学校档案升级验收例1

以《档案法》高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，以科学发展观为指导。把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。

二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务

实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准。针对存在薄弱环节，校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：

进一步丰富馆藏，一加大档案材料的收集力度。大幅度提高馆藏数量。

除12个二级学院和理工学院外，1原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门。现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。

按项目结题原则进行立卷归档，2科研处所保存的科研档案材料。凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。

尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，3对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料。要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。

以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。4组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交。

5完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。

张本琴负责督促指导，责任人：材料收集整理组。馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。

进一步提高档案整理业务质量，二加大档案整理力度。使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。

对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，1按照试行“三合一制度”区分类目、保存价值和保存期限。与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。

鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合。

完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，2按照各类专业档案整理规范要求。编制检索工具。

鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。责任人：材料收集整理组。

3组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。

鉴定与督导组参与。完成时间：6月。责任人：档案编研组。

汇编成册，4完成档案工作文件制度修订制订。印发全校。

完成时间：上半年。责任人：档案编研组。

5会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。

完成时间：10月之前。责任人：胡鹏飞、唐甜甜。

以招投标方式引进市场专业公司，三启动电子扫描和计算机著录工作。把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。

各单位各部门档案员和学工助理等配合，责任人：电子著录组。完成时间：10月之前。

三、aa级达标的相关准备工作

列入学校党政工作要点，一将档案aa达标工作作为重要工作。提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。

其成员如下：二成立学校档案达标升级工作领导小组。

组长：

副组长：

各单位各部门分管领导，成员：档案馆、网络中心负责人。达标工作督导员。

负责组织实施达标升级的具体工作。领导小组下设办公室和工作专班。

办公室主任：（兼

收集整理组：

电子著录组：

档案编研组：

鉴定与督导组：

重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，三调整和确定档案工作网络。出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。

四适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。

五以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。

对已立卷归档的案卷进行数字化处理，六以招投标方式引进市场专业公司。相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。

现库房安装内置防盗窗网。七为馆舍区域走廊安装防盗门。

八适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。

撰写自评报告，九完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评。向省市档案局提出检查验收申请。

四、几点要求

全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》切实有效举措。也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。

从现在明年底只有一年的时间，档案达标升级是一个系统工程。任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。

各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，一按照本方案规定需收集、整理的档案资料。要追究相关单位和部门及相关人员责任。

学校档案升级验收例2

随着专升本的成功标志着一所院校办学层次的提升。它的办学规模、硬件投入以及教师素质都达到了一定水平，但从管理模式上仍需进一步转变和提高，以更好地适应本科院校的教育体制。系级教学档案管理作为学校管理的一个组成部分，在向本科管理模式转变过程中，地位更加重要，内容更加丰富。教学档案的最终目的是服务于学校的教学管理，良好的教学档案管理可以有效地促进教学、科研管理的科学化，进而加快学校向本科教育转型的进程。反之，如果轻视教学档案、疏于对教学档案的管理，则极容易导致教学管理、科研管理处于无序状态，使高校的转型流于形式。本文就升本后加强系级教学档案管理，充分发挥其在教学管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系级教学档案的内容、特点和作用

1.1 系级教学档案的内容

由于教学管理和教学活动是一项复杂的实践活动。因此，反映这一实践活动的教学档案的内容庞杂，且形式多样。概括起来可分为以下七类：

(1)教学计划管理方面：主要包括教学计划、教学大纲、自编教材或讲义、校历、课程表等。(2)教学状态管理方面：主要包括教学管理工作规章制度、选修课开课汇总表、教研室听课表（或卡）、教学实训、毕业实习资料（实习计划、实习任务指导书、实习学生分组情况登记表、实结）、实验教学文件（实验教学计划、实验教学大纲、实验仪器设备使用情况、实验成绩等）、学生课程设计、毕业论文（或设计）等内容。(3)考务管理方面：主要包括系内和学校期末考试试卷、考场及监考教师安排等内容。(4)学籍管理方面：主要包括学生入学学籍登记表（或卡）、学生学籍变动、奖惩记录、考试成绩等内容。(5)教师工作量及业务考核方面：主要包括教师授课情况、工作量计算、承担科研及发表学术论文等内容。(6)教学工作年度总结和教研、教改总结等内容。(7)师资培养方面包括师资培养计划、教师业务进修情况、师资队伍建设材料。如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设；科研和教改实践、学术研讨等。

教学档案是全院师生的劳动成果，是教学工作的重要信息资源，是系级教学历史真实面貌，体现了一所学院成长、发展、壮大的历史见证。

1.2 系级教学档案管理的特点

系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是系级档案管理工作的核心。它既不同于文书档案,也不同于科研档案,其特点如下:

(1)档案来源的分散性。它来自于教学活动的各个环节和教学活动的全过程,由教与学两方面材料转化而来，一方面包括了教育改革、教学计划、教学总结、专业建设和课程设置等文件,及政府教育主管部门、本校教学主管部门的有关教学工作的规章制度、数据统计、分析资料等,另一方面也包括了学生工作的总结、学生的实习鉴定、见习鉴定、学生的学习成绩、实验成绩和毕业论文等。

(2)档案的原始性。教学档案是系级教学活动、教学管理、学生管理中所形成的历史记录。反映系级教学工作的全貌,记录着教学管理活动的真实过程。它主要包括系级有关教学工作会议的记录、简报,以及各种教学制度、规定、办法条例等教学工作文件。

(3)档案的专业性。系级教学档案工作既要遵循人才培养方案的共性,也要根据系级专业设置、课程设置教学内容、学时分配的不同,遵循其专业性特点。

(4)档案资料的多样性。由于教学活动内容的多样性,在日常教学活动过程中,为了教学的需要,必然会形成不同形式的材料。除了纸质的文件材料、教材、学生学籍外,还包括音像、电子、照片、光盘等类材料。

1.3系级教学档案的作用

(1)系级教学档案是真实的原始资料。系级是高校基层的教学部门，系级教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料，真实、客观地记录了在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各个方面的教学管理工作，全面地反映了教学工作的进程和特点，是今后进行教学管理和教学研究活动不可缺少的，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的依据和参考。对今后各项工作的开展有重要的借鉴和指导意义。

(2)系级教学档案是重要参考依据。为了有效地进行教学管理和开展教学活动，系领导和教研室主任必须切实掌握有关的档案信息。在熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理存在问题时，不可能单纯地只凭个人记忆，而是往往需要去查阅档案记载。因此，教学管理、教学实践和教学信息反馈都离不开教学档案，它可以为这些教学工作提供比较详尽的参考依据。

(3)系级教学档案是教学评估的基础。开展教育评估是现代教育的要求，也是国家对高校进行宏观管理的一种手段，无论国家对教学评价指标体系如何确定，高校在进行教学评估时，必然要通过查阅相关档案，最终都要凭借大量的档案材料，才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价，在对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析时系级教学档案可以提供比较完整、系统、真实可靠的信息和数据，是高校搞好教学评估工作的重要基础。

2、新升本院校系级教学档案管理工作存在的主要问题

新升本的院校一般是由专科学校升格而来,本科层次办学时间短,由专科向本科的转变需要一个过程,专科层次的档案管理发展到本科层次的档案管理也需要有一个适应过程。加之档案管理专业技术人员偏少,在教学档案管理中难免会存在一定的问题。

(1)档案管理制度不健全。建立和健全教学档案的归档制度,是做好教学档案管理工作的基础。由于新升本院校重点考虑的是学科专业建设与师资队伍建设,重点投入放在改善教学条件和提高教学质量上,对教学档案管理没有高度重视,也没有制定相应的规章制度,档案材料存在不全的现象,具体负责教学档案的工作人员缺乏相应的专业业务体系指导和管理规章的约束。系级教学档案应如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些应交由教务处或院校档案部门保存?应如何整理文件材料? 没有统一管理要求。

(2)档案意识淡薄。系级档案管理是一种事后行为很容易被人们忽视。系级档案涉及教学、科研、学生等多种资料,绝大部分来源于教学一线的教师和学生。一方面,一些教师认为教学科研成果、文件材料等是个人的心血,没有必要交给系级保存、归档；另一方面,学生的材料又分散在不同的部门,有的存放在学工处,有的存放在教务处,有的存放在招生就业处,有的分散在各系（学工大队部）中,这样就造成了教学档案收集不够完整,归档质量不高,一些在教学过程中形成的有价值的文献资料丢失,难以发挥教学档案应有的作用。

(3)教学档案缺乏科学性、系统性和完整性。随着新升本的院校办学层次的提高,办学规模的扩大,教学档案的规模也在不断扩大,工作量增加了但教学秘书队伍的编制却没有增加,大多数还是一个人干。教学秘书往往兼职教学档案员,由于工作量大,工作繁琐,因而难以全身心投入到档案管理工作中。由于无专人管理,无固定保管场所,大量的原始教学资料处于没有规范整理、零散而不成体系的自然状态。具体表现在该收集的材料没有收集,或者是只重视红头文件的收集,而不重视各部门、各系在运行过程中自己所形成的具有保存价值的,原始的、真实的文件材料,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些材料缺乏可靠性,严重影响了档案的质量。

(4)档案管理手段落后。不少档案管理人员缺乏档案管理专业知识，计算机管理的应用能力较弱,办公自动化、管理科学化水平较低,对教学档案的管理还是以传统的管理方式为主,这在很大程度上影响了系级档案管理的效率。

3、加强新升本院校系级教学档案管理工作的措施

3.1 提高档案意识,加强系级教学档案工作的管理

系级教学档案是院校教师及学生从事教学管理和教学实践活动中直接形成的原始材料,是院校教学工作方针、政策的真实写照,是院校教学管理的重要内容,是教学活动不可缺少的重要依据和主要参考资料。在社会不断发展的今天,档案工作的范围已不仅是搜集、保管和利用档案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,这些职能的发挥很大程度上取决于领导对档案工作的认识程度。

在院校中,档案工作是否得到重视,档案管理水平的高低,已成为评价一所院校管理质量优劣的重要指标。因此，各级领导要充分认识到教学档案在院校教学管理中的作用,应重视和关心系级档案管理工作,把教学档案管理规范化工作真正纳入系级教学工作计划中,配备有一定管理水平且责任心强的档案管理人员,切实提高系级教学档案管理水平。

3.2 严格系级教学档案的管理和归档制度

教学档案管理工作作为一种动态的存在方式,仅靠档案管理员的宣传是不够的,还需要制定严格的管理制度。在收集整理各类教学资料时,要做到完整、规范并及时进行编目统计,使教学档案的收集工作同计划管理相结合,保证能按时完成建档工作。鉴于院校教学工作的连续性和长期性,可在每学期开学和期末两个时间定期收集整理、归档。对参与教学活动的人员要明确责任和任务,规定时限要求,并进行相应的登记、考核和奖惩,使教学档案管理工作收到实效。

3.3 系统、完整、科学地收集档案材料,提高教学档案的服务水平

要提供一份科学完整的教学档案,必须从教学材料的收集开始。由于各院校办学规模、办学定位及内部管理模式的不同,教学档案管理方式也有所不同。例如我院教学档案主要由下列部门形成：招就处形成招生、就业情况信息；教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息；学工处和系学工大队形成学生在校表现状况和奖惩信息；各系形成学生学习考试原始记载和专业实习、实训状况记载信息等等。加强系级档案管理工作的根本目的是及时准确地提供档案材料,发挥教学档案的作用。因此，以江西警察学院为例应建立以档案馆为主导,教务处、学工处和各学工大队、招就处、各系为主体的教学档案收集网络。在“分类法”与“工作规范”的指导下,明确各级管理内容、管理职责,实行分工合作,集中归类,信息共享,把静态的档案转换成动态的信息,为院校的教学和师生服务。

3.4 加强教学档案的信息化建设,提高教学档案的科学管理水平

教学档案是院校的宝贵财富,教学档案管理的目的是为了利用。在当今信息化时代里,如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上,是适应不了形势发展需要的。随着办公自动化的普及,院校的档案管理者要充分利用档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势,加强教学档案的管理工作,逐步实现档案管理和开发利用的数字化、网络化,利用统一的网络平台整合档案信息资料,使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、合理的网络信息系统,最大限度地实现信息资源共享。

总而言之，系级教学档案是学院档案的重要组成部分，在学院由专科教育向本科教育转型的重要历史时期，必须把教学档案信息资源的开发作为日常工作的重要内容，使教学档案，在学院的教学管理、优化人才培养和教育事业改革发展中发挥出积极作用。

学校档案升级验收例3

每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门，对我校文书档案和人事档案的督导评估检查，每次的检查过程中，我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题，笔者认真地总结、体会和认识后，就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。

一、了解两个概念

（一）文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制，我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录，是学校一切工作的真实体现，是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。

（二）档案整理与积累。档案整理，是指把零散的和有利用价值的材料，进一步梳理的档案资料，进行基本的分类、组卷和编目，使其系统化、科学化，有利于学校工作的保管和使用。

二、对学校档案工作检查的目的意义

每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查，涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后，一般就是听汇报，查看材料，开座谈。每一项内容查得都非常认真，特别是看材料，更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。

教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校的管理，改善教学内容和方法，全面提升办学水平和质量，为国家培养人才，使学校实现可持续发展战略目标；引导社会、家长正确评价学校，关心和支持学校建设；促进教育事业的改革和发展，推进和谐校园。

三、掌握工作标准 扎扎实实工作

根据多年来的工作经验，我认为，无论干什么工作，只有扎扎实实做好平常工作，平时注重常规材料积累，档案资料的收集、整理、立卷、归档，才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。

（一）加强领导，把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名干事兼职档案员，负责本部门日常档案整理。

（二）认真组织学习，提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会，学习有关档案管理办法和归档文件整理方法，增强工作人员的档案管理素质；根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出新的要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。

（三）抓住重点，细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”，档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注，及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料，并定期地向主管部门做细做实工作汇报，争取得到领导的支持。

（四）克服难点，认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多，我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的联系，把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理装订成册。

（五）注重细节，重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量和使用效果。因此，各处室兼职人员都非常注意各个工作细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。

四、常规档案整理

（一）计划总结类。开学初，学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划，制定了各部门的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。

（二）教育教学活动类。学校教育教学工作中，常常开展多项活动，实施各项活动时，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：

1.教学活动类：（1）公开课评比：我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单（或表彰决定）、音像资料、宣传报道等。（2）教案检查：我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。（3）学校运动会：我们收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 （下转第68页）（上接第78页）

学校档案升级验收例4

 杭州市江干区教育局文件

江教[1998]90号

        关于转发市教委、市档案局《开展各区、县（市）中小学

档案工作定级、升级工作的》通知

各中小学：

现将市教委、市档案局杭教办（1998）9号文《关于开展各区、县（市）中小学档案年工作定级、升级工作的通知》转发给你们。望你们结合我区日前下发的《杭州市江干区教育单位档案管理市办法》和《杭州市江干区学校档案归档范围和保管期限》的学习贯彻，认真抓好学校档案工作，特别要认真抓号建立综合档案室，落实综合档案员和完善档案工作管理网络三件重要工作，我局将在上半年举办综合档案员培训，并进行学校档案工作的检查。各校要积极创造条件，并按通知要求做好申报工作。

                                                             杭州市江干区教育局

                            一九九八年五月十三日

杭 州 市 教 育 委 员 会 文 件

杭 州 市 档 案 局 文 件

杭教办（1998）9号

      关于开展各区、县（市）中小学档案工作 定级、升级工作的通知

各区、县（市）教委（局）档案（馆）：

为了进一步加强各区、县（市）中小学档案管理工作，使学校档案管理工作走上系统化、规范化、标准化轨道，更好地为学校管理工作、教学工作服务。经研究决定开展各区、县（市）中小学档案管理达标升级活动。现将有关事项通知如下：

一、 考评标准及登记划分：

区、县（市）中小学档案管理的划分为市一级、市二级和市三级三个等级。各等级的考核年同一评分标准，按百分制计分，达95分及以上者为市一级：90分以上者为市二级；85分以上者为市三级。具体等级标准和等级划分详见《杭州市教委直属中小学档按管理升级考核标准》。

二、 考评对象：

申报定级、升级的学校必须是已建立综合档案室的乡（镇）中小学及以上各级各类全日制。

三、 考评原则和方法：

1、考评原则：学校档案管理定级、升级工作，采用学校省报，区、县（市）初评，市考评验收的原则进行。

2、考评方法：

（1）申报：申报定、升级的学校在每年11月30日前提出书面申请，申报前学校要认真对照《考核标准》，自查、自评，积极整改，并完成自查报告。

申报市三级、二级档案管理达标的由各区、县（市）教委、档案局（馆）组织考评，申报市一级档案管理达标的，由市档案局、市教委组织考评、报市审核、考评的学校，自查报告、申报考核验收报告一式二分，分别报市教委、市档案局。

（2）考评验收时，先听取申报学校的自查报告，提供考评验收的有关文字、图表、音像等材料。对考评后，定为相应等级的学校，市教委和市档案局将联合名单并授予等级证书

四、 考评小组成员

组  长：袁森浩      杭州市教委办公室主任

副组长：计大敏      杭州市档案局监督指导处处长

成  员：项   洁     杭州市档案局监督指导处干部

        陈丽萍      杭州市教委档案管理专职干部

                          

                               杭州市教育委员会

                               杭州市 档  案  局

                                                                       一九九八年四月六日

抄送：省教委、省档案局

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：杭州市中小（单位）档案年管理定级升级考核标准

考核范围

考核项目

考    核    内    容

考 核 说 明

一、管理体制30分

（一）组织领导13分

1、依法把本学校档案工作纳入学校发展计划，并切实组织实施（2分）

查文件

2、建立与学校相适应的综合档案管理机构和工作网络（3分）

查文件

3、落实分管档案工作列入议事日程（2分）

查文件依据及实际工作情况

4、分管领导熟悉档案工作中的实际问题（2分）

查有关文件、会议记录等

 

5、建立学校档案工作网络的岗位责任制（2分）

查有关文件

6、实行文书处理部门和各业务部门的立卷制（2分）

查有关材料

（二）机构

1、建立学校综合档案工作实行统一管理（3分）

查有关文件

 

2、配备了与工作相适应的档案专兼职人员（2分）

查有关文件

   

考核范围

考核项目

考    核    内   容

考核说明

 

人员、经费11分

3、专兼职档案人员能全面完成档案工作任务（3分）

查工作实绩

4、档案人员具有档案专业学历或经过档案专业培训（2分）

查有关凭证

5、在学校事业经费中，有一定档案工作经费开支（1分）

查有关材料

（三）档案管理制度6分

1、制定学校档案综合管理制度其中包括：立卷归档（2分）档案统计（1分）档案保密（1分）档案保管（1分）档案利用（1分）

查有关材料

二、业务建设50分

（一）收集工作11分

1、按归档范围接收在学校活动中直接形成的各种门类和载体的档案，归档文件完整、准确（2分）

按归档范围内容抽查案卷

2、积极收集与本校业务有关，能弥补档案不足的资料（1分）

查看材料

3、重要文件实行双套制（1分）

抽查

4、卷内文件所反映的问题集中文件排列系统，保持文件间的有关联系（2分）

抽查

 

 

考核范围

考核项 目

考    核      内     容

考 核说 明

 

 

5、案卷标题完整、简明、确切、充分揭示卷内文件内容（2分）

抽查

6、卷内页号、卷内目录、备考表、案卷封皮各项目填写齐全、清楚（2分）

抽查

7、卷内文件无金属物，破损文件年得到修复，案卷装订结实美观，不影响阅读（1分）

抽查

（二）整理工作11分

1、有科学的档案分类方案，不随意变动，并切实执行（1分）

查分类方案

2、各类档案均整理上架，无积存零散文件（2分）

抽查

3、室藏档案结构合理，内容丰富，反映出学习哦啊主要职能活动和面貌（2分）

查看案卷

4、案卷按分类方案和保管期限排列，排列方法前后一致（1分）

抽查

5、编制全引目录和案卷目录，每册案卷目录内的案卷号不重复（2分）

查案卷目录、全引目录

6、建立全宗卷，有分类方案

查看材料

 

 

 

考核范围

考核项目

考    核   内   容

考核说明

 

 

立卷说明、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍等材料（2分）

 

（三）保管工作22分

1、有数量充足、质量可靠的档案箱柜及基本工作用具（2分）

实地查看

2、有档案专用库房，库内不办公（2分）

实地查看

3、库房面积不小于16平方米（8分）

实地查看

4、库房内有六防（2分）

实地查看

5、档案保护基本实施齐全应有空调机（1分）去湿机（2分）灭火机（1分）吸尘器（1分）照相机（1分）收录机（1分）复印机（1分）温湿度机（1分）

 

6、档案无霉、尘污、虫蛀、鼠咬现象（2分）

抽查

7、没发生档案被盗、毁、涂改、泄密事件（2分）

抽查

 

1、有档案收进、移出登记本（2分）

查看登记本

 

 

 

 

 

 考核范围

考核项目

考     核    内   容

考核说明

 

（四）统计鉴定移交工作6分

2、根据《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》制定本学校的档案保管期限表（2分）

查看保管期限表

3、做好向市档案馆移交档案的工作，按时将需要进馆的档案移交进馆，其案卷和检索工具质量符合进馆标准（2分）

抽查

三、编研和开发利用工作20分

（一）编研工作8分

1、编有学校组织沿革（1分）

查看材料

2、编有学校大事记

查看材料

3、编有全宗介绍

查看材料

4、编有基础数学汇集、文件汇集、会议简介、专题文件索引等多种检索工具（3分）

查看材料

5、编制文号索引、专题文件年索引等多种检索工具（2分）

查看索引

1、档案人员借助检索工具、熟悉室藏，并能迅速提供出利用者所需档案（2分）

实地查看

 

2、有档案借阅登记本，并有利用效果登记（2分）

查看利用登记本

 

 

 考核范围

考核项目

考    核     内   容

考核说明

 

（二）开发利用工作12分

3、积极、主动向学校领导和有关人员提供档案信息（2分）

查服务利用、登记台帐

4、设有档案阅览室（1分）

实地查看

5、应用年现代化技术设备，提高档案科学管理水平和服务效率（1分）

实地查看

6、在档案提供利用中教育教学、社会效益的实例（2分）

查看材料

学校档案升级验收例5

高校科研档案是科研活动的原始记录，也是科研管理中不可或缺的一个重要环节。科研档案是人们在从事科学研究活动中形成的、并经过一定整理的、具有保存价值的、归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史纪录。科研档案工作的主要任务是认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法，正确地组织科研材料的归档，科学地做好保护与管理工作，充分发挥科研档案为教学服务，为科研服务的作用。

目前，高校科研档案建立的主要内容根据它为学校的发展研究和为科研工作者所提供的信息可分为三个方面，即从事科学研究的专家学者的人员信息资料；在各自的学科领域取得的科研成果的信息资料；各级各类有关科研的指令性文件和通知等信息资料。

1.提供科研人员信息资料，主要是归整学校从事科学研究的专家、学者以及课题研究的整个研究梯队的组成人员的个人资料，包括从事研究的学科以及在其研究领域取得的重大成果的介绍材料；

2.各类科研成果材料主要包括：一是学校和各级各类科研项目的归档，这是科研档案管理的重中之重，从项目的申请，研究方案的设计论证，立项计划下达的通知和文件，经费的控制与使用进度，项目最终完成的科研咨询报告和研究成果，结题报告和专家鉴定意见的原件和复印件，应用类研究还要包括应用技术成果和科技成果的转化与推广，存档材料包括验收证书，专利证书以及有关检测证明和鉴定、验收技术资料原件和复印件一套。二是科研人员和广大教职工在正式发行的学术期刊发表的在学科领域有建树、有影响的科研论文，正式出版的专著、编著、译著、教材、工具书、参考书和作品等以及获得各级各类奖励的成果，全部按所在部门登记，按统一要求填写相关表格并提供原始材料及复印件进行归档。三是整理、归档上级和学校下达的有关科研方面各类文件以及上报的各级各类科研统计报表，以便查阅上级部门的指示、指令、决定等意见和学校有关科学研究的政策和规定，了解学校发展状况，把握方向，保证科研工作的顺利开展。

二、新建本科院校科研档案管理存在的问题

新建本科院校由于师资力量和水平的限制，原有的科研技术薄弱，在组建初期，科研管理工作重点放在对全校科研的宏观管理和一系列规章制度的建立和完善，但对科研档案的管理没有引起足够重视。大多没有建立科研档案的收集、立卷、保管等规章制度，科研档案的管理几乎处于空白状态，即使在做的科研档案的归档、管理工作仅局限于对学校科研项目立项、获奖科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科学研究整个过程的原始记录和材料，大多数都是在课题完成和成果获奖后粗粗收集，便移交到学校综合档案馆。新建本科院校科研档案管理主要存在的问题有三个方面：

1.科研档案缺乏完整性、系统性，普遍存在各种立项资助项目材料较多而教师自发科研项目材料较少的现象，有些立项资助项目档案材料也残缺不全。有的科研课题有开题报告，缺论证意见。有的科研课题材料的只有研究总结或成果论文，缺乏科研计划、设计方案、技术报告、实验记录、数据分析、成果鉴定推广等方面的资料，尤其缺少核心部分技术内容和大量研制阶段的材料。

2.科研档案材料原件少，复印件多。课题在鉴定、报奖时上级部门需要提供原件，而原件的份数有限，所以出现科研人员只向档案部门移交复印件的现象。科研档案作为科研活动的真实记录，它是日后查考、研究和处理各种问题的凭证，如果归档文字性材料中复印件增多，必然使文件失去它应有的价值。

3.科研档案材料分散在各处。由于高校科研人员肩负着教学与科研双重任务，对高校教师的考核也是多方面的。因此，普遍存在一个科研课题的材料分散于各部门的现象，一部分材料在系里，一部分在业务档案里，一部分在行政档案里，一部分在科研档案材料里。这些情况导致科研档案材料的零散状态，不利于科研档案的综合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人员对科研档案工作的重要性认识不足，由于当前许多研究人员没有认识到科研工作档案工作的重要性，把自己的研究成果视为个人私有财产，许多珍贵材料不愿意上交，一方面怕归档后得不到有效保存，另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便，或者会泄密、失控，这样很难保证档案材料的完整性、系统性。即便一定要归档，也只会将有关材料的复印件归档。（二）科研档案管理缺乏有效的管理体制，由于新合并组建的院校，科研机构重组，二级院系重新整合，不少科研人员的隶属关系发生变化，科研档案管理没有得到理顺，科研档案的立卷、归档、编研、利用和计算机档案管理系统等方面的业务工作没有一个统一标准，各二级学院没有设置档案室或专职档案员，管理松散，加上有些学校校区分散，更增加了科研档案的管理难度。

三、加强新建本科院校科研档案管理的途径

1.强化科研人员的档案意识。通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，提高科研人员档案法制观念，认识科研档案建设工作的重要意义，让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担起积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责，增强科研管理人员自身的档案意识。

2.建立、健全科研档案建设与管理制度。按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的规定，建立符合高校实际的科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，在日常工作中实行“三纳入”，即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围。同时做到四同步，即下达科研任务与提出科研文件材料的同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。具体做法是：第一步，要在科研项目下达后，课题负责人主动到档案室备案，领取“归档须知”、“科研记录本”等；第二步，科研课题完成，或经过鉴定、验收后课题负责人将科研课题三个阶段的材料全部收齐，移交档案室，才算科研课题结束；第三步，课题结束经费结算时，要有档案部门归档合格签字或盖章后，科研管理部门才能同意财务部门结算；第四步，申报各类奖项时，必须由档案部门验收，加盖验收合格章后，科研管理部门才能办理申报手续。

3.配备机构和人员，提高科研档案管理人员的业务素质和水平。在高校科研管理部门设立专门的科研档案室，配备专职档案员。校区分散的高校还可建立二级院系科研档案室，并配备兼职档案员，二级院系科研档案室主要是对纳入学校科研处管理的科研项目，负责指导、督促或参与其科研档案的立卷和归档。对非纳入科研处管理的科研项目，负责立卷和归档的全过程工作。建立本院系的此类档案，并根据规定提供利用服务；参加学校组织的有关学科科研档案的编研工作。要加强科研档案管理人员队伍建设，通过进修和培训，不断提高科研档案工作人员的业务水平。还要建立奖励惩罚机制，充分调动科研档案管理人员的工作积极性，对工作表现突出的人员，除公开表彰奖励外，在职称评聘和职务晋升上，予以充分体现，从而激励并促进档案管理人员的整体业务水平和业务素质的提高。

学校档案升级验收例6

升级后的高职院校建校时间短，档案意识淡薄，对档案工作缺乏长远的发展规划。不能有效地实现档案管理的科学发展和可持续发展，致使档案工作存在着滞后性，档案的查考利用价值表现得不明显。

2.档案资料收集不完整，归档制度不健全

中专学校升格为高职院校，由于管理方式的不同，实行院系两级管理，缺少专职档案员，材料保存不完整，文件乱丢乱放。例如，外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解，造成会议文件不能及时归档；学生的实验实训、听课记录、教学进度表等材料不全，教师的个人研究成果甚至教学实践活动中的教学档案保存在个人手中，一些设备、科研等类目的材料归档不全，规章制度流于形式，严重影响了档案的完整性和准确性。

3.忽视特色档案的形成，缺少信息资源共享

特色档案能体现学校与众不同的个性，也是办学特色的最好体现。高职院校的档案种类繁多，内容丰富，形式多样，但反映学院教学特色的精品课程材料，教师自编讲义、教材，没有及时归档，这势必影响档案的利用价值。在办公自动化的今天，信息资源共享在经济发展、社会进步中发挥着越来越举足轻重的作用，高校档案涉及高校办学过程中的教学、科研、管理、人事、基础建设、发展规划等各个方面的文字、图片、音像资料。由于信息化管理手段落后，院系之间信息资源的传递不够顺畅，直接影响了档案资源的共享。

4.档案兼职人员专业素质良莠不齐

负责档案管理的工作人员有的是经过专业培训的专职人员，但大多是不具备档案专业知识的兼职人员；再加上对档案工作不重视，部分档案管理人员缺乏工作热情和责任心；另外，档案信息技术、外语、文史哲等多层面知识和应用能力比较欠缺，远不能满足档案形势多元化、档案服务大众化、档案管理现代化的要求。

二、高职院校如何做好升级后的档案管理工作

1.强化档案意识，理顺管理体制

升级后的高职院校应通过学习《档案法》和《高校档案管理办法》等，增强各级领导和广大教职工的档案意识，使档案工作有章可循，有法可依。加强对档案工作的领导，按照上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，形成各职能部门齐抓共管的局面；健全管理体制，从组织上保证档案工作的顺利开展，利用校园网建立档案管理信息网，使档案工作与学院其他管理工作同步发展，纳入学院的整体发展规划，解决好档案管理工作中的机构设置、人员编制、设备添置、经费开支等基础性建设，使学校档案工作跟上教学改革的步伐。

2.完善制度建设，规范档案管理

（1）完善档案管理工作制度，是档案工作逐步实现法制化、制度化、规范化管理的保障。建立院、系两级档案管理制度，主要包括各门类载体的档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度，档案的保管、借阅制度，利用保密制度等。对院系档案管理人员提出明确的工作目标和工作要求，实行档案部门立卷，维护档案的完整与安全，使散存在各部门或个人手中的有重要保存价值的文件材料及时归档，从制度上保证档案的收集、归档和保存。

（2）加强教学档案的管理，重视特色档案积累。教学档案是在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表等各种载体材料，也是学校档案的核心和重点。对教学过程中产生的大量特色教案、课件以及创新教学、公开课评比、教师管理、实验室建设、技能培养、学籍管理、学生成绩等作为重点材料收集。

3.加强档案信息化建设，实现信息资源共享

文档一体化是实行档案信息化建设的基本原则，是办公自动化对档案管理提出的必然要求。档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化的步伐，使档案管理实现从实物管理向信息化管理的转变，从静态管理向动态管理转变，从封闭被动向开放、主动转变。做好编研开发工作，使档案信息的产生、传递、存储、利用、服务形成全面、完整、合理的网络信息结构。加快实现高职院校的信息化、数字化和网络化建设，不断提高档案的利用效率，早日实现高校档案网络的互通和共享。

学校档案升级验收例7

学历档案是学籍档案的重要组成部分，是学籍档案衔接于社会，服务于社会的档案材料，是学历验证时重要的佐证材料。学历档案材料包括：高校考生报考登记表、高校考生政治思想品德考查表、入学时填写的学生登记表、学籍成绩表、各种鉴定表、毕业生登记表、学位评议书等。一份全面、真实的、规范的学历档案能提升学历的诚信度，更能为社会选拨人才、为教师职称评定、为干部晋级服务。

新升本科院校前身大多是由两所或几所高职高专学校合并升格而成，对这样的高等院校来讲，学历档案管理存在着与其它高等院校同样的问题，同时也存在着与别的院校不同的问题，如何更好地发挥学历档案的作用，是当前学历档案管理一项重要课题。

1.学历档案管理存在的问题

1.1 重视度不够、职责不清

长期以来，档案的管理在社会各级单位或团体都未能引起重视，尤其是对学历档案的重视。一个学生，从他入校那刻起，学校会对学生的德、智、体、美等多方面的培养。但对所有过程所产生的记录，记录所形成的材料、我们重视度不够。学生信息来源于各二级学院，各二级学院很少设有专门负责学生学籍学历档案管理的专职人员，遇到有问题推诿的现象比较多。

1.2 材料不齐全、不完整

对于新升本科院校，原是由几所学校组建而成，一些材料参差不全，由于搬家、合并，一些旧的材料容易遗漏。以我校为例，按教育部的要求1991年到2000年所以毕业生要补学历电子注册，可我校能查到的信息只有并不全面的一部分，纸质的档案也无法查到，导致学生无法在学生信息网上查询自己的学历信息。这样给学生和学校都带来了很多不便。另一类是档案材料自身形成手续不完备，表现为：个别材料上无学校同意毕业的意见和印章，致使无法认定学历；有的是只盖章而不填写落款时间；有的是所盖单位印章不是具有法人资格的行政单位印章等等。

1.3 档案的继承性不够

档案本身就有承前启后的作用，档案本身就是对历史的真实记录，供后者参考，查阅、引用和鉴别。新升本科院校由于几所学校合并，造成了档案材料的中断。例如并入我校中有一所职业专科学校，该校已毕业的学生回到我校要进行学历认证，可他们所有的材料我们都没有，就无法进行学历认证，这样就无法保证一个学生应有的知识证明权。

1.4档案材料的载体陈旧、破损

前些年，电脑普及率不是很高，大多的档案都是纸质档案，档案纸张发潮、生霉、泛黄、不利于档案的长期、永久保存。另外，档案形成前期都在基层学籍管理部门形成和保管，而这些部门既缺乏专职档案管理人员，也缺乏符合档案保管条件的库房和设备，所以造成很多档案材料的破损。

1.5 档案管理不规范，手段落后

档案的管理需要严格的制度规范、科学的管理方法和严密的管理程序。随着学校合并、搬家，近年来招生人数的增多，招生人员和基层学籍管理人员变动比较频繁，经手人众多，书写不规范等，致使学籍档案管理混乱。特别是在很多新升的本科院校中，很多学校还停留在传统的档案管理方式，信息化管理手段明显滞后，一些学校受地域、学校规模及发展状况等各方面原因的影响，档案信息化程度偏低。

2.学历档案管理的几点思考

2.1 认识学历档案的重要性，健全学历档案管理制度

健全的档案管理制度是学历档案管理的根本保证。随着经济的快速发展，人才是富国民强的有力保证，我们要尊重知识、尊重人才，查阅、利用学历档案也已成为用人的最基本手段，学历档案发挥着越来越重要的价值与作用。作为高等教育机构，我们应加强对相关法律、法规及相关政策法规的学习增强档案意识，真正从思想上认识到学历档案关乎每个毕业生的切身利益，关乎到国家、乃至整个社会的发展。

与此同时，档案管理部门还应该制定、完善一系列规章制度（包括学历档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用、安全保密以及档案人员工作职责等），切实做到有章可循、办事有据可依，使学历档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻。还要进一步加大宣传力度，宣传学历档案是验证学历的根本保证，也是唯一的保证。

2.2 学历档案要实施规范化管理

1994 年《高校档案实体分类法》颁布之前， 高校档案管理无统一标准，学历档案材料的管理存在着不规范因素，1994年后我们应按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，对学生学历档案材料的种类、规格、载体、内容、填写标准等作出统一的要求。高校学生学历档案材料应包括：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料、学生毕业材料（专业、学制、学位号、毕业证书号等）。材料形成时间要准确、填写要规范，学校的签章要齐全。

2.3 理清思路，建立个别断了的档案链

对学校“升本”以前的学历档案材料，我们要理清思路，按档案类别逐级查找已遗漏、缺失的档案材料，我们要尽量收集完整，规范化整理、规范化归案，然后建立起必要的电子档案，把档案材料给连接起来。

2.4 学历档案电子化平台的完善

对现有的学历档案，在以中国高等教育学生信息网为平台的基础上，基本上实现学历档案的电子化。学历电子档案的电子化给学生、各社会团体都带来直接的便利，提供了可直接查询的平台，很好的遏制了学历的造假现象。但在近几年的工作当中也发现了一些我们需要完善的地方，例如，学籍异动后学历出现的各种情况、学历的撤销、学籍的等等，我们既要维护学历的严肃性，又要解决确实存在于学生、学校当中的问题。

学历档案是知识的保护伞，加强学历档案的管理，是力克学历制假、造假的有力武器。学历档案服务于社会，作用于社会，我们要运用现代化计算机技术、现代化管理理念，加强、完善学历档案的管理，更好、更充分发挥其档案作用。

参考文献：

学校档案升级验收例8

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

学校档案升级验收例9

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

学校档案升级验收例10

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．