学校档案室下学期例1

[DOI]10.13939/ki.zgsc.2016.32.216

“转变档案工作重机关团体利用，轻个人利用的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”。[1]这段话已经很好地说明了档案的价值和意义所在，同时也为我们职业院校档案服务工作指明了方向，即服务师生（包括走向社会的）注定是职业院校档案服务工作的必然方向。本文主要结合鄂尔多斯职业学院（以下简称“我院”）档案室的一些基本情况，查询档案的相关数据统计，浅谈一下职业院校档案建设的服务理念，以期在日后形成更优质的服务，为我院的改革发展保留历史，提供决策依据，为需要的个人提供更有效、更便捷的服务。

1 鄂尔多斯职业学院档案室的基本情况

鄂尔多斯职业学院是2007年在鄂尔多斯教育学院、鄂尔多斯广播电视大学和伊盟师范的基础上合并组建的。所以我院档案室的档案性质可以追溯到三校合并之前的三校档案。这些档案经历了时代变迁、三校合并、人员调动、校址搬迁，虽然有个别遗失，但三校档案的主体基本保留了下来。经过整理、分类、扫描，很快我院档案室就可以提供日常的档案查询和利用服务了。如今，在学院领导的关心和支持下，在档案室工作人员几年的辛苦努力下，我院档案室在极短的时间内就被评定为自治区机关档案工作一级单位；还被自治区档案局遴选为国家数字档案建设试点单位，该项目的承担将有利于提高学院档案工作水平，对维护档案信息的真实完整，提升工作效率和公共服务能力，实现资源共享具有重要意义。

2 鄂尔多斯职业学院档案室档案服务的主流方向

档案馆是查询相关信息的最正规的主渠道，但由于单位性质的不同，隶属于单位的档案管理部门的档案往往都带有一定的性质，也即任何一个单位的档案管理都有它所面向的主流服务对象，我院档案室也如此。经过梳理分析，笔者发现，我院档案室档案主要有如下几个服务方向或功能。

2.1 为我院留住历史

为一个单位或部门保留历史，这是档案工作最基本的功能，也是为日后的工作提供更多的依据。我院档案室工作人员凭借多年的工作经验和工作的基本原则，在这些方面的工作可以说做到了严谨细致，大到我院涉及的相关文件、会议记录、各种通知、荣誉，小到教学部门的教学计划、教材、光盘，再到各类基建图纸、校园照片、财务报销单据等，可以说学院发展历程中的每一个脚印都留在了档案室中。

2.2 为在校师生提供相关的查询复印服务

为在校的老师和学生提供具体的查询和复印工作，在档案室的所有工作中是比较具体的。如教师在评定职称的时候需要的相关获奖证书、培训证书、课题申报和结项材料等，为学生查询自己的录取花名册等，我院仅2015年查阅人达到152人次，查阅档案290卷。

2.3 为校外人员提供在校期间的相关材料

这是我院档案室近年来最日常的工作，我院三校合并之前毕业的学生早已走向社会的各个工作岗位，现在正处于职业中的上升期，面临着加薪、升职、补岗竞聘，都需要毕业学校的相关证明，包括录取名单、学籍情况、成绩单、在校证明等，这些都需要在我院档案室查询并复印盖章。平均每日都会有4～5名校外人员来查询档案，经过统计，仅2015年一年我院档案室接待校外查阅、复印档案人员400多人次（部分人员会查询多次），查阅档案1000余卷。

3 高职院校档案服务的基本理念

上述档案室服务的主流方向虽然是以我院档案室为例，但是经过笔者调研走访，有一大部分高职院校都经历过校校合并或转型，所以各高职院校档案室的工作流程基本上是大同小异，鉴于这些服务方向，笔者认为，要发挥好档案室的功能，发挥档案的应有价值和作用，档案室服务工作必须坚持以下三个基本理念。

3.1 认真严谨的理念

职业院校档案室作为档案资料收集、整理和管理部门，担负着保存学院档案的重要任务。所以，在传统的档案收集、整理、利用模式的基础上，更应该强调档案的归档数量和实效性、档案的完整性以及归档的准确率，实现档案管理工作的规范化和科学化。为了实现这一目标，档案室工作必须要有一种认真严谨的理念在里面。试想，如果把不该归档的材料错误归档，或者把档案归错门类，都是对档案工作的不负责任，是对档案使用者的不负责任。所以我院档案室在收集档案方面虽然发展了一部分兼职档案员，鉴于他们的专业性不强，对他们交回的档案，档案室要做认真的甄别鉴定。同时，档案室工作人员还要定期到各部门收集档案，避免因上交不及时而造成档案遗失等不必要的情况发生。

3.2 严肃保密的理念

档案的最基本属性就是它的保密性。职业院校的档案同上级档案部门或人事档案部门的档案性质和利用价值相比，有着它自身的特点，更多的是带有学校的因素，它的主体、核心、重点是教学档案。但是保密性是相同的，职业院校也有人事任命文件，工作调动文件、重大决策文件。职业院校档案的保密环节是国家档案安全体系建设的重要组成部分，是从事档案工作的基本准则，这项准则应该贯穿于职业院校档案工作的整个过程和所有环节及涉及的每一个人，并以制度加以完善。所以严肃保密的理念也是每一位档案室工作人员所必须具备的最基本的素质。

3.3 甘于平静、热心服务的理念

在我们的生活中，好多部门的日常工作都是以为别人提供“服务”为主体的，所以我们现在每每强调各种服务理念。笔者要讲的是档案室的服务，档案室的工作纷繁复杂，面对的人性格迥异，往往为找一份档案需要在阴暗的档案库翻阅几大柜、无数卷。找到则好，找不到则还需要向查询人做耐心的原因解释。在没有查询人员的时候，档案室就是一个安静的角落，档案人就在那里默默地整理、鉴定、分类档案，进行档案理论学习、档案的统计、档案室的维护等；有查询人则忙得不可开交。笔者认为，作为档案人既要耐得住这份寂寞，甘于平静，又要坚守热心周到的服务理念。

4 结 论

职业院校档案管理从大的方面讲，档案工作是一项关系着学校长远发展的重要环节，它是学校建设发展的历史记录，它在学校体制改革、转型发展、教学评估、教学改革、职称评定、政策依据和编撰校史等方面，发挥了极大的作用。从小的方面讲，职业院校档案工作为每一位从学校走出去的学生保存他最完整的在校档案，任何时候在任何需要的情况下，他都可以回到自己的母校，找到自己的相关档案。而档案工作人员则为他们提供最高效、最便捷的查询服务。这其实就是职业院校档案工作的最大价值所在，也是档案工作人员的最大坚守，为了这份坚守，他们将上述三份理念时刻牢记于心，贯穿于日常工作的始终。

学校档案室下学期例2

【关键词】中小学档案重要作用存在问题如何做好

中小学校档案是中小学校工作的真实写照，它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况，在中小学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好中小学档案信息资源管理，确保中小学校档案的完整性和系统性，使中小学校档案更好地服务于教育、教学、教研等工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好中小学校档案管理工作谈些看法。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

学校档案室下学期例3

中小学校档案是中小学校工作的真实写照，它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况，在中小学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好中小学档案信息资源管理，确保中小学校档案的完整性和系统性，使中小学校档案更好地服务于教育、教学、教研等工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好中小学校档案管理工作谈些看法。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

学校档案室下学期例4

Abstract: small and medium-sized school archives is the true history of small and medium-sized school work, it reflects the primary and middle schools in different historical periods of work and activities, in small and medium-sized school work plays the role of the link. Therefore, how to do well the file information resources management of primary and middle schools, to ensure the integrity of the small and medium-sized school file and the systematic characteristic, school file made and better service to education, teaching and research work is particularly important.

Keywords: primary and secondary schools; File management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

2012年5月我区对所辖中小学进行了一年一度的督导检查。在此项工作中，有一项是对学校档案管理的专门督察。大多数学校的档案管理比较规范，但有个别学校存在对其重要性认识不够、管理滞后等问题。现就档案管理工作谈一下自己的浅见。

一、中小学校档案工作是学校精细化管理的保障

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验 总结 ，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案管理工作普遍存在的不足

1、对档案的重要性认识不足

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2、档案材料不齐全 不细化

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3、档案管理手段滞后 信息化程度低

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用 计算 机及 网络 技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、如何改进行中小学校档案工作

第一、建章立制 提高档案意识

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

第二、想方设法开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

第三、运用信息化管理提高管理效能

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用 计算 机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、 网络 技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

学校档案室下学期例5

中小学校档案是中小学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况。因此,我们要充分认识做好中小学校档案工作的重要作用,研究当前中小学校档案工作普遍存在的问题,制定做好中小学校档案工作的对策。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。 中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案,可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时,中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果,记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹,形成特色的教育教学总结,是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录,能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄。长期以来,由于人们档案意识不强,在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全。中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹,应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象:一是没有综合档案室,学校各科室按照传统惯有的做法,只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政;二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度,又缺少必要的监督机制,档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后。中小学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的对策

1.增强档案意识,健全各项制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》,通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三,建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作。档案工作是一项积累性工作,这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传,密切保持与学校各科室、部门的联系,全方位收集中小学校本身产生的档案,同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范,包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术。随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,使中小学校档案室不仅是管理部门,更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合。中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要,使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,档案工作者要争取校领导的支持,进一步完善学校档案室的功能建设,努力与德育教育各类活动相结合,把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构,成为校园文化建设的重要基地。

学校档案室下学期例6

中小学校档案是中小学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况。因此,我们要充分认识做好中小学校档案工作的重要作用,研究当前中小学校档案工作普遍存在的问题,制定做好中小学校档案工作的对策。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。 中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案,可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时,中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果,记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹,形成特色的教育教学总结,是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录,能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄。长期以来,由于人们档案意识不强,在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全。中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹,应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象:一是没有综合档案室,学校各科室按照传统惯有的做法,只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政;二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度,又缺少必要的监督机制,档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后。中小学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的对策

1.增强档案意识,健全各项制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》,通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三,建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作。档案工作是一项积累性工作,这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和档案工作者要加强宣传,密切保持与学校各科室、部门的联系,全方位收集中小学校本身产生的档案,同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范,包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术。随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,使中小学校档案室不仅是管理部门,更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合。中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要,使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,档案工作者要争取校领导的支持,进一步完善学校档案室的功能建设,努力与德育教育各类活动相结合,把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构,成为校园文化建设的重要基地。

学校档案室下学期例7

第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。

第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。

第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求

第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。

第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。

第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。

第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。

第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。

第三章 经费、库房及设备

第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。

第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。

第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。

第四章 文件材料的归档

第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。

第十三条归档文件材料要求：

（一）纸质要好；

（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。

（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。

（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。

第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。

第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：

（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。

（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。

（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。

（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。

（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；

（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。

（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。

（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；

（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。

第十六条归档时间和手续：

（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；

（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。

科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；

（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。

基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；

（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；

对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；

（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；

（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。

第五章 档案的管理

第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。

第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。

第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。

第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。

第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案的开放利用

第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。

第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。

第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。

第七章 奖励与处罚

第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：

（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；

（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；

（四）对档案工作有突出研究成果的；

（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；

（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；

（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

学校档案室下学期例8

关键词：中学档案 开发利用

中学档案是学校历史和校园文化的积淀，它真实记录了和反映了学校教育教学、科研、管理等方面活动的全过程和成果，并为教育教学、科研等提供素材，为学校管理提供可靠的凭证，同时它还具有文化教育功能和价值，对学校发展起着重要的作用。保存档案、发展档案事业的根本目的是为了提供利用。积极开发利用中学档案信息资源，使其为学校建设发展乃至当地社会经济发展服务，是中学档案工作的根本目的和宗旨。下面就如何做好中学档案开发与利用进行探讨。

一、重视档案收集，丰富室藏，是中学开发利用档案信息资源的基础

丰富的档案室藏，是档案信息资源开发利用的基础。中学应根据自身实际，确定档案类别，多层次、多渠道地在各部门、师生中收集、征集档案资料，丰富室藏。

中学档案资料的收集能否完整，一是要抓好上级下发文件的及时归档。档案人员要定期清理、鉴别文件，应根据自身实际和归档范围确定归档文件。二是加强文书管理，做好各项活动形成材料收集工作，档案人员要掌握学校工作、活动动向，这样才能保证归档材料的完整性。三是重视收集声像档案。应指定专人对活动等进行录制、拍摄，留存声像资料。档案人员要积极向师生征集声像资料，做到归档完整。只有拥有了全面、丰富的室藏档案，中学档案资源的开发利用才有了可能。

二、领导重视，科学管理是中学开发利用档案信息资源的保障

中学的档案量相对较少，档案管理工作也较为不规范，容易被忽视。因此，对档案工作的重视和科学的档案管理制度的制定、落实就成为中学档案工作顺利开展的必要保障。学校档案不仅是学校历史发展的真实记载，也是学校历届领导班子执政业绩的记录，应得到认可和认真对待。中学应建立档案室，提供必要的保管条件，制定详细的档案管理制度，安排专人负责档案业务各项工作。

三、多渠道开发利用档案信息资源

收集整理档案的根本目的在于利用。中学档案的开发与利用需要不断拓宽渠道，实现教育、宣传功能，更好地发挥为学校、地区经济社会发展服务的作用。

1、建设阅览室

提供借阅或查阅是中学档案开发利用的基本方式。根据档案保管特点，学校应在档案室旁建设一个阅览室，提供服务台、阅览桌椅等设施，有条件的可供复印设备，降低外借复印档案丢失、缺损的风险。制定借阅制度，规范借阅手续和行为，保证档案安全。工作人员认真负责做好监督；借出和收回时，仔细检查案卷是否完好，保证档案完整与安全。

2、印发档案目录

档案目录是联系档案用户和档案内容的桥梁，印发档案目录可以提高档案利用效率。档案工作人员应按照档案分类，编辑档案目录，主动印发给学校领导、相关部门和师生，使其能及时了解可利用的档案资料。

3、编写好学校大事记、组织机构沿革等资料

大事记是按照时间顺序，用简明的文字记载和反映一定时期、一定范围内发生的重大事件的参考资料，是学校考证历史的重要依据。编写大事记应坚持实事求是的原则，真实客观地记录学校一个时期各方面工作内容。组织机构沿革记载着学校的体制、组织机构和人员编制变化情况，反映了学校成立情况、性质、职权、主要任务、领导人员变动、内部机构设置等内容，是一个学校办学历史的体现。编辑学校大事记和组织机构沿革，既可让大家了解学校历史，又可作为学生爱校教育的可贵素材。

4、开发校本教材

在实施新课程改革的教育形势下，学校应积极开发校本课程，编写校本教材，而室藏档案为开发校本教材提供了素材。要做好教材选题，从档案中发掘有价值的信息，使课程、教材的开发富有特色。玉溪一中在新课改中积极发掘校存档案，借助其他档案资源，编写了《走近一中》作为校本教材之一，此书让学生、家长、社会认识一中，增强了学生的荣誉感和使命感。

5、建立展览室

建立校史、作品展室，发挥宣传教育功能。创建校史展室要做好设计，资料收集要完整，以学校发展历史为脉络，将办学成就作为重点，采用平面式和版块式相结合的模式，将实物档案和复制本与精辟介绍结合呈现。通过展厅环境、版面、照明和图文并茂的设计，典藏历史，记录现在，面向未来。创建作品展室，展示历年师生绘画、书法、摄影、科技创作优秀作品，增强学习创新氛围，挖掘师生潜力。展室作品的收集要与师生各类比赛相结合，通过比赛，征集优秀作品，并形成学校特色档案。

6、开辟互联网利用途径

校园网是学校与学生、家长和社会沟通的桥梁，也渐渐成为学校科学管理工具。中学档案室应充分利用这个平台，在校园网上建立档案在线阅览室和网络展览室，将可公开的档案扫描件或编研材料置于网络中，供师生浏览、查阅；开辟档案论坛，架设与利用者的沟通桥梁，档案室可藉此征求意见、征集档案，利用者亦可表达需求，促进对档案的利用。

7、丰富校园宣传栏

宣传栏是展示学校风貌的重要窗口，是学校宣传工作重要阵地。应在校园显著位置开设宣传栏，利用照片档案，配以简要文字说明或简讯，制作成精美的喷绘或写真画面，粘贴在宣传栏内，作为学校工作、活动宣传的生动素材，让师生、家长通过宣传栏了解学校，增强学校的知名度、美誉度。

中学教师在开展教育教学的同时还在积极开展科研活动，探索新方法、新途径。档案室要在收集此类档案的同时，开发利用的途径，编辑出版校内教研刊物，使研究成果能在教师中传播和推广，发挥其指导实践作用。玉溪一中于1999年创办了校刊《教苑》，刊物“突出学术，兼顾文艺”，全面反映学校教育教学、教育管理、教育科研和校园文艺；还编辑印刷了《教苑撷英》、《云南省一级一等完中的办学――玉溪一中教育教学风貌》、《教海拾贝》等书，刊载教师教育教学研究成果。

9、制作声像资料

照片档案是学校历史的生动反映，它以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，具有强烈的感染力。档案室可以一定年限将照片档案分类整理，配以简要文字，制作成精美历史画册，作为学校宣传资料。

录像档案的利用主要是制作教学光盘。档案室可将教师参加各类教学竞赛获奖的竞赛课录像制作成教学参考光盘，提供借阅，便于教师借鉴学习，以提高教学技能和掌握有效教学方法。玉溪一中自1993年起每年举办一届“求索杯”教学大奖赛，每年派出青年教师参加市内外教学竞赛，这些教学竞赛形成了宝贵的声像资料和档案。学校现代教育技术中心教师（兼职档案工作人员）将竞赛课教学过程和赛后研讨会议声像编辑制作成教学竞赛光盘，作为学校软件室宝贵资料，供教师借阅、拷贝，为教师快速成长，相互学习，提供了不少帮助。

参考文献：

学校档案室下学期例9

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合

学校档案室下学期例10

高校档案作为记录高校管理活动、学生信息资料、科研等重要资料的载体，其工作的科学度和完善度，与高校日常工作的效率及质量密切相关。尤其是在最近几年，伴随学校规模扩大、生源的扩招，档案的销毁工作量及难度都有所提升。一方面，源源不断的新档案占据大量档案装具和档案室场所，并具有极大价值。另一方面，鉴定与销毁的不及时与缺乏科学性，对档案管理工作产生了一定滞碍。

一、当前我国高校档案鉴定销毁工作现状

高校档案的鉴定销毁工作，即对于相关档案资料价值进行判断与甄别。经过科学合理挑选，将具有一定价值的部分加以妥善保存，并将不具有保存意义的部分予以适当处理甚至废弃。从内容上讲，可分为归档前、后的鉴定及销毁。通常，由于高校日常事务繁多，学生数量庞大，科研信息量繁杂，因此相关档案的鉴定和销毁工作表现出很多问题。从宏观上来看（以会计档案管理为例），学校财务实行统一管理，会计档案管理任务重、时间紧。一方面，很多档案仅仅交由档案馆并做了数目清点和核对，而缺乏必要的后续鉴定和销毁工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而会计档案的合并工作并没有跟上步伐。再以科研档案为例，很多高校建校历史悠久，现存的科研档案资料数额庞大，不乏很多有期限保管变成了无期限保管，然而保存空间有限，造成了档案库房面积紧张的现状。

二、我国高校档案鉴定销毁工作的若干问题

（一）未对档案材料进行准确性鉴定。尽管档案理应作为高校日常工作的详尽记录，然而由于档案资料的形成容易受到客观条件及主观意愿的影响，因此在实际运行当中其内容并不一定真实、原始。很多情况下，档案资料会对于当下情形夸大、缩小及扭曲，且因不同存在时期和工作模块而情况各异。例如，会计档案资料中统计数字的虚报、科研工作成绩的夸大及学校基建档案资料与实际不符等。这些主观错误及客观过失，都会造成档案材料有失准确性，档案鉴定工作者有义务和责任降低甚至杜绝此类现象的出现。

（二） 亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大。通常，这类问题是由以下两点引起的：其一，鉴于很多高校档案室都错误地将馆藏量作为工作质量的衡量标准之一，因此为了实现一定的规模要求，将一些不具备实际价值的档案引入档案室，片面追求档案数额的升级。其二，很多档案在入管时缺乏及时地鉴定，导致工作长期累积，负担日渐增重。在上述情况下，很多档案室需要完成的鉴定和销毁工作需要涵盖如约到期档案，且还要涵盖很多被辅以永久保存之名，而实则毫无价值的部分。

（三）未进行完整性鉴定。在如今的高校档案室工作中能够发现，很多归档资料文件拥有一定的价值，但却缺乏必要的完整性。一方面，归档部门缺乏必要的健全性。学校日常事务繁杂，各个部门拥有的职能各异，所产生的档案数量、内容不具有一致性，很多仅仅是综合部门形成一定红头文件，而其他部门档案材料形成较少甚至没有，从而缺乏成体系的档案归整。另一方面，档案材料门类不全。很多学校除了财务、科研、学生信息等档案之外，其他方面信息缺失。同时，档案资料自身不完整。很多档案资料缺页、缺补充附件等，甚至很多核心部分漏失。

（四）缺乏鉴定档案的条理性。很多档案室管理仅将档案资料保管期限作为鉴定依据，缺少了一定的鉴定条理性，如忽视了档案文件本身的价值高低。然而，档案资料最为关键的并非为其馆藏是永久性还是暂时性，真正重要的是其在高校发展过程中实际蕴含的价值和作用的发挥。因此，在档案管理工作中，要分次重地进行档案保护、抢救，突出关键性档案的地位。

三、如何应对存在于档案鉴定销毁工作的相关问题

（一）提升进馆档案的质量，强化档案价值鉴定。在档案进馆之前，筛选工作就已经属于档案鉴定工作的一部分，若能工作到位，将会为后期档案鉴定和销毁工作省却很多麻烦。在筛选和鉴定档案价值、立卷及确定档案报关期限的过程中，工作人员需做到详细缜密，坚持有价值的档案入馆，无实际用处的档案不盲目接收。相关指导部门工作人员要定期、保质进行案卷质量抽查检验，档案室需要在检查案卷之后入档。凭借全面合理的档案鉴定与销毁，档案才可以立卷。在此过程中，相关工作人员要以认真负责的态度，对待每一步档案管理环节。

（二）提升监督与指导力度，完善档案鉴定销毁制度。作为档案管理工作的指导力量，领导层面要加强对于档案管理工作的监督，严格按照《档案法》的相关规定安排工作，次重点分明，依法依章办事，有部署、有安排、有检查，形成上行下效的完善档案管理体制。因此，要成立高效负责的领导班子，通过划定出鉴定委员会、领导小组，分工落实成员责任。同时，要制定周密的工作计划，按照一定时间、重要性等有序完善鉴定与销毁工作。对于不存在保存意义的档案资料，要在建立完善的书面记录且经上级领导审核后进行销毁。

（三）加强档案管理从业人员的整体素质。作为一项对于高校事业发展意义深重的工作，档案管理从业人员需要具备良好的职业素养和综合能力。很多高校档案室的管理人员身兼数职，甚至由其他部门人员监管相关工作，这样做 有失档案管理工作的完善性。高校在重视档案管理工作的同时，要首先重视起从业人员的选拔和任职环节，以必要的标准挑选专业档案管理人员。在日常工作当中，定期安排相关培训与讲座，为工作人员充电，为其介绍和普及最新、高效的档案鉴定和销毁知识。经过专业化培训，帮助工作人员形成科学的工作流程。

（四）健全档案鉴定和销毁体系。完善的档案鉴定和销毁体系是保障高校档案管理高效、高质量完成的前提，很多档案室工作人员仍旧沿用传统标准，且忽视了对于电子档案管理工具的使用。如今，高校的档案管理工作不应再沿用过去的期限管理模式，应将档案价值视为首要，例如，一些会计档案资料，如会议出差发票等，那样的话不必要进行永久保存，不仅占用库存，而且缺乏必要的价值。通过综合权衡各档案资料价值，形成明确的管理规定。

档案鉴定销毁工作质量的高低关系到高校生存及长远质量，在本文中，笔者针对当前我国高校档案鉴定销毁工作现状、存在的若干问题（未对于档案材料进行准确性鉴定、亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、未进行完整性鉴定、缺乏鉴定档案的条理性）及有效的应对措施展开相关探讨，提出了提升进馆档案的质量、强化档案价值鉴定、提升监督指导力度及完善档案鉴定销毁制度、加强档案管理从业人员的整体素质及健全档案鉴定和销毁体系等相关策略，以期为行业提供一定借鉴。

【参考文献】

[1] 杨齐蕴. 档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J]. 办公室业务， 2012（21）.