档案整理规范例1

审计档案的收集过程应把握好“三原则”，一是要确保资料的完整性。严格执行审计档案“谁审计，谁立卷，边收集，边整理，审结卷成”的要求，及时将归档所需的工程资料统一归纳至档案袋中，保证一个项目一个档案袋，不可随处零散存放，资料尽量提前留存加盖红章复印件，原件可归还给原单位。二是要确保资料的有效性。要严格按照规程，审查有关资料的真理性、合理性、合法性，不能有遗漏和缺失。比如工程签证上要有建设方、施工方、监理方负责人签证盖章，三方造价确认表要有建设方、施工方、审计方负责人盖章签证，相关批示要有相关负责人签字确认等，确保资料的法定效力。三是要确保资料的顺序性。每笔资料都有先后顺序和内在联系，每个证据笔录后都要附上相对应的资料，资料不能混淆，取证不能颠倒，保存文件材料之间的有机联系。

二、细甄别，把握好审计档案整理这一关

档案整理规范例2

合同

委托方：**(以下简称“甲方”)

受托方：** (以下简称“乙方”)

甲、乙双方在平等、自愿、合法的基础上，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律的规定，双方达成如下协议，共同遵守。

序号

项目

规格/单位

数量(预计)

单价（元）

小计（元）

备注

1

文书档案整理

120

盒

元

其他规格档案盒折合成4cm计算；

包含需归档纸质文件全流程规范化整理归档（如编件号、盖归档章、保管期限鉴定、档案盒信息完善等）。

2

库房基建档案整理

4cm/盒

500

/盒

元

其他规格档案盒折合成4cm计算；

档案整理总计：元

一、合同价

二、开工日期：2021年 月日。

三、工作地点：甲方指定的工作地点。

四、服务周期：甲方完成需进行规范化整理档案完整收集并移交乙方后4个月内。

五、工作内容

1、文书档案整理：；

六、付款方式

甲方开票信息：

单位名称：

税号：

公司地址：

开户银行：

电话：

账号：

七、质量保证：

乙方必须按甲方对人员、系统及设备的要求，按时按质按量完成本项目合同约定的所有工作。

八、项目验收：

1.文书档案整理必须符合国家档案局、****相关档案整理规定。

2.乙方在完成相关工作并提交工作成果后向甲方提出验收申请，甲方在5 个工作日内组织验收。

3.如需要，甲方可委托第三方机构进行验收，乙方须全力配合，因委托第三方机构所产生的费用由乙方承担。

4.如验收未能达到甲方要求，乙方须进行自检，并在在甲方规定的时间内按甲方要求完成整改，以达到验收要求。

5.相关工作验收合格后，由甲乙双方共同签字确认。

九、甲方的权利及义务

1.甲方负责向乙方介绍、解释本项目相关工作的基本情况。

2.甲方负责向乙方提供工作场所以及住宿。

3.甲方应按合同的约定的方式按时支付合同款项。

4.甲方应负责协调项目涉及到的相关部门。

5.若无质量及使用问题，甲方应按时组织验收。

十、乙方的权利及义务

1.乙方按照本合同确认的内容，严格按要求完成项目的工作。

2.负责指派专门的技术人员按时按需按质完成项目，在项目实施过程中向甲方解释所使用的技术问题。

3.乙方有责任保证各门类档案整理工作达到预期目标。

4.如由于乙方的原因造成工作的损失或者延误，由乙方承担相应的赔偿责任。

5.乙方有权按本合同约定对甲方收取款项。

6.乙方须按合同要求对工作过程中接触到的所有文件和信息的内容保密。

十一、售后服务

1.乙方提供的服务成果必须满足档案整理要求，对达不到要求者，根据实际情况，经双方协商，可按以下情况处理：

（1）重做，由乙方承担因重做所发生的全部费用，并赔偿甲方损失。

（2）修改，由乙方承担因修改所发生的全部费用，并赔偿甲方损失。

十二、保密

1.双方应当对本合同的内容、因履行本合同或在本合同履行期间获得的或收到的对方的商务、财务、技术、产品的信息、用户资料或其他表明保密字样的文件或信息的内容(简称“保密资料”)保守秘密，未经信息披露方书面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。资料接受方可仅为本合同目的向其确有知悉必要的雇员披露对方提供的保密资料，但同时须指示其雇员遵守本条规定的保密及不披露义务。双方应仅为本合同目的而复制和使用保密资料。

2.除非得到另一方的书面许可，甲乙双方均不得将本合同中的内容及在本合同执行过程中获得的对方的商业信息向任何第三方泄露。

3.本保密义务应在本合同期满、解除或终止后仍然有效。

十三、违约责任

1.若乙方因自身原因未按时完成项目，乙方须按300.00 元/天的标准向甲方承担迟延履行违约金，甲方有权直接从合同金额中扣除，迟延履行违约金总额不超过本合同总价款的 5%，同时甲方有权单方解除本合同，本合同因此解除的，乙方应返还甲方全部已付项目合同费用。

2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的义务和责任，并在各阶段内按时提交合格的阶段目标成果后，甲方无故终止合同，将视甲方为违约，乙方有权利向甲方提出经济赔偿要求。

3.如乙方提供档案整理不符合合同约定要求，乙方应无偿返工，并按约定承担逾期完工的违约责任，若还未达到甲方要求，甲方有权终止合同。

4.合同履行期内，若需变更、终止本合同的，须双方签字代表协商一致后签订补充协议。

十四、合同变更及终止

1.本合同签订后，经双方当事人协商一致，可以对本合同有关条款进行变更或者补充但应当以书面形式确认。上述文件一经签署，既具有法律效力并成为本合同的有效组成部分。

2.任何一方终止合同，需提前10 个工作日书面通知对方，并说明正当终止理由，由双方签字代表协商一致后终止合同。

3.因不可抗力或者国家政策调整，使得本合同的履行不可能、不必要或者无意义的，任一方均可以解除本合同，双方均不承担责任。待条件恢复后，由双方协商确定合同变更内容。

十五、争议解决

执行本合同或与本合同有关事项发生的一切争议，应由甲乙双方通过友好协商解决；协商不成或不愿协商的，应提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决。

十六、不可抗力

如因战争、严重火灾、水灾、台风、地震、政府法令变更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他经甲乙双方认可的不可抗拒的因素，导致工期延误，甲乙双方均不负违约责任。经甲乙双方友好协商，另行商定解决办法。

十七、合同生效

1.本合同自双方法定代表人或授权人签字并加盖公章或合同专用章之日起生效, 本合同一式陆份，双方各执叁份，均具有同等的法律效力。

2.本合同于年月日在**（详细地址： ）签订。

3.本合同附件：

附件一、项目保密协议

甲方（盖章）：

地址：

电话：

开户银行：

账号：

联系人：

甲方代表签字：

日期：

乙方（盖章）：

地址：

开户银行：

账号：

联系人及电话：

乙方代表签字：

日期：

档案整理规范例3

一、“三会一课”资料档案盒

1.“三会一课”会议记录本，可附签到表；2.党课相关课件、学习心得等材料；3.会议相关影像资料。

二、党费收缴资料档案盒

1.区直机关工委开具的收据；2.银行开具的现金缴款单；3.党员党费收缴台账（明确工资基数、缴费数额、缴费时间）。

三、“主题党日”资料档案盒

1.本单位制定的每月“主题党日”活动清单；2.活动相关通知；3.“主题党日”学习会议记录，可附签到表；4.相关影像资料。

四、党组织换届资料档案盒

按照选举流程规范，依序整理相关档案资料。

五、民主生活会、组织生活会、民主评议党员资料档案盒

1.会议方案、通知；2.民主生活会会前谈心谈话材料、征求意见等材料；3.会议记录，班子、个人对照检查材料；4.相关影像资料。

六、党员发展相关资料档案盒

1.每年度递交的入党申请书、积极分子统计表；2.发展党员相关会议记录；3.发展党员的档案资料；4.党员积分相关表格材料。

七、党委（党组）中心组学习资料档案盒

档案整理规范例4

1.1领导高度重视，为人事档案规范整理工作顺利开展提供了有力保障。多年来，我局党组成员先后多次召开会议专题听取人事档案管理工作，主要负责人并对省局人事档案规范整理文件精神作重要批示，要求人事干部高度重视人事档案审核工作，认真贯彻人事干部档案工作方针政策，深入学习档案规范整理工作专业知识，熟悉掌握档案整理的有关规定和标准，高标准把握整理工作的基本方法和技能，切实做好新形势下的人事档案规范整理达标工作。并亲自安排部署，根据整理的工作量，组织成立相应数量的人员集中时间、集中精力整理。整理人员均是党员干部，并且政治上可靠、责任心强、业务素质好，并进行了业务专门培训，使其熟悉业务，掌握有关政策和规定，明确工作要求，熟悉整理工作各道工序和掌握实际操作技术，并对他们进行保管、保护、保密安全教育。在开展人事档案规范整理的各个环节中，主要领导多次亲自过问，亲自出面协调，并专门邀请当地人事组织部门人事档案专家为我们进行业务指导，保证人事档案规范整理工作各项措施的落实。

1.2狠抓工作落实，较好地完成人事档案规范整理各项任务。我局在人事档案规范整理工作中，严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、国家气象系统干部人事档案审核项目工作标准及评分规则以及省局的有关文件要求，建立《干部人事档案审核问题登记表》、整理收集登记簿、审核记录本、问题请示登记、电子档案整理文档等。按照收集、鉴别、分类、排序、复制、技术加工、目录登记、装订、回头自查9个步骤，逐人逐卷审查核准。90卷干部职工档案审查核对均在8遍以上，逐人逐卷整理一遍档案材料达4000余份。尤其我们在对待一些难以鉴别的材料上，严格以中组部、省局文件为依据，认真甄别，查阅资料、实际调查、核对印证，确保材料真实性。至目前，90份档案材料均完成了全面细致的整理，做到收集材料齐全，分类准确，编排有序，目录清楚、装订整齐，整理的每卷档案基本达到“完整、真实、条理、实用”的标准。

1.3积极探索整理规范方式，提高人事档案质量。在开展的人事档案整理规范过程中，我们注重在档案质量上狠下功夫。首先在对照中组部和省局对《干部履历表》填写要求和标准，认真学习和掌握，对全市在职职工统一安排和部署，并下发了填写通知和上报要求，制作了电子填写模板，采取网上自己填写电子草表，依据本人档案材料，由组织人事部门严格审核草表，校对审核无异议后，进行电子草表反馈，然后规范填写正式表样，做到表格填写规范、完整。第二为确保干部档案核心材料《干部任免审批表》填写规范，我们以高度的责任心，认真查阅反映干部任职经历的权威信息，查看历年机构变动、干部任职变动文书档案，熟悉掌握相关规定，尽职尽责规范填写。第三由于历史原因，干部档案中程度不同地存在着“三龄一历”记载混乱不一，缺少材料等现象，需要按照国家有关规定予以审核认定，建立《干部“三龄一历”登记表》。“三龄一历”关系到干部切身利益，是一项政策性很强的工作，我们始终坚持以认真负责的态度和严谨细致的工作作风，严格执行国家政策规定，依据干部出生日期、参加工作日期、入党日期审核流程图、认定原则规定、审核处理办法，全部为干部职工建立了《干部“三龄一历”登记表》，并且按照规定组织都给予了认定。

1.4严格执行制度，档案基础设施建设得到明显改善。多年来，在干部人事档案管理中，始终严格执行档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等八项制度，始终注重人事档案基础设施建设，人事档案实行在优秀综合档案室统一存放，并先后购置配备档案密集架、防火、防盗等设施，尤其今年在我局人影基地建设资金紧张的情况下，增添了人事档案微机、打印机等办公用具，配备了新型档案切纸刀、打孔机等必须的物品和设备，更换了新型干部人事档案盒，基础设施建设得到明显改善。

2.存在的问题

一是由于历史原因，个别干部档案存在原始材料损坏残缺，虽然进行了精心修裱，但损坏残缺的痕迹仍然存在；二是个别原始档案材料涂改的，尽量做到保持档案材料原貌；三是个别干部原始档案业务技术职务与工资核定不符；四是90年代调入我局的职工，初聘技术员职务材料无法收集；五是历年年度考核表填写、盖章存在不规范的问题；六是“三龄一历”审核认定工作情况复杂，还需要进一步提高政策水平。七是学籍卡横放易折损，故没有调整为正放。

3.档案管理工作设想

3.1干部人事档案管理工作是一项艰苦细致地日常性工作，集中整理不可能经常进行，即使集中整理好的档案决非一劳永逸，更多的是要做好日常维护工作。因此，充实加强人事干部队伍为档案规范化管理工作提供可靠保证。

3.2针对《干部人事档案材料收集归档规定》有关制度，建立规范有序的档案收集协调机制。

3.3充分开发利用人力资源数据库，建立统一规范的干部任免表、工资晋升、调资存档表等。

3.4利用整理规范的干部档案电子目录，尝试与电子干部履历、干部任免、干部技术职务、工资等部分项目设置有效链接，常用的材料名称可从下拉菜单中选择录入或修改。在不违背干部档案安全保密规定情况下，尽可能提高人事档案为领导和干部职工服务工作，使干部档案资源得到更好地利用。

档案整理规范例5

（一）学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。

（二）学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少；二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少；三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少；四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。

（三）归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准；二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性；三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别；四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。

二、存在上述问题的原因分析

（一）档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓；二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及；三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。

（二）学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。

（三）学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。

三、规范学籍档案管理的对策思考

（一）提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至关重要。要加强学籍档案管理工作的组织领导，将其纳入学校教务整体发展规划，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。同时要加强学籍档案管理人员的队伍建设，将计算机操作能力强、协作精神好、吃苦耐劳、具有档案和管理专业知识的人员调整充实到学籍档案管理岗位，优化档案管理人员配置，建立一支知识结构合理并相对稳定的专业化队伍。

（二）建立健全规章制度，推动档案管理工作制度化。要根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合工作实际，建立和完善学籍档案管理规章制度，包括学籍档案管理实施办法、学籍管理人员岗位责任制、学籍档案室管理规定和学籍档案材料收集、整理、归档工作规范等学籍档案管理制度，使学籍管理工作有章可循、有据可依，努力做到学籍注册规范化、成绩管理档案规范化、毕业办证手续规范化和学籍档案资料的收集、整理、归档规范化。

档案整理规范例6

要搞清档案法的法律部门归属，有必要首先搞清楚以下几个基本概念。

1.1 法律部门。法律部门，又称为“部门法”，是根据一定标准和原则所划定的调整同一类社会关系的法律规范的总称。在现行法律规范中，由于调整的社会关系及其调整方法不同，可分为不同的法律部门，凡调整同一类社会关系的法律规范的总和，就构成一个独立的法律部门。[1]我国的法律体系大体上分为：宪法及宪法相关法、民商法、行政法、经济法、社会法、刑法、诉讼与非诉讼程序法七个法律部门。也有人将其划分为：宪法、行政法、民商法、刑法、经济法、诉讼法、劳动法、自然资源法和环境法、军事法、科教文卫法十个法律部门。但不论怎样划分，行政法都是我国法律体系中不可或缺的重要法律部门。

1.2 行政法。“所谓‘行政法’，是指调整行政关系的，规范和控制行政权的法律规范系统。”[2]首先，行政法是调整行政关系的法。从形式上讲：“行政法是国家重要部门法之一，它是调整行政关系的法律规范的总称，或者说是调整国家行政机关在行使其职权过程中发生的各种社会关系的法律规范的总称。 ”[3]从内容上讲：“行政法是规定国家行政机关的组织、职责权限、活动原则、管理制度和工作程序的，用以调整各种国家行政机关之间，以及国家行政机关同其他国家机关之间、企业事业单位、社会团体和公民之间行政法律关系的各种法律规范的总和。”[4]我们可以理解为，行政法是调整行政主体在行使行政职权时与行政相对人之间发生的各种关系，接受行政法制监督过程中与行政法制监督主体之间发生的各种关系，以及行政主体内部发生的各种关系的法律规范的总称。“所谓调整行政关系，从本质上说，就是规定行政关系各方当事人之间的权利义务关系。”

其次，行政法是控制和规范行政权的法。“其重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益。”通俗地讲，就重在管政府的行政管理部门，而不是管老百姓。行政法一般应由规范行政主体和行政权设定的行政组织法，规范行政权行使的行政行为法、规范行政权运行程序的行政程序法，规范行政权监督的行政监督法和实施行政救济的行政救济法三大部分组成。通过控制行政权的权源，规范行政权行使方式，制约行政权滥用三种途径对行政权进行控制、制约和规范。

最后，行政法是调整行政法律关系的法律规范的总称，是指“行政法是由不同法源中的行政法律规范构成一个法律规范系统的法”。或者说，行政法是有关调整行政法律关系一类法律规范的集合，而非一部法律。行政法可分为一般行政法和特别行政法两类。《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的专门法律，应当归属于行政法中的特别行政法范畴。

1.3 行政法律关系。行政法律关系，“是指受行政法律规范调控的因行政活动(权利活动和非权利活动)而形成或产生(引发)的各种权利义务关系”。或者说，由于“行政法调整的对象是行政关系，行政关系被行政法调整时即为行政法律关系”。行政法律关系由行政法律关系的主体、客体、内容等要素构成。

行政法律关系主体：是指参加行政法律关系中，权利、义务的承担人。由行政主体和行政相对人构成。行政主体是“能以自己的名义对外行使行政职权，以实现行政任务，并能独立承担因此而产生的法律责任的组织”。行政相对人，是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人，“即行政主体行为影响其权益的个人、组织”。[9]行政相对人可以是我国公民、法人和其他组织，也可以是在我国境内的外国组织、外国人及无国籍人。

行政法律关系客体：是指行政法律关系主体的权利、义务所指向的对象，包括物、行为和精神财富(智力成果)。

行政法律关系内容：是指行政法律关系主体间的权利(职权)和义务(职责)。

2 行政法视角下的《档案法》

《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，自然具有行政法的共性要素，即调整行政关系，控制和规范行政权，行政权受不同法源中的行政法律规范所控制、制约和规范。

2.1 《档案法》应是调整档案行政关系的法。行政法的内容是由行政法的调整对象决定的。《档案法》调整的对象是档案行政关系，包括：档案行政管理关系、档案行政法制监督关系、档案行政救济关系和内部行政关系。

2.1.1 档案行政管理关系。即档案行政机关、法律法规授权的组织等档案行政主体在行使档案行政职权的过程中，与公民法人和其他组织等档案行政相对人之间发生的各种关系。档案行政主体是指：各级档案行政管理机关(档案局)和法律法规授权的组织(各级各类档案馆及行政管理部门的内设档案管理机构)。档案行政相对人是指：受档案法律法规约束的其他机关、组织和公民个人。

档案行政主体与档案行政相对人之间形成的档案行政管理关系，是档案行政关系中最主要的部分。档案行政主体实施的档案行政行为，如行政指导、行政许可、行政检查、行政裁决、行政处罚、行政奖励等，大部分都是以档案行政相对人为对象实施的，从而与档案行政相对人之间产生档案行政关系。现有《档案法》的主要条款多是为调整与规范档案行政管理关系而设定。

2.1.2 档案行政法制监督关系。即档案行政法制监督主体在对档案行政主体及其工作人员进行监督时发生的各种关系。现有《档案法》中对此没有设定相应的条款。

2.1.3 档案行政救济关系。即档案行政相对人认为其合法权益受到档案行政主体做出的档案行政行为的侵犯，向档案行政救济主体申请救济，档案行政救济主体对其申请予以审查，作出向相对人提供或不提供救济的决定而发生的各种关系。现有《档案法》中对此也没有设定相应的条款。

2.1.4 内部档案行政关系。即档案行政主体内部发生的各种关系，包括上下级档案行政机关之间的关系，平行档案行政机关之间的关系，档案行政机关与其内设机构之间的关系，档案行政机关与其工作人员之间的关系，档案行政机关与法律、法规授权组织之间的关系，档案行政机关与其委托行使某种档案行政职权的组织的关系，等等。现有《档案法》中对此设定了某些相应条款。

在上述四种档案行政关系中，档案行政管理关系是最基本的档案行政关系，档案行政法制监督关系和档案行政救济关系是由档案行政管理关系派生的关系，而内部档案行政关系则是从属于档案行政管理关系的一种关系，是档案行政管理关系中的一方当事人——档案行政主体单方面内部的关系。

需要强调的有三点：一是档案行政法律关系不同于档案行政关系。档案行政关系是档案行政法调整的对象，而档案行政法律关系是档案行政法调整的结果。档案行政法并不对所有档案行政关系作出规定或调整，只调整其主要部分。因此，档案行政法律关系范围比档案行政关系小，但内容层次较高。

二是档案行政法律关系的主体不同于档案行政关系的主体。档案行政法律关系的主体包括档案行政主体与档案行政相对人;而档案行政主体则是各级档案行政管理机关(档案局)和法律法规授权的组织(各级各类档案馆及行政管理部门的内设档案管理机构)。

三是档案行政法律关系的客体不同于档案行政关系中的行政相对人。档案行政法律关系的客体是指与档案相关的物、行为和精神财富(智力成果)，而档案行政关系中的行政相对人是受档案法律法规约束的其他机关、组织和公民个人。

2.2 《档案法》应是控制和规范档案行政权的法。“行政法是调整行政关系的法，这是就行政法的内容而言。行政法就实质而言，则可以界定为控制和规范行政行为的法。”[10]从这个意义上讲，作为行政法下位法的《档案法》同样应当是控制和规范档案行政行为的法，即控制和规范档案行政权的法。

档案行政权涉及的面非常之宽，包括制定档案行政法规、规章的行政立法权与(制发)制度、标准及规范性文件的权力;命令、制订计划、规划的档案行政命令权;进行行政许可、行政征收的档案行政处理权;进行行政检查、调查、审查、统计的档案监督权;进行罚款、没收的档案行政处罚权;提出建议、劝告、警示、信息的档案行政指导权，进行表彰、奖励的档案行政奖励权，等等。

如此多的档案行政权力，如果不加以控制与规范就有可能造成滥用，从而对档案行政相对人的权益造成损害。就档案行政权而言，由于档案行政相对人更多的是法人而非公民个人，似乎对公民个人的权益影响不大。但如果仔细分析，我们会发现，公民个人在与各个行政权力单位的各种联系中产生的记录，大都会以这些行政权力单位档案的形式保留下来，进而进入档案行政关系的视野。这种间接性成为档案行政权对公民个人权益影响的一大特点。所以，要对档案行政权进行控制与规范，除了档案行政权力可能被滥用，档案行政权力直接或间接涉及几乎所有法人与公民个人之外，还有一个非常重要的原因，是档案行政机关自己制定规范，自己执行这些规范，自己裁决因为执行这些规范而发生的与行政相对人的争议、纠纷。这种既当运动员又当裁判员的情况，如果不加控制与约束，必然会导致档案行政权的滥用。

行政法对行政权的控制与约束主要“通过行政组织法，控制行政权的权源。通过行政程序法规范行政权行使的方式。通过行政法制监督法、行政责任法、行政救济法制约行政权滥用”。《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，同样，应当具备上述行政法控制与约束行政权的功能。但从上文对档案行政关系的分析中我们看到，现行《档案法》在上述三个方面并不完善，特别是对档案行政权行使的方式与档案行政权滥用的限制方面缺少必要的规定。也正是因为这种情况，使得许多同志，特别是基层档案行政管理机关的同志，误以为《档案法》是一部规范档案行政行为的法，甚至认为《档案法》只是一部为管理档案行政相对人而制定的法。不知道《档案法》还是一部限制档案行政权的法。

尽管《档案法》中缺少对档案行政权行使的方式和档案行政权滥用限制方面的条款，但是，《档案法》还是对档案行政权进行了一些限制。如，限制档案行政管理的范围、行政强制权等。

应当承认，从行政法的视角看，《档案法》并不是一部十分完备的行政法律。但这并不意味着《档案法》必须是一部十分完备的行政法律，更不表示因《档案法》中缺少对档案行政权行使的方式和档案行政权滥用限制方面的条款，档案行政主体就可以忽视和放弃对档案行政权的控制与规范。因为档案行政权除受《档案法》的控制与规范外，更多地受不同法源中的行政法律规范的控制、制约和规范。

2.3 档案行政权受不同法源中的行政法律规范的控制、制约和规范。行政法不同于刑法、民法，由于其调整的行政关系广泛复杂、多种多样，不稳定、易变动;难以形成一部统一的法典，而且，今后，也难于制定一部集所有行政法律规范于一体的统一法典，“其法律规范通常散见于各种不同种类、不同位阶的法律规范文件之中”。 [12]《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，面对同样广泛复杂、多种多样，不稳定、易变动的档案行政关系，不可能也没有必要成为一部囊括所有档案行政法律规范的档案法典。

首先，宪法原则及行政法原则是行使行政权时必须遵循的准则，同样是档案行政权行使时必须遵循的。这些原则不论在《档案法》中是否有表述，档案行政主体在行使档案行政权时都必须十分清楚，并使其得到落实。其次，已有的一般性行政法律法规对行政主体的控制与规范适用于档案行政主体。一般性行政法律规范中对行政行为与行政权的控制与规范同样适用于档案行政行为与档案行政权。例如，通过《行政许可法》对档案行政许可权进行控制，通过《政府采购法》对档案行政采购行为进行约束;通过《行政监察法》、《信访条例》对档案行政权进行监督。再次，除《档案法》之外的特别行政法律法规对行政主体的控制与规范，涉及档案行政主体的适用于档案行政主体，同样，对档案行政行为与档案行政权实施控制与规范。此外，还见于国家档案行政管理主管部门(国家档案局)、国务院各部委、地方各级人民政府制定与颁布的行政法律规章及规范性文件中。

档案整理规范例7

什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。

一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性

(一)高校财务档案管理的基本内容

依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3.财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5.电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6.其他应该存档的相关文件资料。

(二)高校财务档案规范化管理的重要性

高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。

二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题

(一)广西工学院财务档案管理现状

1.财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。

2.财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。

3.财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。

4.财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。

(二)广西工学院财务档案管理存在的问题

1.对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。

3.财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。

三、广西工学院财务档案规范化管理的建议

(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理

制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。

1.根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。

2.管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。

3.档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。

4.财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。

5.档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。

(二)建设财务档案规范化管理的几点设想

就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。

1.领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。

2.提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。

3.强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。

4.建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。

5.做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。

6.充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。

【参考文献】

档案整理规范例8

——XXX档案局（馆）脱贫攻坚先进事迹

近年来，XXX档案局（馆）及各县档案部门紧紧围绕党委政府中心工作，坚决贯彻落实州委州政府打赢精准脱贫攻坚战的部署，认真履行档案行业部门的职责任务，突出抓好脱贫攻坚档案规范化和脱贫攻坚责任的履行，着力加强脱贫攻坚档案业务培训和指导监督，积极主动服务全州精准脱贫，全面助力推进脱贫攻坚工作，在服务脱贫攻坚工作上取得了突出的工作业绩，受到了各级党委政府的充分肯定。

一、抓制度规范，完善全州脱贫攻坚档案业务整理制度。

为规范脱贫攻坚档案工作，2015年至2016年XXX档案局先后深入到XXX乡、XXX县XXX镇、XXX乡XXX村、XXX县XXX乡、XXX县XXX村委会等地进行了大量的实地调研，摸清脱贫攻坚档案资料的构成情况，及时与州扶贫办联发了《关于加强XXX州脱贫攻坚档案规范化管理的意见》、《XXX州脱贫攻坚档案分类方案》、《XXX州脱贫攻坚档案规范化建档示范点工作方案》、《XXX州档案局关于贯彻落实〈XXX州“完成全年扶贫目标任务百日行动”任务清单〉加强扶贫档案规范化管理工作方案》等相关制度和文件，为全州脱贫攻坚档案的规范整理统一了标准、奠定了基础。为抓好规范，州、县档案部门及时派出指导、督查组，对全州脱贫攻坚档案规范整理的进行指导、检查和督促。

档案整理规范例9

随着我国城市化进程不断深入发展，企业人事管理的重要性日益凸显，笔者在结合自身多年实践的基础上，从以下几个角度对于干部档案规范化管理相关问题进行探讨，以期能够提升我国人事管理水平。

一、提升干部档案规范化宣传水平

干部档案的规范化管理在企业的整体人事工作当中意义重大，而干部档案规范化管理首先需要从宣传人手，各个单位应当认识到干部档案规范化宣传的重要性，提升工作人员的档案意识。将干部的档案规范化管理作为日常重点行政工作推行，为干部的档案相关工作提供合理的制度支撑、人力保障和资金支撑。与此同时，也应当重视档案管理相关人员的责任意识培养，提升其服务意识，进而进行干部档案规范化的相关宣传。提升干部档案规范化的宣传，应当将干部档案管理与人才培养模式形结合，两者共同推动企业的人事工作顺畅发展。近年来，由于人事改革的深入推动，干部档案的管理意识所有下降，因此应当通过提升干部档案规范化的渠道，深入进行干部档案的规范化管理。

二、建立健全干部档案规范化管理制度

干部档案管理工作，是一项长期并且复杂的工作，涉及到企业的人事制度、行政制度以及员工管理原则等等，主要包括干部档案的收集、整理以及保存和查阅等工作。想要提升干部档案管理的规范性，就应当建立健全干部档案的规范化管理，建立管理制度的基础应当是我国的《档案法》，进而进行工作相关条例的细化和适用性研究，保障工作有法可依、有法必依，进行规范化的管理。通过建立责任制度、人员安排制度、考勤制度、奖惩制度等一系列制度，推动档案管理效率的提升，进而保障干部档案的规范化管理。

三、严格保障干部档案的真实性

干部档案的真实性是保障干部档案规范化的管理的重要环节，这首先需要从材料准入人手，认真鉴别干部材料的真伪，在进行干部档案收集后，应当在组织相关专业人员对于材料的真实性进行鉴别，保障汇报内容的真实性和准确性。一旦发现错误信息立即进行登记汇报，保障干部档案的真实性。

除此以外，还应当认识到材料审查的价值，工作人员进行初步材料真实性审查后，还应当根据材料的不同用途对于材料进行分类整理，对于过度重复或者已经过期的资料进行清理，保障档案的有效性和真实性。保障材料的完整性，在进行干部的档案筛选的过程中，往往比较容易出现材料缺失的问题，需要工作人员进行仔细核对，及时查漏补缺，发现材料中的问题，及时通知干部本人或者相关单位将真实的材料补充完整。

四、科学进行干部档案排序分类工作

干部档案的真实性得到保障以后，干部档案规范化管理的重点就在于对干部档案进行科学分类排序工作，保障干部当你管理的条理性和整体性。一方面，需要重视干部档案的排序工作，需要将干部档案进行精确分类，根据入职年份、部门、党派等项目进行分类保管，进行规范化保存保障在借阅时能够快速准确的得到相关材料；另一方面，对于干部档案进行合理的排序，合理排序对于工作效率有着很好的提升，通常而言，干部档案的排序可以通过时间顺序、重要程度顺序、更新材料时间顺序等等方式进行排序，无论排序的方式如何，都需要对于项目进行明晰目录的编写，尤其对于材料内容比较繁杂的档案，更需要进行目录的撰写以提升材料查询借阅的效率，进而提升人事工作的效率。

五、谨慎进行干部档案规范化核对后入库

在进行档案的归档排序后，进行企业相关人员的档案进一步整理，需要反复核对材料的数量、准确程度和相关联系方式，确认信息准确无误后将其根据相关的目录的进行装订，装订完成后，在档案的封面上进行信息的编辑，负责人姓名、档案号码以及联系方式，进而完成整个干部档案规范化管理工作。推动我国干部档案规范化借阅模式管理，需要建立起借阅实名登记制度，严格进行借阅制度的落实，审核借阅人的身份和借阅目的，执行合理的借阅手续，保障档案档案和个人信息的准确性和机密性。

档案整理规范例10

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济建设和社会事业发展中的重要作用日益显现。与此同时，也对档案工作提出了更高要求。档案工作要适应新形势新任务新要求，实现规范化标准化，必须正视问题，细化措施，强化领导，从注重文书处理入手，扎扎实实的改进档案工作，全面提高档案工作水平。

一、制定考核内容是档案工作规范化、标准化的前提

1.档案工作的管理及考核内容

档案工作管理体制要健全，档案工作渠道要畅通，要配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。同时档案工作要纳入工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责要健全，归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，档号编制科学、规范，定期检查档案。

2.档案工作的管理制度及考核办法

档案工作要有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。贯彻执行档案法律法规和相关规章，定期组织档案人员进行《档案法》的学习，建立档案工作管理网络，促进档案业务建设的协调发展。建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记，及时准确填报统计报表。编有档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。

二、公文制发质量是档案规范化、标准化的关键

公文的制发决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，都具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿看，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。可以说，公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们要强化系统思维意识，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应该使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、立卷归档是档案工作规范化、标准化的内容

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档即归档的文件要以本单位形成的文件为主，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

提高案卷装订质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的重要因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。