期刊在线咨询服务,期刊咨询:400-888-9411 订阅咨询:400-888-1571股权代码(211862)

期刊咨询 杂志订阅 购物车(0)

档案管理基本要求模板(10篇)

时间:2023-05-24 17:13:18

档案管理基本要求

篇1

在信息技术快速发展的今天,档案实体安全与档案信息安全同等重要。由于工作关系,档案管理人员经常接触党委、政府和单位大量的信息,这些信息会随着档案人员的一些社会活动被带到不同的场合。如果没有较高的政治思想素质和保密意识,不经意的一句话就会泄露秘密。因此,档案管理人员必须具备基本的政治思想素质:坚定正确的政治方向,正确的人生观、价值观,忠于党的事业,在思想上、行动上与党中央保持一致,加强政治理论学习,坚持不懈地用党的“十七大”精神武装自己,在实际工作中努力践行科学发展观;强烈的事业心、责任心和高度的和政治敏感与保密意识;严格遵守党和国家机密,贯彻落实《保密法》,遵守档案保密制度;坚持原则,依法依规开展档案管理工作,确保档案安全。

基本的职业道德素质

档案工作既是一项基础性工作又是一项和服务性工作,要求档案管理人员:

爱岗敬业。牢固树立以档案事业为重的思想,热爱档案工作,用心钻研,做到干一行爱一行,钻一行精一行,勤学苦钻,把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中。

严谨细致。档案收集、整理、鉴定、组卷,编目、保管、利用等工作的每一个环节,要求档案管理人员具备细心细腻、耐心和强烈的责任心,时刻保持一种严谨细致的工作作风,确保档案的齐全、完整、规范、准确、为档案的有效利用打好坚实的基础。

责任意识。档案管理人员是历史进程的忠实记录者、保管者、参与者,承担着社会记忆守护神的角色。在档案管理过程中必须从档案的收集、整理到提供利用工作等各个环节,努力维护档案的完整、准确系统和安全。

服务意识。库藏档案浩如烟海,利用档案人员众多。档案管理人员要熟悉馆藏档案,具备良好的服务态度和高效的服务质量。要有主动、热情、耐心、周到的服务态度,和及时、高效、准确的服务质量,通过有效提供档案利用,更好实现档案的价值。

基本的档案专业素质

1、档案学理论专业知识

文书学、档案管理学、情报学、档案保护学、档案编研等,都是档案管理人员应该掌握的档案基础理论知识,认真理解和领会档案的涵义、特点、作用,档案工作的几个环节和形成规律,学习和掌握档案专业知识是对档案管理人员的最基本要求。

2、与其从事门类档案相关的业务知识

按照工业企业十大类分类方案,每个单位都有相关的门类档案。管理人员在掌握档案管理基本知识的同时,还须了解相关的相关的业务知识。如工程项目档案管理人员,还需要了解工程项目情况及施工过程、工程制图等相关知识,才能有针对性的将该工程项目从前期文件(如立项文件、建设用地、征地拆迁文件、设计文件、合同协议、招投标文件等)施工文件、监理文件、竣工文件、竣工图、竣工验收等各阶段资料进行系统收集,使归档的工程项目资料能准确反映工程全貌,保持档案的原始记录性。

3、档案工作所需要的专业技能

篇2

【摘要】本文从水利工程档案管理的基本要求、核心内容和管理措施三方面进行了具体的分析和阐述。

关键词 水利工程;档案管理;核心内容;管理措施

WATER records management requirements and measures basic analysis

Gao Li-hui

(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)

【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.

【Key words】WATER;File management;The core;Management measures

1. 水利工程档案资料管理的基本要求

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分,依照档案法规要求,做好水利工程档案工作,是工程参建各方共同的职责和任务,是维护国家利益,保护自已合法权益,提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。

1.1档案管理的依据和竣工验收

水利档案管理的依据有:《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号);《水利工程建设项目档案验收管理办法》》(水办〔2008〕336号);《水利工程建设项目验收管理规定》(水利部30号令);《水利水电建设工程验收规程》(SL223- 2008);《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》(水监[2003]370号);《建设工程质量管理条例》(2000年1月30日,国务院令第279号)。竣工验收主要是资料的验收:法人验收,政府验收,工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料;完整是要求工程档案资料不能缺项,即所有应归档材料的类项必须齐全;准确是指档案资料所反映的内容要准确,其中包括文字、数字、图形都要准确,特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况;系统是指所有应归档的文件材料,应保持其相互之间的有机联系,相关的文件材料要尽量放在一起,特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料,都是工程档案的重要内容,应做好这部分材料的收集、整理工作,关键是要及时整理,要将不同种类(照片或录像)的声像或电子材料分别立卷。

1.2水利工程档案的归档范围与要求

水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目(工程)文件材料归档范围和保管期限表》(附件一)执行,工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种,永久为50年以上,长期为15~50年、短期为15年以下,长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统,应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备,所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写,档案整理应有科学的分类方案,案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)。

1.3档案资料验收与移交

水利工程建设项目档案验收,是工程竣工验收的重要组成部分,各级水行政管理部门在组织水利工程验收时,须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作,工程竣工验收前,项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查,确认已达到规范要求后,写出自检报告,在申请工程验收时,一并报上。实行总承包的,应由总承包单位负责向建设与管理单位移交;实行分包的,应由各承包单位向建设单位移交,或由建设单位委托一个承包单位汇总后,再向建设与管理单位移交;实行监理制度的,应由监理部门负责审查合格后,再由各有关单位向建设与管理单位移交;审查与移交均应履行签字手续。移交与接收工程档案资料的时间,应视工程建设的实际情况而定。一般情况,单位工程完工后,就应完成有关工程档案的收集、整理工作,随后即可进行档案资料移交与接收工作。

2. 水利工程档案管理的核心内容和管理措施

建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和,简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料,是建设工程合法身份与合格质量的证明文件,是工程竣工交付使用的必备文件,也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能,必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此,我们应当规范工程资料的管理,将工程资料视为工程质量验收的重要依据,甚至是工程质量的组成部分。

2.1水利工程档案的核心内容。

(1)工程准备阶段资料:是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料,由建设单位提供。

(2)施工资料:是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料,应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后,施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。

(3)监理资料:是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料,主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成,工程竣工后,监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。

(4)竣工验收资料:是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。

2.2工程资料的管理职责。

(1)工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。

(2)参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。

(3)工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。

(4)工程资料应实行分级管理,由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责,并按规定取得相应的岗位资格。

(5)工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象,应按有关规定对相关责任人予以处罚,情节严重的,应依法追究法律责任。

2.3水保档案管理的必要性和对策。

(1)没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系,档案资料调阅、调集或查询困难,档案信息利用率低,或大部分既有资料未归档、建档。

(2)档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在,档案资料分布散乱。

(3)档案管理人员匮乏。

(4)未实行专业化管理,档案资料保管或存储的软、硬件条件差,档案资料破损现象严重。

(5)法制意识不强,档案管理工作未引起各地的重视,也无专项经费投入,制约了档案管理的规范化建设。

2.4规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库,进行统一档案编码和密级标准,建立水土保持档案管理体系,提高档案法律意识,建立并完善水土保持档案管理制度,培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力,为水土保持及社会公众提供服务。

3. 总结

水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中,资料员应参与生产过程,及时掌握施工管理信息,便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分,同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件,配备必要的存放资料的箱柜存放资料,并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。

参考文献

[1]梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电,2008,(4):78~79.

篇3

二、以人为本,树立“大档案”观念,规划专业档案管理。2010年国家档案局局长杨冬权提出:实施“以人为本”战略,重点在档案资源建设上有普遍改进,全面完善覆盖人民群众的档案资源体系。各级档案部门开始在档案资源建设过程中大力实施“以人为本”战略,凡是涉及人民群众的档案,凡是人民群众需要利用的档案,凡是对经济社会发展有用的档案,都逐步纳入档案资源建设体系,保证经济社会发展全过程和各领域形成的档案应建尽建,全面覆盖。

在全国档案系统内树立“大档案”的观念,即国家档案资源体系既包括国家档案馆已经和准备接收的档案,也包括各级国家档案馆尚未和不准备接收的档案,既包括党政机关、团体、国有企事业单位的档案,也包括民营企业、各种经济与组织以及家庭的档案;既包括“红头文件”之类的档案,也包括大量的各类专门业务档案;既包括反映党和国家重点工作及各单位基本职能的档案,也反映个^各方面权益的档案;既包括纸质档案,也包括录音、录像、电子等磁介质档案,从而全面收集、全面管理。2011年开始,国家档案局调研起草“专门业务档案框架体系”,规范业务档案的归档与管理。各级国家档案馆也同时扩大接收范围,调整接收时限,以民生档案资源为重点,进一步丰富档案内容,完善馆藏结构。《基本目录》的出台就是全国档案事业发展“十二五”规划的一个部分。

三、“求基不求全、求熟不求新、求实不求理、求高不求低、求稳不求急“是《基本目录》的编制原则。所谓“求基不求全”是指现在档案的种类越来越多,《基本目录》只列入“最基本的”国家级专业档案目录,就是各项事业发展和人民群众基本需求必须建立的档案种类。第一批50种里面就包括早期的专门档案,如上世纪50年代就出台了有关会计档案的管理规定,最早的是1956年财政部、国家档案局首次出台的《预算会计帐簿、凭证、报表保管销毁暂行办法》。改革开放后,80年代出台了一大批专门档案管理办法,如地名档案、艺术档案、审计档案、人民法院诉讼档案、人民检察院诉讼档案、商标档案、公证档案等。新世纪之后,又有普查档案、社会保险业务档案等一大批专业档案管理办法出台。“求熟不求新”就是强调已经成熟的专业档案列入《基本目录》,如婚姻登记档案、城建档案、气象档案等;这里还包括经过多次修订的许多专业档案管理办法,如会计档案、艺术档案、诉讼档案等。列入《基本目录》的,有些是一直就存在,需要制定管理办法进一步规范的,如病历档案、地质档案。“求实不求理”就是强调在实际工作中已经存在,可能在逻辑关系上不一定完善。如公安业务档案与户籍档案,按逻辑上的从属关系户籍档案应属于公安业务档案的一种,没有必要单列,但户籍档案在基层公安派出所一直是独立存在的,不仅数量大,而且保存时间长,与其他公安业务档案存在明显的不同特点,“户籍档案”一词也已应用多年,深入人心,因此在《基本目录》中将户籍档案单列。城建档案与房屋产权登记档案也是类似情况,许多地方既有城建档案馆,同时也存在房地产档案馆。“求高不求低”是指在《基本目录》中有些内容强调由较高类目的档案综合出台,不单一出台,如社会保险业务档案就包含了养老、医疗、失业、工伤、生育等多个险种内容,不再单一出台医疗保险档案的管理办法。现已出台的一些专业档案管理办法经过一定时间运行,在一定时期后经过修订可以合并,如城乡居民最低生活保障档案,伤残抚恤人员档案、殡葬服务单位业务档案等可以合并为民政业务档案。“求稳不求急”是指《基本目录》的编制力求稳妥。根据《基本目录》编制前的调查,我们了解到现实中存在大量不同种类的专业档案,粗略统计就有300余种,这其中许多还需要进行大量的甄别、论证工作,不能急于求成,我们将分批推出,这次《基本目录》的50种,都是最成熟、争议最少的专业档案。

第一批专业档案大部分是比较成熟,或是原来已有,或是刚刚修订过的,如2006年新修订的《婚姻登记档案管理办法》,就创新地提出保管期限为100年;2010年国家广播电影电视总局与国家档案局新修订的《电影艺术档案管理规定》,为适应电影体制的多元化,提出向电影资料馆移交档案,给予一定的补偿。有些是需要或计划要修订的,如会计档案;有些以前已有专业主管部门制定的管理办法,现在要专业主管部门与国家档案局联合制定管理办法;有些是在基层已经存在,群众生活也急需规范管理的。

四、《基本目录》的出台,将引领、规范专业档案的管理,加强专业主管部门和档案行政管理部门进一步合作,加大对重点专业档案项目的监管力度。《基本目录》对当前档案工作也提出了具体工作要求:中央国家机关各专业主管部门应根据本目录会同国家档案局负责编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。在国家出台相应制度前,各省级机关专业主管部门可以会同省级档案行政管理部门编制本地区的相应种类的专业档案归档范围和管

理办法。要求对于已有管理办法的专业档案,超过5年的,专业主管部门要启动审查程序,需要修订的,分批进行修订。

各级档案部门应积极联系、协商、推动专业主管部门联合编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。各级档案部门尤其是省级档案行政管理部门,在国家出台相应制度前,要积极探索、总结本地区已经出现的专业档案种类,会同专业主管部门编制本地区相应种类的专业档案归档范围和管理办法。实际上,以前出台的管理办法,也是地方先出办法,国家总结地方经验,再出台国家办法。如社会保险业务档案,就是总结了天津、山东、浙江、上海、广东等地的经验,再由人力资源社会保障部与国家档案局制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》。同时,也是为了更好地发挥地方在这方面工作的积极性、主动性。而且许多专业档案只产生在地亢最终也主要是移交给地方国家综合档案馆保存,中央、国家机关并不一定形成这方面的档案,档案的产生和利用主要在基层。

篇4

收集滞后性的特点[2][3]。

文献检索以及管理实践表明,我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5],

与欧美发达国家差距较大。以美国为例,美国政府十分重视基建档案收集与保管,档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富,比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外,甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框,妥善保管。

为夯实我国基建档案管理实务工作基础,提高基建档案管理研究水平,本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践,从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

二、研究重点

围绕基建档案管理实务要求,本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等,力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

(一)基建档案管理机制研究

从管理层面分析,基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此,本文运用“PDCA循环法则”,按照统分结合(“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”)的思路,开展基建档案管理机制研究。

1. PDCA循环法则概述

PDCA循环又被称为“戴明环”,是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS(Plan,Do,See)演化而来,经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)顺序依次开展工作,并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环,成功经验应加以肯定并推广,推进管理的标准化;失败教训要加以总结,以应用到下一个循环,实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

2.基建档案管理流程分析

基于PDCA循环法则,将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

(1)计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定,是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点,始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段,主要内容包括:一是明确档案管理是项目管理的必要组成,要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理,界定清楚各方管理责任;二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间;三是明确档案管理的组织方式,包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等;四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后,方能生效。

(2)管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划,明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求;分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划,制定具体的档案管理实施计划,履行各自档案管理职责,完成总体计划的各项要求;集中归档是指项目建设完成后,其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方,由业主方进行查验、接收,并依据相关标准和要求,进行分类、装订、归档、移交或备案。

(3)检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心,具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中,业主方要将定期检查与不定期抽查相结合,做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查,健全借阅制度、复印制度,保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

(4)经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节,也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法,要及时总结提炼,形成制度,进行推广,做到标准化;失败教训更是弥足珍贵,应引起业主方高度重视,组织研究应对措施,以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题,逐步提高基建档案管理的整体水平。

(二)基建档案范围管理研究

借鉴现代项目管理中范围管理理论,定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制,以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作,并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节,基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方,其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

1.档案价值鉴定理论概述

档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容,是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识,对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论,范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定义

基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序,进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础,也是形成基建档案范围管理成果的最终依据,应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

3.范围确认及变更控制

基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义,并结合各自管理职能,对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据,应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的,有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请,获得批准同意并调整初始定义后,方能生效。

4.范围管理成果

基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后,最终形成三项成果:一是工作任务书,明确基建档案管理的主要任务;二是工作说明书,详细解释基建档案管理过程中的相关事项;三是工作分解结构(WBS),确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构(WBS)是基建档案范围管理的核心要件,也是进行基建档案验收的最终依据。

(三)基建档案归档方法研究

项目竣工后,业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践,我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点,遵循“方便查阅,便于使用,完整保存”的原则进行编号归档。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为,基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下,遵循基建文件自身形成规律,保持文件间有机联系,采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元;‘件’内文件批复在前,申请在后,转发文在前,被转发文在后;项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档,以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

三、对策建议

基于上述研究,开展基建档案管理工作,要着力抓好以下几点。

(一)增强意识,重视基建档案管理工作

一是要转变基本建设“重申报建设,轻资料收集”的观念,特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用,加强档案重要性宣传,营造并形成“人人重视档案资料收集,人人具备档案管理基本素质”的良好氛围,将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制,注重对基建管理人员的档案知识培训,鼓励开展基建档案专题研究,提高基建档案管理的智力支撑水平;加大资金投入力度,运用新兴科技提高档案设施装备水平,保证档案资料存储安全、使用便捷,实现管理的信息化与现代化。

(二)采取措施,提高基建档案管理要求

篇5

抓好基建档案工作,首先要从思想上重视基建档案管理工作,提高认识,从监与管两方面入手,分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障,用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作,建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识,注重收集与及时移交,防止档案材料的散失;"外"就是要抓住每一个环节的档案收集,积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作,以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织,不仅是行政管理的重要组成部分,而且是必须做好的一项基础性工作,因此,要明确有关人员与部门的职责,用制度管人,用制度办事,将基建档案工作作为硬任务列入工程条款,将基建档案工作以法律文书的形式规定下来,鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料,作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目,自建设项目开始,就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全,执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料,应根据基建档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目,如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求,制定本单位的基建档案管理实施细则,细则应主要明确本单位基建档案的范围,归档的基本要求和基本内容,基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准,增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全,内容要完整。要达到此目标要求,应该重视抓好资料的收集工作,坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步,坚持档案部门与基建部门相结合,编制分类方案,正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作,齐抓共管,进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时,立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统,就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,同步进行,做到工程进度到哪个阶段,档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏,不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分,它服务于今天,有利于未来,为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材,针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状,一是要结合建设项目的特点,加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训,将基建档案工作作为硬任务列入工程条款,将基建档案工作以法律文书的形式规定下来,引起参建单位的足够重视,自项目建设开始,应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法,强化岗前培训,要求做到统一的要求、标准与格式,严把档案质量关,要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行,系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点,既瞻前顾后,又紧抓过程;二是要组织本单位档案人员及其相关人员,认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法,在各部门间形成档案共识,不断提高业务能力,自觉增强责任意识,做到主动出击、提前拟定计划,实行跟踪收集、动态收集、严把质量,同时要求档案人员,要根据工程进度,紧密与参建单位的经理、施工人员等联系,争取配合,做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

4把依法治档工作落到实处

篇6

一、信息化环境对传统档案管理和服务方式的挑战

传统高校档案基本以纸质档案为主,辅之以一定的照片档案和实物档案,这些实体档案由档案室集中管理,档案管理者的工作主要是收集档案材料,按照一定标准进行整理,在此基础上进行编码和归档,档案利用服务在工作中所占的比重不会太大,而在档案利用服务工作中,档案管理者也是被动者,档案管理者只有在利用者有需求了找上门了,才会为其提供档案利用服务,基本不会主动提供档案利用服务。同时,档案利用服务对象基本以高校所有基层部门为主,对象单一狭窄,利用目的非常明确,而在信息化环境下,档案载体不再是以单纯的纸质为主,出现了视频、音频、电子文件等诸多档案类型,使得档案管理所体现的技术性大大增强,档案工作者不仅需要熟悉信息化环境下的各种操作平台,甚至也需要能对这些档案材料进行二次加工,这就对档案管理者的技术能力和知识架构提出了非常大的要求,甚至需要专门的信息化技术人才。

而在档案利用方面,传统的档案以手编目录为主,20世纪90年代末开始尝试录入机读目录,所以这个时期的档案利用主要是以利用者提出利用要求,档案馆(室)才会提供档案利用服务,这就要求档案利用者必须知道自己需要什么,甚至需要利用者给出相应的文号或者题名,最低要求也必须提供准确的关键字,再由档案管理者进行手工查找或者进行机读目录检索查找,找出相应的档号后进入库房调出档案材料进行查阅利用,这种查阅方式对于只有纸质跟实物等实体档案的传统档案管理环境里虽然也会存在一些不方便,但总体还是跟当时的环境适应的,但在信息化环境下,大量电子文件产生,各种载体形式的档案层出不穷,数字化的档案已经基本取代传统的纸质档案。在这种形式下,传统的档案利用模式肯定不能适应多层次的档案利用要求。

二、信息化环境下高校档案馆的服务特征

21世纪的信息化革命带来的改变是彻底的,对社会很多方面的影响基本都是颠覆性的,就高校档案事业来讲,受到的影响也是非常之大,它颠覆了传统的档案利用模式,带来了档案利用服务理念的转变,下面笔者将尝试分析信息化对档案利用服务模式带来的转变。

主动型。传统的档案工作主要提供凭证作用,是一种被动的管理模式,档案管理人员坐在办公室等着档案利用者上门,有上门才有服务,没有上门则不提供服务,档案管理者不会主动关心档案利用需求,更不会主动提出没有要求的服务,这在之前相对封闭的高校体系里基本算是合适的。但随着信息化时代的到来,信息成为最重要的资源,谁最先掌握准确信息,谁将在激烈的竞争中取得优势,企业如此,高校也如此。因此各高校各部门都非常重视信息的准确度,对信息提供的速度要求越来越高,此种环境之下,高校档案馆(室)必须改变被动的服务模式,改变坐等上门的服务理念,主动关心利用者的需求,创造快速便捷的档案利用条件,为档案利用者提供最方便最快捷的档案利用服务。

服务性。传统的高校档案利用模式,还采用机械式的档案管理模式,档案工作的最主要关注点是对档案的管理,而不是服务,档案馆(室)关注自己有什么,关注档案馆(室)对档案材料起到怎样的保护作用,而不大关注利用者需要什么,较少关注档案的利用效果,档案提供者和利用者之间缺乏回馈性的交流,这跟被动式的工作方式有关,但随着社会要求政府等机构向服务性机构转变的大环境,高校也只能加入向服务性高校转型的大潮流,随着高校职能的转变,高校档案工作自然也受到高校转型带来的影响,注重服务,关注服务质量和效果,关注档案馆(室)在高校事业发展中所起的作用。

多样性。在传统的档案利用过程中,档案服务简单单一,档案馆(室)只需要提供基本的档案查阅服务即可,档案管理者只协助不查阅,能帮助其找到其所需的档案材料即可,而不会参与到具体的“阅”中去。但随着信息化时代的带来,信息爆炸式地增长,一方面利用者经常不大能确定需要什么,另一方面面对海量的数据也极大地增加其选择的困难。高校档案馆(室)作为专业保管高校档案资料的部门,对馆藏信息最为熟悉,这就要求高校档案馆(室)不仅需要帮助利用者查阅,还需要针对性地开发出有利用价值的资源,提供多样性的档案利用服务。

知识型。过去的档案管理水平较低,档案利用服务相对简单,对档案管理者的知识和技术要求较低。过去的档案管理工作,主要是将收集回来的档案材料进行验收,按照既定档案分类标准进行分类,并进行整理装订入库保管,在这过程里面,对档案管理者的知识和技术要求不高,后来虽然由于计算机的普及,高校档案馆(室)大多实行了机读目录管理,这也只要求档案管理者懂得基本的计算机操作即可,懂得将档案材料的题名等信息录入计算机就能完成工作任务。但在信息化环境下,大量的电子文件产生,档案管理者需要对不同载体类型的档案资料进行标准化编辑管理,这要求其必须懂得一定的数据处理技术和数据库管理知识,同时信息化环境下编研工作尤其网上编研工作不断得到重视,这就要求档案管理者必须能使用不同的软件对档案材料进行编研开发,这些都要求档案管理者必须具有非常高的知识和技术储备,要求档案管理者不仅需要懂得档案管理的基本知识,还需具备较强的编研开发能力和计算机技术。

三、信息化环境下高校档案馆服务方式

(一)建立档案馆藏数据库

信息化很重要的一个方面,就是对馆藏数据进行数字化,建立馆藏档案数据库。传统的档案都以纸质为主,在信息化条件下,档案馆(室)必须对馆藏数据进行数字化。馆藏档案数字化是指高校档案馆(室)将馆藏所有档案的案卷文件信息、题名信息、文件全文内容及相关管理信息进行数字化处理。就当前来讲,大多高校基本实现了机读目录管理,但普遍尚未对馆藏数据进行数字化扫描,但在信息化环境下的档案管理,文件全文扫描是基础性工作,它决定了与档案利用有关的几乎所有工作,是直接进行网络传输数据的基础,也是进行网上编研开发的基础性工作。此外需要注意的是,由于信息化的普及,高校普遍都实现了网上办公,因此建立馆藏数据库,还要求高校档案数据库必须能够接收来自高校网上办公(OA)系统下生成的大量电子原文及文件在流转过程中产生的所有数据,这就要求档案馆(室)的信息化建设必须与高校的信息化管理结合在一起,形成一个良好的生态系统。

(二)开展网上检索服务

高校很早就建有完善的局域网络系统,一直对在线利用档案具有较为强烈的要求,现在由于无线网络技术及移动网络技术的发展,通过网络传输对档案进行利用的频率将越来越高,这就要求高校档案馆(室)必须建立一个完善的多功能检索系统。现在的高校越来越成为一个开放系统,高校不再关起门来搞发展,而是与社会的联系越来越紧密,这就决定了高校的档案管理工作也越来越开放化,作为高校档案馆(室),馆藏数据库最大的功用在于利用,通过网络或者无线网络的在线化利用是最快捷的方式,也是未来的发展趋势,这要求档案馆(室)必须建立完善的馆藏数据检索系统,开展网上检索服务。这有一个问题需要注意的是:建立完善的网上检索系统应该遵循档案管理的相关标准,确保档案资源入库后的科学性和规范性,优化检索查询质量,创造良好的网上检索界面,人机对话必须简捷方便,同时必须具有足够多的检索点,如题名、责任者、关键词、文件日期、文件编号、索引号等,优化组合型检索方式及模糊检索方式,保证利用者能快速检索到其所需要的资源。

(三)加强高效档案网上编研工作

如上面所述,在信息化时代,信息是最重要的资源,高校档案馆(室)保管着与高校有关的所有资源,对高校来说是个重要的资源宝库,对社会来讲,也是重要的信息来源,所以档案馆(室)必须充分挖掘其资源优势,为高校的事业发展和社会做出贡献,在这点上讲,开展网上编研开发是最好也是最有效的方式之一。高校档案编研,是以高校的馆藏档案文献为主要对象,在深入研究其内容的基础上,以满足高校教学及其他工作利用为目的,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工,使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。而网上编研开发则是数字化的信息为主,结合计算机技术,开发出能够直接通过网络和无线网络进行传输的数字化编研材料,是增加高校档案馆(室)资源价值的有效手段。

篇7

一、开发档案信息必须树立服务意识

为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务,是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务,基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此,基层档案工作要做到“三个必须”。

1.必须树立服务意识,明确服务是档案工作的根本宗旨,一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

2.必须加大编研力度,要深入开发基层单位档案信息资源,编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

3.必须紧跟中心全力服务,基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度,紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务,做到中心工作和主要业务工作开展到哪里,档案工作就跟进到哪里、服务到哪里,充分发挥档案的作用。

二、开发档案信息必须发挥主观能动性

档案信息以“动态”形式来源于社会实践,又以“静态”形式存贮于档案部门,人们获取和保存档案信息的目的,不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点,而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性,按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息,投放到社会中去发挥经济效益和社会效益,就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作,必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求,档案工作者必须充分发挥主观能动性,改变传统的提供利用方式,实现创造性的开发。目前,档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求,为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息,实现人们获取信息的根本目的,就会给社会带来效益,给档案事业注入新的生机和活力。

三、开发档案信息必须创造开发条件

开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础,发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道,采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础,为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用,要使档案信息得到发掘,变“死”材料为“活”信息,就要求档案部门既要具备传统的检索工具,又要以最快的速度向现代化检索手段迈进,这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中,档案工作者必须尊重客观规律,增强科学的开发意识。必须分析室藏内容,研究室藏结构,从中找出其规律性的东西,使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

四、开发档案信息必须探索有效途径

档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来,为社会主义现代化建设提供有效服务,是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式,又要根据档案部门的实际能力,采取不同的开发对策。首先,系统开发。一个档案室所存档案,从宏观上看,它具有反映一个单位全面情况的相对整体性;从微观上看,它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中,我们注意分析、研究,进行系统设计、组织实施,以发挥信息最大效益。其次,定项性开发。就是根据某一项工作的要求,对档案室信息的部分开发。实践证明,某一项工作搞好档案信息的定项性开发,是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后,寻求合作。联合开发前,档案部门的人力、财力等是有限的,要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量,密切合作,共同开发。实践证明,寻求合作,解决了档案部门力量弱的实际问题,增强了开发能力,扩大了信息开发量,能够使档案更好地为社会服务。

五、人事档案管理创新措施

1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分,虽然它只是单位管理的一个辅助部分,但是基层事业单位领导在进行决策时,都以它为依据。因此,这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念,逐步提高对档案管理工作的认识,改变传统的档案管理模式,使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来,使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新,并通过档案管理人员的努力与学习,才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准,在基层事业单位档案管理的过程中,统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据,促进档案信息资源的开发与利用。因此,在基层事业单位档案管理信息化的过程中,基层事业单位要制定统一的档案管理标准,如果在档案管理中出现了问题,就可以以此为依据进行处理。

3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段,基层事业单位都普遍建设了微机局域网,但是微机局域网的建设起点相当高,它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要,而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此,基层事业单位在创新档案管理的过程中,要大力推动网络设备的建设,并连接各方面的资源,满足微机局域网建设的需求,推动档案管理信息化建设的发展。

4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段,随着信息化技术的发展,尤其是网络技术的普遍应用,传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中,要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识,而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以,要大力加强对档案管理专业人才的培养,以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

参考文献:

[1] 梁卫芳.农业科技档案的作用及其开发利用探讨[J]. 办公室业务. 2014(13) .

[2] 兰前.农业科技档案资源共享研究[J]. 闽东农业科技. 2013(01) .

篇8

中图分类号:F230 文献标识码:A文章编号:1006-4117(2012)03-0116-01

会计档案是国家档案信息资源的重要组成部分,在社会经济发展中具有非常重要的作用。微观上,它是制定一个单位财务计划的数据源,又是进行科学经济决策的信息源;宏观上,它是研究社会经济发展规律的文献源,是有利于历史研究的记忆库,又是储备会计工作经验、智慧和技术的知识库。会计档案如此重要,但由于种种原因,我国会计档案的管理现状却不容乐观,存在着管理制度不健全、收集不完整,归档不及时、整理不规范、利用不充分等一系列问题,这些问题的存在严重影响了会计档案作用的发挥。借鉴全面质量管理理论,分析会计档案管理的基本流程,研究基于过程的质量控制方法,对会计档案进行全过程质量管理,是当前加强会计档案建设,提高会计档案管理质量和效率的最值得尝试的一种途径,具有很强的理论价值和现实意义。

一、会计档案质量管理的基本依据

(一)理论依据

档案管理学的管理对象包括文书档案、专门档案和科技档案。会计档案是专门档案的一个重要门类,档案学的基本原理应当是会计档案质量管理的重要理论依据之一,会计档案管理必须始终坚持档案管理的基本原理。会计档案质量管理必须遵循全面质量管理理论的要求,强调会计档案管理的全过程控制、全员参与与全方位质量管理。会计档案质量控制方法的研究应当建立在对会计档案管理流程分析,质量要素分析及岗位职责分析的基础之上。

(二)法规标准依据

遵循法规标准的规定和要求,是保证会计档案质量的根本途径。会计档案管理的相关法规标准主要包括1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》、2000年颁布的《中华人民共和国会计法》、财政部、国家档案局于1999年1月1日颁布的《会计档案管理办法》以及1978年颁布的《会计人员职权条例》。

(三)实践依据

在充分依据档案学基础理论和全面质量管理理论的基础之上,加强会计档案质量管理还必须具体分析会计业务实践活动的基本特点,把握会计档案的形成发展规律,紧密结合会计档案管理实践,制定行之有效、具备较强实践操作性的质量控制方案。

二、基于过程的会计档案质量控制方法

根据全面质量管理理论的要求和过程方法的基本理念,应从全过程管理的角度对会计档案管理各个阶段的质量控制方法进行具体研究。

(一)会计档案收集阶段的质量控制

第一,严格依据归档范围,确保档案齐全完整。各立档单位应结合本单位会计档案形成的特点和规律,明确本单位会计档案的归档范围。第二,严格归档时间,确保档案按时归档。会计档案收集工作应严格遵照会计部门保管一年期满应移交归档的规定,保证会计文件材料按时归档。第三,严格执行归档要求,确保档案归档质量。各立档单位根据会计档案归档的宏观规定以及本单位具体情况,制定明确而严格的具体要求,保会计档案的归档质量。

(二)会计档案鉴定阶段的质量控制

第一,严格遵循标准规范,准确判定保管期限。各立档单位鉴定人员要严格遵循相关标准规范,对档案的保管期限进行准确判定。第二,全面掌握利用信息,合理处置到期档案。继续保存仍然具有利用价值的会计档案,集中销毁不再具有保存价值的会计档案。第三,确保档案安全保密,严格遵守销毁流程。各立档单位应指定专人销毁档案,档案的销毁应当严格遵守销毁工作流程。

(三)会计档案整理阶段的质量控制

在会计档案整理阶段,第一,严格遵循分类方案,准确定位档案属性,各立档单位要根据会计档案整理阶段的质量要求,合理确定分类方案;第二,准确揭示文件内容,完整填写卷内文件目录;第三,准确拟制案卷题名,规范案卷编号。依据分类方案,排列案卷,全面反映案卷内容,完整填写案卷目录。

(四)会计档案利用阶段的质量控制

第一,制度上,建立健全会计档案的借阅制度、严格会计档案借阅手续。各立档单位应对档案的利用范围、利用方式、批准手续以及归还案卷的检查作出明确规定;第二,手段上,编制多种检索工具、提高利用需求的反应速度。第三,功能上,拓展会计档案的服务利用模式、满足不同层次的利用需求。要探索会计档案服务利用的多种途径,根据利用者的不同需求,既可以提供会计档案副本或复制品,也可以提供会计档案原件,还可以通过电子网络平台或者提供会计档案信息加工品,满足利用者的不同利用需求。

作者单位:61786部队

参考文献:

[1][美]詹姆斯.R埃文斯,威廉.M.林赛.质量管理与质量控制[M].北京:中国人民大学出版社,2010.

[2]敖景.ISO9000:2000基于过程的质量管理体系策划[M].北京:中国标准出版社,2004.

[3]孙磊.质量管理实战全书[M].北京:人民有点出版社,2011.

[4]冯家春.企业会计档案的收集整理[J].档案与建设,2005,06.

[5]闫汉东.谈会计档案收集工作[J].档案天地,2006,04.

[6]魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案,2009,04.

篇9

一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析

传统房地产档案管理,采用两级管理的方式,随着信息化社会的发展,档案管理的外部环境产生了巨大的变化,给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素:

(一)传统档案管理对象是纸质的档案,以手工检索为主要的管理方式,而随着档案数量和类型的增加,需要管理的档案信息量急剧上升,尤其是在计算机普遍应用之后,档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等,手工方式基本无法进行有效管理。

(二)档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式,思想、理念、业务水平等方面,都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后,要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法,很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备,就被迫接受新的管理理念,并要求在短时间内提升业务管理水平,由此产生的诸多不适应性,形成档案管理工作的瓶颈因素。

(三)档案的数字化和网络化,对档案的形成提出了新的要求,传统档案的形成是“先文后档”,这种模型的档案形成,很难进行超前管理和跟踪管理,尤其是在档案机构精简之后,会出现档案人员身兼数职,不利于工作的开展,因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变,以提高归档和利用的效率。

二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求

综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素,我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性,而电子档案管理的创新,必须以下面几个方面作为突破口:

(一)一体化信息资源平台的建立

根据房地产档案信息化建设的基本要求,档案信息化资源平台的建立,需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统,作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立,必须在开发档案管理软件的基础上,根据电子文件整理标准,再行信息资源的整合,该平台的建立必须开发以下三种数据库:首先是文件级和案卷级档案目录数据库,通过公文管理网站,将馆藏档案的目录数据公布;其次是重要档案内容数据库,主要包括文书档案和科技档案,通过扫描的方式,转换成为数字化的档案资料,需要通过检索获取;再次是多媒体档案数据库,根据档案归档制度的基本要求,收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立,以统一的电子档案储存格式、流程等,形成电子档案的统一化管理,便于电子档案的归档、鉴定等管理工作,同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。

(二)便捷查询利用手段的开发

房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”,而归集之后的电子档案,需要通过便捷查询利用手段的开发,对档案的利用管理流程进行优化。在这里,我们同样需要基于数字档案管理系统平台,对电子档案进行分类编号,建立规则的归档程序,在检查和比对之后,生成档案文件的目录清单,我们通过条件检索的方式,迅速在目录清单当中找到目标档案,然后快速锁定纸质档案的存储位置,或者可以直接调用纸质档案的扫描件,以此提高档案查询利用的效率水平。在这里,我们必须进一步明确档案的检索功能,即与档案目录相关的文字、字母等信息,通常以档案名称每个字的字母作为检索条件,或者可以直接输入档案名称中的某个关键词,系统自动过滤之后,弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式,改变了以往纸质档案查找的繁琐程序,是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。

(三)软硬件基础设施建设

硬件方面配置:HP DL580(G2)服务器1台,序列号347904-AA1;HP MSA500磁盘阵列1台,支持14硬盘接口;HP原装SCSI硬盘7块,每块容量36G;ADAPTEC29160适配器卡1个;Evolution Pro工程扫描仪2台;虹光AV6000高速文档扫描仪1台;HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台;联想开天M400PC机4台;笔记本电脑4台;不间断电源1个;数码摄像机1台;数码相机1台,加1G内存。软件方面配置:Windows2000 Server标准版10用户操作系统;Oracle 9i标准版10用户数据库软件;清华紫光软件,用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。

(四)应用系统开发

首先是信息的采集,该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目,分类建立电子文档,并录入到系统数据库当中。其次是日常管理,根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容,通过软件的功能,为用户提供便捷的日常管理模式,譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置,根据档案管理的需求,以及结合档案管理的工作结构,为适应用户的需求而不断完善的系统功能,这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全,档案应用系统的数字化,在为档案提供更加方便管理环境的同时,面临越来越多的档案信息威胁性因素,譬如病毒的侵入、黑客的攻击等,在此要求档案在数字化加工的时候,提高数据的安全系数水平,而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求,在日常管理当中保证数据环境的安全。

三、结束语

综上所述,由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念,在数字化和网络化的背景下,房地产档案管理信息量不断增多,很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备,因此很难进行超前管理和跟踪管理,由此产生的诸多不适应性,影响档案管理工作的有效开展。为此,笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统,并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发,方可为档案管理工作的开展,创造有利的条件。

参考文献:

篇10

一、企业基建档案管理工作的重要性认识

企业基建档案既是企业基建工程项目的历史记录,同时也是项目工程建设完工之后,投入施工、维护、管理、扩建以及技术改造等工作的重要依据。基建档案不仅从静态方面反映了项目工程施工的全部面目,而且从动态上反应了项目工程的历史变化情况和发展的现状,因此可以说,企业基建档案管理工作是现代企业管理中一项不可获取的企业管理工作。神东煤田开发建设自1982年建立至今,经过了30多年的艰苦创业,成就了企业的卓越发展,企业基建档案真实记录了企业建设的全过程,发挥了 其重大作用,同时档案的发展规模不断壮大,涉及到不同项目的基建档案已经有58000多卷,尤其是最近几年,随着国家对煤炭企业的调控和国家经济体制不断深化和改革,每年都会有很多的基建项目进行项目升级改造。这些基建技术改造项目在改造过程中都会利用本企业档案室中保存的以往的项目建设文件材料,有效的利用这些文件材料,在很大程度上缩短了改造的时间,同时也很好的解决了技术项目技术升级改造过程中存在的问题。我们试想一下,如果企业的档案室没有采取必要的措施将这些档案资料保存好,势必会给企业的项目技术改造等工作造成严重的影响,增加了改造的时间,同时也增加了不必要的人工和资金的投入,因此,在档案管理过程中,只有做好收集、归档、整理、保存的各个流程,才能将这些档案资料很好的保存好,才能发挥其应用的价值,才能在需要他的时候能够及时的体现其应用的作用及价值,从这些方面我们可以看出基建档案管理工作在企业经营过程中的重要性。

二、企业基建档案管理工作存在的问题

企业在经营过程中,如果对档案管理工作不够重视,尤其在基建档案的收集、整理、归档方面就会出现很多问题,直接导致了企业基建档案不完整、不准确、不系统,造成了基建档案在使用过程中不能很好地发挥其应用的价值和作用,我认为,目前企业基建档案管理过程中存在的问题主要表现在以下几个方面:

1.企业的管理者对基建档案管理工作不够重视

首先,有很多企业的管理者和领导对基建档案管理工作不重视,基建档案管理工作经常处于不到位的现象,对档案管理工作落实不到位,仅仅把档案管理工作看做是可有可无的一种工作,在企业经营过程中,重点关注工程建设或者升级改造的速度和质量,而对基建档案管理工作缺忽视不提,这种不重视就造成了基建档案在收集、整理和归档方面存在严重不到位的现象,很难与工程的建设同步进行,尤其是在基建档案归档过程中,档案收集、整理不到位的现象也很明显,很难实现基建工程项目竣工之后相应的档案能够及时的归档。而且基建档案在收集、整理和归档过程中很难做到归档率、完整率、准确率和合格率达到相应的要求。工程和档案不相符的现象也存在;其次,部分领导对项目建设类型未见材料的归档范围不是很了解。企业的领导在对企业管理过程中,为了方便自身的工作的开展,在没有经过商议的前提下就擅自把一些立项的文件材料,建设施工过程中的各种图纸和审批文件等重要材料保留在本部门,而没有将这些材料及时的上交给相应的档案管理部门;最后,企业的很懂领导对基建档案文件材料的重视程度不足,没有充分的认识到基建档案文件和相关材料在企业项目建设过程中的重要性,同时也没有认识到这些材料对于企业未来的项目改扩建、技术改造升级有着重要的作用。在开展工作过程中片面的认为这些工作交给档案管理部门的工作人员来做就行了,甚至企业的各个部门的领导和企业的管理层都很少深入到各个部门、各个施工单位了解其中存在的具体问题,这种情况的存在就造成了基建档案在收集、整理和归档过程中存在很多的问题,缺乏系统性、完整性和准确性。

2.施工单位基建档案归档意识落后

很多项目工程的施工单位对基建档案的重要性认识不足,在施工过程中没有指定专门的负责人员对基建档案进行收集、整理、归档,多数情况下,这种工作都是交由施工人员兼管基建档案的收集、整理和归档工作。而有的施工单位甚至是临时抽调一些不是本专业的工作人员对基建档案的文件和材料进行收集、整理和归档,在管理过程中,由于这些工作人员没有经过专业的知识培训,缺乏有效的收集、整理和归档手段,造成了基建档案材料在收集过程中存在不完整、不齐全、文件材料的内容不真实的严重情况。更有甚者,施工单位的管理部门根本对基建档案的管理不重视,各种工作都是敷衍了事,该收集的文件材料不收集,改签章的施工文件不签章,在施工过程中,需要原件证件而采用复印件的形式代替,上述的这些现象严重导致了基建档案在收集、整理、归档方面存在无序现象,严重影响到了基建档案的质量以及日后的使用的价值和作用,给建设单位的基建档案管理工作带来了一定的负面影响。目前,我国虽然对于煤炭行业出台了相应的关于建设工程项目档案管理方面的规章、制度以及行业标准,但是这些规章制度在执行方面存在执行不利,很多施工单位依法对档案进行管理的意识淡薄,难以满足国家对基建档案管理的实际要求。

3.档案管理人员队伍不稳定,专业素质不高

企业档案管理人员队伍的稳定和较高的专业素质是做好企业基建档案管理工作的首要条件。基建档案管理工作是一项专业要求十分高的一种管理工作,在管理过程中,要求档案的管理人员既要有较高的责任感和使命感,同时又要要求其具有一定的档案管理专业水平。企业在档案管理过程中,如果档案人员不稳定,经常更换,那么就很可能会造成基建档案管理工作与实际需求相脱节。此外,有的档案管理人员在开展工作过程中,对自己的工作不负责,明知在管理过程中归档的内容还存在一定的缺陷,一些重要的基建档案文件和材料还遗留在相关部门和技术人员的手中,但是出于面子问题,对这些情况经常隐瞒,不上报,不采取相应的应急措施,最终造成了基建档案归档的内容和文件材料不全面,严重影响了基建档案案卷的准确性和质量。另外,由于很多企业档案管理人员参加专业培训的次数较少,对档案管理工作的新方向和新动态不够了解,导致了档案管理人员的管理水平无法适应企业档案发展的需求。

三、加强企业基建档案管理工作的对策

1.加强基建档案归档工作的管理和控制

首先,企业基建工程项目管理部门在与施工单位签订施工合同时,要根据国家的相关法律法规和本企业的对档案的实际需求,对施工单位的基建档案工作提出相应的要求,确保基建档案管理工作的质量,此外,企业的档案管理部门在每一个项目工程开工建设前,应该及时的召集施工单位、建设单位、设计单位以及工程的监理单位的专职和兼职档案管理人员召开基建档案管理会议,并根据本企业的实际需求,向参加会议的档案管理人员讲解相应的工作流程,并制定基建档案管理的范围,同时还应该让每一位档案管理人员对工程施工过程中形成的材料有一个明确的了解,确保每个单位的档案管理人员都能够按照档案要求进行收集、整理和归档相应的文件和材料;其次,档案部门的领导要加强对各个单位、各个部门的档案收集、整理和归档的监督和指导,并指导相关部门建立相应的基建档案文件材料的立卷、整理归档工作,要求他们严格按照相应的要求进行整理组卷,在监督过程中对于项目工程中的一些重大工程、大型的项目工程应该始终进行跟踪和监督,在最大程度上保证基建档案的文件和材料的完整性、系统性和准确定;最后,任何项目工程施工完毕之后,都应该由施工单位提供相应的施工文件材料、设计图纸和竣工图纸,经过企业基建档案管理部门的相关人员检查合格之后,并出具相应的技术人员检验报告之后,开具工程项目档案工作联系单,然后将其交由基建管理部门验收。基建管理部门只有将施工单位提交的各种文件材料移交给档案室进行整理归档之后,财务部门才可以凭借基建部门签发的付款单据,才能将相应的款项支付和施工单位,这样一环连一环,环环监督,能够在最大程度上保证基建档案的完整性和系统性。

2.更新关键强化企业基建档案管理意识

随着企业的基建项目和基建档案的数量不断增加,对企业基建档案管理工作提出了更高的要求,需要基建档案管理部门能够尽快适应新形势的发展,紧跟时代潮流,转变传统的基建档案管理方式。在煤炭企业管理中应该加强对《档案法》的学习和贯彻,从政策和法规方面不断增加基建档案管理人员的法律意识、政策意识和科学意识,不断增加档案管理的意识,从思想程度重视企业的基建档案管理工作,充分认识到基建管理工程的重要性。每一个项目工程在建设过程中形成的各种施工材料都是基建档案的重要组成部分,基建档案的文件和材料收集的是否完成、准确,归档是否合理、科学,不仅会严重影响到整个企业的档案管理工作,更重要的是会影响到基建工程施工进度和人力、财力的投入情况。因此,就要求档案管理部门充分的认识到基建档案管理工作的重要性,克服其中存在的误区和偏见,积极利用基建档案资源推进企业的建设。只有企业的档案管理人员具备了较高的档案管理意识,才能保证企业基建档案材料一旦发生变化就能迅速的采取措施对其进行收集、整理、归档,同时,要求企业的各个部门要形成良好的档案管理意识,只有在企业上下形成全面的档案管理意识,才能保证企业的各个部门都能对项目进行支持,相互配合,及时的对管理过程中存在的问题进行沟通,确保基建档案管理工作的规范、有序的进行下去,提高企业基建档案管理工作的质量和水平。

3.稳定企业档案管理人员队伍,提高档案管理人员的素质