体检中心档案管理例1

关键词：体检中心；健康档案；问题；解决对策

中图分类号：G271；R197.3 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）015-000-01

所谓的健康档案，就是记录了不同时间进行体检的人们的健康情况，详细记载了人们的发病时间、日常生活方式、遗传疾病、体检结果等内容，可以准确反映出人们在不同时间的身体健康情况，当然也可以通过健康档案预防一些遗传疾病的发生。

一、医院体检中心健康档案管理现状

1.人员素质有待提升

现在，我国大部分医院的体检中心工作人员素质较低、专业能力较弱，并且医护人员之间的工作能力各不相同，这就从侧面说明了医院没有重视体检中心，对体检中心的工作人员要求不严格。

2.体检结果不能及时查询

到目前为止，仍然有不少医院没有设立健康体检一卡通服务项目，导致体检不便，无法及时获取体检结果，或者出现结果丢失的问题，只好重新体检，导致体检费用的额外增加，让人们不愿意体检。

3.没有充分利用体检信息

参与体检的人以及医生大都没有意识到体检信息的重要性，并且没有参考往年的体检信息，分析体检参与者的身体状况，这也就使得健康档案形同虚设。

4.健康档案的管理投入较高

因为健康档案的管理比较繁琐，需要处理的档案信息较多，这就变相增加了管理成本，使得健康档案的管理更加繁琐。

5.健康档案的管理系统设计不完善

现在，大部分医院的健康档案管理系统只能够进行一次性输入，系统内的相关信息仅仅能够反映一个时期内的身体健康状况，无法更新患者的健康档案信息，当然更无法更新患者的随访情况，降低了健康档案的自身价值。

6.医院健康档案信息不能共享

当然，医院可以在确保患者隐私不泄露的情况下，与其他医院共享健康档案信息，这样可以让医院之间互相学习，充分发挥健康档案的作用，也可以让医院工作人员致力于健康档案的研究，从而分析出我国人们的大致健康状况。

7.健康档案管理系统不规范

尽管现在的医院健康档案管理系统在不断升级，但是仍然存在一些健康档案管理系统设置的不规范问题，有的甚至没有专业的分析软件。极少数的医院由于所处地区经济发展落后导致了健康档案管理无法机械化，只能手动管理，这样已经不能满足国家以及社会发展的需求了。

二、提出相应的解决对策

1.提升人们对健康档案的管理重视度

从广大市民的角度来看，健康档案的成立是为了确保人们的身体健康，防患于未然，根据健康档案的信息合理安排自己的体检项目，有利于人们及时了解自身的身体状况，及时发现健康隐患，积极做好预防。从医生的角度来看，经过患者健康档案提供的相关信息，医生能够了解患者身体的健康状况，深入了解患者的身体情况，着重管理有健康隐患的人，有针对性的为患者提供健康意见，提醒患者需要注意的事项，还可以减少医患纠纷，为医院树立一个良好的外部形象。另外，医院体检中心还要不断提升医护人员的服务水平，让医护人员能够自觉参与到健康档案的管理中来，不断提升健康档案的智能化管理，确保人们的身体健康。

2.确保健康档案管理工作各项制度完善

不断完善健康档案管理工作的规章制度，定期组织专业管理部门来医院进行工作审查和指导，如若发现问题要及时处理，制定完善的，行之有效的管理机制。此外，要安排专人对档案的汇集、整理、看管等工作进行管理，保证健康档案信息的完整、可靠、真实性。采用科学的方式进行健康档案的管理，能够全面发挥其作用，不断推进健康档案管理工作向着专业和规范化方向的发展速度。最后，邀请专业健康档案监督管理机构不定期对工作进行考察，确保健康档案管理工作的有效性。

3.实时更新健康档案信息

如果患者生病在医院就诊，门诊和病房要将病人治疗的详细情况录入到健康档案中，同时要对病人健康档案上的身体状况信息和就诊信息实时更新。患者如果在其他医院接受治疗，要及时联系医院对患者的住院治疗、病情变动以及手术等信息在健康档案中进行更新。院方在进行回访或者咨询时如果患者身体出现问题，也要在健康档案中实时进行更新。

4.健全健康档案管理机制

不断健全健康档案管理机制，确保档案在汇集、整理和分析时的系统化，认真处理病历、体检报告等和健康相关的信息，使健康档案更加完善化和准确化。对患者体检的全新资料与之前体检信息相比较，确定身体健康有无变化，为患者治疗时提供可靠依据。

5.强化健康档案高效管理力度

对健康档案实施高效管理。医院应针对健康档案制定专属的管理机制，确保其作用能够全面发挥，尤其是针对体检中心健康档案的有效管理。首先建设专门的档案管理室，制定科学、合理的档案信息管理系统，将在医院进行健康检查人员的档案信息全面的进行记录；档案管理人员必须保持良好的状态工作，不能三心二意，认真做好信息的录入，对相关信息进行及时的观察和反馈。只有保证健康档案信息系统化管理，才能将健康档案的作用充分发挥。此外，还应重视健康档案信息的事后分析工作，综合性分析体检人员的详细资料，对其中存在的稀有病症或潜在群体充分掌握，确定疾病是否和患者的年龄、性别以及职业等有关联，同时充分掌握疾病早期不容易被发现的症状。通过对地区人们是否容易感染疾病、行业人员健康状况是否有相似之处等众多问题的研究，为医护人员和研究人员提供更深入可靠的依据，更好的开展疾病宣传教育工作，以便及时对疾病进行预防控制，保障人们的身体健康。

参考文献：

体检中心档案管理例2

    前 言

    在人们生活水平不断改善的今天,以预防为主的“防未病之病”的健康观念逐渐深入人心,健康管理日益成为个人及群体关注的焦点。所谓健康管理是指对个体或群体的健康进行全面检测、分析、评估、提供健康咨询和指导以及对健康危险因素进行干预的全过程。个人或人群健康基础上的健康事务管理服务,是建立在现代生物医学和信息化管理技术模式上,从社会、心理、生物的角度来对每个人进行全面的健康保障服务,它帮助指导人们有效的把握与维护自身的健康。

    1 资料与方法

    1. 1 资料  在以前没有应用微机信息平台实施档案管理时, 体检报告是由各科打印后送到体检中心进行分类、粘贴、做总检结论、登记、发放。工作量大,易发生错检漏检, 每天处理集体体检报告不超过40份, 效率低。存在流程复杂, 操作繁琐, 报告单易丢失和贴错,体检资料不能连续可查, 不能对阳性体征进行自动检索, 体检群体无法查阅历次体检档案, 已明显不适应现代健康管理要求。随着人们的健康意识和疾病防范意识不断增强,定期体检已经成为人们健康保健的重要内容,对体检档案的系统管理提出更高的要求。只有利用微机信息化平台实施体检档案管理, 最大限度地利用各种有效资源来控制疾病, 才能达到健康促进的最大效果。

    1. 2 方法 利用微机信息化平台实施体检档案管理包括了体检软件的应用,体检系统网络的布置,医生工作站的建立,系统应用人员的培训,应用操作的实践,系统的日常维护等。

    1) 体检软件的选择: 我们选用金仕达卫宁公司的全数字体检管理系统,。该系统是按照卫生部相关规定开发出的体检管理信息系统,具有以下特点:全数字无信息孤岛将所有诊断设备通过"数据接口"或"数字转换接口"无缝连接到计算机管理,信息一次输入永久被调用,消除信息孤岛;全程控制电子报告从建立基本信息开始到各种结果打印输出,计算机全程权限控制,在中间的环节中没有可以被第三方软件(如word)打开编辑的可能。分检、总检结果谁输入谁负责,保证资料的可靠性、真实性和安全性。

    2) 医生工作站的建立:软件系统的操作流程体检信息管理系统共设8个电脑工作站,即体检登记处,医师工作平台,检验、放射、B超等功能检查数据导入、导出系统。应用时先在体检系统中录入受检单位或个人的基本资料,选择体检项目,打印体检单。受检人持体检单到各科室进行体检,检查后将体检结果录入并提交体检信息。待全部检查结果导入到位,电脑自动生成体检报告并提出指导性建议。总检医师浏览修改确认后,由体检中心工作人员打印体检报告交给受检单位或个人。整个过程方便快捷,彻底改变了过去繁琐的工作流程,提高了工作效率,减少了漏检、重检、差错等情况的发生,保证了体检信息的准确性,提升了医疗服务质量。

    3) 系统应用人员培训:培训的主要对象是体检中心的医生、技诊人员、信息管理人员。培训内容为体检软件的应用和维护, 操作人员工作责任心,服务意识等。人员培训是确保系统正常运行的关键。

    4) 应用操作的实践:进入体检系统时工作人员输入工作站口令、密码,从菜单上选择项目,通过写卡器读取受检人员的体检流水号,输入被检者在本科检查的情况,并点击自动小结即可。

    5) 系统的日常维护:在实际工作中,信息管理人员要不断更新维护体检系统,以适应越来越多的体检需求,使体检工作更科学化、系统化、制度化和规范化。

    2 结果

    用微机信息系统对体检档案实施管理,日平均接待受检人员比实施微机信息化管理前翻了一倍多,日处理体检结果接近增加二倍, 使体检单位及个人每次的体检资料得到及时、正确、规范、连续、保密的处理,体检档案得到永久性保存,能动态地对个人或人群的危险因素与健康状态进行全面检测、分析、评估、预防和干预。

    3 讨论

    3.1健康档案的现代化管理是发挥健康管理作用的必由之路随着档案信息量的日益增多,手工收集、储存、提供利用的手段已远远不能满足当前的工作需求,健康档案的现代化和自动化管理成为未来的发展方向。健康档案的自动化就是建立个人动态电子健康档案,以规范化的格式记录、保存个人一生的健康信息。电子化的个人医疗资料保存完整、准确、规范,适合不同系统共享共用。健康档案数据库建立后,可以与各大医疗机构实行联网,通过健康咨询、就诊、上门随访、电话访问等形式,更新健康档案内容,变“死”档案为“活”信息,帮助医生全面了解患者身体情况,对正确诊治非常重要。利用健康档案,建立健康预警、个人健康信息动态分析系统,便于专家及时做出科学的保健方案;建立病历分析、统计系统,可以为疾病预防控制工作提供重要数据。

    3.2健康档案的现代化管理对档案工作者提出了更高的要求建立完整、规范、科学的健康档案,要求档案工作人员在信息收集的过程中要积极主动介入,变被动收集为主动收集,滞后收集为超前收集,间接收集为连续收集,零星收集为完整系统收集。只有连续的、完整的个人健康信息记录,才能更好的帮助医务工作者对患者身体状况有全面了解,对有病就医及时诊治以及开展健康指导起到极具针对性的作用。其次,档案的现代化管理对档案工作者提出了更高的要求,他们不仅要具有档案管理的基本技能,还要掌握一定的医疗卫生、计算机以及统计、分析等知识。知识越丰富,挖掘、识别和加工重要信息的综合工作能力越强,越能适应不断发展的新形势下,社会人群的卫生需求。

    总之体检档案管理由传统的模式过渡到电子信息化管理模式后,让我们感受到体检的电子信息化管理不仅规范了体检流程而且提高了体检效率和服务质量,使受检者对体检档案管理的综合满意度有了很大的提高。也大大提高了管理效益。在此基础上还需要同仁们不断努力和探索力求总结出更系统、更高效、更完善的体检档案电子信息化管理模式,更好地服务于社会、服务于大众。

    参考文献:

体检中心档案管理例3

前 言

在人们生活水平不断改善的今天,以预防为主的“防未病之病”的健康观念逐渐深入人心,健康管理日益成为个人及群体关注的焦点。所谓健康管理是指对个体或群体的健康进行全面检测、分析、评估、提供健康咨询和指导以及对健康危险因素进行干预的全过程。个人或人群健康基础上的健康事务管理服务,是建立在现代生物医学和信息化管理技术模式上,从社会、心理、生物的角度来对每个人进行全面的健康保障服务,它帮助指导人们有效的把握与维护自身的健康。

1 资料与方法

1. 1 资料 在以前没有应用微机信息平台实施档案管理时, 体检报告是由各科打印后送到体检中心进行分类、粘贴、做总检结论、登记、发放。工作量大,易发生错检漏检, 每天处理集体体检报告不超过40份, 效率低。存在流程复杂, 操作繁琐, 报告单易丢失和贴错,体检资料不能连续可查, 不能对阳性体征进行自动检索, 体检群体无法查阅历次体检档案, 已明显不适应现代健康管理要求。随着人们的健康意识和疾病防范意识不断增强,定期体检已经成为人们健康保健的重要内容,对体检档案的系统管理提出更高的要求。只有利用微机信息化平台实施体检档案管理, 最大限度地利用各种有效资源来控制疾病, 才能达到健康促进的最大效果。

1. 2 方法 利用微机信息化平台实施体检档案管理包括了体检软件的应用,体检系统网络的布置,医生工作站的建立,系统应用人员的培训,应用操作的实践,系统的日常维护等。

1) 体检软件的选择: 我们选用金仕达卫宁公司的全数字体检管理系统,。该系统是按照卫生部相关规定开发出的体检管理信息系统,具有以下特点:全数字无信息孤岛将所有诊断设备通过"数据接口"或"数字转换接口"无缝连接到计算机管理,信息一次输入永久被调用,消除信息孤岛;全程控制电子报告从建立基本信息开始到各种结果打印输出,计算机全程权限控制,在中间的环节中没有可以被第三方软件(如word)打开编辑的可能。分检、总检结果谁输入谁负责,保证资料的可靠性、真实性和安全性。

2) 医生工作站的建立:软件系统的操作流程体检信息管理系统共设8个电脑工作站,即体检登记处,医师工作平台,检验、放射、B超等功能检查数据导入、导出系统。应用时先在体检系统中录入受检单位或个人的基本资料,选择体检项目,打印体检单。受检人持体检单到各科室进行体检,检查后将体检结果录入并提交体检信息。待全部检查结果导入到位,电脑自动生成体检报告并提出指导性建议。总检医师浏览修改确认后,由体检中心工作人员打印体检报告交给受检单位或个人。整个过程方便快捷,彻底改变了过去繁琐的工作流程,提高了工作效率,减少了漏检、重检、差错等情况的发生,保证了体检信息的准确性,提升了医疗服务质量。

3) 系统应用人员培训:培训的主要对象是体检中心的医生、技诊人员、信息管理人员。培训内容为体检软件的应用和维护, 操作人员工作责任心,服务意识等。人员培训是确保系统正常运行的关键。

4) 应用操作的实践:进入体检系统时工作人员输入工作站口令、密码,从菜单上选择项目,通过写卡器读取受检人员的体检流水号,输入被检者在本科检查的情况,并点击自动小结即可。

5) 系统的日常维护:在实际工作中,信息管理人员要不断更新维护体检系统,以适应越来越多的体检需求,使体检工作更科学化、系统化、制度化和规范化。

2 结果

用微机信息系统对体检档案实施管理,日平均接待受检人员比实施微机信息化管理前翻了一倍多,日处理体检结果接近增加二倍, 使体检单位及个人每次的体检资料得到及时、正确、规范、连续、保密的处理,体检档案得到永久性保存,能动态地对个人或人群的危险因素与健康状态进行全面检测、分析、评估、预防和干预。

3 讨论

3.1健康档案的现代化管理是发挥健康管理作用的必由之路随着档案信息量的日益增多,手工收集、储存、提供利用的手段已远远不能满足当前的工作需求,健康档案的现代化和自动化管理成为未来的发展方向。健康档案的自动化就是建立个人动态电子健康档案,以规范化的格式记录、保存个人一生的健康信息。电子化的个人医疗资料保存完整、准确、规范,适合不同系统共享共用。健康档案数据库建立后,可以与各大医疗机构实行联网,通过健康咨询、就诊、上门随访、电话访问等形式,更新健康档案内容,变“死”档案为“活”信息,帮助医生全面了解患者身体情况,对正确诊治非常重要。利用健康档案,建立健康预警、个人健康信息动态分析系统,便于专家及时做出科学的保健方案;建立病历分析、统计系统,可以为疾病预防控制工作提供重要数据。

3.2健康档案的现代化管理对档案工作者提出了更高的要求建立完整、规范、科学的健康档案,要求档案工作人员在信息收集的过程中要积极主动介入,变被动收集为主动收集,滞后收集为超前收集,间接收集为连续收集,零星收集为完整系统收集。只有连续的、完整的个人健康信息记录,才能更好的帮助医务工作者对患者身体状况有全面了解,对有病就医及时诊治以及开展健康指导起到极具针对性的作用。其次,档案的现代化管理对档案工作 者提出了更高的要求,他们不仅要具有档案管理的基本技能,还要掌握一定的医疗卫生、计算机以及统计、分析等知识。知识越丰富,挖掘、识别和加工重要信息的综合工作能力越强,越能适应不断发展的新形势下,社会人群的卫生需求。

总之体检档案管理由传统的模式过渡到电子信息化管理模式后,让我们感受到体检的电子信息化管理不仅规范了体检流程而且提高了体检效率和服务质量,使受检者对体检档案管理的综合满意度有了很大的提高。也大大提高了管理效益。在此基础上还需要同仁们不断努力和探索力求总结出更系统、更高效、更完善的体检档案电子信息化管理模式,更好地服务于社会、服务于大众。

参考文献:

体检中心档案管理例4

面对社会和时代的发展，面对档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，树立依靠科技进步和科技管理的概念，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高，以适应社会发展的需要。

一、档案质量管理的含义和特点

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：一是全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求，共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。二是树立“档案质量人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。三是全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行，到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程，都实行质量管理和科学手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、建立检查档案管理制度

（一）提高检查人员全员档案质量管理意识

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多，一般包括：检查准备阶段资料；检查通知书、检查实施方案、检查提纲等；检查实施阶段资料；检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等，检查结论及总结资料；检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等；检查整改资料，入库单、调账凭，复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的，是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定，检查方案的制定，检查通知书的下发，检查工作的开展，到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等，整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此，提高检查人员全员档案质量管理意识，是做好档案管理工作的前提。

（二）全员参与、分工负责，是保证档案质量的重要手段

检查档案质量与业务工作质量紧密相连，统一档案整理、装订工作的规范要求，更能够提高检查人员遵守检查规则的意识，高质量地完成检查工作。实践证明，建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度，是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚，掌握检查的整体情况，能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作，既保证检查资料的完整性，又保证其相关性。

（三）加强检查档案质量的事中控制与管理是提高档案质量的制度保障

检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求，检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题，加强检查档案质量的事中控制与管理，不断发现、研究和解决新问题，才能不断适应监督检查工作的发展要求，保证检查档案的质量。

（四）积极推进信息化进程是提高档案管理质量的必然要求

随着办公自动化技术的普及，财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等，不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案，则既可以使案卷整齐规范，查找时一目了然，又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式，有利于提高档案工作质量。

三、完善档案管理自身制度

（一）必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建。，因此，要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

（二）建立内部人员的制约机制

要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

（三）运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

总之，档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人员的意识，档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。实践证明，只有好工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。

参考文献：

[1]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004.4.

[2]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点[J].中国信息界，2008.3.

[3]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.9.

体检中心档案管理例5

长期以来，个别干警对检察档案工作存在错误的思想认识，即认为档案工作是办公室的事情，自己只要是把案子及时准确的办结了，领导交办的工作完成了，不出什么问题，工作基本上就算完成了，不用在档案工作上花时间，费精力，这就需要我们转变思想观念。一要加强领导，提供保障。要加大档案工作经费投入，改善工作环境和条件，实施规范化和科学化管理。二要培养检察机关的全员档案意识。检察机关的档案工作是一项全员参与的群众性工作，许多门类档案的形成要经过数个部门、多人之手。例如，诉讼档案的形成就要经过审查批捕、审查、立卷等几个环节，从材料的来源看，既有公安机关移送的，也有检察机关在自侦过程中形成的；既有向外界调取的，又有内部形成的，呈现材料来源的多样性和材料收集的广泛性。所以必须在全体干警中树立全程管理的意识，注重抓好每个环节材料收集，才能保证卷宗材料的完整、齐全，保证检察档案的高质量。三要加强对档案价值及内涵的再认识。检察机关的各类档案反映了检察工作，便于检察机关及有关部门的查考、利用，是构成国家档案的重要组成部分。这就要求在档案工作规划方面要有大局意识，在档案建设中要有统筹意识，扩大视野，将档案工作贯穿于监督工作的始终，并不断延伸档案工作内涵，拓宽服务领域，为社会提供良好的信息服务。四要树立档案的服务意识。利用工作是档案的核心工作，从这种意义上讲，档案的其它工作都围绕利用这一中心任务展开。一方面，只有做好利用工作，才能体现档案的价值，促进其它各项工作的开展；另一方面，各项工作取得成果后，会作用于档案工作，促使其更好地建设和发展。

二、强化队伍建设，扎实提高档案人员业务综合技能

我国《档案法》第七条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案实行监督和指导”；《人民检察院诉讼档案管理办法》第五条也明确规定：“基层检察院应设专职或兼职档案人员”。由此可知，设置专门机构和配有专门的档案人员是实施档案工作科学化管理的先决条件，只有选配综合素质高、爱岗敬业，具有较强的从事档案工作的专业素养的工作人员，才能保证档案工人的质量。检察机关档案工作人员包括各业务部门兼职人员，要加强自我学习，采用组织业务培训、学历教育、定期业务考核等方式，不断提高档案人员的业务水平，最终以培养复合性的专业人才为目标，使档案人员既有较强档案业务知识，又有一定法律知识和综合知识，还能操作运用现代化办公设备的复合性人才。新时期检察机关档案工作对档案工作人员的自身素质也提出了更高的要求。一是提升检察档案管理人员政治素质，树立高度的职业责任感和坚定明确的事业心，提高档案管理人员的档案意识和法制观念，充分认识检察档案的重要性以及它潜在的价值，认真履行岗位职责，确保能保质保量地完成任务。二是提升检察档案管理人员业务素质，不仅要具备档案专业知识，而且还要具备相关的检察业务知识。三是提升检察档案管理人员综合素质。档案内容涉及政治、经济、文化等各个方面，只有具备较全面的知识，才能做好各门类档案的收集、管理、鉴定、利用等工作。

三、丰富工作内涵，确保档案管理适应检察工作需求

档案工作的职能在新的历史条件下需要进一步调整，突出其服务功能。一是工作重心由收集、保管向综合利用转换。由于检察机关诉讼档案封闭管理的机制沿袭时间较长，在一段历史时期又遭受到严重破坏，检察机关档案管理工作重点放在了档案的收集、保管齐全、完整上，对鉴定销毁等工作开展采取了消极、谨慎的态度。对利用开发工作上则显得投入不足，服务质量不高，仅能满足简单的档案调阅。编研工作处在低水平、低层次的文件汇编、摘录阶段。新时期，档案工作要更好地配合法律监督及社会需要，着力加强编研工作，在保证档案完整翔实的基础上，挖掘档案内涵，提供更加全面的信息参考和更深层次的咨询服务。二是服务方式由被动接受查档向主动提供服务模式转换。新时期检察机关的信息资源对工作查考、借鉴、决策、证据、调研等方面的作用更加突出。档案工作者必须具备前瞻意识，主动预测、捕捉档案工作中出现的新情况、新问题，并作出相应对策；加强档案的宣传工作，征求各方对档案利用的意见，公布或提供服务的范用、内容，便于利用者了解室藏情况，更好地利用档案资源。三是服务范围由严格限制向面向社会转换。一方面要减少对利用者身份的限制，由过去主要面向法院、公安机关、检察机关、及案件的当事人，逐步面向全社会；另一方面在利用内容范围上要扩展，在符合《档案法》的规定，并且不违反监督工作的要求和保护当事人合法权益的前提下，掌握好档案的公开范围，采取多种形式向社会提供利用，满足社会不断增长对检察院各类档案的信息需求。

四、规范档案管理，推动新时期检察档案工作科学发展

体检中心档案管理例6

1.1 药检档案中汇集着大量的药学信息

在制定的药检档案中，会存在大量的药学知识，这些知识的可以在新品的研究中发挥到至关重要的作用。例如说：买验原始资料、工作中形成的技术材料、鉴定资料、研制记录、检验报告书以及报告书等等，这些都需要我们依靠原有知识，在这一知识上开发出更加有用的价值。

1.2 药检档案对科研工作具有推动作用

药检档案不仅仅可以对新产品的研究做出贡献，还可以为以后的研究，例如说：教学、药检以及科研等等提供原始的数据。最为重要的就是可以对新的科研做出推动的效果。

2 药检档案管理现状的分析

2.1 档案管理工作人员素质参差不齐

档案室的管理人员也同样可以影响档案的保管状态，现阶段各个药检所中，档案管理人员的专业素质、学历层次以及理论水平等等水平都有所不同，跟不上时代的变化。

2.2 档案管理水平不高现代化管理手段应用较差

随着社会的不断发展和进步，科学技术也在生活中被广泛应用，药检所的管理系统在计算机中的使用也不断加强。在药检所中，大规模使用计算机来进行管理的情况是非常少的。

3 做好药检档案管理工作的措施

3.1 依法治档是搞好药检档案管理工作的根本

治理好药检档案是现阶段药检所最为重要的事情，想要治理好药检档案，就需要我们采取多种形式来进行管理。依法治档的思想是现阶段来说，最为有效的一种方法来治理药检档案。制定好相应的法律可以使每个人都有一个明确的规则来应对，并且可以引起领导的重视，增强各个员工的工作意识。进行依法治档的管理方法可以使档案系统更加系统化以及规范化，使得药检档案管理在收集、成形到保管、整理、保密、编目、借阅、归档以及利用等等方面得到更好的保障。

3.2 领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键

一个药检所的整体氛围如何，工作效率如何以及一个单位档案的管理好坏，都与单位的领导有着直接的关系，尤其是有关于药检档案的管理机制，领导重视则会在单位中得到重视。因此，想要使得档案得到重视，就必须要强化领导的档案管理意识。

3.3 提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础

提高领导的档案管理意识是从上层来解决档案的管理，重视药检档案的管理不仅仅需要领导重视，还需要基层人员提高整体素质。在现阶段中，大部分药检管理人员的素质都不是很高，大都是半路出家，而且工作的时间长短也有所不同。因此，着手提高档案管理人员的整体素质也是重中之重，这是使药检档案管理更好发展的基础。

3.4 开发利用档案信息资源服务是体现档案价值的核心

体检中心档案管理例7

作为业务性质较强的检察机关，档案不仅承担着资政、存史的重要文化功能，更是促进规范诉讼的重要载体，在为检察业务工作提供服务和保障方面具有不可替代的独特作用和潜在优势。检察机关各类案件的诉讼档案真实地记录着检察活动的始终，是国家司法档案的重要组成部分，是做好检察工作的必要条件，是检察机关建设与发展及公诉工作完整、准确的见证。笔者作为一名负责档案工作的干警，体会很深，同时感到责任重大。

一、检察机关“诉讼档案”的概念

检察诉讼档案是人民检察院以办理案件为目的， 依法进行诉讼活动所形成的、具有查考利用价值， 并按照有关规定立卷归档， 集中保管的诉讼文书、声像材料及其它材料的总和。检察诉讼档案是国家重要专业文书的一部分，是人民检察院检察活动的真实记录，它由办理案件的业务部门形成，按照问题分类法可以将诉讼档案分为四类， 即： 侦查、审判监督的刑事案卷；直接受理立案侦查的刑事案卷；控告申诉案卷；民事、行政诉讼案卷。

二、诉讼档案工作的现状

诉讼档案是基层院在工作中所产生的全部档案的主要组成部分，是构成整个检察系统诉讼档案必不可少的一部分。档案工作是档案的收集、整理、鉴定、保管及提供利用等各项工作的总称。检察诉讼档案工作关系着整个检察系统档案的积累和发展。

（一）对诉讼档案工作不断规范化

以前，检察机关对档案工作没有引起足够的重视，在90年代初期开始起步发展，而基层检察院诉讼档案规范化工作则起步则更晚。随着社会的进步和信息化的发展，档案的作用日益凸显，拥有一定数量检察业务档案的检察机关对档案工作的重视程度也与日俱增，近年来，检察机关整体档案意识得到了很大程度的提高；不按规定组卷、随意放置的档案材料也得到了基本符合规范的收集及立卷、归档；诉讼档案利用率及利用满意度大幅度提高等。

（二）诉讼档案工作制度建设不断完善

为做好检察机关诉讼档案工作，以便更好地服务检察大局，高检院、省院都通过发文对诉讼档案工作提出了具体要求，使各级检察机关，尤其是基层院的档案工作有章可循。最具代表性的是高检院2000年下发的高检会20003 号文件《人民检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》及《人民检察院诉讼文书保管期限表》三个规定。这样，检察诉讼档案涉及到的案卷种类、归档范围、整理装订、归档时间、排列顺序具体问题都“有章可循”了，检察机关的档案管理工作也逐步走上规范化的良性轨道。

三、现阶段存在的问题

（一）案卷质量问题

1、卷内材料顺序混乱、材料不全

当前基层检察机关归档的诉讼档案几乎都存在每本卷宗内材料的排列顺序各不相同的问题。不同的立卷人按照各自的方式立卷，而没有按照实际的诉讼程序立卷，不能逻辑地反映案件的办理程序，致使案卷的有机联系性不强；另外，材料收集不齐全的问题也普遍存在于各基层检察机关的档案工作中。

2、卷内文件目录填写不详

卷内文件目录是反映卷内有何材料的重要工具，详细填写卷内文件目录，可以一目了然地看出卷内材料的具体内容，方便查找和提供利用。以侦查、审判监督的刑事案卷中的审查批捕材料为例，审查批捕的材料包括公安机关提请批准逮捕书、阅卷笔录（包括综合汇报提纲和主要证据摘录）、讯问被告人提纲、提押证或传讯通知书、批准逮捕决定书、送达回证等27项文件和材料，但在卷内目录中的题名栏内上往往只能看到简写的“批捕材料”，而没有具体的材料名称；有的材料中责任者和发文字号也往往被忽略不写，这样的话，卷内文件目录完全体现不出卷宗内的批捕材料里到底有哪些文件、材料及文件、资料的来源是哪个单位。如果利用者要查找由某一单位产生的关于某事件的材料，此时卷内有几份出于不同单位而内容都是关于该事件的材料时，必须对这些材料逐一进行翻阅，这样便不利于档案的保密和利用。

3、卷宗封面的收案日期和结案日期填写混乱

大部分基层院对已归档卷宗的收案日期和结案日期的填写都是不规范的。如：侦查、审判监督的刑事案卷卷宗封面上填写的收案日期有的是公安机关提请逮捕意见书上的日期，有的是公安机关意见书上的日期；案件的结案日期填写的是书上的日期或者是法院判决书上的日期。

（二）档案收集、归档不及时

有些业务科室在每年移交诉讼档案时，不仅会有上一年度的卷宗，前一年，前两年的档案会被一起移交，这就说明在当年的年度里，档案卷宗没有被及时地收集和归档，这样不仅耽误了工作中的利用，也增加了档案管理员的工作难度。

（三）档案数字化程度不高

随着社会信息化的发展，各类新技术逐渐投入到社会生活的各个方面，档案工作也不例外。在一些比较发达的城市和一些专业的档案馆，档案工作的信息化程度已经达到先进水平，然而在基层检察机关由于条件的限制，很多先进的技术都没有被普遍采用，造成档案信息不能得到最大化的开发，浪费了很多信息资源。

三、存在问题的原因解析

以上问题的根源大致有以下几个方面的原因。第一，档案意识不强，档案法制观念淡薄。检察档案在工作中的重要性是不言而喻的，但由于有些办案人员档案意识不强等原因，对档案管理工作重视还不够，档案意识薄弱。监督力度不强，虽然把档案管理工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为部门工作有效机制来抓方面还存在缺陷。如诉讼档案不及时整理、装订、归档， 移交综合档案室，而是放置在各职能科室。第二，档案硬件设备不齐全。实现档案管理现代化，要不断从改善档案装备条件，扩充库房容量；优化档案保管环境上狠下功夫，配备空调、微机、除湿设备、消毒设备，最大限度地保护好档案，尽可能延长档案的寿命。第三，档案管理制度有待健全。《档案法》中明确指出：“各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”。检察档案同样也有一个发生、发展和提高的过程。就其程序而言也有收集、整理、鉴定、检索和提供利用等各项工作。因此，科学化的管理不仅体现于有完善的工作体制和较现代化的工作手段，还需要建立健全完善的制度体系。 第四，档案管理工作缺乏创新意识和与时俱进的思想。目前，检察档案管理工作只是停留在收集案卷、存档，未能达能充分建立便捷的信息化归档登记、查借档登记和检索工具，使档案管理更加科学化。

四、对策和建议

（一）提高认识，增强档案意识。档案工作是一项默默无闻的工作，但并非“沉寂无声”。可以通过严抓档案源质量，不断改进、完善档案管理手段，挖掘档案信息资源，来全面提升档案管理“有为”的新形象。要教育广大检察干警转变思想观念，不断增强档案意识，增强服务意识，为检察档案工作更好地开展奠定良好基础。针对检察人员档案意识不强的现状，应将档案工作纳入院党组议事日程，对档案工作中急需解决的人员、设备、经费等具体问题高度重视，充分保证档案软硬件设施适应档案工作的要求。要大力宣传《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规，明确档案应由档案室集中统一保管，不得各科室或个人私自存留，从而提高广大干警的立卷归档意识。全体干警要克服“重办案不重档案”的思想，全心全意配合，支持档案工作。并且要增强时间意识，做到案卷材料谁结案谁装订，归档材料及时移交归档。做到主要领导亲自过问，分管领导直接落实，把档案工作切实的变成全院一体的工作。另外，档案室要配备专职、专业的档案员，各处室内勤兼职档案员，使档案工作层层递进，真正落到实处。要重视档案材料的完整规范，做到档案材料保存完整，有价值该归档的都要归档。在整理过程中要重数量，也要重质量，并严格按照归档工作标准，减少归档卷宗中页码重叠、顺序颠倒等问题，确保归档质量。

（二）健全制度，狠抓立卷归档工作。针对检察档案整理工作不规范、归档不及时等情况，应在建立健全规章制度的前提下，狠抓立卷归档工作。如把归档工作纳入考评，确保归档档案文件质量。检察档案是检察工作的重要载体，是保障各项工作顺利发展的重要基础，档案规范化建设是衡量一个单位工作成绩的一项重要内容。将档案工作建设纳入考核的范围，对办案人员、科室内勤、科室业务档案整理人员、档案室管理人员都要制定出责任分工和考核标准，督促其做好归档工作，确保归档档案文件质量。

（三）加强培训教育，提升档案管理人员素质。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，现代信息技术已经渗透到检察档案工作各个环节。档案信息化建设对档案人员提出了更高的要求。因此，需要加强对档案人员的培训教育工作，不断提升其综合素质。

1、要加强对档案人员的培训教育。档案人员的综合素质直接关系着检察档案工作的质量与水平。应着重加强对档案人员的业务培训，强化岗位学习和训练，促使他们牢固树立起服务意识和责任意识，努力学习档案专业知识和科学技术，使其对本单位档案的数量、内容、种类、价值等做到心中有数，创造性地开展档案工作，不断提高业务素质，提高工作效率，更好地适应档案现代化管理的要求。

2、要加强对办案业务人员的培训教育。业务人员在办案过程中直接形成大量的文件资料，他们的立卷归档水平直接影响着检察档案的质量。为此，除了对专门的档案管理人员进行培训教育外，还需要加强对业务人员的培训教育，组织他们学习文书档案、诉讼档案归档等方面的基本知识，使其掌握基本技能，明确基本要求，从而提高立卷归档、诉讼案卷管理工作的质量。

体检中心档案管理例8

我局在收到中共平凉市崆峒区委办公室《关于对全区档案规范化管理工作进行督查的通知》文件后，高度重视，精心准备，认真开展了自查工作，使档案工作进一步得到了完善和加强。现将自查情况汇报如下：

一、勤于检查，落实责任。

档案安全是档案工作的重中之重，我局加强对档案工作的领导，实行档案安全一把手负责制。牢固树立“安全第一、预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心里，认真贯彻执行档案各项规章制度，加强档案风险防范管理，确保档案安全万无一失。一是把安全工作重点从事后处理转移到事前防范上来。对档案库房、内部设施、库存档案等重点部位进行全面检查，重点部位和可能存在安全事故隐患的地方重点检查。二是领导高度重视档案安全工作，实行了一把手总负责、分管领导负直接责任的管理体制，建立健全了安全保密制度和工作机构。三是加强教育，在干部职工中牢固树立了“安全第一，预防为主”的思想。对防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失起到了很好的促进作用。

二、完善制度，加强管理。

为了做好档案安全管理工作，我局建立了完善的规章制度，并按照各项制度的要求认真抓好落实。一是制定档案资料保管制度、档案保密制度、档案资料利用制度、档案室消防安全管理制度等各项工作制度。二是为建立健全应对突发性重大灾害紧急处置机制，提高档案室的安全保障和救灾能力，最大限度的减少灾害损失。

三、强化措施，消除隐患。

在日常管理中，坚持实行档案库房专人保管，专人查阅，非本局工作人员，不准进入库房。经过这次大检查，我局档案室墙体坚固、无开裂及渗漏水现象，档案室符合档案管理要求的保管条件。档案库房、档案柜、电源线、消防栓等相关设施设备完好。档案资料借阅实行专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点催还归位，做到账、表、档、数据相符。认真做好检查工作记录，对检查中发现的问题和隐患，采取有力措施，抓好整改，真正做到责任到人，措施到位，防止各种危害档案安全事件及其他重特大事故的发生。

体检中心档案管理例9

关键词档案管理；药检机构；问题及对策

药品检验所是国家药品监督质量保证体系的重要组成部分和技术依托部门，是《药品管理法实施办法>规定执行国家对药品监督检验的法定专业机构，其中心工作是承担依法实施药品审批和药品质量监督检查所需的药品检验工作，主要职责是依法对药品在生产、流通、使用等环节的质量实施技术监督检验。随着药品质量监督检验工作的不断深化，使搞好药检所档案管理工作成为了搞好当前药检所整体管理工作的基础。

药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力的技术支撑的宝贵财富。

一、当前药检所档案管理中存在的主要问题及原因分析

主要表现在以下一些方面：

1领导档案管理意识及重视不够。广西于2003年对药检机构进行体制改革，撤销除自治区药检所外的其他原按地(市)、县行政区划设置的91个各级药检所，重新设置由自治区食品药品监督管理局直接管理的南宁、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8个相当于副处级的区域药检所至今，虽基本设置有档案库房，却只有桂林、玉林两个药检所实现了符合档案管理要求的大集中统一保管并通过了档案行政管理部门评审验收(其中。桂林药检所综合档案室于2004年取得了档案室合格证，玉林药检所综合档案室于2005年达标定级)。

2档案管理基础设施较差，保管条件落后。大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜；没有落实防火、防盗、防潮等“八防”安全措施，没有空调、除湿机等设备。有个别原在已获得“科学技术事业单位档案管理自治区级”的市级药检所基础上组建的区域药检所，在近年档案管理工作普查及现场复查时就因档案库房条件简陋、专用档案存放空间未保证等硬件问题而未能得以更名换证。

3档案管理格局不明晰。管理机构不健全，管理职能不明确。药检所档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检所行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。

4档案管理制度不健全。检查督促考核未认真落实。在药检所管理中，一般均按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了适用于各所较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》《记录管理册》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然自治区食品药品监督管理局对各药检所的《年度工作目标管理考评细则》要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。

5对药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的飞速进步，社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案、人事档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

6档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。

7档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。

8未将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检所近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，必将影响药检业务技术的发展，影响药检所整体管理水平的提高，影响实验室资质认定和能力认可。

9监管关系的变化，使药检档案受到较高重视。一方面药品检验报告是判定一个药品是否符合规定的法律文书，若该被检药品被判不符合规定，监管相对人轻者被课以小额罚款，重者被处几万、几十万乃至上百万巨额罚款，甚至是取消经营许可证、生产许可证或是药品批准文号的严厉处罚，超出了一般药品生产、经营和使用机构的承受能力，使监管相对人存在戒心；另一方面随着我国市场经济的发展，民众购买被称作特殊商品的药品比日用品还方便，致使常规意义的消费者观念被引用至治疗活动中，由于药品费用居高不下，当药品治疗效果不理想时，就怪罪药品质量、怪罪药品生产和经营单位，要求赔偿。这其中，具有仲裁性和公正性的药品检验报告就成为了双方裁决质量争议的焦点。而药检报告质量尚有一定缺陷，使提高药检报告书写质量及其可溯源性，完善药检报告管理成为了药检档案管理的重要内容。

10药检档案开发利用少。主要是由于档案的内向性、封闭性，加上决策者及档案管理员本身缺少对档案价值的认识，档案室在单位中又处于弱势地位，馆藏建设被作为档案室的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，重保管、轻利用，编研成果不多，档案利用实例不汇编、不发表，使其应有的文化功能没有得到充分发挥，很少直接影响大众的生活品质。

综上所述，药检所档案管理已面临深刻的变化，出现的问题既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。随着经济全球化、信息化时代和我国新一轮大部委制、“大卫生”形势下卫生、药监机构改革的到来，药检所须正视现实，调整管理思路以改进档案管理方法，重视药检档案管理工作以应对新形势要求。

二、做好当前药检所档案管理工作的主要对策

1依法治档是搞好药检档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广西壮族自治区档案管理条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广西壮族自治区档案人员岗位培训管理办法》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《药品检验档案管理规范》，增强药检所干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。

2领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是药检档案管理工作面对新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把综合档案室建设特别是档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。此外，各级领导还应明确：对档案“实行集中统一保管”原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室(馆)藏，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。

3建立健全药检档案管理网络是搞好药检档案工作的前提。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，可在全区食药监管系统各药监局及其所辖各行政、业务科室、稽查大队和各药检所明确专、兼职档案人员，使每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入单位、科室、个人的目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保无论是在药监局、还是药检所的各行政、业务检验科室还是稽查工作的各个阶段、各个环节，都能从组织上保证档案、文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。

4加强制度建设是搞好药检档案管理工作的保证。第一，建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺单位、科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。

第二，坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。因为药检档案是药检所科学技术和药品检验工作的历史，它不仅真实地反映本单位科技活动的现状，说明整个科技工作历史的进程。还为当前的业务工作和科研工作服务，为今后的工作服务，是珍贵的科技资源和科技储备。

第三。将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为药检所质量管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。

第四，设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向所综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。

5提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。

第一，以人为本，加强药检档案人才队伍建设。一是重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就药检档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。

第二，注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平。一是要改变旧传统。树立新观念，用“三个代表”重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；二是要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；三是要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。

体检中心档案管理例10

（一）可以引起各级行领导对档案工作的重视

目前个别基层央行档案意识相对薄弱，对档案工作关注较少。而由上级行组织检查验收，必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作，必然也会取得较好的效果。

（二）有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高

档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理，个别单位档案工作中仍有死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，并将档案工作向基层延伸、向新行业延伸、向新载体延伸，做到社会工作发展到哪里，档案检查覆盖到哪里，确保档案收集到哪里，绝不留死角，改变了以往档案室文书档案保存较为完整而不管其它档案的状况。由于每年检查，不会形成积存文件，不搞突击，也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了真正意义上的综合管理或集中统一管理，提高了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平十分有益。

（三）促进档案开发利用工作

档案检查不仅能促进档案基础业务水平的提高，而且为档案开发利用工作也提供了坚实的基础。昆明中支在每次档案检查中都将各单位档案的作息化建设和开发利用工作作为检点，要求档案部门在优化服务上下功夫，找准档案工作的切入点，为本单位各项工作提供全方位、多层次、高水平的档案服务。档案工作由被动服务变为主动服务，把“死档案”变“活资源”，建立完善档案机检目录数据库和保存文件全文数据库，确保文件形成电子化、文件管理动态化、文件传送网络化，尽可能地提供档案信息、档案技术等方面的服务，有效地促进了辖内档案服务水平，取得了较好的的社会和经济效益。

二、档案检查工作的主要内容

（一）行政管理方面

主要检查：基层央行档案管理人员学习宣传档案法律法规情况，档案年度工作计划及总结，档案员工作职责；制定并落实各门类档案归档、档案保护、保密、利用、安全岗位责任制等档案工作制度；配备政治、文化素质高的专职档案员并参加业务培训情况；档案员岗位变动交接手续；重点关注分管行领导在解决档案工作中实际问题的情况。

（二）基础设施方面

主要检查：档案室是否能存放10年及以上档案，室内干净、整洁、管理有序；档案室配备温湿度计、去湿机、灭火器、计算机及防盗防光等设备情况；档案柜内驱虫防霉情况。昆明中支辖内原部分中心支行受场地、经费等因素的影响，档案室面积较小，难以满足做好档案工作的需要。但通过近几年的检查督促，部分中心支行领导高度重视，加大对档案室场地调整及建设资金投入，较好地解决了档案室面积小的问题。

（三）基础业务工作

主要检查：是否严格按照档案工作流程进行档案的收集、档案的接收、档案整理、档案保管、档案统计、档案移交、档案鉴定和销毁等各项工作；应归档的文件材料收集齐全；分类准确、排列有序，目录打印符合要求；各类档案均已整理上架，编制归档文件目录；电子档案安全保存、备份；建立和健全全宗卷；档案载体材料符合国家规定的质量要求等。

（四）保管利用工作

主要检查：各部门、各门类的档案实行集中统一管理，无丢失档案现象；坚持测记库房温湿度，定期检查档案，档案无霉变、尘污、虫蛀、鼠咬现象；建立档案和资料收进、移出统计台账，登记及时，数据准确；档案查阅调卷迅速、准确；做好借阅登记和利用效果登记，并有一定质量的典型事例材料，档案编研情况等。

三、主要的检查形式及方式

1998年12月人行昆明中支成立以来，档案工作检查主要采取自查、抽查的形式进行。检查组采取听汇报、看印证材料（主要看全宗卷建立情况：一个单位的全宗卷建立健全情况是很重要的，全宗卷在档案中取到提纲挈领的作用），看实物档案等方式进行检查，并将检查情况形成专题报告进行通报并要求对存在问题及时整改。2008年，昆明中支从地市抽调的6人组队，以检查带培训的方式对辖内各中心支行进行分批检查，带队人员是中支分管档案的办公室领导，抽调的人员是地市办公室领导或档案人员，将各门类档案工作制度、办法汇编成册，参加检查人员人手一本，边检查、边学习，让中支分管档案的办公室领导更加了解和重视档案工作。

四、档案检查工作中应关注的问题及建议

（一）应关注档案管理部门协调其他业务部门做好档案工作的情况

通过近几年期的检查发现，个别中心支行档案管理人员由于并不了解其他业务部门工作，在档案收集整理过程中只是被动地等待业务部门送档案上门，其他业务部门人员也因并不清楚哪些资料应及时送达档案管理部门归档而存放在本部门，而大部分业务部门存放档案的硬件设施达不到档案保管要求，长此以往，部分应及时归档的重要档案（如珍贵的音像档案、专项档案等）可能造成损坏甚至遗失，影响档案工作质量。所以，要通过检查，指导基层行档案人员与业务部门密切配合做好档案收集、整理、保管、移交工作。

（二）应跟踪督促检查中存在问题的整改情况