档案归纳方法例1

档案作为重要的参考依据，在社会的发展中和各个机构的管理工作中，都起着重要的作用，为了能够使得档案资料可以得到有效的利用，保障档案资料的准确性，就需要合理的对档案资料进行归纳和利用，为了使得档案工作的开展能够符合时展的需求，就需要采取有效的方式来对档案工作进行创新，只有这样才能够进一步的推动档案工作的开展和发展。下面本文就针对档案资料的归纳与利用及档案工作创新的意义与途径进行深入分析。

1 档案资料的归纳与利用

1.1 完善档案管理的细则和各项制度

要想使得档案资料可以得到有效的归纳和利用，就需要针对档案管理建立健全的管理制度，针对管理制度中的内容进行不断的完善处理，安排专门的管理人员，将责任落实到实处，为各个档案管理人员进行职能的划分，明确档案管理人员的职责，使得档案管理人员能够严格的依照相应的规范标准来对档案资料进行归纳和利用，以最大限度的提升档案资料的利用率，针对档案管理的各项细则进行有效的补充，使得档案管理的内容更加的全面和具体，在档案收集、归纳、鉴定、保存以及销毁的过程中，都需要参照相应的依据，根据相关的依据来对档案管理工作的开展奠定良好的基础。

针对档案资料进行利用以及归纳的过程中，要注意对数据准备的速度进行加快处理，并且要对档案的管理进程进行有效的改进，使得档案管理更加具备现代化的特质，在档案资料的归纳和利用中，要分清主次，逐级的进行档案归纳，按照相应的分级顺序来对档案资料进行录入处理，这样既可以有效的节省时间，又可以有效的节省档案资料归纳所耗费的精力。在对档案资料进行归纳整理的时候，可以分为三个层次进行，针对一些反映问题较为单一以及不具备较高的查考价值的档案资料时，可以采用的著录方式就案卷级别的著录方式，而针对一些涉及到同一内容的多个档案资料进行著录的时候，可以采用合级的方式进行著录，最后，针对一些带有重要信息或者是能够多方面反映问题的档案资料，可以采用的录入方式就是文件级别著录方式。

就上述的分级著录方式来进行分析，采用这样的档案资料归纳形式，既可以使得档案中的主题内容能够得到全面的揭露，也可以使得档案在著录的时候，相关的条目以及目录减少，这样就可以达到省时省力的目的。针对档案资料进行分类处理，是保障档案能够得到有效利用的基础。在对一些本身就具有较为完备的目录以及基础较好的档案资料进行著录的时候，要在全引目录上对其进行有效的分类标注，针对一些特殊的档案，更应该进行细致的分门别类处理，可以将这些档案按照人名或者是时间等，利用计算机程序来进行合理的排布，并按照顺序进行编号的标注。只有分类工作做好，就可以使得档案的利用更加的方便，从而可以有效的提升档案的利用率。

1.2 加强档案人员计算机知识和技能的培训

不具备操作计算机的能力在现代是不能胜任工作的。要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。

2 档案工作创新的意义及途径

2.1 解决档案工作创新中的相关问题

首先要解决的问题就是创新和基础之间的问题。对档案工作进行创新，并不能只靠想象，还需要付诸于行动，档案工作的创新是在原有档案工作的基础上进行改进，并不是凭空打造出新的档案工作形式，这就决定了创新与基础之间有着密切的关系。针对档案工作进行创新，就是为了能够使得档案工作具备现代化社会的特质，以事实为根据，针对现实中出现的问题进行合理的解决。在打好基础、快速发展上求突破。

其次，解决创新与学习、借鉴之间的问题。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。

最后，解决创新与实践之间的关系。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，在实践中不断完善。

2.2 服务手段创新

随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求，就要不断创新服务手段。

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

2.3 注重“反馈“，深层次开发档案信息

加强档案利用反馈信息的管理，发挥它潜在的经济效益和社会效益，档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

结束语

总而言之，档案与人们的生活以及社会的发展都有着密切的关系，在档案工作中，做好相应的档案资料归纳和利用，就可以使得档案工作的开展更加的顺利。而档案资料的归纳是档案利用的基础，采取有效的措施使得档案资料可以得到有效的归纳，就会使得档案的利用率可以得到最大限度的提高，同时要向使得档案工作能够更加的符合现代社会发展的需求，就需要对档案工作进行合理的创新，从而使得档案工作能够实现长远可持续的发展。

参考文献

[1]张俊.从传统方式到信息化管理过渡期的街道办事处档案管理工作思路[J].中外企业家，2013（11）.

档案归纳方法例2

1、从税收档案资料管理的现状分析，税收征管档案资料信息化是减轻国税机关档案管理工作强度，节约档案管理成本，实现档案信息资源共享的有效途径。现行税收资料管理过程中，整理工作量大、时间跨度长、资料查找难、利用效率低等问题逐渐暴露出来。一是工作效率低。从收集整理到装订，全是手工操作，费时费力，消耗资财。后期调阅也以手工为主，劳动强度大，手工检索速度慢，调阅效率低。二是综合利用程度低。现行税收资料的档案管理在查询分析核对和执法责任检查落实等综合利用方面效果不佳。三是共享程度低。由于存档的纸质资料移动性能差，不能直接为国税机关各岗位、各环节提供信息来源和执法依据。四是存贮成本高。纸质资料存贮成本高，占用空间大。五是管理不规范。税收资料多头受理、重复归档，且归档标准不统一。

2、从为纳税人提供优质服务的角度考虑，税收征管档案资料信息化是提高工作效率，降低办税成本，方便纳税人的重大改革。为了加强税收管理，国税机关要求纳税人办理的各项证件和填报的涉税资料十分繁杂，同样的资料，在不同的岗位和不同的时间要反复提供和查验，少一样都可能办不成事情，既增加了纳税人的办税成本，又影响了税务机关的工作效率。税收征管档案资料的信息化，可以做到了一次采集归档，多环节、多层次的反复利用，可以极大地方便了纳税人，也减少了国税机关内部资料传递的麻烦。

3、从税收信息化建设的要求出发，建立一户式纳税人电子档案成为必然趋势。近几年的税收征管改革，在征管体制、征管机制、信息化建设等方面取得了重大突破，但是税收资料档案管理作为一项重要的征管基础工作，还停留于手工操作的状态，其管理的信息化水平还比较低。随着税收信息化建设步伐不断加快，征管软件不断应用升级，同时申报方式电子化以及办公自动化等信息技术的广泛运用，税收征管档案资料信息化已成为必然趋势，同时也是《国税系统基层“三化”建设三年规划》的一项重要内容，是注重信息的深度开发，提高档案信息利用价值，创新档案管理电子化的新举措。

4、从税收执法责任制落实的客观需要，税收征管档案资料信息化是强化执法责任和加强执法监督的重要手段。从长远看，税收整个操作过程的电子化和信息化，是税收征管改革的方向。实行税收征管档案资料信息化是加强“两权”监督，减少执法随意性，增强税收执法责任的重要手段。要坚持依法治税，提高征管效率和水平，就必须对纳税人税务登记、一般纳税人认定、防伪税控认定、纳税申报情况、涉税事项变更和注销等各项涉税行为进行实时监控，而通过税收征管档案资料信息化不仅能做到注重结果的监督，而且实现了过程的跟踪管理，谁是责任人，一目了然。

二、建立档案管理制度，实现税收征管档案管理规范化基础上的信息化

1、统一采集对象，资料种类规范到位。在税收征管过程中，纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的资料文书品种繁多，全部列入电子档案资料的采集对象，既不需要，也不可能。因此，我们必须从有利于“明确纳税人纳税义务和落实税务机关执法责任”为原则，可以确定户籍管理类、减免退税类、调查执行类、登记备案类、税收处罚类和统计备查类等基础资料，作为我们电子化采集归档的对象。

2、明确资料来源，文书格式规范到位。为了确保采集资料的真实可靠，应当明确资料采集的来源。当前主要有四个方面：一是纳税人在办理税务登记、一般纳税人和防伪税控企业认定时所提供的各类资料原件；二是上级国税机关对纳税人申请事项进行审批、资格确认时形成的各类资料原件；三是江苏国税管理信息系统形成的各类调查执行和处罚资料原件；四是根据税务机关管理工作需要，按年度从江苏国税管理信息系统数据库中导出的统计备查表格(如纳税申报情况明细表、发票发售分户明细帐等)。

3、落实岗位职责，收集责任规范到位。档案利用价值的大小在于资料是否齐全，而档案齐全的关健环节在收集。因此，基层主管国税机关要有专门的档案工作小组，负责检查各项资料的收集和归档工作落实情况，明确各责任区主岗人员为档案资料收集工作第一责任人，凡规定实行电子化归档的资料，除由档案管理员从现有存档资料库中直接调取归档外，其他一律由主岗人员负责收集并形成电子文档，上传档案管理员，凡收集不全的，列入个人岗位考核扣分。

4、简化流转环节，资料传递规范到位。为了适应江苏省国税管理信息系统运行要求，在实现税收征管档案资料信息化的过程中，我们必须打破思维定式，在简化合并现有征管资料的基础上，作出硬性规定，凡是作为电子化收集归档的原始资料在国税机关内部不再作为附报资料进行纸质流转，一律由各岗位进入系统进行实时查核。如上级规定必须附报的资料，由最终上报审批的业务科室统一打印上报。

5、及时采集资料，归档办法规范到位。为了保证税收征管资料信息在税收征管和纳税服务中及时的发挥作用，主管国税机关应当对税收征管资料收集责任人提出明确的工作要求，落实具体资料采集归档环节：要求纳税人提供的各类原始资料在调查环节由调查人负责在上报调查报告前采集归档；对上级税务机关审批核准的原始资料在主管国税机关登记分发前由档案管理岗直接采集归档；对纳税人涉税事项进行调查执行的原始资料在调查执行完毕后当日由执行人负责采集归档；对纳税人年度纳税情况明细表等统计备查表格由责任区主岗人员在年度终了后规定的时限内采集归档。

6、实行资源共享，档案利用规范到位。实行税收征管资料信息化的重要目标之一，就是要让档案信息超越时空的限制，实现多岗位、多层次的资源共享。因此，我们应当利用现有国税系统统一的局域网为支持，使档案信息资源利用不再受时空的限制，在国税系统的内部办公网的任何一台工作站上都可以实时查询到相关的档案信息。只有这样，才能使档案信息的增值利用成为现实。

三、充分利用现有资源，积极推进税收征管资料档案信息化管理工作进程

档案归纳方法例3

1、从税收档案资料管理的现状分析，税收征管档案一户式管理是减轻国税机关档案管理工作强度，节约档案管理成本，实现档案信息资源共享的有效途径。现行税收资料管理过程中，整理工作量大、时间跨度长、资料查找难、利用效率低等问题逐渐暴露出来。一是工作效率低。从收集整理到装订，全是手工操作，费时费力，消耗资财。后期调阅也以手工为主，劳动强度大，手工检索速度慢，调阅效率低。二是综合利用程度低。现行税收资料的档案管理在查询分析核对和执法责任检查落实等综合利用方面效果不佳。三是共享程度低。由于存档的纸质资料移动性能差，不能直接为国税机关各岗位、各环节提供信息来源和执法依据。四是存贮成本高。纸质资料存贮成本高，占用空间大。五是管理不规范。税收资料多头受理、重复归档，是户管和还是类管资料，归档标准不统一。

2、从为纳税人提供优质服务的角度考虑，税收征管档案一户式管理是提高工作效率，降低办税成本，方便纳税人的重大改革。为了加强税收管理，国税机关要求纳税人办理的各项证件和填报的涉税资料十分繁杂，同样的资料，在不同的岗位和不同的时间要反复提供和查验，少一样都可能办不成事情，既增加了纳税人的办税成本，又影响了税务机关的工作效率。税收征管档案资料的信息化，可以做到了一次采集归档，多环节、多层次的反复利用，可以极大地方便了纳税人，也减少了国税机关内部资料传递的麻烦。

3、从税收信息化建设的要求出发，税收征管档案一户式管理成为必然趋势。近几年的税收征管改革，在征管体制、征管机制、信息化程度等方面取得了重大突破，但是税收资料档案管理作为一项重要的征管基础工作，还停留于手工操作的状态，其管理的信息化水平还比较低。随着税收信息化建步伐不断加快，征管软件不断应用升级，同时申报方式电子化以及办公自动化等信息技术的广泛运用，税收征管档案一户式管理已成为必然趋势，同时也是《国税系统基层三化建设三年规化》的一项重要内容，是注重涉税信息的深度开发，提高档案信息利用价值，创新档案管理信息化的新举措。

4、从税源管理责任制落实的客观需要，税收征管档案一户式管理是强化税源监控和加强执法监督的重要手段。从长远看，税收整个操作过程的电子化和信息化，是税收征管改革真正的最终目标。通过税收征管档案资料信息化就可以将大量归档存查历史资料转化为税源监控分析的信息，从而实现对纳税人税务登记、一般纳税人认定、防伪税控认定、纳税申报情况、发票使用情况、涉税事项变更和注销等各项涉税行为进行实时监控，就能够做到不仅注重结果的监督，而且实现了过程的跟踪管理，税源监控重点和对象，一目了然。

二、建立档案管理制度，是实现税收征管档案一户式管理的基础

1、统一采集对象，资料种类规范到位。在税收征管过程中，纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的资料文书品种繁多，全部列入电子档案资料的采集对象，既不需要，也不可能。因此，我们必须从有利于“明确纳税人纳税义务和落实税源管理责任”为原则，可以确定户籍管理类、减免退税类、调查执行类、登记备案类、税收处罚类和统计备查类等基础资料，作为我们一户式管理采集归档的对象。

2、明确资料来源，文书格式规范到位。为了确保采集资料的真实可靠，应当明确资料采集的来源。当前主要有四个方面：一是纳税人在办理税务登记、一般纳税人和防伪税控企业认定时所提供的各类资料原件；二是上级国税机关对纳税人申请事项进行审批、资格确认时形成的各类资料原件；三是江苏国税管理信息系统形成的各类调查执行和处罚资料原件；四是根据税务机关管理工作需要，按年度从江苏国税管理信息系统数据库中导出的统计备查表格(如纳税申报情况明细表、发票发售分户明细帐等)。

3、落实岗位职责，收集责任规范到位。档案利用价值的大小在于资料是否齐全，而档案齐全的关健环节在收集。因此，基层主管国税机关要有专门的档案工作小组，负责检查各项资料的收集和归档工作落实情况，明确各责任区主岗人员为档案资料收集工作第一责任人，凡规定实行一户式管理归档的资料，除由档案管理员从现有存档资料库中直接调取归档外，其他一律由主岗人员负责收集并形成电子文档，上传档案管理员，凡收集不全的，列入个人岗位考核。

4、简化流转环节，资料传递规范到位。为了适应江苏省国税管理信息系统运行要求，在实现税收征管档案资料信息化的过程中，我们必须打破思维定式，在简化合并现有征管资料的基础上，作出硬性规定，凡是作为电子化收集归档的原始资料在国税机关内部不再作为附报资料进行纸质流转，一律由各岗位进入系统进行实时查核。如上级规定必须附报的资料，由最终上报审批的业务科室统一打印上报。

5、及时采集资料，归档办法规范到位。为了保证税收征管资料信息在税收征管和纳税服务中及时的发挥作用，主管国税机关应当对税收征管资料收集责任人提出明确的工作要求，落实具体资料采集归档环节：要求纳税人提供的各类原始资料在调查环节由调查人负责在上报调查报告前采集归档；对上级税务机关审批核准的原始资料在主管国税机关登记分发前由档案管理岗直接采集归档；对纳税人涉税事项进行调查执行的原始资料在调查执行完毕后当日由执行人负责采集归档；对纳税人年度纳税情况明细表等统计备查表格由责任区主岗人员在年度终了后规定的时限内采集归档。

6、实行资源共享，档案利用规范到位。实行税收征管档案管理信息化的重要目标之一，就是要让档案信息超越时空的限制，实现多岗位、多层次的资源共享。因此，我们应当利用现有国税系统统一的局域网为支持，实现了档案信息资源利用不再受时空的限制，在国税系统的内部办公网的任何一台工作站上都可以实时查询到相关的档案信息。只有这样，才能让档案信息的增值利用成为现实。

三、充分利用现有资源，积极推进税收征管档案一户式管理工作进程

档案归纳方法例4

随着集团公司现代企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风险管理的重要组成部分，把档案工作纳入企业管理制度和业务流程是必要趋势。

河南油田的做法是，把加强核心档案资源建设纳入企业管理制度和业务流程。主要体现在：把档案管理制度的制定纳入生产经营的每个环节、每个流程，只要有人为因素存在的地方，都必须有相应的档案管理制度，突出流程管理、突出核心业务和主营业务，以流程决定配套管理。通过界定各部门、各单位的业务范围和职责，树立企业员工人人都要管档案、利用档案、保护档案的意识。

在重点建设项目管理中，实现档案管理与项目管理四同步，档案专业验收是项目管理流程的最后一个环节；在科研鉴定、评审中，把完成档案归档作为鉴定、评审的首要条件；在设备管理中，明确规定设备开箱验收，必须有档案人员参加和随机资料归档交接；在OA办公自动化文书处理中，必须办理归档流程；在油气勘探开发项目管理中，也明确了档案资料的归档，比如，在物探工程项目管理、探井钻井工程项目管理、录井、测井、试油等工程管理中，在项目竣工验收中，都对提交原始资料提出了要求，制定了原始资料评分标准；在境外项目管理中，明确提出了档案资料管理。

另一方面，档案工作纳入企业考核体系。要让这套管理制度落实、可行，考核是关键。因此，把建设档案管理制度体系与建设档案工作考评体系有机结合起来很有必要。为此，按照中石化档案工作的总体评价排序，建立评价通报制度，对各单位档案工作实行量化考评，并把档案工作的考评结果纳入企业的年终效绩考核体系，有力推动档案工作的发展。

2 纳入企业信息化建设，整合各类档案信息资源

要把档案信息化建设纳入企业信息化建设中，一同规划、一同发展，在建设各专业系统时，要征求档案部门的意见，把归档接口考虑进去。目前，河南油田基本完成中石化档案信息化建设的试点工作，档案管理系统已在河南油田局机关档案馆及26个二级单位档案室实施完毕并运行。通过依托档案信息化管理系统，建立与其他各专业信息系统在线归档接口，OA接口、ERP接口、浪潮财务接口已部署完成并正常运行。实现了部分专业系统形成的电子文件实时在线归档。

3 通过档案信息化建设，促进档案标准化管理

档案归纳方法例5

随着我国广播电视事业的不断发展，广播电视建设项目增加，为了配合工程建设顺利进行，及时有效的对于档案信息.浩大的工程资料进行收集，立卷，归档，保管，利用。根据多年来的工作经验，总结管理方法，以整体质量和效率为核心目标，不断探索广播电视工程档案收集归纳新思想和新方法，逐步形成一套先进科学的管理制度和管理方法。下面就来详细的来探究一下如何有效去实现电视工程档案管理工作。

1 工程档案的前期管理

1.1 档案制度是档案前期管理的基本保障

广播电视工程档案工作是基础性工作，确保工作的顺利开展，做到有章可查，有制度可寻，档案制度是必不可少的规范制度。各部门应该要有效的对信息和资料进行分类，统计，按照不同的生产活动类型来划分，同时需要把技术档案工作纳入到本单位的档案制度中，能够充分的发挥其应有的作用。达到了收集齐全，整理系统，并按制度及时归纳，方便工作人员工作顺利开展。值得注意的是为了确保归纳文件的安全性和管理程序严谨，保密工作要引起重视。

1.2 归纳文件材料的前期管理

工程档案是一项工程建设过程中反映各项活动指标的最重要的参考依据，它包括了项目工程的建设，处理，设备维护等各项活动所形成的研究结果和文件档案，一般多为原始文件，所以具备法律效应。每一个项目在完成和告一段落之后，都要认真负责的按照归纳范围和要求，将形成的文件和资料系统的管理和整理，最终由上级领导来归档。且移交文件或者资料过程中，接触人员必须要按规定办理交接手续，签字归档必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有权拒绝接收。

2 工程档案的收集归纳

2.1 分类组卷

分类组卷的原则：档案分类组卷工作是一个专业性很强的工作，也是能够显示出工作人员的个人水平。有的档案管理人员实际上是没有参与到项目建设的各个环节，所以一定程度上出现了管理档案的问题和不通畅，这些都是对工程档案管理工作不全面性锁导致。我们需要从以下几个步骤来对档案管理中的分类组卷有较好的认知。

第一，立项和选项。从最简单的项目提出，批准，同时可行性报告到对当地环境，地理情况，气候方面调查研究。范围广至电力，城市规划等都可以组成一卷或者是多卷。第二，编制文件，是指工程建设初期形成的文件和图纸，以及各部门根据初步设计文件设计的施工图。第三，整理和归纳，这个阶段是最难控制的，因为全面工作量巨大，设计的资料和信息非常多，主要包括了项目开工之前的资料和原始文件：补偿协议书，电力供应协议，相关合同以及许可证。每一个文件都要仔细的去核对，仔细的去审查。然后可以组成一卷或者是多卷。第四，竣工验收阶段。整个的项目完成结束之后，最重要的凭证材料和相关的建设真实材料都是验收的必要选择。尤其是竣工图和竣工阶段的各种资料需要报送相关单位。第五，调试和试播。是指在设备安装，调试，试播等过程中形成的数据资料。第六，财务器材管理资料。主要包括了工程概算，预算，结算等数据报表。第七，主题部分，集中在日志，月报，监理通知单等各个资料。第八，涉外文件，一般是指相关的设备采购，合同，考察记录等。除了以上几大主要，还包括其他，可参阅相关书籍。

档案管理人员收集资料的时候，应该首先端正良好的作风态度，然后对各阶段锁形成的资料，文件内容来确定收集整理对象。有条件的情况下可以进行信息化处理。

2.2 组卷的质量要求

（1）组卷前要详细的检查基础文件，施工技术文件和图纸是否已经按照规定收集齐全，完整。做到不丢项，不漏项。（2）文字材料的抄写件书写要工整，清楚，禁止使用铅笔或者是圆珠笔来涂改，修改和批复。复印件要做到字迹清楚，牢固，能够长期得到良好保存。（3）建设的竣工图应该是新图，图面清洁，字迹工整。如果需要修稿，首先要保障图纸的清洁，反差明显，材料字迹清楚。（4）凡是归档的照片和图像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确度高。

2.3 案卷排列和编目

案卷文件材料的排列时间必须要按照时间顺序排列，如果文字材料和图纸材料混在一起的时间，必须文字材料在前面，图纸在后面。编写页号以独立卷为单位，均已有书写内容为基准。每个保管单位必须要按照阿拉伯数字来进行统一编排。页号编写位置和单面书写的文字材料页号编在右下角。卷内的目录编写和卷盒内的文件一一对应。案卷的排列顺序按照工程阶段依次排列。案卷的封面，卷内目录，卷内背靠表，不编写页号。

2.4 工程档案检索目录的填写。

工程档案检索目录要利用信息软件来工作，分别建立相关的单元，统一对信息进行输入和保存，减少了不必要的时间和工作量。最终使得工程档案达到了目录管理。案卷目录的填写方式。工程档案形成是需要不同阶段，档案的立卷要以阶段顺序来组卷，为了方便管理和检索，相关的内容要书写的详细明了。制作规范化模版。模版文件是要对于信息具有专业性的格式，通常是文书格式，经过工作人员的技术性操作，最终形成了文书。读取的时候是非常的方便，简单。工程照片档案的管理。它主要管理是采用先进的计算机存贮方式来对相关的文件和资料来做好工作，优势是在于保质期长久，并且安全性很高。技术人员可以及时做好备份和刻录。声音档案的管理。声像档案管理需要在档案数据库里面建立起单元，对信息的输入要尽量详细。保存的时间段里面要经常性的去核对，检查，维护，才会让声像资料的质量长期的完好。让相关的工作开展的时候顺利，进程加快和效率提升。

3 结束语

工程档案管理是一项专业技术很强的工作，主要是保障广播电视台资源的保存和后期维护使用。每个阶段所形成的文件和资源都是具有效益，所以做好管理和归纳的工作重视程度要不断加强。需要档案管理人员在进行枯燥的工作过程中有细心，有耐心，有职业道德。根据文件的内容属性进行科学系统的分类和检索。为以后的验收和档案的再次利用提供方便快捷的服务。特别是针对办公人员，有效的提高了办公效率和水准。档案管理工作如今越来越信息化，专业化，逐渐的摆脱了传统工作模式的诟病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社会发展前进的标志和象征。

参考文献

档案归纳方法例6

2、高校人事档案管理模式的改革探讨。在高校档案工作管理体制改革过程中，一些高校将本来隶属于组织人事部门、学生管理部门、教学系院、教务管理部门、产业管理部门的教职工档案、学生档案移交高校档案部门管理，将人事档案纳入高校档案综合管理范围，实行由高校档案部门集中统一管理本校绝大部分档案的模式，即改非纳入管理模式为纳入管理模式，改分散管理模式、相对集中管理模式为集中管理模式。对这种现象如何评价，档案界褒贬不一。

早在1991年，董德臻同志就提出"人事档案应纳入高校档案综合管理"的观点②。这在当时，无疑是高校档案学理论研究的一种创新。遗憾的是，在当时这一观点并没有引起人们足够的重视，没有引起理论上的争鸣。在世纪之交的今天，随着高校管理体制改革的不断深化及其对高校档案工作体制的碰击，高校档案界就上述问题重新展开了探讨。例如，陈蓉辉同志认为，高校人事档案纳入综合管理有其优越性和可行性。 " 如果把文书档案和科技档案综合管理作为高校档案管理改革的第一次飞跃，那么，把人事档案和专业技术人员业务档案纳入综合管理的范畴，就实现了高校档案管理改革的第二次飞跃。"③从上不难看出，该同志对高校人事档案纳入综合管理不仅是持肯定态度，而且评价甚高。但是，苏平、常灵芝、林晓金三同志对上述观点有着不同看法。一方面，他们肯定了在建立档案馆的高校，人事档案由人事部门移交档案馆，实现了高校档案全部由档案部门综合管理的格局是高校档案管理的一项改革。另一方面，他们对"在高校规模不大，只是成立了综合档案室的高校"，人事档案移交档案室管理的作法提出质疑。④他们认为， " 处于动态的人事档案应由人事部门管理"， "死亡人员人事档案移交档案室"管理。⑤也有些同志认为，仅就人事档案中的干部档案而言，1991年4月中共中央组织部、 国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》规定，干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实现分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。而高校档案部门，无论是档案馆还是综合档案室，既非档案行政管理部门，更非干部主管部门，管理干部档案无疑是违反有关规定的。所以，高校档案部门管理人事档案是不合适的。

上述观点基本上可以分为三种：其一、人事档案纳入高校档案综合管理具有优越性和可行性；其二、人事档案纳入高校档案综合管理在规模较大、设置了档案馆的高校可行，在规模较小、设置综合档室的高校未必可行；其三、人事档案纳入高校档案综合管理有违《干部档案工作条例》，人事档案不宜归口高校档案部门管理。这些观点基本上反映了档案界对高校人事档案管理模式及其改革的看法，有较强的代表性，都具有一定的思想深度和理论见解，都有各自的赞同者和支持者。

二、高校人事档案管理模式的理性思考

针对高校人事档案管理模式的现状及其改革引发的探讨，档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对高校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。有关档案期刊甚至在同一期刊登两篇不同观点的文章，以引起人们对该问题的重视和深入思考。不过，如果我们认真研究这些文章后，对照高校人事档案管理模式的实践，就会发现，我们的理论研究在某种程度上似乎同步于甚至落后于高校档案工作的实践。理论研究往往变成对档案工作实践的一种简单阐述，甚至是事后补充说明。高校人事档案管理模式研究也有这样一种倾向，为此，我们必须对之进行理性思考。

1、纳入管理模式的优点。有人认为，高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式相比，其优点在于精简机构和人员，充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备。这固然不错，但不能忽视了最重要的一点，那就是人事档案信息和其它档案信息资源共享。人事档案纳入管理后，其材料收集的某些缺口和难点，可以更为直接和方便地从党群、行政、教学、科研等大类档案中查找有关材料，只要经过简易加工，就可以归入人事档案；档案部门在进行编研时，也可以使编研成果在广度和深度上得到强化。但是，上述优点仅仅是一种可能，要想使这一潜在的优越性转化为现实的优越性仍需付出努力。例如，要切实做好档案人员之间的科学分工和协作；要统筹安排档案库房；要做好人事档案平时的保密和安全、利用时的审批手续等。唯有如此，才能实现档案信息的增值，方便档案信息资源互补和共享，有利于各类档案的保管和利用。可以这样说，高校人事档案纳入管理模式确实存在一些优点，但是实现这些优点是有条件的，并非人事档案一纳入综合管理就能体现这些优点。

2、非纳入管理模式的评价。纳入管理模式与非纳入管理模式相比有诸多优点，是不是说非纳入管理模式就应该立即退出历史舞台呢﹖答案是否定的。其原因有三：第一，非纳入管理模式的存在有其法规上的依据，尽管其在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但是只要处理好相关部门之间的关系，照样能够应付日常的提供利用。正因为如此，许多人认为高校人事档案还是不纳入综合管理好，多一事不如少一事。第二，非纳入管理模式导致高校人事档案与高校档案事业整体以及人事档案内部各类别之间管理水平不平衡。有些实行人事档案非纳入管理模式的高校，人事档案管理缺乏必要的硬件，人员虽政治素质好，但业务水平低，管理水平明显不及其它类档案；干部人事档案由于其重要性特殊，受到重视程度要普遍高于工人档案和学生档案，在投入上得到要多一些，管理水平也相应高于工人档案和学生档案。第三，非纳入管理模式在一定时期内仍应存在下去。因为纳入管理模式尚处于探索阶段，它要受许多条件限制，有许多理论问题没有得到完满解决，它在一些高校试行取得一些成效，但是否在所有高校都可行却不得而知。因而对非纳入管理模式无论是相对集中模式还是分散模式一概否定为时尚早，需要实践的进一步检验，也需要修改有关法规文件，但是必须有一个时间过程。

3、高校人事档案管理模式的优化。通过上面两点分析，我们可以推断，高校人事档案的纳入管理模式集中管理模式和非纳入管理模式相对集中管理模式、分散管理模式将在一定时期内在不同高校并存，并不是谁取代谁的问题。由于各种管理模式自身都存在一些弊端和不足，因而对其优化就显得非常必要。只有如此，这些人事档案管理模式才能算是标准形式或标准样式，方可有推广的意义和价值。高校人事档案管理模式的优化必须注意这样几个问题：其一、成立校院一级的档案工作委员会和建立人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为高校人事档案管理模式，说到底是由各高校档案工作管理体制决定的。人事档案归口管理部门不同，管理体制和管理模式必将各异。成立档案工作委员会，建立人事档案工作网络，无论是对纳入管理模式还是非纳入管理模式而言，都可以及时地处理随时可能出现的矛盾，解决分繁复杂的问题。其二、在高校人事档案管理模式优化过程中，对纳入"综合管理"提法中的"综合"一词要正确理解。如果认为高校档案综合管理范围必须包括高校全部档案的话，那么高校档案综合管理的难度无疑增大。高校档案综合管理应当有一个相对性，有一个程度，有一个循序渐进的过程。就高校人事档案纳入综合管理而言，也只能是部分人事档案，而非全部人事档案。例如，高校产业部门的某些聘用的管理人员、工人档案，他们的档案恐怕交由地方人才交流中心和地方劳动部门管理更为合适。再如，学生档案中的成教生档案，由成教处院管理无疑比档案部门管理更令人信服。所以一提高校人事档案纳入综合管理，就认为是将高校所有人事档案都纳入综合管理范围的想法是不切实际的。其三、高校人事档案管理模式的确立与高校规模并无直接关系，与是否设置档案馆也无必然联系，这是人事档案管理模式优化注意点之一。笔者认为，人事档案纳入管理模式与非纳入管理模式，对小规模、一般高校是否适用，对大规模、重点高校是否适用，关键要看各高校档案工作的实际情况。在一些小规模高校，形成十大类档案并不多，校方便将部分人事档案也划归档案室管理，运行效果非常好。而一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量多，档案存放场所和管理设备一时难以得到改善，将人事档案纳入综合管理反而不利于档案工作的开展。所以，有些同志认为在规模较大、设置档案馆的高校，人事档案移交档案部门管理，而在规模较小、设置综合档案室的高校人事档案不宜移交档案部门管理的说法是值得商榷的。其四、高校人事档案管理模式的优化，要靠相关制度来保证执行。对纳入管理模式而言，既要将人事档案纳入到档案工作制度体系中去，又要将人事档案制度的特点体现出来。例如，人事档案中的查借阅制度、转递制度、保管保密制度，与高校十大类档案有明显区别。对非纳入管理模式来讲，在档案部门和管理人事档案的部门之间应当建立档案信息交流制度，使得两者之间互通有无。只要将这些制度建立起来并认真执行好，高校人事档案管理模式的优化才能落实到实处。

注释：

①中国社会科学院语言研究所词典编辑室编：《现代汉语词典》，商务印书馆1983年1月第2版，800页。

档案归纳方法例7

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。它在为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥着积极的作用。会计档案是在会计活动中形成的、反映经济业务的历史记录，是反映各单位的经济活动的原始凭证和依据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计专业材料。随着社会主义市场经济的发展和档案管理工作的加强，会计档案管理工作正在逐步走向规范化、标准化。

一、财务档案管理方存在各方面的问题

随着社会的发展和科技的进步，档案管理越来越得到各部门的重视，而财务档案管理方面却相对较差，存在各方面的问题，现归纳以下几点：

1.财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2.财务档案没有专人负责

除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。

3.会计档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

4.档案室的设施不完善

有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

5.管理制度不健全

多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

二、做好会计档案管理工作的几点建议

1.强化档案管理意识

要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。

从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

2.财务档案管理由专人负责

对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。

负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。

3.做好财务档案的分类，提高现代化管理水平

财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。科学划分财务档案手续，充分利用档案管理信息系统，按照档案分类标准，将档案划分为会计凭证、会计帐簿、财务报告、预决算管理、票据管理、资产管理、重要合同、其他财务会计资料等类，对整理好的所有档案资料进行分类录入。

只有在档案细分类的基础上，我们才能逐步建立财务档案数据库，并探索积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，最大限度实现信息资源共享的有效途径，实现财务档案数据化，网络化。

4.加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

5.完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法.

[2]会计档案管理办法.

档案归纳方法例8

一、现行会计档案管理工作存在的问题

随着社会的发展和科技的进步，档案管理越来越得到各部门的重视，而财务档案管理方面却相对较差，存在各方面的问题，现归纳以下几点：

1.财务档案管理意识淡薄。财务档案工作是保存历史、服务现实,承上启下的一项重要工作,但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下,对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视,以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变;有的甚至将一些资料据为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2.财务档案没有专人负责。除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。

3.会计档案内容不全、不规范。应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

4.档案室的设施不完善。有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损,也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

5.管理制度不健全。多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

二、做好会计档案管理工作的几点建议

1.强化档案管理意识。要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。

从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

2.财务档案管理由专人负责。对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。

负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。

3.做好财务档案的分类，提高现代化管理水平。财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。科学划分财务档案手续，充分利用档案管理信息系统，按照档案分类标准，将档案划分为会计凭证、会计帐簿、财务报告、预决算管理、票据管理、资产管理、重要合同、其他财务会计资料等类，对整理好的所有档案资料进行分类录入。

只有在档案细分类的基础上，我们才能逐步建立财务档案数据库，并探索积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划,探索利用统一的网络平台整合档案信息资源,最大限度实现信息资源共享的有效途径，实现财务档案数据化，网络化。

4.加强硬件设施建设。不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

5.完善财务档案管理制度。依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。

参考文献:

[1]《中华人民共和国档案法》

档案归纳方法例9

近年来，随着形势的发展，对档案管理工作的要求逐渐提高，档案工作不但是公文一些对国计民生影响较大的工作也都必须存档，是关系到国民经济的大事，应该非常重视档案的搜集和整理，责成专人管理，在县档案局的具体指导下，各部门档案按照上级的要求已经整理归档。具体工作应该遵循一些原则：

一、立卷归档要与时俱进，提升服务水平

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，县档案局多次下发文件召开会议安排部署，要求在一定的时间内根据本单位的具体情况编制完成，这项工作非常复杂，涉及到全局各个部门和整个工作，以及今后档案的管理、归档和为全县经济建设服务的大事。当前我们在档案工作上做了一些工作，但是还存在许多问题，我们现有的档案还没有进一步规范化管理，还处于保存阶段，还有待于进一步开发进级。我们要加强现有档案的搜集管理以各部门现有的档案为基础，继续做好档案的收集，要把所有涉及环境方面的档案纳入归档范围，特别是声像、影像方面的要搜集整理，对散存的和个人手中的档案做好征集工作。为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全提供良好的制度保证。

二、档案立卷归档的具体工作

（一）归档范围。凡本单位行使职能及各项管理工作等活动中形成的、已办理完毕的、具有查考价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件资料，均应依法归档。

（二）归档时间。本年度形成的材料归档时间为1月1日至12月31日。跨年度的请示和批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕处立卷；表彰文件在6月30日前制发的放在针对年立卷、7月1日后制发的放在制发年立卷。

（三）归档份数。归档的文件一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。各类文件应将底稿和复印件一并归档。

（四）归档要求。

1、归档的文件材料应收集齐全，核对准确、完整。按照文件材料的形成规律及其内在的联系分类、立卷，正确地反映本单位各项工作的真实情况。

2、凡归档的文件材料，其制作材料必须易于长期保存，同时要保证图样清晰、字迹工整、签署完备、禁止使用铅笔、圆珠笔和复写纸。

3、归档案卷封面各个项目应填写清楚、准确，卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

4、归档案卷要按一定次序排列、编号，并编制目录。

5、归档手续：各科室将文件材料向档案室移动交时，应编制“归档移交清单”，一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

（五）立卷归档职责

1、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专（兼）档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

2、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

3、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向档案室移交；凡个人在从事的活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向综合档案室移交，集中管理。

三、对档案立卷归档工作的思考

1、收集齐全是前提，价值重要是关键。我们对保存档案的第一要素是齐全，也是我们做好档案收集工作的前提。在各方面各种档案收集齐全的前提下，我们要把好档案的质量关，收集来的档案一定要具有保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节都不能放过。

2、丰富内容是前提，门类齐全是关键。档案内容的丰富是档案齐全重要表现，也是我们对档案收集工作的基本要求之一。档案内容不仅是对档案内容完整性的要求，还是对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全，尤其是在当今这个技术快速发展的社会更为重要。现在社会对档案的利用需求，更注重能够提供档案门类的多样化。

档案归纳方法例10

依法管理档案事业是实现依法治国方略的重要组成部分，是国家档案事业发展的根本保障。《中华人民共和国档案法》颁布实施20年来，档案法规体系不断完善，档案依法规范管理不断提高，档案工作取得的成绩十分显著。特别是“十一五”期间，我国的企业档案法制建设取得了前所未有的成绩。企业档案是伴随着企业生产、经营、建设、发展和管理活动而产生、发展的。为了使其更好地发挥作用,更好地为企业、经济建设服务,企业就必须重视档案的法制化建设,必须依法管理档案。

一、科学的档案管理制度是企业档案依法管理的前提

一个企业或一个单位，要想达到档案依法管理，前提是必须建立一套科学的企业档案管理制度作保障。只有档案管理工作和档案管理人员的行为规范化、系统化、程序化了，档案工作才能正常开展，才能达到依法治理的新高度，这样才能适应企业发展的需要，为企业的加快发展提供高质量的服务。

二、依法治档的内涵

依法行政，就是行政机关行使行政权力、管理公共事务必须由法律授权，并依据法律规定。依法治档就是档案行政管理部门，行使档案行政权力，管理档案事务，必须依据档案法律法规，在职权范围内依据法律规定程序，履行法律职责。

三、《档案法》等法规的颁布为项目资料按时归档做保障

建设项目档案归档不按时，是企业档案管理存在的突出问题。因为建设项目建设周期长、文件材料多，档案来源复杂，形式多样，为利用方便，档案形成者不愿及时归档。《档案法》第十条第一款规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”《企业档案管理规定》第七条也明确指出：“企业各部门负责归档文件材料的收集和整理并定期交本企业档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。”《档案法》和《企业档案管理规定》的颁布，为建设项目资料按时归档做了有利保障。

四、树立高度的法制意识和观念

当今时代是法制时代，法制意识与观念是现代人所必须具备的基本素质，这是时代对各行各业的工作人员提出的客观要求。《档案法》是发展档案事业的根本性法律规范，也是调整社会生活中，人们在档案工作领域内行为规范的准绳。法制意识的确立是建立依法管理档案的基础条件。在社会主义市场经济条件下,企业职工的法律意识和法制观念有了极大的提高,依法办事已成为企业职工的普遍行为。企业档案工作者必须树立高度的法制意识和观念，掌握法律武器,利用法律武器维护企业的权益并开展有效的工作。为此,企业档案工作者应从宣传《档案法》及其实施办法入手,使企业领导、广大职工知法、懂法、守法,并充分意识到只有把企业档案工作纳入法制建设的轨道,企业才能持续、稳定、健康地发展。

五、加强档案法制宣传力度，使项目档案工作逐步纳入法制建设的轨道

为了确保工程项目档案的及时完整移交、安全和科学管理，更好的为企业经济建设服务，各级档案行政管理部门应按照档案法律、法规的要求，切实履行监督指导职能，加大对工程项目档案的监督力度，通过对《档案法》等法律法规的学习宣传，不断提高思想认识，使工程项目档案管理朝着法制化、标准化方向健康发展。

六、健全制度、加强监管，确保档案齐全完整

工程项目档案形成于工程项目的确定、设计、施工和竣工阶段，主要包括工程项目投标的标书、中标通知、签订的工程合同、施工组织设计、开工报告、重大设计变更、工程竣工验收报告、工程质量合格证、竣工决算、施工技术总结、优质工程证书等。这些档案资料分别形成于工程、科技等部门，有的工程项目时间跨度长、项目管理人员变化频繁，客观上给工程经营档案的完整归档造成一定的困难。为此，档案工作应做到“三纳入”，即纳入项目综合、工程、科研、经营、财务等部门管理工作计划；纳入项目工程管理、技术管理、经营管理、财务管理程序；纳入项目有关部门职责范围和有关的岗位职责。采取切实可行的有效控制措施，使项目档案工作有章可循，有序运行，确保归档文件材料齐全完整。