档案信息化管理例1

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

档案信息化管理例2

（一）档案管理信息化的定义

档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，就要求根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。其特征如下：①档案信息的数字化和网络化；②档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；③档案信息利用的共享化；④档案信息服务的社会化。

（二）档案管理信息化的主要内容

档案管理信息化内容包括：①信息化的基础设施建设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件的归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用，逐步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。

二、档案管理信息化发展的制约因素

（一）档案信息化管理基础工作不牢

主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效的信息化管理便无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范。比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。还有一些电子表格，同一种表格不同部门或人员填制的格式互不相同，也增加了档案整理、归档的难度。如各类表格，其填写往往缺乏完整性，备注栏填写各式各样等情况大量存在。同时，在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求，存在很多人为主观因素。

 (二)档案信息的保密安全性差

档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的，档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目标。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享；档案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。

（三）可利用的档案信息资源少

档案馆承担着档案保管和档案利用的职能，但是，长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉到可利用的档案信息资源实在是太少了，读者不愿光顾。

（四）档案管理人员素质偏低

        作为一名合格的档案信息化管理工作者，不仅要掌握计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效的传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，因此，只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作，但是，囿于我国传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，这就使得现有工作人员接受培训机会渺茫，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。

         三、实现档案管理信息化的对策

（一）夯实档案信息化管理的基础

首先是要加强硬件设备的配置。由于档案工作向来不受单位的重视，档案部门必须正确认识自身所处的地位，多方面争取领导的支持，并将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。需要充分配备的硬件有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。设备配备要把握一个原则：既满足工作需要，又节约成本。对于这些设备，档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，保证设备的正常工作，不影响信息化管理的工作效率。

其次要加强标准化、规范化建设。电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多。要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在电子文件的形成、流转、处置、直到归档的各个环节，实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行信息化管理。如文本档案要采取tx t记事本格式还是e x c e l格式，必填的项目该如何填写，选填项目可否有填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。

（二）保护档案信息的安全

网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全；同时，还必须重视培养电脑技术开发人才，解决技术上的障碍；此外，要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠；最后，还要加强对信息工作人员的管理，由于信息时代，档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息，因此，加强对信息工作人员的管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员队伍，非常现实和必要。

（三）加强档案信息化资源建设

档案信息资源建设是档案信息化建设核心的重要要素。一是要从丰富馆藏入手，狠抓信息的储备，开展广泛的收集、广揽社会信息、改善馆藏结构，增加档案门类。二是要在进行数字化的时候，不仅是把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息进行整合、加工，把经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源，提高信息资源的质量和利用率。在档案管理系统建设中常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法实现必要的共享。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的推动作用。因此，必须大力推进共同标准的制定和应用。对耗费巨大的部分标准，例如电子档案的标准更应统一领导，集中力量，不断推进。同时，相关的立法工作也应及时跟上步伐，这是档案管理信息化建设健康发展的重要保证。由于档案馆是一个信息社会的重要组成部分，在该领域中会遇到国内外各种各样的法律问题，必须认真研究计算机和网络的法律法规，以保证信息化建设的正常进展。

（四）加强档案信息管理人才的培养

 档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足档案管理信息化的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段———档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。

参考文献

[1] 沈运青．提高档案意识发展档案事业[j].龙岩师专学报（社会科学版），2006（02）.

[2] 郭敏.浅析档案的信息化管理[j].山东档案,2008(05).

档案信息化管理例3

随着信息技术的高速发展和企业各项工作的不断完善，企业形成的档案已有传统的纸质形式发展为以纸质为主的多种载体，这给档案工作带来了诸多挑战，传统的档案管理模式已不能适应社会和企业发展的要求，信息化成了档案管理的必由之路。近几年来，青岛卷烟厂结合企业管理和形成档案的实际情况，分阶段、分步骤对企业荣誉档案、会议纪要档案、商标档案等实施了全文信息化管理，取得了理想的实用效果。

实现档案的信息化管理，首先要将档案信息数字化。所谓档案的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

1企业档案信息化管理的必然性

企业档案的信息化管理是信息时代企业发展的必然要求。信息化建设是知识经济时代的主线，企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件，档案管理作为企业管理的一部分，在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业OA办公软件的应用及各种电子设备的投入使用，诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理，形成档案的形式已发生了变化，传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要，必须运用现代化信息技术对档案进行管理，所以说档案的信息化是档案管理在网络时代的发展的必然趋势，其终极目标是建立数字化档案室。

企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展，网络信息的应用面越来越宽广，企业管理面临着网络化、信息化的变革，企业的竞争力和企业的信息化程度有着很大的关系，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分， 其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。

2档案信息化管理的意义

提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去库房相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案服务，企业整体工作效率得到有效提高。并能提升档案管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

3档案信息化管理面临的问题

由于档案的全文数字化工作在近几年刚刚起步，企业针对这种数字化档案的管理制度还不够完善，落实不到位。首先，档案管理部门应从企业形成档案的实际出发，依据国家档案局出台的部分标准规范，完善企业电子档案的管理，制订《企业电子档案管理规定》，确保企业档案的规范化管理。其次，要不断加强相关工作人员的保密意识，严格控制信息化档案的使用范围，另外还可以采用数据加密、安全认证和信息隐藏等技术，确保企业相关档案信息的安全。

总之，档案信息化管理是当前对档案管理工作的跟本要求，信息化管理不但是一种新型的档案管理模式，也是档案管理工作中一项长期而艰巨的任务。这就要求我们档案工作者要逐渐改变传统的档案管理模式，不断解放思想、与时俱进，努力做好企业档案的信息化管理，让档案信息化的便利惠及企业的每一项工作，充分发挥档案工作的价值。

档案信息化管理例4

二、档案管理信息化概述

档案管理是由档案管理部门（档案馆、室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的工作，具体包括：收集、整理、鉴定、保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案利用等。档案管理信息化，是应用现代化信息技术，来进行档案管理。目的是提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用和价值，提供更为优质高效的档案信息服务。与传统的手工操作纸质档案管理相比，档案管理信息化，可使档案的收集、分类、存储、统计、检索和查阅更为便捷，使档案管理工作的效率和质量大幅提高，便于档案信息传递和共享，促进档案信息资源的综合开发和利用。推进档案管理信息化，是顺应时展的必然选择，也是提高档案管理工作和服务水平的客观要求。现代信息技术发展日新月异，档案管理工作要能及时跟上步伐，如在扫描识别原始档案、处理文字或图像音频资料、数字档案存储、档案信息分类检索、信息安全、档案信息数据统计、信息开发利用、交换和共享等方面积极应用新型技术，建立电子档案数据库、档案管理信息系统、网络平台等。信息化大大提高了档案管理工作水平，同时也对档案管理工作提出了更高要求。我们必须认识到，信息化是档案事业发展的必经之路，传统的工作模式已必须变革，需要在实践中分析所面临的困难和问题，探索解决的方法和措施，使档案管理工作能够适应时展的需要。

三、推进档案管理信息化面临的困难和问题

档案管理信息化是对传统工作模式的变革，在推进的过程中，也面临着困难和问题。

（一）制度体系尚需完善。目前我国档案管理工作制度体系主要依据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》。《档案法》于1987年，1996年修正，《档案法实施办法》于1990年，1999年修订，从法律层面上为档案工作提供制度支撑，对档案管理相关工作做了规范，但其中未体现档案管理信息化的内容。当前社会信息化发展迅速，缺乏完善的制度体系来规范管理，档案管理信息化的推进水平参差不齐。

（二）缺乏顶层设计。档案管理信息化是应用信息技术来提高档案管理水平。如果没有顶层设计来形成统一的技术标准体系，应用技术指标和数据标准不统一、业务流程不规范，各自发展的信息系统难以互联和共享，存在重复建设和信息孤岛。

（三）资金投入不足。档案管理信息化需要应用现代化技术，配置网络、设备等，需要大量的资金。而档案工作长期处于社会管理领域的边缘，与加快改革、促进经济发展等中心工作相比，对档案工作的重视程度不够高，对档案管理信息化的资金投入不足，制约了信息化的推进。

（四）人才队伍匮乏。发展档案管理信息化，需要把档案管理业务和信息技术相结合。档案管理信息化是一项创新的工作，原有的档案工作人员掌握信息技术的较少，适应档案管理信息化工作所需要的复合型管理人才更少。

四、推进档案管理信息化的措施建议

（一）提高对档案管理信息化的重视，加快制度体系建设，加大资金投入。一是要充分认识到档案资源的价值和作用、发展档案管理信息化的必要性，提高重视程度。二是政府主管部门要加快完善制度体系建设，使档案管理信息化发展更加规范。三是加大资金投入，加快档案管理信息化的进程。

（二）强化顶层设计，统一档案管理信息化相关技术标准。档案管理信息化建设的顶层设计，需要国家档案主管部门来主导，制定有关技术指标的统一标准和规范。一是对推进档案管理信息化制定合理规划。二是在业务工作流程、信息系统研发、网络化管理平台建设等多方面制定统一的标准体系。二是对已经的配套技术标准和规范，进行梳理和完善，使其形成统一体系，便于实际工作应用。

（三）加强队伍建设，提高工作人员专业素质。一方面加强现有档案管理工作人员的信息化培训，提高专业技术素质；一方面引进信息专业技术人才，并对其进行档案管理业务培训，促进其提高业务管理素质。培养既懂业务又懂技术的复合型专业人才，整体提高档案管理信息化工作队伍素质。

档案信息化管理例5

关键词：档案管理；信息化；浅析

Key words: file management；informatization；analysis

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）03-0317-01

0 引言

信息化技术给管理带来了深刻的变革，积极转变管理模式，提升管理效率。信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极的影响，推动着科技、社会、经济极大的发展。当然，档案管理无不例外也受到信息化发展的影响，既有机遇也有挑战。随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展，传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。而且当前档案管理信息化也存在着较多问题，需要亟待完善，以促进档案管理信息化的发展和提升档案信息化管理的效率。

1 档案管理信息化内涵、特点及必要性

1.1 档案管理信息化内涵 档案管理信息化的内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。

1.2 档案管理信息化的特点 档案管理信息化具有如下的几个特点：①具有档案信息存储、查取等自动化功能。②档案信息能够实现共享。③档案信息化管理具有智能化特点。④档案信息化管理实现社会化服务。

1.3 档案管理信息化必要性 随着社会不断的发展，当前已经进入了信息时代，知识爆炸式发展，高新技术的突飞猛进等对档案管理也提出了越来越高的要求，传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，效率很低，当前档案信息量的急剧增加，种类繁多，纸质的经过查阅容易变烂、需要保存完善，需要大量的材料来装载信息，不符合当前低碳经济发展要求，因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。随着计算机技术、网络技术等不断发展，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。现代的信息技术，比如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息，网络技术能够实现远程数据传输。

2 当前档案信息化管理存在的问题

2.1 档案管理人员素质有待提高 从当前状况来看，各单位的档案管理人员整体素质不高，由于传统的档案管理方式、方法适应不了现代的要求，先前的档案管理人员采用现代档案管理模式，但是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。新聘请的档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验，管理观念意识不强。各单位比较普遍的状况是既懂档案管理专业业务知识又懂计算机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少，能够对档案管理软件进行维护，开发档案管理软件的人才奇缺，基本上处于操作层面，对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。

2.2 档案管理数据安全问题 网络信息技术带来方便的同时，也给信息泄入带来隐患。档案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威胁，如何来维护档案管理信息化的网络安全将是一项长期的任务，也是档案管理信息化建设和发展的一道障碍。

2.3 档案管理信息化模式不够规范 当前，存在各类档案的著录细则相容性不强，档案分类，编号等方面没有统一有效的标准，仅着眼于某一个专业系统，难以全面展开实施。由于档案管理在标准及规范方面存在不统一，某种程度上导致信息数据格式及系统的异构。再者，我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足，信息技术的设备比如扫描仪型号不一，档次参差不齐，硬件环境也缺乏统一规范，这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。

2.4 档案信息化管理的数据质量问题 由于档案信息化管理将纸质的文件电子数据化后，电子文件具有信息的非纸质性、信息与载体的可分离性、信息载的脆弱和不稳定性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征，从而出现了数据质量问题，而且当前维护电子文件的真实性的途径及方法还不能够达到确保电子数据文件真实性的目的。

3 改善当前档案管理存在问题的措施

3.1 培养及引进档案信息化管理高素质人员 针对当前档案信息化管理人员素质不高的现况，需要加强人员的档案管理信息化业务培训，适当引进高素质人才，打造一支适应现代化档案管理要求的专家型队伍，向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术的复合型人才的目标迈进。

3.2 加强档案信息化管理人员的安全意识 档案信息的重要性不言而喻，为了预防信息泄入，档案管理人员必须要加强安全意识。认真务实的对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围,严格管理。适时的对计算机进行杀毒，安装防火墙，升级杀毒软件，升级相关硬件设施，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，要严格执行“三网”隔离,采取可靠的防范技术和措施,确保档案部门网络的信息安全，对面向公众的上网信息进行严格审查，确保都是可以公开的信息。

3.3 统一及制定档案管理信息化标准 统一档案管理信息化的标准，必须要依托国家行政的力量，打破各个单位各自为政的局面，统一国家政策法规和各种业务规范。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。

3.4 加强电子档案归档管理 加强电子档案的归档管理目的就是为了确保档案信息化电子文件的真实性，档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。

参考文献：

档案信息化管理例6

 

 

1、档案信息化的定义和内涵 

 

1.1定义 

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。 

1.2内涵 

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。 

 

2、档案信息化管理的必要性 

 

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施 

 

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。 

3.1加强基础设施建设 

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。 

3.2档案信息资源建设 

3.2.1 档案的电子化 

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。 

3.2.2 加强档案目录数据库建设 

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。 

3.3档案信息化人才的培养 

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。 

 

档案信息化管理例7

中图分类号：G275 文献标识码：A

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？

1必须加快档案管理基础平台建设

档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。

2档案管理信息化与电子政务建设同步发展

档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

3提高档案管理现代化水平

在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。

4加强档案管理中信息技术人才的培养

在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。

5统一档案信息资源管理规范

档案管理标准化是档案信息化建设的重要基础。档案信息化建设是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。所以，档案信息资源的管理规范必须统一。比如：必填的项目该如何填写，选填项目可否由填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格规定电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。档案管理的统一规范通过制定和贯彻各种管理准则、管理规范，使档案管理内的分工协作得到了统一，保证了档案管理中各项工作分而不乱，使各项工作有机地联系起来，在档案管理中取得更佳的效果。

综上所述，在科学技术不断发展的今天，档案管理信息化的建立和运作，虽然牵涉到工作方式和观念的转变，但这无疑是档案管理发展的必然趋势，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识、注重实际。总之，档案管理信息化的实现将会使档案事业迈上一个崭新的台阶，为社会创造出更多、更好的利益。

参考文献

档案信息化管理例8

财务信息化档案是指以磁性介质形式储存的财务核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它容纳电子凭证、电子帐簿、电子报表、其他电子核算材料等。

2.财务档案信息化的特点

随着财务信息化的进程，财务人员日常工作大多在计算机上完成，使财务信息化档案管理的特点日益明显：载体多元化，利用效率高，信息量大等，同时也有易受电脑病毒的侵害等不足之处，但财务管理信息化是一种必然的趋势。

A.财务档案的信息化

作为各种工程建设项目管理的重要内容，财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中，并达到节约建设投资的目的。财务管理需要进一步提高管理的科学化、精细化水平。随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，财务档案信息化管理是当务之急。

B.财务档案信息化的特点

一方面可以将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。例如：电子财务档案易于修正、复制和重置，便于、提交和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中。另外是随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，可以方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。极大地提高了工作效率和工作质量。

3.财务档案管理信息化的主要内容

A.搞好数据的挖掘和整理，建立数据库，及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案就是财务档案的数据采集基地，是数据存储、处理、查询和管理的数字化信息服务作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立财务档案数据库，并依据财务档案的内容分类建立若干个主要数据库，如标准制度、原始凭证、会计账簿、工作资料等等，数据库一经建立．应立即着手数据的录入，将本单位的财务资料存储于数据库。

电子财务档案是指存储于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料，它具有无可比拟的优越性，能够很好地适应财务档案的发展需求。与传统的财务档案相比，电子财务档案有许多优点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印成纸质材料；电子财务档案便于计算、分析、快捷获得所需信息。

B.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用，财务档案管理信息化的实现将为财务档案信息的充分利用提供广阔空间，建立完善的财务档案信息网络，一方面将上级的文件、本级各单位的棚关文件直接录入或转换录入档案数据库，减少档案人员的重复采入工作，保证档案信息的完整性；另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之，财务档案在线管理和使用功能，可实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。

C.搞好财务档案管理辅助决策系统建设

科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和使用。由于信息量大，仅凭有关人员的经验来处理总是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。

4.财务档案的科学管理

A.规范财务管理

财务管理的规范方面，首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质有待提高。一些单位尤其是机构较小的单位没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序需协调。某些项目在管理中欠缺注重自身规范性，会给项目违规使用资金提供方便之门，也对财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便，直接影响账目的可靠性和有效性，为日后的信息化处理埋下巨大隐患，所以需严格规范管理。

B.加强财务信息化管理的实效

电子化逐步取代纸质化的过程中，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化，信息化程度还有待提高。

C.财务档案的信息化管理

首先，部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求领导团队本着对国家、对集体以及对个人负责的态度，重视单位财务管理工作，严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容，确保财务信息的可靠性。另外，培养财务管理人员的信息化素质，提高财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在财务管理过程中，自身要有信息分辨和处理的素质，需要专业而持续的学习和培训，才能在财务管理信息化的应用中发挥实效。

D.信息网络建设安全

档案信息化管理例9

引言：在进入人类信息化的社会以后，档案管理对人们认识和了解客观世界，对传承古老的人类文明，对发展经济和创新科技，具有着不可替代的作用与价值。因此，加快档案管理工作融入信息化社会的步伐，把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中，大力推动档案管理信息化建设，是档案管理部门的重要任务和战略之举。

一、档案管理信息化建设的概念

所谓档案管理信息化，是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化；要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式；要实现档案信息的高度共享，而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术，对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务，加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程，在这一过程中，要不断地更新现代信息技术、信息设备，充分运用科学的现代化技术手段，极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。

二、档案管理信息化建设的必要性

在电子信息化技术高度发达的今天，发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路，办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现，使档案的产生方式发生了巨大的变化，例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行，这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态，以计算机的计算为处理手段，以网络的传输为传递方式，以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容，会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间，更环保，检索更加方便快捷，且准确性大大提高，不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间，对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来，对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息，就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。

三、档案管理信息化建设的建设过程

档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。

（一）基础设施备的建设：主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等，其中是以终端计算机和网络为核心，以服务器、介质存储器为存储手段，以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。

（二）档案信息资源的建设：一是原有档案的数字信息化；二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中，从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。

（三）规范制度的建设：能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。

（四）应用系统的建设：能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。

（五）管理人才的建设：能够为档案管理信息化提供技术支持。

四、档案管理信息化建设的现状和解决办法

（一）档案管理信息化的现状：1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善；2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接，融入度较低；3、档案电子信息资源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题，档案管理存在横向沟通不畅，规范制度不能统一，从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够，使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度，造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象，没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱，原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够，存在信息丢失的风险。

（二）解决办法：1、利用现代的管理手段和先进的信息技术，加强档案管理信息化建设，要加强组织和领导，提高专业认识，加大资金投入，增配软、硬件设备，引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识，提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。

档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容，为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位，所以要逐步实施，抓住重点，讲求时效，不断持续发展和进步。

参考文献：

1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社

2.档案管理学原理王向明上海大学出版社

3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社

档案信息化管理例10

Pick to: in this paper, by strengthening the consciousness of archives management modernization, accelerate the construction of hardware facilities, create the standard of management mechanism and the construction management team compound four aspects elaborated how to realize archives management informationization.

Key words: file management; informatization

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

一、在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面

1、缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。 许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，

二、如何解决上述问题实现档案信息化管理

1、更新观念，增强档案管理现代化意识

档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

2、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。 为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

3、建立规范的管理机制

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。