供货商档案管理例1

【关键词】

精细化管理；医用耗材；供应商；资质文件；档案管理

医用耗材管理服务质量同医疗工作存在着密切联系，所以强化医用耗材管理可以说是势在必行的。资质档案管理贯穿医用耗材的管理过程，是确保医用耗材安全使用的有效环节。及时收集、审核并且更新医用耗材及供应商的资质是保证采购合法公开的基本工作。

一、医用耗材档案建档

医用耗材的档案同设备档案存在着很大的区别，设备档案能够采用一机一档的方式，也就是每台大型设备都单独建立档案，保存设备全部的档案资料，但是医用耗材档案无法建立单独的档案。在具体的工作当中，精细化建档管理应当遵守以下原则。

（一）将供应商作为主线来建档。根据医用耗材供应商的特点，实施每个供应商单独建档的形式，供应商的医疗器械，或者是医用耗材，都归纳到同一个档案当中。

（二）关联更名的供应商。相当一部分的医用耗材供应商，尤其是高值耗材供应商，从自身角度出发，经常更名甚至成立新公司，一旦发生这方面的状况，就需要关联新老供应商，合并保存它们的档案，从而实现供货资料完整连贯。

（三）实时动态监控档案材料。设备采购作为单次性的采购，采购档案当中资料也是一次性的，但是医用耗材采购属于多次连续采购，因为大多数的医疗器械资质证照有一定的有效期，存在着证照过期的风险，所以采购档案当中这方面的资料需要动态管理，使用有警示提醒功能的管理系统，实时监控资质证照的有效期。

二、医用耗材档案管理内容

医用耗材档案归档的内容，需要包括申购、采购、审批以及验收等环节各方面的资料，根据档案资料的时间，能够划分成三个不同的阶段。

（一）采购之前的档案资料管理。首先是审批表单。审批表单的内容主要包括耗材的名称、型号规格、耗材生产厂商、中标编码、收费标准、医保编码、耗材用途、科室、负责人以及审批状况。其次是临床试用表单，试用表单的内容主要包括医用耗材的名称、型号规格、商标名、试用状况、同类产品对比、科室以及负责人的签名。

（二）采购过程当中的档案资料。首先是供应商资质方面的资料。供应商资质方面的资料主要有企业法人的营业执照、生产企业的许可证、登记表、医疗器械经营许可证、计量器具生产许可证、税务登记证、组织代码证、厂家授权销售证书、外国企业代表登记证以及质量管理认证等。其次是产品资质方面的资料。产品资质资料主要包括产品认证证书、医疗器械注册证、消毒卫生许可证书、消检测报告、计量器具批准书、CE证书以及FDA证书等。再次是采购记录表单方面的资料。采购记录的表单主要包括采购询价单、院内审计报告，谈判确认表、承诺书、供应商对比状况、谈判结果、谈判过程以及谈判人员包括监督人员的签名。

（三）采购之后的档案资料。一方面是入库验收表单。在医院收到医用耗材之后，需要严格履行验收手续，查验供货产品厂家、数量、规格型号、名称以及生产批号、灭菌批号等方面的内容，高值耗材还需要查验产品说明书、中文标识、标签以及条形码等。在查验结束之后，需要确保这些查验内容都填入到验收表单当中，并且需要验收人签名。一旦发生供货产品的包装或者是质量发生问题，产品的供货不及时以及供货数量不对，急需要退回货物给供应商或者是通知供应商限期整改，还需要填写不合格表单。另一方面是要合适应用反馈表单。在使用医用耗材过程当中，如果发现存在不合格问题或者是发生不良事件，需要使用科室填写反馈表单或者是医疗器械的不良事件报告，反馈表可作为常规工作，每个月向科室发放调查一次，定期汇总。不良事件报告是发生不良事件时及时把发生的问题反馈到医院的采购部门，由采购部门负责联络供货商进行相应的处理。

三、医用耗材档案开发利用

医用耗材供应商资质档案的建立，主要目的是为后续的开发利用，只有发挥档案的开发利用价值精细化管理才有现实价值。建立医用耗材的资质档案之后，可以从以下几个方面进行开发利用。

（一）为采购项目的审批提供可靠依据。在医院采用新品种的医用耗材之前，需要首先审核各种资质证照，确认合法性之后进行临床试用，采购项目审批环节提供上述材料，从而为科学合理的决策提供准确的依据。

（二）为采购招标提供依据。医用耗材在进入医院的时候，院方应当同供应商展开谈判，查阅医院使用的同类产品档案，从而在确定供货方式、供货价格以及售后服务等环节争取优惠。

（三）为供方年检提供相关的依据。采购档案当中一方面保存供应商资质证照，另一方面还保存供货商本期当中的供货行为不合格表单记录，为供方年检提供充足的依据。

综上所述，医用耗材的资质档案精细化管理，可以解决当前医院耗材在流通过程当中存在的诸多问题，为耗材的全程管理提供可靠的实现手段以及技术路线，有着比较高的可行性与操作性，对提高医用耗材管理水平有重要意义。

供货商档案管理例2

三、各所、办事处要开展食品安全社区创建活动，确保年内全部达到放心标准。每个工商所、办事处有5个以上高标准食品安全示范点，2012年消保科要重点监控示范点。各所、办事处3月30日前将示范点名单上报消保科（名称、地址、经营范围、批发或零售、负责人、联系电话）。

四、强化属食证明登记制度。工商所、办事处对辖区现场制售、自制熟食经营者要底数清，建立电子台账。集日要做好熟食登记证明。各所、办事处自4月1日开始按要求开展熟食证明登记，各所、办事处到消保科领取熟食证明登记台帐。

五、加强源头管理，开展供货商分级管理。各所办事处摸清辖区供货商底数，供货商必须到工商所备案，工商所、办事处建立供货商电子台账，实行分级管理。上半年完成。

六、严格实施食品流通许可，规范实地考察。尤其是现场制售实地考察，规范发证行为。发证后一个月内归档。

七、继续推广“一票通”。“一票通”把经营者经营行为与工商部门监管有机结合起来，减少了食品经营业户的负担。今年我们继续在所有食品经营业户中推广使用“一票通”，食品经营户进货时必须使用“一票通”凭证。各单位接此通知后到食品流通办公室领取。“一票通”凭证将作为日常监管中“四制”检查的一项重要工作内容，各所、办事处可到消保科领取“一票通”。

八、进一步规范食品经营户供货商档案和食品流通许可档案。食品供货商档案包括供货商营业执照复印件，供货商食品生产流通许可证、流通许可证复印件，供销双方食品安全合同书，食品检验报告等，上述文件必须在有效期内。食品流通许可档案要及时归档，专门存放，打印目录。

九、积极开展食品安全监管执法活动。2012年各所、办事处要普遍开展食品经营未建立食品查验制度和过期食品大检查，对仍不履行食品经营者义务的经营者进行处罚。今年各所、办事处要开展各类专项整治活动。自2012年4月开始每月各所、办事处向消保科上报上月一般程序、简易程序（简易程序必须有专用处罚鉴定书，不能用即罚单代替）处罚户数、数额，年终累计排序，作为执法办案的考核依据。

供货商档案管理例3

众所周知，流通环节食品安全状况城市好于农村，大型食品商场好于中小型食品商店，固定有营业执照的食品经营业户好于游动商贩，所以工商行政部门在流通环节食品安全监管工作的重点在农村和城乡结合部。在此侧重分析一下农村和城乡结合部的食品经营者具有的特点。主要是：一是经营者成份复杂，素质参差不齐，自律意识差；二是消费群体层次相对不高，法律知识较弱，自我保护意识不强；三是受经济收入影响，重便宜轻质量现象严重，给不合格食品留下生存空间；四是监管对象点多面广，游动商贩多，监管难度加大；五是监管手段相对滞后，难以适应形势发展要求。济南市工商局在实践中，不断探索创新食品安全监管方式，在流通环节食品经营业户中，重点在农村和城乡结合部大力推行了“一户多档”食品安全监管制度，有效地促进了监管职能到位。

二、“一户多档”制度的主要内容

“一户多档”进货票证登记备案制度（简称“一户多档”食品监管制度或“一户多档”制度）。即在流通环节食品经营业户中，对不同的食品供货商分别建立档案进行管理的制度。其主要内容是食品经营者必须对每个食品供货商分别建立管理档案，通过索取供货商的营业执照、卫生许可证等来确定供货商的合法主体资格；通过索取商品批次检验报告来保证商品的质量。具体来讲，分两种情况：一种是直接从本市范围内的生产厂、商、经销商购进商品的，必须索取厂、商的营业执照、卫生许可证、批次检验报告、发票或供货单；第二种是对从非厂家直供的供货商购进商品时，除索取供货商的证照和有效的进货凭证，供货商和销售商还要签订年度供货合同，载明标的、数量和质量、价款和酬金、质量责任等事项，用法律形式明确供销双方的权力义务关系和食品质量责任。经营者将每个供货商的材料一一建档，并且把每次供货的有效凭证固定在该供货商的档案里分类管理，对索取的票据实行一月一装订，归档备查。

三、建立“一户多档”制度的必要性

“一户多档”制度这种在流通环节中一个食品经营户建立多个供货商档案的做法十分必要。一是加强了流通环节食品经营者的管理。通过建立“一户多档”制度，提高食品经营者自律意识，诚实守信经营、规范经营行为，把好进货关，把来源不明的、不合法的以及不合格的食品挡在了流通环节之外，从而达到把住食品进货源头的目的。同时有利于工商机关在日常巡查中发现问题、查明问题食品去向并及时做出处理，严厉打击食品假冒伪劣违法行为。二是约束了生产企业严把食品质量关。通过流通环节食品经营者索要厂、商的营业执照、卫生许可证、批次检验报告、发票或供货单，签订年度供货合同，载明标的、数量和质量、价款和酬金、质量责任等事项，用法律形式明确供销双方的权力义务关系和食品质量责任。从而达到约束生产企业必须把合格的食品输送到流通环节来，强化了食品生产企业的质量意识。三是提高了消费者依法维权意识。通过加强对流通环节食品经营者的管理，使食品经营者在经营中诚实守信经营，消费者在购买食品时，及时发现问题食品并索要购物发票，确保问题食品能够查出来源，依法保护消费者自身权益不受侵害。同时追回问题食品，杜绝问题食品继续流通。

四、如何在食品经营业户中建立和落实“一户多档”制度

在食品经营业户中建立落实“一户多档”制度，应做好“五个结合”：

（一）坚持把宣传引导与建立“一户多档”制度相结合。实践告诉我们，实现食品安全必须营造全社会都来关心食品安全的良好氛围。食品安全离不开食品生产者、经营者和广大消费者的认同和配合。同时，工商部门应积极行政，充分发挥主观能动性，结合工作实际，采取与食品经营者签定了“食品安全承诺书”，在商店显要位置张贴“消费提醒警示”，发放“食品消费明白纸”等形式，加强宣传引导。积极请媒体跟踪报道食品安全监管信息，扩大影响，引起生产经营单位、消费者以及全社会的共同关注和广泛认同，为“一户多档”制度的建立创造良好的社会环境。

（二）坚持把“一帐两卡、一承诺、一须知”食品安全监管做法与建立“一户多档”制度相结合。自2003年始，济南市工商局在充分调研的基础上，提出并推行了“一帐两卡、一承诺、一须知”的食品安全监管制度，即“商品进货台帐”、“销货卡”、“商品信誉卡”；“服务承诺书”；“经营者须知”。有效地解决了农村经营者不能主动为消费者提供有效销货凭证的突出问题，增强了业户的自律意识，提醒经营者进销货应注意的问题，索票索证的具体内容等。“一户多档”制度的建立，进一步深化了食品安全监管。

（三）坚持严把食品经营主体准入与建立“一户多档”制度相结合。要始终坚持寓监管于服务之中，工商部门在积极履行各项服务承诺、服务保障经济发展的过程中，严格执行法律法规，依法登记注册，不在食品安全准入政策上“开口子”。充分发挥正面引导、典型带动的作用，把推行“一户多档”制度融于整治规范工作之中，以树立“典型”为示范，由点到面，为“一户多档”制度的全面推行奠定了良好的基础。

（四）坚持把“一会两站”建设与建立“一户多档”制度相结合。以12315申诉举报站和消协者协会投诉站建设为契机，充分发挥已建成的“两站”作用，积极开展宣传、调解、服务、预警工作，把引导建立“一户多档”制度作为“两站”建设工作的一项重要工作来抓，使食品经营业户由被动到主动地逐步建立“一户多档”制度。

（五）坚持区域经济监管服务片警负责制与建立“一户多档”制度相结合。建立以经济户口系统为基础，以经济片警为责任主体的区域经济监管服务片警负责制。把食品安全监管的具体责任分解到每一个经济片警，分片划段，分兵把守，实现了监管重心下移、责任主体由所到人的根本转变。经济片警对分管片区负总责，对分管片区的食品安全监管工作负全责。同时，充分发挥内部督察的优势，对工商所落实食品安全工作情况进行专项督察，确保“一户多档”制度的建立和落实。

供货商档案管理例4

供应商管理就是对供应商的开发选择,使用和考核等综合性的管理工作的总称,是企业用来改善与供应商之间关系、实现与供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的一种管理机制,其中,开发选择是基础,使用是目的,考核是手段。对供应商进行管理的目的是要建立起一支稳定可靠、品质优秀的供应商队伍,为高校教学,管理更好地提供物资保障。对供应商进行更有效的管理,这既是高校物资供应管理工作的一个重要环节,也是完善高校物资供应流程的需要。

美国管理咨询公司科尔尼公司(A.T.Kearney)为供应商管理提供了一个基本的参照系。科尔尼公司认为,企业的供应商管理可从供应商选择、供应商关系、供应商谈判和供应商评估4个方面划分为3个阶段。

高校国资部门在供应商管理方面做了大量的工作,制订了一系列相应的规章制度,保证了教学科研的正常进行,但对照上表可以看出还有许多不足之处:

(1)在供应商关系处理方面,还不到位。目前高校国资部门与供应商的关系仅是一种基于合同性的利益关系,这是临时的或短期的合作关系,还没有形成互相信任的关系。如信息不共享,为了获得更好的供货价格,部分供应商在参加竞争的过程之中尽量隐瞒自己的信息,甚至出现生产商控制供应商调控价格的行为,这样就增加了采购过程之中的不确定性。

(2)在供应商考核方面,还是一个空白。由于我们自身管理水平,专业技术能力等方面的欠缺,对供应商的考核还停留在比较感性的认识上,考核制度没有建立,考核指标也没设定,这样就无法准确、客观地评价供应商的好坏,也很难对供应商提出明确要求和改进意见,导致在供应商管理方面缺了一个重要环节。

对供应商管理涉及方方面面,是一项系统工程,本文拟就供应商选择及考核二个方面作详细探讨,并在此基础上建立供应商管理新模式。

一、供应商选择

供应商选择是供应商管理的首要环节,我们必须建立完备的供应商筛选程序,使用统一的供应商选择标准。

首先,对不同类型的物资,由国资部门经市场调研后,提出5家左右潜在供应商名单。国资部门寻找潜在供应商要经过对市场的仔细分析,通过向供应商主动问询和介绍,专业媒体广告,互联网搜索等各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式和供应商的有关信息,包括注册地,注册资金,主要股东结构,生产场地,设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息,可以评估其供货能力、货源的稳定性,货源的可靠性等,从而初步判断其综合竞争能力。

其次,高校成立一个由国资部门、监察审计部门组成的供应商评选小组,可视具体情况邀请财务、技术、部分物管员一起参与,这种供应商选择的分权评选方法,不仅会带来专业的知识与经验,有助于采购行为在高校内部的沟通和协调,而且有利于廉洁自律,也是廉政建设的需要。

最后,评选小组对供应商初审并根据需要有选择进行实地考察后,从质量,价格、服务、其它四个方面对供应商进行打分,并计算出总分排序后决定取舍。其中:

质量:占50%权重,主要从三方面考虑:①质量水平,包括:是否通过质量保证体系,样品质量,对质量问题的处理承诺:②技术能力,包括产品设计能力,对技术问题的反应能力情况:③服务团队,包括:经营团队,员工素质。

价格:占20%权重,主要从其价格水平来考虑,包括优惠程度,消化涨价的能力,成本下降空间。

服务:占15%权重,主要指后援服务承诺,包括:零星订货保证,配套售后服务能力。

其他:占15%权重,主要包括以下承诺:交货的及时性,扩大供货的弹性,出样的及时性,增、减订货的反应能力等。

打分按照从不具备要求到完全符合要求且结果令人满意,可分为若干个分数段(0分～100分区间),根据各分项要素计算平均得分,如80分以上为合格供应商,60分以下为不合格供应商。核准为合格供应商的,始得采购。60分～80分之间的,继续改进,保留其未来候选资格。

二、供应商考核

供应商考核是供应商管理的重要内容,对供应商考核由高校国资部门负责,并视具体情况邀请使用部门代表、技术部门代表一起参与,主要对供应商供货质量,供货价格,供货情况,服务水平,柔性供应情况,诚信合作,货款支付等7个要素进行综台考量,并且赋予上述7个要素不同的权重,见表2:

在对供应商进行考核时,先对以上7个指标进行单项考核,并在此基础上,对供应商进行综合考核。综合考核就是对以上各个指标进行加权平均计算而得到的一个综台考评成绩。在各指标考评中,质量,价格两个指标采用定量考评方法。其公式为:质量分值=(100%-拒收百分比)×100,价格分值=(了解到的市场最低价格/实际支付价格)×100(如计算有小数点时,采用四舍五八方式进位至个位数),其余指标均采用定性考评方法。

考核结果根据不同的分值分为4个档次,并给予不同的奖惩,具体如下

从高校国资部门提供候选供应商、评选小组初审、实地考察,到签订供货合同、考核,仅仅是做好供应商管理工作的第一步。在这个过程中,过程后均应以项目小结、专家论证、兄弟单位或使用部门访谈的形式不断发现新问题,并通过问题的解决推动工作流程,制度的改进,尤其是在下一轮合同签订前,要对整个过程和结果进行回顾和总结,使供应商管理工作日益完善,走上良性发展的道路。

当然,新模式的实施还需要高校国资部门建立相应的新理念和新措施:

1　抛弃旧的单一的甲乙方理念,树立互为甲乙方的理念,增强双方的信任

信任是合作的根本,只有在彼此信任的基础上,合作伙伴关系才能长久地维持和巩固。相信对方,也是相信自己的选择,有了信任作保障,可以降低合作中的逆向选择和道德风险,合作伙伴就可以共同致力于如何改善供应各环节,更好的提高供货效率。

2　对供应商实施有效的激励措施

激励机制是保持双方长期关系、协调利益的有效措施,可以开发供应商的潜在能力,变消极为积极,从而保持供货的有效性和高效率,还可以造就良性的供应商竞争环境,还可以留住优秀的供应商。如对于考核优秀的供应商,可以建立合作伙伴关系,优先订货或加大订货量,还可请其一起监管低一级的供应商,从而激发优秀供应商的主人翁精神+高校也可以取得增值服务;对于考核良好的供应商,可以优先订货或维持原有订货量。

3　要加强供应商档案管理

(1)供应商档案要集中统一专人管理,并对营业执照、税务登记证、组织机构代码、特殊行业经营证以及其他相关证书进行动态管理,还应及时收集、补充、更换到期的档案材料,确保档案资料完整性。

(2)注重管理手段创新,建立供应商电子档案信息,并通过计算机管理手段对电子档案数据库数据的有效性进行实时跟踪,在接近有效期时通过数据库信息自动进行提示,内及时更换即将到期的资质信息资料,确保档案材料的及时有效性。

供货商档案管理例5

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。二、降低材料成本的方法和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的价格为2.8美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到3.6美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

供货商档案管理例6

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的价格为2.8美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到3.6美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

供货商档案管理例7

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。WWw.133229.coM对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（pc塑料），去年年初的价格为2.8美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到3.6美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

供货商档案管理例8

二、高校设备采购档案的数字化管理系统设计

1.系统的设计要求。根据高校采购工作的性质以及采购档案的特征，对系统设计提出如下原则：（1）系统以WEB方式提供泛在接入，兼容多种主流浏览器，支持多种终端。（2）高安全性：涉及设备采购数据的敏感信息，应确保系统和数据的安全。（3）可靠性和稳定性，实现连续长时间稳定运行，并具有冗余备份机制。（4）对用户的账号、权限等进行统一管理，建立不同用户角色，赋予不同的信息及档案访问权限。（5）实现方便快捷的信息采集功能，各类数据和文件之间建立关联，支持快速检索和统计分析。2.系统的框架设计。系统采用B/S（Browser/Server）模式进行架构。B/S模式是基于WEB的一种网络结构模式，WEB浏览器是客户端最主要的应用软件。这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。3.档案数据的存储设计。根据数据结构形式，设备采购档案数据可分为结构化数据和非结构化数据两种。其中，结构化数据是指可录入或自动生成的保存在数据库中的信息，作为检索的信息源；非结构化数据是指以电子文件形式（如WORD、PDF、图片等）存储的采购过程原始资料。结构化数据的存储采用POSTGRES数据库系统，根据设备采购档案管理和业务开展需要，将档案数据表结构设计如下：（1）经费预算表：存储设备采购的经费预算信息，字段包括经费编号、经费名称、预算金额、年度等。（2）分项计划表：存储采购计划信息，字段包括计划编号、计划名称、所属单位、项目金额、经费编号等。（3）采购信息表：存储设备采购过程信息，字段包括采购编号、采购批次、采购内容、采购方式、采购结果等。（4）供应商信息表：存储设备供应商的基本信息，字段包括供应商编号、供应商名称、法人、经营范围、联系方式等。（5）合同信息表：存储采购合同的基本信息，字段包括合同编号、合同名称、供货商家、合同金额、签订人、签订日期、交货期限、采购编号、经费编号等。（6）合同明细表：存储合同的设备明细，作为合同表的扩展，字段包括货物编号、设备名称、型号、配置参数、计量单位、数量、单价、计划编号、合同编号等。（7）验收信息表：存储验收过程信息，字段包括验收编号、验收内容、验收人、验收结论、验收日期、设备编号、出厂号、使用单位、安装地点等。（8）付款信息表：存储采购项目付款信息，字段包括付款编号、付款日期、付款内容、付款方式、付款金额、支付商家、发票编号等。非结构化数据的存储采用数据注册机制，对其设计如下：（1）通过文件注册信息表，实现将非结构化数据以半结构化数据形式进行管理，其表字段包括：文件ID、文件名称、文件类型、权限控制、文件URL等，该表将作为非结构化数据的构造信息表。（2）文件存储过程：用户在上传电子文件时，程序将自动进行分析处理，将文件基础信息进行抽取并保存到文件注册信息表中，对文件重新命名（以文件ID形式）、存储。（3）文件获取过程：文件访问入口采用文件URL（xxxx/加密字符串）形式，其中，加密内容包含文件ID、权限、存储地址等，用户发出请求，程序对其进行解析，校验通过后，返回组装好的数据文件。结构化数据和非结构化数据两者之间需建立对应关系，以数据库表中的“XX编号”或“ID”字段为数据行标识，与文件存储记录建立对应。如合同编号为合同的唯一标识，在保存合同相关的电子文档时，将合同编号保存到文件注册信息表的对应记录行中。4.系统应用功能设计。结合设备采购工作内容，将系统应用功能设计如下：（1）系统管理：对整个系统的基础信息、标准代码、用户账号、权限等进行管理。（2）预算管理：对设备采购经费预算信息进行设置，作为采购计划的经费信息来源。（3）计划管理：作为经费执行的一个二级分项设置，对设备采购计划信息及相关电子档案进行管理，通过经费编号字段与预算信息建立对应。（4）采购管理：对采购过程中的相关信息进行登记，并按采购批次管理相关的电子文档，通过经费编号与预算信息建立对应。（5）供应商信息库：建立供应商信息库，包括供应商的注册信息、各类证件扫描件等，实现系统中的供应商信息统一，支持对供应商的供货情况、验收情况、付款情况等信息的查询和统计。（6）合同管理：对采购合同的信息资料进行管理，并按合同编号对相关的电子文档进行管理，通过经费编号、计划编号和采购编号分别与预算信息、计划信息、采购信息建立对应。合同管理的功能细分为：合同数据管理、合同综合查询、执行进度分析、归档管理等。（7）验收管理：对设备验收进行管理，通过合同编号与合同信息建立对应。（8）报账管理：对付款情况进行登记，并管理付款相关的登记凭证、发票等资料，付款信息通过合同编号与合同信息建立对应。具体功能分为：付款审核、付款登记、记录查询等。（9）查询统计：完成采购业务所需要的各类查询统计功能，如合同查询、经费执行情况、验收进度情况、付款情况等。5.系统实现方式。系统基于WEB开发，开发工具采用PHP、HTML、JQUERY等，服务器操作系统采用LINUXCENTOS，数据库采用POSTGRES，并使用APACHE、MEMCACHED、GD、ZENDOPTIMIZER等软件构建系统运行环境，使用SSL确保网络连接安全，使用RAID5阵保磁盘数据安全。各类用户使用WEB浏览器访问系统，兼容IE7.0以上版本、Firefox、Chrome、Safari、Opera等主流浏览器。

供货商档案管理例9

1卫生材料低值耗材概述

所谓卫生材料低值耗材是指在医学方面得到广泛应用的卫生材料。随着社会的发展，技术在不断进步，材料在不断更新，这就为低值材料的发展增添了活力。近来，医用低值耗材的需求量以及用量都不断增大，但是对于医用低值耗材质量的管理始终不能懈怠，并将此项工作作为医院耗材管理工作的重心所在。可见，在对卫生材料低值耗材的质量进行管理时，最重要的是要合理运用现代化的技术，以实现对其质量的良好管理。

2电子档案管理特点

2.1电子文件的分类以及编目提高 对于电子文件来说，具有可以随时随地进行记录的优点，而且可以编制合理的检索工具，以达到更高效地对信息进行查询的目的。用户如果要查找一个文件，只需要给出文件的分类号或者是主题词，就可以找出与给出的条件相对应的文件，并且找到上下级行文和相关附件，这在很大程度上就削减了档案管理人员的工作量，极大减少了其劳动强度。

2.2具有先进的电子文件保管方式 随着计算机技术的快速发展，再加上文件形成部门的配合，最终将电子文件送给档案部门处理，由他们转换文件的格式，保证格式的统一性和通用性。经过上述处理，即使计算机取得了突飞猛进的进展，发生了变化，也不会影响之前所存储的文件的读取，这就大大提高了资源的利用效率，更方便大家使用。

2.3电子档案查询更方便 只要利用者符合一定的条件，就可以自己进行注册并且登记，加入电子文件使用者的行列，成为电子档案馆的会员。这样，符合条件的利用者就可以进行远程登录，而且需要向电子文件中心提交申请，获得他们的许可之后，对电子档案的信息进行合理利用。

3运用HIS系统来管理卫生材料低值耗材的电子档案

3.1供应商资质的管理 ①之前的纸质的与卫生材料的低值耗材有关的文件已经通过了经管办和医保办的审核，现在已经将其全部整理成为了电子字典，并且收录进入HIS系统。对于字典库来说，必然具备较好的统一性，这就可以避免出现信息纠纷。在进行电子字典整理的过程中，如果发现有的重命名或者是供应商的资质已经过期，就要对其进行纠正[1-3]。②如果需要对供应商的资质扫描件进行检查，那么就可以将其快速调出，这就大大减少了工作量，节约了人力与物力。

3.2卫生低值耗材的存放的管理 对于医用的卫生材料必须对其进行集中管理，为此，我院在各科室分别建立了有关医用卫生材料的基数库房，并且对其使用量的平均值进行计算，并以此作为用量的参考基准，做到"基数量"备货。这样，就需要通过专门的库管员来管理卫生材料的验收与配货。

3.3采购流程的管理 如果某一科室需要领取低值耗材，那么就要实现预算需要的卫生材料在HIS系统上进行请领。HIS系统自动生成采购单，然后由采购员联系供应商进行订货。在接收到货物时，库管员要负责医用耗材的验收工作，并且将所收货物的有效期以及生产批号填入HIS系统中。就可以对其进行有效管理，这样医生就不用找供应商要货，可以有效减少商业贿赂问题的发生。通过这种管理方式，不仅可以对医用耗材进行妥善管理，而且可以对医用耗材进行统计并且对其数据进行分析。

3.4领用流程的管理 医院各科室所需各类物品全部建立电子档案，保证帐物相符。如有不符应查明原因。收货时，根据计划逐项核对、验收；同时查看外包装和效期。一次性无菌物品与非无菌物品分类放置 ，将一次性无菌物品存放间分成几大区域，以一次性无菌物品英文首写字母按顺序进行整理归档，如引流管区（D区），手套区（G区），缝线区（S区）等。

3.5财务信息的管理 每月由采购员从HIS系统汇总打印应付款明细，由财务处与供应商办理交接费用的相关事宜。由于HIS系统的存在，就使得各科室和设备处之间存在数据共享的关系。基于这种先进的财务信息管理模式，可以使医院管理者全面掌握财务数据的相关信息，保证其真实性。

4结论

目前，信息技术发展迅速，这就为档案管理工作提供了先进的技术，促进了档案管理工作的发展，实现了传统档案管理模式向着电子档案管理的转变。为此，需要对两种档案管理模式进行比较，找取其共性与不同之处，促进档案管理工作的发展，同时要寻找现代化设备来提高管理效率。

参考文献：

供货商档案管理例10

中图分类号：F2 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）04（b）-0247-01

1 采购现状

1.1 托圈锻件供应商市场的垄断性

托圈作为冶金设备混合机的主要部件之一，属特大型锻件，需具有万吨锻造压机生产能力制造，其锻造产值大，生产周期长，交货期无法确定准确；长期以来生产此类锻件，在国内只有‘一重’‘二重’‘上重’少数企业承制，垄断其托圈市场，并以卖方市场至居，由生产企业任务量决定价格，掌控市场定价权；使托圈价格直居高不下；合同交货延期，企业每年派采购人员数月常住供应商催货，且无法满足生产要求；导致混合机制造经济效益低下，毛利率仅0.9%左右，经营交货期推迟，用户信誉降低，竞争力降低.

1.2 托圈采购降成本模式效果不佳

公司就托圈采购降成本，采取了托圈锻件缩尺采购订货、分体锻造组焊成型的采购订货、修改托圈结构设计减小高度采购订货等多项采购模式，均使采购降成本效果甚微，且存在较大使用风险，而无法形成推广有效的托圈采购降成本模式。

1.3 采购制度不健全

制度建设是一项长期过程，在公司采购实施之前，应配套的制定相应的制度和办法，但距离科学规范的制度差距较大。

1.4 公司采购只注重价格

传统的公司采购通常将重点放在与供应商之间的价格谈判以及争取更大的价格折扣等方面，而且对产品质量、交货期等问题通常采取事后把关的方法加以控制，采购企业很难也很少参与供应商的生产组织过程及相关质量控制活动和售后响应。这种通常以价格作为供应商选择标准的做法，无论从眼前还是长远来看，都不能给采购企业带来最大的利益。

1.5 价格信息获取渠道单一，反馈不及时

价格信息主要通过媒体和市场调研等途径来获取，所获取的信息往往会过时；影响采购的决策，特别是在新产品的研发，旧产品的改造、新市场的开辟等方面；不能适应新市场的变化，就会失去市场机遇，影响公司的利益；因此，价格信息来源渠道狭窄，是致命的弱点。

2 降低托圈采购成本的对策

2.1 建立严格采购制度

建立严格、完善的托圈采购制度，不仅能规范公司托圈的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为；采购制度规定托圈采购的申请、授权人的权限，采购流程、相关部门的权责关系、实施招标采购方式和价格审批及采购权、验收权分立等规定。

2.2 建立供应商档案和竟争准入制度

公司的合格供应商要建立档案，档案详细记入有编号、联系方式和地址，付款条件、品质评级、银行帐号信息等，每一供应商档案应经相关部门严格的审核才能归档；托圈采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新和遵循质量、价格、服务、信誉采购原则进行考核评估，并有专业人员管理。同时健全不断引入竞争机制开发储备托圈供应的商准入制度。

2.3 开发储备托圈采购供应商市场资源

公司贯策实施6-2-2采购准入原则；先后开发储备不同地域的托圈市场供应商资源；在中原继续与中信重工机械股份有限公司合作、在西部继续与中国二重集团（德阳）重型装备股份有限公司合作、在长三角地域开发与宁波通迪重型锻造有限公司合作、在上重属地开发具有加工能力的上重商的合作、在东北开发储备以中国一重供应商商；托圈采购供应商由原来三家，开发储备到现在六家，获得了开发储备托圈供应商市场资源。

2.4 建立采购价格档案和评审机制

采购部门按年度采购合同订货价格，对托圈采购建立价格电子档案，对每一批采购托圈的报价，应首先与归档的托圈价格进行比较，分析价格差异的原因；原则上采购的价格不能超过档案中价格水平，否则要做出详细的说明；对于采购托圈的价格较高时，要通过建立价格评审机制决策；由企业相关部门组成价格评审组，定期收集有关的供应商价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评审和更新。托圈采购价格电子档案和价格评审机制的建全，对降低托圈采购价格，有效的降低托圈采购成本和效益的提高（如表1）。

2.5 招标采购模式牵制供应商

在托圈采购过程中，严格实施招标采购模式，遵循提供的托圈产品质量第一、价格最廉、服务最好、信誉最佳的采购原则，通过供应商的相互比价，最终得到底线的托圈价格；招标采购必须在归档及开发储备的供应商中参与，竟标供应商，在满足托圈采购各项技术、性能、货期、服务等要求，采取符合公开、公平、公正、保密基础上，在规定时限期，将竟标文件以快递或亲自送达招标方。招标方按招标程序组织相关人员接评标确定中标结果，并及时将中标结果告知参与竟标供应商。通过招标采购竞争机制，托圈采购年单位均价大幅度下降。

3 结语

采购是公司经济活动的重要组成部分，也是公司有效降低经营成本的一个关键途径。公司在采购过程中要追求经济效益最大化，就要不断降低采购成本，以最小的成本去获得最大的效益，关键就要更新采购观念，通过建全有效采购制度和科学完善的采购途径；达到了托圈采购降成本目的。2008年托圈采购降成本较均价逐年下降到2012年2.28万元/t，2012年较上年实现采购降成本398万元；托圈采购量由上年的12件增加到26件；采购合同额由1095万元递增到2030万元；公司在混合机市场竞争力增强，促进公司效益的倍增.

参考文献