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高校档案论文模板(10篇)

时间:2023-03-20 16:28:35

高校档案论文

高校档案论文例1

1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录,往往只有一份孤本,而且年代越久远的档案,其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因,档案材料不免遭到损毁。因此,尽可能地延长档案的寿命,保护其安全,避免医院档案中的机密泄露,就成为档案管的基本任务之一。

1.3科学性要求现代的医院档案管理工作,不再是对医院档案的简单出纳和保管,而要采用科学的理论和方法,遵循档案工作的发展规律,把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

1.4规范性要求规范性要求,也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统,各个档案管理系统之间,档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系,并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调,实行档案管理工作的标准化、规范化,使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求,除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外,还可通过法规手段来实现。

1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益,无论采用哪种管理手段,都要考虑它是否经济实用,能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限,经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势,将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中,可大大提高档案管理工作的效率,提高医院档案现代化管理水平。

2医院档案管理工作的特点

医院档案管理活动与其它文献管理活动一样,包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统,主要表现在以下四个方面:

2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益,所以,档案一般自形成之日起,对外有相当一段时间的封闭期,然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾,这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程,并由此推动档案管理工作不断向前发展。

2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院,档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同,具有不同的价值,服务对象不同,医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段,档案具有凭证价值,主要为其形成单位控制和使用,为本单位日常工作经常查考,具有过渡性;在档案馆阶段,档案对其形成单位的作用降低,具有历史价值和科学文化价值,进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务,而是要有意识地开发档案信息资源,主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的,反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果,包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此,档案历来为形成者所有与控制,其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。

3医院档案管理工作的新思路

3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识,档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。

3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。

3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置,还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录,各个项目都要求标准化,符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依,在档案管理的各个环节、各个步骤,从初步收集、整理到最后归档、存入微机,都要做到条理清晰、目的明确,保证档案完整,避免漏失档案的内容。

4结论

档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体,从理论到实践,从思想意识到管理模式,从工作手段到工作方法,从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战,针对医院档案管理的特点和要求,探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策,提出具体的、针对性的措施,对于提高医院档案管理水平,强化医院的档案管理,丰富医院档案管理的理论内容,促进医院档案管理现代化建设,具有重要的理论意义和应用价值。

参考文献

[1]宋东亮,顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯,2001.3

[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)

[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)

[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策

海南大学实行大档案管理后,全校的档案资源得到有效整合,档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证,同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。

1.机构设置不科学,弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定,机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是:“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定:高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策,综合规划学校档案工作。”目前,全国各高校档案管理机构在设置上,一是设立独立档案馆,一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位;二是设立非独立档案馆(室),挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构,都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构,也没有改变这种现状。准确地讲,档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发,档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见,在现行高校档案管理体制下,档案馆本应依法承担的行政管理职能,被不科学的“定位”完全弱化了。

2.职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后,档案馆的业务职责与任务加大数倍,但相应的管理职权却没有发生根本性变化,管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责,没有职权的档案馆,在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。

3.没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能,同时也明确“用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”;《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,可以按照有关规定予以补助。”但是,《办法》已经颁布实施近一年,各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后,随着高校档案的有效整合,极大扩充和丰富了的信息资源,吸引了众多的利用者。于是,收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下,各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。

4.档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性,二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干,主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠,视档案工作可有可无,对本单位的档案工作很少关心过问,档案工作被边缘化。

对策1:机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题,是一个问题的两个方面,只要赋予档案管理机构依法治档的职能,管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法,在校机关设置档案处(馆)。这样,档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。

对策2:行业收费是一个敏感且严肃的问题,必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头,通过调研提出一个收费与补助标准,报送物价部门审批,从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一,不规范问题。

高校档案论文例2

1.依法治档意识不强,组织落实不力,规范化不够。档案是重要的历史资源,亦是具有重要利用价值的资源。为此,国家专门颁布发《中华人民共和国档案法》,各有关部门也相继了《实施意见》和《贯彻办法》。但总体上说,教职工档案意识仍较弱,在成人高校中,有的学校无专职档案工作者,有的没有经过专门培训,不能做到持证上岗。有的学校档案管理制度不健全,执行不严格,借阅、查档制度停留在文字上,不时发生档案带出档案室及档案不知去向的事故。

2.档案员队伍不稳定,专业化水平亟待提升。稳定的档案员队伍,是搞好档案管理工作的前提。在不少成人高校中,尤其是在规模较小的成人高校中,职工兼职情况司空见惯,由办公室人员、人事工作者兼档案员最为常见,且有时这种兼职人员也不够稳定,不参加岗位知识培训,无法进行分类整理。

3.档案现代化管理滞后,开发利用程度低。档案管理中基本还停留在起步阶段,不少学校只是利用计算机打印《卷内目录》《全引目录》等,而作为检索档案材料的运用很少,更谈不上系统内联网共享有关档案材料。

二、加强成人高校档案管理工作的对策

目前,成人高校发展处于既有机遇,也面临严重的挑战。只有找准学校定位,提高教学质量,全方位、多层次、有特色地为经济建设和社会发展服务,才能在社会上立足生存。为此,提出以下几方面的思考,使成人高校的档案管理水平得到有效提高,为提高学校教育教学水平、管理水平、服务水平。

1.稳定档案工作人员队伍,提升档案专业化水平。成人高校档案工作相对薄弱,与其工作人员队伍不稳定、不齐全,专业化水平较低有着重要的关系。档案建设在组织建设和人员配备上没有得到重视和保证是重要因素。要加强对档案工作的领导,首先要健全学校档案管理机构,要建立档案管理网络系统,各部门要指派热爱档案事业、工作敬业、认真细致的同志担任部门兼职档案员,在专职档案机构的指导下,负责收集本部门有价值资料及时送交档案部门。要强化专职人员业务培训,提升专业化水平。

2.强化责任,保证材料收集率。学校领导在实施管理中,必须重视各级领导及岗位人员在档案材料收集上交过程中的职责。尤其是办公室、教学教务、学生学籍管理等部门领导应自觉增强档案意识,将本部门在工作中形成的有价值的资料注意收集齐全。如“大事记”、“会议记录”、“学生名册”“合同契约”“产权证书”等必须及时上交档案部门,上级颁发的文件,各级领导和相关人员不能当成私有财产,应以纪律形成作出规定。档案专职人员更要及时了解学校发生的重大事件中,应知晓该事件应留下哪些材料,督促有关部门注意收集。更应深入到有关部门直接收集。并要定期与不定期地与档案网络人员联系。催交相关资料,分解责任,责任到人。

3.重视开发利用,提高办学质量,提升办学水平。学校档案信息资源的开发与利用,是学校档案管理工作的最终目的,也是其价值的体现。它可以为学校领导决策提供历史的依据,保证教学质量,提高管理水平,形成办学特色,提供参考和借鉴。提高档案管理水平是为了在学校建设中发挥作用,档案资源的有效积累又促使学校更好发展,两者互为促进,辩证统一。

高校档案论文例3

(二)管理标准和规范欠缺。由于目前各个高校所使用的电子档案管理软件不同,而不同的软件所设计的功能模块或分类方式也就不同,这样,势必会导致将来网络化对接时存在困难。

(三)安全上存在不足。电子档案的安全主要是指档案信息的存储安全和利用安全。在网络环境下,电子档案的安全受到威胁,其内容可能被远程下载、修改甚至是恶意删除等,而且其安全防范措施也无法抵御众多黑客高手的攻击。

(四)缺少必要的签名及确认信息。由于高校电子档案的建立者、管理者与使用者是相互独立的不同个体,所以在制定、借阅和归还过程中都需要相关的签名及认证信息,这样既可以确保信息的原始性、真实性,也能在出现问题的时候,第一时间内找出责任人。

(五)缺少风险评估体系。我国部分高校即使有安全保障体系,也没有明确档案信息的安全目标。即明确告知电子信息是否到达安全标准,是否存在漏洞,可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加强高校电子档案管理工作的策略

(一)建立全国高校电子档案管理中心,打破各大高校各自为政的现状。以国家教育部为龙头,打破地域界限,将反映同一职能活动的电子档案从不同的高校档案馆集中起来,形成全国高校电子档案集中管理和服务体系,实现资源共享。所有用户都可以在线查阅或直接下载开放档案;服务用户还可以通过电子邮件、在线问答等服务方式对所需内容进行生动、快捷地咨询。

(二)出台标准化软件模块,统一高校电子档案管理的标准和规范。出台标准化软件模块,建议从以下两个方面着手:一是成立专门负责建立档案著录标准的课题组,使我国的档案著录规则系统化;二是加强对档案信息化发展的理论研究,只有更深入的理论研究,才能有更完整的电子档案著录标准。

(三)加大资金投入,加强电子档案软、硬件设施建设。在软件管理上,各大高校要采用通用格式的光盘对归档的电子文件进行存储,并积极探索电子档案存储的新途径。在硬件管理上,各大高校要增加经费投入,将电子档案建设的经费列入年度财务预算中;配置高性能的电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机等现代化的档案管理设施,以进一步完善电子档案的硬件设施建设。

高校档案论文例4

随着高科技的迅猛发展,我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。

高校档案形成于高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位,各高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。

高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。

二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑

一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢,不能适应人们的要求。当今时代,计算机已深入到社会生活的各个领域,在档案工作中,计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史,大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。

二是新的电子载体(材料)的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体,录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后,新型载体大量出现,如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能,使档案信息服务更完善、更便捷。

三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网,校园网的产生使档案工作发生了质的变化,一改传统的手工操作为电子文件,变被动工作为主动工作,利用先进的设备、科学的方法和手段,极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比,电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动,而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输,真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,实现了档案信息的共享。

三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施

服务内容创新,从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的,高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

服务方式创新,由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。

服务手段创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现,从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时,加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。

参考文献:

[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).

高校档案论文例5

学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷,而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程,应当包含工程各个阶段的依据性文件,具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段,是一套完整的档案卷宗。

1.2来源广泛

高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大,且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段,档案材料来源涉及到各项工作的参与,包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。

1.3实用性

作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息,基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息,因此具有很强的实用性,在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。

2高校基建档案管理工作的问题

2.1缺乏档案管理意识和规范的归档方法

由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视,因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员,很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况,造成许多基建档案资料不知去向。除此之外,许多高校在基建档案管理工作中,经常会出现图文不符、文档缺失,还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题,这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。

2.2档案管理缺乏准确性和完整性

高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂,而且工程周期也较长,不仅需要从高校内部获得基建档案的内容,往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档,会丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间,由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识,往往会分不清一般资料和重要资料,造成对资料的盲目管理,使得资料的真实性和准确性有所缺失。

2.3缺乏科学的档案管理技术

高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点,管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅,缺乏一定的热情和积极性,管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量,而忽略了对高校基建档案管理工作的投入,因此,当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式,如人工翻阅模式,对现代化信息搜索、查询工具的应用还不够充分,直接导致耗时耗力、效率低的后果。

3强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施

3.1完善基建档案管理制度

确保高校基建档案管理规范化、标准化发展,就需要将档案管理工作纳入日常管理中,由此可见,做好基建档案管理工作的关键就是完善各种规章制度。实际操作过程中,由于基建档案形成周期较长、专业性较强、涉及单位较多,因此应当及时指导和约束档案管理工作的质量。承包单位在完成工程项目后,必须严格按照规范要求,同步进行基建档案管理、工程建设、竣工验收等工作。档案部门应当注重与基建部门的沟通和交流,明确基建档案管理中的职责,确保重要技术资料归位,如项目施工、安装以及竣工等技术。

3.2实施规范化、同步化

对基建档案进行管理的过程中,应当认真实施同步化和规范化,保证归档文件材料的准确性和真实性满足归档质量要求。具体需要注意的情况如下:需要长期保存的文件应当用耐久性较强的材料进行书写;保证竣工图纸编制的规范性和竣工材料的齐全性,重新绘制污染、磨损严重的竣工图;遵循工程文件的自然形成规律,根据文件之间的联系合理排列卷内文件。为确保基建档案材料的标准化与规范化,应及时掌握管理工作开展过程中的各准确文件资料。

3.3提升现代化、科学化管理水平

实现档案管理信息化的必要条件就是建设好基础设施,具体包括:操作系统、数据库管理系统、存储设备、信息安全系统以及网络设备等等。硬件设施建设是档案管理信息化建设的基础,信息化平台必须凭借网络、设备、计算机等硬件支持才能搭建成功。除了重视硬件设施,软件管理上也不能懈怠,需要积极开辟档案存储的新途径,做好档案管理的网络安全保卫工作。选择硬件和软件时,要想充分发挥档案信息化管理的整体效率,就不能以仅仅满足使用目标为标准,而要预留一定的升级空间即具备前瞻性。

高校档案论文例6

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机,数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时,也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如:在数字化加工过程中,有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化,存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位,管理不规范的问题;有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训,在工作实践中,对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网;有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前,各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱,缺乏系统的规划和设计,对于高校档案信息安全保障法规不成体系,缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前,没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范,来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少,档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态,常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确,业务操作不规范,有越岗代岗现象,有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件,难免带来病毒侵袭等隐患,造成数字化系统瘫痪,使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上,不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺,档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中,人始终参与其中,是档案信息安全的制造者,也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展,对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中,专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称,包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设,约束威胁数字档案安全的人为因素,调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中,要保证高校档案信息安全,必须加强法制管理,充分运用法律手段,规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道,进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前,高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括:《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规,加大执法力度,严格执法,切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用,另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题,上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规,尽早出台有效的专门的法律依据。同时,高校也要根据自身的实际情况,修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准,其目的在于保证档案信息系统的安全运行,保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展,制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范,结合学校实际情况,在充分调查研究的基础上,制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准,保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容:一是网络基础标准,主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面;二是应用标准,基于部分高校档案数字化信息也会面向公众,为社会提供必要的服务,所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等;三是应用支撑标准,主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准,能给高校档案数字化提供各种支撑和服务;四是信息安全标准,主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准;五是管理标准,主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物,因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样,归纳起来主要有:软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等,这些都会对信息安全构成隐患,但只要有防范意识,绝大部分风险都可以规避。目前,高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种:一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障,在外部网与内部网之间建立起一个安全网关,从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流,尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况,以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用,它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性,防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限,如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制,增加了安全保护,可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志,并对日志进行统计分析,进而对资源使用情况进行事后分析,它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理,它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组,负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动,对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估;不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训,有效地遏制来自外部和内部的攻击,增强安全防护能力和隐患发现能力,确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。

人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分,也是最难的部分。应对各个时期的安全风险,有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上:一是人人都可能带来不确定的安全风险因素,人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时,也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同,每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中,应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。

高校档案论文例7

[DOI]10.13939/ki.zgsc.2016.38.141

当前众多高职院校都是由早期的中专校升格而来的,其中有些学校的办学历史悠久程度甚至超过很多本科院校。高职院校的档案真实地记录了各个时期的教职工和学生的校园生活,传承记载了在发展的过程中形成的校园文化精神。校园文化建设对于高职院校当前的发展是十分重要的,而在这个过程中,档案的作用是不可替代的,加大对档案的深入开发利用,一方面可丰富校园文化建设的资源;另一方面也是对档案功能的创新使用。

1 高职院校档案与校园文化建设之间的关系

高职院校档案与校园文化建设是密不可分的,它们同属于社会文化范畴。高职院校档案是高职院校在教学、科研、管理以及其他各种社会实践活动中产生的,这其中对学校以及社会具有保存价值的原始资料被以文字、图表、声像等形式整理记录下来。这是一笔宝贵的精神财富,是学院发展的文化遗产。而校园文化建设在教育改革的新形势下变得越来越重要。素质培养让教育工作者意识到光是教授书本知识和技能是远远不够的,校园文化也不仅仅是自娱自乐的课外活动,笔者认为更多的应该是以校园作为载体,宣传正确的教育理念、传播科学文化知识、陶冶学生情操、全面提高学生综合素质等,并由此引导学生树立起正确的世界观、人生观和价值观。校园文化建设离不开各类资源,高职院校档案就是一个值得深入开发利用的宝库。同时,高职院校档案与校园文化建设之间也是相辅相成的,在校园文化建设的过程中会有很多值得归档记录的原始资料得以保存,而这些资料又会丰富档案馆的馆藏量,日后,这些被妥善保管的资料又可以为校园文化建设服务。

2 高职院校档案在校园文化建设中的作用

高职院校的档案蕴含着极为丰富的教育资源,包括各类科研项目成果、各种重大活动资料等,这些资源在校园文化建设中的作用亟待深挖。

2.1 品德引导教育

大学校园是一个开放而充满活力的平台,在这样的环境下,各种思想、理念汇集于此,碰撞并相互融合,学生们正处于世界观、人生观和价值观形成的阶段,因此他们更容易受到各种思潮的冲击,本身作为年轻人充满活力,追求个性使然,这会让他们更愿意接纳那些哗众取宠的观点,有些学生在面对多元文化的冲击时,会无从选择甚至迷失,对此离不开老师的正确引导。高职院校档案记录着学院的历史传承,各个时期的师生在这里做出的努力一一得到呈现。比如大事记、校史等,都真实记载了学院发展的艰辛历程,是学院珍贵的历史文化遗产。通过对校史等档案的宣传,可以增强学生的集体荣誉感,培养学生的自豪感,树立起以校为荣的意识。

2.2 认同激励作用

学校最大的功能就是教书育人,不仅要教课本知识,还要教育学生成人、成才。高职院校档案可以作为学生教育的又一阵地,发挥不可替代的作用。馆藏中丰富的科研成果、教学研究等都是优秀教职员工的智慧结晶。如此生动、不可多得的资源,深入开发利用,定能发挥更大的作用。档案馆实物库中的牌匾、奖杯、证书等无不在向我们展示学院在各个领域的实力,学院著名专家、优秀校友等汇集的名人录在向我们诉说着学院的软实力,而这些要远远比课堂教学生动直观得多,更能激励学生们的学习兴趣和钻研动力。

2.3 陶冶情操,传承积淀

如果把校园文化定义成一出学生自娱自乐的晚会等活动,无疑是对校园文化片面的理解。校园文化建设对于一个学校的发展和影响作用是不容小觑的。校园文化的生动与否、层次高低等都融入于学校的办学实力中得以展现。档案馆的校史陈列室有学院的历史变革以及组织沿革等展板,有很多兄弟院校、优秀校友相赠的各式纪念品,这些都是学院发展的传承,也作为构成校园人文环境的一份子,对学生的道德情操以及行为举止产生影响。

3 高职院校档案服务校园文化建设的途径

3.1 注意原始资料收集,丰富馆藏

档案人员要改变以往等各部门上交材料的被动工作态度,应积极主动地参与到一些重大活动中,获取第一手资料。及时、高效地整理归档,增大档案馆的馆藏量。在参与活动中,要对应于不同特点的档案采取不同的收集方法,同时加大收集力度,使得高职院校档案的质量大大提升,更加具有文化底蕴。

3.2 展示档案文化,树立新形象

展示需要平台和载体,建立校史陈列室是最便捷的办法之一,将具有特殊意义的档案材料,诸如奖杯、奖牌、证书、纪念品等放置在校史陈列室内展出,这种方式直观而有效,培养了观展学生以校为荣的自豪感,也对他们起到了激励作用,在日后的学习中由此汲取能量。

档案馆一直给人的印象是沉闷而刻板,通常档案馆因为受馆藏量的限制,多为独立一栋楼或一层楼,平时与其他部门以及学生接触不多,要想在校园文化建设中发挥更大的作用,首先要能被学生们所接受,档案工作人员可以通过多种重大活动的契机,在学生们面前塑造起“肯融入、接地气、共呼吸”的形象。

3.3 加大校内宣传力度

宣传是迅速扩大影响的有效途径。校内宣传如校广播台、校电视台、校报等都是校园文化宣传的阵地,高职院校档案可以多种形式参与进去,比如可在校报设立档案介绍专栏,在校广播台做专题报道,在校电视台做专访等,介绍学院的办学历史、取得的丰硕成果、优秀教职工专访、杰出校友风采录等。让学生可以通过多种渠道了解学院的发展变革,同时也培养了学生的自豪感、使命感和归属感。

3.4 深加工馆藏资料,提高编研质量

现阶段,大部分档案只是被整理归档,而对于一般人而言,只是到用时才会去查询档案,而且是需要哪个部分就会去查询哪个部分,而对其他信息知之甚少或者说根本没有兴趣理会。而编研是在归档资料的基础上,将资料整合进行汇编,这样一方面是更方便使用者查询,另一方面也保护了原件的安全。编研要拓展新思路,不光是大事记、校史,还有很多信息都可以进行编研,比如说科研项目、历年的招生工作、毕业生就业状况、杰出校友录、历任校长介绍等。要多努力提高编研的质量,多做能为学生提供帮助的编研。

4 结 论

高职院校档案大部分只能作为“死档案”留查备用,要将这些档案变为“活档案”加以运用,并与校园文化建设相结合,这既是校园文化建设的需要,同时也是高职院校档案使用的创新方向。只有将二者有机结合,相互融合,才能实现高职院校档案与校园文化建设的共同发展。

参考文献:

[1]刘桔,杨励忠.论高校档案部门的功能拓展[J].兰台世界,2015(1).

[2]陈静.高校校园文化建设中档案功能的延伸研究[J].湖北广播电视大学学报,2014(11).

高校档案论文例8

班主任对毕业生的评语、学校结论。在作四个结论时,要求求真防假,不溢美,不隐恶,实事求是;要求概括具体,不讲大话,优缺点分明,特长突出,结论明确不含糊,为用人单位提供对毕业生使用、培养发展的可靠依据。笔者曾发现,有的班主任喜欢搞一点论,对喜爱的学生溢美隐恶,对不喜欢的学生在评语中出现这也不好那也不行的语句,甚至无优点可寻论文。有的班主任在评语中喜欢讲大话、空话,什么“高举”、“坚定”、“最最”等词语。对于这样的评价,学校在审核把关时,应推倒重来,对个别评价不妥当的,应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论,要慎之又慎,对于三好学生、学习标兵,个别有专长、技能方面突出的学生,要在一般结论基础上,做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生,都做出慎重的签署。在作结论时,可遵循下列原则:自己认识了的错误从宽,固执己见、拒绝承认的从严;历史的从宽,现实的从严;结论从宽,批评和自我批评从严;已经改正了的从宽,重犯的从严;坚持不改的必须作结论。.严肃认真地做好毕业生资料的归档工作。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节,关系到建档工作成败,也关系到用人单位对资料的使用和掌握。归档工作的具体程序是:第一,组建好建档工作队伍。成立建档工作机构,选拔办事认真、细心,有统计、书写专长,有教学管理经验的人组成,派专人负责,人数一般三至五人,不宜过多。因为建档是一项细致的工作,来不得半点马虎和疏忽,不能出现错统、错登、错装、漏装现象。第二,做好成绩、奖惩的核实誊写工作。这项工作任务大,因为每个学生每学期的期评成绩要誊写到每个毕业生登记表的成绩栏里,每个学期的奖惩情况要誊写到奖惩栏里,这就要求建档工作人员要对学生负责,对学校负责,作风正派,避免差错和失误。第三,对毕业生登记表里的四个结论逐个检查,检查的内容是:领是否审查,是否签字盖章,年月日是否按规定的要求书写。第四,整理、装订成册,填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等等,按时间顺序一一整理,装订成册,填写卷内目录。第五,装袋,封口。装订成册的毕业生材料,装进每个学生的档案袋里,档案袋的名字一定和毕业生材料的名字相符,然后封口,盖封口章。综上,可见做好技校毕业生的建档工作是极其重要的,步骤也是十分复杂的。作为技校的档案工作者,在技校已经面向市场的情况下,要使劳动力更好地在社会让渡,就要重视技校毕业生的建档工作,不断提高建档工作的要求,要以适应社会主义经济建设的客观需要,为技工人才的培养和输送作出新的贡献。

一、在高校档案馆建立专题馆员制度的必要性1.建立专题馆员制度是高校档案事业发展的需要。随着高等教育大众化的实施,招生规模的不断扩大,很多高校对学科专业作了相应调整,一些专业得到加强,一些新兴学科、边缘学科应运而生,这就对高校档案馆信息服务提出了全新的要求和挑战。建立档案馆专题馆员制度恰好可以满足档案文献信息服务的针对性、科学性要求。档案馆可以遴选具有丰富专业知识、较高信息专业水平,熟悉对口服务单位档案资源建设,能够有效提供信息服务的专题馆员,与用户建立直接联系,深入了解对口服务单位的档案利用需求,有的放矢,提供有针对性的对口服务。为了应对专题馆员制度的建立,档案馆的服务重心也要由一般服务向信息咨询服务转移,同时,专题档案馆员要深入教学科研、管理一线,紧密追踪教学、科研动向,多层次、全方位运用多种手段开发馆藏,在档案馆和各对口服务单位之间建立一个动态的、交互的信息服务模式,真正为教学、科研起到信息导航作用。2.建立专题馆员制度有利于提供个性化的档案利用服务。当今社会是充满了个性化特色的社会,高校档案馆也是一样,要想办出特色,必须想方设法提供个性化的档案信息利用服务,而建立专题馆员制度恰好可以满足这方面的需求。档案馆以“专题馆员”为纽带,在档案馆和各对口服务单位之间架起一座个性化的服务桥梁。专题馆员在掌握对口服务单位的教学、科研、管理工作动态的同时,针对服务单位的工作重点、难点和中心工作提供二次、三次文献编研资料,最大限度地为用户提供深层次的文献信息服务,实现档案信息资源的最大化利用。3.建立专题馆员制度有利于档案馆人才队伍整体素质的提高。高校档案馆的自身发展需要高素质的馆员队伍做支撑,近年来,高校档案馆的人才队伍已逐步出现了一批年轻化、专业化和高学历化的人才。这类人才恰好为专题馆员制度在高校档案馆的实施奠定了扎实的人才储备基础。专题馆员的工作并不是人人都能够胜任的,这种制度对馆员的学历、能力要求较高,要求必须具备扎实的学科知识和相应的信息检索能力、良好的人际沟通能力、善于学习的能力和积极主动服务的能力。这种人才实际上是一种知识型馆员,他们有一种强烈的追求职业发展前景的欲望,注重强调工作的自我引导和自我管理,注重团队协作、信息沟通和知识交换,注重自身价值的体现,喜欢不断学习,喜欢富有挑战性的工作,因此,只有这种知识型人才,才能够适应专题馆员的发展要求。专题馆员在提高自身综合素质,做好对口服务单位档案信息资源服务利用工作的同时,也可以带动馆内其他同事参与到个性化档案信息服务之中,从而有效提升档案馆员工的整体素质。

二、高校档案馆专题馆员应具备的素质专题馆员一般都是硕士以上学历、具备档案专业或信息管理专业学科背景,拥有广博的专业知识、驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力,较好的计算机、外语运用能力,能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。高校档案馆专题馆员在具备这些基本素质的基础上,还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等,只有具备了这些综合素质,才能为档案用户提供个性化的档案信息服务,为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。1.档案信息导航素质。面对庞杂、浩瀚的档案信息资源,高校档案用户总是感觉仅仅凭借自己的经验和素养获取档案信息,一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息资源。而档案馆专题馆员恰恰具有档案用户所不具备的优势,能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势,帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源,帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取档案信息资源。在网络环境下,信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度,是关系到能否发挥信息能力的先决条件。随着高校教学、科研的迅猛发展,档案信息资源的日益膨胀,要在各种堆积如山的档案信息资源中有效地获取、评估、开发、筛选出有价值的信息,从有价值的信息中分辨出核心信息,必须具有强烈的信息意识。而档案信息导航素质就是明确要求专题档案馆员要具备强烈的信息意识和敏锐的信息洞察力,要善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息。只有具备档案信息导航素质,才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。2.档案信息挖掘素质。随着高校用户需求的日益个性化、多层次化,用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取,而是要求档案馆提供有深度的,对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后的利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅仅只是提供简单的一次文献查询,更重要的是要提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档资源建设的基础上,从教学院系、职能管理部门的角度出发,组织、分析、提炼相关的档案信息资源,并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位,有效实现专题馆员的职责。同时,随时掌握对口服务单位的工作进展动态和学术研究动态,组建相关的教学、科研专题数据库,对对口服务单位的主要信息资源进行全面系统的分析、对比、归纳和提炼,形成档案文献综述和文献评介,使庞杂的档案信息资源由分散变为集中,最大限度地方便高校档案用户,满足其不断增长的档案信息需求。3.公共关系拓展素质。随着高等教育教学改革的不断深入,高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入,主动开发、拓展新的信息服务项目为教学、科研、管理服务,拓宽档案工作的影响力,争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点,专题馆员就要发挥比较大的作用,因为,他们不同于普通的馆员。专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁,专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系,和用户进行经常性的对话、交流,真诚地听取用户的意见和批评,利用各种不同的方法和手段,分析用户的需求,了解用户的心理,及时改进服务工作。

三、高校档案馆专题馆员的工作职责高校档案馆专题馆员的工作职责主要有以下几种:(1)建立档案馆主动了解用户需求的交流机制,专题馆员负责定期与对口服务单位进行固定的工作联系,采取多种方式加强与服务单位的沟通,诸如参加院系的相关会议和学术交流活动、跟踪工作进展等。(2)负责搜集、鉴别和整理对口单位的档案信息资源,并在档案馆网站上建立对口服务单位的档案信息资源专题信息。(3)协助对口服务单位进行教学、科研、行政事务等专题档案文献检索,逐步做到有针对性地为教学、科研、行政单位提供定期服务和决策参考服务。(4)为对口服务单位提供档案信息咨询服务,通过电话、电子邮件、面对面咨询等方式及时满足用户查询档案信息的需求。在档案馆网页上设立“专题馆员咨询园地”,公布专题馆员的个人联系信息,并借助网络技术,提供多种在线咨询服务。(5)提供用户利用档案的指导与培训,定期或不定期地开展各层次用户的培训活动,指导用户充分利用档案信息资源;经常向用户宣传推广档案馆的信息资源。专题馆员制度的建立需要制定明确的工作目标、详尽的岗位职责、科学的考核方法和切实可行的激励机制。高校档案馆可以根据自身的实际情况,确定是否实施该项制度。专题馆员制度的实施不可能一蹴而就,需要不断学习,一步一个脚印地扎实工作和毫不气馁地努力争取。笔者深信,高校档案馆只要以严谨、科学的态度推行该项制度,就一定能够收到较好的效果,促进高校档案服务方式的创新和档案信息资源开发利用水平的提高。

参考文献:

[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006(1).

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005(11).

高校档案论文例9

班主任对毕业生的评语、学校结论。在作四个结论时,要求求真防假,不溢美,不隐恶,实事求是;要求概括具体,不讲大话,优缺点分明,特长突出,结论明确不含糊,为用人单位提供对毕业生使用、培养发展的可靠依据。笔者曾发现,有的班主任喜欢搞一点论,对喜爱的学生溢美隐恶,对不喜欢的学生在评语中出现这也不好那也不行的语句,甚至无优点可寻论文。有的班主任在评语中喜欢讲大话、空话,什么“高举”、“坚定”、“最最”等词语。对于这样的评价,学校在审核把关时,应推倒重来,对个别评价不妥当的,应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论,要慎之又慎,对于三好学生、学习标兵,个别有专长、技能方面突出的学生,要在一般结论基础上,做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生,都做出慎重的签署。在作结论时,可遵循下列原则:自己认识了的错误从宽,固执己见、拒绝承认的从严;历史的从宽,现实的从严;结论从宽,批评和自我批评从严;已经改正了的从宽,重犯的从严;坚持不改的必须作结论。.严肃认真地做好毕业生资料的归档工作。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节,关系到建档工作成败,也关系到用人单位对资料的使用和掌握。归档工作的具体程序是:第一,组建好建档工作队伍。成立建档工作机构,选拔办事认真、细心,有统计、书写专长,有教学管理经验的人组成,派专人负责,人数一般三至五人,不宜过多。因为建档是一项细致的工作,来不得半点马虎和疏忽,不能出现错统、错登、错装、漏装现象。第二,做好成绩、奖惩的核实誊写工作。这项工作任务大,因为每个学生每学期的期评成绩要誊写到每个毕业生登记表的成绩栏里,每个学期的奖惩情况要誊写到奖惩栏里,这就要求建档工作人员要对学生负责,对学校负责,作风正派,避免差错和失误。第三,对毕业生登记表里的四个结论逐个检查,检查的内容是:领是否审查,是否签字盖章,年月日是否按规定的要求书写。第四,整理、装订成册,填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等等,按时间顺序一一整理,装订成册,填写卷内目录。第五,装袋,封口。装订成册的毕业生材料,装进每个学生的档案袋里,档案袋的名字一定和毕业生材料的名字相符,然后封口,盖封口章。综上,可见做好技校毕业生的建档工作是极其重要的,步骤也是十分复杂的。作为技校的档案工作者,在技校已经面向市场的情况下,要使劳动力更好地在社会让渡,就要重视技校毕业生的建档工作,不断提高建档工作的要求,要以适应社会主义经济建设的客观需要,为技工人才的培养和输送作出新的贡献。

一、在高校档案馆建立专题馆员制度的必要性1.建立专题馆员制度是高校档案事业发展的需要。随着高等教育大众化的实施,招生规模的不断扩大,很多高校对学科专业作了相应调整,一些专业得到加强,一些新兴学科、边缘学科应运而生,这就对高校档案馆信息服务提出了全新的要求和挑战。建立档案馆专题馆员制度恰好可以满足档案文献信息服务的针对性、科学性要求。档案馆可以遴选具有丰富专业知识、较高信息专业水平,熟悉对口服务单位档案资源建设,能够有效提供信息服务的专题馆员,与用户建立直接联系,深入了解对口服务单位的档案利用需求,有的放矢,提供有针对性的对口服务。为了应对专题馆员制度的建立,档案馆的服务重心也要由一般服务向信息咨询服务转移,同时,专题档案馆员要深入教学科研、管理一线,紧密追踪教学、科研动向,多层次、全方位运用多种手段开发馆藏,在档案馆和各对口服务单位之间建立一个动态的、交互的信息服务模式,真正为教学、科研起到信息导航作用。2.建立专题馆员制度有利于提供个性化的档案利用服务。当今社会是充满了个性化特色的社会,高校档案馆也是一样,要想办出特色,必须想方设法提供个性化的档案信息利用服务,而建立专题馆员制度恰好可以满足这方面的需求。档案馆以“专题馆员”为纽带,在档案馆和各对口服务单位之间架起一座个性化的服务桥梁。专题馆员在掌握对口服务单位的教学、科研、管理工作动态的同时,针对服务单位的工作重点、难点和中心工作提供二次、三次文献编研资料,最大限度地为用户提供深层次的文献信息服务,实现档案信息资源的最大化利用。3.建立专题馆员制度有利于档案馆人才队伍整体素质的提高。高校档案馆的自身发展需要高素质的馆员队伍做支撑,近年来,高校档案馆的人才队伍已逐步出现了一批年轻化、专业化和高学历化的人才。这类人才恰好为专题馆员制度在高校档案馆的实施奠定了扎实的人才储备基础。专题馆员的工作并不是人人都能够胜任的,这种制度对馆员的学历、能力要求较高,要求必须具备扎实的学科知识和相应的信息检索能力、良好的人际沟通能力、善于学习的能力和积极主动服务的能力。这种人才实际上是一种知识型馆员,他们有一种强烈的追求职业发展前景的欲望,注重强调工作的自我引导和自我管理,注重团队协作、信息沟通和知识交换,注重自身价值的体现,喜欢不断学习,喜欢富有挑战性的工作,因此,只有这种知识型人才,才能够适应专题馆员的发展要求。专题馆员在提高自身综合素质,做好对口服务单位档案信息资源服务利用工作的同时,也可以带动馆内其他同事参与到个性化档案信息服务之中,从而有效提升档案馆员工的整体素质。

二、高校档案馆专题馆员应具备的素质专题馆员一般都是硕士以上学历、具备档案专业或信息管理专业学科背景,拥有广博的专业知识、驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力,较好的计算机、外语运用能力,能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。高校档案馆专题馆员在具备这些基本素质的基础上,还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等,只有具备了这些综合素质,才能为档案用户提供个性化的档案信息服务,为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。1.档案信息导航素质。面对庞杂、浩瀚的档案信息资源,高校档案用户总是感觉仅仅凭借自己的经验和素养获取档案信息,一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息资源。而档案馆专题馆员恰恰具有档案用户所不具备的优势,能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势,帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源,帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取档案信息资源。在网络环境下,信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度,是关系到能否发挥信息能力的先决条件。随着高校教学、科研的迅猛发展,档案信息资源的日益膨胀,要在各种堆积如山的档案信息资源中有效地获取、评估、开发、筛选出有价值的信息,从有价值的信息中分辨出核心信息,必须具有强烈的信息意识。而档案信息导航素质就是明确要求专题档案馆员要具备强烈的信息意识和敏锐的信息洞察力,要善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息。只有具备档案信息导航素质,才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。2.档案信息挖掘素质。随着高校用户需求的日益个性化、多层次化,用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取,而是要求档案馆提供有深度的,对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后的利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅仅只是提供简单的一次文献查询,更重要的是要提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档资源建设的基础上,从教学院系、职能管理部门的角度出发,组织、分析、提炼相关的档案信息资源,并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位,有效实现专题馆员的职责。同时,随时掌握对口服务单位的工作进展动态和学术研究动态,组建相关的教学、科研专题数据库,对对口服务单位的主要信息资源进行全面系统的分析、对比、归纳和提炼,形成档案文献综述和文献评介,使庞杂的档案信息资源由分散变为集中,最大限度地方便高校档案用户,满足其不断增长的档案信息需求。3.公共关系拓展素质。随着高等教育教学改革的不断深入,高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入,主动开发、拓展新的信息服务项目为教学、科研、管理服务,拓宽档案工作的影响力,争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点,专题馆员就要发挥比较大的作用,因为,他们不同于普通的馆员。专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁,专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系,和用户进行经常性的对话、交流,真诚地听取用户的意见和批评,利用各种不同的方法和手段,分析用户的需求,了解用户的心理,及时改进服务工作。

三、高校档案馆专题馆员的工作职责高校档案馆专题馆员的工作职责主要有以下几种:(1)建立档案馆主动了解用户需求的交流机制,专题馆员负责定期与对口服务单位进行固定的工作联系,采取多种方式加强与服务单位的沟通,诸如参加院系的相关会议和学术交流活动、跟踪工作进展等。(2)负责搜集、鉴别和整理对口单位的档案信息资源,并在档案馆网站上建立对口服务单位的档案信息资源专题信息。(3)协助对口服务单位进行教学、科研、行政事务等专题档案文献检索,逐步做到有针对性地为教学、科研、行政单位提供定期服务和决策参考服务。(4)为对口服务单位提供档案信息咨询服务,通过电话、电子邮件、面对面咨询等方式及时满足用户查询档案信息的需求。在档案馆网页上设立“专题馆员咨询园地”,公布专题馆员的个人联系信息,并借助网络技术,提供多种在线咨询服务。(5)提供用户利用档案的指导与培训,定期或不定期地开展各层次用户的培训活动,指导用户充分利用档案信息资源;经常向用户宣传推广档案馆的信息资源。专题馆员制度的建立需要制定明确的工作目标、详尽的岗位职责、科学的考核方法和切实可行的激励机制。高校档案馆可以根据自身的实际情况,确定是否实施该项制度。专题馆员制度的实施不可能一蹴而就,需要不断学习,一步一个脚印地扎实工作和毫不气馁地努力争取。笔者深信,高校档案馆只要以严谨、科学的态度推行该项制度,就一定能够收到较好的效果,促进高校档案服务方式的创新和档案信息资源开发利用水平的提高。

参考文献:

[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006(1).

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005(11).

高校档案论文例10

论文摘要:随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展,高校档案管理服务模式的创新要实行“三个转变”:一是服务内容的创新,从档案数量要求向质量要求转变;二是服务方式的创新,由被动服务向主动服务转变;三是服务手段的创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。

随着高科技的迅猛发展,我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。

高校档案形成于高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位,各高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。

高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。

二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑