财务档案管理规范模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇财务档案管理规范，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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    3.财务报告类:月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明,各类审计评估报告,财务情况说明书)、其他财务报告。

    4.其他类:年终结转资料,会计科目和建账资料,评估资料,银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报及相关税务批复资料,对账资料及差异处理报告,预算资料,工作移交清册,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

    二、档案管理职责

    财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为:负责制定和完善会计档案管理办法,负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配,负责会计档案的装订、保管与安全,负责向公司档案部门统一归档,负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。

    三、会计档案整理及装订

    1、会计凭证整理和装订

    会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。

    (1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后,将与之对应的会计凭证打印,形成一套完整的纸质会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)后,按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。

    (2)整理过程中需对凭证进行手工调整,凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放,避开凭证装订线,避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象,尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。

    (3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出,清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。

    (4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册,注意上一册尾号与下一册尾号的接续,每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订,但不得与其他会计凭证混装。

    2、会计账簿整理和装订

    (1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印,并将打印完毕的账簿分类摆放。

    (2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订,日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面,注明账簿性质,分册序号,账簿所属主体等信息。

    3、会计报表整理和装订

    (1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好

    (2)装订后在会计报表上附封面,并注明报表所属期间、主体等信息。

    4、其他档案整理和装订

    (1)银行存款余额调节表,银行对账单,审计评估报告,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理

    会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案,会计档案管理人员整理登记后直接归档,其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。

    银行存款余额调节表,对账资料及差异处理报告,预算资料;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。

    (2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面,并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。

    (3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项,同时电子文档形式制作档案保管清册。

    四、会计档案保管

    1、会计档案保管时间规定

    会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作,期满后向公司档案管理部门进行移交。

    2、会计档案保管要求

    (1)建立专门的纸质会计档案库,作为纸质会计档案的存放地点。

    (2)会计档案室应保持通风、透光,并有适当的查阅空间。

    (3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品 ,进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使 用明火,严禁吸烟,除照明用电外,严禁使用与档案保护无关的用电设备。 (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好,档案室的钥匙仅档案员配备,其他人员不得私自配备钥匙

    。

    (5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位,装盒上架,档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放,并按照年份、类型和凭证号排列整齐。

    五、会计档案借阅

    1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

    2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请,同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表,档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致,调出对应的会计档案供借阅人查阅。

    3、如需特殊原因需外借档案,外借时间原则上不能超过15天,如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

    4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。

    5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

    6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

    六、会计档案移交

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中图分类号：F253文献标识码： A

一、现阶段财务档案管理工作的基本状况

随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。

二、财务档案管理方存在各方面的问题

1、财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2、财务档案没有专人负责

除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。

3、会计档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

4、档案室的设施不完善

有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

5、管理制度不健全

多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

三、提高财务档案管理水平的措施

1、加强财务档案管理组织建设

1.1单位应高度重视财务档案管理工作，并把财务档案管理纳入单位组织架构体系，并配备主要领导主抓并负责财务档案管理的领导工作。

1.2根据单位的实际情况，配备专（兼）职人员负责处理日常的财务档案文件的接收采集、整理分类、建档归档工作，并做好财务档案的日常管理、调阅服务和登记备案工作。

1.3提高档案管理人员的素质，是提高财务档案管理水平和质量的组织保证，财务档案管理队伍人员的素质能力构成要与财务档案管理工作的要求相适应，并保持人员队伍构成的相对稳定。

1.4单位应适时的组织相关工作人员的财务档案管理方面的后续教育，多途径、多形式的参加各种专业学习与培训活动，以不断的更新和提高工作人员专业素质与能力，适应和跟上时展的步伐。

2、强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力

良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。

3、实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升

企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。

4、搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。

5、加强财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平

在当今，信息化成为推动社会进步、促进社会生产力高速发展的驱动力之一。以电子计算机技术、网络通讯技术为基础平台的电子商务、电子政务、无纸化办公等信息化管理建设在社会的各个领域迅猛展开，并对人们的工作、学习和生活行为方式日益产生重大的变革与深远的影响，并业已产生出巨大的社会效益和经济效益。

财务档案管理信息化是现代信息管理系统的重要子系统，也是衡量一个单位管理水平的重要标志之一。我们不要把财务档案管理信息化建设简单地看做是经济资源的投入与负担，财务档案也是经济主体的重要资源之一，以史为鉴、把握未来，可以为单位重大的决策提供有价值参考和依据，具有很大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理使用各种档案资源，同样能够产生出可观的效益。

6、财务档案管理由专人负责

对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。

负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。

7、加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

结束语

财务管理工作中充分加强档案管理工作的力度，不断提升财务档案管理水平是当今社会经济环境中企事业单位得以发展的内在保障。企事业单位的发展离不开相应的经济支持，资金环节的畅通和相关数据会计资料真实、完整对企事业单位的管理有效具有重要意义。因此，规范财务档案管理，能有效提升财务管理水平，实现企事业单位的管理效能，实现经济效益提升。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中图分类号]G271；F810.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-00-02

1 财务档案管理的作用及主要内容

1.1 财务档案管理的主要内容

财务档案管理的主要内容有以下几方面：①作为单位资金流动的凭证，如会计凭证及记账凭证等；②可作为单位内财务总结报告，如按时间划分的会计报表、季度报告及年度报告等；③包含事业单位的详细会计账目，如内部的资金流向、相应固定资产的记录等；④包含企事业单位在银行方面的存款对账、相应会计档案的清单及保管项目等；⑤包含企事业单位的档案电算化，如U盘及移动硬盘等；⑥包含企事业单位内数据库的存档备份；⑦包含企事业单位内系统数据库记录状况；⑧包含企事业单位内财务设备的软硬件设施，如管理系统、软件、网络以及数据库等；⑨包含经审的会计材料及单位内财务记录的材料及数据等。

1.2 财务档案管理的作用

财务档案管理的作用主要表现在以下几个方面。第一，财务档案管理的实施，能切实加强企业单位对内部经济状况的掌控。第二，财务档案中包含了企事业单位和其他企业经济互通的账目，加强企事业单位的财务档案管理，能为合作双方提供完整的报表及数据，从而有效解决企业间因资料不完善而引发的纠纷。第三，加强财务档案管理，可保证企事业单位的总账、会计报表等具备较高的科学性及准确度，从而促使企事业单位在开展各项经济活动时，产生具体的资金投入分配比值，规范企事业单位的经济发展。第四，企事业单位的财务档案是其发展历程及经济情况的直接反映，政府能根据财务档案充分了解企事业单位的发展趋势，并制定出符合单位发展的政策，使市场运营更加规范。第五，财务档案较为详细地记录了经济活动与业务往来，直接给企事业单位提供了良好的经验指导，使企业有效面对持续变化的市场。

2 企事业单位财务档案管理常见的问题

2.1 财务档案管理人员能力偏低

一般情况下，企事业单位内的财务档案管理大都由会计人员兼任，而此类人员普遍对档案管理工作缺乏系统性的认识，更多的是对财务档案进行基本的整理，未对不同类型的档案进行分类整理，直接导致企事业单位财务档案管理工作难以形成有序化管理。在该情况下，员工在查阅相关档案时，通常需要耗费较长时间，直接降低了档案的利用率。此外，各企事业单位在财务档案管理人员的安排上也存在一定的问题，并没有直接形成规范化岗位制，档案管理人员的年龄结构及知识结构不合理，导致管理效果不佳。

2.2 财务档案管理机构设置不完善

单位财务档案管理机构的设立，是内部财务档案管理工作开展的重要保障，同时也是相关法律规章制度的要求。然而，当前多数单位内财务档案管理机构设置不完善，部分单位甚至并未设置此类机构，内部的档案工作交由其他人员兼职，人员职责及架构方面不够科学合理，表现出过度分散的现象。如，单位内的会计档案交由会计人员专门负责，而对档案的归档则交由办公室人员负责，档案的咨询、查询服务却由资料形成人员专门负责。这种工作分配的形式较为分散，会极大地影响企事业单位内财务档案管理的质量及效果。

2.3 财务档案管理工作的规范性不足

在现实的财务档案管理中，缺乏规范、统一的管理标准，对企事业单位工作的顺利开展造成了巨大影响。此外，多数企事业单位在财务档案管理内容方面也不够规范，其档案室的设施设置也不完善，国家《档案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落实。

2.4 单位对财务档案管理工作不够重视

当前，多数企业事业单位领导干部、基层员工都对内部财务档案管理工作不重视。多数人员认为，财务信息本身属于保密的资源，应当严加保管，将一些账务信息进行票据封存，不必专门建立档案等。此外，一些单位内的财务管理更多地停留在传统管理层面，针对财务信息的管理，没有切实做好分类建档、记录等；也有一些单位虽然建立了档案分类，但分类非常模糊，导致整个工作混乱不堪。

3 解决企事业单位财务档案管理问题的规范策略

3.1 大力提升财务档案管理工作团队能力

企事业单位必须定期或不定期地开展相应培训工作，大力提升财务档案管理工作团队的综合能力，并辅以监管。在实际工作培训中，企事业单位必须对能力强的人员实施奖励，以切实激发出核心团队的学习能力；而对能力较差的人员，企事业单位要加强对其的鼓励，激发其学习的信心。通过这种监督管理，减少疏忽，切实提升档案管理工作的合理性、科学性，从而实现档案价值的全面提升。

3.2 完善财务档案管理机构设置

在具备充足、稳定的财务档案管理人员的基础上，设置科学、合理的财务档案管理机构。通过该机构大力推行目标管理责任制度，并直接将财务档案管理工作纳入部门内部人员的年度工作目标计划上，将财务档案管理质量作为年度评比的必要条件，通过这种形式，有效激发财务档案管理人员对档案管理工作的积极性。同时，还应协调好部门内部人员的工作，促使财务档案管理工作更加流畅、准确。这样才能有效提升财务档案管理工作的质量、水平。

3.3 强化信息化管理力度

近年来，科技技术发展迅速，要求企事业单位也必须不断强化财务档案管理中新技术的运用。这就可以通过完善会计电算化系统来实现，据此有效强化财务管理工作的数据库构建，并定期维护好系统的更新升级，保持技术的持续更新，以学科技术为主要依托，切实提升财务管理工作的效率水平。而对于移动硬盘等技术类数据存储设备，则要求企事业单位必须强化相应的技术管理。此外，强化对单位内库房建设，也是保障财务档案管理的关键所在，因此企事业单位要充分考虑财务档案存档时所必须的基本条件，据此来建设能够支撑多种不同类型档案存储的库房。

3.4 提升事业单位对财务档案管理工作的重视度

首先，企事业单位要定期组织单位内领导对财务档案的价值进行探讨，在实际探讨过程中，明确档案本身的利用及再利用方向，促使领导深刻认识到财务档案对事业单位发展的重要促进作用。其次，可以根据企事业单位的具体情况，构建和完善相应的档案管理网络，充分结合单位规模及经营发展现状，配备专职人员负责管理，并健全财务档案管理方面的规章制度，将财务档案管理直接纳入整个单位的整体发展中，保证权责分明，实现事业单位财务档案管理工作的协调发展。

4 结 语

在当今知识经济的时代，各个企事业单位要想获得更好的发展，就必须推动自身业务不断进步，充分挖掘出资源利用最大化的方法。只有这样，才能切实有效地控制成本，提升其经济效益和价值。财务档案管理工作的完善，对财务管理水平的提升而言，意义重大。

主要参考文献

[1]刘静.如何提高财务档案管理的规范化和水平[J].城建档案，2016（9）.

[2]刘殿朕.规范食堂财务档案管理，提高财务管理水平[J].决策与信息旬刊，2016（6）.

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1.1 规范财务核算业务

财务档案管理以管理为基础，从优化手段，以“细”为主。做到细致入微，并提高财务的管理效率。财务工作人员应该严格遵守财经纪律，做到严格审核，严格把关，认真执行行业各项规章制度，提高财务会计核算水平。促进财务会计核算规范化是财务档案管理的重要手段。实施控制资金外流，加强审批程序的严格化，确保预算不会超出实际支出。

1.2 完善档案管理的规划方式

定期对资产进行实地盘点，根据统计库存易损耗品和已有资产的实际数数额，来反映企业资产的实际营业状况，并提高企业资产管理的效率，保证企业资产的增值与节流。为完善档案管理的规范方式，提升档案管理信息化水平，应定期检查档案、安排业务人员对财务报表等资料进行整理归档，坚持做好档案登记、反馈记录，提高资源利用率。按时做好档案交接工作，确保财务档案的完整性不被破坏。需要加强电子财务档案管理，并且提升档案管理信息化水平；定期检查档案资料，为柜子配置防火，防盗，防蛀、防发霉等设施。

1.3 完善财务管理制度

财务人员核算的同时，需注意不断地完善各项内部制度，全面规范预算管理制度。严格审核财务手续，控制不必要的损耗，确保资金的安全流动和企业资产的保值增值；根据国家有关财务管理和公司的具体规定，根据公司现在的实际情况，指定特别规章制度，完善新会计准则遵循责任相关制度；开展增收业务管理制度，坚持从财务的角度分析财务监管现状，从而提高财务的监管水平，完善财务的管理制度[1]。

2 财务档案管理水平提升对策

2.1 提高管理人员职业素质，强化会计基础工作

当传统的档案管理中存在问题时，例如：财务管理人员意思浅薄、财务管理制度不够完善。财务管理人员知识和技能达不到要求的水平，没有办法提升财务档案管理水平，进而需要强化财务档案管理的意识，利用信息化管理手段来提升财务档案管理制度，并且有效提高财务档案管理人员的职业素质。抓住基础，练习业务会不断地提高我公司的会计基础工作，会计基础工作是会计工作的重要环节，也是财务管理的基础部分，近年来，会计基础工作作为公司财务部门的首要任务来抓，把经济建设和经济管理的企业制度融合在一起，就会形成完善的管理体系，积极配合各部门工作做好沟通完善工作，使得财务管理水平基本平衡[2]。需要加强电子财务档案管理，并且提升档案管理信息化水平；定期检查档案资料，为柜子配置防火，防盗，防蛀、防发霉等设施。定期安排业务人员对财务报表等资料进行整理归档，坚持做好档案登记、反馈记录，提高资源的利用率。定时做好档案交接的工作，确保财务档案的完整性不被破坏。

2.2 建立内部财务管理制度，规范财务收入与支出

按照国家的要求，财务管理制度是会计监督的基本准则和行为规范，结合有序的财务制度，是完善企业制度的有效保障。为了整个公司的财务管理制度做到有条有序，会计基础的建立要结合公司自身的管理要求和经营特点，并列出成本核算统计和会计预算考核报告，使整个公司的财务状况得到良好改善。同时，为公司的管理制度提供切实可行的实施计划，定期抽查管理小组工作完成的情况，由上级主管汇报工作，内部控制的财务状况，由部门领导总结财务收支预算的情况和意见，对资金和税收进行审核排查，将结果发表到月末考核结果栏里面，直接作为期末各部门或各人的业绩考核。以上措施的执行，不仅能督促会计从业人员提高工作质量，做到认真、负责、谨慎，同时也规范财务收入与支出，最后也防止违规违纪的行为发生，提升了企业内部管理水平[3]。

2.3 实行会计主管管理监督的工作

会计的准确信息离不开财会的管理方法与管理水平，主要从实质出发，以主管委派工作内容的完成程度。由于公司财务部门工作人员的综合素质较强，因而选拔具有独立工作能力的会计人员，代表公司所属部门进行检查监督，并负责财务资产管理和会计核算工作。会计主管主要负责公司的工资发放和费用支出，减少所在单位对工作的干预，增加主管的工作自主性和领导能力。会计主管应提高会计信息的准确性，架起一顶“桥梁”，避免经营活动中的发生不规范的活动信息。财务档案管理工作对于任何企业的各个部门发展都有着非常重要的意义和作用，为企业和事业单位的各项活动提供了直接有效的数据。面对市场经济的大背景，做好企业的财务管理工作是非常重要的，每个企业或事业机关部门都要实现经济效益和社会效益的最大化，企业财务工作，任务相当庞大，竞争相对激烈，但是在中国的财务档案管理的工作体系不够完善。除了一些小型企业会有专们的协助人员之外，事业单位也实现了统一的财务管理制度。

2.4 完善财务档案管理细节

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2财务会计档案信息化建设意义

档案信息来自两个方面。狭义的档案信息是档案内容的信息统计；广义信息是档案信息与政治、经济、社会、文化等各方面相结合的信息。会计档案信息化建设直接影响到企事业的档案管理，其技术起着非常重要的作用，会计档案信息化建设的过程，实际上是对先锋的档案管理工作发展的单位，经技术档案找到对策。

3财务会计档案信息化建设的基本发展趋势

（1）会计档案管理内容趋于数字化。数字化档案管理，首先确保数字档案馆的内容，在以前的条件下传统的档案管理数字化的管理模式，他们的工作内容也有很大的变化，除保持会计档案以纸质文件保存，图片主要以图纸和照片形式、视频信息主要是以电影的形式进行数字管理，打破传统档案馆的形式，开始过渡到数字形式。

（2）会计档案管理方式趋于技术化。对会计档案管理形式的变革是基础的改变，在数字档案管理中，要求相关的管理人员，必须能够熟练操作和使用计算机来解决相关问题。对会计档案提出数字管理要求，主要是在计算机和网络的世界，将会计档案管理方法与现代主流文化的结合的产物。

（3）会计档案管理信息化发展，在目前这个大数据时代中，在多数年轻专业技术人员的里，有一定的认识基础。这对推进其的广泛发展起到了很大的推进作用。会计档案数字化管理的主要特征是多元化的协助单位的发展，为其提供决策支持和建议。

4.财务会计档案信息化建设及管理工作中出现的问题

4.1管理规范化程度低。

我们国家缺乏统一的文件管理规范和标准。一些企业比事业单位的文件管理水平要更高。另外，工程的文件管理存在着地区之间、单位之间的差异，部分地区甚至有的地方都充分有效地记录，文件信息资源没有统一建设的问题，严重妨碍文件管理工作的发展和完善。

4.2财政支援不足。

财务会计档案管理信任化建设需要充分的资金支持，只有专业的软硬件设备才能为财务会计档案信息化建设提供相关的基础设施支持，提供会计资料管理的环境条件。但是，在实际工作中，财政资金对这块的资金补助是非常缺乏的，这对财务会计档案信息化建设带来了极大的困难。

4.3对财务会计档案信息化建设管理的重要性认识不足。

一些企事业单位的会计档案管理人员对会计档案管理的信息化认识并不充分，对会计资料数字化、信息化的现代管理模式的理解不到位，以及内部控制制度的缺失。相关管理人员对财务会计档案管理形不成一个全面、有效的业务，在一定程度上对财务会计档案管理工作造成了阻碍。

4.4缺乏专业人才。

财务会计档案管理的新式建设对专业知识和工作人员要求比较高，不仅要求相关人员具备扎实的会计基础知识与足够的工作经验，还要精通办公自动化的相关操作。但是目前，会计档案管理信息建设专门人员相对较少，缺乏一定的管理和专业工作经验，对会计资料信息化没有帮助。

5加强财务会计档案管理及其信息化建设的措施

5.1将财务会计档案信息化管理规范化

目前我国对于会计档案信息化管理方面没有完善的制度出台，各个地区间、单位间的具体会计档案信息化管理工作也存在个体差异，主要表现就是没有规范化。会计档案信息化管理在实际上还存在许多漏洞。建立完善统一的工作规范、会计档案信息化管理，不仅有助于企事业单位提高工作效率和资源利用率，而且从根本上保证会计档案管理的质量。事实上，在将纸张信息转换成数字信息的过程中，技术人员不仅需要输入和扫描文件，而且还包括提交和存储等具体的工作程序。项目的每一步都需要行业标准的具体细节，这是会计档案信息管理和建设的必由之路。

5.2加强会计档案信息化管理基础设施建设。

加强会计档案信息化管理基础设施建设，首先要增加这块资金的投入。只有解决好资金来源问题，企事业单位的财务会计档案信息化管理工作才有可能有更进一步的发展。同时，只有充分认识其重要性，确保获取可靠的软硬件设施的专项资金，才能保证档案馆的有序发展。此外，为了保证软硬件基础设施的正常运行，我们必须加强计算机网络平台的建设和完善，利用先进的信息和多媒体技术，建立和完善会计资料档案管理网站，实现信息资源的有效共享。

5.3，提高对会计档案管理信息化建设的认识水平。

有关单位、各部门、管理干部要不断提高自身的责任意识，建立有效的财务会计档案信息化管理责任制，使会计档案信息建设工作有序有序进行。

5.4，加强会计信息管理人员的财务管理培训。

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(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。

(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。

(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。

(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。

二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容

明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：

(一)必须规范社区卫生服务档案的构成

从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。

1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。

2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。

家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。

3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。

4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。

5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。

6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。

7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。

(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法

可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。

1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。

3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。

5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。

6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。

7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。

(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节

1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。

2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。

3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。

4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。

三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施

推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。

(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。

(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。

(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。

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随着临床安全输血工作社会化地位的日益提高,安全输血工作越来越受到人们的重视，对采供血工作的档案管理提出了更高的要求。2006年《血站质量管理规范》颁布实施，对采供血机构质量管理提出了规范性的要求，其中对采供血质量记录提出了具体的要求，采血、供血及检测的原始记录应至少保存10年，从献血者招募到病人输血的“血管―血管”全过程工作提出了具体的质量记录管理要求。由于记录可以被证实特定的标准已采用，因此各环节中原始记录是血液质量的客观依据，是一个血站采供血工作过程的真实反映，是质量保证体系最重要的部分，采供血档案管理的有效性和规范性就愈加重要。

1 《血站质量管理规范》涉及的档案管理范围

1.1 各级各类人员资质信息 凡从事与血液质量有关岗位工作人员的教育经历、培训、再培训证明、专业技术资格、岗位资质、特殊岗位培训证明、与质量岗位操作相关的批准、授权等均纳入档案管理范围。

1.2 采供血工作质量记录 凡涉及到献血者献血信息、血液采集、成分制备、血液检测、血液发放、运输、使用、传染病管理等记录均应纳入归档管理范围。

1.3质量控制记录 各种血液产品、关键设备、环节、工艺卫生、环境、物料等质量抽检记录等档案。

1.4质量管理记录 质量文件、记录控制、内部审核、管理评审、过程控制、质量改进及确认、差错管理、预防纠正措施、顾客满意调查等档案。

1.5 基础设施、设备、耗材管理档案 设备采购、确认、使用、维护、维修、报废，耗材采购信息、采购过程及验证、测量监视设备计量检定，库房管理等档案。

1.6 科研、开发、新技术应用等档案 科研立项、阶段管理、结题、评审、鉴定、应用等技术文件档案。

1.7采供血数据统计信息 财务报表、采供血工作量、数据统计分析及财务分析等档案。

2采供血机构档案管理中存在的问题

2.1 重视不够，档案管理工作滞后

在《血站质量管理规范》没颁布实施前，采供血档案管理的现状：一是对采供血质量档案管理地位和重要性认识不到位，档案的系统化正规化管理起步较晚，往往在档案管理不善导致在出现需出示各种质量记录以获取证明（如在输血纠纷诉讼中，未能举证采供血记录及记录汪完整而导致败诉）时才意识到档案管理的重要性。二是业务科室人员往往更重视其岗位工作的实际操作而轻视对工作的记录，导致工作无记录、记录不全、不规范，缺乏采供血全过程工作的有效证明；三是缺乏责任感和主动作为意识，认为档案材料的收集、整理与归档是档案室或档案员的事，对采供血各环节和过程档案的管理不到位，暂存、交接、整理、装订、建档等环节脱节，档案管理缺乏坚实整体的畅通的管理流程。四是对档案的储存、查阅、借阅、转存、销毁等监管存在漏洞，使档案的安全性受到影响。上述情况必然影响了档案管理的规范性和有效性。

2.2 档案整理 缺乏统一的规范标准

采供血专业机构由于其业务工作的特殊性，决定了档案管理的独特性。目前国家和有关部门尚没有采供血方面档案管理的专业规范标准，现有的机关或医院的档案管理模式，也不完全适用于采供血的档案管理，因此，目前在采供血档案管理中，对归档文件及质量记录的范围、鉴定、整理和管理利用等无标准，很多过期档案不能及时销毁，导致库房涨满，占用本就有限的库存空间，很难实现规范化、标准化，难以保证文件及记录的齐全，检索时难以提供有效档案。这种“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。《血站质量管理规范》提出对血液采集、检测、供血的原始记录至少保存10年，仅提出了一个宽泛的保存范围，但对于采供血各工作环节产生的众多质量记录并未规定一个较清晰的归档标准，各单位依据各自对规范的理解自行制定各类档案的归档要求和保存时限，造成档案管理的不规范。

2.3 缺乏高素质的档案管理专业人才

目前许多采供血机构的档案管理人员为兼职或由普通行政职员担任，专业知识匮乏；各业务科室多没有指定的档案管理员，多未受过档案管理方面的培训，造成档案产生源头管理不力的现状。很多单位配备了专业的档案专业管理人员，但又缺乏对采供血业务工作流程的充分了解，不了解业务工作和文件产生过程，以及文件之间的联系，整理立卷工作难度大。对重复过程、科室间的业务交接、与本科室职能无关的参考性材料等，往往被重复归档或忽视归档，案卷质量也难以保证。

2.4 对待非纸质档案重视不够，档案信息利用有待加强

近年来，非纸质档案如电子信息、影像、光盘、软件、通讯等类档案不断增多，采供血电子档案管理中愈加重要，采供血网络的安全使用、采供血数据定期备份、双机备份、异地备份，电子文件的管理等也应纳入血站档案管理的范围，但目前对这类档案的重视和管理还不到位、不规范，影响档案的完整性。目前对采供血档案的使用多是查阅和参考，通过对档案信息的统计、分析，在对档案信息安全保存的基础上，为人们的社会实践、科学研究服务最大化的实现档案信息的作用。

3加强血站档案管理应采取的措施

3.1 提高认识，加强管理领导和监管

把档案管理工作摆上采供血质量管理的重要位置，落实到各项业务活动的每个环节。单位领导、档案管理人员和采供血一线的业务人员提高对档案管理工作重要性的认识。采供血各科室、各环节、各过程都应纳入档案管理的系统工程，在各科室和有关人员的积极配合和参与下，各种档案资料的收集、整理、归档、管理工作才能落实到实处。

3.2 结合采供血行业特点，依法规范档案管理

贯彻《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的规范要求，结合采供血行业工作特点，是做好血站档案管理工作的根本。各采供血机构及档案管理人员，要把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；采供血机构或档案管理部门应制定一套适合血站特点的档案管理标准和规章制度，依照《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的要求，我单位建立了覆盖包括质量记录在内所有工作部门和流程的质量管理体系，规范了采供血工作的归档范围、保管期限及档案收集、整理、保管和利用的具体要求，在档案管理上更加规范。建议进一步扩大档案管理的覆盖面，注重基础性档案的管理，将档案材料形成的各个环节纳入管理范围，保证档案的完整性；加强对不归档材料的管理，妥善处理和及时销毁不归档材料；应结合采供血工作特点，理顺各类记录、档案产生、交接、保存的源头、过程及部门规律，使档案管理体现行业特色，逐步实现档案工作法制化、规范化、科学化。

3.3提高档案人员综合素质，提高档案管理水平

努力创造多种培训、学习机会，除提高档案管理知识水平外，尤其注重档案管理人员的采供血业务知识的提高，并且注重全员对档案管理知识的普及和培训，形成和谐和顺畅的档案管理流程，在各级部门和过程中指定专人兼管各类文件资料的收集、整理和归档工作，强化人人重视档案意识，才能使档案管理的水平不断提高。

3.4 加快档案管理现代化，提高档案信息利用率

应借助网络化管理的条件和优势，实现采供血档案的电子信息化管理，对非纸质档案、尤其是计算机网络形成的档案资料的收集、整理、归档和管理；进一步加强档案信息的开发和利用，开展档案研究，提高档案信息的有效利用，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。

参考文献

[1]中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范,2006.4.

篇8

公司现建有档案室三间，每个档案室面积约20平米，分别储藏行政档案、人事档案、财务档案。档案室内消防、安防和档案装具齐全，均配有温湿度计，制定各项管理办法及档案借阅办法。因经费及历史原因，公司档案未实施电子备份，重点档案保护下拨经费为零。

存在的不足：

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2.要建立健全项目档案管理的规章制度。项目档案管理既然是一个系统工程，那么就需要有相应的措施来管理，有相应的规范和制度进行约束。日常工作中，项目档案管理需要建立的制度主要有：有关领导分工负责制；项目技术人员负责制；项目档案归档范围与分类标准；档案移交制度；交工文件分类整理编制规范；档案保管利用制度等。建立健全项目档案管理的规章制度，既是项目建设管理工作的要求和重要内容，也是项目档案管理有章可循的有效保证。要让所有参加工程建设项目的工作人员懂得，在工程项目施工建设、安全质量控制的过程中，不可忽视项目档案材料的形成、积累、归档工作；因此，要求各参建单位应针对本单位本部门在工程建设项目中承担的角色认真负责，并制订切实可行的工程项目档案管理规章制度，真正做到把工程建设项目档案管理“纳入到企业管理工作的重要议事日程；纳入有关人员的职责范围；纳入财务预算；纳入合同管理之中”。使工程项目档案管理工作更加规范和科学，达到项目档案管理与项目施工建设同步进行的目标。实际工作中，凡是工程建设项目管理工作计划性强，管理科学，制度落实，程序规范的单位和部门，其项目档案管理工作也相应规范，否则不然。

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电算化会计档案的内容

1、纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

2、非纸质会计档案。指包括计算机硬盘磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。

3、计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

电算化会计档案的特点

1、会计电算化档案比本文由收集整理传统会计档案具有更广泛的内涵。除了传统意义上的纸质档案外，还包含了电子资料和电子数据。

2、电算化会计档案保存时间短，对环境的依赖性强受质量、温度湿度、光和空气、磁场等因素的影响较大，易受破坏。电子文件载体材料的寿命一般为5—10年。

3、档案有特定的格式，电算化会计档案是在经过计算机定的编制好的程序软件环境下进行处理，产生会计数据资料，这样会计档案从会计分录，到科目汇总表，账簿都有特定的格式。不同的会计软件或者同个软件的不同版本所导出的会计档案可能具有不相同的格式。

4、电算化会计档案便于管理、分析，可迅速的获得所需结果。通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，更节约了办公成本，有利于专业管理，提高了工作效率和工作质量。

5、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。

6、电算化会计档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。在无特

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定的平台电算化会计档案则无法打开，这样电算化会计档案就失去利用价值。

会计电算化档案管理存在的问题

1、对会计档案的重视不够。没有对会计档案设置专员管理使得会计档案的装订，归档都由不同人员完成，工作的分散就使得会计档案的管理工作达不到基本的操作规范，档案在移交给管理机构时往往只移交纸质档案，而不是纸质文档与电子文档同步归档，影响了档案的整体性，未能达到电算化档案管理工作的质量和效果。

2、缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，目前会计档案管理主要有会计人员兼任，他们掌握熟练的财会专业知识，但是欠缺计算机的日常维护技能，一旦计算机及服务器出现故障，就会造成财务数据丢失，给单位带来无法挽回的经济损失。

3、会计档案管理制度不完善。实行电算化以来，会计档案与财务软件的版本越来越多，为了更好更有效地管理会计电算化档案，使其发挥更大的作用，就必须形成一套科学实用的管理制度，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以使相关管理制度常规化和规范化。同时，财务软件也在不断升级，与之前的电子档案可能出现不兼容现象，严重影响对会计档案的管理

建议和措施

1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意修改。定期检测已归档的电算化会计档案，及时做好数据备份防止磁性介质的损坏导致电子档案的丢失或不完整。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

2、加强防范，确保档案安全。会计档案是单位的重要资料，不得随意观看。因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，如果单位实行会计网络化管理，一定做好内部网与互联网的物理隔离，确保会计数据不受外部的影响，保证会计档案的安全。可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙，安装信息网关和安全路由器，设计授权和身份认证系统，进行信息加密，加强安全监测预警系统的实时监控等。

3、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。应该针对现有的档案管理人员进行多途径、多形式的培训学习，提高他们的专业技能和责任心。以便加强对电算化会计档案的管理，为电算化会计档案的规范化、科学化、安全化管理提供保障。