档案管理基本要求例1

在信息技术快速发展的今天，档案实体安全与档案信息安全同等重要。由于工作关系，档案管理人员经常接触党委、政府和单位大量的信息，这些信息会随着档案人员的一些社会活动被带到不同的场合。如果没有较高的政治思想素质和保密意识，不经意的一句话就会泄露秘密。因此，档案管理人员必须具备基本的政治思想素质：坚定正确的政治方向，正确的人生观、价值观，忠于党的事业，在思想上、行动上与党中央保持一致，加强政治理论学习，坚持不懈地用党的“十七大”精神武装自己，在实际工作中努力践行科学发展观；强烈的事业心、责任心和高度的和政治敏感与保密意识；严格遵守党和国家机密，贯彻落实《保密法》，遵守档案保密制度；坚持原则，依法依规开展档案管理工作，确保档案安全。

基本的职业道德素质

档案工作既是一项基础性工作又是一项和服务性工作，要求档案管理人员：

爱岗敬业。牢固树立以档案事业为重的思想，热爱档案工作，用心钻研，做到干一行爱一行，钻一行精一行，勤学苦钻，把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中。

严谨细致。档案收集、整理、鉴定、组卷，编目、保管、利用等工作的每一个环节，要求档案管理人员具备细心细腻、耐心和强烈的责任心，时刻保持一种严谨细致的工作作风，确保档案的齐全、完整、规范、准确、为档案的有效利用打好坚实的基础。

责任意识。档案管理人员是历史进程的忠实记录者、保管者、参与者，承担着社会记忆守护神的角色。在档案管理过程中必须从档案的收集、整理到提供利用工作等各个环节，努力维护档案的完整、准确系统和安全。

服务意识。库藏档案浩如烟海，利用档案人员众多。档案管理人员要熟悉馆藏档案，具备良好的服务态度和高效的服务质量。要有主动、热情、耐心、周到的服务态度，和及时、高效、准确的服务质量，通过有效提供档案利用，更好实现档案的价值。

基本的档案专业素质

1、档案学理论专业知识

文书学、档案管理学、情报学、档案保护学、档案编研等，都是档案管理人员应该掌握的档案基础理论知识，认真理解和领会档案的涵义、特点、作用，档案工作的几个环节和形成规律，学习和掌握档案专业知识是对档案管理人员的最基本要求。

2、与其从事门类档案相关的业务知识

按照工业企业十大类分类方案，每个单位都有相关的门类档案。管理人员在掌握档案管理基本知识的同时，还须了解相关的相关的业务知识。如工程项目档案管理人员，还需要了解工程项目情况及施工过程、工程制图等相关知识，才能有针对性的将该工程项目从前期文件（如立项文件、建设用地、征地拆迁文件、设计文件、合同协议、招投标文件等）施工文件、监理文件、竣工文件、竣工图、竣工验收等各阶段资料进行系统收集，使归档的工程项目资料能准确反映工程全貌，保持档案的原始记录性。

3、档案工作所需要的专业技能

档案管理基本要求例2

【摘要】本文从水利工程档案管理的基本要求、核心内容和管理措施三方面进行了具体的分析和阐述。

关键词 水利工程；档案管理；核心内容；管理措施

WATER records management requirements and measures basic analysis

Gao Li-hui

(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)

【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.

【Key words】WATER;File management;The core;Management measures

1. 水利工程档案资料管理的基本要求

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。

1.1档案管理的依据和竣工验收

水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》（水办〔2008〕336号）；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223- 2008）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》（水监［2003］370号）；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类（照片或录像）的声像或电子材料分别立卷。

1.2水利工程档案的归档范围与要求

水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15～50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。

1.3档案资料验收与移交

水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。

2. 水利工程档案管理的核心内容和管理措施

建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。

2.1水利工程档案的核心内容。

（1）工程准备阶段资料：是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。

（2）施工资料：是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。

（3）监理资料：是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。

（4）竣工验收资料：是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。

2.2工程资料的管理职责。

（1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。

（2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。

（3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。

（4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。

（5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

2.3水保档案管理的必要性和对策。

（1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系，档案资料调阅、调集或查询困难，档案信息利用率低，或大部分既有资料未归档、建档。

（2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在，档案资料分布散乱。

（3）档案管理人员匮乏。

（4）未实行专业化管理，档案资料保管或存储的软、硬件条件差，档案资料破损现象严重。

（5）法制意识不强，档案管理工作未引起各地的重视，也无专项经费投入，制约了档案管理的规范化建设。

2.4规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准，建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识，建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力，为水土保持及社会公众提供服务。

3. 总结

水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。

参考文献

［1］梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电，2008，（4）：78～79.

档案管理基本要求例3

收集滞后性的特点[2][3]。

文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，

与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。

为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

二、研究重点

围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

（一）基建档案管理机制研究

从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。

1. PDCA循环法则概述

PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

2.基建档案管理流程分析

基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。

（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。

（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。

（二）基建档案范围管理研究

借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

1.档案价值鉴定理论概述

档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定义

基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

3.范围确认及变更控制

基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。

4.范围管理成果

基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。

（三）基建档案归档方法研究

项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

三、对策建议

基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。

（一）增强意识，重视基建档案管理工作

一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。

（二）采取措施，提高基建档案管理要求

档案管理基本要求例4

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

4把依法治档工作落到实处

档案管理基本要求例5

一、开发档案信息必须树立服务意识

为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务，是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此，基层档案工作要做到“三个必须”。

1.必须树立服务意识，明确服务是档案工作的根本宗旨，一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

2.必须加大编研力度，要深入开发基层单位档案信息资源，编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

3.必须紧跟中心全力服务，基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度，紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务，做到中心工作和主要业务工作开展到哪里，档案工作就跟进到哪里、服务到哪里，充分发挥档案的作用。

二、开发档案信息必须发挥主观能动性

档案信息以“动态”形式来源于社会实践，又以“静态”形式存贮于档案部门，人们获取和保存档案信息的目的，不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性，按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会中去发挥经济效益和社会效益，就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作，必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求，档案工作者必须充分发挥主观能动性，改变传统的提供利用方式，实现创造性的开发。目前，档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求，为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息，实现人们获取信息的根本目的，就会给社会带来效益，给档案事业注入新的生机和活力。

三、开发档案信息必须创造开发条件

开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础，发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道，采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础，为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用，要使档案信息得到发掘，变“死”材料为“活”信息，就要求档案部门既要具备传统的检索工具，又要以最快的速度向现代化检索手段迈进，这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中，档案工作者必须尊重客观规律，增强科学的开发意识。必须分析室藏内容，研究室藏结构，从中找出其规律性的东西，使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

四、开发档案信息必须探索有效途径

档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来，为社会主义现代化建设提供有效服务，是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式，又要根据档案部门的实际能力，采取不同的开发对策。首先，系统开发。一个档案室所存档案，从宏观上看，它具有反映一个单位全面情况的相对整体性；从微观上看，它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中，我们注意分析、研究，进行系统设计、组织实施，以发挥信息最大效益。其次，定项性开发。就是根据某一项工作的要求，对档案室信息的部分开发。实践证明，某一项工作搞好档案信息的定项性开发，是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后，寻求合作。联合开发前，档案部门的人力、财力等是有限的，要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量，密切合作，共同开发。实践证明，寻求合作，解决了档案部门力量弱的实际问题，增强了开发能力，扩大了信息开发量，能够使档案更好地为社会服务。

五、人事档案管理创新措施

1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分，虽然它只是单位管理的一个辅助部分，但是基层事业单位领导在进行决策时，都以它为依据。因此，这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来，使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新，并通过档案管理人员的努力与学习，才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准，在基层事业单位档案管理的过程中，统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据，促进档案信息资源的开发与利用。因此，在基层事业单位档案管理信息化的过程中，基层事业单位要制定统一的档案管理标准，如果在档案管理中出现了问题，就可以以此为依据进行处理。

3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段，基层事业单位都普遍建设了微机局域网，但是微机局域网的建设起点相当高，它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要，而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此，基层事业单位在创新档案管理的过程中，要大力推动网络设备的建设，并连接各方面的资源，满足微机局域网建设的需求，推动档案管理信息化建设的发展。

4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段，随着信息化技术的发展，尤其是网络技术的普遍应用，传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中，要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识，而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以，要大力加强对档案管理专业人才的培养，以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

参考文献：

[1] 梁卫芳.农业科技档案的作用及其开发利用探讨[J]. 办公室业务. 2014（13） .

[2] 兰前.农业科技档案资源共享研究[J]. 闽东农业科技. 2013（01） .

档案管理基本要求例6

中图分类号：F230 文献标识码：A文章编号：1006-4117（2012）03-0116-01

会计档案是国家档案信息资源的重要组成部分，在社会经济发展中具有非常重要的作用。微观上，它是制定一个单位财务计划的数据源，又是进行科学经济决策的信息源；宏观上，它是研究社会经济发展规律的文献源，是有利于历史研究的记忆库，又是储备会计工作经验、智慧和技术的知识库。会计档案如此重要，但由于种种原因，我国会计档案的管理现状却不容乐观，存在着管理制度不健全、收集不完整，归档不及时、整理不规范、利用不充分等一系列问题，这些问题的存在严重影响了会计档案作用的发挥。借鉴全面质量管理理论，分析会计档案管理的基本流程，研究基于过程的质量控制方法，对会计档案进行全过程质量管理，是当前加强会计档案建设，提高会计档案管理质量和效率的最值得尝试的一种途径，具有很强的理论价值和现实意义。

一、会计档案质量管理的基本依据

（一）理论依据

档案管理学的管理对象包括文书档案、专门档案和科技档案。会计档案是专门档案的一个重要门类，档案学的基本原理应当是会计档案质量管理的重要理论依据之一，会计档案管理必须始终坚持档案管理的基本原理。会计档案质量管理必须遵循全面质量管理理论的要求，强调会计档案管理的全过程控制、全员参与与全方位质量管理。会计档案质量控制方法的研究应当建立在对会计档案管理流程分析，质量要素分析及岗位职责分析的基础之上。

（二）法规标准依据

遵循法规标准的规定和要求，是保证会计档案质量的根本途径。会计档案管理的相关法规标准主要包括1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》、2000年颁布的《中华人民共和国会计法》、财政部、国家档案局于1999年1月1日颁布的《会计档案管理办法》以及1978年颁布的《会计人员职权条例》。

（三）实践依据

在充分依据档案学基础理论和全面质量管理理论的基础之上，加强会计档案质量管理还必须具体分析会计业务实践活动的基本特点，把握会计档案的形成发展规律，紧密结合会计档案管理实践，制定行之有效、具备较强实践操作性的质量控制方案。

二、基于过程的会计档案质量控制方法

根据全面质量管理理论的要求和过程方法的基本理念，应从全过程管理的角度对会计档案管理各个阶段的质量控制方法进行具体研究。

（一）会计档案收集阶段的质量控制

第一，严格依据归档范围，确保档案齐全完整。各立档单位应结合本单位会计档案形成的特点和规律，明确本单位会计档案的归档范围。第二，严格归档时间，确保档案按时归档。会计档案收集工作应严格遵照会计部门保管一年期满应移交归档的规定，保证会计文件材料按时归档。第三，严格执行归档要求，确保档案归档质量。各立档单位根据会计档案归档的宏观规定以及本单位具体情况，制定明确而严格的具体要求，保会计档案的归档质量。

（二）会计档案鉴定阶段的质量控制

第一，严格遵循标准规范，准确判定保管期限。各立档单位鉴定人员要严格遵循相关标准规范，对档案的保管期限进行准确判定。第二，全面掌握利用信息，合理处置到期档案。继续保存仍然具有利用价值的会计档案，集中销毁不再具有保存价值的会计档案。第三，确保档案安全保密，严格遵守销毁流程。各立档单位应指定专人销毁档案，档案的销毁应当严格遵守销毁工作流程。

（三）会计档案整理阶段的质量控制

在会计档案整理阶段，第一，严格遵循分类方案，准确定位档案属性，各立档单位要根据会计档案整理阶段的质量要求，合理确定分类方案；第二，准确揭示文件内容，完整填写卷内文件目录；第三，准确拟制案卷题名，规范案卷编号。依据分类方案，排列案卷，全面反映案卷内容，完整填写案卷目录。

（四）会计档案利用阶段的质量控制

第一，制度上，建立健全会计档案的借阅制度、严格会计档案借阅手续。各立档单位应对档案的利用范围、利用方式、批准手续以及归还案卷的检查作出明确规定；第二，手段上，编制多种检索工具、提高利用需求的反应速度。第三，功能上，拓展会计档案的服务利用模式、满足不同层次的利用需求。要探索会计档案服务利用的多种途径，根据利用者的不同需求，既可以提供会计档案副本或复制品，也可以提供会计档案原件，还可以通过电子网络平台或者提供会计档案信息加工品，满足利用者的不同利用需求。

作者单位：61786部队

参考文献：

[1][美]詹姆斯.R埃文斯,威廉.M.林赛.质量管理与质量控制[M].北京:中国人民大学出版社,2010.

[2]敖景.ISO9000：2000基于过程的质量管理体系策划[M].北京:中国标准出版社,2004.

[3]孙磊.质量管理实战全书[M].北京:人民有点出版社,2011.

[4]冯家春.企业会计档案的收集整理[J].档案与建设,2005,06.

[5]闫汉东.谈会计档案收集工作[J].档案天地,2006,04.

[6]魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案,2009,04.

档案管理基本要求例7

摘　要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析，并对解决这些问题的具体做法进行探讨，提出了加强基建档案科学化管理的建 议.

关键词:高校;基建档案;管理

凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录，是学校档案的重要组成部 分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐 步完善管理方法具有现实意义.

一、高校基建档案建设的特点和作用

(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外，还具有它独有特点.

1.成套性。完整的基本建设项目档案形成，需要 每一个环节的文字或图纸记录，完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体，故高校基建档案具 有成套性的特点.

2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的，也是今后维修、验收、审查唯一依据，故高校基建 档案具有专业性的特点.

3.实用性。基本建设完成后，建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现，建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作，基建 档案也起到证明作用，故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.

4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程，且涉及面宽而广，在实际 操作过程中又存在有弹性因素，因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目，故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.

(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案， 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭，立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料，它客观地记载当时的历史情况，反映学 校基本建设的完整过程，这些技术资料具有凭证作用.

2.参考作用。基建档案对查考过去情况，掌握历 史材料，研究有关事物发展规律，起到广泛参考作用.

完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料，研究和探究事物发 展的规律，在工作中吸取精华、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程，是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据，用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.

二、高校基建档案管理中存在的主要问题

(一)档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节，势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手 段，还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员，兼职档案员遇到工作忙的时候，对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象，造成档案资料 不完整，直接影响了基建档案质量，跟不上高校改革与 发展的需求.

(二)档案管理意识淡薄，归档质量不高 在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理 意识不强，基建档案会存在许多问题。首先，归档的文 件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，或者一些 签字、盖章都不全，失去原有作用。其次，文件归档材 料、纸张大小不统一，个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字 迹模糊。另外，还有些工程项目档案内容失实，图物不 符，不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人 询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来，高校对基建档案工作的认识还远远 不够，档案部门自身的宣传力度也不够，造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄，存在“重建设，轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后，经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子，没有及时把资料移交给档 案员归档的现象，造成竣工资料的不完整性，影响了归 档的质量.

(三)缺乏有效管理机制，造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段，项目文件资料形成周期长，涉及单位广，专业技术 性强，从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.

为加强和规范基建的档案管理工作，各高校会制定出 相关管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差异， 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭，出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则，造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差，使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要，影响了基建档案的 完整、准确和系统性.

三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善，档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理，使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用，笔者以为应从以下几方面加强管理:

(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工 作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究 和解决档案工作中的实际问题.

(二)提高档案人员素质 搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.

(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度，是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的 规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后，不论

是总承包 还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做 好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.

(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求，其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中，要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时，要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应 建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订 合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工 单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数，从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使 基建档案进入正常化管理.

(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作，已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管 理和利用，更好地适应现代化管理需要.

四、结语 基建档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据，随着时间推移，人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此，我们必须做好基建档案建设及管理工作，把 好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不 断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务， 做出更大贡献.

档案管理基本要求例8

“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(Public Reeord 0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用

在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵

l从新公共管理角度来看

自20世纪8O年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：

1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织

所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。

公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。

1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务

“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：

1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作

1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”

基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开

2从电子政务角度来看

在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。

由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动

2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展

公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。

2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持

公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。

2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子　档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。

2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务

在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务

在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。

在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。

3从知识管理角度来看

知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化

3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能

经济全球化的发展以及我国成功加入WTO．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。

目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作

从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(KnowledgeBase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论

知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌

3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能

在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(Expert System)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。

知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：

3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。

3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。

档案管理基本要求例9

一、基建工程档案管理现状及问题

基建工程档案管理就是指对基础建设工程项目中的各种有价值的资料进行整理并存档统一管理。

（一）基建工程档案对基建工程的重要性。基建工程档案包含着工程建设里面的许多资料以及工程项目的各种情况。基建工程的施工必须以基建工程档案为依照及参考基础，档案是基建工程的实际情况的文本记录，它代表着基建工程的施工进度，工程范围等重要工程信息，因此，基建工程档案管理是基建工程中不可或缺的部分，管理好基建工程档案能提高工程整体的施工水平[1]。

（二）我国基建档案管理现状分析。目前我国部分基建工程档案管理仍使用传统的档案管理方式，即由人力来记录档案以及收藏档案，文本档案仍然处于重要地位，这也就致使基建工程档案管理受到更多的客观因素的制约，从而出现问题，比如文本文件易丢失毁坏、人力记录档案易出现误差等。我国的基建工程档案管理水平仍有待提高，整体的档案管理体制存在许多漏洞，由于一些工程承包单位对基建工程档案管路没有给予足够的重视，致使档案管理缺乏先进的设备支持以及充分的人力支持，从而使工程档案管理过于形式化，缺乏管理实效性。

（三）基建档案管理中普遍存在问题分析。1.基建档案管理涉及部门过多，缺乏统一管理。由于基建工程档案包含的资料信息较多，其涉及的部门也就复杂，比如施工部门的施工信息，勘察设计部门的设计信息以及维修部门的维修记录等资料都是需要存档的有价值的信息，而这些信息来自不同的部门，负责管理基建工程档案的人员就需要从不同部门提取资料，面对过多的部门，档案信息收集的难度也大大增加，相对应的统一管理档案的工作难度也有所增加[2]。2.传统档案管理易使档案信息丢失。传统档案管理主要是用文本记录档案信息，比起电子档案来，文本档案易于损坏及丢失，管理难度较大，而且如果基建工程档案使用传统档案管理方法管理的话，需要投入的人力和物力也会有所增加，这样工程的成本投入就会提高，工程预算自然就升高不少。3.档案管理人员综合能力有待于提高。档案管理人员在档案管理中起着主导作用，无论是电子存档或是文本存档都需要档案管理人员收集档案信息，尤其是基建工程档案需要很多部门的资料信息，这就对基建工程档案管理人员的要求更高，管理人员必须细心收集档案资料，并且具有良好的档案管理职业素养。在基建工程档案管理中，如果管理人员抱着随意的态度收集档案信息的话，很有可能错漏一些重要工程信息，影响工程施工，同时，管理人员若是没有职业道德的话就有可能致使机密档案信息泄露，往往很多机密档案对工程有着至关重要的作用，一旦泄露，便会使工程受到重大打击[3]。

二、加强基建工程档案管理有效措施思考

（一）各部门共同协调管理工程档案。基建工程需要各个工程部门的共同支持，每个部门拥有的有价值的资料和信息都要进行存档保管以协助工程的进行。由于档案信息涉及多部门，因此信息收集工作也有一定的难度，为了避免信息收集过程中出现重要信息丢失、资料不完善、信息记录错误等突况，各部门就应该相互协作，对于有价值的工程信息就要积极提供给档案管理部门，并且部门一定要做好资料备份工作，一旦档案管理部门记录的档案信息出错的话，信息来源部门才能纠正错误，减小错误信息对基建工程施工的影响。

（二）提高基建工程档案管理人员素质。基建工程档案管理的信息收集、资料整理、以及档案存档都需要管理人员来进行，因此，管理人员对基建工程档案有着一定的决定作用，这也就对管理人员的素质有了许多要求，首先，基建工程档案管理人员必须要有档案管理的相关专业基础，这样才能对档案进行技术性的管理，降低档案管理的难度；其次，要提高档案管理人员的职业道德水平，保证基建工程档案所包含的机密工程信息不被泄露，工程档案管理人员会接触到许多工程信息，在一定程度上来说，基建工程档案管理人员的素质是工程顺利进行的重要影响因素。

（三）引进先进档案管理技术以及设备。档案管理的质量受到很多客观因素的影响，其中最重要的就是档案管理设备及管理技术。先进档案管理设备能让存档及档案保存事半功倍，且增强了档案保存的安全性，而管理技术的好坏也决定着档案管理的完整性以及档案信息对工程的支持作用。

（四）档案管理的整体要求必须提高。基建工程档案管理不仅仅是一个工程的组成部分，它也是整个基建工程体系的组成部分，只有整个基础建设事业的档案管理要求有严格的要求，各个工程承包企业在档案管理方面才能有发展的目标，从而自觉地提高基建档案管理水平。

（五）加强各企业部门对基建工程档案重视度，工程承包方应建立必要档案管理体制。基建工程档案管理是工程中一个重要的组成部分，档案管理的情况不仅对工程的施工有影响，对工程的持续维护也有重要影响。因此，与基建工程有关的企业和部门都必须重视档案管理，并对基建工程档案管理积极提供支持，只要工程方重视基建工程档案管理，那么档案管理就能获得更多的财力物力上的支持。

三、结语

基建工程档案是基建工程的重要依据以及主要体现，工程的好坏不仅仅靠完工后的表现来决定的，而是要看工程的持续功能，而工程档案不单能促进工程施工的顺利进行也能对工程的事后修护有一定的保障作用，加强基建工程档案管理建设是对工程最重要的保证。

参考文献：

[1]吴芳华.加强基建工程档案建设的有效方法[M].北京：中国电力出版社，2006：34-35.

[2]杨晓东.简述基建工程档案资料的科学化管理策略[J].品牌（下半月），2012（4）：78-79.

[3]张智丽.企业基建项目档案管理工作中存在问题及对策探讨[J].昆明冶金高等专科学校学报，2011，（4）：47-48.

档案管理基本要求例10

档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂喽取⒐芾硇率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”

由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。