文书与档案管理例1

一、正确认识文书处理与档案管理的关系

文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。

（一）文书与档案管理工作职责与任务不同

文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。

（二）文书与档案管理相辅相成

文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。

（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提

收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高?n案工作质量的前提。

二、文书与档案管理工作容易忽视的问题

（一）文件材料收集归档不完整齐全

归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。

（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通

文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人员归档意识淡薄

文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。

三、加强文书处理与档案管理工作的措施

（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量

把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。

（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整

文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。

档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。

文书与档案管理例2

2、医院文书档案管理的内涵

医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。

3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论

P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。

文书与档案管理例3

0引言

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

1转变教育观念，完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

2积极探索研究，改革教学方法

文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：

2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。

2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。

2.3探索新型教学方法

2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:

2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。

2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。

2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

3加强“双师型”教师队伍建设

受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献：

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.

文书与档案管理例4

（一）文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的，但是人员配置确实不是齐全的。目前，许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂，会出现未将档案及时归档，或者是没有按照相应的管理标准等等，这样情况下的档案管理，不利于档案的综合利用，档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实，在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准，也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。其次，很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善，对目前文书档案管理形成了层层阻碍。

（二）文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作，也就是说文书以及档案两者部分组成，两者有区分也有联系，在大多数企业当中，文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了，我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是，在企业中的文书工作一般是兼职人员，对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来，让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书，未能在今后的工作中充分发挥档案的作用，档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。

（三）缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中，每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员，对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱，对于一般性的文件未能做到及时有效的处理，特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作，从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质，缺少工作责任心，未能认真记录或者是整理相关的档案文件，这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说，我们应该及时采取相应的解决措施，加强企业文书档案的收集以及归档工作，从而保证档案管理工作的顺利进行。

二、做好文书档案管理系统实现的措施

（一）不断完善档案管理制度，提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用，所以说，企业领导应该充分重视文书档案管理工作，不断与时俱进，完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行，不断促进文书档案管理工作规范性和制度化，从而不断提高文书管理水平。当然了，要想提高档案管理工作的管理水平，不仅仅需要稳定办公室人员，配备专业文书从业人员。同时，每一名员工要从思想上树立责任意识，认真做好文件资料的收集以及整理，有系统、有标准地进行收纳整理，以便以后的查找和利用。

（二）建立“自动化”管理系统，实现档案管理工作的一体化管理。首先，我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号，都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟，现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时，需要将前期的文书资料进行整合，将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中，同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理，从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并，在这样自动化的管理模式下，能够高效地将两者的工作联系起来，从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。

文书与档案管理例5

文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。文书档案管理是衡量一个单位文档管理水平的重要标准，其水平直接影响到档案资料的完整与质量。新时期下，人们的文书档案管理意识越来越强，但是在实际工作中也出现了很多问题，只有使文书档案管理规范化、标准化才能提高文书档案的利用率，促进单位的建设与稳定发展。

一、文书档案管理的特点及重要性

文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。正因为文书档案管理具有这些特点，所以文书档案管理工作对单位的发展及各项工作的开展具有一定的重要性。

（一）文件的收集及保存过程是文书档案管理的重点

文书档案管理的对象是已经发生的事件、文件及物品等，借助一定的载体来对收集的文件及资料进行分类、整理及保存。文书档案管理工作主要是收集完整的文件，并对文件资料进行妥善的保存，重点是对文件资料进行收集、管理、保存及利用这个过程。

（二）档案的形成与文书工作有密切的联系

文书工作的整个过程是档案形成的过程，文书工作主要包括文件资料的收集、登记、整理、归档及保存等。档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、统计、检索等。文书工作是档案工作进行的基础，文书部门将本单位具有保存价值的文件资料经过整理后定期向档案部门归档。文件的格式、材料的质量及文件的归档影响着档案的质量及档案工作。

二、文书档案管理面临的问题

（一）档案员的专业素质较低

有一些单位的档案员没有经过专业的培训，对文书档案管理工作没有一个系统的概念，对档案的收集、分类、立卷及归档的流程也是一知半解，没有抓住管理工作的要领。有一些单位的档案管理员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理员的素质没有跟上新时期发展的需要。

（二）文书工作与档案工作出现脱节现象

文书工作与档案工作既有一定的统一性也会有分工，有联系也有一定的区别，文书档案管理工作在现实中相互配合，是一个分体式的管理体系。文书工作与档案工作实行分块管理制，这是一种科学有效的制度，但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员的对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。

（三）文书档案管理工作不受重视

文书档案管理工工作是一种文职类工作，相关领导对文书档案管理工作缺乏正确的认识，局限地认为文书档案管理就是对文件材料进行整理和编目，再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。

三、优化文书档案管理的有效政策

（一）提高文书档案管理人员的素质

加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。只有加强文书档案管理人员的专业素质才能提高他们工作的积极性，及时更新工作人员的专业知识，使他们掌握现有的计算机网络管理技术。随着计算机的发展及网络技术的进步，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。

（二）规范文书工作与档案工作之间的衔接

文书工作是档案工作得以进行的基础，档案的质量会直接受文件质量的影响，高质量的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础上的，文书人员应该加强档案管理意识，做好文件的归档工作，要高度重视文件材料的质量，比如纸张的大小、问题、格式等这些小细节要做到规范标准化，要做到及时准确地收发文件，做好文件材料的收集的工作。同时，管理人员也需要具备一定的文书工作能力，从而实现文件工作与档案工作的一体化。

（三）提升单位领导对文书档案管理工作的重视度

提升单位领导对文书档案管理工作的重视程度是优化文书档案管理工作的思想前提，只有在思想上对文书档案管理工作有一个正确的认识才能使其受到重视。单位领导可以定期组织各部门会议来加强重视力度，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展。

四、结语

文书档案管理工作对单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，加强自身专业素质及提高管理水平，合理利用现代化管理技术，使文书工作与档案工作进行有效的衔接，这样才能有效地提高文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作更标准化及科学化。

文书与档案管理例6

记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放，此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

（二）文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多，是单位发展进程中的真实反映和记录，行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如：照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

（三）文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档，文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件，文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

（一）医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。

文书与档案管理例7

关键词 企业文书档案；档案管理；问题；改进

所谓文书档案，也叫做管理性档案，即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件，这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中，文书档案管理占据着举足轻重的地位，是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说，企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系，只有坚持创新和与时俱进，才能落实好文书档案工作，使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。

一、企业文书档案管理中存在的主要问题

（一）企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中，档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为，这是一份没有什么难度的工作，而且通常会下意识的下调招聘的标准，更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视，难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时，有些部门为了图方便，在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档，由于归档不及时，因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中，经常出现催还未果，过期不换的问题，加之档案部门没有及时采取处理措施，因而导致这该岗位形同虚设。

（二）文书档案与档案工作契合度低，资料不全面。对某些机关单位而言，文书档案管理是一份可有可无的工作，而且存在“重经营、轻档案”的现象，致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上，这不但有碍工作人员能动性的发挥，同时还会影响文书档案的可靠性，导致其无法与档案工作衔接，正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度，加之当前的管理制度存在许多漏洞，因而导致二者处于一种“各自为政”的状态，经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。

（三）企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来，企业档案管理人员的任务就是保存好档案，这种封闭式的管理模式，使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求，加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视，而且管理人员水平普遍偏低，档案部门又是一个可有可无的岗位，也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度，导致档案管理水平普遍偏低。

二、企业文书档案管理的改进方法

（一）从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度，才能形成上行下效的效果，使全单位的工作人员都重视这项工作，也才能获得其他部门的理解、支持和帮助，从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候，一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。

（二）努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说，档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑，二者是相辅相成，缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作；文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以，文书工作人员必须具有一定的档案管理意识，在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则，这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系，还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续，做好档案的统计与保护工作。

文书与档案管理例8

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）35-29-2

1 地方高校文书档案管理存在的问题

1.1 领导对档案工作重视程度低，管理意识不高

我国高等学校档案管理办法明确规定，高等学校档案工作实现校长负责制，可是高等学校档案工作真正实现校长负责制的又有几所呢？这充分说明了文书档案管理工作领导重视程度还是不够，档案管理工作仅仅停留在最初的管理水平，对档案管理部门要求不高，这种对文书档案管理不重视，直接影响到档案管理工作人员的积极性和创造性，导致档案工作管理粗放、质量不高，管理效益上不去。

1.2 文书工作与档案工作脱节

文书工作与档案工作的脱节，这无形中拉开了文书工作与档案工作两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，是两方面存在着脱节现象，档案部门工作人员没有做好公文形成的前端控制工作，对公文格式和前端处理方面做得不到位，导致公文格式、纸张质量、用墨要求等出现不规范情况，使现有的文件内容烦琐，形式多样，不利于档案的分类和保管。

1.3 文书部门与档案部门缺乏协作精神

各部门之间对档案工作缺乏配合和协作，文书材料形成后分散在各部门科室，这严重造成归档时人力、物力的浪费，需要耗费大量的精力去收集散落在各部门科室的文书档案，往往一些处室和科室不太配合、协作，这给归档工作部门专职档案员或兼职档案员带来了收集难度，导致一部分文书材料无法准确及时收集归档。

1.4 文书档案形成不规范，滞后档案收集整理工作

首先是收集的文书材料不规范，主要表现在我们文书工作人员在制作文书材料时没有按照公文规定进行公文制作，公文形成错误千姿百态，给档案工作管理带来了很大不便，直接影响到档案的质量和使用效果，也给专（兼）职档案员归档前期鉴定造成较大困难。要熟悉一个部门的各项业务，对一个专（兼）职档案员来说是非常困难的，特别是面对一个机构庞大的高校，要想熟悉各机构的业务，可以说这是根本不可能实现的事情。

1.5 重藏轻用，管理模式陈旧

许多单位对档案“重藏轻用”的习惯未得到根本改观，受传统思维习惯的管理模式影响，只重视档案的收集、整理、鉴定、保管和检索编辑等业务环节，而没有根据单位和社会的需求，将档案用活；换句话说无视了对档案资源的开发利用，使档案的价值未得到发挥，完全失去了档案的社会价值和凭证依据。

2 加强文书档案管理是顺应时展的需要

2014年中央、国务院两办出台了有关档案工作的《中共中央办公厅、国务院办公厅印发的通知》（中办发〔2014〕15号）文件，同年8月贵州省委办公厅、贵州省人民政府办公厅联合下发了2014年的31号文件《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等文件，文件涉及档案工作的具体工作思路和技术规范要求，这为我们今后档案工作的发展指明了方向和工作要求，《实施意见》明确肯定了档案工作的重要作用，这是档案社会价值的回归，充分肯定了档案原始属性的凭证依据和参考价值本真体现。

3 文书与档案的关系辨析

文书是指地方高校在行政事务管理活动中利用书面形式表达意愿，进行交流沟通，说明情况和留作凭证的一种文字记录材料，其本质属性是现行效用。档案是指学校或个人在社会活动中直接形成的，具有凭据价值和参考价值的各种形式的历史记录，其本质属性是原始记录性。文书的功能在于传播形成者的意图，实施形成者的目标活动；档案的功能则在于把处理完毕的文书经过区分保存价值鉴定后，并按照一定的形成规律、事由和时间的先后顺序集中整理归档，方便日后参考使用。[1] 从文书与档案的属性和功能上不难看出，他们两者间有千丝万缕、密不可分的有机联系。文书是现行工作中正在使用的文字材料，档案这则是已经失去现行效用并经文书管理员按照一定方法和规律整理归档后的文件。因此我们可以说，文书与档案实际上是同一事物在不同使用阶段的不同表现形式，二者的关系可以表述为文书是档案的前身，也是档案的重要来源之一；档案则是文书的延续，也是重要文书的最终归宿。[2]

4 文书档案实体的原始记录性是实现社会价值的途径

从个人层面上看，从国家开展干部人事档案专项审核工作以来，干部人事档案在专项审核中发现了很多问题，这些干部人事档案个人存在的问题，都是通过利用文书档案实体的原始性记录获得解决。就贵州省铜仁市铜仁学院在开展专项审核中，就学籍、党团材料、工作经历等审核事项发现的问题约两百多起，这些问题解决的途径绝大部分都是通过查阅高校文书档案，来完善人事档案存在的问题。近两年来，该校综合文书档案室也面向社会提供很多服务，其中向社会人士提供文书档案查阅解决人事档案存在的问题和社会纠纷问题利用次数达四百余次，这些问题都是通过查阅利用文书档案来解决的。

文书与档案管理例9

一、引言

文书档案管理是企事业单位内部管理体系的重要组成部分，是提升单位管理与服务质量的关键要素。在文书档案管理中，分类和归档是核心部分。但是随着现代化水平的提升，企事业单位的文书档案管理工作出现了诸多问题。这就需要单位结合具体情况，针对问题提出具体的解决措施，促使文书档案管理工作更加科学化、规范化。

二、企事业单位文书档案管理现状

当前，我国企事业文书档案管理理念和管理方法较为落后，且企事业单位领导对文书档案管理工作并不重视，也没有结合企事业单位实际情况健全和完善文书档案管理制度，导致企事业单位文书档案工作无法满足发展所需。首先，企事业单位领导不够重视文书档案管理工作。这是造成文书档案管理资金不足的主要原因，无论是人员配置还是设备配置，都无法满足企事业单位实际要求。甚至不少企事业单位文书档案部门人员均是兼职人员，或者是依靠单位领导裙带关系进入档案管理部门的关系人员，兼职人员专业能力欠缺、关系人员综合素质较低，这是造成单位文书档案管理工作效率和服务质量低的关键要素。其次，单位没有加大对文书档案工作人员的培训，也没有做好岗前和岗位培训工作，导致工作人员的综合素质普遍低下、责任意识不强、管理水平不高。这种恶性循环致使企事业单位档案管理工作的针对性不强，准确性不高，也就不能充分发挥文书档案管理部门应有的作用和效益。

三、加强企事业单位文书档案规范化管理的具体对策

（一）以人为本。随着国家的进步和社会的不断发展，以人为本思想逐步被推广和应用至各行各业。将以人为本思想引入企事业单位文书档案管理工作中，是有效改善单位工作人员管理思想和管理方式的主要途径。单位领导需要加强对文书档案管理工作的重视，并加大对文书档案部门的人力、物力、资金投入力度，加强对工作人员的关注，从而使工作人员充分认识到文书档案管理工作在单位内部管理体系的重要性。除此之外，单位领导应积极加强与工作人员之间的有效沟通与交流，真正深入群众内部，了解工作人员的实际需求和心理情绪，并引导各部门之间加强沟通与联系，从而确保文书档案管理工作的顺利实施，并促使文书档案工作引起各部门领导的认可与支持，实现提高文书档案管理效率和工作人员工作积极性的目的。除此之外，单位领导应积极创设有利条件，增加工作人员学习与培训的机会，进而提高工作人员专业能力和综合素质。并做好人员配置工作，综合分析人员的综合能力，将其安排在最为合适的岗位，进而促使工作人员在工作中找到归属感，并实现其自身价值。对于培训活动的安排与展开，应安排专业人员负责，从而在提升工作人员综合能力的同时提高他们的责任意识，为企事业单位建立一支专业能力强、综合素质高的管理队伍奠定坚实的基础。（二）引入现代化技术。随着现代信息技术的不断发展，企事业单位应改变落后单一的文书档案管理方式，结合现代化信息技术，促使文书档案管理方式逐步向现代化、数字化、网络化方向发展。将现代化信息技术引入企事业单位文书档案管理体系，不仅可以大大提高档案管理工作效率，还可以提高文书档案管理工作的真实性和完整性，对于构建新型管理模式具有积极的促进作用。1.健全和完善各项管理制度，促使管理制度的规范性和科学性。健全和完善管理制度的目的是确保文书档案管理工作顺利展开，并确保管理工作规范化，进而满足单位发展所需。单位应配置专门的档案室负责管理文书档案。对于资料入库管理或者出库管理，都需要事先征求科室主要负责人的同意才能执行。2.提高工作人员的计算机操作能力。在构建现代化和数字化管理模式的同时，单位领导应积极引入计算机，将计算机作为培养管理工作人员管理水平的主要工具，从而起到提高工作人员综合能力和管理效率的目的。利用计算机建立资料档案，将文书档案资料及时录入数据库，利用计算机进行资料管理，这样既可以给上级领导检查提供便利，又可以减少不必要的人力和资金投入。另外，其他部门需要文书档案资料时，可以直接用电脑将资料发送至部门主要负责人处。由此可见，利用计算机管理企事业单位文书档案工作，既可以提高文献检索速度和档案管理效率，又可以确保文书档案资料的完整性和真实性。

四、结语

随着现代信息技术的不断发展，企事业单位的文书档案管理工作取得了不错的成效。但是由于单位领导的不重视、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，导致单位文书档案管理工作不够规范化。针对以上问题，单位领导需要加强对文书档案管理工作的重视，并结合单位实际情况健全和完善管理制度，积极引入现代信息技术提高文书档案管理效率，从而进一步满足单位的发展所需，为促进企事业单位的长远健康发展提供保障。

作者:毕彩云 单位:威海通明照明工程有限公司

【参考文献】

文书与档案管理例10

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0237-02

科学技术的迅猛发展给医院文书档案的信息化管理带来的很大的便捷，对促进医院管理效果的提升发挥了巨大的作用。但由于我国很多医院的文书档案在信息化建设上起步比较晚，仍存在着不少的问题，制约了医院档案资源的开发利用。为此，有关部门必须高度重视文书档案信息化管理与利用工作，促进医院管理水平的持续提升。

1 医院文书档案信息化管理与利用的意义

1.1 提升办公效率

传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作，对工作人员的要求比较高，但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力，使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷，文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便，办公效率得到了有效提升。

1.2 共享档案资源信息

文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离，实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。

1.3 信息传递安全及时

传统医院文书档案的传递受人为、距离、方式等的影响，容易发生丢失现象，给工作带来的严重影响。而信息化管理以网络作为传递平台，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息传递的安全性与及时性。

1.4 信息资源保存稳定

电子文件载体的寿命比传统纸质载体要长的多，在高温、高湿等恶劣环境下，纸质文书档案就会发生损失，而电子文件则不会发生这些情况。电子技术的发展异常迅猛，也给医院文书档案的存储带来的很大的便捷，可选用光碟、闪存、移动硬盘等各种载体，这些载体不仅信息储存方便快捷，且不易受外部环境干扰，信息资源保存非常稳定。

1.5 充分发挥多学科档案资源互补的作用

不同学科之间，由于各自学科的自身特色是不同的，造成在档案管理上存在一些不同。且由于学科上的跨度，信息资源的调度存在不少的难度，档案管理人员很难做到对每个学科的档案信息都了如指掌。而采取信息化手段，档案管理人员通过操作电脑，进行简单的平台操作，就可以迅速调阅出不同学科的信息，发挥了多学科档案资源的互补功效，管理效能大大提升。

2 医院文书档案信息化管理与利用中存在的问题

虽然医院文化档案的信息化管理利用的优势非常明显，但也存在着一些不可忽视的问题。

2.1 与其它学科档案资源信息共享方面重视程度不高

管理者往往只是重视自身学科文书档案的信息化建设，敝帚自珍，不同学科之间的信息资源很难做到及时调阅。这导致在信息资源利用中，无法实现资源的跨学科调阅利用，降低了工作效率，延误了诊治时间。究其原因，还是不同学科的档案资源信息的共享重视程度不够。

2.2 档案管理软件的横向对接相对滞后

由于医院档案的种类和数量不断提高，对其标准要求也日渐提升，传统档案管理软件的开发相对而言就显得比较滞后，不同的档案软件，由于在开发技术环境、使用方式、接口上等的不同，导致其很难做到横向对接，可扩张性和兼容性都不够理想，影响了对档案的管理利用效率。

2.3 文书档案管理与利用宣传力度不够

当前，信息化系统的应用已渗透至医院的方方面面，如文书档案管理系统、单位内部助力办公系统、科教管理系统、医院基建、设备管理系统等，都已得到了广泛的应用。但由于部分管理者的思维还停留在固有观念上，并没有将这些系统有机整合提高档案管理，有效利用，导致其档案资源整合管理利用效率不高，作用难以充分发挥。

3 提升医院文书档案信息化管理与利用效果的途径

面对医院文书档案信息化管理利用中存在的问题，必须采取切实有效的措施，才能不断提升其管理利用效率。

3.1 规范文书档案管理与利用的基本体系

医院采用的档案管理软件必须符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制、借阅管理、统计报表、检索浏览、格式转换、数据输入输出等功能，确保医院文书、职能管理档案的信息资源利用开发、业务流程管理和一体化管理，实现文书、职能管理档案系统网、内部信息网三网间的互联互通，建立科学的档案管理利用基本体系。

3.2 提高各部门对档案集合体的认知意识

医院文书档案管理者必须清醒的认识到，文书档案管理工作不仅仅是管理者的责任，也不是医院哪个部门、哪个科室的责任，所有人员和部门，如党办、护理部、医务处、总务处、药剂科、门诊部、设备科、财务处等都是档案资源来源和管理中的重要一环，哪一环出了问题，档案信息资源发生了疏漏，都可能会对档案资源的整体利用效率产生较大影响。为此，必须提高对档案集合体的认知意识，共同为实现文书档案的现代化管理而贡献力量。

3.3 加强信息传输网络化布局建设的力度

必须依托医院已形成的内部网络平台，建立专门的档案信息网站，提供信息的联机、公共目录的查询、检索服务。还应提供档案信息咨询服务，以定向和定题授权的方式，为员工提供交互式的信息查询服务，便于其能够及时了解到文书档案及职能科室归档信息。利用现代化计算机技术，对档案信息进行深层次提炼、加工与开发，从而扩展医院档案的服务功效和范围，提升医院的文书档案，职能科室管理档案的总体质量水平。

3.4 注重档案资源的挖掘与持续性发展

文书档案资源是医院重要的战略性资源之一，是医院多年来发展成果的最宝贵结晶。在挖掘档案资源内在价值的过程中，应将重点放在医院管理、重大事件、重点项目、科学技术、会计凭证、设备仪器、科室文化、特殊载体等方面的档案资源的归档整理利用上，从而提升其管理利用的潜力。同时，医院各个部门和人员还应注意档案信息的不断更新，采取现代化技术手段改善档案信息的管理质量，时刻保证档案信息的实时性，确保档案资源的可持续发展。

3.5 树立档案资源为医院工作和员工服务的理念

文书档案的信息化管理利用，有利于实现档案的一次性输出记录，扩展了档案检索方法，提高了电子档案查阅的快捷性和方便性。利用计算机对医院各种载体和门类的档案进行储存，既利于医务工作者的阅读查找，同时也节省了传统档案管理方式下的造成了人力物力财力方面的浪费，确保了医院工作效率，也为医院创造出更高的经济效益与社会效益，这也反过来推进了医院文书档案现代化管理的不断发展。

4 结语

加快医院文书档案信息化管理与利用建设步伐，加强与职能科室的横向信息化对接与管理，功能互补，注意档案资源的开发利用，达到与医院各项工作协调一致，可持续性发展的功能，对提升我国医疗卫生事业的现代化建设水平有着非常重要的意义。医院管理者应高度重视这一问题，多措并举、持续用力，不断促进我国医院文书档案信息化建设利用水平迈上一个崭新的台阶。

参考文献