档案信息化论文例1

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

档案信息化论文例2

其次，相关执法部门应当加大执法力度，做到违法必究，依法治党，有效保障档案信息化中电子文件的信息安全。再次，我国相关立法部门应当深入了解目前国内档案信息化中电子文件的信息安全问题，加大对相关法律法规的理论研究力度，更好地修订完善法律法规。最后，我国应当建立健全与档案信息化中电子文件的信息安全相关的法律体系，找出目前法律有待完善的地方，修改不适时宜的法律条款，增强对电子档案信息安全的保护与执法力度，制定专门的电子档案信息安全法。

二、采用先进的现代信息技术

档案信息化论文例3

（一）档案信息化建设不够充分

目前，企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存，但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅，以及文档一体化程度不高等因素，都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展，这将直接影响档案利用的效果。

（二）传统档案管理手段亟需变革

随着企业规模扩大，档案来源日益广泛，数量剧增，形式多样，如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动”。所以，面对电子文件便捷的形成和转移特性，传统档案管理手段日渐捉襟见肘，企业加快档案信息化建设势在必行。

二、档案信息化建设内容

档案信息化，是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。

（一）基础设施建设

包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房，布局合适的安全保障体系，购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统，以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。

（二）数字信息资源建设

1、档案信息数字化是档案信息化的基础档案信息数字化包含两个方面：一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机，即“库存档案电子化”。2、主要内容和基本要求档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则，并设置、捕获元数据。3、具体建设内容文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿,版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。声像档案应注意品质质量，照片类以TIFF、JPEG格式,像素不低于300万，录像类以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、录音类以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。科技和专业类电子档案的图形类应以DWG格式归档，其它档案类型参照文书、声像类。

（三）应用软件建设

企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求，但对企业信息实力等各方面要求较高，普通企业无法实现。购买软件方便快捷，但一般需针对企业实际修改，进行二次开发，对档案和信息管理人员要求较高。无论采取何种方式，档案管理软件首先应能集成管理各门类数字档案资源，具备分类、编目、用户管理等基本功能。特别关注以下三点：一是系统的可操作性，避免繁琐；二是充分考虑档案室特点，区别于档案馆要求；三是考虑系统对数据真实性辨别，避免篡改。适用软件功能架构可参考基于OAIS(ISO14721-2012)模型设计，具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）。

（四）保障体系建设

1、经费保障企业档案信息化建设应从长远考虑，纳入企业信息化整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。2、制度保障包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度,数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。3、人才保障配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，打通档案管理人员发展和进步渠道。4、安全保障参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。

三、数字档案室是目前档案信息化解决方案

档案信息化建设是一个长期、系统性的过程，对于大部分企业来说，建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”，是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主，重在规范，着眼于现实，可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。企业档案信息化建设应以此为重要节点，作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。四、企业档案信息化与企业文化企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。

（一）充分利用信息化特点促进企业文化

传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性，员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示，为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案，便捷高效，提高了工作效率，缓解了工作压力，有助于保持良好的工作状态，同时提升了企业办事效率；信息传播快速，焕发内部蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。另外，远程档案查询系统可供随时查阅信息，提高了管理透明度；利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片，利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态，有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，为企业文化提升提供前所未有的机会。

档案信息化论文例4

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

档案信息化论文例5

二、未来数字化档案馆发展方向的设想

未来数字化档案馆的发展方向，是要在档案馆的建设、档案存储设备、档案管理工具及附属设备等方面在现有的基础上进一步提升，使用功能上将有一个飞跃式的变革。主要体现以下方面：一是档案密集架存储方式改变。从现在的集中排列式转换到立体框架式，每盒档案和对应电子档案光盘各有一个固定的立体架位和物理地址，电子文件在服务器上也有一个相应的存放地址。二是控制方式改变。档案存库、出库方式可以通过电脑控制和刷卡存取，有专用的自动存取卡槽，存入时自动扫描物理地址，自动传送到自己的立体空间位置。取出时根据自己选择想取出的档案，直接从电脑上调取。因特殊原因需要移库时，可以通过逐渐分批排序取出、通过现地刷卡和断电大量手动取出的方式进行。三是库房温控、湿控有专用的智能控制设备。设定后自动控制，在工作台电脑直接监控和报警，室内设备出现问题时可以及时发现和处理。四是防虫和消毒自动实现，在档案存取过程中，每次进出都会通过自动消毒和杀菌设备，并智能投放杀虫药剂。五是室内设置红外监控摄像和红外感应系统，对室内进行监控，防止非法人员和小动物进入。门禁系统与室内红外控制系统关联，门开后，室内红外扫描系统自动关闭，防止防系统误报警。六是档案的利用主要是利用电子档案，原始档案不公开借阅。七是重要档案的备份通过各地的档案中心相互备份，以保证档案的完整性。八是普通档案公开化。普通的档案可以在互联网上直接查阅，有利于档案的利用；权限档案可以通过设置个人密码，单向登陆系统查阅档案；重要和机密档案必须到各地的档案中心才能查阅。九是网络通信将以超级光纤传输或电力电缆传输方式为主，通过终端设备与用户对接。

三、信息化环境下档案管理人员技能要求

随着数字化档案馆开发和建设以及现代信息技术的广泛应用，档案管理对人员提出了新的要求，现有档案管理人员的知识结构不能满足未来档案数字化管理的需求，需要对档案管理人员进行多元化的知识培训。

（一）过硬的政治素质是保证档案机密性的前提条件档案管理人员必须具有较高的思想觉悟和较强的政治敏锐感，要树立正确的人生观、价值观。要能严守党和国家机密，依法开展档案和信息化建设工作，确保档案和信息的安全。

（二）崇高的职业道德是档案工作人员的基本素质要求档案工作是基础性和服务性工作，要求档案人员热爱档案工作，忠于档案事业，有较强的工作责心，淡泊名利、不畏困难，用心钻研，把档案工作做细做实。把握档案工作的各个环节，确保档案的完整、准确、系统和安全。要有较强的服务意识，将档案信息仔细收集、整理归档并提供有效利用。要把服务意识贯穿于档案工作的每一个环节。

档案信息化论文例6

上述工作目标的实现，向档案工作人员提出了很高的工作需要，其必须具备良好的档案管理现代化技术，能够认真的进行档案信息的分析及其研究，进行档案信息服务层次的提升，保证其档案信息服务及其咨询环节的协调。这就需要档案管理人员做好相关的工作，保证其不断的学习，上级档案管理人员要进行相关条件的提供。采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着现代化设备的不断应用，档案管理部门要进行各种优秀人才的引进，进行相关学科专业人员的引进，从而进行档案工作者的专业结构的调整，保证知识结构、年龄结构等的协调，保证原有工作人员的培训及其知识更新工作，保证更多的人员掌握现代化管理技术，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

档案信息化论文例7

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？

档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献：

档案信息化论文例8

对于档案进行管理的方式有很多种，如果只是一直限制在一些简单类别的存储的方法，不仅要要求会有很大的空间，必须还要对索引进行相应的明确，尽管是这样，如果想要把一些档案材料调出来，就必须要耗费很多的时间和精力。但是在计算机中有很多个存储的单元，其中主要的作用就是对信息进行全方面的记忆。对于计算机自身内部的记忆功能，也是一个非常大的优势。计算机如果有对内部信息进行记忆的功能，在实际计算的时候，就不需要对相关的数据的信息进行获取，这种功能只需要把数据信息提前输入到内部进行存储的单元里面，因此，在计算的时候，就可以从存储的单元里面，很方便的找到相关的数据信息，从而就可以不断的提高计算的效率。

一、档案信息化管理当中使用计算机技术的优势

档案信息化在实际管理中，对计算机技术的优势使用主要体现在以下几个方面：第一，利用计算机对档案进行相应的管理，主要是因为计算机的内存足够大。随着人们日常对休闲娱乐活动的项目逐渐增加，就会不断产生大量行政方面的资料和文件，并且后期档案的管理数量也就会相应的增加，但是一张光盘就能储存上亿的信息数据，这就最大程度降低对档案空间利用。另外还可以对存储成本的投入逐渐进行减少。第二，利用计算机来对档案进行管理，使档案在进行查找的时候更简单和方便。现阶段，档案使用率不断提高，并且每一个职能的部门通常会运用一些档案来作为借鉴，不同的需求就必须要求档案管理的部门必须要及时和高效的提出有关档案的资料。如果利用传统的方法来对档案进行管理，在档案实际查找的过程中，也会经常出现浪费更多时间而对档案查找不准确的现象，但是在档案信息化实际管理过程当中，要对计算机技术进行合理的利用，对档案的信息深入加工的功能进行全方面的改善，最终可以达到对档案信息深入开发的目的。第三，要利用计算机对档案进行管理，是为了能够让档案在进行修改并且做出合理的补充，对于复制和传输等各个方面都比较便捷。目前在档案信息化管理的过程中，计算机技术已经在社会发展的过程当中进行了广泛的推广和应用。档案在进行储存的时候，主要是由几个部分进行，例如文字的信息、照片和设计的图纸以及录像带等等。但是对于传统档案管理方法的管理，就会对其中的质量造成非常严重的影响，例如天气的情况和自然灾害等等，这些原因都会给档案的管理带来非常严重的安全隐患。

二、在档案信息化管理当中使用计算机技术存在的问题

在档案信息化管理当中使用计算机的过程中存在的问题主要体现在以下几点：第一，一些档案信息安全方面的问题也非常的明显，随着世界信息化以及计算机网络化不断的发展，电子档案数据信息当中存在着比较大的安全隐患。有大多数的病毒不断的入侵，就会经常出现档案数据的信息被损坏和修改以及泄露等相关的现象。第二，有关的档案管理人员的综合素质也需要进行提高，只有对计算机的相关理论以及使用的技巧进行掌握，并且对各种使用类型的办公设备操作的比较熟练，才能够成为一名比较优秀的企业档案管理人员。除此之外，还必须具备对档案信息进行加工和提炼等各方面的能力，还要把一些具有价值档案的资料及时的送到档案使用人员的手里。第三，档案在电子管理的方面也比较薄弱，其中主要体现在硬件设施和软件设施两个方面，档案在电子管理的过程当中，硬件是必须要用的计算机设备。一般来说，如果对硬件设备的投入比较大，就会造成硬件设备不足的情况。而在档案管理过程当中，软件是每一个环节都需要制定相关的标准和规范的。

三、在档案信息化管理当中使用计算机技术的重要性

在档案信息化管理当中，使用计算机技术的重要性，主要体现在以下几点：第一，他主要是世界经济和社会发展的一个必然趋势，随着世界经济一体化进程发展的速度不断加快，信息也已经对经济高速的发展和社会不断的进步以及企业能否进行生存造成了非常严重的影响。第二，他能够有效的对工作的效率进行不断的提高，同时还能对资源进行相应的节约和利用。在传统的档案管理工作过程当中，一般都是利用人工来对资料进行收集、规整和使用以及存储，这个工程当中肯定会对人力和财力以及物理造成大量的损失，并且工作进展的速度也比较慢，已经不能和我国现阶段的工作以及生活的节奏进行适应，从而也就不能跟上社会经济发展的脚步。第三，他也是企业档案管理发展一个非常重要的趋势。企业档案的管理主要是属于一种基础性的工作。在我国现代化建设当中，也有着非常重要的作用，并且他的地位也非常高。

综合上文所述，在档案信息化管理的过程当中，对于计算机技术方法的使用，已经在我国社会当中进行了广泛的推广和使用，因为计算机自身的内存是比较大的，不仅能够对大批量的信息进行容纳，还能对档案进行查找的时间进行了节约，也能对人力和物力以及财力等多个方面的过多的损耗进行全方面的节约，并且对信息资源的保存的时间也比较长。目前，这个技术的应用，也已经逐渐的成为了我国后期对于档案管理的一个必然的趋势，因此，我们必须要在档案管理当中应用计算机技术的同时，进行相应的关注和重视。

作者:李晶群 单位:牡丹江市爱民区档案馆

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1传统“开放原则”的思想承继和内涵扩展

“数字化档案信息开放利用原则”并非是“空穴来风”或“生造概念”，其蕴涵的“权利意识”和“人本意识”与历史上由来已久的“档案开放原则”一脉相承，其实现的政策环境直接依赖于我国从“历史档案开放”方针到《中华人民共和国档案法》一以贯之的“开放利用”规定，同时又是新的历史条件下对传统“开放原则”内涵的扩展。

1.1对“开放原则”思想的承继

“档案开放原则”在国际档案界的提出和普及经历了一个从“档案馆开放”(法国1794年4月7日法令确立)到“档案开放”的思想演变过程，在中国档案界经历了一个从“历史档案开放”(1980年中共中央的决定)到“档案开放”的实际操作过程。《档案法》使面向我国“公民”的“档案开放”由行政指令转变为法律行为，增加了档案开放的规范性和透明度。尽管目前档案开放时间和范围时常受到社会的质疑，但“开放利用”的指导思想则一直是相当明确的。

随着社会信息化浪潮下国家对信息资源开发重视程度的提高，随着以信息技术为依托的档案生成和管理电子平台的设计实施和推广，档案开放利用自然而然地扩及到了数字化档案信息利用领域，使得“数字化档案信息开放利用原则”具备了与传统“档案开放原则”在思想上、理论上、政策法规上的一致性。而且，目前主要通过网站建设、网络、数据库在线检索、Email传递等方式提供利用服务的数字化档案信息的利用越来越注重利用过程的“以人为本”，无论是网站设计的信息构建和信息内容的选择，都在技术人性化的趋势中开始考虑人本精神的体现，让“档案的人权”在“比特”世界中也能受到尊重和保护。“数字化档案信息开放利用原则”在精神内涵上继承了“档案开放原则”的人本理念和人权思想，以保证社会所有公民对数字化形式的档案信息的方便获取和自由利用权利。

1.2对“开放原则”内涵的扩展

以网络化为特色的数字化档案信息利用所带来的不仅是基于技术革新的原有服务范围和类型的扩大，更造就了新的思想观念的形成，新的研究视野的定位，新的利用群体(服务对象)的出现，以及利用性质的转变(从有目的学术利用到无目的休闲利用)和服务流程的重组。从历史发展背景和理论发展规律来看，“数字化档案信息开放利用”应比“传统档案开放利用”具有更为深广的内涵，并非侧重于强调从隔离到接触，从保密到解密，而倾向于倡导一种“系统开放”、“面向用户”的利用服务，更加关注服务理念、渠道、模式、技术的开放性，关注利用过程中障碍的消除、信息交流的普及和推广，关注符合用户需求和个性需要的信息组织和加工。

当然，由于现阶段大部分数字化档案信息只是纸质传统档案的“电子副本”，纸质“原件”不开放，数字化信息即使生成也无法开放利用，只能体现保管功能而未发挥利用优势。所以，数字化档案信息开放利用的实现仍然迫切需要国家各级各类档案馆加快档案解密开放工作的步伐，尽快缩小规定和实际开放度之间的差距。但笔者提出“数字化档案信息开放利用原则”的侧重点不在解密开放(这涉及信息敏感度、历史原因、政治体制、国际形势等复杂因素和法律法规、鉴定技术、专家培养的跟进)．而在于确立具有时代气息的“用户利用导向”的“开放式”数字化档案信息服务宗旨和目标，为多种途径的数字化档案信息利用提供原则和依据(完整全面的数字化档案信息开放利用原则体系包括基本原则、具体原则和实施原则三个层次，其中“系统开放原则”、“用户中心原则”是其基本原则，内涵要义笔者已另撰文阐述)。

“数字化档案信息开放利用原则”在精神实质上与“档案开放原则”具有历史上的渊源关系，同时又通过信息技术的优势弥合了从“开放”到“利用”的时空间隔、范围局限和方式限制，体现了对现实问题的回应和突破。

2档案信息利用的困境突破和现实回应

社会档案利用水平和服务程度是新型档案利用原则和理念萌发的现实土壤，档案利用的现实状况和外部环境决定了新型档案信息形态能否诞生以及新的档案利用方式是否具有生命力，是“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基石。

2.1突破档案信息利用困境

目前档案信息利用正处于困境之中。有学者从国家档案局1994-2003年的统计数据中揭示出“馆藏档案利用与99％以上的人不相关、档案利用与90％以上的馆藏档案不相关”的窘迫局面。

档案信息利用困境的产生既有档案信息本身的特点所内生的利用障碍，也有档案利用过程中时空间隔、范围局限和方式限制所带来的制约因素，还受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案的用户意识和行为的多重影响。对于档案信息的本质特点所导致的利用障碍，通过转换档案信息形态或载体性质，组织和深度加工档案信息内容，可以部分弥补和相对弱化，这正是“数字化档案信息”产生和迅速增长的源动力。对于档案利用活动中各参与主体消极影响的规避，只有依靠对档案信息价值的充分认知，依靠相关制度对各自行为的规范约束才能实现，这正是“档案开放”原则和制度不断调整修改、档案利用理论和法规不断补充完善的动力。而在利用服务过程中实现时空超越，扩大范同和灵活方式，是突破档案信息利用困境最立竿见影的有效方式。

首先，“数字化档案信息的开放利用”能够突破时空边界。“数字化档案信息”以“二进制代码”形式存在，以“比特”形式传播，只要服务器和数据库能正常工作，档案用户就能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需信息，在利用上突破时空边界。实际上，图书情报界早已多次探讨了基于互联网技术的3A服务(anytimeanywhereanyway)的重要意义，并在网络信息利用服务上开展了大量工作。信息技术在档案领域催生了大量数字化信息，确立“数字化档案信息开放利用原则”既是对传统服务方式的变革，又是对信息化社会冲击的适应。其次，“数字化档案信息开放利用”能够提升档案开放度。一方面，政府信息极强的公开时效要求推动了网上现行文件目录和全文的公开利用。这种“数字化的文档信息”在开放时限上已经与历史档案开放具有“天壤之别”，有的信息甚至是一生成即提供网上利用。在政务公开和信息化建设大环境下开展的“文件公开”实际上已经实现了当今档案的“高开放度”，必然提升未来档案开放的整体开放度。另一方面，档案开放度一直以来被界定为已开放档案数量与馆藏档案总量或已满30年馆藏档案数量的比值。这种开放度是一种客观的从档案保管和管理机构视角衡量的开放度。但是，由于当今信息传播和利用方式的灵活多样性，实际上社会利用者主观感知的“开放度”并不与客观的档案馆“开放度”完全一致。正如美国原史密森研究院档案馆馆长威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“开放利用”强调的是档案的“可利用性”应从“对利用者友好”角度来衡量。对于越来越庞大的网民团体和在信息社会成长的一代，信息“可利用性”往往等同于“网上可获取性”。档案开放如果无法达到“数字化档案信息”的“网络化”开放利用层次，其开放度在社会利用者心中的认同必然大打折扣，这也是为何政府信息公开在提供纸质定点文件利用的同时尤其重视政府网站的电子文件公开。确立并执行“数字化档案信息开放利用原则”能提升档案开放度在网络用户心中的实际感知。最后，互联网世界的开放精神、现代社会对民主、权利、透明度的追求也将给历史档案开放进程带来更多压力和动力，促进其开放度的提高。

2.2回应电子政务信息公开利用

“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基础既建立在对档案事业内部利用服务现状的审视和考察上，以触动现实的“坚冰”、实现困境的突破为目标；同时，也立足于国家大力推进信息化建设这一外部环境，以积极回应政府信息化的重点内容——电子政务建设全面推进的需要，准确及时把握社会环境中的有利契机；顺应加强社会信息资源开发利用的时代呼唤，服务国家和政府当前的“中心”工作。

2001年8月，党中央重新组建国家信息化领导小组，其常设办事机构——国务院信息化工作办公室随之成立，电子政务建设开始进入全面推进阶段。电子政务建设的全面推进加快了信息化与政府管理的结合，促进了信息技术在政府办公、业务工作、公共管理、社会服务中的广泛应用，客观上产生了海量的丰富多彩的数字化档案信息。这不仅拓展了档案信息的种类、档案工作对象和学术研究领域，而且鼓励并刺激了社会信息获取和利用需求，为“数字化档案信息的开放利用”提供了物质条件和意识条件，创造了新的机会和动力。同时，也突显了传统档案信息传播利用渠道较窄、速度较慢、时空制约度较大、实现共享利用代价过高等缺陷，使得档案信息数字化转换和网络化服务变得更为紧迫。档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为了电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源。政府文件在政府信息中的极大比重和权威性，具有中国特色的文档管理体制决定了数字化档案信息开放利用是电子政务信息是否能够传播共享和有效利用的关键环节。

档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。

3未来利用需求的趋势分析和积极应对

“档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

3.1档案利用新需求的尊重和应对

现代信息技术对信息用户的影响在档案领域同样深远而广阔。作为一种不可替代的社会信息资源，档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件，习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要，也是熟练掌握各种信息工具，习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。目前，信息资源管理界在用户研究和信息服务领域十分关注如何解决因信息素养、信息能力、信息基础设施条件的差异而导致的“数字鸿沟”和信息利用“不公平”问题。但是，对于信息化建设较为落后的档案界而言，因为传统观念和服务手段转变过慢而导致的另一种“信息不公平”更应该引起重视。正如我们不应强迫那些习惯档案目录卡片检索、喜欢领略档案原件风貌、偏爱到馆内使用档案的传统档案利用者都转而成为档案网站的在线用户，同样，我们也必须尊重那些喜欢享受网络世界跨国界、超时空、大容量、快捷方便信息服务的利用者的信息获取习惯和行为方式。对于已经将互联网作为主要的信息获取和利用方式的用户而言，如果没有“数字化档案信息开放利用”的配套措施、技术和服务，如果无法通过网络搜索、浏览、下载档案信息以获取知识和查阅资料，那么他们的档案信息需求将无法满足或者被抑制于萌芽状态。对于这些不想利用原始档案资料的网络用户来说，档案信息形态的单一、提供场所的独有也是对他们的需求习惯和方式的“不尊重”和“不公平”。只在档案馆内开放而无法网络利用，对其而言也是一种不方便的利用和不彻底的开放。

毫无疑问，未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容，从纸张型转向数字化、多媒体，从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现，重新定位利用者类型，并对未来利用需求进行理性判断和预测，才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。这正是“数字化档案信息开放利用原则”提出的长远考虑和对未来档案利用变革的意义。

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1、档案管理信息化是实现资源共享的必然要求

在当代，各行各业信息化已经成为世界各国抢占经济发展最高点，加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐，既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求，也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。

2、档案管理信息化是档案事业发展的必然要求

档案事业是为全局服务的基础性部分，在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用，档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性地位的必然趋势。面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

3、档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求

传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。

二、制约我国档案管理信息化建设的主要因素分析

1、档案管理信息化建设驱动力不足

在信息化建设过程中，各档案管理部门应该是主体、是基础，政府的政策支持和相关制度安排，只能是起诱导和激励机制作用。如果各部门缺乏内在的动力和压力，这就直接削弱了档案管理信息化建设的基础，并且势必导致相关政策和机制作用失灵。

2、传统文化惯性的制约

传统文化惯性制约档案管理信息化进程。总体上看，我们尚处于工业社会时代，因而社会文化的主旋律也打上了这个时代深深的烙印。随着档案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是档案管理信息化建设的障碍。

3、档案的本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

4、缺乏统一标准和规范，法律法规不完善

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建设的人才基础

人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而目前各级档案馆的信息化人才中，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才都十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

6、信息技术发展程度的影响

档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。

三、我国档案管理信息化建设的几点对策

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：

1、尽快制订我国档案信息化发展规划

目前，我国档案信息化发展规划尚未确立。为了必须克服目前标准不一、各自为政的分散局面，我们必须研究制订全国统一的档案信息化发展规划。要通过制订相关措施，保证我国档案信息化网络建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。当务之急应该是组织全国核心力量研究档案信息化建设，包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

2、确保档案保存“社会记忆”功能的实现，建立电子文件管理的记录系统，保证档案的真实性可靠性

对于档案部门来说，保存和延续“社会记忆”是立业之本，提供信息、服务社会是强业之路。档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行，它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能，更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大多可以进行数字化处理，并按数字化手稿进行管理，以磁盘、光盘存贮量，已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，“安全性”问题，以及“借阅难”问题，确保了档案保存“社会记忆”功能的实现。国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》中指出，应对电子文件的“元数据”和“背景信息”进行记录和保存。电子文件记录系统是一种自动记录系统，这种“跟踪记录”具有原始性，可以记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等相关“背景信息”，相当于该电子文件的“出生证”和“身份证”，延续了档案的本质属性——原始记录性。

3、拓宽档案馆管理、服务职能，建立和完善档案数据库，为档案学理论研究学者提供丰富的信息资源