精简相关材料

应从企业、群众的办事需要出发，精简国企退休人员纳入社会化管理服务审核所需材料。比如，社会保障部门(退管经办机构)可以利用信息化手段获取国企退休人员的基础信息，从而取代传统的由退休人员手工填写各类表格的信息采集方式。将功能相近的表格整合为一张表格也能够有效缩短窗口业务的平均办结时间，为“一窗受理”提速增效。

(三)档案数字化

在传统的档案管理模式下，纸质档案要实现在各部门间的流转共享就必须通过“调档”的方式进行，档案材料流动缓慢且利用效率低下。如果业务申办发起地与档案保管地距离较远，经常需要耗费更多时间，无法“即办即走”。因此，要实施改革，就需要信息技术的协助。档案数字化是大数据时代档案管理的发展方向，是指通过使用扫描仪等设备，将纸质档案进行加工使其转变为数字图像存储在电子载体上，并且按照档案材料之间的内在联系，把数字图像和目录数据用关联关系连接起来的处理过程。国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，可以分批次进行档案数字化。一方面，档案数字化以纸质档案为基础，有助于形成倒逼机制，促使档案管理机构及时做好纸质材料的归档、整理、审核、检查等工作，保证入档材料的准确真实、类目完整；另一方面，档案数字化不仅能够防止档案的腐化霉变、破损遗失，还能够提高档案利用效率，有利于政务信息的公开，实现档案资源的互联互通。

(四)打通档案信息共享壁垒

国企退休人员人事档案是企业退休人员人生经历的记录与证明，是最好的身份信息佐证材料。在国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，凡是涉及行政业务的事项，如有关高龄、劳模、政治面貌、高级职称等信息的数据采集，都可以在档案移交环节完成，不再需要办事企业与群众自行填写，实现让数据“替群众办事”。在条件允许的情况下，将档案系统网络延伸到社区，在行政审批权限范围内实现信息共享，通过多部门合作使档案异地查询、档案业务异地“一窗受理”成为可能。

四、社会化转型的成效与展望

国企退休人员人事档案管理社会化转型有效提高了企业与退休人员办理档案业务的便捷性，推动了档案数字体系的构建与公共服务理念的转变；同时，也对经办机构的档案管理能力提出了新的要求。开放且充满活力的政府、从群众需求出发的服务理念，以及不断提升的信息化水平是社会化转型改革成功的关键所在。一方面，档案管理部门应巩固现有改革成果，保持与国有企业的良好沟通，集思广益，将好事办得更好；另一方面，还应注意分析国企退休人员人事档案管理中出现的新形势、新问题，不忘初心，与时俱进，努力完善健全档案管理机制，更好地为企业退休人员服务。

参考文献：

[1]张逸.我国国有企业职能定位与分类及其改革趋向[J].上海企业，2020(2)：64-67

[2]武军.剥离国有企业办社会职能,加快推进国有企业退休人员社会化管理工作[J].劳动保障世界，2019(32)：65-66

[3]郭文芳.浅谈退休干部人事档案的开发利用[J].兰台内外，2020(35)：25-26

[4]王美龙，陈维祥，吴卫.企业退休人员人事档案管理与综合利用研究——以南京市为例[J].南京晓庄学院学报，2012(5)：111-117

[5]国虹.“最多跑一次”改革：新时代“以人民为中心”的公共行政创新运动[J].西南大学学报(社会科学版)，2019(6)：29-36

国企档案管理例7

近年来，随着经济全球化日益加速、我国对外开放程度不断加深，我国企业纷纷“走出去”，在境外开展业务、设立驻外机构、建立海外子公司，从而产生了大量境外企业档案。这些境外企业档案是我国企业档案全宗的重要组成部分，也是我国企业境外资产的重要组成部分。加强境外企业档案管理研究具有十分重要的理论价值和现实意义。笔者对1992年至2012年我国境外企业档案管理研究文献进行了调查统计与分析评述。

一、文献统计分析

笔者于2012年7月22日，以中国知网（）的“中国期刊全文数据库”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”和“中国重要会议论文全文数据库”4大数据库为基础，用“境外档案”、“跨国档案”、“境外企业档案”、“海外企业档案”、“跨国企业档案”5个关键词，分别进行题名检索，检索精度为模糊，共检索出有效的相关文献33篇。

从文献发表时间来看，1992年首次有人提出境外企业档案管理的问题，2001年之前有关境外企业档案管理研究的文献较少，2001年中国加入世界贸易组织之后，相关文献数量开始增加（2002年为3篇），尤其是2010年以来增幅明显（2011年为8篇）。可以预见，随着我国企业“走出去”战略的逐步推进，有关境外企业档案管理研究的文献数量将呈快速上升的趋势。

二、主要研究成果

（一）境外企业档案的价值

学者们都认识到，境外企业档案作为一种原始凭证，是维护企业合法权益的重要武器，尤其在是赢得法律诉讼、规避合同风险时发挥着不可替代的作用。除此之外，一些学者还认为：

第一，境外企业档案是企业经营管理的重要基础。王强、唐振华指出：“境外档案工作也是加强境外单位内部管理和控制的重要基础，是检验境外单位整体管理水平的抓手”。[1]罗亚利提出，跨国企业参考总部和境外子公司的档案材料可以加深对彼此的了解，促进企业内部的文化融合，还能为企业总部管理层决策提供重要依据。[2]

第二，境外企业档案是企业重要的信息资源和知识资产。张斌指出，境外企业档案“不仅记录了境外企业经营管理的活动过程，同时也沉淀了境外企业经营管理的经验，是企业不可或缺的知识资源和财富”。[3]王强、唐振华认为，境外档案是境外单位的重要知识资产和核心信息资源，为境外单位提供了可靠的信息资源保障，在服务国际化经营上发挥着重要作用。[4]

第三，境外企业档案对促进我国境外企业的整体发展意义重大。李向群认为，“加强境外企业档案管理是加强境外资产管理的重要内容，档案工作对境外中央企业资产保值增值意义重大。”[5]吴广平认为，管理好国有境外企业档案，不仅是国有境外企业自身经营和发展的需要，也是国家政策研究及经济战略发展的需要。[6]

（二）境外企业档案的特点

境外企业在资产属性、经营模式、管理方法等方面，与境内企业相比存在诸多不同之处，相应地作为境外企业活动伴生物的档案也有着不同的特点：

第一，形成与保管的分散性。许多学者提到，跨国企业的境外企业或驻外机构点多面广，涉及多个国家、地区，档案的形成地域很分散，档案保管也是分散的，基本上是谁经办谁保管，甚至留存在个人手中。

第二，来源及内容的单一性。高衍[7]、郭润华[8]、林阿娜[9]等认为：境外企业在文件来源上，基本上是本公司形成的，境内主管机关的文件一般不发至境外企业，文件来源比较单一；在文件内容上，主要以商贸往来文件为主，党群类的文件较少。

第三，语言文字的多样性。档案记录语言文字的多样性，一直是困扰跨国企业档案管理的一大难题。郭润华指出，中石化公司的驻外机构档案材料语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。[10]王强、唐振华也指出：“石油企业境外单位较多分布在非母语英语国家，文件档案记录的文字往往涉及多语种问题，如果这些外文文档得不到及时翻译，就容易造成利用上的困难”。[11]

（三）境外企业档案管理现存的问题及原因

学者们认为，目前我国境外企业档案管理主要存在以下问题：境外工作人员档案意识淡薄，档案工作没有得到足够的重视；国内档案法规对境外企业档案管理缺乏有效制约，境外企业档案管理制度不健全；文件形成和保管分散，档案收集困难；缺乏有力的档案业务指导，档案专业人才不足。境外企业档案的知识产权归属、价值鉴定，电子文件的收集、保管与利用等也是困扰档案部门的难题。究其原因，学者们认为主要在于以下几个方面：

一是国内有关境外企业档案管理的法规不健全。目前，我国已颁布的有关境外企业档案管理的部门规章或规范性文件主要有《关于加强境外投资、承包工程、设计咨询科技合作和劳务合作项目档案工作的通知》（国家档案局、国家计划委员会、对外经济贸易部1993年）、《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》（国家档案局2005年颁布）、《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》（2009年证监会、国家保密局和国家档案局颁布）。此外，一些地方了一些相关的地方性法规制度，如《广州市境外企业档案管理办法》（广州市政府1994年颁布）、《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》（广东省人民政府2002年颁布）等。但总体而言，国内有关境外企业档案管理的法规不够健全，使得境外企业档案工作面临无法可依的困境。邓达宏认为：“企业‘走出去’战略实施后，境外国有企业档案的监管仍缺少明确的法律法规。我国的档案法规中涉及到关于境外国有企业档案管理的条款太少，且规定不甚明确。”[12]

二是受所在国家或地区的法律限制。境外企业所在国家或地区对于企业档案有着不同于国内的法律规定，从而增加了境外企业档案管理的复杂性。例如，郭润华论及，英国规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备税务部门检查；也门、沙特等国不允许将地质档案材料带出国境。[13]任凤仙指出：对于企业财会档案，日本的民法、商法、税法中明确规定，在规定的保管期限内，企业有保管这些档案材料的义务，而超过保管期限的档案材料如何处置由企业自己决定；有的国家或地区规定企业形成的财会文件材料须交由当地律师楼保管；香港地区的法律对有装订痕迹的证据材料是不承认其法律效力的。[14]孟秀丽提到，中原油田对境外项目产生的会计档案要按当地国家税务审计的要求而存放在境外，接受当地国家定期或不定期的税务审计和稽查。[15]

三是受分散式管理体制的制约。张斌指出：“我国企业档案管理遵循集中统一管理原则，实行企业档案综合管理。而一些国家的企业档案大多处于分散管理状态，没有统一的管理体系和制度加以约束，我国一些境外企业的管理模式或组织设计基本上模仿所在国的企业管理模式，这样往往会带来文件档案流向不清、管理缺失的问题，而一些境外企业却没有认识到这种管理上的漏洞，极有可能造成企业知识的流失以及国有资产的流失。”[16]

四是跨区域、远距离的障碍。王勤[17]、孟秀丽[18]认为，由于距离遥远、境外企业驻地分散，母公司档案部门对境外档案的业务指导难以开展。张斌指出，跨区域是企业境外档案管理的两大难题之一，跨国企业的境外企业往往涉及多个国家或地区，使文件档案具有明显的分散性。[19]

五是档案人员多为兼职且流动频繁。中石油档案室指出：“针对资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，同时为提高海外业务国际化程度，境外基层档案队伍一般都是兼职人员。”[20]

（四）加强境外企业档案管理的策略

第一，强化档案意识培养。邓达宏指出，要树立“大档案”的理念，提高境外国有企业档案意识，把大档案的理念贯彻到企业的生产、经营、销售的始终，贯彻到企业的档案工作中。[21]任凤仙认为，要将档案工作列入境外企业国内主管单位举办的境外企业管理人员培训内容，培训工作应重点提高境外企业专兼职档案人员的思想素质、业务素质以及语言素质。[22]中石油档案室认为，针对公司人员轮换频繁和基层档案队伍兼职的特点，加强培训工作成为培养员工档案意识、规范公司档案管理的有效途径。[23]潘艳敏等提出应有计划地实施档案培训，对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。[24]

第二，完善档案法规体系。吴广平认为，要加强对国有境外企业档案管理的立法，以法律的规范约束国有境外企业档案工作行为。[25]邓达宏认为，要分阶段进行立法，档案行政管理部门要加强调研，研究新情况、新问题，搞好规划、现行试点，制定地方关于境外国有企业档案方面的规章制度。[26]

第三，理顺档案管理体制。郭润华指出：应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制；应确立驻外机构和境外企业档案工作由主管单位的档案部门指导和监督的原则。[27]许多学者提出，境外企业档案管理应制定专人负责并与领导责任及经济利益挂钩。中石油明确了各级领导的档案业务管理职责，公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。[28]中国交通建设集团规定由驻外办事处总经理、项目负责人负责档案工作，档案部门提供的各驻外机构工程项目归档情况作为年终奖金发放的依据之一。[29]中原油田对外经济贸易总公司规定，项目经理为境外项目档案管理的第一责任人，实行档案“一票否决”权，将档案归档情况与项目经理工作业绩和经济效益挂钩。[30]

第四，健全档案管理制度。王勤建议，将“实施档案检查”的内容加入到对下属境外企业的内部审计工作中。[31]宋莹认为：对于境外项目档案管理，“‘项目经理负责制’是最好的办法，以项目经理为主，如何操作则由其根据工程的具体情况指定专人或兼职人员管理，就可加强境外档案管理。”[32]许多企业针对境外企业档案的特点与管理要求，制定了因地制宜、针对性强的规章制度。例如，中原油田对外经济贸易总公司修订了《关于加强境外项目档案的管理办法》，并建立健全了境外企业（项目）档案管理制度和办法。[33]中国石油天然气勘探开发有限公司制定了《关于加强海外档案管理工作的意见》《关于加强海外档案工作的通知》《境外档案工作管理实施细则》和《中国石油海外勘探开发公司境外档案工作考核办法（试行）》等。[34]中国交通建设集团制定了《驻外机构工程项目科技文件资料归档办法》。[35]

第五，创新档案管理机构。一者建立信息中心。邓达宏认为：“境外国有企业应建立起档案信息资料中心，统一、动态地管理本企业的文件信息，并定期地传送给境内企业总部，以便总部的监督。”[36]任凤仙认为，要以企业档案工作为依托，成立海外市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，为企业搜集情报，提供咨询服务。[37]二者建立寄存中心。张斌指出：“可以将非核心机密的文件档案交由当地信誉度较高的文件中心，文件档案寄存或保管机构代为保存。”[38]任凤仙[39]、吴广平[40]认为，可以尝试采用托管方式，在境外成立服务性的档案托管机构保管企业档案资源。

第六，应用先进信息技术。境外机构与境内机构相距遥远，使得境内母公司对境外子公司的指导和监督比较困难，互联网技术的应用有助于克服这一难题。例如，2010年国资委对驻港澳台地区的中央企业的档案工作进行调研后，认为要“确立中央企业档案信息化和企业信息化的关系，将档案信息化纳入企业信息化总体规划，通过技术手段推动境外中央企业档案管理的规范化和制度化。”[41]中国中化集团公司在集团公司 IT 部的支持下，通过全集团的局域网，在 NOTES 平台上建立了“档案专栏”，使境内外机构的档案人员可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，并与集团公司档案部门进行业务交流。[42]中国石油海外勘探开发公司总部机关搭建了档案资源管理远程检索信息平台，建立了档案管理系统，各境外单位可以通过网络远程把数据上传到服务器，实现了档案信息的网络管理。[43]中原油田外经贸总公司的档案人员用内部管理系统登录公司网站，在“业务往来”中对境外公司进行业务指导。[44]

第七，多种收集方法相结合。田巧玲认为，境外项目档案不方便带回时，可以按照年度向国内主管部门移交当年的归档目录，如所在国不同意带回的，应将复印件或备份件报国内主管部门统一备案后归档移交。[45]宋莹认为，可以采取定期收集、随时收集与重点收集、跟踪收集相结合的办法进行资料收集工作，采用光盘或电子文件的形式是境外项目档案接收最有效的方式，针对其中重要的、最有法律效力的纸质文件进行接收。[46]杨琦认为，对于境外企业档案的管理，要有适当的灵活性，重点要求境外企业做到重要文件，如企业注册登记、业务档案、法律文书、合同协议、资产权属证明、业务经营权的批准文件等重要文件予以归档。[47]

三、总体评价

（一）研究不足

总体上，国内在本领域已取得一定成果，但仍存在如下不足：

第一，视野高度不够。多数学者仅从企业档案部门的自身业务或者从本行业，如档案收集、项目档案、会计档案等出发，着眼于确保境外档案完整齐全开展研究，未能从服务企业整体经营战略，促进企业全面发展的角度出发进行研究；亦未能顺应全球化趋势，从国家推进“走出去”的战略高度出发，立足于维护国家与企业权益和安全进行审视。

第二，研究深度不足。许多论文仅从表面论述境外企业档案管理的现存问题和应对策略，没有透彻分析问题背后的深层次原因，未能提出一套科学有效的境外档案管理体系。

第三，思想理念陈旧。多数学者未运用现代档案管理理论来指导实践工作，或者试图套用旧的档案学理论分析新出现的境外企业档案问题，未能“跳出档案圈看档案”，运用新的管理理念开展研究。

（二）研究方向

笔者认为，将来可从着重以下几个方面进行探索：

第一，加强境外国家或地区企业档案法律研究。跨国企业档案管理的基本原则之一是“双重遵从”，即既遵从母公司所在国家或地区的档案法律，同时又遵从子公司所在国家或地区的档案法律。因此，我国应加强对“走出去”的重点国家或地区档案法律的研究，深入了解这些国家或地区对于其管辖范围内企业的档案管理有哪些具体的规定和要求，从而才可能提出在“双重遵从”原则下境外档案管理的可行解决方案。

第二，运用先进的管理理念。应该突破原有理论框架，“跳出档案圈看档案”，从企业档案作为企业核心信息资源、重要知识资产，作为内部控制、国有资产监管重要工具的角度出发开展研究。

第三，开展案例分析及实证研究。鉴于目前本领域内宏观研究较多、具体研究较少，理论研究较多、实证研究较少，可以选择几个中国企业“走出去”的重点国家或地区的几家具有代表性的境外企业作为典型个案，开展案例分析和实证研究。通过分析这些境外企业档案管理面临的问题，提出因地制宜、具有针对性的解决方案，进而探索我国如何建立境外企业档案管理体系。

本文为国家社会科学基金项目“国有企业境外档案监管体系研究”（批准号：12CTQ036）阶段性研究成果之一。

注释：

[1][4][11]王强，唐振华.关于境外档案工作“以人为主”管理策略的思考——以中国石油境外档案工作现实为例[J]. 北京档案， 2012（1）：17-18.

[2]罗亚利.跨国企业档案的价值体现[J].浙江档案，2012（2）：64.

[3][16][19][38]张斌.企业境外档案的跨区域和跨文化管理[J].档案管理， 2008（3）：13-15.

[5][41] 李向群.港澳地区中央企业档案工作调研报告[J].机电兵船档案，2011（4）：10-11.

[6][40]吴广平.论国有境外企业档案的管理[J].中国档案，2003（12）：24-25.

[7]高衍. 谈境外企业档案工作[J]. 中国档案，1993，（6）.

[8][10][13][27]郭润华.企业境外机构档案管理现状分析及对策[J].北京档案，2011（7）：31-33.

[9]林阿娜.浅谈境外企业的档案工作[J].山西档案，1995（5）：34-35.

[12][21][26][36]邓达宏.新“走出去”战略下境外国有企业档案监管工作探略[J].兰台世界，2006（1）：14-16.

[14][22][37][39]任凤仙.境外投资企业档案管理存在的问题及对策[J].北京档案，2005（7）：19-21.

[15][18][44]孟秀丽.中原油田境外档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2010（16）：50-51.

[17]王勤.不应忽视境外企业的档案管理[J].上海档案，2010（11）：32-33.

[20][23]中国石油天然气勘探开发有限公司档案室.跨国企业档案工作的“四大支柱”——培训检查 考核通报[J].机电兵船档，2010（6）：23-25.

[24][28][34][43]潘艳敏，杨松萍，唐振华.跨国企业档案管理的探索与实践[J].中国档案，2011（5）：54-55.

[25]吴广平.论国有境外企业档案的管理[J].中国档案，2003（12）：24-25.

[29][35]周秀阁.浅谈境外建筑施工企业工程项目档案收集归档的难点与对策[J].机电兵船档案，2007（1）：21-22.

[30][33]石立铭.控管结合加强归档标本兼治提升利用——中原油田谈境外企业（项目）档案管理[J].档案管理，2011（3）：75-76.

[31]王勤.不应忽视境外企业的档案管理[J].上海档案，2010（11）：32-33.

[32][46]宋莹.境外项目档案管理工作[J].北京档案，2004（12）：21-23.

[42]何卫东.我国驻外机构和境外企业档案工作的现状及对策[J].中国档案，2004（2）：35-37.

国企档案管理例8

一、充分认识国有改制、破产企业档案管理与处置工作的重要性

国有改制、破产企业档案真实地记录了国有企业从成立、成长和发展的全部过程，是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是国家清理资产、资产评估、清算债权债务、安置职工、解决各种纠纷的重要依据。管理与处置好国有改制破产企业档案，具有十分重要的历史意义和现实意义。要站在“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度，充分认识做好该项工作的重要性，要增强责任感和紧迫感，加强领导,把管理处置国有改制、破产企业档案作为一项重要工作抓好抓实。

二、国有改制破产企业档案的管理

国有改制破产企业档案必须做到收集齐全、分类准确、整理规范。

（一）正在进行改制破产中的国有企业，其档案的收集、分类与整理等项工作，在该企业主管局的指导、监督下，由改制破产企业自行完成。

（二）已完成改制、破产的国有企业，该项工作由其主管局负责完成。

（三）国有改制、破产企业在改制破产过程中形成的档案，由各县（市区）政府改制办公室（指挥部）负责收集与整理。

无论是国有改制、破产企业自身还是其主管局收集、整理的企业档案，在企业完成改制破产前，须经当地档案行政管理部门的指导与验收，否则，该企业的改制破产程序不予批准。

三、国有改制、破产企业档案的归属与流向

（一）国有破产企业档案的归属和流向。（1）破产后进行资产重组的企业，除人事档案、基建档案、设备仪器档案随新组建企业留存外，其它门类的档案按要求移交同级地方国家档案馆保存。（2）破产后施行租赁、出售等形式的企业，除人事档案按照有关政策移交给接收方或当地劳动部门或人事部门或企业主管部门外，其它门类的档案按要求移交同级地方国家档案馆保存。

（二）国有改制企业档案的归属与流向。原则上将文书档案（党群工作类、行政管理类、生产技术类、经营管理类）、声像档案等按规定要求移交同级地方国家档案馆保存；对于人事档案、会计档案、基建档案、设备仪器档案、产品档案、科研档案等可随企业实体，也可移交上级主管部门。如果以上档案存在无单位接收或者上级主管部门不具备档案安全保管条件的，必须移交所在地地方国家档案馆。

（三）国有改制破产企业改制过程中形成的档案，须移交所在地地方国家档案馆。

四、国有改制破产企业档案保管与处置费用

（一）在国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、编目等项工作所需费用，由原企业或接收单位支付，破产企业从破产费用中支付。对已改制完毕无留存档案整理经费的企业，所需档案整理费用应由其主管部门承担。如果主管部门也无力解决，应由同级政府财政支付。

国企档案管理例9

中图分类号： G271 文献标识码： A

国企从建立以来，档案管理工作经历了从一般的资料室，情报室等分散管理的形式逐步发展成为集中统一管理国企各种门类、各种载体档案的综合档案部门的过程，通过档案升级，达标，目标认定等级活动的开展，国企档案部门硬件的升级，基础业务假设有了很大的提高俄，形成了一套成熟的适应计划经济条件的管理体制、管理方法和管理思路。

一、国企档案工作现况分析

（一）国企档案机构呈多元化

国企档案机构不同于政府的档案机构，在现代国企下，国企一切活动都必须以各生产经营管理活动为中心，根据自身的特点，国企选择适合本单位的档案管理模式，随着国企进步和科技发展，国企的档案机构形式也是多种多样的，它可以是终极的国企档案馆，综合档案室或者档案管理网络，也可以是区域协作组，甚至也可以委托管理。当然最理想的是构建成档案信息中心，有的国企档案管理人员只管理档案，而现在一岗多能的环境下，多数国企的档案管理人员还兼管着图书，资料，晒图，复印，摄像等工作。但是无论怎么变化，都会想着适合国企自身，对国企有利，富有创造性和自身特点这样的档案管理模式来发展，并在发展过程中得到提高和完善。

（二）国企档案工作面临新的结构环境。国企为了在激烈复杂的市场竞争中取胜并获得较为丰厚的利益，会选择旨在提高综合服务能力的纵向一体化、相关多元化等战略，逐步向主营业务的上、下游延伸，向相关的产业和国际市场拓展。在这一过程中肯定有大量的文件资料等档案资源伴生。这就需要档案部门针对不同的新业务在档案的门类设置、馆藏结构调整等方面有所考虑。

（三）管理关系变化使国企档案工作面临新的组织环境。无论是国企的战略性重组还是国企内部的适应性改革，也无论是产业结构调整还是业务链条的完善，其间必然有资源权属的变化和相应组织结构的调整。为了适应这种情况，在档案工作层面必须对原有的相关档案资料进行分析、界定，在保持统一、齐全、完整的前提下，就档案资料的分拆、移交和继承作出安排。

（四）信息化使国企档案工作面临新的技术环境。随着国家信息化建设的逐步推进，国企在局域网和远程互动平台建设以及产品资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。档案管理部门作为国企各种信息归集、编研、提供利用的部门，其管理手段、存储介质等不可能游离其外，也不应该落后于技术环境的发展。

（五）改革发展使国企档案工作面临新的环境。瞬息万变的信息社会，对国企信息的运转效率提出了更高的要求；国企改革破题攻坚，伴有大量的深层次历史问题，需要档案工作提供佐证；在异常激烈的市场竞争中，国企比任何时候都更加需要信息的收集、整理和利用，档案部门理应承担起这些重任。

二、目前国企档案工作的不足

（一）机制变革迟缓，与新的外部环境不适应。档案管理工作基本上是几十年一贯制，带有明显的党政机关档案管理的色彩。同时，实际工作中一直存在重藏轻用的传统思维，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务，使得档案工作机制滞后于环境变化，档案工作的价值大打折扣。

（二）管理创新不够，与产业产品结构的调整不适应。国企根据市场导向和人们消费升级的需要，不断地进行产业或产品结构的调整。这种调整必然引起档案工作内容和管理方式的一系列变化。然而，目前档案工作的现状基本是甘居管理链条的末端而无主动延伸，拘泥于原有体系而无结构调整和细化，被动地应付，缺乏方式方法创新。这一现状使档案工作难以敏感地反映国企内外的变化和调整，对现实的生产经营活动难以起到推动促进作用。

（三）制度失灵，管理体制不健全。目前的现实是国家及行业的制度创新力度很大，国企大的制度建设有分管领导主抓，而具体到档案规制修编就很少有人问津。于是在档案管理遇到新情况新问题时，大类问题参考国家机关标准、新的业务问题随意处置的现象时有发生，制度失灵，管理体制不健全，严重影响了管理的科学化、法制化、正规化。

（四）管理措施落伍，与现代企业需求不适应。大多数国企的档案部门往往是匆忙地配备上微机，进行电子文件接收保存，再脱网单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程，充其量仅能使档案成为信息化“孤岛”，而无法成为基础性、知识性的资源被便捷利用。

（五）员工队伍素质参差不齐，与档案工作需求不适应。员工素质低下业务技能不足，而在显性价值标准体系下，档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况，将会给档案工作本身或国企带来无法弥补的损失。

三、创新改善国企档案工作价值的办法

（一）紧跟需求，适应档案工作新要求。

国企档案管理是直接关系到国企运行及发挥效益，是国企衡量单位综合管理水平的标志之一。应该提高认识，把档案管理工作纳入整体发展规划。高度重视国企档案工作。明确领导责任制，建立和完善档案管理网络。面对国企改革攻坚实际，档案部门要随时注意国企重组、资源整合、组织结构和队伍结构的变化，适时调整档案工作的领导机构，保持健全的专兼职档案管理骨干队伍，使档案工作始终有人管、有人干，有责任制，同时要做好历史档案的接转传承。根据国企完善产业链和进行产业产品结构调整的需要，档案部门要对原有馆（库）结构、分类、编目等进行适应性调整，有的新业务要设立独立的档案单元，新产品要纳入产品档案细分体系。这样才能方便利用，体现档案的现实价值。

（二）建立和完善档案管理制度和机制。

国企要建立和健全相关的国企档案管理制度，如综合性的规章制度，立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度、井放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专(兼)职人员的岗位责任制等，从根本上加强国企档案的管理和制度建设。以保障国企档案的日常管理规范、有章可循。还要甄别废除完全不适宜的规定，修改完善部分不相宜的规则，建立新兴业务的管理办法，扬弃结合，弥补缺失，反映变化，全面覆盖。将这些新的制度与原有制度有机结合，形成横到边、纵到底的完整体系。要建立阶段性修编档案规范的制度。在档案部门环境不断演进变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。为此应定期对现有的规章制度进行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使制度符合实际和行之有效。

（三）加强国企档案的硬件建设。

从档案保密的角度来看，档案库房和办公室应该尽量分开，门窗加固，以防盗窃。从档案安全的角度来看，档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此，保障国企档案库房的相对独立和保密，是单位硬件环境建设的一个重要方面。

（四）全面提升档案管理人员素质。

随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务的意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展，所以档案管理人员还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力等。为适应新时期档案管理工作，档案工作人员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风、过硬的业务技能等素质。只有具备较高素质的档案工作人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。随着社会的发展，对档案管理人员的要求也越来越高，档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识，还要在意识、能力、精神3个方面有新的提升。树立服务意识、安全意识和创新意识，打造操作能力、管理能力、学习能力；培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。要对管理人员进行多途径、多形式的培训教育，在提高理论知识的同时，注重实际工作能力的培养，多提供参观学习先进单位的机会，多提供创新实践的平台，以不断提高档案管理水平。要建立优胜劣汰的用人机制，要公平，保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干队伍的稳定；另一方面要加强职业危机教育，建立日常的考核机制，充分调动档案人员的积极性和创造性。

国企档案管理例10

国有企业人事档案管理制度还比较落后，档案管理意识不强。国有企业普遍存在档案意识淡薄的情况。企业把精力和资金主要投向生产经营、产品销售、树立企业形象上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这就导致了国有企业人事档案管理工作不健全，缺乏科学性、先进性，利用率低，且仍有很多国有企业的人事档案管理还停留在经营管理和手工阶段，制约着人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

国有企业人事档案管理存在的问题

国有企业人事档案内容陈旧、简单。目前，有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，已不适应新形势的发展。档案记载的个人历史材料较多，现实材料不全。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，会影响到国企员工的正常晋升与轮换。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映员工工作业绩的材料却没有收集进来，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整、统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。随着我国社会主义人才市场的完善，国有企业的用人机制更加灵活，短期招聘、劳务用工的情况纷纷出现，国有企业往往忽视这些人员的档案材料管理。

国有企业人事档案管理不适应新时期的发展要求。在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理。

国有企业人事档案管理的改革和发展

（一）对国有企业人事档案进行信息化管理

传统的人事档案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、优质的档案利用服务是档案工作发展的必然趋势。国有企业人事档案部门要努力创造条件，实现档案信息管理现代化，促进档案信息的开发，提高人事档案的利用价值和工作效率。将国有企业的职工的档案信息输入电脑分类管理，建立人力资源的电子网络以及优秀人才库，利用计算机对人事档案进行信息储存，对于正式职工、短期聘用人员、劳务人员等分别进行编号并且管理，从而方便查找。

（二）对国有企业人事档案进行动态管理

在人事档案的收集上要及时、完整；在人事档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”的原则；人事档案的整理归档要严谨、科学；人事档案的借阅应注意人事档案的安全；人事档案的更新应及时、准确、全面，尤其应注意对人事档案的新内容进行及时、主动的补充收集。建立企业的优秀人才库，对于各类具有专业技能证书及资质的职工，分类录入到优秀人才库中，这样使国有企业在选拔和任用员工的时候，更高效便捷，从而充分发挥人事档案的作用。

（三）电子文件的整理与归档工作

做好电子文件的整理归档是提供企业人事档案管理水平的需要。电子文件的出现，特别是企业信息网络的应用，对企业档案工作的影响不仅仅是信息载体的变化，更是一次观念的转变和管理模式的变革，也是提高企业档案管理水平，充分发挥企业档案信息效用的极好机遇。电子文件的运用，将冲破档案工作与文件处理工作的界限，使文档一体化管理进程加快。文件从形成到归档均可以利用计算机网络进行，大大提高档案管理工作的质量和效益。