工程部档案员工作计划例1

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2014年2月27日

实施国家科技计划项目是我国政府支持重大科技研发活动的主要形式，是推动我国科技进步、提升我国自主创新能力的重大举措，科技计划项目也正在以前所未有的方式与经济、社会、环境等诸多因素更加紧密地结合在一起。科技计划项目档案作为记录科技计划项目实施过程的资料，是重要的科技信息储备资源，加强科技计划项目档案资源的管理，是发挥科技计划项目档案信息资源的前提条件，也是进一步提升科技管理工作水平，完善科技档案管理体系的重要途径。

一、科技计划项目档案资源管理工作的重要性

科技计划项目档案是科技档案的重要组成部分，开展科技计划项目档案管理工作的研究，是为了获得理论和技术方法成果，促进科技计划项目档案管理工作不断进步。同时，科技计划项目档案管理工作也是国家科学技术管理工作和国家档案事业的一个重要环节，也是建设和发展科技档案事业的重要部分。

（一）有利于增强各部门的科技计划项目档案管理意识。科技计划项目档案记载和反映了科技计划项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。科技计划项目档案归档材料一般包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料、立项后各阶段的试验原始记录材料、最后的总结报告、成果报告、成果鉴定、成果推广示范和反馈信息材料等。加强科技计划项目档案资源的管理，有利于建立健全科技计划项目档案管理体系，及时查缺补漏，完善科技计划项目档案各环节的工作内容，增强各部门和科技计划项目承担者的科技计划项目档案管理意识，从源头上保证项目档案的完备性。

（二）科技计划项目档案是科技计划管理的重要内容。从科技计划管理的角度看，加强科技计划项目档案资源管理，强化并拓展了科技计划项目管理链条上项目的验收工作内容，有利于积累和丰富科技档案资源，也强调了科技计划管理工作中的科技计划项目档案管理工作的重要性。

（三）科技计划项目档案是国家科技计划管理的依据。科技计划项目档案是在科技计划项目立项、实施、结题验收和成果转化整个过程中产生的，是科技计划项目执行过程中的真实记录和可靠的信息来源。因而，它为科技计划项目的全生命周期管理提供了及时、准确、全面的信息，成为对国家科技计划执行、管理、监测、评价的重要依据。完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程管理科学性、准确性。

（四）科技计划项目档案易于规范，对科技档案管理具有较强的示范性。科技计划项目是围绕一个具体研究目标，展开的相对独立的科研活动，从申请立项、项目研发到项目验收是一个完整的科技过程。而且，项目研究目的明确、研究范围清楚、研究过程容易区别等特点，使科技计划项目档案管理相对单纯，具有良好的过程控制与实施的条件。而且，科技计划项目管理与其他科研管理的共性多、密切相关，便于其他科技档案工作借鉴，具有较强的示范性。

（五）发挥科技计划项目档案信息价值的重要保障。随着经济和社会各项事业的发展，在科技研发过程中，档案信息资源的管理、开发、利用已经引起社会各界的高度关注，档案信息资源已经成为重要的战略资源。科技计划项目档案记录了科技计划项目实施的完整过程，包含有大量有价值的科技信息。做好科技计划项目档案的管理工作，才能充分发挥科技计划项目档案潜在的科技信息价值和社会经济效益，为进一步支撑国家科技发展提供重要支撑。

二、科技计划项目档案资源管理中存在的突出问题

由于我国政府层面没有专门的科技计划项目档案管理部门和相关的法规，导致科技计划项目档案管理问题突出。

（一）科技计划项目档案管理体系不健全。目前，我国对科技计划项目档案的管理主要是依托科技计划项目管理的组织架构来实现的。各类科技计划项目档案分类、分部门管理，不同的科技计划项目有不同的档案管理办法，国家层面没有出台统一的国家科技计划项目管理办法，未建立完善的科技计划项目档案管理体系。实际上对各类科技计划项目的档案采取的是“独立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科学技术委员会已经出台了科技计划项目档案管理的指导性文件，北京市科学技术委员会还建立了专门的科技计划项目档案馆，专门管理北京市各类科技计划项目档案资源。

（二）科技计划项目档案的归档意识淡薄。科技计划项目档案的收集归档是当前各部门科研档案管理工作中存在的突出问题。首先，各科技计划项目承担单位对项目档案的管理工作重视不足。一些项目承担单位没有专门负责科技计划项目档案的部门和工作人员，导致在整个项目实施过程中对档案的收集管理工作给予足够的重视。其次，在科技计划项目研究过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖励申报，对项目档案资料的整理和积累重视程度明显不足。许多科研工作者认为科技计划项目档案归档是科技档案管理部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了研究团队的荣誉和利益，再加上管理部门的缺位，很多项目档案资料被科研人员当作个人资源保管，甚至寻找各种借口拒绝归档。这给国家科技计划项目档案的收集和归档工作带来很大困难。

由于上述问题的普遍存在，严重影响了科技计划项目档案的完整性、系统性。

（三）科技计划项目档案管理模式落后。由于管理体系不健全，各方面的投入和支持力度不够，导致当前科技计划项目档案管理主要局限于科技计划项目档案实体的收集、加工整理、保管，而对科技计划项目档案的信息化管理相对薄弱，导致大量的科技计划项目档案资源没有实现信息化，这也严重约束了档案资源的开发利用。

（四）定密范围不准确，影响了知识产权效益的发挥。在科技计划项目档案的管理过程中，把科技计划项目档案保护与利用对立起来的问题十分普遍。过分强调科技计划项目档案的技术性，担心项目档案的开发利用会泄漏技术秘密，导致定密范围扩大。把本可以公开利用的科技计划项目档案加以保密，应该解密的科技计划项目档案没有及时解密，把科技计划项目档案长期搁置在库房而不充分开发利用，这样不仅造成了科技计划项目档案在管理和利用过程的知识产权流失现象，也导致项目档案保障知识产权的凭证作用得不到实现，影响了科技计划项目档案作为一种有价值的科技资源的开发利用。

三、加强科技计划项目档案资源管理的建议

健全科技计划项目档案管理体系，是科学地管理科技计划项目档案，保证及时、有效地提供科技计划项目档案信息的关键。

（一）健全科技计划项目档案管理制度。制度建设是科技计划项目档案工作走向规范化、科学化的重要保障。首先，宏观层面上，国家科技管理部门应建立专门的国家科技计划档案管理部门，专门负责科技计划项目档案的管理工作，指导各相关部门的科技计划项目档案管理工作，出台专门的法律、法规；其次，科技计划项目档案管理部门应在上级科技主管部门及科技档案工作主管部门领导下，依据《档案法》和有关科技计划项目管理办法，结合科技计划项目实施和科技计划项目档案管理工作实际需要，针对性的出台《国家科技计划项目档案管理办法》及《国家科技计划项目档案管理办法实施细则》，明确科技计划项目档案的归档范围、归档时间、归档要求，确定责任单位、责任人范围。

为确保科技计划项目材料完整归档，项目课题组和科技计划项目档案管理部门应各尽其责，完善科技计划项目档案的收集制度。实行课题组归档责任制，科技计划项目课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集和管理工作，按照科研工作程序，确保科研各阶段成果材料的完整性。明确在科技计划项目结题验收环节，科技计划项目档案归档的完整性将作为一个重要的考察因素，待与科技计划项目相关的所有档案资料按规定归档完毕，经科技计划档案管理部门验收合格并出具相关证明材料后，整个项目的结题验收工作才算完成。否则不能核准一个科技计划项目的结题验收工作，并追究相关单位和负责人的责任。

科技管理部门负责科技计划项目档案归档工作的人员，应严格按照国家各相关部门制定的科技计划项目档案管理制度认真履行岗位职责，加强对科技计划项目的跟踪管理，确保各课题组分散形成的科技计划项目档案资料及时、完整地移交科技计划项目档案管理部门。

（二）开展专题培训，加强科技计划项目档案管理工作的系统性

第一，针对项目承担单位和科研人员进行培训。各级科技管理部门要配合科技计划项目档案管理部门组织项目承担单位和科研人员进行专题培训，让项目承担单位和科研人员明确自己在整个项目档案管理过程中所应承担的责任和义务，加强科技计划项目承担单位和科研人员的归档意识。

第二，针对项目档案管理人员进行培训。专业的科技计划项目档案管理人才是实现项目档案科学化、规范化管理的核心要素。国家科技管理部门应举办国家科技计划项目档案管理人员专题培训，强调科技计划项目档案在收集、整理、开发利用等环节的特殊要求，提升科技计划项目档案工作人员的专业水平。通过培训逐步建立一支业务水平高、档案管理意识强、能够掌握开发科技计划项目档案先进技术的专业管理人才队伍，提升项目档案管理水平，优化科技计划项目档案管理模式。

（三）加强科技计划项目档案的科学化管理。科技计划项目档案工作的科学化是实现项目档案管理标准化、规范化和现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的快速发展，特别是计算机的广泛应用，使项目档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。科学化是科技计划项目档案工作科学管理的重要手段，将有利于在科技计划项目档案资源管理中形成一系列的科学化的管理制度。

科技计划项目档案管理的科学化，主要是国家通过制定和实施各项科技计划项目档案管理标准，使科技计划项目档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技计划项目档案管理的标准化、规范化和项目档案开发利用的现代化水平，为科研工作者迅速、准确地提供科技信息。

科技计划项目档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子文档。科技计划项目档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。广、快、精、准是信息化社会的科研工作对科技计划项目档案信息需求的基本特点，为满足这一需求，在很大程度上还必须借助于先进的技术手段。运用先进技术手段管理科技计划项目档案是实现科技计划项目档案科学管理的必然趋势。

（四）科学、合理地确定科技计划项目档案的秘密等级。科技计划项目档案管理部门对科技计划项目档案进行保管并提供利用时，档案管理人员要对整理好的科技计划项目档案进行严格的分类。在实际管理工作中，科技计划项目档案管理人员严格划清项目档案中非密档案与档案界限，再根据其不同特征和开放程度，对不同级别、不同需求的利用者确定与之相适应的利用范围，制定相应的管理办法。结合实际，划分“绝密”、“机密”、“秘密”等不同的密级，明确规定使用范围。的科技计划项目档案都应加盖密级标记，以便与一般档案区别开来，列入控制使用的范围。同时，对超过规定保密期限的，按照相关规定，及时做好科技计划项目档案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技计划项目档案资源，从而使科技计划项目档案在后期的开发利用过程中，既能充分体现它的科技信息价值，又能防止密级档案泄密事件的发生。

四、结语

国家科技计划项目对于推动国民经济发展和国家科技进步发挥着重大作用，科技计划项目档案具有能够及时保存科技信息的优势。为此，必须高度重视国家科技计划项目档案资源的管理工作，加强国家科技信息资源的积累，为我国科学技术发展提供完整、可靠的信息资源。同时，必须清楚整个科技计划项目档案资源的管理工作涉及到国家科技管理部门、科技计划实施单位和相关科研人员，要做好国家科技计划项目档案的管理工作，不仅需要国家科技主管部门给予高度重视，更需要科技计划项目的各管理和实施主体的共同参与和支持。

主要参考文献：

[1]刘春泽，宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].改革与开放，2011.8.

[2]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济，2012.3.63.

工程部档案员工作计划例2

人口和计划生育档案是在开展人口与计划生育工作的过程中形成的，具有保存和参考、利用价值的文字、图表等不同形式的工作记录，它为人口和计划生育政策的制定和执行提供了依据，有利于人口和计划生育工作的顺利开展，因此，应该重视人口和计划生育的档案管理工作，解决档案管理中存在的问题。

一、人口和计划生育档案管理存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

对管理工作的态度决定了管理工作的质量，在实际工作中，很多领导干部和档案管理人员对档案管理的重视程度不够，没有认识到档案管理的重要性，认为档案管理工作只不过是形象工程，是为了应付上级检查的工具，并没有实际作用，不会对人口与计划生育工作带来实际的意义。由于对档案管理工作的不重视，档案管理人员在进行档案整理、收集过程中，态度不够认真，导致档案信息不完整或不准确。

（二）缺乏完善的档案管理制度

档案的建立和管理没有统一的要求，没有按照档案立案原则进行档案的规范管理，受到技术水平的制约，档案的管理还停留在手工操作的阶段，不但增加了管理人员的工作量，还容易导致档案信息的失真。由于缺乏档案管理制度，档案内容存在着弄虚作假的现象，比如对临时用工隐瞒不报、对下岗员工和留职人员没有进行生育节育的调查，档案漏档现象严重，假资料、假文件泛滥，严重影响了档案的真实性。

（三）档案管理人员的素质参差不齐

档案管理人员的素质对档案管理工作水平有直接的影响，目前很多档案管理人员的素质不达标，领导者认为档案管理工作是谁都能胜任的，因而没有技术要求，更没有学历要求，有的档案管理者是领导的裙带关系，大多数是由年纪大、身体差的女同志来做这项“轻松活”，她们大多数没有较高的学历，更没有管理经验，只能边摸索边学习，影响了档案管理水平的提高。

二、完善人口和计划生育档案管理的措施

（一）提高对档案管理工作的认识

随着社会经济的发展，人口因素的作用对社会、资源、环境的影响是巨大的，既可以促进社会、资源、环境的发展，又可以阻碍社会、资源、环境的发展，因此，做好人口与计划生育档案管理工作有利于为相关管理部门提供真实有效的人口信息，为管理部门做出有关人口语计划生育的决策提供重要的依据，满足社会对人口与计划生育档案利用的要求。领导阶层和档案管理者必须要认识到档案管理的重要性，才能制定档案管理的相关制度，管理人员在工作过程中也能认真对待工作，提高责任感。

（二）加强档案管理工作的制度建设

档案管理制度是档案管理工作的理论依据，加强档案管理工作的制度建设，能够让档案管理工作有据可查，有利于规范档案管理人员的行为。在档案归档前，要严格每个环节的检查，工作人员做好任务分配，采用责任制，严格把关每一个环节，并做好对档案信息的审核，一旦出现问题，直接找各个阶段的负责人，建立档案预立卷制度、移交接手制度等，严格制度的落实实施状况，保证档案信息的完整性、真实性和科学化，发挥档案对人口与计划生育工作的作用。

（三）提高档案管理人员的素质

提高档案管理人员的素质，要从两方面进行，首先，要严格档案管理人员的招聘制度，要有一定的学历和经验要求，多招收一些年轻的管理人员，有利于创新档案管理思想，容易接受新知识，也可以招聘一些具有优秀管理经验的人才，使档案管理队伍既具有丰富的理论知识，又具有丰富的管理经验。其次，做好在职管理人员的培训，鼓励档案管理人员加强学习，参加培训班，或者单位为其提供机会，交流学习等，为他们素质的提高创造条件。

总 结：

目前，人口和计划生育档案管理工作还存在着对档案管理工作的重视程度不够、缺乏完善的档案管理制度、档案管理人员的素质参差不齐等问题，要想提高档案管理质量，促进档案管理规范化，必须要提高对档案管理工作的认识、加强档案管理工作的制度建设、提高档案管理人员的素质、加快档案管理的信息化进程，使档案管理更好的为人口与计划生育工作服务。

参考文献

工程部档案员工作计划例3

随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。

一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。

1．人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。

2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。

4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。

5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

1．存在认识上的偏差

在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2．内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。

3．监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

4．人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。

5．人员不固定

计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。

6．管理制度不健全，手段落后

对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。

7．档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。

三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平

(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。

(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程

在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平

档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。

1．重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。

2．重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累

很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。

4．合理调配人才，优化人才结构

工程部档案员工作计划例4

随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作提出了更高、更严、更新的要求，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节，进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。

一、计生档案的“四化”管理

（一）系统W络化

计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人、落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部”的人口与计划生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针”，人口计生局各科室具体承担计划生育工作任务落实，汇集“八面来风”，是“针眼”、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线”。同时，这些“纵向线”并非完全孤立、毫不相干的，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。

（二）职责明确化

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

（三）工作制度化

只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；实行档案收集整理时限制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料，等等。

（四）管理科学化

计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。

二、加强人口和计划生育档案管理的基本途径

1、更新观念。档案人员要从人口和计划生育档案实体的保管人员转变为管理者、知识提供者和决策咨询者，就需要掌握系统的档案专业知识、现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递于知识生产和知识创新活动中。

2、重组人口和计划生育档案管理流程。根据信息流进行管理流程重组，人口和计划生育档案管理的参与者进行信息流程设计的过程中，将隐性知识融入流程设计的环节，使隐性知识显性化，以定义流程中与档案相关的基本概念，提出人口和计划生育档案鉴定、流转、保存等方面的具体要求，确保整个流程的科学与高效。同时，信息流程的设计过程是人口和计划生育档案传递、交流和共享的过程。一方面，人口和计划生育档案流程参与者所蕴藏的隐性知识得到了显性化；另一方面，通过交流和共享，他人外化的隐性知识，通过不断内化、外化的循环，促进了知识创新的实现。

3、建立人口和计划生育档案技术服务平台。信息技术的发展促进人口和计划生育档案由简单编研向研发转变，由传统的保护技术向信息化管理转变，由注重基础理论研究向应用与转化方面转变。因此，分散、无序的信息集中和有序化，经过筛选、鉴别、归类和综合过程，更加结构化、综合化和系统化，成为一些单位科技档案服务的主要内容。有效的档案信息检索系统和检索手段，必要的网络系统和搜索引擎技术，以及各种知识储备的专题数据库群，能够实现知识的共享与有效利用。

4、优化人口和计划生育档案管理的环境。首先，建立多渠道的人口和计划生育档案管理的投入机制。第二，大力加强开发工作的法律法规建设，落实“依法治档”，保证工作有法可依。第三，建立和完善人口和计划生育档案管理工作的激励机制。

5、优化计生档案管理人员队伍

我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。

积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化服务的能力。不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。

参考文献：

[1]李祥红黄旭.提升人口计生档案管理和服务能力[J].兰台内外，2011（03）.

工程部档案员工作计划例5

计划生育档案是人口计划生育过程中所形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、音像制品等不同形式的记录，是制定人口计划生育政策重要资料，是做好人口计划生育工作的基础。最近几年，我国计划生育系统各个单位认真贯彻和执行档案法规，计划生育档案管理工作有了一定的发展，但是计划生育档案管理工作还存在很多不足，发展不平衡，在个别部门这项工作得不到切实重视，计划生育档案管理工作处于混乱无人管理的状态，档案现代化管理水平不足，严重阻碍了计划生育档案功能的进一步发挥。

1 计划生育档案管理工作存在的问题分析

1.1 计划生育档案管理制度不健全

目前，在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度，对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段，计划生育档案管理制度不健全，档案资料收集、整理效率低下，管理不集中，信息资源缺乏整体性。制度建设不完善，有价值的档案材料得不到充分的重视，资料收集效率低下，信息管理和档案管理严重脱节，档案工作逐渐失去了其自身的完整性，很多的档案信息资源缺乏有效的整合。

1.2 计划生育档案管理手段落后

现阶段，计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后，这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理，计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式，不仅工作效率低下，而且还很容易出现错误，对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外，计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年，国家制定出台了多种法规和政策，但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题，法规执行能力不足。

1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐

人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前，从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性，人员配置随意性大，人员流动性大，高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足，并且计划生育档案管理缺少专职人员，大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段，计划生育档案管理人员少，专业技术跟不上时展进程，缺少正规培训的机会，存在专业知识老化，知识面狭窄，知识结构不合理的现象。此外，计划生育档案管理工作由于缺少重视，薪资待遇较低，难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，工作效率低，经常出现重大错误，不利于我国计划生育工作的顺利开展。

2 计划生育档案科学管理措施分析

2.1 强化制度建设

在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在档案局的具体指导下，结合地区实际情况，建立健全档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际，促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时，还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求，保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机，为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。

2.2 强化自身建设

强化计划生育档案工作安全第一的意识，建立必要的投入保障机制，改善库房保管条件，严格遵守规章制度，落实档案安全管理责任，抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查，确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作，按要求填报《先进（合格）综合档案室申报表》。通过共同努力，寻找工作中的短板，真抓实干，确保计划生育档案管理更加规范和科学。

2.3 计划生育档案科学管理队伍建设

首先，积极引起专业人才。针对计划生育档案科学管理待遇不高的问题，应该从政治和经济角度将其解决，提高领导对计划生育档案科学管理重要认识，极大对档案管理部门的投入，吸引高素质人才到计划生育档案科学管理部门开展工作。人才引进之后，要大胆启用专业人才，发挥专业人才的带头作用，通过直接和间接的指导，进一步提升整个工作队伍的专业能力；其次，开展业务培训。坚持每年举办1-2期计生档案管理员培训班，培训内容涉及政策法规、宣传教育、科技服务、流动人口服务管理、规划统计、药具管理、计生协会、档案法规、档案管理方法等各项业务工作，不断计划生育档案管理工作队伍的专业素质；最后，引入竞争机制，计划生育档案管理部门应该将工作能力、业务水平同员工的晋升联系到一起，充分调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，激发计划生育档案管理人员主动学习，提高档案管理质量和效率。

参考文献：

[1]浅谈计划生育宣传技术服务站档案管理的信息化[J].吕小囡.世界最新医学信息文摘. 2015（52）

工程部档案员工作计划例6

中图分类号：G279.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0352-01

乡镇计划生育档案工作是计划生育工作的重要组成部分，管好、用好计生档案是每个乡镇计生工作者必须履行的重要职责和任务。虽然现在计划生育工作实施顺利，但是仍有很多问题有待进一步改善。只有做好乡镇计划生育档案管理工作，才能保证计划生育的工作的顺利进行。

一、 计划生育档案管理的重要性

1、人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。通过对人口档案统计数据的分析，可以帮助计划生育工作者量化人口和计划生育工作目标，为统计计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。

2、能有效的对流动人口进行管理

通过有效利用人口计生档案能随时帮助有关部门掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止出现工作疏漏。

3、人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众中的开展。

二、 乡镇计划生育档案管理工作中存在的问题

1、 档案工作意识淡薄

有的乡镇没有把计生档案管理工作放到重要位置，缺乏对计生档案工作重要性的认识，没有把档案工作提到议事日程上来，也没有把档案工作纳入计生的考核体系中。档案人员兼职过多，缺乏资金投入，疏于用制度管档，没有真正从对历史负责、对计生事业负责的高度去做好档案管理工作，从而影响了计生档案管理工作的健康发展。

2、 档案管理力量薄弱

档案人员素质偏低，乡镇大部分单位计生档案管理人员由老与弱的女同志承担，或办公室勤杂人员兼任，文化素质不高，档案专业知识缺乏，实际操作能力差。有的档案员对立卷归档的基本知识不了解，对档案的全宗、类别、保管期限混淆不清，常出现编错号、盖错章的现象，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频繁，也造成了档案资料的散失。

3、 档案管理手段落后

当前乡镇计生档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低；资金保障不到位，基层计生办公经费不足，用于档案收集、整理和保管的资金投入少，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

4、档案服务现实能力差

乡镇计生档案门类不够丰富，有的乡镇只注重文书、报表档案的收集，忽视声像以及与计生业务有关的资料的收集，影响了计生档案的系统性和完整性；计生档案资源流失严重，由于历史的或保管不善等原因，计生档案存在整年丢失的现象，部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

三、 加强乡镇计划生育档案工作的建议

1.提高认识，增强责任意识

要充分认识乡镇计生档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查；要增强责任感，档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

2、 强化培训，提高业务素质

要选好用好档案管理人员，将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，乡镇计生领导要从政治上、生活上关心他们，充分发挥他们的潜能和热情。强化档案业务培训，要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

3、 规范管理，提高档案质量

要制订和健全收集归档材料制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，要创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合，遵循各类档案的形成规律，适时收集。同时还要积极改善档案保管环境和条件，配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。要积极应用档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化。要编撰好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料。

4、鼓励档案人员自我成才

档案人员应积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造良好环境，为他们学习、应用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力， 使其通过竞争增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥潜能， 营造创优争先的良好氛围。

四、 结束语

人口档案管理是做好计划生育工作的基础，是计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展的必然前提，因此要把档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，只有这样才能从整体上提高人口档案的管理水平。

参考文献：

[1] 杨冰.电子档案长期保存的对策与措施[J].兰台世界，2006（8）.

工程部档案员工作计划例7

1．人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。

2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。

4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。

5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题1．存在认识上的偏差

在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2．内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。

3．监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

4．人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。

5．人员不固定

计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。

6．管理制度不健全，手段落后

对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。

7．档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平

(1)要提高档案管理的水平就必须

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实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。

(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程

在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。1．重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。2．重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累

很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。

工程部档案员工作计划例8

工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。

一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制

1、组织机构、明确责任、落实到人

强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。

2、完善奥运工程档案新制度

为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。

二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步

1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合

档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。

2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题

奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。

3、动态监管保证档案同步收集

(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段

按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。

(2)有效监督设计变更通知单整改

工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。

档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。

三、建立风险管理机制

1、成立档案检查小组，实行全过程把关

在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。

2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交

为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。

3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全

档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。

四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平

1、强化档案意识

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。

工程部档案员工作计划例9

工程档案的前端管理是指在档案形成之前,从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制,避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程,是确保赛时、赛后使用的重要凭证,是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中,对工程档案采取的有效措施,切实实现了工程档案的前端管理,把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中,使档案管理与工程管理工作同步进行,协同作战。

一、健全档案网络,完善制度建设,确保档案管理的前端控制

1、组织机构、明确责任、落实到人

强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况,我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系,保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导,部室经理、部室档案员负责的档案管理网络,落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人,总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络,实行层层管理,落实责任。领导负责制的档案管理网络,为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。

2、完善奥运工程档案新制度

为保证奥运工程档案高质量、高标准,必须实现与施工进度同步进行的要求,我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法,使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求,做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度,并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度,并要求把这些制度悬挂于墙上,时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事,为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。

二、实行动态监管,强化档案管理与施工管理同步

1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合

档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中,要求参建各总包单位根据工程施工进度表,制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合,根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》,这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起,把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做,为档案及时收集、整理,为保证档案的齐全、准确,为工程竣工发挥了保障作用。

2、工程分部分项划分措施,从源头解决档案收集问题

奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重,交叉施工现象非常严重,因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现,工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分,档案收集就会出现杂乱无序的情况,与施工同步进行便无从谈起,因此,要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准,根据分部分项划分标准,确定档案的形成时间和收集内容,从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题,使档案技术人员很快进入收集状态,有效解决了档案收集入手难的问题。

3、动态监管保证档案同步收集

(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段

按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况,如施工单位何时进场,何时土方开挖,何时物资进场,何时进行相关试验,哪项工程进行隐蔽,哪天进行分项验收,哪天进行分部工程验收等。针对施工进度,集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件,真正达到同步管理的目的。

(2)有效监督设计变更通知单整改

工程前期,大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求,设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单,只有设计单位自己内部各管理层的签字,即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认,这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件,给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦,档案部门积极与设计院进行协调,提出按《规程》整改的建议,并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足,实现档案的前端控制,保证了工程质量与责任。

档案工作计划的制定,分部分项的划分,动态的监督检查,把施工单位档案工作量化,增加了可操作性,使档案管理工作更具针对性,从真正意义上达到同步整理的目的,实现工程档案的前端控制。

三、建立风险管理机制

1、成立档案检查小组,实行全过程把关

在集团网络制度下,成立档案检查小组,由公司副总经理担任组长,由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成,有效实行从规划到竣工的全过程把关。

2、成立档案验收小组,保证高质量竣工档案的移交

为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行,集团成立档案验收小组,编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》,在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见,使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中,把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案,填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》,让总包单位按检查要求进一步整改,合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等,办理移交手续,使档案验收、移交工作做到程序化,进一步保证了竣工档案的准确性与完整性,体现了奥运工程档案的历史价值。

3、建立档案防汛应急预案机制,保证施工现场档案安全

档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场,由于条件的限制,每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁,为保证现场施工技术文件的完好与安全,集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》,从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料,提前对现场档案保管情况进行监督检查,检查档案设施、设备、装具,检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季,施工现场雨水倒灌的现象时有发生,然而由于我们提前采取了架高档案柜,柜上加盖防雨布等措施,没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识,实现了档案安全工作的前端管理。

四、加强档案培训,提高档案管理人员业务水平

1、强化档案意识

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识,才能在工作中注意收集、整理文件材料,填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说,档案意识越强,越有利于档案材料的有效收集,从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点,最大限度地满足利用者的需求。为此,我们利用工程档案例会,第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯,强化各级管理人员的档案意识。

工程部档案员工作计划例10

1　提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识

1.1　人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。

1.2　人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。

1.3　人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，即可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。

1.4　人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录薄收集整理，形成群众需求信息档案。

1.5　人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督着法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下基础。

2　认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

2.1　存在认识上的偏差

在实际工作中，有许多同志认为计生档案无实际意义，档案和计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓。

2.2　内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。

2.3　监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

2.4　人员素质偏低且不固定

大部分单位计生档案管理人员档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，影响了档案管理水平的提高。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。

2.5　管理制度不健全，手段落后

对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。档案立卷不规范，计生档案管理仅以保存为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。

3　认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

3.1　实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平

（1）要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（2）要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（3）要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷、重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

（4）要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，在因事制宜制定出一些具体细则。

（5）要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

3.2　加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程

（1）分轻重缓急，循序渐进。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。

（2）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合机著录；而对那些重要文件或反映庞杂的文件则进行文件级著录。

（3）分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。

（4）用

关键词 替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利弊其弊，可以采取以

关键词 替代主题词的做法，即从题名或文件题目中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇—

关键词 进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。

4　提高档案管理人员素质，提高档案管理水平

4.1　重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。

4.2　重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。

4.3　积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累

很多档案人员随人已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。