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档案信息中心工作计划模板(10篇)

时间:2023-03-02 15:07:59

档案信息中心工作计划

档案信息中心工作计划例1

基层计划生育档案质量管理是评价计划生育工作管理水平的一个重要指标。随着计划生育工作深入发展和依法行政深入人心,计划生育档案质量管理的重要性也越来越引起人们的重视。同时,基层计划生育档案管理暴露出的深层次问题也不断地凸显出来,面临着许多亟待解决的问题,诸如随着计划生育档案数量越来越多,数量庞大的档案给保管和利用带来困难,管理方法手段的落后、专业人员新知识的匮乏都直接影响计划生育档案管理的质量。在新形势下,如何积极适应现代计划生育档案管理的需要,探索新型和规范化的档案管理模式,已经摆在基层计划生育管理者的面前。通过探索我们认识到,只有提高认识,加强档案管理专业队伍建设,健全制度,全面引入现代化的管理方式,才能实现计划生育档案管理现代化和规范化,从而有效地解决基层计划生育档案管理中出现的一系列新问题。

一、基层计划生育档案管理存在的问题

(一)档案意识不强,档案利用率不高

在基层计划生育档案工作实际开展中,部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识,意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度,对档案资源的开发利用不足,没有挖掘档案的实际价值性,不利于上级部门决策的修正和制定。

(二)管理制度不健全,档案收集效率较低,管理分散

目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度,并具体分配了档案管理人员。但是,对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低,档案资料的完整性与信息资料的整合度不足,档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节,没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外,基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系,部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内,这就造成档案管理部门纪律涣散,服务意识性不强,降低了档案管理工作的整体质量。

(三)重管轻用,档案开发利用率低,档案工作硬件投入不足

首先,由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响,许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上,档案收集了、管理了,却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一,形式陈旧,档案室设备、技术条件落后,也造成了很多不必要的损失。其次,档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准,档案管理设备陈旧,管理技术落后,虽然近年来随着科学技术的进步,计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用,而运用计算机及网络技术管理档案的较少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集利用和开发。

(四)档案管理人员素质参差不齐

目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,表现为人员配备随意,流动性大,档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来,而档案专业出身的人员较少,且存在着专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历偏低,思想观念和管理水平相对滞后等问题,与时展的要求相差较大,难以适应新形势下的档案事业发展。另外,在行政人才培训中,对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不够,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力。

二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策

(一)提高档案管理意识

基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略,更密切的关系到人民的实际利益。因此,基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容,档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此,这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外,还必须要求基层档案管理人员的法律意识,不能以位牟利,应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平,就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作,地方应建立人口计生宣传与教育专栏,包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力,使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。

(二)理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围

建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系,以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高,基层档案管理工作应与时俱进,创新档案管理措施,更新管理手段,将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时,要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署,适应的拓展档案的归档范围,加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。

(三)实现管理技能的现代化

基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向,从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术,努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作,全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。

(四)加强档案信息化管理

现代计算机网络信息技术的发展,为基层计划生育档案管理实现信息化提供了可能。建立基层计划生育档案数据库系统,规范计生人口的电子数据档案,其中所包含的信息数据应有育龄妇女姓名、年龄、照片、家庭情况等,以此为基础实现档案录入、归档、分类等工作的规范化、信息化。构建基层计划生育网络平台,搭建与地方人员进行信息沟通与交流的窗口,在加强计划生育工作宣传的同时,为人们提供更便利的信息服务,实现部分档案信息的共享。

(作者单位为湖北省枣阳市熊集镇计划生育服务中心)

参考文献

档案信息中心工作计划例2

【引言】:计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果,计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案,计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

1、 计划生育档案数字化、网络化存在的问题

1.1数字化、辅助管理方面存在的问题。现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作,主要建立在原有手工管理模式的基础上,这种管理模式的主要特点始终没有改变,档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象,其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。

1.2计划生育档案网络化建设中存在的问题

1.2.1 缺乏统一的管理机构。大部分计划生育档案管理工作人员,没有统一机构的管理。上岗前,大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训,档案收集意识比较淡薄。

1.2.2标准化水平低。计划生育档案管理标准化水平较低,其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员,这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节,容易导致工作失误,并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。

1.2.3数据库建设滞后。数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力,大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库,但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时,仍需采用手工方式查找,很大程度上降低了n案工作的工作效率。

1.2.4经费保障率低。目前,经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够,投入的经费比较少,人事档案管理硬件设施不完善,无力购置较好的硬件及软件设施,用来建立起点较高的档案馆网络。

2、计划生育档案管理创新

随着我国改革开放的不断深入,计划生育档案管理的改革与创新也在不断进行。计划生育档案管理创新对于解决人口问题的现状起着很好的规划和管理作用。以下从几个方面出发,对计划生育档案管理创新进行了分析。

2.1加强对计划生育档案管理创新重要性的理解

计划生育档案管理人员应当注重理解计划生育档案文件管理的重要性,与此同时应当加强档案管理的力度,并对档案信息资源共享的重要性进行理解。从而最终实现计划生育档案管理技术的创新。计划生育档案管理工作对于宣传我国计划生育政策有着很大的影响,通过定期对计划生育档案管理工作人员进行宣传可以有效的使工作人员对计划生育档案管理工作有更深入和更全面的认识。

2.2对计划生育档案进行规范化管理

计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理,并建立相应的管理系统,从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平,档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究,并对设备系统进行定期维护,从而对计划生育档案资源进行合理利用,并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高,同时使计划生育档案规范化管理方案更具合理性,最终提高计划生育的信息管理水平。

2.3提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平

对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上,不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革,从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外,国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展,计算机技术和网络技术的应用对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。同时软件技术的发展也为计划生育档案管理工作提供了更好的检索系统和信息存储工具。

3、建立现代化计划生育档案管理的方法

3.1 数据管理先进化。通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来,使其以不同的功能职责进行分类,实现既分散又统一的系统处理方式,最终实现整体的应用合并。

3.2 效率的工作方式。随着人口的不断增长,档案信息量也在逐渐增加,应该通过计算机管理,将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理,提高工作效率的工作方式基本分为以下方面:首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理,以此来提高档案管理的工作效率;另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同,通过档案的中心内容和潜在特征将其著录,不但可以减少著录和录入的条目,而且更加节约时间、人力、物力和财力,大大提高工作效率。

3.3 不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中,工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识,在提高工作效率的基础上追求高质量,对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术,可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。

3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展,因此其档案管理也需要持续性和细致性,从对材料的收集、整理、归档和保存使用,每一个内容都需要认真仔细的工作态度,在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应,对计生档案管理工作带来不便。

结语

计划生育档案管理创新及档案管理现代化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新,并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用,同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决,从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。实现档案信息资源的合理分配,最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。

档案信息中心工作计划例3

2.缺少资金投入在信息化时代的今天,计划生育工作的档案信息化管理少不了一大批硬件设备的支持,然而,当前基层计生单位的资金主要来源于政府的拨款,但是在这些款项中,并没有关于档案信息化管理的专项基金,无法进行应有的硬件改革,导致档案信息化管理缺少必要的工作设备,影响计划生育中档案信息化管理工作的进行。

二、对档案信息化管理提出的建议

1.改变传统的管理模式应该把当今档案管理中存在的分散管理现象进行重新整合,进行集中的管理,这样更加有利于信息的共享和查阅。

2.提升工作人员的整体素质在传统的手工管理档案的时代,相关工作人员只要对档案进行细心的整理再加以保护就够了。而在当今时代,档案信息化要求工作人员必须提高自己的知识水平和整体素质,在新的工作要求之下努力的学习新的操作手法和共享手段,只有这样才能不断的提高和进步,促进计划生育档案管理工作的正常进行。

3.投入资金进行硬件改革档案信息化能否顺利的开展,得益于工作环境中硬件设施是否完善。基层计生部门应该努力向领导提出档案信息化工作中出现的问题,积极申请得到重视和解决,得到应有的硬件设施配备。只有硬件设施得到了完善,才能顺利的开展信息档案的整理工作,才能保证向大众提供更加准确的档案信息服务。

4.重视管理人员的队伍质量档案信息化管理虽然职位不大,但是作用不小。在当今这个科技爆炸的时代,掌同时握信息技术,拥有熟练计算机操作水平,和善于进行档案管理,有着良好的信息处理能力的工作人员,是在时代浪潮下最符合档案管理人员标准的人才。所以,这就要求我们将档案管理人员的培训工作重视起来,将管理上和技术上的只是通通对未来的管理人员进行教授,培养出越来越多的人才,服务于档案信息化管理的领域,为计划生育工作作出长足贡献。

档案信息中心工作计划例4

(一)档案意识不强,档案利用率不高

在基层计划生育档案工作实际开展中,部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识,意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度,对档案资源的开发利用不足,没有挖掘档案的实际价值性,不利于上级部门决策的修正和制定。

(二)管理制度不健全,档案收集效率较低,管理分散

目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度,并具体分配了档案管理人员。但是,对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低,档案资料的完整性与信息资料的整合度不足,档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节,没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外,基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系,部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内,这就造成档案管理部门纪律涣散,服务意识性不强,降低了档案管理工作的整体质量。

(三)重管轻用,档案开发利用率低,档案工作硬件投入不足

首先,由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响,许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上,档案收集了、管理了,却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一,形式陈旧,档案室设备、技术条件落后,也造成了很多不必要的损失。其次,档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准,档案管理设备陈旧,管理技术落后,虽然近年来随着科学技术的进步,计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用,而运用计算机及网络技术管理档案的较少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集利用和开发。

(四)档案管理人员素质参差不齐

目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,表现为人员配备随意,流动性大,档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来,而档案专业出身的人员较少,且存在着专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历偏低,思想观念和管理水平相对滞后等问题,与时展的要求相差较大,难以适应新形势下的档案事业发展。另外,在行政人才培训中,对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不够,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力。

二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策

(一)提高档案管理意识

基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略,更密切的关系到人民的实际利益。因此,基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容,档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此,这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外,还必须要求基层档案管理人员的法律意识,不能以位牟利,应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平,就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作,地方应建立人口计生宣传与教育专栏,包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力,使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。

(二)理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围

建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系,以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高,基层档案管理工作应与时俱进,创新档案管理措施,更新管理手段,将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时,要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署,适应的拓展档案的归档范围,加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。

(三)实现管理技能的现代化

基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向,从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术,努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作,全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。

档案信息中心工作计划例5

中图分类号:G718文献标识码:B文章编号:1672-1578(2013)09-0298-01

1.坚持发展计划生育档案管理数字化道路的意义

1.1符合档案信息化管理的要求。为了让档案信息化跟随时代步伐,在其管理过程中需要融入数字化、网络化等高效的管理手段。使档案信息网络化可以让计划生育档案工作开辟出更为便捷的路线,并把该工作推向了一个更加崭新的高度,让整个计划生育过程可以保持一个良性的循环模式。档案数字管理化可以让工作人员用更加理智、方便、合理的态度规划流程,具体表现在档案的归档、保存和查询等方面。

1.2计划生育档案信息数字化是未来发展的必然结果。未来信息数字化会大量应用于计生管理当中,辅助计划生育工作,可以查询和建立该地区内全部的群众档案和户籍档案,计算机网络化管理的不断成熟,在计生档案管理过程中创建一个高科技的工作环境,并以这种方式不断发展和壮大,最终面向全社会普及。

2.在计划生育档案管理中应用数字化和网络化存在的问题

2.1在辅助管理中存在不足。针对现如今以计算机为主要管理模式的计划生育档案工作而言,主要是在传统人工操作的基础上,很多管理模式并没有根本性改变,而是继续沿用以往的管理模式,这是制约我国计划生育档案管理的首要原因,我们应该以档案信息管理为主要的管理模式,将其视为核心内容。制约我国计生档案发展的原因在于,长时间发展以来工作对象的改变,从原有的以纸张的书写形式的对象转变成使用计算机保存档案信息,两者之间发展过于迅速,不能及时有效地进行调节。

2.2在计生档案网络化建设过程中存在不足

2.2.1管理机制过于分散。在对计划生育档案管理人员进行管理的过程中缺乏统一性,没有固定的管理机构作出相应的控制手段,很多工作人员在没有经过专业技能培训就直接走向工作岗位,档案收集意识和理念比较弱,没有给予档案管理足够的重视,对档案需要的日常材料不能进行妥善处理,例如:档案处理的整个过程,包括收集、整理、归档以及收集等。

2.2.2档案标准化管理水平低下。现在我国计划生育标准化管理水平较低,并且各个部门之间联系甚少,制约了管理水平的提高。很多档案管理人员没有成熟的职业技能,并不是该专业出身,同样导致了计划生育档案管理表面生硬、内部不细腻的情况发生,很容易造成工作当中的失误,而且面对大量的档案信息资料,很容易出现内容不清、相互混淆等恶劣事态。

2.2.3计生档案管理中数据库建设滞后影响档案网络化发展。计生档案管理经过快速的发展,我国很多地区的计划生育管理部门都建立了规模大小不同的数据库,但是缺少针对数据库进行应用和管理的专属软件,在档案管理过程中依然面临很多问题,在查阅档案信息的时候,还是要使用人工查找的方式,在很大程度上降低了工作效率。

3.建立现代化计划生育档案管理的方法

3.1数据管理先进化。档案管理本质上是对人员信息数据的管理,不断推进档案信息化管理,并找寻与之相符合的程序和工作方式,使其不断完善、科学和规范。我们可以通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来,使其以不同的功能职责进行分类,实现既分散又统一的系统处理方式,最终实现整体的应用合并。

3.2效率的工作方式。随着人口的不断增长,档案信息量也在逐渐增加,应该通过计算机管理,将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理,提高工作效率的工作方式基本分为以下三方面:首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理,以此来提高档案管理的工作效率;另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同,通过档案的中心内容和潜在特征将其著录,不但可以减少著录和录入的条目,而且更加节约了时间、人力、物力和财力,大大提高了工作效率;还有对于那些有较高案卷基础的档案,在著录的过程中,可以在全引目录中进行分类标引,对于具有特殊意义和形式的档案,可以通过姓名、地址和时间等直接录入到计算机当中,之后作出相应的分类号。保证所有的录入过程都可以使用原有的档案目录,这样可以相应的减少著录过程中,提高了整体著录效率。

3.3不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中,工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识,在提高工作效率的基础上追求高质量,对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术,可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。

3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展,因此其档案管理也需要持续性和细致性,从对材料的收集、整理、归档和保存使用,每一个内容都需要认真仔细的工作态度,在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应,对计生档案管理工作带来不便。

4.结束语

综上所述,计划生育档案管理数字化是档案管理未来发展的必经之路,也是解决大量信息资料快速增长所带来问题的首要方式,在面对诸多不足的情况下,如何加强对计划生育档案管理是每一个管理部门和领导需要关注的事情,在科学、合理的解决办法之下,让我国计划生育档案管理走向一个新的高度,加快我国经济建设,沿着可持续化发展道路快速前行。

参考文献

档案信息中心工作计划例6

2计划生育档案管理存在的不足

2.1计划生育档案管理工作意识薄弱。

在现实社会中,由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱,对档案管理工作的认识不到位,因而导致计划生育档案管理工作得不到重视,使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时,工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰,进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。

2.2基础计划生育工作效率低,档案管理体系有待完善。

档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中,信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范,会导致一些重要信息的丢失,从而严重影响了档案信息的真实性和有效性,严重阻碍了档案管理工作的发展。

2.3计划生育档案管理内容的真实性低。

由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定,进而使得档案管理工作者在完成工作任务时不够认真,责任心不够强,登记的内容随意性增加,档案内容的真实性不够高,这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。

2.4计划生育档案管理工作者的专业水平较低。

档案管理工作人员的专业知识不完整和专业水平低均是导致档案管理工作得不到发展的重要影响因素。由于工作人员得不到专业技能的培训,甚至出现一个工作人员身兼数职的现象,从某种程度上讲,工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中,同时也不能完全掌握档案管理的信息内容。

2.5计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。

在效率决定发展速度的今天,基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式,然而随着档案数据的增加,档案库存的方式不仅浪费时间,还浪费经济,大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平,大部分的地方档案管理不能缺乏高新技术的指导,无法将最先进的管理手段应用到计划生育档案管理工作中,从而一定程度上制约了档案管理的发展。

3提高基层计划生育档案管理水平的基本措施

3.1提高现代化基层计划生育档案管理的意识。

我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念,同时还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时,政府部门可以分设专门的计划生育网站,对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会,这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。

3.2应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。

高新技术的飞速发展,要想提高基层计划生育档案管理工作的效率,需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整,从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合,这样可以达到资源共享的目的,这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。

3.3完善计划生育档案管理体系。

实现基层计划生育档案管理的现代化的另一个重要手段之一是建立完善的计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性,所以在制定计划生育档案管理制度时,需要做到联系实际,依据不同地方的特色和工作特点,这样做到相关的规章制度最大程度上应用到实际工作中。

3.4计划生育档案信息登记时做到有章可循。

实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求,因为这样可以有效的保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息时,需要经过认真核对后再填写,严格禁止随意填写,这样可以有效的保证档案信息的真实性。

档案信息中心工作计划例7

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2013)11-0052-01

引言

清代以后出现了档案一词,之前被称为“册”“中”“文

案”等,简单地说就是对历史的记载。本文作者结合自身经验先从档案的定义出发,然后对城市规划档案管理工作进行探讨。

一、定义

(一)档案

档案是直接形成的历史纪录,简单地说就是对历史的记载。在我国古代不把这种记载叫做档案,不同朝代叫法不同。商代时称其为“册”,周代则叫做“中”,秦汉时期就称作“典籍”,汉魏以后谓之“案卷”“文案”等,到了清代以后才多用“档案”,现在统一称为“档案”。

(二)城市规划档案

城市规划档案是在城市规划审批环节中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载,是城建档案的重要组成部分,它具有法律权威性、客观真实性等特点,是在城市规划审批环节中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载,也是城市建筑工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。

二、新时期的档案管理工作

(一)健全档案管理体制

各单位要高度重视档案管理工作,端正态度,认真对待。各级领导要齐抓共管,分工明确,具体事宜由档案室亲自执行,要积极有效地落实工作机制。对于负责档案室的工作人员要分工具体,一定设立专门的档案室,配备专职人员负责档案室的日常工作。同时,每年将档案工作均列入本单位的工作计划,而且要时常检查档案存储情况,同时要确保本单位的档案工作专项经费的到位,保证档案工作顺利有效地开展。

(二)实现档案管理现代化

伴随着社会的快速发展,档案管理工作者也要与时俱进,不断推陈出新,跟上时代步伐。只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。因此,要充分利用现代化技术整理档案。档案记载着丰富的信息,也汇集着大量的指示,是一种丰富的信息资源。相比其他的工作,档案管理工作者可能会更加辛劳,因为档案管理工作繁琐、复杂、重复性强,可能会相对枯燥,因此信息时代我们可以利用计算机等现代化手段整理档案,省时省力,还确保档案管理工作高效、高质量的完成。因此实行现代化的档案管理方案势在必行。同时需要我们的档案管理工作者有一定的耐心、责任心和勇于创新的精神。

(三)加强档案工作人员队伍建设,提高业务素质

上一条已经提到,档案要信息化管理。现在大部门的单位都做到了信息化管理,效果明显,只是个别地区单位还需要进一步完善。这就说明城市规划档案工作已逐渐从昔日的传统管理模式演变到计算机信息数字化管理模式,并从档案的手工查询发展到网上查询。因此信息时代的到来,就要求我们的工作者跟上时代脚步,不断给自己充电。另外,提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。档案管理工作者在有着扎实的专业知识的同时,还要通晓各类档案的管理理论和管理方法,了解档案法律法规,增强档案与其他专业的渗透与联合,并牢固树立起强烈的责任感和使命感,扎扎实实地做好本职工作。

三、结语

随着社会的快速发展,城市建设的脚步不断加快,城市规模也在不断扩大,使得城市规划的档案管理工作任务也越来越繁重。幸运的是新时期的城市规划档案管理工作已经走上了信息化的轨道,可能部分地区还需要进一步完善,总之繁重、复杂的城市规划档案管理工作者是城市规划档案管理的急先锋。希望本文对大家的工作有所帮助,仅供参考。

【参考文献】

[1]安小米.城市建设电子文件和档案管理的未来发展方向——档案管理、电子文件管理和城建档案管理的国际学术研究现状分析[J].城建档案,2003(01).

[2]连莹.论新时代下的城市建设管理——以福州中心城区的发展建设为例[J].成功(教育),2007(08).

[3]赵占国.关于做好城乡规划档案的管理工作的探讨[J].中国科技信息,2008(09).

[4]聂建新,徐辉,舒守典.论档案事业的“十一五”发展[J].中国档案,2005(01).

档案信息中心工作计划例8

作者简介:刘福红(1966-),女,辽宁大连人,辽宁省电力有限公司大连培训中心,馆员。(辽宁 大连 116023)

中图分类号:F270     文献标识码:A     文章编号:1007-0079(2012)01-0122-01

进入21世纪以来,由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展,对于科技档案管理而言,不再只停留在保存原有资料的功能上,更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源,利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台,从而提高企业的综合运作能力,增强企业的核心竞争能力。由此可见,信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者,务必要树立起强烈的职业创新意识,以信息化建设推动科技档案管理工作,把建立企业档案信息网络,实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化,当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为一般属性。因此,可将档案的定义简要表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中,形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分,它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久,而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后,是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用,特别是在进入现代化企业建设中,科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用,具有相当高的经济价值。

对于一个企业来说,研发能力的强弱,是衡量其核心竞争力的重要指标,而许多新的研发成果不可能从零开始,更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验,吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点,使其变利用价值为使用价值,使科学技术成为生产力,在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代,这些高新技术广泛应用于生产,应用于社会之中,势必带来社会生产力的飞跃,同样也会引起社会生活的深刻变化,尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用,信息已成为人类生存和发展的重要资源,是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用,科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展,科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化,就是根据企业的实际情况,在科技档案管理中,全面运用现代信息技术,对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言,可以从实现档案信息的数字化和网络化,实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,实现档案信息的高度共享,引发档案管理模式的变革。具体来说,由于原始档案经过反复查阅,不可避免地受到一定程度的损害,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力,可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备,对企业进行全方位、多角度、高效能的改造,通过信息资源的开发和信息技术的有效利用,来提高企业的生产能力和经营管理水平,增强企业在国内外市场中的竞争力。

供电企业在改革发展的历史进程中,特别是经历了IP市场风雨变换的考验,以“抓住机遇,迎接挑战”为口号,已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司ERP项目为例,2008年9月26日全面启动,2009年6月25日成功上线,11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广,当年11月25日,ERP项目在14家市级供电公司全面推广。继后,2010年ERP在农电系统的71个县区上线。这说明了以ERP为核心的各信息系统深化应用为主线,为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设,为尽快建成“一强三优”现代公司,奠定了坚实的信息化建设的基础。

同样,在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息,为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务,已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设,将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平,建设成具有行业特色的专题数据库,这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

供电企业一般设置科技信息管理部门,这个部门的主要职责是:根据本企业生产、经营和发展需要,开展科技工作,解决实际问题,推动电网技术进步与信息化;运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段,提高本企业科学管理水平。管理的内容:一是负责制定科技发展规划,负责科技计划(资金)管理,包括科技项目计划,青年科技促进费项目计划等;二是负责科技管理成果,包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等;三是负责专利管理,包括申报、统计、实施等;四是负责计量管理,包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等;五是负责全质管理,包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等;六是负责标准化管理,包括标准的制订、修订、标准化审查等;七是负责科技统计工作;八是负责信息化工作,包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然,供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面,笔者之所以罗列出来,是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情,它是供电企业科技管理的重要组成部分,建立科技管理系统与科技数据库,同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门,在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络,沟通各层间的信息交流,实现全网科技管理工作(当然包括科技档案管理)的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等,就为科技档案管理提供了强大的支撑能力,提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说,如由于科技档案的信息化,其中包括档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的,也不是仅仅单凭几个计算机技术人员,它固然需要所有科技档案人员的积极参与,更需要企业统筹兼顾全面安排,特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例,科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计,利用先进的三层体系结构(BAS),应用JAVA技术开发,符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台,是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括:对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询,按项目类别,负责单位对资金分配的统计,设备的购置计划,科技计划草稿,科技计划的上报等。该系统运行以来,通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括:基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括:行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果,企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括:基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

档案信息中心工作计划例9

林业作为国民经济和社会发展的一项重要公益事业和基础产业,承担着生态建设的重要任务,在国民经济发展中,做好林业工作,加快林业健康有序发展,是社会经济发展的基础保证。

当前,林业生态工程建设是我国整体环境建设的重要组成部分,而档案工作又是林业生态工程建设与质量管理中不可或缺的一项重要内容。应该说,提高林业档案工作的管理水平,最大限度开发档案信息资源,满足林业生态工程建设的需要,已成为林业档案管理人员的共识。

一、林业档案信息化建设的原则

1.开放和利用为中心。在档案信息资源中,除去关系国家安全及个人隐私的内容,大部分是可以开放和利用的。因此,在林业档案信息化建设中,特别是在相关软件的开发中,要围绕开放和利用来设计。

2.抓住重点、阶段性推进。林业档案信息化建设要经过起步、试运行、成熟、全面应用等发展阶段。现阶段,工作重点应放在林业档案信息的有序整理、林业档案信息数据库建设、林业档案信息网络建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才培养以及相关政策法规和标准的制定等方面。

3.以基础工作带动数据库建设。档案信息化特别是档案信息库的建立,要依靠基础工作才能实现。夯实基础工作,建立和完善数据库,这是林业档案信息化建设的核心内容。

二、目前我国林业生态工程档案工作发展的现状

林业生态工程档案是林业生态工程勘察、规划、育种、造林、抚育、保护及项目验收全过程的真实记录和客观反映。因受工程管理特点的影响,林业生态工程的档案实体呈现出典型的分散性管理状态。

1.工程档案实体管理的分散性

森林生长的地域性及工程实施的分散性,决定了作为工程真实记录和客观反映的档案材料不可能像一般土木建筑工程档案一样作为一个整体集中保管,而是处于一种分散管理的状态。一个林业生态工程项目的启动、运作及验收涉及诸多省、市、区及其属下的县、乡,档案材料也相应分散保管在项目所涉的省、市、区。

2.工程档案利用的成套性

森林生长的周期很长,少则几十年,多则上百年,就是近年来培育的速生丰产林至少也需要数年的时间才能成材。为了研究分析森林资源的演替及变化规律,进行有效的科学决策,制定科学的经营方针,编制生产方案,常常需要依据一个项目甚至几个项目中一个周期或几个周期完整、系统的档案材料。

由于生态工程项目的档案材料分散保管在项目所涉及的省、市、区的各级林业部门,利用者要想完整、系统地检索某一工程的档案材料就需要到工程所涉及的各个地区查找。

三、林业生态工程档案计算机网络化管理的应用

计算机网络技术的出现及在档案工作中的应用为林业生态工程管理中颈瓶问题的解决提供了可能,异地查询、共享工程档案信息资源已不再是梦想。将计算机网络技术运用于林业生态工程档案管理工作中,实际上是通过计算机网络的建立与运行,突破档案信息资源所有者的局限,原本孤立的档案信息因此构成网络而实现集成调用,让有限的资源为更多的用户所利用,使分散在不同地区、不同部门、不同单位的林业生态工程的档案信息如同存储在一个库里一样查用方便。

1.制定规划

林业生态工程档案网络化管理的实现是一个涉及面广,具有综合性、长期性、复杂性的系统工程,不是仅仅通过计算机网卡和电缆线将各地区、各部门、各单位的计算机连接起来就能实现的。因此,在此项工作运作之前,国家林业局主管部门须组织由档案管理人员、计算机管理人员及工程管理人员组成的专家调研小组对林业生态工程档案实体的管理状况进行调研,并依据(国家信息建设规划)、《林业2010年的远景目标规划)和《中国21世纪议程林业行动计划》等有关规划,制定(林业生态工程档案管理上网规划)及实施细则,用以指导工程档案计算机网络化管理工作的开展,避免因网络建设的盲目性而造成人力、物力和财力的浪费,力求用最小的投入取得最大的经济效益,使之沿着规范化、健康化的轨道发展。

在编制《林业生态工程档案管理上网规划》时要充分考虑以下几方面的问题;一是网络的接轨问题。档案信息能否最大限度地发挥作用取决于档案信息网络的覆盖面,因此,在制定上网规划时要有前瞻性和预见性,充分考虑工程档案网络与相应网络的接轨问题;二是依据(林业生态工程档案管理上网规划》确定近期目标和中长期目标,分阶段实施;三是在制定上网规划时要在硬件的配备、软件的开发、管理系统的分工与合作、人才的培训等方面提出要求。

2.开发网络应用软件及数据库系统

档案计算机管理网络化的实现,除了必要的硬件设备作保证外,还需要有一套功能齐备、操作简便、兼容性强的网络软件及科学适用的数据库系统,开发工作就显得尤为迫切。在进行软件的开发过程中,编程人员要与档案人员紧密配合,力求使开发出来的软件系统能最大限度地满足档案管理及档案开发利用的需要并具有最大限度的兼容性、安全性、扩展性和实用性,并做好软件开发后的后期服务工作,使计算机网络软件产生较好的经济效益和社会效益,为计算机的应用提供良好的运行环境。

3.建立数据库

通过档案数据的采集和准备,将不同的信息变为可统一调配和使用的数据资源。如果只注意网络硬件建设和网络软件的开发,却忽视了丰富库藏,积累档案数据量,就难以真正发挥出网络技术的优越性,网络的实现就会成为一纸空谈。

4.培训人员

档案信息中心工作计划例10

进入21世纪以来,由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展,对于科技档案管理而言,不再只停留在保存原有资料的功能上,更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源,利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台,从而提高企业的综合运作能力,增强企业的核心竞争能力。由此可见,信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者,务必要树立起强烈的职业创新意识,以信息化建设推动科技档案管理工作,把建立企业档案信息网络,实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化,当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为一般属性。因此,可将档案的定义简要表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中,形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分,它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久,而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后,是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用,特别是在进入现代化企业建设中,科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用,具有相当高的经济价值。

对于一个企业来说,研发能力的强弱,是衡量其核心竞争力的重要指标,而许多新的研发成果不可能从零开始,更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验,吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点,使其变利用价值为使用价值,使科学技术成为生产力,在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代,这些高新技术广泛应用于生产,应用于社会之中,势必带来社会生产力的飞跃,同样也会引起社会生活的深刻变化,尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用,信息已成为人类生存和发展的重要资源,是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用,科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展,科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化,就是根据企业的实际情况,在科技档案管理中,全面运用现代信息技术,对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言,可以从实现档案信息的数字化和网络化,实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,实现档案信息的高度共享,引发档案管理模式的变革。具体来说,由于原始档案经过反复查阅,不可避免地受到一定程度的损害,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力,可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备,对企业进行全方位、多角度、高效能的改造,通过信息资源的开发和信息技术的有效利用,来提高企业的生产能力和经营管理水平,增强企业在国内外市场中的竞争力。

供电企业在改革发展的历史进程中,特别是经历了ip市场风雨变换的考验,以“抓住机遇,迎接挑战”为口号,已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司erp项目为例,2008年9月26日全面启动,2009年6月25日成功上线,11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广,当年11月25日,erp项目在14家市级供电公司全面推广。继后,2010年erp在农电系统的71个县区上线。这说明了以erp为核心的各信息系统深化应用为主线,为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设,为尽快建成“一强三优”现代公司,奠定了坚实的信息化建设的基础。

同样,在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息,为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务,已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设,将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平,建设成具有行业特色的专题数据库,这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

供电企业一般设置科技信息管理部门,这个部门的主要职责是:根据本企业生产、经营和发展需要,开展科技工作,解决实际问题,推动电网技术进步与信息化;运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段,提高本企业科学管理水平。管理的内容:一是负责制定科技发展规划,负责科技计划(资金)管理,包括科技项目计划,青年科技促进费项目计划等;二是负责科技管理成果,包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等;三是负责专利管理,包括申报、统计、实施等;四是负责计量管理,包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等;五是负责全质管理,包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等;六是负责标准化管理,包括标准的制订、修订、标准化审查等;七是负责科技统计工作;八是负责信息化工作,包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然,供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面,笔者之所以罗列出来,是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情,它是供电企业科技管理的重要组成部分,建立科技管理系统与科技数据库,同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门,在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络,沟通各层间的信息交流,实现全网科技管理工作(当然包括科技档案管理)的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等,就为科技档案管理提供了强大的支撑能力,提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说,如由于科技档案的信息化,其中包括档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的,也不是仅仅单凭几个计算机技术人员,它固然需要所有科技档案人员的积极参与,更需要企业统筹兼顾全面安排,特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例,科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计,利用先进的三层体系结构(bas),应用java技术开发,符合j2ee标准的强大的企业级资源管理平台,是建立并实施erp的核心。科技计划管理的主要功能包括:对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询,按项目类别,负责单位对资金分配的统计,设备的购置计划,科技计划草稿,科技计划的上报等。该系统运行以来,通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括:基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括:行业标准维护、基层单位上报qc成果、qc成果评审结论及上报qc成果,企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括:基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。